CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CENTRO DE PROFESIONALIZACIÓN GUBERNAMENTAL –CEPROG-

1

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional ÍNDICE Página

Objetivo………………………………………………………………………….. Marco Legal…………………………………………………………………….. Red de Proceso………………………………………………………………… Procedimiento Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones…. Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Ejecución del Programa Calendarizado……..……… Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Ejecución del Programa Calendarizado………………. Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Desarrollo del Evento...…………………………………… Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Planificación de Capacitación Interna y Externa…. Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Externa…………………………………………………………………………. Diagrama de Flujo…………………………………………….................... Procedimiento Elaboración del Plan Mensual de Capacitación (Análisis de Detención)……………………………………………………… Diagrama de Flujo…………….……………………………………………… Procedimiento Solicitud de salón de Capacitación en zona 13, refacción, mobiliario y equipo ……………………………………………... Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo…………………………………………………….……….. Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Solicitud de Refacción para las Capacitaciones...….. Diagrama de Flujo……………………………………………………………..

1 2 3 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 18 19 20 21 22 23 24 25 27

2

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional ÍNDICE Página

Procedimiento Colocación de Material en los Estantes………………. Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Control de Publicaciones que conforman la Hemeroteca……………………………………………………………………... Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Ingreso de Material Bibliográfico (libro de inventario interno por compra, canje o donación)…………………………………… Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Preparación Física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta, catálogo)……………………………………………….. Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Préstamo de Libros………………………………………… Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Registro de Inventario y Sellado Bibliográfico……….. Diagrama de Flujo…………………………………………….................... Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por compra)…. Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por donación)… Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por canje)……… Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. Simbología Básica para la Descripción de los Procedimientos Administrativos………………………………………………………………..

28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

3

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

OBJETIVO Las normas y procedimientos del Centro de Profesionalización Gubernamental en su abreviatura –CEPROG- , tienen como objetivo dar a conocer la forma en que se brindan las capacitaciones gubernamentales al personal interno y personal externo, es decir de instituciones del sector publico que manejen recursos del estado, en el procedimiento y aplicación de la fiscalización gubernamental que lleva a cabo la Contraloría General de Cuentas y así lograr la total transparencia en el manejo de los bienes y recursos del Estado.

1

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional MARCO LEGAL Según el artículo 32 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, el Centro de Profesionalización Gubernamental – CEPROG-, es la Dependencia encargada de brindar capacitación profesional en control gubernamental al personal de la Contraloría y de las instituciones del sector público que laboren en el área cuyas funciones tengan incidencia en el manejo de Recursos Públicos.

2

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional RED DE PROCESOS

DEPENDENCIA

PROCESO

PROCEDIMIENTOS Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones

Ejecución del Programa Calendarizado

Ejecución del Programa Calendarizado

Dirección de Apoyo Institucional Desarrollo del Evento

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Brindar Capacitación Profesional en Control Gubernamental

Planificación de Capacitación Interna y Externa

Recepción de Solicitud de Capacitación Internas y Externas

Elaboración del Plan Mensual de Capacitación (Análisis de Detención)

Solicitud de Salón de Capacitación en zona 13 refacción, mobiliario y equipo

Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo

Solicitud de Refacción para las Capacitaciones

3

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

DEPENDENCIA

PROCESO

PROCEDIMIENTOS

Colocación de Material en los Estantes

Control de Publicaciones que conforman la Hemeroteca

Ingreso de Material Bibliográfico (libro de inventario interno por compra, canje o donación)

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Biblioteca

Preparación Física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta, catalogo)

Consulta, Préstamo y Reproducción de Libros

Préstamo de libros

Registro de Inventario y Sellado Bibliográfico

Solicitud y Adquisición de Material (por compra)

Solicitud y Adquisición de Material (por donación)

Solicitud y Adquisición de Material (por canje)

4

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGProcedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2 3 4

Actividad

Responsable

Unidad Administrativa

Calendariza los temas a impartir Enumera y lista las Instituciones y posibles capacitaciones Elabora programas de capacitaciones internas y externas Verifica que no se traslapen las capacitaciones tanto internas como externas

5

Calendariza capacitaciones

6

Distribuye la calendarización de capacitaciones a todo el personal

7

Fin del Procedimiento

Jefe

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

5

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental- CEPROG Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones Jefe de CEPROG

inicio

Calendariza los temas a impartir

Enumera y lista las instituciones y posibles capacitaciones

Elabora programas de capacitaciones internas y externas

Verifica que no se traslapen las capacitaciones

Calendariza capacitaciones

Distribuye la calendarizaciòn a todo el personal

Fin

6

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGProcedimiento: Ejecución del Programa Calendarizado Hoja 1 de 2 (Coordinador Interno y Externo) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1

Recibe la calendarización de las capacitaciones programadas

2

Recibe los nombramientos

3

Recibe y traslada los nombramientos debidamente firmados por el Jefe al Director y Sub-Contralor que corresponda

4

Recibe los nombramientos

5

Revisa, firma y sella los nombramientos

6

Traslada los nombramientos debidamente firmados

7 8 9 10 11 12

Recibe los nombramientos oficializados

Coordinador de Capacitaciones Internas Jefe Asistente Administrativo

Director

Sub-contralor

Revisa, firma y sella los nombramientos Traslada los nombramientos debidamente firmados Recibe los nombramientos debidamente oficializados Elabora cartas de compromiso para las Coordinador de capacitaciones y docentes Docencia Traslada las cartas de compromiso para el Visto Bueno del Jefe

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Dirección de Apoyo Institucional

Subcontraloría de Probidad Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

7

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento , Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental-CEPROGProcedimiento: Ejecución del Programa Calendarizado Hoja 2 de 2 (Coordinador Interno y Externo) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 13 14 15

Recibe las cartas de compromiso Revisa, firma y sella las cartas de compromiso debidamente firmadas por el capacitador Traslada las cartas de compromiso debidamente firmados

16

Recibe las cartas debidamente firmadas por el Jefe

17

Reproduce una copia de los nombramientos

18 19 20 21

22 23 24 25 26 27

Jefe

Coordinador de Docencia

Entrega original y copia del nombramiento y carta de compromiso al capacitador Recibe original y copia del nombramiento y la carta de compromiso Capacitador Firma y sella original, copia del nombramiento y carta de compromiso Devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso debidamente firmada Recibe y devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso Coordinador de debidamente firmada por el Docencia capacitador Elabora listado de participantes a la Asistente capacitación Logístico y Técnico Elabora hojas de evaluación Hace recordatorio vía telefónica al Coordinador de capacitador, dos días antes de la Docencia capacitación Desarrolla el evento Capacitador Fin del Procedimiento

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

8

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de profesionalización Gubernamental -CEPROGNombre del Procedimiento: Ejecución del Programa calendarizado (Coordinador Interno y Externo) Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Dirección de Apoyo Institucional

Subcontraloría de Probidad

Inicio

Coordinador Interno recibe la calendarización de las capacitaciones programadas

Coordinador de Docencia reproduce una copia de los nombramientos

Jefe recibe los nombramientos

Coordinador de Docencia entrega original y copia del nombramiento y carta de compromiso a los capacitadores

A

Asistente Administrativo recibe y traslada los nombramientos firmados al Director

Capacitador recibe original y copia del nombramiento y la carta de compromiso

B

Coordinador de Docencia recibe los nombramientos oficializados

Capacitador firma y sella original, copia del nombramiento y la carta de compromiso

Coordinador elabora cartas de compromiso para las capacitaciones y docentes

Capacitador devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso

Coordinador de Docencia traslada las cartas de compromiso para Vo.Bo.

Coordinador de Docencia recibe y devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso debidamente firmada por el capacitador

Jefe recibe las cartas de compromiso

Asistente Logístico y Técnico elabora listado de participantes a la Capacitación

Jefe revisa, firma y sella las cartas de compromiso debidamente firmadas por el capacitador

Asistente Logístico y Técnico elabora hoja de evaluación

Jefe traslada las cartas de compromiso debidamente firmadas

Coordinador de Docencia Hace recordatorio vía telefónica al capacitador, dos días antes de la capacitación

Coordinador de Docencia recibe las cartas debidamente firmadas por el Jefe

Capacitador desarrolla el evento

A

Director recibe los nombramientos

Director revisa, firma y sella los nombramientos

Director traslada los nombramientos debidamente firmados

Subcontralor recibe los nombramientos para su oficialización

Subcontralor revisa, firma y sella los nombramientos

B

Subcontralor traslada los nombramientos oficializados

Fin

9

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Ejecución Programa Calendarizado

Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2 3 4

Actividad

Responsable

Unidad Administrativa

Recibe la calendarización de las capacitaciones programadas

Coordinador de Eventos de Elabora oficio de solicitud de salón para Capacitación la capacitación Interna Solicita material didáctico al capacitador para reproducirlo Entrega material didáctico al encargado de reproducirlo

5

Recibe el material didáctico para su reproducción

6

Reproduce material didáctico

7

Fin del Procedimiento

Docente

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Asistente Administrativa y Logística

10

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGNombre del Procedimiento: Ejecución Programa Calendarizado Coordinador de Eventos de Capacitación Interna

Docente

Página 1/1

Asistente Administrativa y Logística

Inicio

Recibe la calendarización de las Capacitaciones programadas

Elabora oficio de solicitud de salón

Solicita material didáctico al capacitador para reproducirlo

Entrega material Didáctico al encargado de reproducirlo

Recibe el material didáctico para su reproducción

Reproduce material didáctico

Fin

11

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental-CEPROGProcedimiento: Desarrollo del Evento

Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2 3 4

Actividad

Registra y verifica a los participantes Asistente en el listado de asistencia Administrativa y Distribuye el material didáctico a los Logística participantes Presenta a los participantes al docente Jefe que impartirá la capacitación Imparte el tema y aclara dudas a los Docente participantes

5

Distribuye las boletas de evaluación

6

Evalúa el tema expuesto

7

Traslada las boletas de evaluación al Asistente

8

Recibe las boletas de evaluación y los listados de los participantes

9

Traslada las boletas de evaluación al Coordinador de Profesionalización

10

Responsable

Unidad Administrativa

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Asistente Administrativa y Logística

Participante

Asistente Administrativa y Logística

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Fin del Procedimiento

12

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGNombre del Procedimiento: Desarrollo del Evento Asistente Administrativa y Logística

Jefe

Docente

Presenta a los participantes al docente que impartirá la capacitación

Imparte el tema y aclara dudas a los participantes

Página

1/1

Participantes

inicio

Registra y verifica a los participantes en el listado de asistencia

Distribuye el material didáctico a los participantes

Distribuye boleta de evaluación

Evalúa el tema expuesto

Recibe boletas de evaluación y los listados de participantes

Traslada boletas de evaluación

Traslada las boletas de evaluación al Coordinador de Profesionalización

Fin

13

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Planificación de Capacitación Interna y Externa Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1

2

3 4 5 6 7 8

Actividad Recibe solicitud de capacitación Verifica si la capacitación se encuentra programada SI: sigue paso 3 NO: sigue paso 5 Coordina con el solicitante el lugar, hora y fecha de la capacitación Si no hay acuerdo con el solicitante se rechaza la solicitud, o se calendariza para otra fecha Calendariza el lugar, hora y fecha de la capacitación Confirma al solicitante la capacitación Incluye la capacitación dentro del plan mensual

Responsable

Unidad Administrativa

Asistente Administrativo

Jefe

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-

Fin del Procedimiento

14

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGNombre del Procedimiento: Planificación de Capacitación Interna y Externa Asistente Administrativo

Jefe

inicio

Recibe solicitud de capacitación Capacitación está Programada?

A

No

Si

Calendariza el lugar, hora y fecha de la capacitación

Coordina con el solicitante el lugar, hora y fecha

Sino hay acuerdo con el solicitante se rechaza la solicitud o se calendariza otra fecha

A

Confirma al solicitante la capacitación

Incluye la capacitación dentro del plan mensual

Fin

15

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Hoja 1 de 2 Externa Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1 2 3 4

Entrega original y copia de la solicitud de Interesado capacitación al Asistente Administrativo Recibe original y copia de la solicitud de capacitación Firma y sella de recibido original y copia de la solicitud Asistente Devuelve copia de la solicitud al Administrativo interesado debidamente sellada y firmada de recibido

5

Traslada al Jefe para su conocimiento

6

Recibe la solicitud de capacitación

7 8 9 10 11 12 13

Revisa y analiza si procede o no la capacitación Si: procede paso 8 No: procede paso 15 Solicita aprobación de la Dirección de Apoyo Institucional Traslada la solicitud al Asistente Administrativo Recibe la solicitud debidamente aprobada o rechazada Aprobada la solicitud la traslada para aprobación de la Dirección de Apoyo Institucional Recibe solicitud de autorización para capacitación Revisa, analiza, margina de aprobado o rechazado y traslada

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Jefe

Asistente Administrativo

Director

Dirección de Apoyo Institucional

16

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional. Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Hoja 2 de 2 Externa Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 14 15 16

Recibe la solicitud marginada de la Dirección de Apoyo Institucional Rechazada la solicitud elabora oficio al interesado indicando el motivo del Asistente rechazo Administrativo Aprobada la solicitud elabora oficio para la Institución que solicito la capacitación

17

Traslada oficio para revisión y firma al Jefe

18

Recibe, revisa, firma y sella el oficio

19

Traslada el oficio firmado al Asistente Administrativo

20

Recibe y traslada el oficio al solicitante

21

Fin del Procedimiento

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Jefe Asistente Administrativo

17

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGNombre del Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Externa Asistente Administrativo

Interesado

Inicio

Recibe original y copia de la solicitud de capacitación

Entrega original y copia de la solicitud de capacitación

Firma y sella de recibido la solicitud de capacitación

Director DAI

Jefe

Devuelve copia al itneresado

Traslada al Jefe para su conocimiemto

A

Recibe solicitud aprobada o rechazada

B

Aprobada la solicitud la traslada a la DAI

C

Recibe la solicitud de capacitación

Procede la Capacitación ?

No

Si

Se margina la solicitud

Solicita aprobación de la DAI

Recibe solicitud marginada de la DAI

Rechazada la solicitud elabora oficio indicando el rechazo

A

Traslada la solicitud a la Asistente Administrativo

Aprobada la solicitud elabora oficio para la Institución

Traslada oficios para revisión y firma del Jefe

Recibe, revisa, firma y sella el oficio

Recibe y traslada el oficio al solicitante

Traslada el oficio firmado

B

Recibe solicitud de autorización

C

Margina de aprobado o rechazado

Fin

18

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitación Hoja 1 de 1 (Análisis de Detección) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1 2 3 4 5

Clasifica y enumera los posibles temas de capacitación Calendariza e imprime los temas a impartir Enumera las Instituciones y temas de capacitación Coordina la capacitación con la Dependencia que la solicita

Jefe

Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Fin del Procedimiento

19

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGNombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitación (Análisis de Detección) Jefe -CEPROG-

Inicio

Clasifica y enumera los posibles temas de capacitación

Calendariza e imprime los temas a impartir

Enumera las Instituciones y temas de capacitación

Coordina la capacitación con la Dependencia que la solicita

Fin

20

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Solicitud de Salón de Capacitación en zona Hoja 1 de 1 13, refacción, mobiliario y equipo Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa

1

2 3 4 5 6 7 8 9 10

Elabora oficio solicitando el salón, refacción, mobiliario y equipo, indicando el número de participantes, fecha y hora del evento Traslada el oficio al Jefe para su visto bueno Recibe, revisa, firma y sella el oficio Traslada oficio debidamente sellado y firmado Recibe oficio y lo traslada al Director DAI Recibe oficio firma y sella de Visto Bueno Traslada oficio al Director Administrativo y Financiero Recibe, analiza y autoriza la solicitud de - CEPROGGira instrucciones para que se acomode el mobiliario y equipo en el salón asignado

Asistente Administrativo

Jefe

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-

Asistente Administrativo

Director

Director DAF

Dirección de Apoyo Institucional

Dirección Administrativo Y Financiero

Fin del Procedimiento

21

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas

Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental-CEPROGNombre del Procedimiento: Solicitud de salón de Capacitación en zona13 , refacción, mobiliario y equipo Centro de Profesionalización Gubernamental

Dirección de Apoyo Institucional

Dirección Administrativa y Financiera

inicio

Asistente elabora oficio solicitando el salón, refacción mobiliario y equipo

Asistente Administrativo traslada oficio al Jefe para Vo.Bo.

Jefe recibe, revisa, firma y sella oficio

Asistente Recibe oficio y lo traslada al Director DAI

Jefe traslada oficio debidamente sellado y firmado

Director DAI Recibe oficio, firma y sella de Vo.Bo.

Director traslada oficio a la Dirección Financiera

Director Recibe, analiza y autoriza la solicitud del CEPROG

Gira instrucciones para que se acomode con Mobiliario y equipo

Fin

22

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Actividad

Responsable

Elabora oficio de invitación para impartir la capacitación Coordinador de Profesionalización Traslada el oficio al Jefe para visto bueno Recibe, revisa, firma y sella el oficio Jefe Traslada el oficio firmado y sellado Recibe, reproduce una copia del oficio Coordinador de Profesionalización Traslada original y copia al capacitador

Hoja 1 de 1

Unidad Administrativa

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-

Recibe original y copia del oficio Firma y sella de recibido el original y la copia del oficio Devuelve copia firmada y sellada Recibe la copia firmada y sellada por el capacitador

Capacitador

Coordinador de Profesionalización

Fin del Procedimiento

23

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGNombre del Procedimiento: Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo Coordinador de Profesionalización

Jefe

Capacitador

Inicio

Elabora oficio de invitación para impartir la Capacitación

Traslada el oficio al Jefe para Visto Bueno

Recibe, reproduce una copia del oficio

Traslada original y copia al capacitador

Recibe, revisa, firma y sella el oficio

Traslada el oficio firmado y sellado

Recibe original y copia del oficio

Firma y sella de recibido el original y la copia del oficio

Recibe la copia firmada y sellada por el capacitador

Devuelve copia firmada y sellada

Fin

24

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones

Hoja 1 de 2

Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso

Actividad

Responsable

1

Elabora oficio requiriendo refacción para los participantes y docentes de las capacitaciones calendarizadas, indicando número de participantes lugar, fecha y hora

Asistente Administrativo

2 3 4 5 6 7 8 9

Traslada oficio para firma Recibe, revisa, firma y sella el oficio Traslada oficio debidamente firmado sellado Recibe oficio firma y sella de Visto Bueno Traslada oficio al Jefe de Departamento de Compras Recibe , firma y sella de recibido el oficio requiriendo las refacciones Autoriza la refacción solicitada Traslada oficio a la Dirección Administrativa y Financiera para Vo.Bo.

Unidad Administrativa

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-

Jefe

Director

Jefe

Dirección de Apoyo Institucional

Departamento Compras

25

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGProcedimiento: Solicitud de Refacción para las Hoja 2 de 2 Capacitaciones Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 10 11

12 13 14 15 16 17 18

Recibe el oficio firmado y sellado por el Jefe de Compras Da Visto Bueno a la solicitud de refacciones Devuelve el oficio autorizado al Departamento de Compras Recibe el oficio firmado y sellado Compra los suministros y los envía al Almacén Hace la solicitud de Almacén Recibe los suministros solicitados para la refacción Traslada los suministros al área de capacitación

Director

Dirección Administrativa y Financiera

Jefe

Departamento de Compras

Asistente Administrativo

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-

Fin de Procedimiento

26

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas

Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROGNombre del Procedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-

Dirección de Apoyo Institucional

Departamento de Compras

Dirección Administrativa y Financiera

inicio

Asistente Administrativo Elabora oficio requiriendo refacción para los participantes

Asistente Administrativo Traslada oficio para firma

Jefe recibe, revisa firma y sella el oficio

Jefe traslada oficio firmado

Director Recibe, oficio firma y sella de Vo.Bo.

Director Traslada oficio al Jefe de Departamento de Compras

Jefe recibe, firma y sella de recibido el oficio requiriendo las refacciones

Jefe autoriza la refacción solicitada

Jefe traslada oficio a la Dirección Administrativa y financiera para Vo.Bo.

Director recibe oficio firmado y sellado por el Jefe de compras

Director da Visto Bueno a la solicitud de refacciones Asistente Administrativo hace la solicitud de Almacén Jefe recibe el oficio firmado y sellado. Asistente Administrativo recibe los suministros para la refacción

Director devuelve oficio autorizado al Departamento de compras

Jefe compra los suministros y los envía al Almacén

Asistente Administrativo traslada los suministros al área de capacitación

Fin

27

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Colocación del Material en los estantes

Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2 3 4 5

Actividad

Responsable

Prepara el material para ser colocado en su respectivo anaquel Ordena en forma ascendente y de izquierda a derecha, tomando en cuenta la materia de que se trate Encargado de Retira de los anaqueles el material que Biblioteca esta deteriorado o fuera de uso Intercala el nuevo material con el que ya se encuentra colocado en los estantes, conservando el orden de los números

Unidad Administrativa

Biblioteca

Fin del Procedimiento

28

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del Procedimiento: Colocación del Material en los estantes

Página 1/1

Encargada de Biblioteca

Inicio

Prepara material para ser colocado

Ordena en forma ascendente e izquierda y derecha

Retira de los anaqueles material Deteriorado

Intercalar el nuevo Material

Fin

29

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Control de Publicaciones que conforman Hemeroteca Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Actividad

Responsable

Adquiere los ejemplares de los periódicos por medio de suscripción, compra o donación. En caso de suscripción debe renovarla antes de vencer. Anota e identifica en una tarjeta de kardex los datos de cada ejemplar que recibe Recibe diaria o semanalmente los ejemplares Identifica cada ejemplar colocando el sello en la portada Anota el número del ejemplar en la tarjeta de registro correspondiente Revisa si es el número que correlativamente corresponde Encargada de Biblioteca Reclama a donde corresponde, si hay algún faltante, en caso de suscripción el o los ejemplares correspondientes Coloca en la vitrina el ejemplar recibido y lo cambia cuando recibe el nuevo Ordena los fascículos que ingresan en el anaquel correspondiente en forma alfabética y cronológica Clasifica el material que debe encuadernarse y empastarse, Verifica que existan los recursos económicos para la empastada y encuadernación de los ejemplares por mes o por año

la

Hoja 1 de 1

Unidad Administrativa

Biblioteca

Fin del Procedimiento

30

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia :Biblioteca Nombre de procedimiento: Control de Publicaciones que conforman la Hemeroteca

Página 1/1

Encargado de Biblioteca

Inicio

Adquiere los ejemplares de los peridicos

Anota e identifica en una tarjeta de Kardex

Recibe diario o semanalmente los ejemplares

Anota el número del ejemplar en la tarjeta de registro correspondiente

Coloca en la vitrina el ejemplar deteriorado y lo cambia cuando recibe el nuevo

Ordena los fascículos que ingresan en el Anaquel

Clasifica el material que debe encuadernarse y empastarse,

Revisa si es el número que correlativamente corresponde

Reclama si hay algún faltante, en caso de suscripción o ejemplares

Verifica recursos económicos para empastar y encuadernar por mes o año.

Fin

31

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Departamento, Sección : Biblioteca Procedimiento: Ingreso del material Bibliográfico (libros de Inventario Interno por Compra, Canje, Donación) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso

1

2

3

4

Actividad

Responsable

Si los libros se adquieren por compra, se revisa para confirmar que se recibe lo solicitado, si está completo y si se encuentra en buenas condiciones lo pedido Cuando el material que recibe es por canje se verifica los listados de la bibliografía que se envía y se recibe Si el material bibliográfico que se recibe es por Donación, este debe ingresar en forma gratuita a la biblioteca. Envía nota de agradecimiento al donante

Encargada de Biblioteca

Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa

Biblioteca

Fin del Procedimiento

32

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas página 1/1 Nombre de la Dependencia :Biblioteca Nombre de procedimiento: Ingreso del Material Bibliográfico ( libro de inventario Interno por Compra, Canje , Donación)

Encargada de Biblioteca

Inicio

Si los libros se adquieren por compra, se revisa Para confirmar lo solicitado

Cuando el material que recibe es por canje se verifican los listados de la bibliografía

Si es bibliográfico que se recibe es por Donación, este debe ingresar en forma gratuita

Fin

33

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Departamento, Sección : Biblioteca Procedimiento: Preparación física del Material Bibliográfico (Marbete, Etiqueta, Catálogo) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso

1

2

3

4 5

Actividad

Responsable

Rotula los marbetes para identificar la signatura topográfica del documento colocándolo en el lomo, a una distancia de tres pulgadas del vértice posterior Utiliza etiqueta para uso de sobres y tarjetas de control de préstamo. Este se adiciona en la parte interior de la caratula posterior y contiene datos como identificadores ,del documento; donde el usuario anotara Encargada de su nombre e indicará posteriormente Biblioteca la devolución para que el usuario tenga la fecha presente Revisa que el documento esté sellado en las hojas que se señalaron y si el documento tiene suficiente paginas o hojas se le adiciona otro sello Ordena los catálogos de autor, titulo y materia se ordenan alfabéticamente para su fácil recuperación por parte del usuario

Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa

Biblioteca

Fin del Procedimiento

34

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del procedimiento: Preparación física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta, catalogo) Encargado de Biblioteca

Inicio

Rotula marbete para identificar

Utiliza etiqueta para uso de sobres y tarjeta de control

Revisa el documento que esté sellado en las hojas

Ordena los caalogos por autor, titulo y materia

Fin

35

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Préstamo de Libros

Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso

1

2

3 4 5

Actividad Realiza préstamo del material o libro requerido por las autoridades o trabajadores de la Contraloría, que estén bajo los renglones presupuestarios 011, 021,031 y 029 Registra en la tarjeta correspondiente los datos personales, como del material prestado, incluyendo la fecha en que vence el préstamo Marca en la hoja última del documento o libro prestado la fecha de entrega y la fecha de devolución Archiva la tarjeta clasificándola en orden alfabético según el nombre del usuario, para un mejor control

Responsable

Unidad Administrativa

Encargada de Biblioteca

Usuario CGC

Biblioteca

Encargada de Biblioteca

Fin del Procedimiento

36

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución :Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del procedimiento: Préstamo de Libros

Encargada de Biblioteca

página 1/1

Usuario CGC

Inicio

Realiza préstamo del material o libro requerido por las autoridades

Registra en la tarjeta correspondiente los datos personales

Marca en la hoja última del documento o libro prestado la fecha de devolución

Archiva la tarjeta clasificando a en orden alfabético

Fin

37

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Registro de Inventario y Sellado Bibliográfico Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2

3

4

5

6 7

Actividad

Responsable

Registra el material bibliográfico en el catálogo de inventario Asigna número correlativo a cada tomo de publicaciones Registra los datos bibliográfico siendo el siguiente: 1)Número de inventario; 2) Ubicación física; 3) Fecha de ingreso del libro; 4)Nombre del autor; 5) Título del libro; 6) Edición; 7) Editorial 8) Procedencia Encargado de Escribe en la página de portada de cada Biblioteca uno de los volúmenes cerca de los límites de la encuadernación los datos de inventario, fecha y costo. Asigna en el catálogo de inventario, un número correlativo, fecha de ingreso y precio Identifica con el sello de biblioteca los materiales bibliográficos, el cual se coloca en la página de portada, los lomos y la página clave

Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa

Biblioteca

Fin del Procedimiento

38

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del procedimiento: Registro de Inventario y sellado Bibliográfico

Página 1/1

Encargado de Biblioteca Inicio

Registra el material bibliografico

Asigna numero correltivo

Registra los datos bibliográfico

Escribe en la pagina de portada de cada uno de los volumenes

Asigna en el catálogo de inventario un número correlativo

Identifica con el sello de biblioteca los materiales bibliográficos

Fin

39

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por compra)

Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2 3 4 5 6

Actividad Requiere el material necesario para la biblioteca Selecciona los libros de su interés y requiere la aprobación del Jefe de CEPROG para su adquisición Solicita una proforma del material seleccionado Elabora formulario de solicitud del gasto y lo envía a CEPROG para firma y visto bueno del Jefe Recibe y traslada solicitud del gasto al Jefe de CEPROG para firma y visto bueno

Responsable

Unidad Administrativa

Encargado de Biblioteca

Biblioteca

Asistente Administrativo

Recibe, revisa, firma y sella el formulario Jefe

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16

Traslada a asistente administrativo Traslada solicitud a la Dirección de Apoyo Institucional Recibe solicitud del Gasto, la traslada al Director de Apoyo Institucional Revisa y aprueba firmando y sellando la solicitud del gasto Recibe solicitud firmada y sellada y la traslada Dirección General Administrativa y Financiera Recibe solicitud del gasto firmada Recibe solicitud y aprueba o rechaza la compra Da seguimiento al proceso de compra ante la Dirección Financiera para la adquisición del material ya sea a nivel nacional o extranjero Comprado el material, verifica que se encuentre en buenas condiciones

Asistente Administrativa

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-

Asistente Administrativo Director

Dirección de Apoyo Institucional

Asistente Administrativo Asistente Administrativo Director

Encargado de Biblioteca

Dirección General Administrativa y Financiera

Biblioteca

Fin del Procedimiento

40

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del Procedimiento: Solicitud y Adquisición de material (por compra)

Biblioteca

CEPROG

Dirección de Apoyo Institucional

Página 1/1

Dirección General Administrativa y Financiera

Inicio

Encargado requiere el material necesario para biblioteca

Encargado selecciona los libros de su interés y requiere la aprobación del Jefe CEPROG

Encargado solicita una proforma del material seleccionado

Encargado elabora formulario de solicitud del gasto

Asistente Administrativo Recibe y traslada solicitud del gasto al Jefe CEPROG

Jefe recibe, revisa firma y sella el formulario

Jefe traslada a asistente Administrativo

AsistenteAdministrativo traslada solicitud a la DAI

Encargada da seguimiento al proceso de compra ante la Dirección General Administrativa y Financiera para la adquisición

Encargada Comprado el material, verifica que se encuentre en buenas condiciones

Asistente Administrativo recibe solicitud del Gasto

Director revisa y aprueba firmando y sellando la solicitud del gasto

Asistente Administrativo recibe solicitud firmada y sellada y la traslada del Dirección General Administrativa y Financiera

Asistente recibe solicitud del gasto firmada

Director recibe solicitud y aprueba o rechaza la Compra

Fin

41

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Dependencia, Sección: Biblioteca Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por donación)

Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso 1 2 3 4 5 6 7 8

Actividad Adquiere material bibliográfico o publicaciones periódicas de las Instituciones en forma gratuita a la biblioteca Selecciona el material que se ha recibido en calidad de donación Verifica la documentación para ser ingresado al fondo bibliográfico de la biblioteca Selecciona lo que va a ser de utilidad para la biblioteca Recibe material que puede servir en canje o, para donar a otras Instituciones que lo requieran Envía nota de agradecimiento a entidad que envió la donación Adjunta lisado de lo recibido en la nota de agradecimiento

Responsable

Unidad Administrativa

Biblioteca Encargado de Biblioteca

Fin del Procedimiento

42

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del Procedimiento: Solicitud y Adquisición de material (por donación)

Página 1/1

Encargado de Biblioteca

Inicio

Adquiere material bibliográfico o publicaciones periódicas

Selecciona el material que se ha recibido en calidad de donación

Verifica la documentación para ser ingresado al fondo bibliográfico de la biblioteca

Selecciona lo que va a ser de utilidad para la biblioteca

Recibe material que puede servir en canje o para donar a otras Instituciones que lo quieran

Envía nota de agradecimiento a entidad que envío la donación

Adjunta listado de lo recibido en la nota de agradecimiento

Fin

43

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROGUnidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por canje) Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Adquiere por canje material bibliográfico de la biblioteca sin mayor costo presupuestal Intercambia información entre Instituciones y efectúa envió de listados de obras que una Institución ofrece a otra Recibe los listados de cada una de las Instituciones que le envían para canje Verifica entre los responsables y hacer la selección de material y escoger los Títulos afines a la Biblioteca Recibe en calidad de canje el material bibliográfico de algunas instituciones. Encargado de Biblioteca Atiende las solicitudes en el orden que se reciben

Biblioteca

Recibe material con este servicio Envía listados de documentos que ofrece la Institución Informa si representa algún gasto de envió o tramite aduanal Confronta los listados enviados por la bibliotecaria con lo recibido de otro lugar Agradece al donante, el material que se incluye en el fondo bibliotecaria Fin del Procedimiento

44

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional Diagrama de Flujo Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del Procedimiento: Solicitud y adquisición de material ( por canje)

Página 1/1

Encargado de Biblioteca

inicio

Adquiere por canje El material bibliográfico

Intercambia información entre Instituciones

Recibe los listados de cada Institución

Verifica y selecciona el material

Recibe en calidad de canje al material

Atiende las solicitudes en orden

Envía listados de documentos

Informa si representa algún gasto

Confronta los listados enviados

Agradece al donante el material que se incluyo

Fin

45

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS

Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

Archivo Permanente: Indica que se guarde un documento en forma permanente.

Archivo Temporal: Indica que se guarde un documento en forma temporal.

46

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Dirección de Apoyo Institucional

Proceso Predefinido: Hace referencia a otro procedimiento preestablecido.

Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector: Representa una conexión o enlace del diagrama de flujo dentro de la misma página.

Transporte o Desplazamiento: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro.

Conector Dinámico: Establece automática la ruta entre las formas.

de

forma

Conector de Línea: Conecta los procesos en el diagrama, mediante líneas rectas.

47