Cómo llenar los formularios SF-269 Informe del Estado Financiero (SF-269) El Informe del Estado Financiero provee una “instantánea” del monto de la concesión que ha gastado hasta la fecha y lleva el seguimiento de cuánto su organización ha aportado en gastos compartidos. Estos informes se deben entregar trimestralmente a la Oficina de Gestión Financiera (FMO, por sus siglas en inglés). ¿De qué manera ayuda esto a mi programa? Puede usar la información del formulario SF-269, en combinación con su presupuesto, para determinar si está gastando el dinero demasiado rápidamente o demasiado lentamente al examinar el monto de fondos obligados por invertir y el índice de agotamiento. Al combinarlos con los datos de desempeño, puede determinar si está gastando el dinero de manera eficaz para alcanzar sus objetivos al analizar los costos unitarios. Informe del Estado Financiero Relación con el presupuesto para determinar fondos obligados por invertir e índices de agotamiento

¿Cuál es la salud financiera del programa?

Presupuesto

Relación con el desempeño para evaluar el costo unitario

Informe del Estado Financiero

Detalles del informe Su Acuerdo de Cooperación estipula su obligación de presentar informes financieros, que incluye:

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Cuándo (y cuán a menudo) presentar los informes; Cuál formulario usar; y Cómo (y a quién) presentar los informes.

Por lo general, se exige a la mayoría de los socios de la USAID que presenten sus Informes del Estado Financiero trimestralmente mediante el Formulario Estándar (SF)-269A. La USAID le permite presentar este formulario por correo electrónico a la FMO de su organismo de financiación, con copia a su Representante Técnico del Funcionario del Acuerdo (AOTR, por sus siglas en inglés). ¿Cuál formulario de Informe del Estado Financiero debo usar?

Hay tres formularios distintos para presentar un Informe del Estado Financiero. A menos que se indique algo distinto, el formulario SF-269A (Formulario corto) es el formulario indicado. El cuadro de la próxima página explica por qué tal vez necesite usar un formulario distinto. Formulario

Cuándo usarlo

SF-269 A (Formulario corto)

Es el formulario utilizado más comúnmente; permite presentar informes tanto sobre los adelantos como los reembolsos.

SF-269 (Formulario largo)

Utilizado para presentar informes sobre los ingresos del programa

SF-272 (para obtener más información,

Utilizado únicamente para presentar informes sobre los adelantos

¿Cuándo tengo que entregar mi Informe del Estado Financiero? Los informes del estado financiero se entregan 30 días después de finalizar un trimestre, conforme al año fiscal de la USAID (del 1 de octubre al 30 de septiembre). Se le exige presentar un informe cada trimestre hasta finalizar su concesión. Al finalizar su concesión, presentará un Informe Final del Estado Financiero dentro de un plazo de 90 días civiles. El cuadro de la derecha indica las fechas de entrega para cada trimestre y qué período cubre cada informe.

Período

Fecha de entrega

Cubre

Trimestre 1 Ene. 30

Oct. 1 a dic. 31 (del año civil anterior)

Trimestre 2 Abr. 30

Ene. 1 a mar. 31

Trimestre 3 Julio 30

Abr. 1 a junio 30

Trimestre 4 Oct. 30

Julio 1 a sept. 30

Informe Final del Estado Financiero

90 días Ciclo de vida total después de la concesión de finalizar la concesión

Cómo llenar el formulario SF-269A Comience por descargar una versión del formulario SF-269A en formato PDF en http://www.whitehouse.gov/omb/grants/sf269a.pdf. Para poder utilizar al máximo algunas de las funciones, entre ellas los cálculos automáticos, asegúrese de tener la versión más reciente de Adobe Reader, la cual puede descargar gratuitamente en http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Comience por llenar la sección superior, según se describe en la próxima página. Esa sección contiene información sobre su organización, la concesión y el período que cubre este informe.

Sección superior del formulario SF-269

1. Inserte el número de identificación de su Acuerdo de Cooperación, que podría tener un formato parecido a XXX-A-00-09-000XX-00 y se encuentra en la primera página de su Acuerdo de Cooperación. 2. La mayoría de los socios presenta sus informes por método contable a base de efectivo. Su contable o gerente financiero sabrá si su programa informa por método contable de lo devengado. 3. El período de financiamiento es el período de duración total de su acuerdo. 4. El período que cubre cada informe depende del trimestre para el cual lo presente:

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1er trimestre: 1 de octubre a 31 de diciembre 2do trimestre: 1 de enero a 31 de marzo 3er trimestre: 1 de abril a 30 de junio 4to trimestre: 1 de julio a 30 de septiembre

Segundo, llene la sección intermedia, que contiene los cálculos principales que se desglosan a continuación. Si usa Adobe Reader, algunas cifras serán calculadas automáticamente. Cuando haya terminado, verifique nuevamente para asegurarse de que todos los cálculos estén correctos. No tiene que llenar las casillas sombreadas o grises del formulario. Sección intermedia del formulario SF-269

1. Desembolsos totales/Informados anteriormente – El monto acumulativo gastado (tanto en fondos de la USAID como en gastos compartidos) al comienzo del trimestre para el cual se presenta el informe (esta casilla debe equivaler al total sumado de las casillas 2 y 3 abajo). 2. Porción del beneficiario/Informada anteriormente – La porción de los gastos compartidos aportada al comienzo del trimestre para el cual se presenta el informe. 3. Porción federal/Informada anteriormente – Fondos de la USAID gastados al comienzo del trimestre para el cual se presenta el informe. 4. Desembolsos totales/Este período – El monto acumulativo gastado (tanto en fondos de la USAID como en gastos compartidos) durante el trimestre para el cual se presenta el informe (esta casilla debe equivaler al total sumado de las dos casillas inferiores). 5. Porción del beneficiario/Este período – La porción de gastos compartidos aportada durante el trimestre para el cual se presenta el informe. 6. Porción del beneficiario/Este período – Fondos de la USAID gastados durante el trimestre para el cual se presenta el informe. 7. Porción federal/Acumulativa – Total de fondos de la USAID que han sido gastados al final del trimestre para el cual se presenta el informe. (Los tres renglones siguientes [identificados como d, e y f], que cubren las porciones de obligaciones no liquidadas totales, del beneficiario y federales, no corresponden y pueden dejarse en blanco.) 8. Porción federal total – Total de fondos de la USAID que han sido gastados al final del trimestre para el cual se presenta el informe (igual que el renglón 7 arriba). 9. Fondos federales autorizados – Monto total de fondos de la USAID que han sido obligados hasta la fecha. 10. Saldo no obligado – Total restante de los fondos obligados de la USAID; éstos constituyen sus fondos obligados por invertir. Finalmente, la sección inferior contiene información sobre los gastos indirectos, así como la firma. En los informes trimestrales no es necesario llenar la porción de gastos indirectos. No obstante, tiene que llenarla en el informe final. Presentación de sus Informes del Estado Financiero Escanee y envíe una versión electrónica del documento por correo electrónico a la FMO, con copia de cortesía (cc) a su Funcionario de Contrato (AO, por sus siglas en inglés) y al AOTR. Envíe por correo el original a la FMO y no olvide guardar una copia para sus expedientes.

Cómo llenar los formularios SF-270 Solicitud y desembolso de fondos de la USAID Hay dos maneras mediante las cuales la USAID desembolsa fondos a destinatarios de la ayuda: mediante adelantos de fondos o reembolsos de los gastos ya pagados por los destinatarios de la ayuda. A muchos destinatarios de la ayuda se les permite solicitar adelantos de fondos y pueden también solicitar reembolsos, si han usado sus propios fondos para sufragar gastos relacionados con el proyecto. Inicialmente, podrá solicitar adelantos de fondos únicamente por un mes a la vez. Cada solicitud debe efectuarse por el monto que usted calcule que gastará durante el siguiente período de 30 días. No se le permite solicitar ni acumular “fondos para contingencias” adicionales. No obstante, si se retrasa alguna adquisición planificada, usted puede traspasar esos fondos al mes siguiente. Si se cancela alguna actividad, puede invertir los fondos en otra actividad de su plan de trabajo aprobado. Usted solicita los fondos mediante el Formulario Estándar-270 – Solicitud de adelanto o reembolso (conocido comúnmente como el formulario SF-270), el cual se presenta a la oficina de gestión financiera (FMO, por sus siglas en inglés) de su organismo de financiación. Si tiene varias concesiones de la USAID, tiene que llenar un formulario SF-270 independiente para cada concesión. En general, complete el formulario y preséntelo no antes de una semana previa al mes en el que necesite los fondos. Normalmente puede esperar recibir los fondos al cabo de una o dos semanas de haber presentado el formulario. Cuando con el tiempo haya demostrado que invierte los fondos solicitados de manera eficaz y que no los está gastando ni demasiado rápidamente ni demasiado lentamente, podrá solicitar los fondos trimestralmente. Su AOTR y FMO harán esa determinación al revisar los datos de sus informes trimestrales del estado financiero presentados en los formularios SF-269 y SF-270 para calcular sus fondos obligados por invertir e índices de agotamiento. Estimación de adelantos Al estimar su solicitud, no divida su presupuesto anual entre 12 meses; en lugar de ello, calcule específicamente lo que piensa que gastará durante el mes entrante basándose en su plan de trabajo aprobado y el programa de implementación detallado. Puede dividir algunos gastos de su presupuesto en montos iguales mensuales (por ejemplo, los salarios); pero algunos de ellos, como, por ejemplo, las compras de equipo no agotable, pueden efectuarse todos durante el mismo mes (por ejemplo, al iniciarse el proyecto). Tome en cuenta los fondos que actualmente tiene y confirme también los montos restantes que puedan tener sus subcontratistas antes de efectuar las solicitudes. Si está implementando el programa en colaboración con otras entidades subordinadas (para fines de los adelantos nos referimos a ellos como subcontratistas), colabore con ellos para gestionar las solicitudes de financiamiento, así como los gastos, de manera que a nadie se le agote el dinero. Para lograrlo, solicite que los subcontratistas provean estimaciones mensuales o (después de la aprobación) trimestrales basándose en sus planes de trabajo aprobados y programas de implementación detallados. Tal vez también desee instituir un proceso de adelantos y reembolsos para los subcontratistas, similar al que usted sigue con la USAID.

Cómo llenar el formulario SF-270 El proceso que se utiliza para solicitar adelantos o reembolsos de la USAID se señala a continuación. Comience por descargar una versión del formulario SF-270 en formato PDF en http://www.whitehouse.gov/omb/grants/sf270.pdf. Para poder utilizar al máximo algunas de las funciones, entre ellas los cálculos automáticos, asegúrese de tener la versión más reciente de Adobe Reader, la cual puede descargar gratuitamente en http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. El formulario consta de dos páginas. La primera página contiene tres secciones principales – la sección superior para proveer información sobre su concesión y su solicitud, la sección intermedia para calcular su adelanto o reembolso, y la tercera sección que se utiliza únicamente para solicitar adelantos. La segunda página contiene instrucciones y un espacio para su firma. Sección superior Aunque la mayor parte de la sección superior es relativamente sencilla, he aquí varios consejos que le ayudarán a completar las casillas clave. Sección superior del formulario SF-270

1a 2 1b

8 

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Casilla 1(a) – El tipo de pago solicitado será un adelanto o reembolso, o bien una combinación de ambos. Por lo general, solicitará un adelanto de sus plazos mensuales. Los reembolsos se solicitan únicamente cuando usted invierte sus propios fondos en elementos de su plan de trabajo aprobado y solicita recuperarlos. Casilla 1(b) – Para todas las solicitudes que no sean la solicitud final a la conclusión de su concesión, seleccione siempre un pago parcial (partial, en inglés). Casilla 2 – La base de la solicitud depende del tipo de sistema de contabilidad que utilice. Casilla 8 – El “período que cubre esta solicitud” debe ser un mes civil (por ejemplo, DESDE el 1º de enero de 2009 HASTA el 31 de enero de 2009), a menos que la FMO indique otra cosa.

Después de completar la sección superior, tiene que determinar si necesita llenar el área completa de cálculo en la parte intermedia del formulario, o el área de cálculo simplificado para recibir adelantos en la parte inferior. Llene el área completa de cálculo si alguna porción de los fondos que solicita incluye algún reembolso o si tiene algún ingreso del programa (consulte el cuadro de la derecha). Si no está solicitando un reembolso y no tiene ingresos del programa, salte a la sección de Sólo Adelantos (Advances Only, en inglés), que se describe a continuación.

Ingreso del programa – El ingreso del programa es dinero ganado por el programa que beneficia al programa mismo. Proviene del cobro de cuotas por servicios o la venta de productos. El programa puede también derivar ingresos de la venta de equipo que ya no se necesite que haya sido comprado con fondos del programa. Aviso: El ingreso del programa difiere de las actividades que generan ingresos, mediante las cuales los beneficiarios retienen los ingresos devengados.

Área para cálculos El área principal para cálculos incluye tres columnas en la parte superior (columnas a-c) y una columna para el total. Llene su solicitud de financiamiento en estas columnas únicamente si ha separado los costos de la sede principal (HQ, por sus siglas en inglés), un subcontratista o país de esa misma manera en su presupuesto anual aprobado. Hacerlo de esa manera ayuda a su AOTR a dar seguimiento a sus solicitudes y gastos en comparación con su presupuesto, aunque por lo general esto no es algo que la FMO requiere. Si su presupuesto está organizado en más de tres categorías, pregunte a su AOTR qué sistema de categorización sería más útil. Los cálculos (renglones a-j) se explican a continuación.

Área de cálculo del formulario SF-270

a. Desembolsos totales del programa hasta la fecha (renglón a): Todos los gastos de su programa, entre ellos los costos compartidos, al comienzo del período de solicitud. En otras palabras, si su solicitud es para el período del 1 al 31 de enero de 2009, indique el total de desembolsos hasta el 31 de diciembre de 2008.

b. Menos: Ingresos acumulativos del programa (renglón b): Si su programa ha derivado algún ingreso, indíquelo aquí. c. Desembolsos netos del programa (renglón c) (renglón a menos renglón b).

d. Desembolsos estimados para el período del adelanto (renglón d): El monto que necesitará durante el período del adelanto (en nuestro ejemplo, del 1 al 31 de enero de 2009); todo el financiamiento necesario (a incluir los gastos compartidos), independientemente del efectivo en caja.

e. Total (renglón e) (suma de los renglones c & d): Todo el dinero que su organización ha gastado hasta la fecha, más lo que espera invertir hasta finalizar este período del adelanto.

f. Porción no federal del monto del renglón e: Todas las pasadas aportaciones para gastos compartidos, más todas las aportaciones para gastos compartidos que usted espera efectuar durante el período del adelanto. (Si no está seguro de cuánto podrá comprometerse a aportar para gastos compartidos durante el período del adelanto, está bien indicar $0 en su formulario SF-270, siempre y cuando pueda contabilizar en su próximo formulario SF-269 la porción real de los gastos compartidos generados).

g. Porción federal del monto del renglón e: Éste es el monto total que usted ha solicitado hasta la fecha de la USAID para este proyecto, inclusos los fondos solicitados para el período del adelanto.

h. Pagos federales solicitados previamente: Monto de todo el dinero que usted ha solicitado hasta la fecha de la USAID.

i. Porción federal solicitada ahora (renglón g menos renglón h): El resultado será el monto total de fondos de la USAID que usted necesita para el mes entrante (período de solicitud), menos cualesquiera fondos de la USAID no invertidos que tenga en caja.

j.

Adelantos necesarios por mes: Use el renglón final únicamente cuando solicite los fondos trimestralmente pero los reciba en plazos mensuales.

Sólo para adelantos Para llenar el cómputo alternativo únicamente para adelantos (casilla 12), calcule cuánto financiamiento necesitará para el mes siguiente y reste el monto de fondos de la USAID no gastados que le queden de un adelanto anterior para determinar el monto que solicita para el período. Durante el período anterior, si gasta más de lo que recibió como adelanto, la casilla de fondos restantes no invertidos podría mostrar un monto negativo. Reembolsos Al llenar el formulario SF-270 para obtener el reembolso de las compras efectuadas dentro de su presupuesto aprobado para el plan de trabajo hay algunas cosas que también hará de manera distinta. Solicitud de reembolso mediante un formulario SF-270

8

D

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Casilla 8 – El “período comprendido por esta solicitud” debe cubrir un período pasado durante el cual haya gastado los fondos por los que solicita el reembolso. Renglón D – Desembolsos en efectivo estimados para el período del adelanto: El importe debe ser $0 en dólares estadounidenses, ya que no está solicitando un adelanto. Si necesita tanto un adelanto como un reembolso, llene formularios por separado.

Presentación de su formulario SF-270 Una vez que complete la primera página, haga que el Director del Proyecto u otro representante con autoridad para certificar dentro de su organización firme y feche la segunda página. Puede escanear y enviar el formulario por correo electrónico a [email protected] y destinarlo a la atención de su FMO. Envíe también una copia por correo electrónico a su AOTR. Haga siempre una copia para sus expedientes y luego envíe el original por correo postal a su FMO. Si no ha oído de su FMO al cabo de pocos días, envíele un mensaje por correo electrónico a éste y a su AOTR para asegurarse de que hayan recibido su solicitud.