CONSEJO DE DESARROLLO DEL PAPALOAPAN DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

SA/DRF 30

PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo:

Frecuencia:

Elaboración de Estados Financieros. Analizar el registro de las operaciones financieras y contables realizadas durante el ejercicio mensual de los recursos asignados al Consejo, para coadyuvar a la toma de decisiones, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas. Mensual.

NORMAS 1. La elaboración y presentación de los Estados Financieros se realizará con base en los Principios de Contabilidad Gubernamental, en las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación, así como en los ordenamientos legales aplicables. 2. La confiabilidad en la presentación de las cifras contables es responsabilidad de la Subdirección Administrativa. 3. El registro del gasto público se realizará con base en el Clasificador por Objeto del Gasto emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. 4. La información financiera que se remite mensualmente a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, deberá integrar la Balanza de Comprobación, el Estado de Situación Financiera, el Estado de Resultados, el Estado de Origen y Aplicación de Recursos, el Avance Presupuestal, las Conciliaciones Bancarias y las Notas a los Estados Financieros.

FECHA ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN Enero-2004 Agosto-2004

ELABORACIÓN Subdirección Administrativa

REVISIÓN Coordinador de Planeación y Operación

AUTORIZACIÓN Órgano de Gobierno

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AREA

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

Oficina de Contabilidad

1

Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Comprobantes de transferencias electrónicas vía fax; de la Oficina de Nómina Pólizas cheque en original y de la Oficina de Control Presupuestal, Comprobaciones de recursos en original y Fichas de depósitos bancarios en original.

2

Verifica, clasifica y ordena por fechas Comprobantes de transferencias electrónicas, Pólizas cheque en original, Comprobaciones de recursos en original y Fichas de depósitos bancarios en original.

3

Registra y anexa Comprobantes de transferencias electrónicas y Fichas de depósitos bancarios en original, en Pólizas de ingreso; Comprobaciones de recursos en original en Pólizas diario y realiza la afectación contable en Pólizas cheque.

4

Contabiliza Pólizas Ingresos, Pólizas diario y Pólizas cheque en el Sistema de Contabilidad Integral (CONTPAQ) y las archiva de manera numérica permanente.

5

Emite Auxiliar de impuesto sobre la renta retenido en original, Auxiliar de IMSS retenido en original, Auxiliar de deudores diversos en original, Auxiliar de gastos a comprobar en original, Auxiliar de bancos en original y copia y Auxiliar de mantenimiento de vehículos en original y copia.

6

Turna el Auxiliar de bancos en copia a la Oficina de Control Presupuestal y el Auxiliar de mantenimiento de vehículos en copia a la Oficina de Recursos Materiales.

7

Depura saldos con base a los Auxiliares de impuesto sobre la renta retenido en original, Auxiliar de IMSS retenido en original, Auxiliar de deudores diversos en original, Auxiliar de gastos a comprobar en original, Auxiliar de bancos en original y Auxiliar de mantenimiento de vehículos en original. ¿Son correctos los saldos?

7A

En caso de no ser correctos: Registra ajustes y/o correcciones correspondientes. Continúa con la actividad No. 3

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ACTIVIDAD

Oficina de Contabilidad

8

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DESCRIPCION En caso de ser correctos: Accesa al Sistema de Contabilidad Integral (CONTPAQ) y emite en un tanto la Balanza de comprobación.

9

Accesa al programa Excel y elabora los Estados financieros en original de acuerdo al Código Financiero para el Estado de Veracruz –Llave en su Título Quinto de Contabilidad y la Cuenta Pública, Capítulo Tercero de los Estados Financieros, Artículo 277: Estado de Situación Financiera en original, Estado de Resultados en original, Estado de Origen y Aplicación de Recursos en original y Avance Presupuestal en original.

10

Accesa al programa Word, captura y emite las Notas a los estados financieros en original, que permitan dar una interpretación amplia y clara sobre la aplicación de los recursos presentados en los Estados financieros.

11

Informa y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su revisión y autorización los documentos siguientes: Balanza de comprobación en original. Estado de situación financiera en original. Estado de resultados en original. Estado de origen y aplicación de recursos en original. Avance presupuestal en original. Notas a los estados financieros en original. Pasa el tiempo.

12

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros las indicaciones relativas a: Balanza de comprobación en original. Estado de situación financiera en original. Estado de resultados en original. Estado de origen y aplicación de recursos en original. Avance presupuestal en original. Notas a los estados financieros en original. ¿Proceden los estados financieros y sus notas respectivas?

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ACTIVIDAD

Oficina de Contabilidad

12 A

SA/DRF 33

DESCRIPCIÓN En caso de que no procedan: Accesa al programa Excel y/o al programa Word según corresponda y modifica los siguientes documentos de acuerdo a la validación realizada por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros: Balanza de comprobación en original. Estado de situación financiera en original. Estado de resultados en original. Estado de origen y aplicación de recursos en original. Avance presupuestal en original. Notas a los estados financieros en original. Continúa con la actividad No. 11

13

En caso de que procedan: Solicita y recibe de la Oficina de Control Presupuestal Conciliaciones bancarias en original, para integrarlas a la información financiera mensual.

14

Integra en un documento que se denomina Estados Financieros los siguientes documentos: Balanza de comprobación en original, Estado de situación financiera en original, Estado de resultados en original, Estado de origen y aplicación de recursos en original, Avance presupuestal en original y Notas a los estados financieros en original.

15

Recaba firma del Subdirector Administrativo y del Coordinador de Planeación y Operación para autorizar los Estados Financieros en original en dos tantos.

16

Elabora y recaba firma del Coordinador de Planeación y Operación en el Oficio para envío de los estados financieros en original.

17

Fotocopia los Estados financieros en dos fotocopias y el Oficio para envío de los estados financieros en nueve fotocopias.

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ACTIVIDAD

DESCRIPCION

Oficina de Contabilidad

18

Envía los Estados financieros el primer original, Oficio para envío de los estados financieros en original a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Oficio para envío de los estados financieros en primer fotocopia a la Secretaría de Finanzas y Planeación, Estados financieros en primer fotocopia, Oficio para envío de los estados financieros en segunda fotocopia al Instituto Veracruzano para el Desarrollo Rural, Oficio para envío de los estados financieros en tercer fotocopia a la Contraloría General, Oficio para envío de los estados financieros en cuarta fotocopia a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Oficio para envío de los estados financieros en quinta fotocopia a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Oficio para envío de los estados financieros en sexta fotocopia al Departamento de Consolidación Contable de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Estados financieros en segunda fotocopia, Oficio para envío de los estados financieros en séptima fotocopia a la Contraloría Interna del Instituto Veracruzano para Desarrollo Rural, Oficio para envío de los estados financieros en octava fotocopia al Subdirector Administrativo del Consejo de Desarrollo del Papaloapan y archiva de manera cronológica permanente Estados Financieros en original y Oficio para envío de los estados financieros en novena fotocopia como acuse de recibo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.