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COMITE DE INFORMATICA
Manual de Organización y Reglas de Operación
Junio de 2003
CONTENIDO
INTRODUCCION............................................................................................................................... 1 MARCO LEGAL ................................................................................................................................ 2 OBJETIVOS ........................................................................................................................................ 3 GENERAL ........................................................................................................................................... 3 ESPECÍFICOS ....................................................................................................................................... 3 FUNCIONES GENERALES DEL COMITE................................................................................... 4 INTEGRANTES.................................................................................................................................. 6 FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS INTEGRANTES .............................................................. 7 PRESIDENTE................................................................................................................................... 7 SECRETARIO TECNICO ................................................................................................................ 8 VOCALES ........................................................................................................................................ 9 INVITADOS ................................................................................................................................... 10 REUNIONES ..................................................................................................................................... 11 ORDINARIAS ................................................................................................................................ 11 EXTRAORDINARIAS................................................................................................................... 12 CALENDARIO DE REUNIONES .................................................................................................. 13
Junio de 2003
INTRODUCCION El Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., (CPTM) es una empresa moderna que tiene la visión de ser líder en la materia de su objeto. La tecnología de información, es hoy día, un elemento crucial en la eficiencia y efectividad de las organizaciones modernas y una importante ayuda para el logro de sus objetivos.
En tal sentido, el Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., en el marco de su Programa Institucional a establecido como elemento estratégico el Desarrollo Tecnológico, con el cual se pretende impulsar y adoptar como cultura laboral, el uso intensivo de la tecnología en el que hacer institucional.
Es por ello que se requiere establecer un marco normativo que oriente las acciones de la empresa en materia informática, considerando el equipamiento y dotación de suministros a las diversas áreas, así como la planeación, desarrollo e implantación de los sistemas que apoyen la gestión de la organización.
La adecuada alineación de los objetivos del área con los objetivos del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., así como la real integración de la gente, los procesos de negocios, y la tecnología permitirán que se alcancen los beneficios esperados.
Es en este contexto, que se conformo el Comité de Informática del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., como organismo rector de la función de informática en la empresa.
A dos años de conformación del comité, la dinámica misma de la organización hace necesaria una actualización de estas reglas de operación para adaptarla a las realidades y necesidades de la organización.
Dirección de Planeación y Evaluación Noviembre 2000
Gerencia de Sistemas Pagina 1
DIRECCION DE DESARROLLO TECNOLOGICO
MARCO LEGAL Con base a lo descrito en el decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación con fecha 6 de mayo de 1996, mediante el cual se aprueba el Programa Especial de Mediano Plazo denominado de Desarrollo Informático, el cual en su punto 3.1.4.7 referente a las Estructuras Administrativas definidas en las Líneas de Acción del Sector Público para el aprovechamiento de la Informática, en su segundo inciso dice a la letra:
“Consolidar el funcionamiento de los comités informáticos que han sido creados en algunas dependencias y entidades de la Administración Pública, y constituirlos donde no existen. Estos Comités deberán propiciar la participación de las autoridades responsables de la planeación institucional, a fin de garantizar que la planeación informática se realice en función de los objetivos de la empresa”.
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OBJETIVOS General Constituir el Comité de Informática Institucional como órgano colegiado con el propósito de determinar el Programa Institucional de Desarrollo Informático (PIDI), coordinar su instrumentación, dar seguimiento y evaluar las acciones derivadas del mismo.
Específicos I. Establecer los principales Objetivos, Estrategias, Acciones y Presupuestos que conformaran el Programa Institucional de Desarrollo Informático (PIDI).
II. Aprobar la realización de los principales proyectos e inversiones informáticas requeridos por el CPTM para asegurar que la empresa cuente con la infraestructura tecnológica y los sistemas necesarios para la consecución de sus objetivos institucionales
III. Asegurar la participación y compromiso de las diferentes áreas involucradas en los proyectos para garantizar una adecuada implantación y utilización de la infraestructura y sistemas que permita alcanzar los objetivos propuestos.
IV. Evaluar los resultados y dar seguimiento a los planes, acciones y proyectos aprobadas por el Comité y apoyar la instrumentación de las medidas correctivas que sean necesarias.
V. Ser un foro para la discusión, evaluación y/o aprobación de nuevas iniciativas de negocios que involucran nuevas tecnologías y/o uso intensivo de la misma
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FUNCIONES GENERALES DEL COMITE I. Aprobación del Programa Institucional de Desarrollo Informático, así como de los proyectos y adquisiciones que a juicio del Director de Desarrollo Tecnologico sea necesario presentar al Comité debido a su alto costo o impacto en la organización.
II. Aprobar el presupuesto general de inversiones y gastos de operación del área informática.
III. Aprobar las principales políticas, procedimientos y estándares que norman la adquisición, contratación, arrendamiento, y suministro de productos y servicios informáticos, así como las que gobiernan operación y utilización de la infraestructura tecnológica.
IV. Apoyar la implementación y observancia en las diferentes áreas de las políticas y procedimientos establecidos en materia de desarrollo tecnológico.
V. Establecer prioridades en los objetivos y la asignación de recursos informáticos, así como resolver los conflictos derivados de este proceso.
VI. Asegurar que los recursos tecnológicos sean utilizados de manera eficiente y racional.
VII. Asegurar el cumplimiento oportuno y efectivo de responsabilidades así como la adecuada coordinación y apoyo entre las diferentes personas y áreas involucradas, para la exitosa implementación y utilización de los sistemas y equipos
VIII. El seguimiento y evaluación periódica de los planes y proyectos así como de las medidas de corrección que sean necesarias.
IX. Proponer iniciativas tecnológicas que coadyuven al desarrollo institucional y a eficientar las funciones de las diversas áreas
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X. El establecer las acciones para desarrollar la cultura tecnológica en la organización que faciliten al personal la incorporación de estas tecnologías al desarrollo de sus funciones en su ámbito de competencia
XI. El aprobar los casos de excepción a las objetivos, políticas y procedimientos establecidos por el propio Comité.
XII. Las demás que le sean asignadas por el Director General del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V., y por la Junta de Gobierno del mismo.
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INTEGRANTES El Comité de Informática será integrado por personal de la empresa en representación de las principales áreas que conforman el Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., conformándose de la siguiente forma:
Rol Presidente Honorario Presidente Secretario Técnico Vocal Vocal Vocal Invitados Permanentes Invitados Especiales
Titular
Suplente
Director General del CPTM Director de Desarrollo Tecnológico Gerente de Sistemas de Información Subdirector General de Promoción Subdirector General de Administración Subdirector General de Mercadotecnia Titular del Órgano de Control Interno Director de Recursos Financieros Serán convocados de acuerdo a los asuntos a tratar
Nombrado por el titular del área Nombrado por el titular del área Nombrado por el titular del área Nombrado por el titular del área Nombrado por el titular del área Nombrado por el titular del área
La conformación de los integrantes del Comité responde a las atribuciones que les confiere su puesto en la toma de decisiones en sus respectivos ámbitos de competencia y a la facultad de establecer las prioridades a los requerimientos de operación de los diversos programas sustantivos y de apoyo de la empresa y que requieren del apoyo informático.
En caso de ausencia del Presidente, la presidencia corresponderá al suplente. En caso de ausencia de ambos, no podrán llevarse a cabo las sesiones del Comité.
Durante las reuniones ordinarias, las resoluciones se tomarán por mayoría simple de votos siempre y cuando existe Quorum suficiente, teniendo el Presidente Honorario y el Presidente del Comité voto de calidad en caso de empate, los vocales y el secretario técnico tendrán voz y voto, los invitados tendrán sólo voz.
Durante las reuniones extraordinarias, las resoluciones se tomaran por mayoria simple de los miembros presentes, aunque no exista Quorum suficiente, siempre y cuando asistan por lo menos tres miembros.
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FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS INTEGRANTES PRESIDENTE
Establecer la agenda de la reuniones, así como los criterios y lineamientos a seguir en la atención de los asuntos objeto del comité.
Convocar y coordinar la celebración de las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité.
Recibir los planteamientos y recomendaciones de las diferentes áreas del CPTM y promover las medidas de acción pertinentes para el desahogo de los asuntos materia del comité.
Presentar los asuntos a consideración del Comité de acuerdo a la convocatoria de la sesión respectiva.
Someter a votación los acuerdos del Comité.
Coordinar el desarrollo del Programa Institucional de Desarrollo Informático, así como del Presupuesto General de Inversiones y Gastos de Operación en Tecnología de Información
Supervisar que los planes, acciones y acuerdos establecidos en el Comité se lleven a cabo de la manera acordada.
Informar al Director General del CPTM, sobre los acuerdos más relevantes, así como coordinar con él mismo, la autorización de los acuerdos que estén fuera de las atribuciones de este comité
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SECRETARIO TECNICO
Elaborar los oficios de invitación a las sesiones, agenda de trabajo y distribuir las carpetas informativas con un día hábil de anticipación a la reunión para el caso de reuniones ordinarias, cuando se trate de reuniones extraordinarias, la carpeta se entregara con dos horas de anticipacion.
Preparar los acuerdos para ratificación por los miembros del Comité
Emitir su opinion técnica sobre las propuestas que se presenten al Comité y preparar la documentación para presentar los asuntos a consideración del comité.
Integrar para su presentacion al comité la situación general y avance de los proyectos en base a la informacion que reciba de las areas involucradas.
Preparar los apoyos necesarios para la celebración de las sesiones (materiales, sala de juntas, equipo, etc.)
Elaborar la minuta correspondiente a cada sesión y difundirla entre los participantes, asi como entre las areas que se vean afectadas por las decisiones del Comité.
Establecer el control y seguimiento de los acuerdos tomados por el comité e informar periódicamente a los miembros de Comité del estado de los mismos
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VOCALES
Presentar con la debida anticipacion al Comité, a través del Secretario Técnico, las necesidades específicas y el estado especifico de los proyectos informáticos que se estén desarrollando en las áreas bajo su cargo
Participar en el análisis general de los diversos asuntos y proyectos que se presenten al comité para su aprobación
Establecer las acciones necesarias en las áreas bajo su cargo, para asegurar que exista el apoyo necesario y se estén llevando a cabo de manera correcta y oportuna las actividades requeridas por estas áreas según se asignen las responsabilidades dentro de los proyectos
Participar en la definición de acciones, lineamientos y prioridades, en materia de desarrollo interno y externo, suministro de bienes, adquisición de recursos informáticos, y mantenimiento
Analizar los asuntos presentados en el seno del comité, emitir opiniones y recomendaciones a los mismos, así como emitir sus voto para la resolución de los mismos.
Designar de manera oportuna un suplente para que los represente en el Comité en caso de no poder asistir al mismo.
Apoyar y cumplir los acuerdos tomados en el Comité, asi como asegurar la difusion y cumplimiento en las areas bajo su responsabilidad.
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INVITADOS
Participar de manera activa en el analisis de los asuntos presentados en el seno del comité, asi como emitir opiniones y recomendaciones a los mismos.
Los invitados al comité tendran derecho de voz pero no de voto, por lo cual no deberán de firmar ningún documento que implique decisiones relativas a la formulación o ejecución de los programas y planes en materia de informática de la Empresa.
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REUNIONES ORDINARIAS •
El Comité de Informática se reunirá de forma ordinaria tres veces por año.
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En cada reunión el secretario técnico del comité pasará lista de asistencia, una vez que se constate la existencia de quorum suficiente (la mitad de los miembros más uno), someterá a consideración de los miembros el orden del día
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El secretario técnico someterá a consideración del órgano colegiado, la aprobación del contenido de la minuta de la reunión anterior y presentará a consideración de los miembros cualquier situación que exista sobre procedimientos o acuerdos pendientes de implementación, así como cualquier tema o situación que sea competencia del Comité
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Asimismo, el secretario técnico recabará la firma por parte de los miembros de los acuerdos a los que se haya llegado durante las sesiones
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El secretario técnico presentará para su consideración a los miembros del comité los asuntos a desahogar en las reuniones
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Con excepción de los casos en los que las decisiones sean unánimes, deberá indicarse en la minuta de la reunión quiénes emitieron voto y el sentido de éste.
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Una vez, sesionados los asuntos acordados en el orden del día, el presidente del comité invitará a los miembros del mismo a tratar asuntos generales relacionados con el objeto del propio comité
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Dentro de los 5 días hábiles siguientes al término de la reunión, el secretario de actas distribuirá para su comentario a los miembros asistentes y ausentes copia de la minuta preliminar de la reunión, en la cual se resumirán los temas tratados y los acuerdos tomados por el comité. Los miembros del Comité deberan de enviar por escrito sus comentarios al Secretario Tecnico dentro de los siguientes tres dias habiles para que este los incorpore a la
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minuta, en caso de no enviar sus comentarios dentro de este periodo de tiempo, se entendera que los mismos aceptan la mismo en los terminos en que se presento.
EXTRAORDINARIAS •
El Comité podrá reunirse en cualquier otra fecha, a petición escrita del Director General del CPTM, del presidente o de cualquier miembros del Comité, y cuando exista la necesidad de dar atención a un asunto relacionado con el objeto del comité
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El plazo para la celebración de la reunión será de 3 a 15 días, a partir de la recepción de la petición o causa que origina la necesidad de la reunión
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La petición debe especificar el asunto por el cual se solicite convocar a la reunión extraordinaria y, durante la agenda de la reunión, la atención se concentrará en dicho asunto.
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A la petición anterior, las áreas solicitantes deberán de enviar al secretario técnico, la documentación e información inherente con el asunto, a fin de que se proceda a preparar la carpeta para los miembros del comité, la cual podra ser entregada a mas tardar con 2 horas de antelación a la reunión.
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Las decisiones en juntas extraordinarias se efectuará por mayoría simple de los miembros asistentes.
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Dentro de los 5 días hábiles siguientes al término de la reunión, el secretario de actas distribuirá para su comentario a los miembros asistentes y ausentes copia de la minuta preliminar de la reunión, en la cual se resumirán los temas tratados y los acuerdos tomados por el comité. Los miembros del Comité deberan de enviar por escrito sus comentarios al Secretario Tecnico dentro de los siguientes tres dias habiles para que este los incorpore a la minuta, en caso de no enviar sus comentarios dentro de este periodo de tiempo, se entendera que los mismos aceptan la mismo en los terminos en que se presento.
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CALENDARIO DE REUNIONES Las reuniones ordinarias de trabajo se llevaran a cabo
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Fecha 1er Trimestre del año en curso Junio o Julio Noviembre o Diciembre del año en curso
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