CUESTIONARIO GENERAL PARA LA EVALUACIÓN DE BIBLIOTECAS BANCO DE PREGUNTAS BASADO EN LOS ESTÁNDARES DE LA ACRL

Preparado por Sergio A. Rodríguez Sosa

Universidad de Puerto Rico en Humacao Biblioteca Comité Departamental de Avaluación y Acreditación Humacao, Puerto Rico Agosto de 2005

1

Presentación La avaluación cobra fuerza en la práctica académica en la década de 1990 cuando las agencias acreditadoras de los Estados Unidos reformulan sus procesos de acreditación incluyendo guías y pautas encaminadas a instituir un régimen de evaluación del desempeño. A partir de entonces se establece que las universidades deben regirse por dichas pautas para ser acreditadas. Se redirige todo el proceso hacía actividades de evaluación y se les requiere a las instituciones que documenten y evidencien el rendimiento de su labor en una variedad de aspectos. El propósito de la avaluación es asegurar que la inversión gubernamental en la educación superior alcance mayores niveles de calidad y efectividad. De acuerdo a este mandato, todos los integrantes de la comunidad universitaria, es decir, administradores, docentes y estudiantes, deben involucrarse en procesos de avaluación. Se trata de medir y evidenciar el impacto en la formación del estudiante no solo de la actividad docente impartida en el salón de clase, sino también, el de la actividad docente de la totalidad de la vida universitaria. Directrices que también rigen a las bibliotecas y que como consecuencia de su ineludible implementación, ha permitido que los bibliotecarios, poco relacionados con la avaluación de resultados, se embarquen en un proceso de aprendizaje para aprovechar la experiencia de otros sectores universitarios en aspectos que hasta entonces no eran parte de sus labores rutinarias. El sector bibliotecario de Estados Unidos respondió inmediatamente a las nuevas pautas de acreditación. En 1998 la Association of College and Research Libraries (ACRL), afiliada a la American Library Association, decretó que se incorporara la avaluación de resultados a todos el cuerpo normativo para bibliotecas académicas e investigación. En el 2000 se publicaron los Standards for College Libraries iniciando el proceso de incorporar la avaluación de resultados. La expresión más reciente de ese proceso son los Standards for Libraries in Higher Education publicados en el 2004 y que sustituye toda la normativa sobre bibliotecas académicas anterior. La Universidad de Puerto Rico en Humacao (UPRH) no ha estado ajena a esta tendencia y desde la década de 1990 promueve una cultura organizacional dirigida a incorporar la evaluación continua del desempeño en todas sus actividades docentes. En ese proceso la

Oficina de Desarrollo Universitario ha sido la entidad encargada de instrumentar y adelantar la política del recinto sobre avaluación. Esta recopilación de preguntas, basada en las pautas elaboradas por la Association of College and Research Libraries (ACRL) y que están contenidas en el documento titulado Standards for Libraries in Higher Education de 2004 constituye una expresión de las acciones iniciadas por la biblioteca para integrarse críticamente al movimiento de avaluó. Reconociendo, que más allá de lo que obliga el proceso de acreditación, aparenta ser un modelo válido para evidenciar la calidad y efectividad de la labor de la biblioteca respecto a las metas educativas de la UPRH. Hemos elaborado esta compilación como un documento de trabajo del Comité Departamental de Avaluación y Acreditación de la Biblioteca de la Universidad de Puerto Rico en Humacao con el propósito de:

* Propiciar el estudio de de los criterios de evaluación y acreditación formulados para bibliotecas universitarias entre el personal de biblioteca de la UPRH y el resto de la comunidad universitaria. * Establecer un banco de preguntas que guíen la confección de cuestionarios para futuras encuestas y estudios sobre el perfil y calidad de bibliotecas universitarias * Auscultar en que medida la biblioteca de la UPRH exhibe un desempeño de acuerdo con los criterios de la ACRL * Preparar el ambiente de trabajo para enfrentar posibles acreditaciones de bibliotecas universitarias de Puerto Rico.

2

Comité Departamental de Avaluación y Acreditación Banco de preguntas para encuestas de Autoevaluación de la Biblioteca Tipos de Estándares ACRL Puntos de comparación para la medición de recursos

Puntos de Comparación para la medición de productos

Pregunta

5 Mucho

4 Bastante

3 Regular

2 Poco

1 Nada

Comentarios

1. ¿Cuán adecuada es la proporción entre cantidad de recursos de información y cantidad total de estudiantes y profesores?

2. ¿Cuán adecuada es la cantidad de recursos de información añadidos cada año en relación al total de estudiantes y profesores? 3. ¿En que grado es adecuada la cantidad promedio que se invierte en gastos de materiales y recursos de información por cada individuo que componen el estudiantado y el profesorado? 4. ¿En que medida entiende que la proporción entre personal de biblioteca y el número total de estudiantes y profesores es adecuado? 5. ¿Cuán conveniente es la proporción de espacio en pies cuadrados y el número total de estudiantes y profesores? 6. ¿Cuan apropiado cree que es a proporción de estudiantes que asisten a instrucción al usuario y el número total de estudiantes de primer año? 7. ¿En que medida estima que la cantidad de asientos disponibles en la biblioteca es adecuada? 8. ¿Cuán adecuada considera la cantidad de estaciones de computadora disponibles en la biblioteca para los estudiantes y profesores? 1. ¿Entiende que es adecuada la proporción de préstamos de recursos de la colección de circulación en relación con la cantidad total de estudiantes y profesores?

2. ¿Cuán normal cree que es la proporción de solicitudes de préstamos interbibliotecarios respecto a la cantidad total de estudiantes y profesores? 3. ¿Cuán normal cree que es la proporción de documentos servidos en préstamo interbibliotecario por

3

Tipos de Estándares ACRL

Planificación

Avaluación

Evaluación de resultados

Pregunta

5 Mucho

4 Bastante

3 Regular

2 Poco

1 Nada

Comentarios

cantidad de documentos tomados en préstamo interbibliotecario? 4. ¿Cuan satisfactorio considera el tiempo de espera entre préstamo interbiliotecario solicitado por la biblioteca y entrega del documento, tasa de peticiones satisfechas y costo por unidad? 5. ¿Cuan satisfactorio considera el tiempo de espera entre préstamo interbiliotecario servido por la biblioteca y entrega del documento, tasa de peticiones satisfechas y costo por unidad? 6. ¿Cuán adecuada considera la proporción de preguntas de referencia atendidas, tomada de una muestra de una semana, con número total de estudiantes y profesores? 1. ¿Cuán claramente formulada está la misión proclamada por la biblioteca? 2. ¿Cuanto se ha divulgado el manifiesto de misión adoptada por la biblioteca? 3. ¿En que medida entiende que el personal de la biblioteca y la administración del recinto poseen una noción clara de la misión adoptada por la biblioteca? 4. ¿En que grado considera que la misión de la biblioteca es compatible y consistente con la adoptada por el recinto? 5. ¿En que medida entiende que la biblioteca incorpora la misión del recinto en sus metas y objetivos? 6. ¿Cuanta participación tiene el personal bibliotecario en el proceso general de planificación institucional? 7. ¿Con que amplitud la biblioteca utiliza la planificación estratégica? 8. ¿Qué participación tuvo cada componente de la biblioteca en la elaboración de un plan estratégico? 9. ¿Cuanto se utiliza el plan estratégico en la ejecución de los servicios, procesos y programas de la biblioteca? 1. ¿En que medida la biblioteca mantiene un proceso sistemático y continuo para evaluar su desempeño, informar a la comunidad universitaria de sus logros e identificar y efectuar las mejoras necesarias? 2. ¿En que grado organiza la biblioteca su autoevaluación mediante un plan de avaluación? 3. ¿En que medida el plan de avaluación es parte integrante de la avaluación institucional y de las estrategias de acreditación? 4. ¿Cuanto se auto avalúa la biblioteca? 5. ¿Cuán diversas son las técnicas incluidas en el plan de avaluación para evaluar la calidad y efectividad de la biblioteca? 6. ¿En que medida la biblioteca recopila datos cualitativos y cuantitativos acerca de sus prácticas? 7. ¿En que medida el plan de avaluación permite escrutar todos los componentes de la comunidad universitaria? 8. ¿Cuanto se utilizan los resultados de la avaluación para mejorar la calidad y efectividad de la biblioteca? 1. ¿Cuán diversos son los tipos de resultados que mide la biblioteca?

4

Tipos de Estándares ACRL

Servicios

Instrucción al usuario

Pregunta

5 Mucho

4 Bastante

3 Regular

2 Poco

1 Nada

Comentarios

2. ¿Cuan diversos son los métodos con que mide la biblioteca los resultados? 3. ¿En que medida compara la biblioteca con bibliotecas de igual categoría? 1. ¿Cuán satisfactoriamente la biblioteca establece, promueve, mantiene y evalúa una gama de servicios de calidad para los programas académicos y el uso óptimo de la biblioteca? 2. ¿En que grado están los servicios de referencia, circulación y colecciones especiales diseñados para facilitar a los usuarios el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles? 3. ¿Cuanto afectan las expectativas de los estudiantes y profesores a los servicios de la biblioteca? 4. ¿En que medida los préstamos interbibliotecario y los servicios de envío de documentos apoyan las necesidades de usuarios calificados? 5. ¿En que medida el horario de servicios está acorde con las demandas razonables? 6. ¿Cuán relevante son los servicios bibliotecarios que se proporcionan a programas localizados fuera del recinto? 7. ¿Se informa a los estudiantes y profesores de los servicios de la biblioteca? 8. ¿En que grado mantiene y aplica la biblioteca medidas cuantitativas y cualitativas de su capacidad para servir a su clientela? 9. ¿Se utilizan las directrices de la ACRL sobre servicios bibliotecarios en la educación a distancia para completar los servicios disponibles y potenciales? 1. ¿En que medica ofrece la biblioteca oportunidades formales e informales para la instrucción de usuarios? 2. ¿Cuan adecuado es el espacio disponible para poder ofrecer, tanto instrucción práctica como presentaciones de todo tipo de recursos? 3. ¿Cuán acertadamente la biblioteca utiliza las tecnologías en sus programas de instrucción al usuario? 4. En que medida los bibliotecarios logran la cooperación de los profesores a la hora de desarrollar y evaluar las actividades de la biblioteca en relación a asignaturas específicas? 5. Si es la práctica, ¿cuanto facilita la biblioteca el trabajo de investigación del profesorado? 6. ¿Cuan suficientes considera los programas educativos que ofrece la biblioteca?

Recursos de información

7. ¿En que medida promueve y evalúa la biblioteca sus programas educativos? 8. ¿Cuanto aplica la biblioteca los estándares de ACRL sobre capacitación en destrezas de información? 1. ¿Cuanto se toman en cuenta los criterios adoptados para tomar decisiones acerca de la adquisición, conservación y uso de los recursos impresos, audiovisuales y electrónicos? 2. ¿En que medida el profesorado participa en la selección de los recursos de información, y en el desarrollo continuo y evaluación de colecciones? 3. ¿Cuanto la biblioteca aplica un procedimiento continuo y eficaz para evaluar las colecciones, recursos y

5

Tipos de Estándares ACRL

Acceso

Personal

Pregunta

5 Mucho

4 Bastante

3 Regular

2 Poco

1 Nada

Comentarios

bases de datos en línea, tanto cuantitativa como cualitativamente? 4. ¿En que grado los recursos impresos y electrónicos reflejan las necesidades curriculares y de investigación de la institución? 5. ¿Cuán suficientes son las licencias de uso de recursos electrónicos, de forma que usuarios puedan accederlos localmente y por acceso remoto? 6. ¿Cuanto se utilizan las compras mediante consorcios y los acuerdos de licencias para acceso? 7. Si la biblioteca tiene la responsabilidad de reunir y mantener el archivo de la institución, ¿en que medida cumple con dicha responsabilidad? 8. ¿En que medida comparan las colecciones y las bases de datos en línea con las de bibliotecas similares? 9. ¿Con que frecuencia se mantiene la vigencia de la colección mediante un proceso juicioso de descarte? 1. ¿Cuan suficiente son los métodos que se utilizan para ofrecer el máximo acceso físico e intelectual a la biblioteca y a sus recursos? 2. ¿Cuanta exactitud y actualización refleja el catálogo? 3. ¿Cuán lógica y fácil de entender es la ordenación de los recursos en las colecciones? 4. ¿Cuan eficaz y oportuno es el servicio de préstamo interbibliotecario en el caso de materiales no poseídos por la biblioteca? 5. ¿En que grado participa la biblioteca en consorcios de préstamos cooperativos? 6. ¿En que medida la biblioteca ofrece un número suficiente de estaciones de computadora para acceso a los recursos electrónicos? 7.¿Cuán fácil se puede acceder al catálogo y otros recursos electrónicos desde cualquier lugar del recinto y fuera de el? 8. Aún cuando los recursos estén almacenados en depósitos, ¿cuán fácilmente accesibles están esos materiales? 9. ¿Cuán factible es ofrecer servicios a los usuarios de los programas de educación a distancia? 1. ¿Cuan capacitados están los empleos de la biblioteca para manejar y suministrar información en todos los formatos disponibles, incluidos los recursos electrónicos? 2. ¿Cuanto apoyo presupuestario existe para asegurar el entrenamiento continuo de todo el personal? 3. ¿En que medida tiene la biblioteca bibliotecarios cualificados, otro personal profesional, personal auxiliar calificado, otro tipo de asistente y estudiantes en el número adecuado para satisfacer las necesidades? 4. Cuanto se asegura la institución de que el personal profesional de la biblioteca tiene acreditado el grado adecuado? 5. ¿En que medida estimula la institución al personal profesional de la biblioteca a participar en actividades profesionales apropiadas?

6

Tipos de Estándares ACRL

Instalaciones

Comunicació ny cooperación

Pregunta

5 Mucho

4 Bastante

3 Regular

2 Poco

1 Nada

Comentarios

6. ¿Cuan suficiente es el tamaño del personal bibliotecario en relación con las metas y servicios de la biblioteca, y con los programas académicos, grados, matrícula, cantidad de profesores y de empleados, y los programas auxiliares de la institución? 7. ¿Cuán comparables son las políticas y procedimientos que gobiernan al personal de la biblioteca con las directrices de la institución y mejores practicas de administración de personal, especialmente en los aspectos de selección, nombramiento, renovación de contratos, promoción, plazas, despido y apelaciones? 8. ¿En que medida el personal docente responsable de impartir instrucción al usuario mantiene el suficiente nivel de conocimientos y habilidades para ser instructores eficaces? 9. ¿Cuan entrenado está el personal de la biblioteca en cuanto a temas de seguridad, preservación y manejo de emergencias? 1. ¿En que medida ofrece la biblioteca espacio bien planificado, seguro y suficiente para cubrir las necesidad percibidas del personal y los usuarios 2. ¿Cuán correctamente diseñados y calibrados están los sistemas mecánicos del edificio para controlar la temperatura y la humedad a los niveles recomendados? 3.¿Cuan satisfactoria es la percepción de los usuarios en relación a la oferta de espacios que favorezcan el estudio, incluyendo un número suficiente de asientos de diferentes tipos? 4. ¿Cuan suficiente es el espacio para las colecciones actuales y para el crecimiento futuro de los recursos impresos? 5. ¿Cuan suficiente y bien configurado es el espacio de trabajo para promover la eficiencia de las tareas de acuerdo a las necesidades actuales y futuras? 6. ¿Cuánto facilita la rotulación de la biblioteca el uso y el desplazamiento por las dependencias? 7. ¿Cuan ergonómica son las estaciones de trabajo que provee la biblioteca para sus empleados y usuarios? 8. ¿Cuan suficiente resulta el cableado eléctrico y de red para cubrir las necesidades asociadas con el acceso electrónico? 9. ¿En que medida cumple la biblioteca con los requisitos de la legislación vigente sobre acceso a personas con impedimentos? 10. ¿En que medida se ofrecen a los estudiantes de programas a distancias instalaciones y equipos de acuerdo con las directrices de la ACRL en el documento Guidelines for distance learning and library services? 1. ¿Cuan eficaz es la comunicación dentro de la biblioteca para propiciar el libre flujo de la información administrativa y gerencial? 2. ¿Cuánto se estimula al personal a que sugieran nuevas ideas y procedimientos para mejorar el

7

Tipos de Estándares ACRL

Administració n

Presupuesto

Pregunta

5 Mucho

4 Bastante

3 Regular

2 Poco

1 Nada

Comentarios

funcionamiento y las condiciones de trabajo dentro de la biblioteca? 3. ¿Con que frecuencia la biblioteca suele transmitir información a la comunidad universitaria? 4. ¿Cuánto esfuerzo hace la biblioteca para establecer relaciones de trabajo cooperativo con otras unidades de la institución? 5. Si la biblioteca y el sistema de cómputos son administrados por separado, ¿cuánta oportunidad de comunicación y colaboración productivas brinda la estructura organizativa? 6. Si un administrador es responsable tanto por la biblioteca como por el sistema de cómputos, ¿cuán integrada están ambas funciones? 7. ¿Cuán fácilmente puede la biblioteca obtener ayuda técnica, a manera de asesoramiento interno, para las tecnologías de la información en su empeño de ofrecer recursos electrónicos tanto a usuarios en el recinto como remotos? 8. ¿Cuán efectiva es la capacidad de la red de la institución para brindar un tiempo de respuesta razonable a las consultas de los recursos de información electrónicos locales y remotas? 1. ¿En que medida la gestión administrativa de la biblioteca estimula el uso eficaz de los recursos bibliotecarios disponibles? 2. ¿Esta claramente establecida la base legal o estatutaria (ej. reglamentos institucionales) para las actividades de la biblioteca? 3. ¿Cuan adecuada es la relación de mando que existe entre la dirección de la biblioteca con su superior inmediato? 4. ¿Están claramente definidas en algún documento las responsabilidades y la autoridad del director de la biblioteca? 5. ¿Cuánto utiliza la biblioteca los comités consultivos, con representación adecuada del profesorado y los estudiantes, en la toma de decisiones? 6. ¿Cuán eficaces son las normas y procedimientos que regulan las actividades y el gobierno interno de la biblioteca? 7. ¿En que medida la biblioteca actúa de acuerdo con el espíritu de la declaración de derechos para bibliotecas de la ALA? ((Library Bill of Rights) 1. ¿Con cuanta eficacia la dirección de la biblioteca prepara, justifica y administra el presupuesto de la biblioteca de acuerdo con los objetivos acordados? 2. Cuán suficiente son las asignaciones de gastos anuales autorizadas para satisfacer las necesidades corrientes de la biblioteca? 3. ¿En que medida se tiene en cuenta el currículo de la institución a la hora de formular la propuesta de presupuesto de la biblioteca?

8

Tipos de Estándares ACRL

Pregunta

5 Mucho

4 Bastante

3 Regular

2 Poco

1 Nada

Comentarios

4. ¿Cuanto se contemplan los métodos de estudio, especialmente los que tiene que ver con estudio individualizado, a la hora de formular la propuesta de presupuesto? 5. ¿En que medida se utilizan diversos métodos para determinar la adecuación de las colecciones existentes? 6.¿Cuán adecuado resulta el presupuesto para mantener un nivel de desarrollo de colecciones apropiado en las áreas que tienen que ver con los programas académicos? 7. ¿Cuanto influye el número actual o estimado, de profesores y estudiantes en el presupuesto de la biblioteca? 8. ¿Cuánto apoya el presupuesto la existencia de un número adecuado de empleados, sus salarios y compensaciones? 9. ¿En que medida se ha tomado en cuenta la adecuación y la disponibilidad de financiación a la hora de establecer otros recursos de la biblioteca (ej. archivos, salas especiales, etc.) 10. ¿Cuánto refleja el presupuesto la responsabilidad de la biblioteca en la adquisición, procesamiento, organización y accesibilidad de los recursos audiovisuales y electrónicos 11. ¿Hasta que punto la dirección de la biblioteca tiene autoridad para distribuir las partidas e iniciar los gastos del presupuesto de acuerdo con las normas de la institución? 12. ¿Cuán efectiva es la biblioteca en el seguimiento y control de las obligaciones contraídas y el pago de sus facturas? 13. ¿Cuán efectiva ha sido la biblioteca en determinar sus opciones presupuestarias y programar sus gastos? 14. ¿Cuánto apoyo incluye el presupuesto para los programas de extensión? Preparado por: Sergio A. Rodríguez Sosa, Bibliotecario (12 de agosto de 2005)

9