CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ Dirección Técnica y Operativa de Sistemas ESTUDIOS PREVIOS CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ N/A 1. MARCO GENERAL

2. LA NECESIDAD QUE LA CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ

La Contraloría General de Boyacá se ha constituido estructuralmente de acuerdo con los preceptos normativos determinados por la Asamblea del Departamento; se fundamenta misionalmente como ente fiscalizador de competencia territorial y se soporta dentro del marco legal que la creo a través de la Ordenanza 18 del 28 de Abril de 1926, mediante este acto se dio origen a la Entidad. La Dirección de Sistemas dentro de sus funciones tiene la de administrar, dirigir, controlar y evaluar programas y proyectos informáticos. Asistir al Contralor General de Boyacá en el desarrollo de sistemas, normas y procedimientos informáticos. Coordinar cualquier proceso de sistematización que se lleve a cabo al interior de la Contraloría General de Boyacá. Adelantar las gestiones necesarias que permitan a la Contraloria General de Boyacá, mantener y conservar su infraestructura computacional. Atender la ejecución y prestación eficiente de los servicios informáticos por conducto de las demás dependencias de la Contraloría General de Boyacá. Proponer, coordinar y evaluar estudios informáticos, en concordancia con las políticas administrativas. Apoyar a la Entidad en la toma de decisiones mediante la generación de información oportuna y verás. Velar por el aprovechamiento óptimo de los recursos de cómputo, la planificación, análisis, aplicación de estrategias, evaluación de resultados orientados a la actividad administrativa y control fiscal. La Contraloria General de Boyacá en su mejoramiento organizacional tienen como objetivo la implementación del proceso de Gestión Documental, permitiendo adoptar un conjunto de normas técnicas y prácticas que mejoraran la administración del flujo de documentos de todo tipo, su recuperación, además de determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, la depuración de información obsoleta y conservar de manera indefinida documentos que son esenciales para la operación de la entidad, además de generar nuevas tendencias en la utilización de cero papel y racionalización de recursos. Todo esto enmarcado dentro de una nueva cultura organizacional que dará un mejor desempeño y eficacia en la realización de los procesos de las diferentes dependencias que conforman la Entidad. Adicionalmente la tecnificación del proceso de ingreso y salida de los funcionarios, permitirá dar un

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mejor control de asistencia y cumplimiento de las actividades designadas. De otra parte es deber legal y constitucional de la administración dar cumplimiento a sus deberes y obligaciones, por tales razones se hace indispensable para la Contraloría General de Boyacá, adquirir dicho servicio que permitan el adecuado y oportuno cumplimiento de sus fines misionales. 3.

OBJETO CONTRATAR

A

El objeto de la contratación será la compra de un servidor, escáner, impresoras de etiquetas, lectores de código de barras, para la implementación del proyecto de Gestión Documental de la entidad. Compra de un reloj biométrico para tener un mejor registro y control de acceso a los funcionarios de la entidad. Compra de impresora de alto desempeño que de soporte a diferentes dependencias de la entidad, con el fin de mejorar los procesos internos y externos que deben cumplir con la impresión de documentos. Compra de equipos de comunicaciones, para la interconexión de la Oficina Principal de la Contraloria General de Boyacá, con la Sud dirección de bienes y servicios, ubicada en las antiguas instalaciones del Fondo Rotatorio.

4.

TIPO O NATURALEZA DEL CONTRATO

El oferente deberá proveer los equipos del objeto de la presente invitación en las instalaciones de la Contraloría General de Boyacá, con las respectivas pruebas de funcionamiento y puesta en marcha de los equipos. Se deberán establecer los procedimientos para la instalación y cubrimiento de garantías de los equipos durante y posteriores a la ejecución del contrato determinando la garantía de los equipos mínimo por 12 meses ymantenimientos preventivos cada 3 meses. Estos deberánser suministradosdirectamente por el proveedor, atendiendo solicitudes en máximo periodos de 24 horas, con el fin de aminorar las ausencias de servicio. En el caso que un mantenimiento correctivo requiera que la máquina sea retirada de la Entidad, se deberá hacer solicitud motivada y justificada a la Sub Dirección de Bienes y Servicios y a la Dirección Técnica y Operativa de Sistemas, o quien actué como supervisor del contrato (Anexo cuadro de especificaciones técnicas). Dadas las características del objeto contractual el contrato a celebrar es de compraventa, conforme con lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Ley 80 de 1993, y normas concordantes. Contraloría General de Boyacá

5.

LUGAR

DE

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EJECUCIÓN 6.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Cumplir con el objeto a contratar dentro del término y las condiciones que se acuerden,incorporando en el desarrollo de dicha labor y experiencia. Entregar los equipos y dispositivos periféricos, garantizando el buen funcionamiento y operatividad para la ejecución delcontrato.

7. OBLIGACIONES DE LA CONTRALORIA

8. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

9. FORMA DE PAGO

El oferente deberá entregar el cronograma demantenimientos preventivos de equipos objeto de la presente invitación en las instalaciones de la Contraloría General de Boyacá, realizando mínimo cuatro (04) mantenimientos para los equipos durante doce (12) meses posteriores a la entrega de los equipos.En caso de daño de un equipo que tenga garantía este deberá ser reemplazado por un equipo de las mismas características o superiores, desarrollandolos procedimientos técnicos necesarios y adecuados para el proceso, sin costo alguno para la Contraloria General de Boyacá. Desarrollar las pruebas de funcionamiento y puesta en marcha de los equipos. Cancelar al Contratista la suma estipulada. Suministrar en forma oportuna la información solicitada por el Contratista. Exigir al Contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el presente contrato y en los documentos que de él forman parte. Resolver las peticiones presentadas por el Contratista en los términos contemplados por la Ley CDP No. 00000478 de 16 de Septiembre de 2013, por un valor de DIEZ MILLONES DE PESOS QUINIENTOS MIL PESOS ($ 10’500.000) M/CTE La Contraloría General de Boyacá, cancelará CONTRAENTREGA al contratista, para locual este presentará la respectiva cuenta de cobro con los soportes y demás requisitos ydocumentación exigidos por la ley, para poder cancelar contratos de mínima cuantía estascuentas y soportes serán verificados por el supervisor del contrato, quien deberá dar elrecibido a satisfacción y por ende la liquidación y terminación del mismo. 

 10. PLAZO Y VIGENCIA

11. DESCRIPCIÓN DEL PERFIL OBJETIVO DEL

Certificación paz y salvo parafiscales. Acta de terminación y liquidación del contrato.

Las actividades a contratar se ejecutarán en un plazo máximo de ocho (8) días, contados a partir de laaceptación de la oferta, en las condiciones que se establecen en la invitación El proponente deberá ser una persona natural o jurídica con experiencia relacionada con el objeto a

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CONTRATISTA 12. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

contratar. Proceso de Contratación de Mínima Cuantía establecido en el artículo 3.5.1 del Decreto Ley 734 de 2012. De conformidad con lo estipulado en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011, el contrato se adjudicara al proponente que haya ofertado el precio más bajo siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Contraloría General de Boyacá, en caso contrario, se adjudicara al oferente que haya presentado el segundo menor precio siempre y cuando cumpla con los requisitos antes señalados y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado, de lograrse se repetirá el proceso de selección. Los requisitos habilitantes Jurídicos serán sometidos a las disposiciones de los artículos 6, 7 y 13 del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; a las disposiciones para la ejecución del objeto que se pretende realizar y a la Constitución Política, leyes, decretos y normas auxiliares del derecho; respecto de la experiencia, capacidad financiera de manera adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

13. EL ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

Dado que la entidad requiere satisfacer la compra de equipos para el proceso de Gestión Documental, compra de reloj biométrico y equipos de impresión y para efectos de estimar el presupuesto oficial indispensable para esto, se tuvo como referencia los siguientes aspectos: Estudio de mercado: para determinar el valor unitario de cada uno de los equipos, se realizó un estudio de mercado tomando en cuenta cotizaciones recibidas por personas naturales o jurídicas que desarrollan el objeto que nos ocupa, y del resultado del mismo se tomó el menor valor del conjunto de cotizaciones que la entidad está interesada en adquirir. Como resultado del estudio de mercado, el cual se anexa al presente documento y hace parte integral del mismo, la entidad estima el valor promedio del servicio en precio de DIEZ MILLONES DE PESOS ($ 10’500.000, oo) M/CTE. CDP No. 00000478 de 16 de Septiembre de 2013.

14. SOPORTES TÉCNICOS DEL VALOR ESTIMADO.

Especificaciones técnicas y características generales de equipos que satisfacen las necesidades de la

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CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ Dirección Técnica y Operativa de Sistemas Contraloria General de Boyacá. SOPORTES ECONÓMICOS DEL VALOR ESTIMADO 15. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN

Se anexo el Estudio de mercado.

Considerando el objeto señalado, la modalidad de selección para esta contratación es la Selección de mínima cuantía, teniendo en cuenta el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 en la cual se incorpora como nueva modalidad de selección, la contratación de “Mínima Cuantía”, como lo establece el Parágrafo 2° del Articulo 94 de la ley 1474 de 2011,se realizará exclusivamente con las reglas en ella contempladas y en su reglamentación, no pudiendo aplicarse reglas propias de las demás modalidades de selección. Para el caso que nos ocupa el proceso de selección, se regirá en lo pertinente por el régimen jurídico determinado en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y ley 1474 de 2011 y el Decreto 0734 de 2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y demás normas reglamentarias que la complementan y la adicionan y demás disposiciones que regulen la materia y lo establecido en la presente invitación. El Contralor General de Boyacá, se encuentra debidamente facultado para la suscripción del contrato.

16. ASIGNACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

17. GARANTÍAS.

Descripción Cambio en los precios de las cotizaciones por variaciones del mercado incumplimiento en la calidad y oportunidad, de los estipulado en el contrato Corrupción dentro del proceso de Contratación

Alto

Nivel Medio

Bajo

x

Contratista

Contratante

x

x

x

x

x

x

El Contratista se obliga a constituir dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato a favor de LA CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ, cualquiera de la siguientes garantías de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 3 del Decreto 4828 de 2008: Póliza de Seguros, Fiducia Mercantil de Garantía, Garantía Bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores, Depósito de dinero en garantía, que cubra los siguiente amparos:

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1. Amparo de cumplimiento: Que garantice el cumplimento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del presente contrato, el cual deberá tener un cubrimiento igual al término de duración del contrato y cinco meses más contados a partir de la fecha de su expedición; teniendo como suma asegurada el Diez (10%) por ciento del valor del contrato.

2. Amparo

de calidad delos equipos y periféricos: Que garantice la calidad en los equipos y cada una de las obligaciones derivadas del presente contrato, el cual deberá tener un cubrimiento igual al término de duración del contrato y doce (12) meses más contados a partir de la fecha de su expedición; teniendo como suma asegurada el Diez (10%) por ciento del valor del contrato.

18. LA INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO 19. DOCUMENTOS ADICIONALES

X

Se Anexa tabla con las características de los equipos y periféricos para ser suministrador y Cotizaciones del Estudio de Mercado

FIRMA DEL SOLICITANTE -FIRMADO EN ORIGINAL_WILMAR AUGUSTO REINA ACERO Director Técnico y Operativo de Sistemas

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CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ Dirección Técnica y Operativa de Sistemas ESPECIFICACIONES ESENCIALES CARACTERISTICAS DE EQUIPOS PARA ADQUIRIR

COMPRA, INSTALACION Y PRUEBA DE EQUIPOS DE COMPUTO, EQUIPOS DE COMUNICACIONES, ACCES POINT, PERIFERICOS (IMPRESORA DE ESTICKER, LECTOR DE CODIGO DE BARRAS,ESCANNER), EQUIPO DE IMPRESIÓN Y RELOJ BIOMETRICO PARA LA CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ

ITEM

EQUIPO

CARACTERISTICAS

VALOR UNITARIO

CANTIDAD

TOTAL

1

SERVIDOR

LFFIntel® Xeon® Quad-Core E3-1220v2 - 3.1GHz, 8MB L3 Cache, 4GB RAM, 1 Procesador, 2 Disco Duro de 1TB, DVD-RW, iLO Management Engine Standard, FormatoTorre, convertible a 4U para RACK mediante opcional que lo habilita, Procesador Intel® XeonTM Quad-Core E31220v2 de 3.1 GHz, 8MB Level 3 cache - 69 Watts, E3-1200 Series. Posee de fábrica 1 Procesador. Crecimiento soporta para un procesador (1 socket, hasta 4 cores) Chipset Intel C204. Familia de procesadores E3-1200v2 / Procesador de 69 Watts. Memoria RAM Estándar 4GB (1x4GB) UDIMM, Máximo 32 GB. Soporta sólo UDIMM.

$3,828,000

1

$3,828,000

SCANNER

Cama plana, alimentador automático de documentos (ADF) Resolución de escaneo, óptica Hasta 2400 ppp Profundidad en bits 48 bits Niveles de escala de grises Detección de alimentación múltiple No Adaptador de transparencias (TMA) de satélite; tres dispositivas de 35 mm o cuatro fotogramas negativos de 35 mm Velocidad de tareas • Foto en color de 10 x 15 cm en Microsoft Word: menos de 24 segundos • OCR de una página de texto completa en Microsoft Word: menos de 36 segundos • enviar fotos por correo electr.: menos de 18 segundos Tipos de medios admitidos Papel (banda, de inyección de tinta, fotográfico, común), sobres, etiquetas, tarjetas (índice, felicitación), objetos 3-D, diapositivas y negativos de 35 mm (utilizando el adaptador de materiales transparentes), estampados Peso de soporte, recomendado De 60 a 90 g/m² Formato del archivo de digitalización Windows: BMP, JPEG, TIFF, TIFF comprimido, PNG, PCX, Flashpix (FPX), PDF, PDF buscable, RTF, HTM, TXT; Macintosh: TIFF, PICT, JPEG, GIF, FlashPix, Texto plano, PDF, HTML, Texto enriquecido. Escaner 8 ppm - 4 ipm duplex - USB - Cama plana - ADF 50 Hojas - 2400 x 2400 ppp 256

$760,000

1

$760,000

LECTOR DE BARRAS

• Tamaño: 15,2 cm de alto x 6,3 cm de ancho x 8,4 cm de profundidad • Peso: 146 g • Voltaje y corriente: 5 voltios +/- 10% a 130 mA típica, 175 mA máx. • Fuentes de alimentación: Alimentación del anfitrión o suministro externo • Color: Colores blanco o negro para cajas registradoras • Características de rendimiento • Tipo de lector: Bidireccional • Fuente de luz: Diodo láser visible de 650 nm • Frecuencia del elemento 50 Hz • de lectura: • Velocidad de lectura: Típica de 100 lecturas por segundo • Distancia nominal De contacto a 43 cm en símbolos 100% UPC/EAN • de trabajo: • Contraste de impresión: Diferencia mínima reflejante de 20% • Rotación: • 1 • 1 +/- 30 grados • Ángulo vertical: • 2 • 2 +/- 65 grados • Ángulo horizontal: 3 • 3 +/- 60 grados • Capacidad de UPC/EAN, UPC/EAN con suplementos, UCC/EAN 128, • decodificación: Código 39, Código 39 ASCII completo, Código 39 TriOptic, • Código 128, Código 128 ASCII completo, Codabar, • Entrelazado 2 de 5, Discreto 2 de 5, Código 93, MSI, • Código 11, Variantes IATA, RSS, Chino 2 de 5 • Interfaces admitidas: RS232, interfaz de teclado (Keyboard Wedge), lápiz óptico • (Wand), IBM 468X/9X, USB, Synapse y Undecoded • Entorno del usuario • Temperatura de De 0° a 50°C • funcionamiento: • Temperatura de De -40 °C a 70 °C • almacenamiento: • Humedad: 5% a 95% de humedad relativa, sin condensación • Especificación de caídas: La unidad funciona sin anomalías tras varios impactos • sobre concreto desde 1,5 m • Efecto de la luz ambiental: No le afecta la exposición a las condiciones de • iluminación normales en fábricas y oficinas, ni tampoco la • exposición directa a la luz del sol • Descarga electrostática: Cumple los requisitos de descarga de aire de 15 kV y • descarga de contacto de 8 kV

$390,000

1

$390,000

$1,250,000

1

$1,250,000

$150,000

3

$450,000

Control de Acceso - Reloj Biometrico , Capacidad para 500 huellas, 30000 usuarios, 30000 registros que permita imprimir validaciones, que registro huella y clave en el mismo usuario, permitir cuatro estados.

$680,000

1

$680,000

Dispositivo wireless (Radios de conexión remota) para integrar a la Sede Central de la Contraloria General de Boyacá y el Fondo Rotatorio (Sub Dirección de bienes y Servicios) con servicio de Internet. Especificaciones Procesador Atheros MIPS 24KC, 400 Mhz memoria 32 MB SDRAM, 8 MB Flash Interfaz de red (2) 10/100 Puertos Ethernet Aprobaciones Inalambricas FCC PART 15.247, IC RS210, CE Frecuencia 5 GHz, Ganancia 16 DBi

$250,000

2

$500,000

$2,642,000

1

$2,642,000

2

3

4

IMPRESORA STIKER

5

ACCES POINT

6

CONTROL DE ACCESO

8

9

RADIO DE COMUNICACIONES

IMPRESORA

Métodos de impresión: Transferencia térmica o térmica directa Lenguaje de programación EPL y ZPL son estándar Construcción: Marco de doble pared Sustitución sin herramientas del cabezal de impresión y el rodillo OpenACCESS ™ para una fácil carga del material Cinta Rápido y fácil de cargar Auto-calibración de los medios de comunicación Triple conectividad: USB, paralelo, serial Especificaciones de la impresora Resolución Dpi/8dots a 203 mm; Dpi/12 300 puntos por mm (modelo GX430t) Memoria Access Point Wireless 2 Puertos Ethernet 10/100 Base-TX, 2 Antena OmniDireccional 2 dBi atornillada, Seguridad avanzada: WEP, WPA/WPA2, WPAPSK/AES, Filtro MAC, Múltiples modos de operación Bridge. Bridge con AP. Repetidor. Cliente WISP. Repetidor WISP reemplaza el DAP-1353

IMPRESORA FS 2100 DN Tecnología y Configuración Impresora con puerto de red, blanco y negro de Páginas por Minuto Carta: 42; Legal: 33, A4: 40 Tiempo de alentamiento 15 segundos o menos Tiempo de Salida de la Primera Impresión 9 segundos o menos Resolución Modo Fine 1,200 (1,200 X 1,200 dpi) Modo Fast 1,200 (1,800 x 600 dpi multibit), 600 x 600 dpi, 300 x 300 dpi Memoria Estándar de 256 MB expandible a 1,280 MB; Ranura para tarjeta SD estándar Disco Duro HD6 (32 GB) opcional Impresión Dúplex Dúplex estándar, 21 páginas tamaño carta por minuto Requisitos Eléctricos 120V, 60Hz, 8,3A; 220-240V, 50-60Hz, 4,4A Dimensiones / Peso 380mm de ancho x 416mm de profundidad x 285mm de alto / 13,49 kg. Consumo de Energía 2,108k Wh/semana (120V); 2,155k Wh/semana (220-240V); Ruido (ISO 7779 / ISO 9296) Impresión 53dB (A) Ciclo de Trabajo Mensual Máximo 150,000 páginas por mes Volumen mensual recomendado 4,000 páginas por mes Especificaciones del Controlador CPU / MHz Power PC 465 / 750 MHz Integrado PDL / Emulaciones PRESCRIBE, PCL6 (PCL5e/PCLXL, PCL5c),KPDL3, impresora en línea, Proprinter X24E de IBM, EPSON LQ850 Impresión Directa USB: TIFF, JPEG, XPS, PDF (versión 1.7) Fuentes 93 fuentes escalables para PCL/PostScript 93 fuentes para KPDL3, 8 fuentes para Windows Vista, 1 fuente Bitmap Códigos de Barras Unidimensional: 45, bidimensional: 1 (PDF417) Sistemas Operativos Compatibles del Cliente Certificada para Windows Vista® de 32/64bits de Microsoft® Windows XP® de 32/62 bits, Windows 7® de 32/64 bits de Microsoft®, Windows 8® de 32/64 bits de Microsoft®, Windows Server 2003 de 32/64 bits, Windows Server 2008 32/64 bits, Mac OS X v10.39, v10.4, v10.5; Linux Sistemas Operativos de Red Compatibles Microsoft Windows, Server 2003, XP, Vista, 2003 de 64 bits, XP de 64 bits, (para Microsoft IPv6 compatible con Windows 2003, XP y Vista)

TOTAL

$10,500,000

La compra igualmente incluye la instalación y pruebas de equipos de cómputo, equipos de comunicaciones y acces point además de la configuración del reloj biométrico con los parámetros establecidos por la Dirección Técnica y Operativa de Sistemas. Observaciones:  Se deben suministrar los equipos originales, no re manufacturados,ni armados, con licencias de software originales para uso corporativo, previa supervisión con la Dirección Técnica y Operativa de Sistemas, estos deberán tener garantía y soporte realizando mínimo cuatro (04) mantenimientos para los equipos durante doce (12) meses posteriores a la entrega de los equipos, dado por el contratista sin costo adicional para la Contraloría General de Boyacá.

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CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ Dirección Técnica y Operativa de Sistemas



Las visitas de mantenimiento deberán tener control de partes y en caso de tener que hacer reemplazos, estos deben ser de iguales o Superiores a las características originales del equipo instalado. Una vez realizado el cambio, las partes defectuosas deben ser entregadas en la Dirección de Sistemas de la Contraloría General de Boyacá, debidamente rotuladas y con la información del equipo al cual se le realizó el cambio o remplazo.



El oferente debe presentar en forma escrita una garantía que ofrece con respecto de la calidad del servicio o repuestos instalados, contada a partir de la fecha de entrega del mismo, la cual será mínimo de un (1) año, La garantía ofrecida debe ser por defectos de fabricación, obligándose a cambiar cualquier elemento que presente deficiencias o reemplazar totalmente el bien sin costo adicional para la Contraloría General de Boyacá.



El oferente deberá comprometerse a cumplir con las especificaciones técnicas (Anexando fichas técnicas de los productos ofertados) dentro de su oferta, con una carta debidamente suscrita por el representante legal o proponente, para con la entidad contratante en este caso la Contraloría General de Boyacá, donde enuncie y se comprometa a cumplir integralmente con las especificaciones técnicas establecidas por la Entidad.



El contratista debe correr con todos los gastos de transporte y otros que se llegasen a presentar durante la ejecución del servicio.

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