CONTRATACION ADMINISTRATIVA ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE SISTEMAS SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA INFERIOR AL 10% A TRAVES DE SUBASTA INVERSA 1. DEFINICION DE LA NECESIDAD ESTATAL. La Dirección Nacional de Derecho de Autor en cabeza de la Unidad de Sistemas realiza el presente análisis de conveniencia para establecer la necesidad de contratar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos para los equipos de cómputo, impresoras, concentradores y escaners, así como equipo eléctrico que sirve de soporte a su red de datos tales como estabilizadores y UPS, con el fin de garantizar su funcionalidad, acorde con lo establecido en los numerales 7 y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008 y Decreto 3576 de 2009. 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR. Teniendo en cuenta que en la actualidad no hay un contrato vigente para la prestación del mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos para los equipos de cómputo y soporte informático de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, se requiere contratar una empresa que realice estos mantenimientos cada vez que se soliciten dentro del mantenimiento correctivo y durante el transcurso del año realizando dos (2) mantenimientos preventivos. 2.1 Especificaciones técnicas FICHA TÉCNICA FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO A CONTRATAR Tiempo 8 meses DENOMINACION TÉCNICA DEL BIEN Servicio de mantenimiento 1 T:\2010\E-4 Compras\E-4.2 Selección Abreviada\E-4.2.2 Menor cuantía inf 10%\E-4.2.2.1 Subasta inv\E-4.2.2.1.2 Servicios\E-4.2.2.1.2.1 Mantenimientos\Equipos sistemas, Abr 13-10\Mto sistemas\Estudios previos GMuñoz, Abr 15-10.doc

O SERVICIO

preventivo y correctivo con repuestos para los equipos de computo y soporte informático de la Dirección Nacional de Derecho de Autor Grupo / Clase/ 2.24.1 Familia: Mantenimiento, reparación, modificación, reconstrucción e instalación de bienes/equipo Unidad de medida: Unidad CARACTERÍSTICAS TECNICAS Mano de obra La mano de obra y los gastos de desplazamiento deben estar totalmente incluidos en el mantenimiento tanto correctivo como preventivo. Visitas de mantenimiento anuales. Especificar el número de visitas de mantenimiento preventivo durante la duración del contrato, siendo el mínimo exigido de dos (2) visitas, distribuídas durante el periódo que dure el contrato, previa coordinación por parte de la Unidad de Sistemas. Procedimiento para el mantenimiento Se debe describir el procedimiento y preventivo en el sitio (on-site) (En las los pasos para realizar los instalaciones donde se encuentren mantenimientos preventivos on site. ubicados los equipos). Especificar que incluye este mantenimiento, el tiempo que se requiere por equipo, los elementos que se utilizan y toda la información que se considere importante. Tiempo de respuesta a fallas. Especificar el tiempo de respuesta a

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falla, el cual no puede ser superior a ocho (8) horas hábiles. Cuando el problema no se solucione dentro de las cuatro (4) horas siguientes, debe reemplazarse el equipo con otro de iguales o superiores características técnicas en un tiempo no superior a 16 horas. Procedimiento para el mantenimiento Procedimiento para el correctivo en el sitio (on-site) (En las mantenimiento correctivo on-site. Es instalaciones donde se encuentren decir, el técnico se desplazará hasta ubicados los equipos). las diferentes instalaciones donde se encuentren ubicados los equipos, pare determinar la falla y proceder a arreglarla on-site. Procedimiento mantenimiento en Empresa del contratista (out-site)

la Si no es posible corregir el daño en el sitio donde se encuentre el equipo, el técnico lo llevará hasta el laboratorio de la compañía y lo traerá de regreso cuando este arreglado. Cumpliendo lo descrito en lo referente al tiempo de respuesta a fallas (reemplazo por otro equipo de iguales o superiores características). Insumos y repuestos en los Se deben incluir todos los insumos y mantenimientos correctivo y preventivos. repuestos que sean necesarios durante el mantenimiento correctivo y preventivo. Repuestos Fungibles (cabezas de De acuerdo con la cantidad de impresora) equipos descritos en el anexos 1,

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Atención Elementos que se reemplazan.

estimar los repuesto fungibles y ofrecer de manera independiente una alternativa opcional que los incluya y el valor de la misma. Especificar el horario de atención, siendo el mínimo de 8 AM a 5.30 pm durante los días hábiles. Los elementos que se reemplazan deben ser nuevos, originales y/o homologados por el fabricante de los equipos; los elementos reemplazados quedarán en poder de la Dirección Nacional de Derecho de Autor

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2.2 ALCANCE DEL OBJETO. El Contratista deberá realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos entre el 1 de mayo al 31 de Diciembre de 2010 de los equipos relacionados a continuación. Cantidad Descripción 1 Impresora 1 Impresora 1 Impresora 1 Impresora 1 Impresora 1 Impresora 1 Impresora 1 Impresora multifuncional 1 Escáner 1 Escáner 1 Computador 1 Computador 4 Computador 3 Computador 12 Computador 1 Servidor 1 Estabilizador 1 SWITCH 1 UPS 1 UPS 1 UPS 1 Computador portátil

Modelo Epson DFX 5000 HP L7590 Samsung ML 2010 Lexmark E450 DN Epson LX 300 HP Laser Jet P2015 dm HP Laser Jet 2100 XEROX WorKCentre PE 120 HP Scan Jet 6300 c HP Scan Jet 5470c Compaq EVO D300 Deskpro Evo D310V COMPAQ EVO D220 MT Deskpro Evo D310V Dell Optiplex GX520 Dell SC 1420 Tripp Lite TREND net TE 10/100 Tripp - lite PowerCom APC Dell Latitud D520

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2.3. IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR De acuerdo con el objeto descrito en el numeral No. 1 del presente documento, se realizará un proceso de selección abreviada de menor cuantía inferior al 10% a través de subasta inversa con observancia de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 4828 de 2008, y el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009. Por la razón expuesta, en este evento la entidad podrá contratar realizando una invitación pública formulada a través de la página web de la entidad www.derechodeautor.gov.co, lugar donde se publicará el presente estudio de conveniencia y oportunidad, el cual se encuentra soportado jurídicamente para determinar la modalidad de contratación a que se refiere el parágrafo 1 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007. 3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCION. Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato a celebrar, las normas aplicables a esta contratación están basadas en: Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación en recursos públicos. Ley 80 de 1993 por la cual se expiden normas sobre contratos de la nación y sus entidades descentralizadas. Decreto 2025 de 2009 por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008, excepto el artículo 3 derogado por el Decreto 3576 de 2009. Decreto 4828 de 2008 por medio del cual se expide el régimen de garantías para la administración pública. T:\2010\E-4 Compras\E-4.2 Selección Abreviada\E-4.2.2 Menor cuantía inf 10%\E-4.2.2.1 Subasta inv\E-4.2.2.1.2 Servicios\E-4.2.2.1.2.1 Mantenimientos\Equipos sistemas, Abr 13-10\Mto sistemas\Estudios previos GMuñoz, Abr 15-10.doc

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Decreto 2474 de 2008 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, excepto el artículo 46 derogado por el Decreto 3576 de 2009. Decreto 2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Decreto 3512 de 2003 por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento del SICE. Decreto 2170 de 2002 por el cual se reglamente la Ley 80 de 1993, especialmente sus artículos 6, 9 y 24. Acuerdos 004 de 2005 y 009 de 2006 por los cuales se fijan lineamientos para el funcionamiento del SICE. Resolución 05313 de 2002 (CGR) por la cual se establece la función y operación del SICE. Directiva Presidencial anticorrupción.

No. 12

de 2002 la cual da lineamientos sobre lucha

Ley 789 de 2002 por la cual se amplía la protección social. Decreto 4835 de 2008 por el cual se modifica la estructura interna de la Dirección Nacional de Derecho de Autor y se dictan otras disposiciones. Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 2025 de 2009. Las demás disposiciones comerciales y civiles pertinentes.

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4. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. El presente proceso de selección se realizará con la persona natural o jurídica que acredite lo establecido en la invitación a cotizar, al igual que la idoneidad. Para realizar el análisis que soporta el valor estimado del contrato que se pretende realizar, se utilizaron las variables para el cálculo del presupuesto respectivo, se tomo como referencia los costos de contrataciones anteriores con el mismo objeto y sondeo de precios de mercado, consulta de precios indicativos del portal del SICE utilizando los códigos que se asemejan a las especificaciones técnicas requeridas no encontrando precio indicativo. Lo anterior permite reducir costos en la contratación de la administración garantizando los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, equidad, transparencia, responsabilidad y control social. La consulta en el SICE se realiza en cumplimiento con la Ley 598 del 2000, Resolución 5447 del 26 de diciembre de 2002. Se deja constancia de la consulta en los antecedentes del contrato. 4.1 ESTUDIO DE MERCADO. Para efectos de estimar el presupuesto oficial indispensable para la adquisición del servicio de mantenimiento correctivo y preventivo con repuestos se tuvo como referencia los siguientes aspectos: a. Estudio de mercado b. Consulta de los precios en el SICE El resultado del análisis de antecedentes, estudio de mercado y consulta de precios, es el siguiente:

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Con el propósito de establecer el precio de mercado se realizó cotización del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos con las características técnicas requeridas, encontrándose los siguientes resultados: OFERENTE T&S Comp Ltda Macropos Ltda LCD Electronics Ltda

Costo mensual (incluído IVA) $1.224.000 $383.960 $860.720

Costo total servicio 8 meses (Incluido IVA) $9’792.000 $3’071.680 $6’885.760

Se promediaron los valores cotizados entre 9 y 6 millones arrojando un costo de $8.338.888. 4.2 PRESUPUESTO ESTIMADO Luego de valorar la información proveniente de adquisiciones en la vigencia anterior, las cotizaciones de chequeo y los precios en el SICE, se estableció como presupuesto oficial estimado la suma de NUEVE MILLONES DE PESOS ($9’000.000,oo) incluido I.V.A. 4.3 Variables para calcular el presupuesto. Para la adquisición del servicio objeto del presente estudio previo, se tendrá en cuenta aquellas variables asociadas al contratista que afectan directamente el valor acorde con las condiciones del servicio que se indiquen al momento de cotizar y que el oferente aplica sobre el servicio para cotizar. Estas variables son: Lugar de ejecución Plazo de ejecución Cantidad Gastos de personal Costos indirectos impuestos como IVA, ICA, y otros considerados acorde con el objeto

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4.4. Monto de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y ejecución del contrato. 4.4.1. Costos asociados al proceso de selección Todos los costos asociados a la presentación de la propuesta estarán a cargo del oferente. El análisis, evaluación de la oferta, visitas a las instalaciones del oferente y adjudicación, estarán a cargo del contratante. 4.4.2. Costos asociados a la ejecución del contrato Todos los costos asociados a la ejecución del contrato como la supervisión y exigencia en el cumplimiento del mismo estarán a cargo del Contratante. Todos los costos asociados a la ejecución del contrato como los costos que se generen por visitas de verificación y supervisión del personal a cargo del contratista, ajustes del servicio y las demás que estén vinculadas con el cumplimiento del objeto contractual estarán a cargo del Contratista. 4.5 Forma de Pago: Un pago dentro de los 30 días siguientes al recibo a satisfacción del servicio objeto de la presente contratación, lo cual permite efectuar la programación a solicitud de giro en forma oportuna. Sin embargo, estos pagos quedan sujetos a la aprobación del PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y cumplimiento de requisitos por parte del contratista como la factura y certificación de paz y salvo de salud, pensión y parafiscales. 5. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCION.

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Para la ejecución del contrato previo cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización del mismo, el proveedor tendrá ocho meses (8) contados a partir del mes de mayo de 2010 5.1 VIGENCIA DEL CONTRATO. Ocho (8) meses a partir de la fecha de suscripción de las partes y cuatro (4) meses más para su liquidación. 5.2 SUPERVISOR DEL CONTRATO: El supervisor del contrato será el Coordinador de la Unidad de Sistemas, quien se encargará de hacer el seguimiento y verificar el cumplimiento del mismo durante su ejecución. Esta obligación debe certificarse expidiendo un certificado a satisfacción del servicio una vez finalice la ejecución del contrato para iniciar el trámite para el pago. Adicionalmente, el supervisor debe verificar que el contratista cumpla con el pago de salud, pensión y parafiscales, tal y como lo exige la normatividad vigente. 6. OBLIGACIONES 6.1 OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD. •

Suministrar información necesaria, completa y oportuna para desarrollar el objeto del contrato.

•

Facilitar el ambiente para la realización de la actividad de integración e incluir todos los servicios contratados de la mejor calidad.

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•

Dar respuesta oportuna a las solicitudes del contratista, definir las situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución;

•

Tramitar los pagos de oficio en los términos acordados en este contrato, con base en certificaciones de prestación efectiva del servicio.

6.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. 6.2.1. Técnicas. • Garantizar a la DIRECCION que durante la vigencia del contrato se encuentra al día sobre pagos de seguridad social y aportes parafiscales. Certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando exista, de acuerdo con los requerimiento de la Ley, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes de sus empleados y a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. • Realizar en coordinación con el supervisor del contrato, una programación de las visitas para el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes y equipo descritos en la cláusula segunda. • Dentro del mantenimiento preventivo y correctivo se realizarán las siguientes actividades: a) Para cada uno de los equipos, EL CONTRATISTA deberá efectuar revisiones preventivas, reparaciones, calibraciones, lubricaciones, ajustes y pruebas de funcionamiento, para mantener los equipos en condiciones óptimas. b) Los repuestos que son necesarios reemplazar, de acuerdo con la oferta presentada por el contratista y las reparaciones a efectuar en la ejecución del contrato, serán por cuenta de EL CONTRATISTA y la calidad de los repuestos o accesorios a cambiar deben corresponder a las características y originalidad de

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los equipos o características superiores, no se admiten repuestos de inferior calidad. c) Suministrar sin ningún costo adicional para LA DIRECCION, todos los insumos como lubricantes, elementos de aseo, limpieza y verificación entre otros, los cuales son necesarios para la prestación de servicios a los equipos de computo (PC’s y Servidores) impresoras, scaners, concentradores y demás accesorios de los mismos, d) realizar dos (2) brigadas de mantenimiento preventivo durante la duración del contrato y los mantenimientos correctivos de los equipos sin límite de visitas, cuando LA DIRECCION lo disponga y de conformidad con lo señalado en la propuesta la cuál es parte integral del presente contrato, e) El servicio preventivo y correctivo con repuestos para los equipos debe incluir la revisión y mantenimiento de todo el sistema mecánico, eléctrico y electrónico como por ejemplo: cabezas de impresión, correas, alineación de cabezas, inyectores de tinta, motores, contactos de teclados, tarjetas electrónicas, bombillos de iluminación, difusores de calor y los demás elementos que componen los equipos, f) En caso de que sea necesario retirar equipos de la entidad para realizar reparaciones en los talleres del contratista, este deberá reemplazarlos por un equipo de iguales o superiores características mientras estos sean reparados, • EL CONTRATISTA deberá elaborar y hacer entrega de los reportes técnicos completos de todos y cada una de las visitas de mantenimiento preventivo y correctivo, • Será responsable por configurar los equipos en caso de que ocurra una desconfiguración de los mismos producto del mantenimiento correctivo y preventivo, • Realizará la limpieza interna y externa general de los equipos, descontaminación de fuentes y componentes internos, reemplazo, de ser necesario o limpieza de filtros, verificación de voltajes internos en fuentes de poder, verificación física del punto correspondiente al cableado lógico y eléctrico, verificación de voltajes de entrada e implementos de regulación de voltajes, verificación de discos y

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optimización de espacio en disco, diagnósticos generales de funcionamiento, pruebas generales de funcionamiento tanto del equipo como de sus periféricos, verificación y lubricación de impresoras, limpieza y prueba de drives, CD, unidades de cinta o tape backups, revisión de los problemas expuestos por el usuario. Otras Obligaciones. • Cumplir con lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 (afiliación al Sistema de Seguridad Social en Pensiones y Salud) y en especial con lo establecido en el artículo 23 del Decreto No 1703 de 2002 y la Ley 797 de 2003, reglamentada por el Decreto 510 de 2003. • Emitir los conceptos relacionados con el objeto contractual a solicitud del supervisor del contrato. • Garantizar la confidencialidad y privacidad de la información que por razón del presente contrato deba manejar. •

Pagar los impuestos si a ello diere lugar.

• Hacer todas las recomendaciones que considere necesaria en relación con el desarrollo y ejecución del contrato. • No ofrecerá ni dará sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta. • No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.

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7. FACTORES DE SELECCIÓN PARA IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE (Art 5 Ley 1150/07, Art 12 Decreto 2474 /08 y parágrafo del Artículo 1 del Decreto 3576/09) Se evaluará el cumplimiento de los oferentes a las condiciones de la invitación a cotizar, teniendo en cuenta los siguientes criterios: CRITERIO Requisitos habilitantes Especificaciones técnicas Precio

PUNTAJE Cumple/ No cumple Cumple/ No cumple La oferta con el precio más bajo

7. 1 Requisitos Habilitantes (Cumple / no cumple) CRITERIO

CUMPLE / NO CUMPLE

Certificado de no encontrarse inhabilitado para contratar. Certificación en donde se indique bajo la gravedad de juramento y firmada por el representante legal, que el proponente no se encuentra incurso en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades para celebrar contratos con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Articulo 8 de Ley 80 de 1993 y que adicionalmente no ha sido declarado responsable judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones, de conformidad con los dispuesto en el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007

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literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables Certificado de Constitución y Gerencia Certificado de Constitución y Gerencia con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. Cédula de Ciudadanía Representante Legal Fotocopia de la cédula de ciudadanía de quies es el representante legal o quien suscribirá el contrato. Constancia de pago seguridad social y parafiscales. Constancia de pagos de seguridad social y aportes parafiscales expedido por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique que se encuentra al día durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección, en el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Registro Unico Tributario Aportar el Registro Único Tributario expedido por la DIAN conforme el artículo 555-2 del estatuto tributario. El RUT, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y

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entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimos común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, respecto a los cuales esta requiera su inscripción. Registro de Información Tributario Registro de Información Tributaria expedido por la Secretaría Distrital de Hacienda. Información SIIF El proponente deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador. Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria en donde el número de cuenta bancaria reportado debe coincidir con el número de cédula de ciudadanía o NIT reportado. (Fecha de expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección)

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Certificación de Experiencia Anexar mínimo dos (2) certificaciones de experiencia específica en el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos de equipos de cómputo, ejecutados con empresas del estado y/o privadas, en la cual conste el objeto, tiempo de ejecución del contrato, valor y calificación del servicio. Propuesta Económica. Propuesta económica incluido el IVA. Propuesta económica incluido IVA. Una vez la entidad reciba la propuesta, esta no podrá ser modificada por el oferente y se mantendrá el precio hasta la entrega del servicio en caso de ser adjudicada. (Diligenciar el anexo de la oferta).

7.2 EVALUACION Para seleccionar la propuesta, la entidad procederá a verificar el cumplimiento de los oferentes a las condiciones de la invitación a cotizar, adjudicando el contrato al mejor postor siempre y cuando la oferta cumpla con los requisitos habilitantes. Si solo se presenta una oferta, esta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado, acorde con el segundo parágrafo del Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009. 7.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION.

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7.2.1.1. Oferta con el precio más bajo. El comité de contratos procederá a verificar el precio total de cada una de las ofertas, seleccionando la que haya sido presentada con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. Las demás y en orden ascendente de precio, es decir quien haya presentado la oferta con el segundo menor precio se tendrán en cuenta solo si la oferta seleccionada no cumple con los requisitos habilitantes, si tampoco cumple se verificará la que tiene el menor tercer precio y así sucesivamente. De no lograrse lo anterior se repetirá el proceso de selección. 7. 2.1.2 Requisitos Habilitantes (verificación y no de calificación) Se verificará los requisitos habilitantes solo a aquella oferta que haya sido presentada con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. Adicionalmente, se tendrá en cuenta lo estipulado en el párrafo 3 del parágrafo Artículo 1 del Decreto 3576, en el siguiente sentido: los requisitos mínimos habilitantes serán verificados únicamente en el oferente que haya presentado la oferta con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. 7.2.2. Empate En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. T:\2010\E-4 Compras\E-4.2 Selección Abreviada\E-4.2.2 Menor cuantía inf 10%\E-4.2.2.1 Subasta inv\E-4.2.2.1.2 Servicios\E-4.2.2.1.2.1 Mantenimientos\Equipos sistemas, Abr 13-10\Mto sistemas\Estudios previos GMuñoz, Abr 15-10.doc

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NOTA. La entidad hará adjudicación total, es decir que la invitación constituye un único lote. 8. TIPIFICACION, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS (Numeral 3 del Decreto 2474 de 2008). Tifica ción

Evento

Sever idad

Fre cuenci a

Asigna ción al contratist a

1

Operacio nal

Mínim a

Poco probabl e

X En el 100% deberá soportar los riesgos de operación

2

Tributario s

Mínim a

Poco probabl e

X En el 100% deberá soportar los riesgos tributarios

3

Operacio nal (Pérdida material)

Los efectos favorables o desfavorables derivados de las variaciones en los precios del mercado de los materiales, los insumos, mano de obra, y todo lo concerniente al objeto de este proceso. Los efectos favorables o desfavorables, de las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresió n o modificación de los existentes, y en general cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta Los riesgos de pérdida del bien 8s) utilizados para el cumplimiento del objeto, ocurrido por fuerza mayor o caso fortuito, antes del recibo

Mínim a

Poco proba ble

X

#

Asigna ción a la Entidad

T:\2010\E-4 Compras\E-4.2 Selección Abreviada\E-4.2.2 Menor cuantía inf 10%\E-4.2.2.1 Subasta inv\E-4.2.2.1.2 Servicios\E-4.2.2.1.2.1 Mantenimientos\Equipos sistemas, Abr 13-10\Mto sistemas\Estudios previos GMuñoz, Abr 15-10.doc

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Operacio nal (Transpor te del material)

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Jurídico (Fuerza mayor o caso fortuito)

a satisfacción es asumido por el contratista. El transporte de los elementos y bienes necesarios para cumplir con el objeto, como los seguros de transporte por robo, destrucción, pérdida, deterioro o daños de los mismos, será asumidos por el contratista y a favor de la entidad contratante. El oferente adjudicatario asumirá la carga, a su costo y riesgo, de asegurar los dños, pérdidas, destrucción o deterioro causado por fuerza mayor o caso fortuito que puedan presentarse durante la ejecución del contrato, para lo cual deberá celebrar los contratos de seguros que considere pertinentes.

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Financier o

Incumplimiento en el pago en la fecha establecida

7

Financier o

8

Jurídica

Variación en los precios de mercado diferentes a la regulación del gobierno de los insumos, actividades, sistemas de distribución de transporte, entre otros, necesarios para cumplir con el objeto y las obligaciones pactadas. No realizar el servicio en la fecha y lugar solicitados

Mínim a

Proba ble

X

Mínim a

Poco probabl e

X El adjudica tario debe soporta el 100% del valor adicional que le genere el incumplimie nto del cronogram a

Mínim a

Poco probabl e

X X

Crítica

Poco probabl

X

T:\2010\E-4 Compras\E-4.2 Selección Abreviada\E-4.2.2 Menor cuantía inf 10%\E-4.2.2.1 Subasta inv\E-4.2.2.1.2 Servicios\E-4.2.2.1.2.1 Mantenimientos\Equipos sistemas, Abr 13-10\Mto sistemas\Estudios previos GMuñoz, Abr 15-10.doc

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Jurídica

No entregar el servicio en las condiciones exigidas

Crítica

10

Jurídica

Catast rófica

11

Jurídica

12

Técnico

13

Técnico

El servicio exigido por la entidad no cumplen con las necesidades Que el contratista no pueda dar cumplimiento total o parcial a la ejecución del contrato No suministrar el servicio y calidad de los repuestos de acuerdo con el ofrecimiento de la oferta presentada Hechos de la naturaleza

Catast rófica

e Poco probabl e Poco probabl e Poco probabl e

X

X X

Crítica

Poco probabl e

X

Crítica

Improba ble

X

En atención al monto de la presente contratación, no se hace necesario la constitución de la garantía de seriedad de la oferta ni de garantías, pero la entidad considera que por ser un proceso de contratación de mantenimiento de equipos de computo, se debe constituir garantía de cumplimiento, calidad del servicio y correcto funcionamiento, suministro de repuestos y accesorios y pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales . 8.1.

ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA DE RIESGOS QUE GARANTIZAN EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCION Y DEL CONTRATO A CELEBRAR En atención a las características que tiene el servicio requerido por la entidad, es necesario que el contratista otorgue como mecanismo de cobertura del riesgo, una garantía que ampare los perjuicios derivados del incumplimiento del contrato, para lo cual debe adquirir una póliza de seguros en favor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, la cual

T:\2010\E-4 Compras\E-4.2 Selección Abreviada\E-4.2.2 Menor cuantía inf 10%\E-4.2.2.1 Subasta inv\E-4.2.2.1.2 Servicios\E-4.2.2.1.2.1 Mantenimientos\Equipos sistemas, Abr 13-10\Mto sistemas\Estudios previos GMuñoz, Abr 15-10.doc

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tendrá las siguientes características: •

CUMPLIMIENTO. El valor de esta garantía será del veinte por ciento (20%) del valor del contrato, otorgada con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.

• • •

CALIDAD DEL SERVICIO Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO. El valor de esta garantía será del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. SUMINISTRO DE REPUESTOS Y ACCESORIOS. En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES. El valor de esta garantía será del diez (10%) del valor del contrato, otorgada con una vigencia igual al plazo del contrato y tres (3) años más, la cual debe cubrir a la DNDA de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato.

El presente documento corresponde al estudio previo de conveniencia y oportunidad para adquirir el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos para los equipos de cómputo y plataforma informática de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor y se firma por el solicitante de los bienes en la ciudad de Bogotá, D.C. a los quince (15) días del mes de abril de 2010. GONZALO MUÑOZ ORTEGA Coordinador Unidad de Sistemas

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