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  Convocatoria para cesión del espacio de cafetería   del Museo de La Ciudad      1) ANTECEDENTES:    El  Museo  de  la  Ciudad,  ubicado  en  las  calles  García  Moreno  S1‐47  y  Rocafuerte,  abierto  desde  1998  ha  mantenido  su  labor  sin  interrupción  dirigida  a  diversos  públicos.  Si  bien  la  temática  general  del  museo  se  presenta en las salas permanentes adecuadas para exposición, así como en la presentación de exposiciones y  actividades temporales en otros espacios del edificio, la arquitectura e infraestructuras con características tanto  de  edificio  patrimonial,  como  de  contenedor  museístico,  demandan  intervenciones  adecuadas  y  específicas  a  las mismas.    En 2012 inició la construcción del nuevo módulo administrativo del Museo de la Ciudad con la finalidad de dar  un mejor servicio a la ciudadanía y respetar las áreas destinas a salas expositivas. Desde julio de 2013 se cuenta  con este edificio y sus espacios de terrazas abiertos al público, oficinas administrativas y un área destinada para  cafetería. Para brindar el servicio de cafetería requerimos cesionar el espacio a un proveedor con experiencia  en la prestación del  servicio de alimentación para cafeterías.    2) OBJETIVO:    Cesionar el espacio de la cafetería del Museo de la Ciudad.     El cual esté dirigido por personas naturales o jurídicas, quienes se encarguen de brindar un servicio de calidad,  tanto a nivel alimenticio (productos saludables e higiénicamente preparados) como de atención a los visitantes  del  Museo de la Ciudad  (servicio cálido, atento y oportuno), así como  precios competitivos y accesibles a los  diferentes visitantes y al personal que labora dentro del Museo.     En este sentido, el objetivo específico de esta convocatoria es:    Seleccionar a la mejor oferta, con los siguientes requisitos mínimos:     Poseer  un  menú  variado  tipo  cafetería  (que  incluya  platos  vegetarianos)  que  se  oferte  durante  diferentes horas y para las diversas demandas de quienes visitan el lugar.   Proponer e implementar actividades de activación del espacio designado para cafetería, considerándolo  como una plataforma distinta del Museo. Esto implica generar una oferta alimenticia variada pero con  un  especial  enfoque  en  comida  quiteña  y  andina  tradicional  capaz  de  atraer  por  sí  misma  a  diversos  públicos.   Experiencia  y  certificados  de  al  menos  dos  años  que  den  cuenta  de  su  trabajo  con  el  servicio  alimenticio.      3) PERFIL DEL PROVEEDOR O EMPRESA:  Página 1 de 12 

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  El perfil de los postulantes es el siguiente:  1. Ser  persona  natural  o  jurídica  con  por  lo  menos  dos  años  de  experiencia  específica  dentro  del  campo  de  la  gastronomía  (banquetes,  catering,  etc)  y  la  administración  de  cafeterías  con  documentos probatorios.  2. Contar  con  los  documentos  legales  y  tributarios  que  lo  habiliten  para  facturar  por  servicio  de  alimentos y bebidas.   3. Demostrar  proactividad,  dinamismo,  solvencia,  creatividad  y  responsabilidad  dentro  de  la  propuesta a ser presentada.  4. No haber sido declarados como proveedores incumplidos del Estado y/o con Fundación Museos de  la Ciudad.  5. Certificados de experiencia  de al menos dos años en provisión de servicios alimenticios.      4) PLAZO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS:    La convocatoria se realizará por redes sociales y cartas personalizadas. Los interesados pueden acercarse al  Museo de la Ciudad en horario de 09h00a 17h30 para conocer el espacio destinado para cafetería, así como  resolver inquietudes sobre la convocatoria. Luego, se receptarán las propuestas en sobre cerrado hasta el  19 de febrero de 2016 desde las 09h00 hasta las 17:30. Las mismas se entregarán en las instalaciones del  Museo  de  la  Ciudad,  García  Moreno  S1‐47  y  Rocafuerte.  El  sobre  debe  estar  dirigido  a  María  Elena  Machuca, Directora de la Fundación Museos de la Ciudad. La emisión de los resultados de preseleccionados  será  el  23  de  febrero,  a  través  de  la  página  web  de  esta  institución:  http://www.fundacionmuseosquito.gob.ec/.    Acto seguido, se coordinará entre los preseleccionados y el personal designado por la Dirección Ejecutiva de  la  Fundación  Museos  de  la  Ciudad,  para  realizar  las  entrevistas  y  degustaciones  pertinentes.  Esto  se  realizará entre el miércoles 24 y jueves 25 de febrero de 2016. El resultado final se emitirá el día viernes 26  de febrero. El mismo será notificado mediante oficio y a través del correo electrónico, de igual forma, será  subido a la página web de la institución.    Desde  la  fecha  de  la  notificación  hasta  la  firma  de  contrato,  el  ganador  o  ganadora  deberá  presentar  los  siguientes documentos:    cédula de identidad   papeleta de votación   RUC actualizado    Desde la firma, tiene un plazo máximo de inicio de actividades de instalación de local de 15 días calendario.  Las actividades de instalación deberán ser previamente revisadas con el personal designado del Museo de  la Ciudad y contar con su autorización para su ejecución.     Sobra decir que el ganador o ganadora es responsable de gestionar todos los permisos y documentos que le  habiliten para la apertura y operación.      5) LUGAR DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, LOCACIONES E INSUMOS:    El espacio destinado para la cafetería tiene un área total de 103.25 m2 incluido cocina. Dimensión del área  destinada  para  cocina  14.06  m2.  Funciona  en  el  nuevo  edificio  del  Museo  de  la  Ciudad.  El  mencionado  Página 2 de 12 

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espacio  posee  muebles  que  pertenecen  a  la  Fundación  Museos  de  la  Ciudad  y  que  se  detallan  a  continuación:    N° 

Descripción 

 Cantidad 

1 

Cocina de acero inoxidable   

1 

2 

Mesón  

1 

3 

Lavaplatos   

1 

      6) CRONOGRAMA DE LA PRESENTE CONVOCATORIA:    Con respecto a las fases  de la convocatoria, se realizarán las siguientes actividades:    N.  Actividad  Inicio  Finalización  1  Lanzamiento de la convocatoria  11 de febrero  11 de febrero  2  Visitas al espacio  11 de febrero  19 de febrero  3  Recepción de propuestas  19 de febrero  19 de febrero  4  Calificación de carpetas  22 de febrero  22 de febrero  5  Emisión de listado de preseleccionados  23 de febrero  23 de febrero  6  Entrevista y degustación  24 de febrero  25  de febrero  7  Calificación de la entrevista‐degustación  24 de febrero  25 de febrero  8  Emisión de resultado final  26 de febrero  26 de febrero  9  Firma de contrato  1 de marzo  1 de marzo      7) PRESENTACIÓN DE PROPUESTA:     Con base en las necesidades determinadas, se requiere que quienes van a postularse a la presente convocatoria  emitan una oferta que posea los siguientes puntos:    A) Conceptualización del espacio de cafetería: (200 palabras)    Detalle aquí su forma de concebir este espacio, es decir, el tipo de cocina que propone, el tipo de presentación  de platos (se valorará las propuestas de diseño creativo que estén en diálogo con el concepto del espacio, tanto  a  nivel  de  cartas,  como  de  la  presentación  de  los  platos),  además  de  la  propuesta  para  el  mobiliario  y  decoración del espacio.    B) Productos y servicios esperados:    Menú:    Menú  para  cafetería  que  incluya  opciones  vegetarianas  y  para  público  infantil  con  balance  nutricional  apropiado.    Esto  incluye  los  listados  y  precios  de  los  ítems  que  se  detallarán.  Se  valorará  que  tanto  la  oferta  como  los  precios sean variados, de forma que contemos con insumos accesibles para los diversos públicos, dentro de las  Página 3 de 12 

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cartas y menús presentados.      Programación:    Detalle  una  pequeña  propuesta  (150  palabras)  de  programación  del  espacio,  tomando  en  cuenta  la  música  ambiental  como  parte  de  los  ítems  a  ser  pensados.  Es  muy  importante  señalar  que  se  podrá  proponer  una  programación del espacio designado para cafetería, el cual siempre debe guardar coherencia con las líneas de  trabajo del Museo de la Ciudad y a la vez debe ser coordinado con las áreas técnicas de esta institución. Esto  puede  ser,  cursos  de  comida  tradicional,  orgánica,  fusión,  eventos  musicales,  recitales,  etc.  En  este  punto  es  preciso aclarar que bajo ningún concepto se puede privatizar el espacio, alquilarlo a terceros, realizar eventos  sociales particulares, cerrarlo al público o desatender al público.    Equipo y operatividad    Se deberá garantizar la calidad y presentación de los equipos electrónicos, eléctricos y electrodomésticos con  los cuales cuente el proponente. De igual forma, se deberá dar cuenta de la logística. Esto implica lo siguiente:    i) De los permisos:    El  o  la  proveedor(a)  que  resulte  ganador  deberá  tramitar  todos  y  cada  uno  de  los  permisos  requeridos  habilitantes  (municipales  y  nacionales)    para  el  buen  funcionamiento  del  establecimiento  y  comprometerse  a  mantenerlos vigentes y actualizados (según propuesta técnica).    ii) De los horarios:    El  o  la  proveedor(a)  que  resulte  ganador(a)  de  la  presente  convocatoria  deberá  comprometerse  a  mantener  abierto el establecimiento de lunes a domingo, incluidos los días feriados dentro del horario básico de 9:00 a  17:30, además, de abrir en horario extendido cuando la programación del Museo de la Ciudad así lo requiera.     iii) De la seguridad:    El o la proveedor(a) que resulte ganador(a) de la presente convocatoria se encargará de la seguridad del lugar  destinado para cafetería. El Museo de la Ciudad cuenta con servicios de guardianía privada cerca del lugar, cuya  responsabilidad es el cuidado de exposiciones, eventos y comunidad visitante del MDC.     Este  acápite  implica  además  el  buen  uso  de  elementos  y  equipos,  implementación  de  su  plan  de  seguridad  industrial (adecuado para el tipo de negocio y según el número de comensales / trabajadores) y un control de  calidad alimenticia.    iv) De la limpieza:    Dentro de la propuesta se deberá garantizar la limpieza del espacio de cafetería, ya que no podrá contar con el  personal de limpieza del Museo de la Ciudad. En este punto se deberá especificar si se cuenta con un programa  de clasificación de residuos orgánicos y no orgánicos.      v) Del recurso humano:    Página 4 de 12 

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Para  este  ítem  el  postulante  deberá  entregar,  hojas  de  vida,  dos  certificados  de  experiencia  que  avalen  la  experiencia  del  personal  integrante  de  la  oferta,  carnet  de  salud  actualizado  y  aplicación  de  vacunas  reglamentarias para el sector, copia de cédula. En el caso del personal aún no contratado, se deberá especificar  la forma de selección del mismo, siendo así:     El área de cocina deberá contar con un chef de partida, personal con amplia experiencia en  el campo, como mínimo un estudiante del ramo.   Todo  el  personal  contratado  para  el  servicio,  esto  es  mesero,  capitán,  etc.,  deberán  estar  capacitados para tales fines, con el objeto de ofertar un servicio óptimo para los visitantes.  Además,  deberán  estar  atentos  a  la  agenda  cultural  del  MDC,  con  la  finalidad  de  poder  brindar información a los visitantes.    Además, se deberá garantizar que el  personal a cargo contará  con todos los beneficios de ley, lo cual incluye  contrato  escrito  de  trabajo,  pago  de  décimos,  seguridad  social,  vacaciones,  etc.  El  pago  de  salarios  es  de  responsabilidad del proveedor sin que dependa de la Fundación Museos de la Ciudad.     Como  un  elemento  adicional,  el  proveedor  deberá  contemplar  posibles  inclusiones  de  personas  que  vivan  o  laboren en el sector aledaño al Museo.    C) Auto‐evaluación y retroalimentación    Se requiere contar con un plan de auto evaluación del servicio así como de retroalimentación de las sugerencias  obtenidas  en  base  a  la  auto  evaluación,  cuya  frecuencia  mínima  debe  ser  trimestral,  e  incorporar  entre  los  factores a medir: calidad, higiene, servicio, oferta gastronómica, entre otros.    D) Precios de los productos     Se deberá detallar los precios con y sin impuestos de los menús ofertados. Cabe añadir que el o la proveedora  que resulte ganador o ganadora deberá mantener la lista de precios mientras dure el contrato.     E) Calificación     Se deberán detallar los plazos de implementación de la oferta completa, esto aplica si la propuesta incluye una  implementación por fases.      8) PARÁMETROS DE SELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS:    Para la evaluación de las propuestas se considerará tres fases que son:    a) Valoración de la documentación presentada (oferta técnica ) para la preselección  b) Entrevista  c) Degustación    Se realizará la evaluación según los requerimientos anotados dentro del numeral 7. Los valores de la calificación  son los enunciados    Sobra indicar que la comprobación de la existencia de datos no ajustados a la realidad, en la propuesta, será  causa de la exclusión a esta convocatoria.   Página 5 de 12 

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      9) EVALUACIÓN DE PRE SELECCIONADOS (degustación)      Las  ofertas  pre‐seleccionadas,  además  de  la  entrevista,  serán  llamadas  a  preparar  un  menú  que  contenga  el  20% de la carta ofertada en la propuesta para la degustación de los cinco miembros del comité de selección.  Esta  etapa  es  fundamental  para  el  proceso,  debido  a  que  nos  posibilita  conocer  y  evaluar  el  manejo  de  los  alimentos, el sabor, la presentación y el servicio.       Proceso  ítem    Puntaje  Valoración  de  la  Documentos personales (copia de cedula y carta de presentación)   documentación  Conceptualización del espacio de cafetería   presentada  Productos y servicios esperados  Menú   Programación / activación del espacio  Equipo  y  logística  (permisos,  horarios,  seguridad,  limpieza,  seguridad  industrial,  capacitación  del  personal,  clasificación  de  desechos)  Recurso humano  Hojas  de  vida  postulante  +  propuesta  de  estructura  organizacional  (número  de  personas,  cargos,  funciones  básicas,  organización)    Carta  de  compromiso  para  atender  beneficios de Ley de su personal  Auto‐evaluación y retroalimentación (modelo de encuestas, esquema de tabulación  y presentación de resultados) + mecanismos de implementación de mejoras  Presupuesto referencial (carta y costos de venta al público)  Cronograma de implementación  Entrevista y degustación 

TOTAL 

5  15  30  10  15 

20 

20  5  20  10  50 

200

  *El puntaje mínimo para superar la primera fase es 150/200.      10) PUBLICACIÓN DE RESULTADOS:    Al ser la etapa final, el resultado será publicado en la página web de la Fundación Museos de la Ciudad, dentro  del plazo antes establecido. Además, se realizará una llamada personal y se enviará un correo electrónico para  marcar el día y la hora para la firma del contrato. Igualmente, se emitirá un oficio indicando los resultados al  ganador. Todo esto dentro de los plazos establecidos en el numeral 6.    11) OBLIGACIONES DEL PROPONENTE    En primera instancia,  cabe señalar que el hecho de participar en esta  convocatoria implica el conocimiento  y  aceptación, por parte de las y los participantes, de todas las normas establecidas en la presente.    Una  vez  que  sea  declarado  ganador  de  la  convocatoria  deberá  gestionar  toda  la  documentación  habilitante  necesaria  para  la  apertura  y  buen  funcionamiento  del  lugar.  Además,  deberá  encargarse  de  mantener  los  documentos actualizados durante todo el tiempo que dure la prestación del servicio. Esto implica mantener al  Página 6 de 12 

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día  sus  obligaciones  laborales  y  fiscales.  Es  obligación  de  quien  resulte  ganador  el  emitir  facturas  por  los  servicios prestados.    12) Condiciones de uso del espacio:    El  uso  del  espacio  es  intransferible,  por  lo  cual  no  puede  ser  usado  para  actividades  privadas,  sin  previa  autorización de la Coordinación del Museo de la Ciudad y la Dirección Ejecutiva de la Fundación Museos de la  Ciudad.  Cabe  resaltar  que  el  inmueble  donde  funcionará  la  cafetería  es  un  edificio  aledaño  al  edificio  patrimonial, por ende, no se puede realizar adecuaciones que pongan en peligro la estructura del mismo y sus  bienes.    La  Fundación  Museos  de  la  Ciudad  recibirá  un  pago  por  la  cesión  del  espacio,  establecido  en  600  dólares  americanos más IVA. Además de una garantía que será entregada a la suscripción del contrato mediante cheque  certificado correspondiente a tres meses del valor por uso de espacio que cubre la reposición de bienes en caso  de  que  se  compruebe  responsabilidad  por  parte  del  ocupante  del  espacio  en  cesión  de  uso.  La  Fundación  Museos de la Ciudad a través del Museo de la Ciudad, cubrirá los gastos de agua y luz del espacio. Servicios de  telefonía y datafast son de responsabilidad del ocupante.    Adicionalmente, cabe indicar que el primer incumplimiento con los horarios y días de apertura del local, será  presto a un llamado de atención escrito, la segunda vez será causal para terminación del contrato.    13) Desavenencias.    Todo hecho o acontecimiento no contemplado en esta convocatoria será resuelto por la Dirección Ejecutiva del  Museo de la Ciudad.    14) OBLIGACIONES DE LA FUNDACIÓN MUSEOS DE LA CIUDAD.    La Fundación Museos de la Ciudad garantizará lo siguiente:    a) Entregar el espacio en buenas condiciones (check de mantenimiento).  b) Entregar con acta entrega‐recepción todo el menaje arriba descrito.  c) Garantizar el pago de los servicios básicos a tiempo.  d) Cumplir los plazos estipulados en esta convocatoria.  e) Comunicar mensualmente la agenda de actividades.  f) Apoyar en la difusión de la programación del espacio de cafetería.  g) Comunicar oportunamente aquellos cambios de agenda o situaciones que puedan alterar el cotidiano de las  actividades del espacio.      15) DOCUMENTACIÓN REQUERIDA.    La propuesta deberá contener la siguiente documentación obligatoria:    - Datos personales del representante de la propuesta:   - Cédula de identidad  - Papeleta de votación  - RUC  - Conceptualización del espacio y del servicio.  Página 7 de 12 

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- Menús  - Tabla de precios  Detalle de equipamiento y logística.  - Carta de compromiso para gestionar y mantener actualizada toda la documentación habilitante  y de funcionamiento del espacio.  - Carta de compromiso de cumplimiento con el horario.  - Plan de seguridad industrial.  - Plan de limpieza.  Cronograma de implementación  Recurso Humano  - Hojas  de  vida  documentada  del  personal  que  conforma  el  equipo  de  trabajo,  certificados  médicos actualizados y record de vacunas de acuerdo al Ministerio de Salud.  - Carta  de  compromiso  en  la  cual  garantice  el  cumplimiento  de  las  condiciones  laborales  de  su  equipo, según la ley vigente. 

    16) INFORMACIÓN Y CONTACTOS DE LA FUNDACIÓN MUSEOS DE LA CIUDAD:    A  través  de  las  presentes  bases,  la  Fundación  Museos  de  la  Ciudad  entrega  la  información  pertinente  que  consiste en:     Características del espacio (dimensiones espacio de servicio y cocina)   Menaje que será entregado   Condiciones de uso   Requisitos   Modelos de evaluación, con los cuales estas propuestas serán evaluadas    En  caso  de  requerir  mayor  información  sobre  el  Museo  de  la  Ciudad  pueden  visitar  la  página  web:  http://www.fundacionmuseosquito.gob.ec/, visitarnos o comunicarse al 2953643 / 2283883 ext. 128. Cualquier  duda respecto a esta convocatoria pueden escribir al siguiente correo electrónico: [email protected]                                            Página 8 de 12 

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    Anexo 1.      Plantilla de evaluación para el proceso de selección (primera fase)    Nombre:__________________________________________________________________________________  Fecha:____________________________________________________________________________________  Título de la propuesta o proponente:______________________________________________________        ASPECTOS A EVALUAR 

Cumple 

No Cumple

    Puntaje total de la evaluación:_____________________                                          Página 9 de 12 

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Plantilla de evaluación para el proceso de entrevista y degustación    Nombre:__________________________________________________________________________________  Fecha:____________________________________________________________________________________  Título de la propuesta o proponente:______________________________________________________      Proceso  ítem    Puntaje  Valoración  de  la  Documentos personales (copia de cedula y carta de presentación)   documentación  Conceptualización del espacio de cafetería   presentada  Productos y servicios esperados  Menú restaurante   Programación / activación del espacio  Equipo  y  logística  (permisos,  horarios,  seguridad,  limpieza,  seguridad  industrial,  capacitación  del  personal,  clasificación  de  desechos)  Recurso humano  Hojas  de  vida  postulante  +  propuesta  de  estructura  organizacional  (número  de  personas,  cargos,  funciones  básicas,  organización)    Carta  de  compromiso  para  atender  beneficios de Ley de su personal  Auto‐evaluación y retroalimentación (modelo de encuestas, esquema de tabulación  y presentación de resultados) + mecanismos de implementación de mejoras  Presupuesto referencial (carta y costos de venta al público)  Cronograma de implementación  Entrevista y degustación  

TOTAL 

/5  /15  /30  /10  /15 

/20 

/20  /5  /20  /10  /50 

/200 Puntaje total de la evaluación:_____________________ 

                                          Anexo 2.  Página 10 de 12 

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Plantilla de evaluación trimestral durante el tiempo de servicio.   

Nombre:_______________________________________  Fecha:_________________________________________    Marque con una X la casilla correspondiente a su valoración en cada uno de los aspectos mencionados  a continuación.    SERVICIO  Deficiente  Regular  Bueno  Excelente 

ASPECTOS A EVALUAR   1.  Actitud de servicio y trato recibido 

 

 

 

 

 

 

 

 2.  Presentación personal     3.  Tiempo de entrega del producto    (oportuno)  4.  Menaje (platos, vasos, cubiertos)    5.  Medios de comunicación para la solicitud    del servicio  PRODUCTOS ‐ ALIMENTOS 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Sabor 

 

 

 

 

7. Presentación 

 

 

 

 

8. Temperatura 

 

 

 

 

9. Alimentos saludables y nutritivos 

 

 

 

 

10. Cocción del alimento 

 

 

 

 

VARIOS  11. Limpieza 

 

 

 

 

12. Música 

 

 

 

 

13. Decoración 

 

 

 

 

14. Diseño creativo del menú físico 

 

 

 

 

15. Manejo de desechos 

 

 

 

 

PREGUNTAS A RESPONDER 

SI 

NO 

¿Encontró todo lo que solicitó del menú?  ¿El personal cuenta con todos los derechos de  ley? (vacaciones, afiliación, etc)  ¿Los permisos de funcionamiento están  vigentes?  ¿Esta implementado el plan de seguridad 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Responda SI o NO a las siguientes preguntas.  OTROS 

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industrial?    ¿La implementación de la propuesta esta en que porcentaje de realización? Coloque en porcentaje %  según el cronograma entregado por el proponente. Explique a qué corresponde el porcentaje:  ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________    Observaciones finales, que no estén incluidas en este formato o que refuercen el entendimiento de  uno o varios ítem, anteriormente evaluados.  ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________                          am/ae  Actualización: febrero 2016

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