PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN

COORDINACIÓN DE EVENTOS PROMOCIONALES Y FERIAS

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN

CONTENIDO

Número

Tema

Página

1

Objetivo

4

2

Alcance

4

3

Definiciones

4

4

Marco Jurídico

5

5

Descripción de Actividades y Responsabilidades

5

5.1

Programa Anual de Ferias Internacionales

5

5.2

Contratación del Espacio Ferial Autorizado

7

5.3

Contratación de los servicios de diseño, habilitación, montaje y desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales

8

5.4

Convocatoria, Registro de Expositores y Comercialización

11

5.5

Operación del Pabellón y Desarrollo de la Feria

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6

Cancelaciones de Participación en Ferias Internacionales

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Diagramas de Flujo

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1. OBJETIVO.

El Consejo de Promoción Turística de México promueve la comercialización de los productos y servicios turísticos, a través de la participación en Ferias Internacionales, integrando en un solo Pabellón la oferta turística del país, con el fin de fortalecer el posicionamiento integral y competitivo, así como consolidar la presencia de la industria y destinos turísticos de México. El objetivo de este documento es definir y establecer el proceso para la elaboración del Programa Anual de Ferias Internacionales en las que participa el Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., los lineamientos para la contratación del espacio en el recinto ferial, el diseño, habilitación, montaje y desmontaje del Pabellón de México, la convocatoria para la participación en ferias, la comercialización y asignación de espacios, así como el desarrollo y ejecución de las Ferias Internacionales, 2. ALCANCE. Este procedimiento será de aplicación para las Oficinas en el Exterior, Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, Dirección Ejecutiva Jurídica, Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas. 3. DEFINICIONES Para fines de este documento se utilizarán las siguientes abreviaturas y términos: CPTM: Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. CEPF: Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias DF: Dirección de Ferias DEAF: Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas DRF: Dirección de Recursos Financieros DEJ: Dirección Ejecutiva Jurídica OFICINAS EN EL EXTERIOR: Direcciones del Consejo de Promocion Turistica de Mexico, S.A. de C.V. en el Exterior. EXPOSICIÓN1: Todo evento que se organiza con un propósito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a un público objetivo. FERIA2: Toda muestra o exhibición pública que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economía.

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Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo.2004 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo.2004

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Las Ferias pueden ser: regional, estatal o nacional, se puede considerar internacional cuando cuenta con al menos 5 empresas expositoras con domicilio fuera del país. EXPOSITOR: Persona, institución o empresa que participa en una Feria Internacional de Turismo, cuya participación es promovida por el CPTM ORGANIZADOR: Institución o empresa encargada de la organización, administración y ejecución de la FERIA STAND / PABELLÓN MÉXICO: Espacio Total dentro de la Feria designado para el uso del CPTM. BOOTH: Espacio de exhibición designado por el CPTM dentro del pabellón México al expositor en una feria que consta de una superficie determinada de piso de exposición y mamparas que lo separan de otros booths además de un rótulo de identificación. 38401 EXPOSICIONES. Asignaciones destinadas a cubrir el costo del servicio integral que se contrate con personas físicas y morales para la instalación y sostenimiento de exposiciones y cualquier otro tipo de muestra análoga o de características similares, que se organicen en cumplimiento de lo previsto en los programas de las dependencias y entidades, o con motivo de las atribuciones que les corresponden, siempre y cuando no puedan desagregarse en otras partidas de los capítulos 2000 Materiales y Suministros y 3000 Servicios Generales. Incluye el pago de indemnizaciones por los daños que sufran los bienes expuestos. 4. MARCO JURÍDICO  Ley General de Turismo (LGT).  Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento (LAASSP).  Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. (LFRASP)  Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México S. A de C. V.  Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios en el Consejo de Promoción Turística de México

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES 5.1 PROGRAMA ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, para el desarrollo del Programa Anual de Ferias Internacionales se apegará en todo momento a los lineamientos que definen los conceptos de gasto que podrán ejercerse con cargo a la partida 38401 “Exposiciones”, del Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal vigente; en estricto apego a las definiciones que le aplican y las cuales se encuentran descritas en el apartado número 3. DEFINICIONES del presente. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, solicitará por correo electrónico y oficio a las Oficinas en el Exterior, una propuesta de ferias que requieran de la participación de la

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Dirección de Ferias y que se realicen en su ámbito geográfico de influencia, misma que enviarán a más tardar en el mes de octubre del año inmediato anterior. Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, su propuesta de participación en Ferias Internacionales, mediante oficio firmado por el Director de la Oficina del CPTM, el cual deberá contener:     

  

Nombre de la feria País y ciudad sede Fecha de realización Perfil de la Feria Justificación detallada de la participación en la misma, que incluya los resultados obtenidos en años anteriores, su impacto y relevancia para posicionar a México como uno de los principales destinos turísticos del mundo, así como su influencia para incrementar la afluencia de turistas potenciales. Superficie a contratar, costo del piso por m2. En caso de solicitar el incremento o decremento del piso a contratar, se deberán justificar los motivos. Costo estimado del diseño, habilitación, montaje y desmontaje por m2, en dólares americanos o en la moneda de curso legal del país de que se trate.

La selección de las propuestas de ferias internacionales deberá fundarse y motivarse, según las circunstancias que concurran en cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad, honradez, y transparencia que aseguren las mejores condiciones para el Estado. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, con la información y documentación proporcionada por las Oficinas en el Exterior y con base a las experiencias de años anteriores, integrará y procederá a la elaboración del anteproyecto del Programa Anual de Ferias Internacionales que sea acorde con la estrategia institucional del CPTM. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, se encargará de presentar a la Dirección General Adjunta del CPTM, el Programa Anual de Ferias y Eventos Internacionales del año inmediato posterior para su aprobación. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, presentará a la Dirección Ejecutiva de Mercadotecnia el anteproyecto del Programa Anual de Ferias Internacionales a realizarse el año inmediato posterior, para que éste sea presentado en la cuarta sesión del ejercicio anterior, para su evaluación y aprobación por la Junta de Gobierno en base al artículo 58 fracción II de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y en artículo 17 fracción II del Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, enviará a las Oficinas en el Exterior el Programa Anual de Ferias Internacionales autorizado.

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5.2 CONTRATACION DEL ESPACIO FERIAL AUTORIZADO Las Oficinas en el Exterior que cuenten con ferias incluidas en el Programa Anual de Ferias, de acuerdo a su ámbito de influencia, serán responsables de realizar los trámites para la contratación del espacio ferial autorizado. Las Oficinas en el Exterior deben enviar a la Dirección de Ferias la información relativa al total de metros del stand de México y el costo por metro cuadrado, para la elaboración de la requisición de compra que garantice la suficiencia presupuestal para la contratación del espacio ferial. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias será responsable de solicitar a la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas, para que en el ámbito de sus atribuciones realice las gestiones necesarias para autorización de pago anticipado por concepto de pisos de ferias ante las autoridades correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales y normativas en la materia. De tal forma, el Director de la Oficina en el Exterior deberá remitir a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias lo siguiente: 1. Oficio solicitud de recursos gastos a comprobar para el pago del espacio ferial contratado, indicando el número de metros del stand o Pabellón de México en la Feria, y el costo por metro cuadrado. 2. Contrato o documento oficial expedido por el recinto ferial. 3. Plano de Recinto Ferial y ubicación del piso contratado. 4. Indicación precisa de la fecha de pago del espacio contratado. 5. Manual del Expositor de la feria, con datos técnicos para construcción. 6. Documentación del proveedor para integración de expediente.

La Dirección de Ferias será responsable de solicitar a la Dirección de Recursos Financieros la radicación de los recursos por concepto de gastos a comprobar para la oficina en el exterior correspondiente, que serán destinados para cubrir el pago del piso o espacio ferial contratado con el recinto ferial, en estricto apego a los montos autorizados por la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas mediante la suficiencia presupuestal contenida en la requisición de compra. Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias, los documentos comprobatorios de la contratación y pago del espacio al recinto ferial, mediante oficio firmado por el Director de la Oficina en el Exterior al cual deberá anexar la siguiente documentación original:  Contrato original celebrado con el Recinto Ferial  Factura original por el importe total transferido, con la firma del Director de la Oficina  Comprobante original de pago al recinto ferial (Transferencia electrónica, recibo, cheque, etc)  Copia del estado de cuenta en donde se refleje el movimiento del pago. 7

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 Relación de Gastos La Oficina en el Exterior es responsable de validar la documentación comprobatoria, la Dirección de Ferias, recibe registra y envía a la Dirección de Recursos Financieros para los efectos procedentes. Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias los requerimientos básicos para el desarrollo del pabellón, tales como manual del expositor proporcionado por el recinto ferial sede del evento, plano del recinto ferial y ubicación del pabellón de México dentro del recinto ferial.

5.3 CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE DISEÑO, HABILITACION, MONTAJE DESMONTAJE DEL PABELLON DE MEXICO. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, a través de la Dirección de Ferias será la encargada de desarrollar el concepto, diseño, supervisar el montaje y desmontaje del pabellón del CPTM en las ferias internacionales. La Dirección de Ferias, a través de la Gerencia de Proyectos e Imagen, será responsable de elaborar el Anexo Técnico del proyecto que deberá indicar en catálogo de conceptos, las cantidades y superficies requeridas para el desarrollo del pabellón, e incluir conceptos de mobiliario y equipo requerido como número de mesas y sillas de trabajo, aparatos eléctricos tales como televisiones, DVD, proyectores, etc., áreas comunes como bodegas, área de bar, área de Internet, salas de juntas, áreas de exhibición, áreas de hospitalidad y todo aquello que se requiera para la operación del pabellón, todo lo anterior se especificará en planos y plantas que se adjuntarán al Anexo Técnico. La Dirección de Ferias, enviará a la Oficina en el Exterior a la que corresponda la Feria, el concepto y diseño del pabellón del CPTM, así como el Anexo Técnico, Proyectos Ejecutivos o Proyectos “Tipo” del pabellón, que servirán de base para la invitación de las empresas concursantes. La Oficina en el Exterior será responsable de solicitar a por lo menos tres empresas especializadas, una cotización de los servicios de “diseño, habilitación, montaje y desmontaje del pabellón”, de conformidad con el proyecto ejecutivo enviado por la Dirección de Ferias. En coordinación con la Oficina en el Exterior, la Dirección de Ferias, deberá revisar las propuestas técnicas recibidas, analizando y determinando en apego a criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad, honradez y transparencia, a fin de elaborar el cuadro comparativo de aspectos técnicos para la asignación de la empresa que asegure las mejores condiciones para el CPTM. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias conjuntamente con la Oficina en el Exterior, determinaran a la empresa que ofrece las mejores condiciones para el CPTM en apego a lo establecido en las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. del 2010, vigente. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias en conjunto con los Directores de la Oficinas en el Exterior, con la intervención de la Dirección Ejecutiva Jurídica serán los responsables de realizar los trámites para la contratación de los servicios del diseño, 8

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habilitación, montaje, desmontaje y complementarios de los pabellones de México en las Ferias Internacionales de su ámbito de influencia, que se encuentren en el Programa Anual de Ferias Internacionales autorizado por la Dirección General para el ejercicio fiscal del año en curso, en apego a lo establecido en el artículos 16 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (LAASSP). En caso de que existan modificaciones al proyecto, la Oficina en el Exterior solicitante deberá enviar a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, una justificación que ampare los cambios solicitados al proyecto para su autorización. Tratándose de modificación y/o ampliación al proyecto, se deberá emitir y enviar para autorización a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias la justificación correspondiente a fin de sustentar el hecho y en su caso el costo adicional del proyecto. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, será responsable de otorgar el visto bueno a las modificaciones del proyecto, y en caso de ya existir un contrato, solicitar la autorización de las modificaciones contractuales ante la Dirección Ejecutiva Jurídica. La Dirección de Ferias y las Oficinas en el Exterior, serán las responsables de dar seguimiento al costo de las ferias, así como a las modificaciones contractuales, con el objeto de que no se ejerzan montos superiores a los autorizados. De tal forma, el Director de la Oficina en el Exterior deberá remitir a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, todas las propuestas y proyectos recibidos para evaluación y determinación, de acuerdo a lo siguiente:     



Copia de la solicitud de cotización expedida por la Dirección del CPTM en el Exterior (para cada uno de los participantes). Proyecto de cada cotización recibida Propuesta económica desglosada de acuerdo al Anexo Técnico, en hoja membretada y firmada por el representante legal. Integración de la evaluación técnica de las propuestas recibidas en coordinación con la Dirección de Ferias. Justificación que emite la Dirección del CPTM en el Exterior, para la contratación en apego del articulo 16 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, para el servicio integral de eventos promocionales y para los servicios de habilitación, montaje y desmontaje para el pabellón de México. Lo anterior deberá apegarse a lo establecido en el capítulo V. D., de las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. del 2010, vigentes.

Las Oficinas en el Exterior podrán celebrar convenios y contratos para llevar a cabo los servicios de diseño, habilitación, montaje, desmontaje y complementarios del pabellón de México en las Ferias y Eventos Turísticos Internacionales de su área de influencia, hasta por un monto de $150,000.00 USD (Ciento cincuenta mil dólares americanos) de acuerdo a los poderes notariales asignados.

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Para los proyectos de diseño, habilitación, montaje, desmontaje, cuyo costo sea superior a lo establecido en los poderes notariales asignados a cada Director, la Oficina en el Exterior, deberá solicitar y obtener invariablemente la autorización por escrito de la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas, en apego a lo establecido en dichos poderes. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, solicitará a la Dirección Ejecutiva Jurídica, la elaboración del documento legal correspondiente que ampara la realización de los servicios del diseño, habilitación, montaje y desmontaje del stand o pabellón de México, las ferias autorizadas en el Programa Anual de Ferias Internacionales, a fin de asegurar que se cumplan las disposiciones legales y normativas. La Dirección Ejecutiva Jurídica, será responsable de realizar la valoración jurídica y elaboración el documento legal correspondiente que ampara la realización de los servicios de diseño, habilitación, montaje y desmontaje de las ferias autorizadas en el Programa Anual de Ferias Internacionales a fin de asegurar que se cumplan las disposiciones legales y normativas. El Director de la Oficina en el Exterior, será responsable de obtener la firma del representante legal de la empresa ganadora, signar el contrato y enviarlo a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, debidamente formalizado. La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias y la Oficina en el Exterior, serán responsable de supervisar el desarrollo, correcta ejecución y calidad de los trabajos de habilitación, montaje y desmontaje contratados en apego a las especificaciones del Contrato y Anexo Técnico. Una vez concluido el montaje de la Feria y habiendo verificado la óptima operación, la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, hará entrega del pabellón a la Oficina en el Exterior correspondiente, misma que será responsable de la operación del mismo. El Director de la Oficina en el Exterior, deberá recibir la o las facturas originales, verificar que los alcances sean los contratados, firmar la primera hoja, rubricar las subsecuentes y autorizar su pago. El Director de la Oficina en el Exterior deberá solicitar a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, mediante oficio la radicación de recursos por concepto de gastos a comprobar, para el pago de los servicios contratados para el diseño, habilitación montaje y desmontaje del Pabellón de México. En dicho oficio deberán manifestar que los servicios contratados se recibieron a entera satisfacción de esa Oficina. La Dirección de Ferias será responsable de solicitar a la Dirección de Recursos Financieros la radicación de los recursos por concepto de gastos a comprobar para la oficina en el exterior correspondiente, que serán destinados para cubrir el pago del diseño, habilitación, montaje y desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales, en estricto apego a los montos autorizados por la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas mediante la suficiencia presupuestal contenida en la requisición de compra. Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias, los documentos comprobatorios de la contratación y pago de los servicios de diseño, habilitación, montaje y desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales, mediante oficio firmado por el Director de la Oficina en el Exterior al cual deberá anexar la siguiente documentación original: 10

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 Contrato original celebrado con la empresa  Factura original por el importe total transferido, con la firma del Director de la Oficina  Comprobante original de pago a la empresa (Transferencia electrónica, recibo, cheque, etc)  Copia del estado de cuenta en donde se refleje el movimiento del pago.  Relación de Gastos  Memoria fotográfica de Feria La Oficina en el Exterior es responsable de validar la documentación comprobatoria, la Dirección de Ferias, recibe registra y envía a la Dirección de Recursos Financieros para los efectos procedentes. La Dirección de Ferias, a través de la Gerencia de Comercialización será responsable de integrar el expediente y documentación administrativa de cada Feria, que consta de:    

       

Acuerdo con el Director General Requisición de Compra Autorización de pagos adelantados, en su caso Oficio de Autorización de ampliación de facultades tramitado por el Director de la Oficina en el Exterior, en caso de que el importe rebase la cantidad estipulada en el poder notarial. Dictamen de Procedencia Justificación de la adquisición Documentos legales de la empresa ganadora Oficio solicitud a la Dirección Ejecutiva Jurídica para la elaboración del contrato Solicitud a la Dirección de Recursos Financieros para la radicación de los recursos Factura y comprobante de pago enviado por la Oficina del Exterior. Inscripción de Expositores. Informe y Memoria Fotográfica de la Feria

5.4 CONVOCATORIA, REGISTRO DE EXPOSITORES Y COMERCIALIZACIÓN La Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias deberá integrar y presentar para autorización a la Dirección General Adjunta, la estrategia de comercialización que aplicará el año inmediato posterior. La Dirección de Ferias, será responsable de enviar a la base de datos de expositores la convocatoria de participación a ferias que apliquen en el año inmediato posterior y dar seguimiento a las inscripciones. La convocatoria, calendario, reglamento de expositores y el formato de inscripción, (anexo 1) deberán ser publicados en la página oficial en internet del CPTM: http://cptm.com.mx Es responsabilidad de la Dirección de Ferias asegurar la difusión de la información y dar seguimiento. 11

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La Oficina en el Exterior, será responsable de escanear y enviar a la Dirección de Ferias, con dos meses de antelación al inicio de la feria la Guía del expositor, misma que deberá contener la información correspondiente a:        

Dirección del Recinto Ferial Mapa del recinto ferial identificando el número y ubicación correspondiente al pabellón de México. Recomendaciones de acceso. Programa general de la Feria. Número de gafetes autorizados al pabellón. Fecha y lugar de entrega de gafetes. Reglamento de la feria. Información relativa a la ciudad sede.

La Dirección de Ferias, a través de la Gerencia de Comercialización, será el área responsable de tramitar y dar seguimiento a las inscripciones y pagos de expositores por la participación en las Ferias Internacionales. La Dirección de Ferias recibirá por parte de los expositores el formato de inscripción debidamente firmado y el comprobante de pago, una vez recibida esta documentación, la Dirección de Ferias llenará el formato “cédula de control de participantes”. (anexo 2) La Dirección de Ferias, entregará a la Dirección de Recursos Financieros el comprobante de pago con los datos fiscales del expositor, para que la Dirección de Recursos Financieros, en un plazo no mayor de 10 (diez) días hábiles lleve a cabo el registro de ingresos y elaboración de las facturas. Una vez que la Dirección de Ferias haya registrado a todos los participantes de cada feria, se realizará la distribución y asignación de espacios que será determinada la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, de acuerdo a la estrategia promocional determinada por el CPTM, que mejor se adapte al perfil de la Feria, para lo cual se considerarán diferentes factores como son: fecha de inscripción y recepción de la cuota de recuperación, asignación por segmentos de mercado o región, entre otros Las Oficinas en el Exterior serán responsables de escanear y enviar a la Dirección de Ferias, con dos meses de anticipación al inicio de la feria, el catálogo de compradores especializados correspondiente a cada feria, el cual deberá contener:        

Nombre de la empresa. Nombre de la persona de contacto. Dirección. Teléfono. Correo electrónico. Perfil de la empresa. Información detallada de los productos y/o servicios de México de interés de los compradores. Firma autógrafa de la persona de contacto 12

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La Gerencia de Ferias, una vez cerrado el proceso de inscripción a la feria, enviará a la Oficina en el Exterior con quince días de anticipación, el catálogo de expositores del pabellón de México, a fin de tramitar su incorporación al catálogo de expositores de la Feria respectiva. La Gerencia de Ferias enviará a los expositores con quince días de anticipación a la fecha de inicio de la feria, el mapa de ubicación del pabellón de México en el recinto, así como la propuesta de asignación de espacio. La Gerencia de Ferias, será la responsable de enviar a las Oficinas en el Exterior, el listado de participantes del pabellón, con el fin de que las Oficinas en el Exterior realicen el trámite de expedición de gafetes. Las Oficinas en el Exterior, enviarán a la Dirección de Ferias por escrito con quince días de anticipación al inicio de la feria, el número de gafetes que serán asignados por booth, indicando la fecha límite para cambios, sustituciones y/o adiciones de nombre, así como el costo asignado por gafetes adicionales. La Dirección de Ferias a través de la Gerencia de Ferias, hará del conocimiento de los expositores, vía correo electrónico, la información relativa al número de gafetes asignados por booth, la definición del lugar, fecha y hora en que se llevará a cabo la entrega de gafetes, así como la Guía del Expositor y el Catálogo de mayoristas respectivo. Las Oficinas en el Exterior y la Dirección de Ferias, serán responsables de aplicar las condiciones estipuladas tanto en el Formato de Inscripción, como en el Reglamento para la Participación en Ferias Internacionales, que forman parte de la Convocatoria de Ferias Internacionales, publicada en la página de internet del Consejo.

5.5 OPERACIÓN DEL PABELLON Y DESARROLLO DE LA FERIA La Oficina en el Exterior, será la encargada de llevar a cabo la operación del pabellón de México durante los días de desarrollo de la feria, debiendo verificar la presencia de los expositores durante los horarios establecidos, así como brindar atención y asesoría a expositores, operadores y demás visitantes al pabellón durante el desarrollo de la misma. La Oficina en el Exterior designará un funcionario del CPTM quien fungirá como Director responsable del pabellón, con el objeto de coordinar y supervisar el desarrollo de actividades, así como atender las solicitudes de servicio de los expositores. El Director del Pabellón, será el encargado de elaborar y difundir el programa de actividades del pabellón de México, así como tramitar y gestionar toda modificación al mismo. Las Oficinas en el Exterior, llevarán a cabo la planificación de los servicios que se brindarán en el pabellón de México, en lo relativo a: degustaciones de alimentos, bebidas, grupos musicales y presencia de artesanos. La contratación de los servicios de catering, música, edecanes y personal de apoyo requerido como parte de las actividades desarrolladas para el óptimo desempeño del pabellón de México en las Ferias Internacionales, será responsabilidad de las Oficinas en el Exterior. 13

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La persona designada por la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, para asistir a la Feria, así como el responsable designado por la Oficina en el Exterior, deberán integrar el Reporte de Resultados de la Feria y la memoria fotográfica. 6

CANCELACIONES DE PARTICIPACIÓN EN FERIAS INTERNACIONALES

DEL EXPOSITOR La cancelación de la participación por parte de los expositores deberá notificarse por escrito a la Dirección de Ferias. La Dirección de Ferias, evaluará la cancelación solicitada presentando las consideraciones a la Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias, para autorización. La Dirección de Ferias confirmará por escrito al expositor la aceptación y/o condiciones de cancelación procedentes. La cancelación a ferias por parte de los expositores inscritos durante el proceso de comercialización vigente, se regirá a través de las siguientes consideraciones: TIEMPO

PENALIZACIÓN APLICABLE

Hasta sesenta días anteriores a la fecha Sin penalización de inicio de la feria

Hasta treinta días antes de la fecha de inicio de la feria

50% del costo pagado por feria

Hasta 20 o menos días antes a la fecha de inicio de la feria

75% del costo pagado por feria

No Show

100% del costo pagado por feria

OBSERVACIONES  El expositor tendrá derecho a participar en otra feria, previo aviso a la DF mediante carta de cancelación, quedando sujeto a disponibilidad de espacio en la feria elegida  Procede la devolución  El expositor podrá solicitar cambio de feria, quedando en lista de espera, sujeto a disponibilidad de espacio en la feria elegida.  Procede la devolución del 50% del monto pagado por feria  No procede cambio de feria  Procede la devolución del 25% del monto pagado por feria  Sin derecho a cambiar de feria  No procede la devolución

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Si por alguna razón, el expositor no cubre en su totalidad el costo del o los espacios contratados hasta treinta días anteriores a la fecha de inicio de la feria, automáticamente quedará cancelada su participación. En caso de cancelación a una feria por parte de expositores que hayan firmado un convenio de intercambio con el CPTM, aplicará la cláusula del convenio vigente que a la letra indica: “Las partes acuerdan que no se podrá reducir la cantidad de producto o servicio materia del presente intercambio, cuando el cliente decida no hacer uso del stand a que tiene derecho conforme al presente convenio”, en este caso, únicamente aplicará el cambio a alguna otra feria, sujeto a disponibilidad de espacio en la feria seleccionada. DEL CPTM En el caso de cancelación de una feria por parte del Consejo, la Dirección de Ferias avisará por escrito a los expositores inscritos al evento, en este caso, se procederá con la devolución del pago realizado, o bien, la realización de cambio de feria, sujeto a disponibilidad de espacio.

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DIAGRAMAS DE FLUJO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE FERIASINTERNACIONALES

INICIO

6

1 La CEPF solicita a Direcciones del CPTM en el Exterior, propuesta de ferias a participar

6 La CEPF comunica y envía a las Dirc. Del CPTM en el Ext. el PAF

2 La CEPF elabora anteproyecto del Programa Anual de Ferias (PAF)

FIN

3 La CEPF presenta a la DGA anteproyecto del PAF para autorización

4 La CEPF presenta proyecto del PAF a DEM

.

5 La DEM presenta PAF ante la Junta de Gobierno para evaluación

Aprobación y autorización

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES

9 INICIO 9 La DF emite su visto bueno y en su caso, solicita a la DEJ la autorización de las modificaciones contractuales

1 Las Direcciones del CPTM en el Exterior envían a CEPF, propuesta de ferias y eventos a participar

2 La CEPF comunica a las Direcciones del CPTM en el Ext., el PAF autorizado por Junta de Gobierno

10 La Dirección del CPTM en el Ext., realiza invitación a empresas para el diseño, habilitación, montaje y desmontaje” del pabellón

3 Las Direcciones del CPTM en el Ext., tramitan contratación de espacio ferial

11 La Dirección del CPTM en el Ext., envía propuestas recibidas a la DF para que de manera conjunta revisen y determinen

12 La CEPF analiza y evalúa las propuestas y determina en coordinación con la Dir. Del CPTM en el Ext.

4 Las Direcciones del CPTM en el Ext., envían a la DF documentación de contratación de espacio ferial

5 La DF elabora el diseño del pabellón.

13 La Dir. Del CPTM en el Ext. integra valoración técnica de las propuestas recibida, justificación y docum. Notificación del resultado de

6 La DF desarrolla y envía a la Direcc. del CPTM en el Exterior, proyecto ejecutivo para el pabellón (Anexo Técnico) que incluye especificaciones del proyecto y va acompañado de planos, plantas, gráficos, etc.,

7 La Direcc. Del CPTM en el Ext. Realizará la investigación de mercado para la contratación de los servicios

14 La Dir. del CPTM en el Ext., envía la DF toda la documentación para trámite administrativo.

8 En caso de modificación y algún costo adicional al proyecto, el área solicitante deberá emitir justificación.

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15

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15 La DF solicita a la DEJ elaboración del documento legal.

21 La Dir. del CPTM en el Ext. asigna un Director responsable de la operación del pabellón o del evento

16 La Dir. del CPTM en el Ext., formaliza contrato que ampare realización de servicios

22 La Dir. del CPTM en el Ext. realiza pago de servicios contratados, valida y envía documentos a la DF.

17 La DFE, solicita a la DRF la radicación del monto autorizado para cada feria.

18 La DF y la Ofna. del Ext. supervisan el desarrollo, la ejecución y calidad de servicios de diseño habilitación, montaje y desmontaje contratados

23 La DEF registra y envía la comprobación de servicios contratados a la DRF

La Oficina en el Exterior supervisará en todo momento el costo de la feria o evento y en apego estricto al contrato.

FIN

Aprobación y autorización por la DF

19 La DF entrega el pabellón o el evento a la Dir. del CPTM en el Ext.

20 La Dir. del CPTM en el Ext. se encarga de la operación del pabellón o del evento

21 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA, REGISTRO DE EXPOSITORES Y COMERCIALIZACION DE FERIAS

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INICIO

1 La CEPF integra y presenta la estrategia de comercialización que aplicará el año inmediato anterior

2 La CEPF integra y envía convocatoria de participación a las ferias internacionales a la DGA para su autorización

3 La CEPF publica la convocatoria para la participación en Ferias Internacionales en la página oficial en internet del CPTM y da seguimiento a la estrategia de comercialización

4 La DF tramita y da seguimiento a inscripción y pagos a participación en las Ferias Internacionales

5 La DF elabora cedula de control de participantes, solicita a la DRF la expedición de facturas y entrega facturas a los expositores

6 La DF, realiza la distribución y asignación de espacios y envía a la Dir. del CPTM en el Ext. El número de participantes inscritos en cada feria y envía catálogo de expositores

7

7 La GF, envía a las Ofnas en el Exterior, mapa de ubicación del pabellón, propuesta de asignación de espacios y el catálogo de expositores del Pabellón de México para tramitar su incorporación al catálogo de expositores de la Feria respectiva

8 Las Direcciones del CPTM en el Exterior envían a la DF, Guía del expositor y Catálogo de compradores especializados

9 Las Direcciones del CPTM en el Exterior realizan el trámite de expedición de gafetes.

10 La GF envía a expositores, mapa de ubicación del pabellón en recinto ferial y documentación correspondiente

11 La DF a través de la GF difunde la información correspondiente de cada feria a expositores y da seguimiento

FIN

7

19

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA OPERACIÓN DEL PABELLON Y DESARROLLO DE LA FERIA

INICIO

1 La Oficina en el Exterior realizará la operación del pabellón, verificara la presencia de expositores y brindará atención a operadores y visitantes durante los días de desarrollo de la Feria

2 La Oficina en el Exterior, designa a un funcionario del CPTM como director responsable del Pabellón.

3 El Director responsable del Pabellón, elabora y difunde el programa de actividades del Pabellón y sus modificaciones

4 La Oficina en el Exterior proporcionará los servicios y apoyos requeridos para el optimo desempeño del pabellón

5 Las personas designadas por la CEPF y por la Ofna. en el Exterior, integran el reporte de resultados de la Feria y la memoria fotográfica.

FIN

20

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CANCELACIÓN “DEL EXPOSITOR” "DEL CPTM"

INICIO (DEL EXPOSITOR)

1 El expositor notifica por escrito a la DF la cancelación de su participación

2 La CEPF evalúa cancelación

3 La DF aplica tabla de penalizaciones

y

INICIO (DEL CPTM)

1 La DF avisará por escrito a los expositores inscrito la cancelación del evento, durante los primeros 30 días posteriores al cierre de la convocatoria de participación en la feria

2 La DF procederá a la devolución del pago realizado o la realización de cambio a otra feria, sujeto a disponibilidad de espacio

FIN FIN

21

FORMATO DE INSCRIPCIÓN A FERIAS FECHA: INSCRIPCIÓN A LA FERIA: DATOS DE LA PERSONA DE CONTACTO PARA SEGUIMIENTO DE PARTICIPACIÓN EN LA FERIA NOMBRE: CARGO: TELÉFONO (S)

E-MAIL:

INFORMACIÓN DELEXPOSITOR: COMPAÑÍA: DIRECCIÓN: CALLE: COLONIA: CIUDAD:

NÚMERO EXT.

NÚMERO INT. CÓDIGO POSTAL: PAÍS:

ESTADO:

TELÉFONO(S):

FAX: (Incluya todos los números para recibir un llamada internacional)

PÁGINA WEB:

E-MAIL: (Escriba minúsculas y mayúsculas según sea el caso)

INFORMACIÓN PARA LA FERIA ACTIVIDAD: TOUR OPERADORES

LINEA AÉREA

SEGMENTO

RECEPTIVOS OFICINA DE TURISMO ESTATAL ESPACIO(S) SOLICITADO(S):

HOTELES OTROS: CUOTA DE REC. POR STAND:

0

IMPORTE TOTAL: NOMBRE DE IDENTIFICACION EN EL RÓTULO: DESCRIPCIÓN DE SU PRODUCTO Y/O SERVICIO ((Tal como desea que q aparezca p en el catálogo g de expositores) p )

PERSONAS QUE ASISTEN A LA FERIA: NOMBRE

CARGO

Responsable del booth en la feria

DATOS PARA FACTURACIÓN: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: DIRECCIÓN FISCAL:

REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES: PERSONA DE CONTACTO PARA ENVIO DE FACTURA: DIRECCIÓN PARA ENVIO DE LA FACTURA:

Conozco y acepto cumplir con el "Reglamento para la participación en Ferias Internacionales" SOLICITA

VoBo

INTRODUCIR EMPRESA

DIRECCIÓN DE FERIAS

INTRODUCIR NOMBRE DEL RESPONSABLE PUESTO

CONSEJO DE PROMOCIÓN TURÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V. COORDINACIÓN EVENTOS PROMOCIONALES Y FERIAS CÉDULA DE CONTROL DE PARTICIPANTES A la feria de ________________que se llevará a cabo en ___________________ del ___ al ____de ________ 2012 Stand Participante

STAND

Núm

Fecha

ESTADOS:

DESTINOS

HOTELES

LINEAS AEREAS:

TOUR OPERADORES

OTROS MÉXICO DESCONOCIDO

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Factura Importe

Iva

Total

Fecha

Pago OBSERVACION Importe M.N. mporte DLLS

TOTAL

0

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