CONSEJOS SOBRE WORD

2012

PÁRRAFOS Según dicen, Word es el programa informático que más se utiliza en todo el mundo y, sin embargo, es poco conocido y estudiado. Se debe a que es tan intuitivo y parece tan fácil trabajar en él, que la mayor parte de la gente escribe en Word sin haber estudiado su funcionamiento. Pero cuando tenemos que crear documentos de varias páginas, insertar ilustraciones en un punto concreto, aplicar estilos de títulos, crear secciones, dividir texto en columnas, agregar tablas de contenido, crear encabezados, enumerar páginas, etc., entonces aparecen los problemas y, la mayoría de las veces, están provocados por el mal uso que se hace de la tecla INTRO cuando se utiliza para separar un párrafo del siguiente.

¿Qué es un párrafo? Según la Real Academia de la Lengua, cada una de las divisiones de un escrito señaladas por letra mayúscula al principio de línea, y el punto y aparte al final del fragmento de escritura. En Word, el párrafo es la unidad de formato de texto más importante. Un párrafo admite formatos de alineación, sangrías, espaciado, interlineados, bordes, etc. Puede ser muy extenso y estar formado por una oración principal y varias oraciones secundarias o modificadoras, y también puede ser tan corto que sólo ocupe una palabra o quizá ninguna. Porque en Word, se crea un párrafo cada vez que pulsamos la tecla INTRO (también se llama “enter” o “return”), desplazando el cursor al inicio de una línea más abajo. Cada vez que hacemos esta operación se genera una marca especial de párrafo. Es un símbolo que no se imprime y para verlo hay que activar el botón llamado “Mostrar todo” que está situado en las barras de herramientas Estos son los símbolos que podemos ver al activarlo

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Las marcas de párrafo permiten comprobar las veces que hemos pulsado la tecla Intro y por tanto los párrafos que hemos creado en un documento. Podemos crear tres tipos de párrafos: párrafos vacíos, de una línea y de múltiples líneas, como hemos visto en la imagen anterior. Los párrafos vacíos se crean cuando pulsamos la tecla Intro sin escribir ningún carácter. Es muy frecuente que se use para producir espaciados entre párrafos. Esta forma de conseguirlo es totalmente inadecuada, sobre todo si se hace en documentos de varias páginas. Hay que tener en cuenta que un párrafo vacío no es un espaciado, sino una línea en blanco que ocupa espacio y se desplaza a lo largo del documento. Para entenderlo mejor imaginemos que estamos escribiendo un documento largo, dividido en capítulos y queremos que cada capítulo empiece en una página nueva. Así que hemos terminado el capítulo I y pulsamos cuatro veces la tecla Intro, hasta que salte a la página siguiente para empezar el capítulo II.

Y continuamos…

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Esta forma de proceder nos va a ocasionar muchos problemas porque si en alguna de las páginas anteriores introducimos algún cambio, eso afectará a los párrafos vacíos, desplazándolos arriba o abajo y a su vez afectará a los párrafos de las páginas siguientes y a todo el documento obligándonos a recolocar títulos, imágenes, etc. Es imposible maquetar un documento de muchas páginas realizado con párrafos vacíos.

Word dispone de muchos recursos para maquetar correctamente un documento. En lo concerniente al formato de párrafo es conveniente diseñar un estilo de párrafo normal para todo el documento. Lo que recomiendo es seleccionar un párrafo, abrir el cuadro “Párrafo”, pulsando en la esquina inferior derecha del menú herramientas de Párrafo. En este cuadro podemos elegir el tipo de alineación, las 3

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sangrías, el interlineado y el espaciado de párrafo. En el recuadro “Vista previa” vemos cómo se va modificando el párrafo a medida que añadimos opciones de formato. Una vez conseguido el estilo apropiado para el párrafo, cada vez que pulsemos la tecla Intro se generará otro con el mismo estilo.

En el ejemplo que hemos puesto, lo adecuado sería haber escogido un espaciado de párrafo anterior y posterior de 12 ptos., por ejemplo, y un salto de página en lugar de cuatro golpes de Intro. Así, cada párrafo estará separado del siguiente, facilitando su lectura y aunque modifiquemos el capítulo I nos aseguramos iniciar el II en una página nueva. Si el estilo de párrafo creado lo vamos a utilizar muchas veces sería muy práctico guardarlo con un nombre para tenerlo disponible en la lista de “Estilos rápidos”.

Llamamos Estilo al conjunto de formatos que hayamos aplicado a un texto (tipo de letra, tamaño, alineación, espacio interlineal y de párrafo, etc.). Los Estilos podemos Procedimiento:

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guardarlos

para

poder

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aplicarlos

de

nuevo.

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1. Seleccionar el párrafo. 2. Aplicar los formatos necesarios. 3. Pulsar en la esquina inferior derecha del cuadro para que se despliegue completamente. 4. Pulsar sobre la opción “Guardar selección como un nuevo estilo rápido…” 5. Dar un nombre al nuevo estilo.

Si se modifican las propiedades de un estilo, también se cambian los párrafos que lo usen.

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