CÓDIGO: FI-P10-PR03 VERSIÓN: 2 FECHA: Septiembre de 2012
PROCEDIMIENTO COSTO DE VENTAS - TIENDA JAVERIANA
REVISADO POR
APROBADO POR
Coordinador Tienda Javeriana Jefe Oficina de Servicios Generales
Director de Servicios Universitarios
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CÓDIGO: FI-P10-PR03
PROCEDIMIENTO COSTO DE VENTAS TIENDA JAVERIANA
VERSIÓN: 2 FECHA: Septiembre de 2012
1. OBJETIVO Reportar a la Oficina de Contabilidad el costo de ventas de la Tienda Javeriana que permita realizar oportunamente el registro contable y presupuestal correspondiente en el sistema Peoplesoft. 2. ALCANCE Inicia con la generación del informe del costo de ventas de la Tienda Javeriana en el sistema ICG hasta la conciliación mensual de las cuentas contables.
3. DEFINICIONES •
COSTO DE VENTAS: Corresponde a los costos incurridos por la Tienda Javeriana en el proceso de comercialización de mercancía.
•
SISTEMA PEOPLESOFT: es un sistema de información que apoya la gestión óptima y el control administrativo de los recursos financieros de la Universidad.
•
SISTEMA ICG: software de gestión empresarial que integra los módulos de ventas, compras e inventarios proporcionando información para la toma decisiones gerenciales.
•
GL: Módulo contable en PEOPLE SOFT.
•
CT: Comprobante de costo de ventas de la Tienda Javeriana. 4. CONDICIONES GENERALES. •
El informe del costo de ventas será enviado por la Tienda Javeriana a la Oficina de Contabilidad durante los primeros cinco días hábiles de cada mes.
•
La Oficina de Contabilidad tendrá dos días hábiles a partir de la recepción del informe de costo de ventas de la Tienda Javeriana, para realizar el registro contable y presupuestal.
•
La Oficina de Contabilidad realizará el registro del costo de ventas de la Tienda Javeriana en el módulo GL de Peoplesoft, por medio del comprobante CT.
• Las cuentas contables que se afectarán al registrar el costo de ventas en el sistema Peoplesoft son:
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos
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CUENTA
DESCRIPCIÓN
NATURALEZA
14350101
Inventario Tienda Javeriana
Crédito
6160950101
Costo de Ventas
Débito
•
La Tienda Javeriana al momento de elaborar el presupuesto para el año siguiente presupuestará en las cuentas de Inventario Tienda Javeriana las compras en ese periodo, que son distintas al costo de ventas.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1
COSTO DE VENTAS TIENDA JAVERIANA
No.
DESCRIPCIÓN
1
RESPONSABLES UNIDAD
CARGO
Genera en el sistema ICG el informe del costo de ventas.
Tienda Javeriana
Auxiliar IFinanciero
2
Entrega el informe del costo de ventas al Coordinador de la Tienda Javeriana para su revisión.
Tienda Javeriana
Auxiliar IFinanciero
3
Envía a través de correo electrónico el Informe Costo de ventas de la Tienda Javeriana al Profesional I de la Oficina de Contabilidad con copia al Jefe de la Oficina de Servicios Generales y al Director de Servicios Universitarios.
Tienda Javeriana
Coordinador
4
Realiza el registro contable y presupuestal en el sistema Peoplesoft de la información del costo de ventas.
Oficina de Contabilidad
Profesional I
5
Realiza la conciliación mensual de las cuentas contables, conjuntamente con la Tienda Javeriana realizando la verificación en el sistema ICG.
Oficina de Contabilidad/ Tienda Javeriana
Profesional I / Auxiliar IFinanciero
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO COSTO DE VENTAS TIENDA JAVERIANA
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6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento “COSTO DE VENTAS TIENDA JAVERIANA”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos
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PROCEDIMIENTO COSTO DE VENTAS TIENDA JAVERIANA 5.1
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COSTO DE VENTAS TIENDA JAVERIANA INICIO
Auxiliar I -Financiero Tienda Javeriana Genera en el sistema ICG el informe del costo de ventas. Auxiliar I -Financiero Tienda Javeriana Entrega el informe del costo de ventas al Coordinador de la Tienda Javeriana para su revisión. Coordinador Tienda Javeriana Envía a través de correo electrónico el Informe Costo de ventas de la Tienda Javeriana al Profesional I de la Oficina de Contabilidad con copia al Jefe de la Oficina de Servicios Generales y al Director de Servicios Universitarios. Profesional I Oficina de Contabilidad Realiza el registro contable y presupuestal en el sistemaPeoplesoft de la información del costo de ventas. Profesional I / Auxiliar IFinanciero Oficina de Contabilidad/ Tienda Javeriana Realiza la conciliación mensual de las cuentas contables, conjuntamente con la Tienda Javeriana realizando la verificación en el sistema ICG. FIN