1 CONTROL Y REGISTRO DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO

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Presentación ¿Por qué son importantes los controles en las

Los controles pueden ser automáticos, manuales o una combinación de ambos.

empresas? ¿Cómo se puede obtener la retroalimentación en los sistemas de comunicación? ¿Cómo pueden ser los controles? El Control es uno de los pilares en que se fundamenta la administración. Un concepto simple de lo que

significa el control sería el de la

“medición de resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes”. En sí el control busca recolectar sistemáticamente datos para conocer la realización de los planes. Con los avances tecnológicos y el éxito que tienen los sistemas de comunicación, es posible en muchos casos obtener una “retroalimentación” de las informaciones que resultan del control mismo, y utilizarlas para que la acción correctiva se inicie de forma automática, con lo cual, no hay que esperar hasta que se produzcan íntegramente los resultados para poner en obra la acción correctiva: un procedimiento previamente establecido, va corrigiendo la acción constantemente, con base en esos resultados, sin necesidad de detenerla.

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Mapa Curricular Operación de los Sistemas de Costos

Módulo

Unidades de Aprendizaje

Resultados de Aprendizaje

1. Controlar los elementos del costo a través de sus registros contables.

2. Controlar los procesos productivos a través de la mecánica contable.

1.1. Controlar los elementos del costo de acuerdo con las políticas y métodos establecidos por la empresa. 1.2. Contabilizar los elementos del costo, de acuerdo con el procedimiento establecido para su control.

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1.1. Controlar los elementos del costo de acuerdo con las políticas y métodos establecidos por la empresa. 1.1.1. •

Control de los Costos Directos.

Materia Prima Directa

La palabra “Prima” indica ”primera” o que se encuentra en su estado original (virgen) y el material no siempre es así, son primero las instalaciones, la maquinaria, otros gastos indirectos, y quizá hasta los salarios. Los materiales representan un elemento fundamental del costo, con respecto a la inversión total en el producto, sin materiales no puede lograrse la obtención de un artículo. “Es un producto material que tiene que ser transformado antes de ser vendido a los consumidores; es el principal elemento en una industria, es un producto elaborado que sirve como materia prima para la elaboración de otros productos. Materiales “Formado por materia, conjunto de instrumentos, herramientas o máquinas necesarias para la explotación en una industria”. En la práctica se incluyen como instrumentos o utensilios, las refacciones, las piezas de repuesto, materiales auxiliares a la producción, materiales indirectos como grasas, lubricantes, combustibles, etc. Forman parte de los costos indirectos de producción, la materia prima directa, como primer elemento del costo de producción y dentro de la cuenta de mayor Almacén de materias primas. Los materiales están bajo la siguiente presentación: 2.2.2 2.2.2 2.2.2

Como material en el Almacén respectivo. Como material en el Proceso de transformación. Como material convertido en el Producto terminado.

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Los primeros y terceros aspectos representan a los materiales en forma estética, y el segundo, de manera dinámica. En el Método de Costos Completo, que es cuando existe el control de los Materiales, es el Sistema de Inventarios Perpetuos o Constantes, en cualquiera de los tres aspectos o puntos citados. El control de los Materiales antes de transformarse, requiere de la intervención cuando menos, de los siguientes departamentos: ♦ ♦ ♦ ♦

Compras. Almacén de Materiales. Producción. Contabilidad.

A). Departamento de Compras Es quien tiene a su cargo el abastecimiento de los Materiales que le sean solicitados. Deberá estar organizado para conocer las fuentes de abastecimiento, o sea, los proveedores, a fin de obtener las mejores condiciones. Es importante la eficiente intervención de este Departamento, porque de él depende en cierta forma que la fabricación no sufra paralizaciones o demoras y obtenga menores precios, mejor servicio, financiamiento, etcétera. B). Departamento de Almacén de Materiales Se encarga de la guarda y custodia de los materiales, es un departamento de Servicio a la producción; normalmente representa una inversión cuantiosa, requiere personal conocedor de los materiales que están a su cuidado para evitar errores de estiva, y en la suministración de los mismos que puedan perjudicar la elaboración. Puede decirse que el Almacenista tendrá como responsabilidad principal el orden, el adecuado manejo y la clasificación dentro de su

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departamento; debiendo distribuir los artículos que tiene a su cuidado de tal manera que puedan localizarse rápidamente, y ser preparados para facilitar el recuento físico. C). Departamento de Producción Es aquel que realiza las operaciones de fabricación, es quien efectúa las operaciones de elaboración, uno de sus importantes elementos es el material. D). Departamento de Contabilidad Representa la parte controladora (sistematizadora), valuadora, procesadora, informadora y evaluadora del movimiento de la Empresa. Para el control se requieren registros o auxiliares que permiten el oportuno asiento de sus movimientos. Valuación de entradas al almacén de materias primas El precio de costo con que deben figurar las materias primas en la cuenta principal de almacén y en sus auxiliares (tarjetas de almacén) es el precio que se paga por ellas más los gastos incurridos hasta su entrada en los almacenes, como fletes y acarreos (gastos sobre compras). Valuación de las salidas del almacén de materas primas Las técnicas de valuación en nuestro medio para dar valor a las salidas del almacén, son las siguientes. A. Precio promedio. B. Últimas Entradas, Primeras Salidas UEPS. C. Primeras Entradas, Primeras Salidas PEPS. D. Precio o valor fijo o estándar. E. Precio o valor de reposición o de mercado. •

Tarjetas Auxiliares de Materia Prima directa por el método UEPS

UEPS. Consiste en valuar las salidas de almacén, utilizando los precios de la última entrada hasta agotar su cantidad en especie, de ahí la penúltima

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entrada en unidades y precio y así sucesivamente hasta dar salida a la totalidad en especie requerida. Por cada salida se van eliminando las últimas existencias que entraron al almacén. Las existencias quedan automáticamente valuadas a los precios más antiguos de acuerdo con el pensamiento conservador. Se recomienda esta técnica cuando los precios van hacia el alza, en el Ciclo de Prosperidad, Inflación. •

Tarjetas Auxiliares de Materia Prima directa por el Método de Promedios

Precio promedio. Consiste en dividir el valor final de la existencia entre el número de unidades existentes (piezas, kg., litros, etc.) obteniéndose un costo unitario promedio. El costo promedio periódico.

puede

ser

constante

o

Constante: cuando cada nueva entrada origina la obtención de un nuevo costo promedio. Periódico: cuando el costo promedio se obtiene de tiempo en tiempo, por semana, quincena o fin de mes. Esta técnica no es recomendable en épocas de inflación y de deflación, sino más bien cuando hay constantes variaciones en los precios. •

Tarjetas Auxiliares de Materia Prima directa por el método PEPS

PEPS. Las salidas del almacén se valúan a los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, se continúa con las inmediatas y así sucesivamente. Lo contrario a UEPS y su uso se recomienda en épocas de estabilidad económica. Las existencias quedan valuadas automáticamente a su valor más reciente, otorgándole al almacén de materias primas un costo actualizado a valores acordes con el mercado actual (de la fecha de las existencias).

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•

Reporte de Consumo de Materia Prima directa por línea de producción o por orden de trabajo.

Se refiere a la entrega del material a los departamentos o a producción, toda salida deberá estar cubierta con su comprobante respectivo, autorizado por la persona encargada que tenga facultad para hacerlo. Puede ser un vale al almacén o un listado de materias primas. Las formas deberán llevar la anotación acerca de a qué orden o proceso se deberá cargar la materia prima.

peso, su medición, según sea el tipo de mercancía que se reciba, empleando un informe de recepción cuya copia se envía al departamento de compras y al de contabilidad, utiliza la copia de la factura o remisión del proveedor, dependiendo de la magnitud de la empresa y del movimiento que se tenga de materias primas y materiales. El almacenista formulará diariamente un “Resumen de Entradas al Almacén de Materiales”, anexándole las Notas de Entrada al Almacén con los siguientes tantos: a).- Original al Departamento de Contabilidad, anexando las remisiones (copias) de los proveedores. b).- Duplicado al Departamento de Compras para su conocimiento. c).- Triplicado, quedará en poder del Almacenista, con el cual dará movimiento al Auxiliar respectivo.

En muchas ocasiones será necesario utilizar la forma referente a materias primas no utilizadas en su totalidad. •

Reporte de Entradas de Materia Prima al Almacén

Recepción de las materias primas y materiales

•

En todos los almacenes existen almacenistas encargados del recibo de las materias primas y materiales, al recibirlos verifican la cantidad, el Ejemplo de Resumen de Entradas al Almacén de Materiales. Siguiente Lámina.

Hoja de Costo por Materia Prima Directa Consumida

ASIENTO DE CONCENTRACIÓN ALMACÉN DE MATERIALES PROVEEDORES La Mexicana La Favorita

$ 150, 040.00 $ 150,000.00 40.00

$ 150,040.00

Resumen de Entradas al Almacén, correspondiente al día 13 Octubre períodos contables en que convencionalmente se divide la vida de una entidad. • Mano de Obra directa Sueldos y salarios Es el segundo elemento del costo y representa el pago del esfuerzo humano para transformar la materia prima en un producto. A la contabilidad de costos le compete medir en unidades monetarias el monto de las renumeraciones al personal y aplicarlas a los

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La acepción Sueldos y Salarios en diversos tratados de costos como son trabajo, labor, mano de obra, costo del trabajo, etc., la más amplia costumbre en nuestro medio ha sido mano de obra, del inglés HANDWORK, que quiere decir trabajo u obra hecha a mano. Sueldo es la retribución de un empleado, un militar, un funcionario, etc., que se ha dado a

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cambio de un trabajo regular, generalmente, el pago se efectúa quincenalmente. Salario es la retribución que debe pagar un patrón al trabajador por su trabajo, puede fijarse por unidad de tiempo, por unidad de obra, por comisión, a precio alzado o de cualquier otra manera; generalmente a los trabajadores de una planta se les paga por semana. El C. P. Armando Ortega Pérez de León en su libro Contabilidad de Costos, establece las diferencias, diciendo que “La nómina semanal se refiere a los salarios devengados por los trabajadores y operarios de un centro fabril, de almacenes, de aseo y limpieza”. En la nómina quincenal se pagan los sueldos de los empleados administrativos de la división fabril, tesorería, contraloría, mercadotecnia y relaciones industriales, así como el departamento de ventas. Concluyendo que salarios se usa para los trabajadores llamados obreros en nuestro medio industrial y a los que se les paga en forma semanal, y sueldos a los trabajadores empleados que generalmente se les paga en nómina quincenal. Para su estudio los sueldos y salarios se dividen en dos grupos: A) Sueldos y salarios directos. Segundo elemento del costo, que forma parte, junto con la materia prima directa, del costo directo o costo primo (primario), es el que se emplea directamente en las operaciones de producción. Este elemento varía en importancia dentro de las industrias, dependiendo de su naturaleza, de la eficiencia en la administración. En algunas compañías reviste una extraordinaria importancia y por tal motivo existen muchos planes de pago al personal, con objeto de lograr una mayor productividad al menor costo posible. El elemento humano y la contabilidad de sueldos y salarios, se encuentran muy entrelazados.

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B) Sueldos y salarios indirectos. Aunque son absolutamente esenciales para el funcionamiento de la fábrica, no se pueden atribuir y cargar directamente a ninguna tarea, lote o proceso específico de producción de artículos, sino en forma indirecta ya que generalmente el personal se emplea en labores de vigilancia, mantenimiento y supervisión de toda la planta industrial como: 1.Superintendencia o jefatura de fábrica. 2.Jefes o subjefes de área o departamento. 3.Operadores de grúa o montacargas. 4.Técnicos en labores de aparatos de control y medición. 5.Ingenieros o supervisores de equipo electrónico. 6.Mecánicos y electricistas. 7.Tomadores de tiempo. 8.Empleados de costos. 9.Porteros, mozos y vigilantes. 10.Personal de conservación. Los sueldos y salarios forman parte del costo de producción y, para su estudio, se enmarcan dentro de los costos indirectos de producción, tercer elemento de costo. En la actualidad, a fines del Siglo XX, se ha procurado abatir este renglón con maquinaria moderna o avanzada, y medios electrónicos desplazando el esfuerzo humano. Los Sueldos y Salarios Directos se consideran como el segundo elemento del Costo de Producción, y se refiere al esfuerzo humano necesario para transformar el material en productos. Este esfuerzo debe ser renumerado en dinero en efectivo del cuño corriente, según lo establece nuestra Constitución. El ejercicio de las relaciones obrero- patronales, está enmarcado por los conceptos jurídicos contenidos en el Artículo 123 Constitucional; el cual consigna los derechos de los trabajadores y los analiza en sus apartados “A”, con 31 fracciones, y “B” con 14 fracciones.

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También por una ley especial, que se conoce como Ley Federal del Trabajo, reglamentaria del mencionado Artículo 123, apartado “A” de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 1. Limitación de la jornada máxima diaria diurna a 8 horas. 2. Jornada nocturna 7 horas. 3. Jornada mixta 7 ½ horas 4. Por cada 6 días de trabajo, habrá un día de descanso cuando menos. 5. Fijación de un salario mínimo sobre las condiciones de cada región. 6. El salario deberá ser pagado en moneda del curso legal. 7. Las horas extras serán pagadas en un 100%, más de lo fijado para las horas normales; dicho trabajo extraordinario no podrá exceder de 3 horas diarias ni de 3 veces consecutivas por semana. 8. Dio el derecho de unirse a obreros y empresarios en defensa de sus intereses y así forman sindicatos los primeros, asociaciones los segundos. 9. Reconoció el derecho de huelga y paro a obreros y empresarios. 10.Estatuyó la obligación de indemnizar al trabajador con tres meses de salario y por 20 días por cada año de trabajo, cuando sea despedido injustificadamente, si tiene más de un año de trabajo. 11.Consideró de utilidad pública la expedición de la Ley del Seguro Social. 12.Otorgó al trabajador el derecho de participar en las utilidades. 13. Estableció el derecho de los trabajadores de percibir una prima de antigüedad, equivalente a 12 días de salario por cada año de trabajo; cualquiera que haya sido la causa de su separación o despido, siempre y cuando hayan cumplido 15 años de servicio por lo menos. Todas las conquistas anteriores, fueron consignadas en la Constitución Mexicana de 1917, y reglamentadas posteriormente por la Ley Federal del Trabajo.

El control y manejo de los sueldos y salarios, incumbe específicamente a los departamentos de Personal y de Contabilidad, auxiliados por los departamentos productivos. El Departamento de Personal tiene a su cargo el manejo de los trabajadores en los aspectos siguientes: Ingreso, egreso, ocupación, cambio de ocupación, coordinación de los períodos de vacaciones, registro de asistencias y faltas, fijación de los salarios elaboración de tarjetas asistencia, hechura, en ciertos casos la Lista de Raya, permisos, etcétera. Para el control de lo anterior y directa del Departamento auxiliado por la formación departamentos productivos, siguiente:

con la intervención de Contabilidad, y control de los debe realizar lo

♦ Registros del Personal (expediente Trabajador). ♦ Tarjeta de Control del Personal. ♦ Tarjeta de Asistencia (entrada y salida). ♦ Tiempo Extra. ♦ Tarjeta de Distribución del Tiempo. ♦ Hoja de Costo del Trabajo. ♦ Nómina o Lista de Raya.

del

Objetivos de la contabilidad de sueldos y salarios Todos los registros que se emplean serán planeados con todo cuidado. a. Todos los datos del trabajador, referentes a su categoría, su puesto, escala de sueldo o salario, fecha de contratación y departamento asignado. b. Tiempo empleado por cada trabajador en la fábrica, su salario y el total devengado en el período. c. La orden, la tarea, el proceso o el departamento a que debe cargarse el importe total trabajado.

Control y contabilización de sueldos y salarios

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d. El registro de sus ausencias, vacaciones, enfermedades, castigos, permisos, etc.

de marcar con tinta la hora de entrada y salida en cada tarjeta.

e. Tiempo empleado en las efectuadas en jornada extraordinaria.

Al terminar la semana, las tarjetas se concentrarán en el Departamento de Rayas, a fin de computar el tiempo que estuvo cada obrero dentro de la fábrica así como para hacer el cálculo correspondiente al salario devengado para preparar la lista de raya de la semana.

operaciones normal y

f. Sistema de pago de renumeraciones para cada clase de trabajo desarrollado. g. Total de horas de trabajo en cada departamento, lote u orden de trabajo, durante el período de determinación de costos, con objeto de determinar la base de aplicación de los costos indirectos. h. El importe total de la nómina durante el período de determinación de costos.

El trabajo de liquidación de salarios de cada trabajador es una labor que debe hacerse con sumo cuidado, se requiere que las tarjetas al calcularse, sean obtenidas con cierta anticipación, a fin de que el día de pago (normalmente los sábados) esté preparada la Lista de Raya, considerando además que la Ley Federal del Trabajo exige dicha liquidación.

Registro del Personal

• Tiempo Extra

Consiste en utilizar un expediente individual, en donde se archivará toda clase de correspondencia y documentación que se haya cruzado con el trabajador, conteniendo su historial en la Entidad.

Se entiende por horas extras, el tiempo adicional a la jornada ordinaria, que el trabajador ha desarrollado, el que, de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, deberá liquidarse a base de salario doble y más; es importante el control del tiempo extra, debiéndose exigir la autorización previa del Jefe del Departamento y el visto bueno del Superintendente, para que a un obrero se le pague tiempo extra.

•

Tarjeta de Control de Asistencia –

Esta tarjeta será individual, con todos los datos personales, columnas para indicar las percepciones, descuentos, etcétera, que servirán grandemente para la formulación del anexo para la declaración del Impuesto sobre la Renta. •

Prenómina

También se le conoce con los nombres de Tarjeta de Tiempo y de Tarjeta de Entrada y Salida. Sirve para registrar las asistencias del trabajador diariamente sin conocimiento de la labor desarrollada por el mismo. Se utiliza una tarjeta por semana para cada obrero, en la que se anotan el día y las horas de entrada y salida, ya sea por medio de relojes marcadores, por computadora con Código de Barras o algo más actual, tarjeta magnética, o por un empleado que tenga el puesto de chocador, quien se hace cargo

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• Tarjeta de Distribución de Tiempo Esta forma tiene aplicación práctica cuando se emplea el procedimiento de Órdenes de Producción o sus derivados, cuya finalidad es saber en qué acción fue ocupado el tiempo, a fin de cargar a las Órdenes de Producción. Es necesario utilizar una Tarjeta de Distribución de Tiempo para cada uno de los obreros que trabajan en los departamentos productivos. La diferencia entre los salarios pagados según la Tarjeta de Asistencia y los salarios aplicados, de acuerdo con la Tarjeta de Distribución de Tiempo, indica el monto de sueldos y salarios no

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aprovechados en la producción y representa para la Empresa el valor del tiempo perdido. • Cuota Hora-Hombre Se le conoce con ese nombre al cálculo por horahombre, aplicable al Costo de Producción, por medio de las órdenes de producción o de los procesos productivos, el cual contiene, además del salario respectivo con su séptimo día, la prima vacacional, la gratificación de fin de año, y las prestaciones que se hayan otorgado al trabajador, medularmente. • Hoja de Costo del Trabajo Se utiliza como libro tabular y contiene el dato de la cuota por hora; al mismo tiempo se puede emplear para la liquidación al obrero, cuando se emplea la Tarjeta o Reporte de Entrada y Salida, además como liquidación, no tiene objeto la Hoja de Costo del Trabajo; en igual circunstancia ésta cuando se firma. De recibido, en la Lista de Raya. • Nómina o Lista de Raya Es un documento en el cual se registran los salarios que deben cubrirse al final de la semana, concentrando los datos de las tarjetas de asistencia. Es aconsejable que la Nómina o Lista de Raya, se elabore clasificada por departamentos. La forma que se debe utilizar para la Lista de Raya es la indicada por la Ley Federal del Trabajo, misma que si es necesario puede hacerse más analítica. En nuestro medio se elaboran por semana y por quincena, normalmente a la nómina semanal se le denomina lista de raya. Los empleados encargados las preparan y las mismas deberán contener el nombre del trabajador, período que abarca, el importe de los sueldos o salarios totales, incluyendo las percepciones ordinarias o extraordinarias, las deducciones que pueden ser internas o externas, las primeras como el fondo de ahorro, préstamos, cuota sindical, etc., y las segundas como las cuotas

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del Seguro Social y el impuesto local, el importe neto devengado por el trabajador y un espacio para la firma del trabajador, en su caso. Actividades:

Trabajo en equipo

Elaborar diagramas, ilustraciones y esquemas Para identificar la importancia de los controles de los costos directos, integra un equipo de tres personas y elaboren un diagrama de flujo en el que se identifiquen los procesos que se realizan en el almacén y los documentos que se utilizan en cada proceso. Presenten su diagrama de flujo a sus compañeros y profesor. 1.1.2. Control de Costos Indirectos Es el tercer elemento del costo, llamado comúnmente gastos indirectos de fabricación. ¿Qué hay dentro de una industria, aparte de la materia prima y los sueldos y salarios directos que se pagan? Existen dentro de una fábrica, espacio, maquinaria, mobiliario, instalaciones, instrumentos, elemento humano que trabaja indirectamente en la producción, conservación, mantenimiento, aseo y limpieza, vigilancia; se consumen materiales indirectos, grasas, combustibles, refacciones, piezas de repuesto, se paga luz, teléfono, papelería, seguros, impuestos especiales en algunos casos telegramas, correo, honorarios a profesionistas, etc. Se deprecia la maquinaria, el equipo, el mobiliario, se amortizan las instalaciones, se pagan en ciertas compañías patentes y marcas y en cuanto al elemento humano además de sueldos y salarios, se otorgan prestaciones y contraprestaciones involucradas por ley o por contrato.

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•

Costos indirectos de producción

A los gastos Indirectos de Producción, también se conocen con los nombres siguientes: Cargos Indirectos, Costos Indirectos, Gastos de Producción, Gastos de Fabricación o de Fábrica, la palabra “Indirectos” y a otros las palabras “fabricación o producción”. Se debe considerar también el valor que se paga por renta, la luz, el valor estimado de la depreciación, etcétera; factores indispensables que presentan inversiones, las que deben acumularse al Costo Directo para poder determinar el Costo de Producción. La derrama, prorrateo, adjudicación o aplicación de los Gastos Indirectos al Costo de Producción, se hace mediante cálculos sobre bases que posteriormente se verán. Clasificación producción •

de

los

costos

indirectos

de

Costos Indirectos Fijos

Por su recurrencia se clasifican en: Se llaman Gastos Fijos, aquellos que son recurrentes en cuanto a su valor y tiempo; es decir que periódicamente de manera consuetudinaria, constante, continua, normal, se están realizando sea cual fuere el volumen de producción; como los sueldos del Superintendente y jefes de los departamentos de fabricación, la renta, la depreciación en Línea Recta de la maquinaria, ciertas cuotas, etcétera.

Son gastos indirectos reales o históricos, aquéllos que efectivamente se erogan; pueden ser cualquiera de los vistos. Por la técnica de valuación se clasifican en: Gastos indirectos estimados o “aplicados” (predeterminados) son aquellos que se originan en función de un presupuesto establecido, o sobre un factor calculado de gastos indirectos. Por agrupación se clasifican en: Gastos indirectos Departamentales son aquellos que se aplican por secciones, cuando la Fábrica está fraccionada departamentalmente, conociéndose de esta manera los Costos Indirectos de cada una de las divisiones. También en costos se conocen como Gastos Indirectos Departamentales. • Prorrateo de costos indirectos Si la empresa se encuentra dividida por departamentos y si es necesario efectuar inicialmente una aplicación departamental conocida como prorrateo primario, un reacomodo de los costos en función del beneficio obtenido o servicio otorgado, eliminando los departamentos que dan únicamente servicio y cargando los costos finalmente a aquéllos en donde se realiza la producción final y que se llama prorrateo secundario. Industrias que consideran su producción como un departamento

•

Costos indirectos variables

Existen innumerables empresas que no tienen necesidad de dividir su fábrica en departamentos, considerándola como una unidad de producción que equivale a un departamento.

•

Auxiliares de costos indirectos

Industrias con departamentalización

Son gastos variables, aquéllos que se originan y cambian en función del volumen de fabricación, aumentando o disminuyendo, según aumente o baje la producción, ejemplo: luz y fuerza, combustibles y lubricantes, reparaciones, gastos de mantenimiento, materiales indirectos, etcétera.

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A medida que una empresa se expande y sus procesos de transformación se hacen más complejos, el porcentaje de costos indirectos invariablemente aumenta.

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Para lograr este objetivo los costos indirectos se dividen en lo que se llaman departamentos de servicio y producción. Clasificación de los departamentos Los departamentos clasificarse en:

de

una

fábrica

pueden

a) De producción b) De servicio En los departamentos de producción se efectúa la transformación de las materias primas para convertirlas en producto terminado, de tal manera que su actividad pueda identificarse bien sea con un proceso específico o con una o varias órdenes de producción; se pueden citar con ejemplos, los departamentos de clarificación, evaporación, centrífugas, en una fábrica de galletas; el de fundición, moldeo, torno, ajuste y montaje. Los departamentos de servicio prestan determinados servicios en beneficio de los departamentos de producción o de otros departamentos de servicio. Estos de clasifican en cuatro grupos: 1. Departamentos que prestan servicios administrativos, de oficina, gerencia, costos, nóminas, compras, personal, control de producción, ingeniería y dibujo. 2. Que prestan servicio en relación con el manejo de materiales como los almacenes, recepción y transporte. 3. Que prestan servicio de naturaleza mecánica como la planta de energía, de calefacción, la sala de máquinas y conservación. 4. De naturaleza general, que prestan servicio de comodidad o conveniencia como el comedor, servicio social, hospital o servicio de edificio. Dentro de los departamentos, servicios o departamentos auxiliares llamados centros de costos como el departamento de suministro de energía que tiene secciones para vapor, electricidad y aire comprimido.

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En una fábrica de procesos, si hay discrepancia tanto en su carácter como en sus costos habrá que usar cuentas de costos distintas; si en un mismo departamento hay maquinaria pesada y ligera es preciso instalar centros de costos por la diferencia de costos de operación. •

Prorrateo de Costos Indirectos

Clasificación: Prorrateo primario y prorrateo secundario El prorrateo primario es la acumulación de los costos indirectos de producción a cada uno de los departamentos de producción o servicio o centros de costos asignado, de acuerdo con el beneficio prestado, a la importancia del lugar ocupado, o bien al valor del bien utilizado. El prorrateo secundario es el reacomodo de los costos indirectos departamentales, en función del servicio otorgado por cada departamento de servicio a los demás departamentos, de servicio y productivos, hasta quedar finalmente acumulados sólo en los departamentos productivos. Bases de aplicación a los costos de producción Una vez conocidos los costos indirectos de producción en la última etapa o sea en los demás departamentos productivos, se aplicarán finalmente al costo de producción de acuerdo con las bases más conocidas como son: 1) Con base en tiempo a) Horas o minutos de trabajo directo b) Horas o minutos de trabajo directo más horas de trabajo indirecto c) Horas máquina 2) Con base en valor a) Importe de los sueldos b) Importe del costo primo c) Importe de la materia prima directa 3) Con base en unidades a) Por pieza b) Por peso

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c) Por volumen Actividades

Trabajo en equipo

Mesa redonda

Para identificar los tipos de controles aplicables a los costos indirectos, forma un equipo de cinco personas y discutan cuáles son los rubros que pueden ser considerados costos indirectos fijos y cuales pueden ser considerados costos variables y que tipos de controles se deben aplicar en cada caso. Elaboren un documento con sus conclusiones y preséntenlas a su grupo y profesor.

1.2.Contabilizar los elementos del costo, de acuerdo con el procedimiento establecido para su control. 1.2.1. Registro Contable de Materia Prima Directa Importancia del control de la materia prima y materiales Está basada en la teoría de que todas las compras de materia prima y materiales equivalen a dinero invertido, su guarda, custodia y contabilización, deberán realizarse con igual cuidado evitando al máximo desperdicios innecesarios por un posible deterioro, o bien, el mal uso de los mismos. Un control y contabilización adecuados permitirá a la compañía estados financieros razonables, datos sobre los consumos utilizados en la producción y permite una información completa respecto al costo de los productos manufacturados. Reglas que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales

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1) Todas las transacciones que impliquen compra, recepción, almacenaje y consumo de materias primas o materiales, deberán ser autorizadas por un funcionario o ejecutivo responsable, los cuales estarán basados en pedidos expresos. 2) En todos los movimientos de entrada y salida de materiales y entregas a producción, deberán intervenir por lo menos dos personas, a fin de evitar fraudes, robos o malversaciones. 3) Todas las materias primas o empleo no sea de manera producción, deberán estar un lugar seguro y bajo vigilancia.

materiales cuyo inmediata en la almacenados en una adecuada

4) Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos productivos o en la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente asequibles. 5) En cualquier momento deberá ser posible averiguar, contar y verificar las cantidades y valores de toda la materia prima y materiales que haya en existencia. 6) Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las materias primas y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el libro mayor general. El control contable de las diferentes etapas y por las cuales pasan los materiales se lleva a través de las siguientes cuentas: ♦ Almacén de Materiales. ♦ Producción en Proceso; también conocida con otros nombres como Manufactura en Proceso (sólo cuando interviene la mano del hombre), Costo de Producción, o simplemente, Producción. ♦ Almacén de Productos Terminados. ♦ Almacén de Productos Semi-terminados, o Semi-elaborados.

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• Cuentas de Mayor y Subcuentas El “Mayor Auxiliar” podrá utilizarse por medio de tarjetas, hojas sueltas, o por medios informáticos, debiendo ser la suma de los auxiliares igual a la cuenta del Libro Mayor. En algunas empresas se acostumbra utilizar por duplicado el Auxiliar del Almacén de Materiales. La ventaja del doble manejo es que puede verificar en cualquier momento el auxiliar relativo a determinado material, confrontando los datos del Almacenista con los de Contabilidad, lo que permite efectuar con mayor facilidad la comprobación física.

•

Registros auxiliares

•

Soporte documentado

Solicitud de Compra

Nota: Cuando se considera como Cuenta Transitoria, controladora de las operaciones productivas, quedaría saldada pues se está enviando su saldo a una cuenta que podría denominarse Inventario de Producción en Proceso.

El Almacenista formula la Solicitud de Compra al departamento respectivo, con la autorización del Superintendente, indicando con la mayor precisión posible los materiales que se necesitan en cantidad, calidad, y plazo de recepción.

Si se desea utilizar la cuenta Producción en Proceso como Liquidadora, no se cargaría del Inventario Inicial de Producción en Proceso, ni se abonaría por el importe del Inventario Final de Producción en Proceso, entonces dicha cuenta tendrá un Saldo Deudor.

La aprobación del Superintendente es importante, ya que dicha persona es quien controla la Producción, y así, el Almacenista procurará recabar la aprobación para que se surta con toda oportunidad la mercancía.

Nota: Su saldo Deudor, representa el importe de la existencia de los artículos terminados, al costo. En este caso se utiliza esta cuenta como Liquidadora. En el caso de que por presentación en el Informe de Posición Financiera se traspase su saldo a una cuenta llamada Inventario de Artículos Terminados, entonces también deberá cargársele el importe del inventario inicial de productos terminados; con lo anterior, se ocupa la cuenta de Almacén de Productos Terminados como cuenta Transitoria.

La Solicitud de Compra deberá hacerse cuando menos en tres tantos: a).-El original para el Departamento de Compras. b).-El duplicado para el Departamento de Contabilidad. c).-El triplicado para el propio Almacenista. Pedido Al recibir el Departamento de Compras la Solicitud, procederá desde luego a formular el Pedido correspondiente, prestando mayor atención a las solicitudes que vengan con carácter de urgente.

Su saldo será Deudor y mostrará el monto del inventario de productos semi-elaborados.

El pedido puede formularse en los siguientes tantos:

El auxiliar se manejará igual que el de productos terminados.

a).- Original al Proveedor. b).- Duplicado al Almacenista. c).- Triplicado para Contabilidad.

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d).- Cuadruplicado al Departamento de Control de Calidad.

hará la anotación en el original y copia de la Remisión del Proveedor.

Recepción

b). Posteriores

Esta función corresponde al Almacenista, quien deberá cerciorarse de que los materiales que recibe del Proveedor estén de acuerdo con lo solicitado, según el procedimiento siguiente:

Cuando después de haber considerado como buena la entrada de los Materiales, por diversas circunstancias y previa comunicación al Proveedor, se acuerde la devolución de ellos.

a).- Confrontando las notas de remisión del Proveedor con la copia del Pedido y la Solicitud de Compra, a efecto de percatarse que la remesa se ajusta a lo solicitado. b).- Deberá revisar físicamente que los materiales que se reciben corresponden a lo especificado en el Pedido, en cuanto a calidad y cantidad. c).- De encontrarse a satisfacción la remesa del Proveedor, el Almacenista pondrá un sello con los siguientes datos: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

♦ Original al Proveedor. ♦ Duplicado para el Departamento de Compras. ♦ Triplicado para el Departamento de Contabilidad. ♦ Cuadruplicado para el propio Almacén. Al hacerse la devolución, firmará a la hora de la entrega de recibido, el representante del Proveedor. Actividades

Fecha de recepción. Fecha de entrada. Calidad. Observaciones. Firma de Almacenista.

Guarda Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el Almacenista deberá proceder a su guarda, de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibándola de tal manera que sea fácil su manejo y recuento. El control de los Materiales en existencia, según se dijo, podrá llevarse en la propia bodega a base de unidades en tarjetas u hojas sueltas, en unidades y valores. Devoluciones a los Proveedores a). Inmediatas Cuando al estarse recibiendo los Materiales, el Almacenista o el Departamento de control de Calidad, rechazan desde luego aquellos que no reúnen las condiciones requeridas, el Almacenista

Operación de los Sistemas de Costos

Trabajo en equipo

Mesa redonda

Para identificar la importancia del registro contable de la materia prima directa, integra un equipo de cinco personas y discutan cuáles son los soportes o documentos que sirven para el registro de la materia prima. Elaboren un reporte con sus conclusiones y preséntenlo a sus compañeros y profesor. 1.2.2. Registro Contable de la Mano de Obra Directa • •

Cuentas de mayor, Subcuentas y Registros auxiliares Soporte documental y Registro de las deducciones y retenciones

El desarrollo de cada uno de los subtemas se ve en conjunto por las acciones que se describen a continuación.

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Mecánica Contable de la cuenta “Sueldos y Salarios por Aplicar” La cuenta “Sueldos y Salarios por Aplicar”, como se había explicado, es una cuenta transitoria, provisional, o de control, y sirve para registrar el monto de los salarios cubiertos en un período determinado, de acuerdo con la determinación de Obra de Mano Directa o Labor Directa y el lapso perdido. La cuenta “Sueldos y Salarios por Aplicar”, se encarga del monto de los sueldos y salarios pagados, se abona precisamente por la aplicación de los mismos, quedando saldada siempre. Sueldos y Salarios por Aplicar Se carga: ⇒ Por el monto de sueldos y salarios pagados de los de acuerdo a la determinación Salarios. de Obra de Mano directa o labor directa.

Se abona: Por la Aplicación Sueldos y

Queda saldada siempre: Porque es una cuenta transitoria Provisional. Pago y Asiento Contable que Origina Después de formulada la Lista de Raya y si corresponde a una semana de trabajo, esta semana puede ser considerada del viernes de la semana anterior, al jueves de la semana que se está liquidando. Es costumbre liquidar los salarios el último día laborable, que regularmente es el sábado, salvo que la Empresa trabaje Semana Inglesa. Es importante dar tiempo al Departamento de Raya para que pueda hacer el cálculo y cubrir sin errores los salarios devengados.

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Algunas empresas acostumbran formular su Lista de Raya, sólo para conocer datos generales sobre cada trabajador, o por vía de resumen. En la Nómina en algunos casos se recaba la firma del interesado, misma que también debe existir en la Tarjeta de Asistencia, en el momento de la entrega en efectivo. Se presenta a continuación un ejemplo particular con el salario de un obrero para apreciar el movimiento de la cuenta Sueldos y Salarios por Aplicar, y su intervención en los Costos. La idea de utilizar la cuenta de sueldos y salarios por aplicar es que al hacer la nómina, el cheque se formula por el importe líquido para el pago a los trabajadores y posteriormente cuando la oficina de costos ha determinado qué cuentas hay que afectar de acuerdo con la distribución de las tarjetas de tiempo, formula una póliza de diario en la siguiente forma: En la nómina quincenal se seguirá el mismo procedimiento; sin embargo, la aplicación afectaría las cuentas de: a) Producción en proceso: Sueldos y salarios directos b) Costos indirectos de producción: Sueldos y salarios indirectos c) Costos de distribución: Sueldos y salarios indirectos d) Costo de administración: Sueldos y salarios indirectos El Registro contable del segundo elemento del costo es la formación para el cumplimiento de las obligaciones, tal es el caso de pagar Nómina; más si en cambio los sueldos y salarios directos ayudan a la aplicación del costo, éstos tienen que ser desglosados de acuerdo al tipo de trabajador que se tenga y la forma de pago. Muchas empresas aún siguen ocupando el método tradicional de Lista de Raya como el elemento de determinación del pago semanal de los obreros,

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aunque detrás de este informe se encuentran muchos procedimientos de control como: El Reloj chocador, Tarjeta de tiempo, Horashombre trabajadas, Órdenes de producción, entre otras. Cuando se tienen los datos que fundamentan el pago, se procede a la elaboración de la lista de Raya o Nómina que habrá de contabilizarse y Registrarse en los libros de diario y de Mayor para dar salida a la Remuneración económica. El uso de las cuentas contables de Sueldos y Salarios por aplicar forma una anticipación al pago de la Nómina para dar paso a la autorización de ésta y realizar el pago a los empleados y obreros.

Contabilización Los costos indirectos tienen una particularidad en su contabilización según la técnica de valuación histórica o estimada. 1. Si no existen departamentos y se usan costos indirectos reales o históricos se debe utilizar la cuenta de: a) Mayor. Costos indirectos de producción. Subcuenta. Concepto del costo. Los costos Indirectos que al fin del mes se saldan, así como su importe, se cargan a producción en proceso, indicando que son costos indirectos de producción. a) Cargo a la cuenta de: Producción en proceso. Costos indirectos de producción. Subcuenta. Departamento “X” (productivo o de servicio) Sub-subcuenta. Concepto del costo.

Actividades

Trabajo en equipo Resolver situaciones problemáticas

b) Abono a la cuenta de: Producción en proceso. Costos indirectos departamento “X”. Subcuenta. Concepto del costo.

Para aplicar el registro contable de la mano de obra directa, forma un equipo de tres personas y elaboren una nómina en la cual deben determinar las deducciones y retenciones que posteriormente deben registrar en los sistemas de costos. Presenten sus documentos a su profesor para su cotejo.

Muchas empresas con departamentalización, optan por llevar la contabilidad de costo en los tres incisos anteriores y llevar por separado la cuenta de Costos indirectos de producción con subcuentas según concepto de cada costo y traspasar el fin de mes su saldo a Producción en proceso, ya sea con prorrateo primario directo o cédulas de prorrateo primario y secundario al fin del mes.

1.2.3. Registro Contable de los Costos Indirectos de Fabricación

Efectos de la Departamentalización Organización Contable

• •

Cuentas de mayor, Subcuentas y Subsubcuentas Registros auxiliares y Soporte documental

El desarrollo de cada uno de los subtemas se ve en conjunto por las acciones que se describen a continuación.

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a).-

en

la

Si la fábrica no está seccionada en departamentos, la acumulación de los indirectos se hará a través de una cuenta del Libro “Mayor” que se podría llamar Gastos de Producción, Gastos de Fabricación, o con mejor denominación: Gastos Indirectos de Producción, también pueden controlarse los Gastos Indirectos de Producción por medio de una subcuenta.

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Cuenta: Producción en proceso Subcuenta: Material Directo. Labor Directa. Gastos Indirectos de Producción. b).- En caso de que la Fábrica esté dividida o se pueda dividir departamentalmente, se puede hacer la acumulación de los Gastos Indirectos de Producción en la forma siguiente: ♦

♦

Abrir una cuenta del Libro “Mayor” para cada departamento, con su auxiliar correspondiente, en cuyo caso se tendrán tantas cuentas de “Mayor” como departamentos de Fábrica existan. Abrir una sola cuenta del Libro “Mayor”, con una subcuenta para cada departamento, utilizando además un auxiliar para cada subcuenta.

La solución contable de los dos aspectos señalados se identifica respectivamente con lo que se llama: 1. Prorrateo Primario 2. Prorrateo Secundario 1. Prorrateo Primario Es la aplicación de los Gastos Indirectos de Producción a cada departamento conociéndose al final del período los gastos del departamento que mayor servicio ha otorgado. 2. Prorrateo Secundario Esta operación contable tiene como finalidad hacer una derrama inter-departamental, empezando a repartir los gastos del departamento que mayor servicio proporcione. El principio del Prorrateo Secundario, es la aplicación de los gastos indirectos de cada departamento, en proporción al servicio otorgado y recibido; esto quiere decir que se prorrateará primero el gasto del departamento que mayor presentación suministre.

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Hacer los prorrateos Primario y Secundario correspondientes al mes pasado, considerando que la Empresa tiene cuentas del “Libro Mayor” para cada departamento. Datos: 1. Los Materiales Indirectos utilizados en el mes fueron como sigue, de acuerdo con los Vales de Salida del Almacén: Departamento “A” 12,000.00 Departamento “B” 15,000.00 Taller mecánico 1,200.00 Calderas 3,000.00 Almacén de Materiales 350.00 Servicios Generales 2,000.00 de Edificio y Aseo 1,000.00 $ 34,550.00

$

2. Los salarios indirectos registrados y pagados se distribuyeron como sigue, según las tarjetas de registro de tiempos: Departamento “A” 18,000.00 Departamento “B” 1,600.00 Taller mecánico 3,200.00 Calderas 2,500.00 Almacén de Materiales 3,000.00 Servicios Generales 2,400.00 $ 14,500.00

$

Solución: Prorrateo secundario Es conveniente ir viendo el Cuadro del “Resumen del Prorrateo Secundario” para apreciar los nuevos saldos, en las páginas siguientes: Cédula del prorrateo secundario no. 1

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Departamento de Edificio y Aseo Importe $ 7,250.00 Base: Superficie Ocupada Factor = $ 7,250.00 21,800 M 2

= 0.332569

Actividades

Trabajo en equipo Elaborar diagramas, ilustraciones y esquemas Para identificar la importancia del registro contable de los costos indirectos de fabricación, integra un equipo de tres personas y elaboren un esquema que contenga los conceptos considerados como entradas, salidas y saldos de las cuentas de costos y elaboren un fichero un fichero o guía contabilizadora. Presenten su fichero a sus compañeros y profesor para su retroalimentación. Transferencia a otros contextos

Para un mayor entendimiento de los contenidos de este capítulo debemos agregar que los costos directos son los primeros dentro de cualquier proceso de producción, tal es el caso de la materia prima y su elemento indispensable para llevar a cabo el control de ella. Son los métodos de valuación, los que a su vez, deben estar aplicados de acuerdo a las necesidades de la empresa y características de los materiales de producción; por ejemplo, no se debe utilizar el mismo método de valuación para los insumos de una fábrica de mermeladas que para una que fabrica herramienta para maquinaria pesada. Además de lo anterior, cabe mencionar que el uso de formas facilita a los departamentos el desarrollo de la contabilidad, además que es uno

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de los mejores comprobantes que se usan en las empresas revelando información de acuerdo al uso de cada uno, por ejemplo el reporte de Materia prima que entra, contiene datos de las personas que entregan, que reciben, y las cantidades de uso. El manejo de Formatos de control permite la eficiencia y eficacia de los encargados Administradores o Contadores según corresponda, siendo éstos los beneficiados para la elaboración del Costo, y para correlacionar las actividades de acuerdo a los informes que se preparen a los jefes directivos. Asimismo, las empresas identifican a los gastos y costos indirectos de acuerdo a las diferentes empresas que existan, las empresas de servicios no tienen los mismos costos que las empresas de producción. Estos gastos en las empresas, de forma general, forman parte del costo. Es por ello que las actuales pequeñas y medianas empresas determinan los costos antes de fijar el precio de mercado y antes de elaborarlos para no tener pérdidas posteriores a los que las grandes empresas van produciendo de acuerdo al costo indirecto en que se vaya incurriendo durante el proceso, fijando el precio de cada artículo con base a los costos Directos e Indirectos. Por otra parte debemos enfatizar que el registrar los Costos Indirectos cuando se producen, resulta ser uno de los aspectos de contabilidad más necesarios puesto que estos costos se identifican en subcuentas por cada uno de los conceptos utilizados en la producción y en cada departamento de la empresa. Al contabilizar los costos se identifican de acuerdo al prorrateo utilizado y determinados según su base.

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