&flema da ALAncrie Gabomamental (SAG/

Cueralcma General Ccentas

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍA REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAPDEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012

GUATEMALA, MAYO DE 2013

1

Consolidado a E nidades nescen✓alzadas y Aulónornee inlOnne de Audtona a la U0uda0C4 del Prosupues:o General de Ingresos y Egresos EMfOCIO Fiscal cle101 de entro al 31 de choembee de 2012

SJ stoma do Audileela Gubernamental (SAG,

1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal De conformidad con el Decreto No. 90-2005 del Congreso de la República. se crea el Registro Nacional de las Personas -RENAP-. como una entidad autónoma. de derecho público, con responsabilidad jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones. La sede del RENAP. está en la capital de la República, sin embargo, para el cumplimiento de sus obligaciones, deberá establecer oficinas en todos los municipios de la República. podrá implementar unidades móviles en cualquier lugar del territorio nacional y en el extranjero, a través de las oficinas consulares. Función Al RENAP le corresponde planear. coordinar, dirigir, centralizar y controlar las actividades de registro del estado civil. capacidad civil e identificación de las personas naturales señaladas en la ley especifica y sus reglamentos. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala. según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoria, Normas de Auditoria del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2012.

1110E11

Consolidado da Entidades Descentraluadas y Autónomas Informe de Audteria a la Lo:Meada da Presaguesto Goreral do leprosos y Egreses Ejercicio Fiscal Oe101 de oreo x131 de dr‘entre de 2012

Ccestralona Geregal Cuentas

i

S.V.eine de Audeldele Gubereernenlel (SAG)

Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Examinar la liquidación presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos se administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibido y depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliaciones mensuales con registros del SICOIN. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno, la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, cubriendo el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, con énfasis en las cuentas de Balance General: Bancos, Fondos en Avance, Inversiones Financieras, Cuentas a Cobrar, Propiedad Planta y Equipo, Otros Activos Fijos, Depreciaciones Acumuladas, Cuentas Comerciales a Pagar, Gastos del Personal a Pagar, Resultado del Ejercicio y Resultados Acumulados de los Ejercicios; del Estado de Resultados: Ingresos y Gastos; Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, Ingresos y Egresos en la ejecución del programa Registro Civil de las Personas y los Ciudadanos, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los grupos de gasto por Servicios Personales, Servicios no Personales, Materiales y Suministros, Propiedad Planta y Equipo e Intangibles y Transferencias. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, para los programas presupuestarios.

Conselidado ae E redadas Cesoentralaadas y ALtorornes !n'Orne de AuJnorie e le Lquide001C41PIYISup,1SIO General de Ingresos y Egreses flema* nscal del 01 de enero e131 de Cicente de 2012

Sistema do AtAncela C.bernarnernal

Corvalola General CLOItA,

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoria. se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas. Bancos La entidad reportó que maneja sus recursos en ocho cuentas bancarias aperturadas en el Sistema Bancario Nacional y al 31 de diciembre de 2012, según reportes de la administración refleja la cantidad de Q199.161.622.72. Fondos en Avance (Fondos Rotativos para la Administración Central) La entidad distribuyó el Fondo Rotativo Institucional en tres cuentas: Viáticos, Caja Chica Sede Central y Cajas Chicas Sedes Departamentales, los que fueron liquidados al 31 de diciembre de 2012. conforme a reportes de SICOIN se describe una ejecución en el transcurso del período por la cantidad de Q7,347,753.10. Inversiones Financieras El Balance General de la entidad al 31 de diciembre de 2012, no refleja inversiones financieras. Cuentas a Cobrar El saldo reflejado al 31 de diciembre de 2012. en esta cuenta asciende a la cantidad de Q1.102.744.89. Propiedad, Planta y Equipo El Balance General de la entidad al 31 de diciembre de 2012, refleja que los activos fijos, se integran por: Maquinaria y Equipo por Q87,693,328.71 y Equipo Militar y de Seguridad por 058,320.00. los que ascienden a la cantidad de 087,751,648.71.

1R F911 Je I

COrn011did0 de E nadadas Des

Sumara de Audtona Guteenorrenal 'SAG)

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Genseddaeo Ce En:dados DOSCertraliZedab y So.e0nomas 'Merme do Aullbla a la 1qt...sacan del PreaLisues:a General de Ingresos y Egregios EvIfficd fiscal del 01 Co en.o al 31 de doembee do 2012

Contraloría General de Cuentas GUA IMAIA, CA.

DICTAMEN

Licenciado Helder Ulises Gómez Presidente de Directorio Registro Nacional de las Personas -RENAPSu Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaña de (la) (del) Registro Nacional de las Personas -RENAP- al 31 de diciembre de 2012, y los estados relacionados de resultados y de ejecución del presupuesto de ingresos y egresos, para el año que terminó en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión de estos estados financieros basados en nuestra auditoría. Condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría Gubernamental. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si los estados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa. Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia que sustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoría también incluye evaluar las normas contables usados y las estimaciones importantes hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporciona una base razonable para nuestra opinión.

Al cotejar los saldos al 31 de diciembre de 2012 del libro de inventario de Activos Fijos de hojas móviles autorizado por la Contraloría General de Cuentas, con el total de cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo del Balance General, se determinó que dichos saldos no se encuentran conciliados, reflejando una diferencia de Q290,077.43, la cual está integrada de la siguiente manera:

II

Contraloría General de Cuentas GUATEMALA. CA. Nombre Cuenta

CódIgo

1232 MAQUINARIA Y EQUIPO 1237 OTROS ACTIVOS FIJOS TOTAL

SALDO SEGUN SALDOS SEGUN BALANCE LIBRO DE GENERAL INVENTARIO 31/12/2012 31/12/2012 87,693.328.71 88,192,719.86

DIFERENCIA

499,391.15

3.331,841.84

3,541,15536

-209,313.72

91,524,561.70

91,234,484.27

290,077.43

Riesgo de extravío de los bienes adquiridos que forman parte del patrimonio de RENAP. (Hallazgo de Control Interno No.3, Área Financiera). El saldo de la cuenta 2111 Cuentas Comerciales a Pagar a Corto Plazo, subcuenta 001 Deudas con Proveedores y Otros, por la cantidad de 0430,318.95, que se refleja en el Balance General al 31 de diciembre de 2012, está integrado con saldos de operaciones realizadas antes del período 2012, los cuales no fueron analizados y depurados oportunamente. La información financiera y contable presentada en los Estados Financieros no es razonable. (Hallazgo de Control Interno No.5, Área Financiera).

En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en el (los) párrafo (s) precedente (s), los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de (la) (del) Registro Nacional de las Personas -RENAP-, al 31 de diciembre de 2012, y los resultados de sus operaciones, para el año que terminó en esa fecha, de acuerdo con Principios Presupuestarios y Normas Internacionales de Contabilidad. Guatemala, 27 de mayo de 2013

Lic. Jose Milton Estrada Gron

Lic. Rana' Jesus Joachon Auyon

Auditor Gubernamental

Auditor Gubernamental

SUR

Contraloría General de Cuentas GUATEMALA, CA.

Lic. Sergio Ennque Morales Reyes

Licda. Vivan Huna Custodio Rodriguez

Audilc Gubernamental

Auditor indepeodente

Liala. Rina Liliana Mazanogos Acuitar Coonfinador Gubernamental

Ove:«

Sistema ele Aucktona Gubernamental [SAG)

a General Gbenles

WRENAP

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA GUBERNAMENTAL Combilida.1 • Reptil • Wat« Coto! Ithue Goleo'

PIDA

1 11 I

31014

15031:3

HORA

13WI

3.111011/: R1W114.11

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS(RENSP1 tira, cc/enlabiadas y ALtaromas Worm. Cm Audeorlo a la toataeazon del PresupJesto General de Irgrebos y E grasos Lie( eco rscad del 01 de enero al 31 eo ctoemare ce 2012

Sistema ce Acdtala Gubernamental (SAG)

Con:nora demeN Cuentas

REMA' POLIS PEAS CONTABLES Y NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTAOOS FINANCIEROS NOTA No. 1 CREACIÓN Y OBJETIVO DEL RENAP El Papiro Nacional de las Personas -RENAL.- fue creado medirme el Deudo Ley Numero 90-2005 como una entidad autónoma, de derecho público, ton personaldad ¡cuida, patrimonio patio v Pena capacidad para edordrif derechos y contraer obligaciones que tiendan al desmoto de sus Fines, siendo su objetivo principal el registro tinOo de identificación de las persono naturales, inscribe os hechos y actos relativos a su estado civil, capa dad raya y demás datos de identiNcación desde su nacimiento hasta la muerte. mi torna la emisión del Documento Personal be Identificación Para tal fin mplementará y desarrollará estrategias, técnicas y procedimientos autOrnetioadOS que permitan un manto integrado y eficaz de la información, unifican°, los procedimientos de inscripción del, mismas. NOTA No. 2 SISTEMA DE CONTABILIDAD De acuerdo con el enluto 14 del Decreto Numero 101.97 Ley Orgánica del PresuPueSto. presupuestos de ingresos y de egreses deberán formularse y ejecutarse utilizando el MORIett, del dwengado de las transacciones como base contable.

fl Slsteme de Contabilidad integrada SKOIN -WEB- es la herramienta infonnlitica que permite registrar los el ciclos presupuestanos y patn mentales admir Sicario; por el Registro Nacional de las Personas. NOTA No. 3 PERIODO CONTABLE De conformidad con el ankulo 6 del Decreto Numero 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto, el qertdo fiscal del sector PsibIto se Inicia el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada aso. El actual ejercido inicia el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre del alIo 2012. NOTA Ne. 4 MONEDA De acuerdo con el Código de Comercio, Decreto Número 2-70 y sus Reformas, los libros y registros deben operarse en esparlol y las cuentas en moreda nacional que es el quetzal. Según el Articulo t de la Ley Monetaria Decreto No.17-2002, la unidad monetaria de Guatemala se denomina Quetzal, el Sxr b010 del Gueto' se representa poda letra 'Cf. Fi Quetzal se divide en cien panes iguales denominada centavos. El Decreto No. 94-2000 Ley de la Libre Negociación de Divisas en su articulo 4 indica que, para electos de la determinación del tigo de camoio para la laudado,: de oblgationes tributarias u otras que supongan pagos del Estado o al Estado y sus entidades, así corno para la resolución de conflictos en el ámbito administrativo y jurisdiccional, se a el tipo de cambio de referencia gel Quetzal con respecto al Dólar de los Estados Unidos de América, que Banco de Guatemala calcule y publique diariamente.

IIFIENAP

~111111111~11W ,

Ccnsobsaan do E Mdades Descenvalzadds y Autónoma! Inlosne de Auciloria a la Lioudeoen del PresuptAslo General de Ingresos y Egreses terma Fiscal ce: 01 de enero al 31 de d'ovni» de 2012

cero-mena General (ido )7.

S,noma de Auditoria Gubemerne I ISAG)

RENA NOTA No 5 ru siciPALt 5 PO:LUCAS CONTABLES Se can las princ. peles politices contables que fueron adoptadas para la elaboración y presentación de los Estados financieros: al La Institución está obligada a :levar registros de La Oe0.1CiOn presupuestaria en la forma que se establece en la Ley Organice del Presupuesto y su reglamento •

En materia de Ingresos. el momento en que estos se recauden.

•

En materia de EartiOS, las etapas Ce compromiso. devengado y de pago.

0) Propiedad, Planta y Equipo se valía al costo de adq.iiskión, rnentras que los gastos ce mantenimiento y reparaciones normales se cargan directamente a los resultados del ejercicio . c) Principios del Costo: El Registro Nacional de las Personas, tiene registrados activos fijos al costo de adcwisidón y registra gasto, por concepto de depreciaciones. NOTA No.6

1112 BANCOS

Muestra el saldo de In Cuentas monetarias de fa Institut-0n, registradas en los diferentes bancos de sistema. O monto asciende a un total de Ciento gonete y nueve millones ciento sesenta y un ml seiscientos veintidós [tunales con 72/100 10 199,161,622.727 NOTA No. 7

1131 CUENTAS A 00111M A CORTO PLAZO

Registra el movimiento relacionado con Las operaciones por venta de bienes y fondeaos provenientes de la actividad de la en: dad, sean estas al crédito o al contado, Fa ingresos corrientes YmmS Ingresos. NEMA No. 7.1 113103 DEUDORES DEI ESTADO Compromisos de pago de vados colaboradores que de acuerdo a intervenciones de la Dirección de Gestión y Control Interno tienen faltantes en los fondos que administraban, as; como depósitos no efectuados 00r los registradores de yariat sedes al realizar las OperXiOnes a través del sotema de recaudo 'Caja RVIar

y

cdaeoradoreS que Plantaron mancos y que ro fueron aquillados de conformidad con la normativa vigente. NOTA No. 7.2 113106 OTRAS CUENTAS POR UQUIDM Registra e: inodmiento de otras cuentas por liquidar tales como depósitos en Iran5110 Y otras pendientes de 'Dudar. El mido asciende a Un millón ciento dos mil setecientos cuarenta y cultr0 Gsletides con B9/100.141.102,741 9).

tif1119?

MIII11111111 11111111011111

Ccroolda00 Oa Eraniades Daseeritmeecus y Authoomas Informa a AuCacoa a la imodacibn del Presupuesto General de ingresos y Egresos Eioreaco Fdr-all del 01 do anuro al 31 do Ocientire 002012

Sistema de indigna Gubernamental (SAG)

(cambia Corral Cuentas

RENAP ziOTA lir. 8

170) r ROP.E DAD y.ANTAY EQUIPO

Los actmo• cae COmoOnen la Prooleoad. Planta y Equipo se valúen al costo de adquisición mas otros gastos neceinids para dar a los bienes la condirdn y ubcación actual. la depreciación se malea por el método de linea recta. a tasas fiadas por la CL•eccion de Contabl dad del Estado. LOS gastes de mantenimiento y reparaciones normare. se cargan a resultados en el periodo en que se incurren. El saldo neo de la cuenta asciende a Treinta y tres millones trescientos tienta y siete mil quinientos ochenta y siete ()Jet/ales con 29/103 (O 33,331,187.29) NOTA No. 9

2111 CUENTAS COMERCIALESA PAGAR

Registra el movimiento de deude da PrOvectior•s, motivadas por operaciones habituales del ente. En este caso, deudas

con varios proveedores, sof mismos fueron afectados presupuestariamente, se les emitió cheque OPartunamente, sin embargo fueron anulados por caducidad. A 'a fecha no se han presentado a reclamar el pago. El saldo de la cuenta asciende a un total de CuatrOdentos treinta mi: deseemos dieciocho Quetzal.' con 95/100 (0.430319.957 NOTA No. 10 2113 GASTOS DEL PERSONAL A PAGAR Esta cuenta corresponde a pago de aCreedurras por Cuota 5655, Retención del Impuesto al Valor Agregado -IVA. Decreto 10.2006, impuesto Sobre la Renta, Decreto 81-70, así corro

Prima de Fianza, Descuenten Judiciales

salarios y

y Descuento de Un día de Salaria Segiin

prestadores laborases (Bono 14, Vatatones y Aguinaldo proporcionales e

indemnizaciones) de ex empleados de lo Institución a los cuates se les emitió cheque oporiunamente, sin embargo fueron anulados. por cacucidad y a la fecha se encuentran pendientes de reclame. las rniM13s ya se tiecucaron Oreo...est ariamente. Se !rentan ce la siguiente fc-rrz.

ACREEDORES sunony

I•nriZin

GIS Etn ia Mea de nena •pallp L'es'a ten° 14b/IKOMO.0, Eproao 1,:eal bat ,

Ceesoldado de Entdades Oescen"alzsdas y Autblemila Informe de AuStale e le Upudaaon del Presupueste Gentes de Ingreso, y Egresos Ejerciere Fiscal as 01 de enero al 31 de dOeeltie de 2012

Coroalcna General Cuerdas

Soto

Ce Anditeria Guiern *Mul (S&GI

realizó el levantado del inventario y emisión de Tarjetas de Responsabilidad, según se muestra en las fotocopias del Control de Visitas y las Tarjetas de Responsabilidad. Las sedes de Chimaltenango se tiene programado para la tercera semana luego de concluir la actividad de cierre de auxiliaturas. En sentido general se lleva ejecutado el 60% del plan original, lo que significa que se ha levantado el inventario en 285 unidades administrativas, emitiendo Tarjetas de Responsabilidad a 1792 empleados de 2034 colaboradores encontrados. La diferencia de 242 personas corresponde a personal que no tienen bienes cargados en Tarjeta por ser personal de turnos que comparten bienes. Por lo anterior, se solicita se desvanezca el presente hallazgo, tomando en consideración lo siguiente: 1. El plan de trabajo para el levantado físico del inventario general de la Institución, ha avanzado en un 60% y que no se ha concluido. 2. La dificultad que presenta para este Departamento mantener actualizadas las Tarjetas de Responsabilidad, con los recursos actuales y la constante rotación del personal de todas las unidades administrativas, debido a la distribución geográfica, distancias a recorrer y escasos recursos para la movilización." En Nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2013, el Licenciado Carlos Alfonso Arrivillaga Contreras, quien fungió como Encargado de Inventados, manifiesta: "El suscrito tomó posesión del puesto como Encargado de inventarios el 10 de agosto de 2011, en su momento se encontraba la unidad de inventarios con dos colaboradores y aun no se tenia definido el lugar físico ni instalaciones informáticas para poder llevar a cabo nuestra tarea, a partir del 25 de agosto aproximadamente fue otorgada un área en la que hoy son las instalaciones del RENAP y fueron nombrados 3 colaboradores mas, que inmediatamente se les capacito y enseño los procedimientos y se iniciaron las tareas de revisión y actualización de procesos y tareas. El 31 de diciembre del 2011 se le notifico a dos colaboradores que no se les renovaría su contrato y la unidad quedo únicamente con 3 personas mas y una de ellas renuncio en febrero de 2012, aproximadamente en abril se contrato a 3 personas mas y de abril a el 27 de julio de 2012 trabaje con 5 colaboradores. Al Suscrito le rescindieron su contrato según el Acuerdo de Recisión No. DCAP-50-2012. Del 10 de agosto de 2011 al 27 de julio de 2012 se realizaron diferentes actividades con el fin de abarcar todas las tareas del cargo y así cumplir con los objetivos institucionales, dejando evidencia de que si se trabajo en el área de actualización de tarjetas de responsabilidad según se indica a continuación.

CCAISOldild0 00 Entidades DOSC411ThIZA4211111 y AadenarilaS Inlom,e de Advine". a la loeudocan del Pensados» Canead de Inglesas y Egreses Fiemo, Fiscal del 01 de enero al 31 do acombes de 2012

Cortralena General Cuentas

Ststema de Adelor a Guternareental (SAG)

1. Con fecha 01 de septiembre de 211 se levanto el acta número 07-2011 del libro de Actas de la Dirección Administrativa, donde se toma el cargo indicado en la misma ya la falta de actualización de tarjetas de responsabilidad pero se contaba con poco personal para llevar a cabo la tarea. 2. Según el memorándum M-RENAP-DA-UI-27-2011 se indica en el numeral 8 la falta de Recurso Humano para realizar la tarea en corto tiempo, esta a su vez el Jefe Administrativo solicito la contratación de personal a la Dirección de Recursos Humanos sin ningún resultado. 3. Según el memorándum número M-RENAP-DA-UI-36-2011 se traslado la solicitud para la reestructuración organizacional de la unidad de Inventarios donde se solicita personal para realizar la toma de inventario y actualización de tarjetas de responsabilidad, de la cual no se tuvo respuesta. 4. Durante el mes de enero, febrero, marzo, abril y mayo del año 2012 con tres colaboradores se inicio a la actualización de tarjetas de responsabilidad en Auditoria, Dirección Administrativa, Dirección Financiera, Dirección de Informatica, Despacho Superior, Dirección de Recursos Humanos, Verificación, Dirección de Procesos, Atención al Usuario, Dirección de Jurídico y aleatoriamente otras tarjetas a nivel nacional. 5. El 01 de marzo de 2012 según el Memorándum RENAP-DA-UI-025-2012 se solicitaron al Director Administrativo la contratación de personal para la realización de tareas como la actualización de tarjetas de responsabilidad, quien a su vez traslado la solicitud a la Dirección de Recursos Humanos pero no se encontró ninguna respuesta al respecto. 6. En Marzo de 2011 se traslado a la oficina del Ing. Luis Fernando Marroquín Osorio Director Ejecutivo un proyecto en borrador de la reestructuración de la Unidad de Inventarios con la necesidad de contratación de personal sin respuesta alguna. Sin embargo con las 5 personas que me colaboraban se actualizaron algunas tarjetas de responsabilidad como las áreas de Auditoria, Recursos Humanos, Dirección Administrativa, Dirección Financiera, Procesos e Informática , además se actualizaron aleatoriamente tarjetas de responsabilidad en todo el país. También la alta rotación del personal de la Institución dificultaba la actualización de tarjetas de responsabilidad ya que los contratos solo eran vigentes durante 6 meses y al finalizar en ocasiones se retiraban mas de 100 personas. Tengo conocimiento que en la actualidad se contrato a un equipo mas grande de trabajo quienes están en la tarea de actualizar tarjetas de responsabilidad y levantado de inventario que han realizado hasta la fecha y según investigación personal el equipo de trabajo actual ya actualizo las tarjetas de responsabilidad de las sedes del departamento de Sacatepéquez y El Progreso; que además esta por

EE Ti

CerselclaCe Ce ErZdaCes Descentralizadas y ALII/MOMik Iniem-e Ca Auliteda a la lraueac,an del Pc3s9“eYzo General Oe llnlat/C9 y Egreses t¡eic,..- o r sca' del 01 ce enero al 31 IX, boentre CO 70! 2

Cantraforia General Cuentas

Saterna de st4400e OubtfrlainentAl (SAO)

realizarse la actualización en las sedes del departamento de Chimaltenango lo cual quedaría resuelto el motivo del presente hallazgo. Por lo anteriormente escrito solicito a la honorable comisión de la Contraloría General de Cuentas, desvanecer el presente hallazgo tomando en consideración lo siguiente: 1. Que durante el tiempo que laborado en la institución, no se tonto con Recurso Humano para llevar a cabo la actualización completa de tarjetas de responsabilidad, pero existió un trabajo considerable y avanzado de la actualización. 2. Que la rotación de personal es alta en la Institución y que las sedes se encuentran retiradas una de las otras y que dificulta con poco personal el traslado para cada una de ellas. 3. Que derivado de la Investigación personal las sedes de Sacatepéquez, Chimaltenango y El Progreso ya fueron actualizadas las tarjetas de responsabilidad y que además se cuenta con más sedes actualizadas a la presente fecha." En Nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2013, el Licenciado Julio René Alarcón Aquino, quien fungió como Director Administrativo, manifiesta: "Nuestro equipo de trabajo de la Unidad de Inventarios que contaba con el encargado y tres auxiliares entre sus funciones es actualizar las más de tres mil tarjetas de los trabajadores del RENAP lo que humanamente no era posible por lo que se mantenía un plan de actualizar las que tenían movimiento, paralelo a ello se solicito la creación de nuevas plazas para poder fortalecer dicha unidad lo que se quedo en proyecto al 10 de abril del 2012. Con ello se pretendía ubicar a las personas en las sedes departamentales, Cabe mencionar que la unidad de inventarios a pesar del poco personal realizo muchas tareas que venían sin realizar en administraciones anteriores como por ejemplo la actualización de las tarjetas de responsabilidad." En Nota s/n, de fecha 30 de abril de 2013, el Licenciado Salvador Rolando Rodríguez Navarro, quien fungió como Director Administrativo, manifiesta: 1. "Como en este hallazgo no indican fechas, considero, que por ser los mismos lugares que se indican en el hallazgo No. 3, tampoco me compete, por ser en tiempos en que yo no laboraba en RENAP, pero sin embargo me permito informarles, que cuando yo estuve, como Director Administrativo de RENAP, se cumplía, que cuando una persona ingresaba o renunciaba se llenaba la respectiva tarjeta de responsabilidad. 2. En el tiempo que estuve laborando en RENAP, como Director Administrativo, el Departamento de Inventarios, contaba únicamente con un jefe y tres personas más, lo cual era inhumanamente posible cumplir con el trabajo que

MEM

Consolidado de Emdades Deseenvalzados y Autenernas Informe de Auffikela a SS LigudO00n del PrIlVMS10 General de Ingreses y Egresos E‘Cea00 Fmcel «401 de enero al 31 de dorebre de 2012

Ccn:rabr a Crees tuertas

S verna ae AmUitcem &boina-neme' (SAG)

aquí indican los señores Contralores, ya que eran más de cuatrocientas (400) sedes regionales y oficinas de la capital. Cuando salí de RENAP, se principiaba a planificar este departamento para cumplir con todos los requisitos y controles que debe tener el Departamento de Inventarios." En Nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2013, la Ingeniera Telma Mirella Lorenzana Noriega, quien fungió como Director Administrativo, manifiesta: "Cuando se inició el trabajo en la Institución no se contaba con Encargado de Inventarios, el proceso de reclutamiento fue lento y difícil. Al final en septiembre se logró ocupar el puesto. El señor Nestor Oswaldo Chuy persona con amplia experiencia se hizo cargo; sin embargo, solo tenía 5 colaboradores para inventariar todo RENAP. Si se toma en cuenta que son 405 sedes y que un colaborador se reportaba enfermo constantemente. solo tenía 4 personas y gran cantidad de trabajo atrasado. Por lo anterior previo iniciar el inventario y actualización de tarjetas de responsabilidad fue necesario elaborar un plan ya que se requería de recurso humano idóneo, transporte, viáticos y equipo de marcaje y cómputo mínimo para implementarlo. Fue a mediados de noviembre del 2012 que lo requerido se logró obtener, y de ahí se inició una labor para actualizar y depurar inventario y tarjetas de responsabilidad. que ninguna administración realizó antes, desde el 2007 que fue creada la Institución. Adicional a esto debe tomarse en cuenta que los últimos meses del año fueron excepcionalmente atípicos por los altos volúmenes en la demanda, lo que demando incremento de personal y apertura de servicio incluso de manera temporal para atender la demanda más alta del año, lo que repercutió en que el proceso fuera más complicado." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de que en la documentación presentada por los responsables. se hace alusión a la falta de personal para poder realizar todas las actividades de esta área, sin embargo, en dicha documentación se reconoce que las tarjetas de responsabilidad estaban desactualizadas. Este hallazgo fue notificado con el número 13 y corresponde en el presente informe al número 12. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto No. 31-2002, artículo 39, numeral 18, para: Cargo DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Nombre JULIO RENE ALARCON AQUINO TELMA MIRELLA LORENZANA NORIEGA Camama% de Ene:ladea Descanumzmas y Autónomas Inlonne de Audtaela a la Liquidación del Presupuesta Cenas de Ingresos y Egreses 00003 Fiscal del 01 cle entro al 31 da docentes de 2012

Valor en Quelzales 3.000 .00 3.000 00

Salema de Audeoria Cnthernernernal (S^GI

Contraloría General Cusmas

300000

ENCARGADO DE INVENTAMOS

CARLOS ALFONSO ARRIVILLAGA CONTRERAS

ENCARGADO DE INVENTARIOS

NESTOR OS'A'ALDO CHUY ENRIGUEZ

3.000.00

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

SALVADOR ROLANDO RODRIGUEZ NAVARRO

3.000.00 Q. 15.000.00

Total

Hallazgo No. 13 Falta de suscripción de acta administrativa Condición En el Programa 11, Registro Civil de las Personas y los Ciudadanos, Renglón Presupuestario 262 Combustibles y Lubricantes, se determinó que no existe acta administrativa, para que la persona encargada de la distribución y control de cupones canjeables por combustible, desarrollara dichas funciones durante el período 2012; nominalmente ocupa el puesto de recepcionista.

Criterio Acuerdo de Directorio No. 59-2009, Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Administración de Personal, del Registro Nacional de las Personas, numeral 11.1.3, establece: "Todo movimiento de personal debe documentarse mediante la suscripción de acta administrativa, la cual debe certificarse y remitirse al Departamento de Administración de Personal." Así mismo, el numeral 11.1.10, del mismo manual establece: "La remoción o traslado de personal debe quedar documentado por medio de la suscripción de un acta administrativa."

Causa El Director Administrativo no suscribió el acta administrativa para la persona encargada del resguardo de cupones de combustible y el control de los mismos.

Efecto Riesgo que por cualquier situación, no haya una persona a quien responsabilizar directamente por el resguardo y distribución de los cupones de combustible. Recomendación El Director Ejecutivo, debe girar instrucciones al Director Administrativo, para que cuando se designe a una persona para el puesto de Encargada de la Distribución y Control de Cupones Canjeables por Combustible, se haga mediante acta administrativa.

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Conboldado de EnIdules 008C/Inlra12adas y Aulonornas Informé de Aumona a la boodaaan ON Presupuesto Genes de Ingresos y Eotenos E‘crocoa nasal del 01 de enero Id 31 de c141-1111,0 de 2012

Connlena General Cuentas

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Comentario de los Responsables En Nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2013, el Licenciado Julio René Alarcón Aquino, quien fungió como Director Administrativo, manifiesta: "Entre las atribuciones del jefe de Servicios Generales estaba el control de cupones de combustible por lo que es bajo su responsabilidad el llevar el control de los cupones así mismo apoyarse con el personal de confianza que tenia a su cargo por lo que no se realizo acta administrativa ya que las recepcionistas estaban a su cargo.

Por lo anterior solicito sean tomados en cuenta los comentarios y que se tenga como buenos para desvanecer los posibles hallazgos."

En Nota s/n, de fecha 30 de abril de 2012, el Licenciado Salvador Rolando Rodríguez Navarro, quien fungió como Director Administrativo, manifiesta: "En relación a este punto me permito informar lo siguiente: 1. Cuando yo asumí el cargo de Director Administrativo de RENAP, el 11 de abril del 2,012, la señorita Yohana Cisneros, ya estaba ocupando este puesto, lo único que puedo decir, es que ella durante el tiempo que yo laboré en RENAP, desempeñó este puesto con honradez, honestidad y responsabilidad, atribuciones que por lo mismo, no se pensó en sustituirla, considerando el suscrito, que administrativamente se habían llenado todos los requisitos, para ocupar este puesto." En Nota s/n, de fecha 02 de mayo de 2013, la Ingeniera Telma Mirella Lorenzana Noriega, quien fungió como Director Administrativo, manifiesta: "Ante esto me permito indicar que la persona encargada de entregar cupones de combustible no fue trasladada ni removida. Cuando tomé el cargo ya desarrollaba estas funciones, habrá que determinar desde cuándo y qué Administración le dio esta responsabilidad.

En nuestro caso avanzado el año nos enteramos que la persona a cargo no tenía un nombramiento y plaza adecuada para llevar el control de cupones.

Se hicieron gestiones para el cambio de puesto, sin embargo el proceso quedó estancado y solo verbalmente tuvimos respuesta que estaban analizando lo relacionado a cambio de plaza a la señorita Cisneros.

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Camtdona General Cuentas

Entiendo la labor de los señores Auditores. De hecho siempre he apreciado el trabajo que realizan y el cual que pretende mejorar el control dentro de las Instituciones, a la vez que permite a las Autoridades establecer los puntos débiles donde es necesario mejorar.

En el caso del período de julio a diciembre de 2012, debe tomarse en cuenta que para el RENAP fue un período atípico; el cambio de autoridades se dio simultáneamente con el incremento de la demanda, esto aunado con el estado en el que se encontró la Institución no permitió más que conocer el estatus de lo que se tenía y planificar para lograr superarlo a mediano plazo. Respetuosamente solicito, tomar en cuenta que a nivel institucional desde julio del año anterior se trabaja arduamente para atender la demanda del servicio y cumplir las normas establecidas." Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los argumentos presentados por los responsables, no justifican que no se haya suscrito acta administrativa para nombrar a la persona Encargada de la Distribución y Control de Cupones Canjeables por Combustible; y la Dirección Administrativa debe velar por el adecuado control de los mismos. así como de las personas que tienen bajo su cargo estas funciones y debe verificar que estas últimas cuenten con un documento que respalde la asignación de las actividades que realizan y delimiten su responsabilidad. Este hallazgo fué notificado con el número 14 y corresponde en el presente informe al número 13. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Decreto No. 31-2002, artículo 39, numeral 18, para: Cargo DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Total

Nombre JULIO RENE ALARCON AQUINO TELMA MIRELLA LORENZANA NORIEGA SALVADOR ROLANDO RODRIGUEZ NAVARRO

Valor en Quettales SCO0 00 5,003.00 5.000 00 Q. 15,000.00

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoria anterior, correspondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación, por parte de las personas responsables, estableciéndose que fueron atendidas parcialmente, de las cuales 3 de control interno no fueron cumplidas y 02 de cumplimiento a leyes se encuentran en proceso.

NEM

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8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD. DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas. se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. PERIODO

No. NOMBRE

CARGO

1

HELDER ULISES GOMEZ

PRESIDENTE DEL DIRECTORIO

2

CESAR AMILCAR PANTALEON HERRERA

MIEMBRO DEL DIRECTORIO

12/0312012 - 31/12/2012

3

MARIO ROLANDO SOSA VASOUEZ

MIEMBRO SUPLENTE DEL DIRECTORIO

01/0112012. 31/12t2012

4

LUIS FERNANDO MARROOUIN OSORIO

DIRECTOR EJECUTIVO

5

REGINA EUZABETH FARFAN COUNDRES DE LUJAN DIRECTOR DE PRESUPUESTO

01/012012- 31/12/2012

23103/2012 - 02/07/2012 011012012. 14105/2012

6

JOSE AUGUSTO MALTES ARAGON

DIRECTOR DE PRESUPUESTO

15105/2012 - 08/07/2012

7

RUGEN DARIO MENDEZ URIZAR

DIRECTOR DE PRESUPUESTO

09107/2012 - 31/12/2012

8

JULIO RE NE ALARCON AQUINO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

01101/2012 10/04/2012

9

EDWIN RUDY EDUARDO VITOLA VITOLA

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

09/07/2012 • 01108.12012

10 TELMA MIRELLA LORENZANA NORIEGA

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

02108/2012- 31/12/2012

11 JULIO MARTIN VIELMAN ROSALES 12 CYNTHIA MARIA ALVARADO BARRIOS

01/01/2012 - 02102/2012 DIRECTOR DE ASESORIA LEGAL DIRECTORA DE ASESORIA LEGAL EN FUNCIONES 0370212012 - 021042012

13 JORGE FRANCISCO MARROQUIN CACERES

DIRECTOR DE ASESORIA LEGAL

14 HUGO LEONEL RAMOS VALDEZ

DIRECTOR DE ASESORIA LEGAL

11/06/2012 • 08107/2012

15 HOMERO AVILA LIGORRIA

DIRECTOR DE ASESORIA LEGAL

09107/2012 • 31112/2012

18 PEDRO ANTONIO CAL CAAL

DIRECTOR DE GESTION Y CONTROL INTERNO 01/012012 -131052012

17 CARLOS ENRIQUE ZULETA CAAL

DIRECTOR DE GESTION Y CONTROL INTERNO

14/05/2012 • 17107/2012

18 DANTE ANTONIO AVALOS AGUILAR

DIRECTOR DE GESTION Y CONTROL INTERNO

18/07/2012- 31/12/2012

19 CARLOS ENRIQUE ZULETA CAAL

AUDITOR INTERNO

18107/2012 • 31/122012

20 MARIO REINE SANCHEZ PEREZ

REGISTRADOR CENTRAL DE LAS PERSONAS

01/01/2012 - 31/122012

11141111111

Conschdado de Entidades Dascenualeadas y Autónomas Informe de Audtorla a la ImuidaclOn dN Presoossio General de InGeosos y Egresos €•14(000 Fiscal del 01 de anona al 31 de diciembre de 2012

03/04/2012 • 08/06/2012