COMITÉ ADMINISTRADOR DEL PROGRAMA FEDERAL DE CONSTRUCCIÓN DE ESCUELAS MANUAL DE ALMACENES

INTRODUCCIÓN El manual de almacenes, fue elaborado con la finalidad de contar con un documento que en forma sencilla, clara y sistematizada refleje la secuencia de las operaciones que se realizan, y permita con ello, llevar a cabo un estricto control de los recursos materiales del CAPFCE. Para su formulación fue considerada la normatividad y los lineamientos vigentes en la materia, con el propósito de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo tercero de los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, así como para cumplimiento a las disposiciones normativas correlacionadas, así mismo, se tiene como objetivo fundamental facilitar al personal administrativo de las áreas del CAPFCE, la comprensión y operación de los servicios que presta la Coordinación de Recursos Materiales y Activo Fijo. En consecuencia, se pretende con este manual, dotar al CAPFCE de las herramientas técnicas, jurídicas y administrativas actualizadas, que conlleven a la realización adecuada de sus funciones en materia de bienes. Las disposiciones contenidas en este documento son de observancia general, tanto para el personal de la gerencia de recursos materiales, como para las áreas usuarias. OBJETIVOS: • • • • • •

Llevar a cabo el ingreso y alta contable de los materiales y herramientas de oficina y materiales de impresión y reproducción recibidos. Llevar a cabo el ingreso, alta contable y guarda de los bienes de consumo y de activo fijo recibidos y la interacción con el almacén central del CAPFCE. Suministrar de manera oportuna los bienes de consumo y/o de activo fijo existentes en el Inventario del almacén, a las áreas del CAPFCE. Emitir constancia de existencia o no-existencia a las áreas para gestionar la compra de bienes de consumo no existentes en el inventario del almacén. Comprobar la existencia y condiciones de uso de los bienes, conciliando sus resultados contra los registros contables. Mantener un eficaz control de la entrada, guarda y despacho de los bienes resguardados en el almacén.

Para que el presente manual cumpla con sus objetivos, se requiere que sea difundido y observado entre el personal encargado de su operación y de su competencia.

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MARCO JURÍDICO Las principales leyes, reglamentos y normas que regulan las actividades de almacenes e inventario, son los que se mencionan a continuación: •

LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS D.O.F. 31-XII-1982, ULTIMA REFORMA D.O.F. 13-III-2002

•

LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO FEDERAL. D.O.F. 21-XII-1995 ULTIMA REFORMA D.O.F. 10-IV-2003

•

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL D.O.F. 29-X11-1976, ULTIMA REFORMA D.O.F. 21-V-2003

•

LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO D.O.F. 4-01-2000. ULTIMA REFORMA D.O.F. 13-VI-2003

•

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES D.O.F. 20-V-2004

•

NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y BAJA DE BIENES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL D.O.F. 3 DE SEPTIEMBRE DEL 2001.

•

REGLAMENTO DE LA LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO FEDERAL. D.O.F. 20-VIII-1996.

•

REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO D.O.F. 4-08-2001.

•

REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA D.O.F. 12-XII-2003

•

REGLAMENTO DEL NACIONALES. D.O.F. 2-IX-2004

•

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. D.O.F. 11-XI-2004

INSTITUTO

DE

GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES

ADMINISTRACIÓN

Y

MUEBLES

AVALÚOS

DE

DE

LAS

BIENES

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DEFINICIONES Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Contrato Abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Contrato Programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas. Dependencias: Las secretarías de estado, órganos desconcentrados, Procuraduría General de la República, Consejería Jurídica y Unidades Administrativas de la Presidencia de la República. Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participación estatal, instituciones nacionales de crédito, e instituciones nacionales de seguros y fianzas, y los fideicomisos que integran la Administración Pública Federal Paraestatal.

ACTIVIDADES Para el control de almacenes en cuanto a los bienes de consumo se utiliza para el CAPFCE la instrucción de trabajo CAPFCE-GM-IT-007 “Almacén de Bienes de Consumo” y para los bienes instrumentales y muebles la instrucción de trabajo CAPFCE-GM-IT-005 “Activo Fijo”.

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Nombre del Documento:

Almacén de Bienes de Consumo

Código: CAPFCE-GM-IT-007 Revisión 3 Página: 4 de 12

OBJETIVO Proveer los bienes de consumo necesarios para las diversas actividades del CAPFCE. PROPÓSITO Proporcionar oportunamente los bienes de consumo requeridos para el desarrollo de las actividades sustantivas de la Institución. ALCANCE Este Instructivo es aplicable a todas las Áreas del CAPFCE. POLÍTICAS DE OPERACIÓN • • • • • • • •

Será responsabilidad del Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo, elaborar un programa anual de adquisiciones de papelería en base a los requerimientos de las diversas Áreas del Comité. Deberá existir un Formato Único de Solicitud de Servicio (FUSS), para todos los requerimientos de bienes de consumo, que deberá presentarse, salvo casos excepcionales, los primeros siete días de cada mes. Todo FUSS que sea recibido deberá ser llenado correctamente, además se registrará la fecha y hora de elaboración, recepción y entrega de los artículos solicitados. Será responsabilidad del Coordinador de Servicios Generales la elaboración del Formato Único de Adquisiciones (FUA), para adquirir los artículos necesarios para atender las solicitudes, en el caso de que no contar con existencias de los bienes solicitados. El método de costeo del inventario de papelería deberá de ser el de precios promedio, el cual será modificado con el ingreso de bienes al almacén y se deberá enviar la información a la Subgerencia de Contabilidad y Registro dentro del reporte quincenal siguiente. Será responsabilidad del Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo, efectuar un inventario anual, en el cual se verifiquen las existencias, el ordenamiento, seguridad y control de los bienes. Será responsabilidad del Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo, dar seguimiento al manejo y disposición de los envases de tinta y toner usados, así como su acopio y entrega a la empresa que los recolectara. Será responsabilidad del Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo, la actualización y entrega de los instrumentos de control sobre almacenes, para su publicación en los medios electrónicos del CAPFCE. Los instrumentos deberán estar protegidos de manera pertinente debido a los requisitos del Sistema de Gestión Integral, por tanto solo deberán ser de consulta y la protección no debe permitir la copia, reproducción o impresión.

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DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO Descripción para el ingreso de bienes de consumo SECUENCIA DE ETAPAS 1 2 3 4 5 6

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recibe los bienes de acuerdo al Formato Único de Adquisiciones y factura ó remisión. Comprueba que el material recibido sea el que se solicito, verifica estado y cantidad Firma de conformidad en la factura o remisión correspondiente con la fecha de recepción de los artículos Resguarda de manera adecuada los artículos en el almacén correspondiente Registra el ingreso de los artículos y reporta a la Coordinación de Servicios Generales Reporta quincenalmente a la Subgerencia de Contabilidad y Registro del ingreso de los artículos para su cargo.

Encargado de almacén de papelería Encargado de almacén de papelería Encargado de almacén de papelería Encargado de almacén de papelería Encargado de almacén de papelería Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo

Descripción para la salida de bienes de consumo SECUENCIA DE ETAPAS 1

2

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recibe el FUSS debidamente requisitado.

Encargado de almacén de papelería

Verifica existencias Encargado de almacén de papelería • Si existen procede a atender la solicitud • Si no existe solicita al Coordinador de Recursos Materiales tramite la adquisición de los artículos para atender la solicitud.

3

Entrega los artículos solicitados y recaba firma de conformidad en el FUSS con fecha y hora de entrega.

Encargado de almacén de papelería

4

Registra la salida de los artículos y reporta a la Coordinación de Servicios Generales y Activo Fijo

Encargado de almacén de papelería

5

Reporta quincenalmente a la Subgerencia de Coordinador de Servicios Contabilidad y Registro la salida de los artículos para su Generales y Activo Fijo registro correspondiente.

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Descripción para la toma de Inventario de almacén de Bienes de Consumo SECUENCIA DE ETAPAS 1 2 4 5 6 7 8 9 10

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Elabora programa para el levantamiento del inventario de almacén de bienes de consumo Solicita requerimientos de equipo y material para el levantamiento del inventario Imprime en el sistema listado actualizado de artículos

Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo Encargado de almacén de papelería Encargado de almacén de papelería Forma los equipos de trabajo necesarios y les Encargado de almacén de proporciona las Áreas a inventariar junto con los listados papelería y etiquetas correspondientes y levanta inventario Reporta el resultado del inventario y verifica en caso de Encargado de almacén de diferencias papelería Si existen diferencias levanta las actas correspondientes Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo Captura en el sistema el resultado del inventario Encargado de almacén de papelería Informa a la Subgerencia de Contabilidad del resultado Coordinador de Servicios del inventario y en su caso concilia Generales y Activo Fijo En el caso de faltantes informa a la Gerencia de Coordinador de Servicios Asuntos Jurídicos para que se proceda Generales y Activo Fijo

Descripción para la disposición, acopio y entrega de los envases de tinta usados. SECUENCIA DE ETAPAS 1 2 4 5 6 7

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Solicita a la Gerencia de Recursos Materiales mediante el Formato Único de Adquisiciones respectivo la tinta o toner. Retira el envase vacío o solicita vía telefónica a la Gerencia de Recursos Materiales que ejecuten el retiro de dicho envase. Recibe en la Gerencia de Recursos Materiales la tinta o toner nuevo a cambio del envase vacío. Hace el acopio de envases vacíos de tinta o toner en el lugar designado para ello. Pone a disposición del proveedor encargado de realizar el retiro los envases vacíos. Da seguimiento a la entrega de los envases vacíos.

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Área Solicitante Área Solicitante Área Solicitante Encargado de almacén de papelería Encargado de almacén de papelería Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Formato Único de Solicitud de Servicio Formato Único de Adquisiciones

CÓDIGO CAPFCE-GM-PO-003-01 CAPFCE-GM-PO-001-01

REGISTROS TIEMPO DE CONSERVACIÓN

REGISTROS Formato Único de Solicitud de Servicio

Tres años

Formato Único de Adquisiciones

Tres años

RESPONSABLE DE CONSERVARLO Coordinador de Servicios Generales y Activo fijo Coordinador de Servicios Generales y Activo fijo

CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA. CAPFCE-GM-PO-003-01 CAPFCE-GM-PO-001-01

GLOSARIO FORMATO ÚNICO DE SOLICITUD DE SERVICIOS: Formato con el cual se atienden las solicitudes de los diversos servicios y mantenimientos correctivos que se envían al Área de Recursos Materiales. FORMATO ÚNICO DE ADQUISICIONES: Formato con el cual el Área de adquisiciones inicia el procedimiento para la compra de bienes o servicios. ANEXOS No aplica

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Nombre del Documento: Activo Fijo Referencia al punto de la norma ISO 9001:2000:

Código: CAPFCE-GM-IT-005 N/A Revisión 3 Hoja: 8 de 12

OBJETIVO Proporcionar los bienes muebles necesarios para el desarrollo de las actividades sustantivas de la Institución. PROPÓSITO Mantener el control de los bienes muebles del CAPFCE. ALCANCE Este Instructivo es aplicable a todas las Áreas del CAPFCE usuarios de bienes de activo fijo POLÍTICAS DE OPERACIÓN • • • • •

Existirá un resguardo firmado por cada uno de los usuarios, conteniendo los bienes de activo fijo que utiliza. Existirá un resguardo global de los bienes utilizados en cada una de las áreas, firmado por el responsable de las mismas. Será responsabilidad del cuidado de los bienes, el usuario de los mismos. Deberá existir un control permanente de los movimientos de los bienes y será responsabilidad de los usuarios del mismo informar a la Unidad de Control de Activo Fijo de los movimientos que se realicen. El Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo, reportará, a solicitud de la Subgerencia de Recursos Humanos, de los adeudos de activos del personal que por diversas circunstancias cause baja.

DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO Descripción para el registro y control de bienes de activo fijo SECUENCIA DE ETAPAS 1 2

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recibe solicitud (FUSS) de mobiliario, cambio de asignación ó baja del mismo Verifica existencia de resguardo vigente y procede a la alta y/o baja de bienes en el sistema

Encargado de activo fijo Personal de la unidad de activo fijo

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3 4 5 5.2

Cancela resguardo anterior y emite el nuevo en el sistema actualizando automáticamente la base de datos Verifica con el resguardante los bienes asignados y recaba firma en el resguardo actualizado y en el FUSS

Personal de la unidad de activo fijo Personal de la unidad de activo fijo Envía FUSS a la Coordinación de Recursos Materiales Encargado de y Activo Fijo activo fijo

Descripción para la alta de activo fijo

SECUENCIA DE ETAPAS 1

2 3 4 5 6 7 5.3

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recibe copia de la factura, Formato de Entrada/Entrega Almacén y los bienes adquiridos por el Organismo para su asignación, firma de conformidad anotando la fecha de recepción Comprueba el estado de los bienes de activo fijo recibidos

Encargado de activo fijo Encargado de activo fijo

Registra en el sistema los bienes, asignando el código CAMBS y clave correspondiente, imprimiendo la etiqueta para cada uno de los bienes Asigna y entrega los bienes al área solicitante

Personal de la unidad de activo fijo Encargado de activo fijo Emite el nuevo resguardo particular y global del área a Personal de la la cual se asignaron los bienes unidad de activo fijo Verifica con el resguardante los bienes asignados y Encargado de recaba firma en los resguardos actualizados activo fijo Envía reporte de bienes asignados a la Coordinación Encargado de de Recursos Materiales y Activo Fijo y a la activo fijo Subgerencia de Contabilidad para su registro contable Descripción para la baja de activo fijo

SECUENCIA DE ETAPAS 1

2

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Prepara anualmente listado que contiene los bienes susceptibles a ser dados de baja por las condiciones físicas que presentan Envía listado con las condiciones que presentan los bienes para su baja al Comité de Bienes del CAPFCE

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Encargado de activo fijo Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo

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3

Aprobada la baja, auxilia en el procedimiento de enajenación y/o donación

4

Efectuada su enajenación y/o donación procede a la baja en el sistema de los registros de los bienes

5

5.4

Informa a la Subgerencia de Contabilidad de los movimientos efectuados el activo fijo para su baja contable documental

Descripción para la entrega de no adeudo de activo fijo

SECUENCIA DE ETAPAS 1

2

3

4

5.5

Personal de la unidad de activo fijo Personal de la unidad de activo fijo Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recibe oficio de solicitud de no adeudo de activo fijo de la Subgerencia de Personal Consulta resguardo actualizado de bienes del personal y verifica físicamente los bienes con el listado, emite carta de no adeudo en su caso ó informa de los faltantes y turna la información al Encargado de Activo Fijo. Verifica la carta de no adeudo ó informe de faltantes y turna la Coordinador de Recursos Materiales y Activo Fijo Firma carta de no adeudo y turna a la Gerencia de Recursos Materiales, en su caso, si existen faltantes, informa la Subgerencia de Personal y además a la Gerencia de Asuntos Jurídicos

Encargado de activo fijo Personal de la unidad de activo fijo Personal de la unidad de activo fijo Coordinador de Recursos Materiales y Activo Fijo

Descripción para la toma de Inventario de activo fijo

SECUENCIA DE ETAPAS 1

2

3

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Elabora programa anual para el levantamiento de activo fijo Solicita requerimientos de equipo y material para el levantamiento del inventario Informa a todas las Áreas del programa para el levantamiento de activo fijo

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Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo Encargado de activo fijo Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo

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Imprime en el sistema listado actualizado de bienes y resguardantes Forma los equipos de trabajo necesarios y les proporciona las Áreas a inventariar junto con los listados y etiquetas correspondientes y levanta inventario Recaba las firmas por resguardante y por responsable de área de los nuevos resguardos

4 5

6

Personal de la unidad de activo fijo Encargado de activo fijo

Personal de la unidad de activo fijo

Si existen diferencias levanta las actas correspondientes Captura en el sistema el resultado del inventario

Coordinador de Servicios Generales y Activo Fijo Personal de la unidad de activo fijo Informa a la Subgerencia de Contabilidad del resultado Coordinador de Servicios del inventario y en su caso concilia Generales y Activo Fijo En el caso de faltantes informa a la Subgerencia de Coordinador de Servicios Recursos Humanos y Gerencia de Asuntos Jurídicos Generales y Activo Fijo para que se proceda

7 8 9 10

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos Formato Único de Solicitud de Servicio Formato de Entrada/Entrega de Almacén Resguardo individual de bienes Resguardo por Área de bienes Solicitud de no adeudo de activo fijo

Código CAPFCE-GM-PO-002-01 CAPFCE-GM-PO-002-02 No aplica No aplica No aplica

REGISTROS TIEMPO DE CONSERVACIÓN

REGISTROS

Tres años

Coordinador de Servicios Generales y Activo fijo Coordinador de Servicios Generales y Activo fijo Responsable del Área

Tres años

Responsable del Área

Tres años

Responsable del Área

Formato Único de Solicitud de Servicio

Tres años

Formato de Entrada/Entrega de Bienes.

Tres años

Resguardo individual de bienes Resguardo por Área de bienes Carta de no adeudo de activo fijo

RESPONSABLE DE CONSERVARLO

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CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA. CAPFCE-GM-PO-003-01 CAPFCE-GM-IT-002-01 No aplica No aplica No aplica

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GLOSARIO FORMATO ÚNICO DE SOLICITUD DE SERVICIOS: Formato con el cual se atienden las solicitudes de los diversos servicios y mantenimientos correctivos que se envían al Área de Recursos Materiales. FORMATO ÚNICO DE ADQUISICIONES: Formato con el cual el Área de adquisiciones inicia el procedimiento para la compra de bienes o servicios. FORMATO ÚNICO DE ENTRADA Y ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS: Formato con el cual el almacén recibe y entrega los bienes adquiridos por la Institución. ANEXOS No Aplica

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

Gerente de Recursos Materiales

Gerente de Innovación Administrativa

Director General

15/Enero/2005

17/ Enero/2005

18/ Enero/2005

Firma Fecha

Nota: Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos emitidos el día 11 de noviembre de 2004 por la Secretaria de la Función Pública, se publica el “Manual de Almacenes del CAPFCE”, en la pagina de Internet de la institución así como a en la Intranet, a mas tardar el día 3 de febrero de 2005. Así mismo se buscara la mejora continua de dicho manual, para cumplir con las necesidades de la institución y en apego al “Sistema Gestión Integral del CAPFCE”

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