Reemplazo de Equipo

¿Cuándo reemplazar una planta o un equipo? Una de las decisiones más difíciles de tomar para una empresa, especialmente en épocas de crisis es la de sustituir equipos informáticos, es decir, determinar cuándo ha llegado el momento.

A raíz de ella se derivan otros interrogantes:  ¿Qué puedo hacer para retrasar el reemplazo de un equipo?  ¿Qué puedo hacer para alargar la vida de un equipo?  Si tengo varios equipos que reemplazar, ¿Qué prioridad le doy a estos, para tener un esquema de reemplazo optimizado?  ¿Cuál alternativa de reemplazo uso?  ¿Equipos similares  ¿Equipos mejores? Todas estas preguntas han de responderse en términos técnico-financieros.

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Por ej. Si tomamos el caso de las industrias de servicio, el problema es mucho más difícil en varios aspectos porque hay que convencer a los Entes Reguladores, en términos de recibir aprobaciones de inversiones, estos deben velar porque las inversiones de verdad beneficien a los que pagan los servicios en función de valor agregado al aumento de tarifa.

Esto demuestra que el tema de reemplazo no es solamente relativo a la edad de los equipos, existen otras presiones como lo son los proveedores que “declaran” obsoletos algunos equipos y presionan por reemplazos, leyes que hacen obligatorios algunos reemplazos, eficiencia y consumo de energía, elementos de confiabilidad, riesgo e imagen también deben de ser evaluados.

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Aspectos Técnicos

El ciclo de vida de un equipo informático se mueve en tres periodos de tiempo, nuevo, renovado y para reemplazar, que vienen marcados por la productividad que necesitamos conseguir con los mismos. Puesto que el ciclo de vida de un equipo no lo marcará otra cosa que la productividad que necesitamos conseguir con el mismo.

Podemos tener equipos antiguos que sólo utilizamos en momentos puntuales de manera que aunque sean lentos y tarden en arrancar, para usarlos con una determinada aplicación nos pueden servir.

Sin embargo, para equipos de uso cotidiano en la empresa debemos tener en cuenta el ciclo de vida que queremos conseguir con ellos y analizar el momento en el cuál pasar de una a otra fase.

Vamos a ver un poco más en detalle en qué consisten cada una de estas fases: Fase de equipo nuevo: Se puede considerar desde el momento que se adquiere el equipo hasta los dos años siguientes de vida, más o menos y dependiendo del uso que le demos. En este momento es la hora de comparar las prestaciones que nos da el equipo en comparación de uno equivalente que podamos adquirir ahora. Es el momento de analizar si necesitamos una ampliación de memoria, por ejemplo, y si esta opción nos mejorará el rendimiento del equipo.

Fase de equipo renovado: Cuando hemos realizado alguna modificación en el equipo, tanto de hardware como de software por desgaste de sistema operativo. En el caso del hardware lo normal es ampliar el equipo con más memoria RAM. Debemos estar atentos al precio de estos componentes y aprovechar para comprar cuando estos componentes estén a buen precio, ya que suelen fluctuar entre precio de lanzamiento alto, precio normal, y bajo cuando se va a producir un cambio de tecnología. Si aprovechamos los momentos de bajo precio de las memorias podemos ampliar nuestros equipos con bajo costo. 

Fase de equipo para reemplazar: Cuando normalmente ya han pasado unos 5 o 6 años desde que nos compramos el equipo y lo hemos renovado. Dependerá el ciclo de vida de las características de nuestro equipo. Si ya era un equipo de prestaciones básicas cuando lo compramos el ciclo de vida será más corto, y por lo tanto será necesario renovarlo antes. Esta fase podemos alargarla tanto como nuestra economía nos lo exija. Sabemos que tenemos que renovar el equipo, pero el tempo lo marcarán las prioridades económicas de nuestra empresa. 

En definitiva, lo que tenemos que considerar es si estamos invirtiendo más tiempo en reparar y optimizar el equipo, y tenemos a la persona que lo usa más tiempo parada esperando a que se abra determinada aplicación que trabajando con ella ha llegado el momento de renovar el equipo.

Por otro lado existen opciones para alargar el ciclo de vida, pero todo tiene un límite. Una opción drástica es utilizar un sistema operativo con menos necesidades de hardware que el actual que estamos utilizando, es decir, si estamos utilizando Windows Vista, instalar en el mismo equipo Windows XP. Otra opción más radical es buscar distribuciones Linux con pocas necesidades de hardware que nos pueden devolver a la vida equipos que creíamos jubilados para propósitos concretos en la empresa.

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Aspectos Financieros

Se discute un método para la toma de decisiones que permite considerar los en base aspectos técnicos, pero sobre todo financieros la decisión de reemplazo de un activo u equipo.

Esta método fue generada en un proyecto financiado por la Comunidad Europea y un grupo empresas multinacionales y ha cambiado la forma de tomar decisiones, el proyecto MACRO EU 1488.

La Gestión de Activos y la vida de los equipos Una de las mayores decisiones enfrentada por la gerencia actual es el reemplazo de los activos de producción. Sabiendo que un reemplazo temprano involucra un sub-aprovechamiento de los recursos y un reemplazo tardío involucra sufrir elevados costos y riesgos. Los nuevos estándares internacionales como la Norma British Estándar PAS 55 Asset Management establecen que las decisiones han de hacerse con enfoque en la vida total del activo y considerar los siguientes elementos en términos cuantitativos: 

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Confiabilidad y Riesgo (a la producción, al ambiente, a la imagen, a la seguridad, reparaciones, etc.) Costos de operación y mantenimiento. Costos de capital. Eficiencia (costos de producción y/o cantidad producida). Requerimientos legales. Restricciones de producción (ej. Cuellos de Botella).

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Consideraciones Financieras La vida de un activo nuevo probablemente es de más de 5 años. Si limitáramos la vida de activos a menos de 5 años, entonces sería razonable considerar el flujo de caja sin usar descuento, pero con las vidas en los rangos que consideramos, es esencial que la evaluación incorpore métodos rigurosos de Descuento de Flujo de Dinero. Los métodos básicos son ampliamente conocidos y usados por los gerentes y departamentos de finanzas (que no conocen-incluyen implicaciones de mantenimiento y operaciones), más su uso en la parte técnica de Operaciones y Mantenimiento es limitada, siendo ellos quienes deben tomar decisiones de reemplazo en líneas generales.

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Conclusiones La vida remanente de un equipo solo puede calcularse si se conoce un reemplazo posible. La vida remanente de un equipo depende de la diferencia de desempeños del equipo actual, del posible reemplazo y del costo del reemplazarlo.

El desempeño ha de evaluarse en términos de costos, riesgos y eficiencia.

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La incertidumbre en todas las variables debe ser manejada a través de programas de computación apropiados , validados y aceptados. Los métodos financieros aplicados en el Método desarrollado por el proyecto MACRO EU 1488 son aceptadas universalmente.

El APT Lifespan® maneja un lenguaje de uso común para operadores y mantenedores.

Mejores prácticas 

La mayoría de los proyectos son manejados por tiempo y capital invertidos. Estos indicadores pueden tornarse en contra del “dueño” de los activos, pues a la larga se ahorra dinero y tiempo donde no debió ahorrarse, trayendo como consecuencias entre otras: • Mayores costos de mantenimiento • Menor productividad • Tiempo de puesta en marcha largo • Tiempo en alcanzar producción de diseño largo • Elevado consumo inicial de repuestos • Muchos esfuerzos en cambios y rediseños

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Está demostrado por algunas de las mayores empresas de ingeniería y construcción del mundo que alrededor del 70% de oportunidades de ahorro de una planta se encuentran en la fase de ingeniería y construcción. Entonces algunos retos que tenemos al frente (algunas empresas ya lo están haciendo) son los siguientes: 

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Re-definir los indicadores de desempeño de proyectos Hacer que mantenimiento y Operaciones intervengan desde las etapas tempranas de los diseños. Usar los elementos de Cost/Riesgo/Beneficios de manera cuantitativa desde el inicio. El análisis de costos de ciclo de vida debe ser obligatorio. Apegarse a las normas vigentes como PAS 55, ISO 15663, BS 3843, BS 3811, etc.