DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento

Cuentas por Pagar y Compras DAC, S. A. % 11 Cub Scouts, Ens. Naco Edif. DAC Santo Domingo, Rep. Dom. ✆Tel:(809) 563-3232, ✍ Fax(809)547-3967 Internet

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DacEasy Contabilidad Versión 11 Manual de Entrenamiento. Cuentas por Pagar y Compras El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato.

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Marcas Registradas Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por escrito de DAC, S.A., Cub Scout #11, (809)563-3232 Santo Domingo, Rep. Dom. DacEasy es una marca registrada de Best, Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best, Inc. Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconoce por la presente. Algunos de los artes en este manual son modificaciones de ilustraciones suplidas por Corel Corporation

Aclaración DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compañías son puras coincidencias. Impreso en América. ISBN:84-8400-239-3

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Antes de Empezar

Introducción CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Bienvenidos a la serie de seminarios de DacEasy®. El libro de trabajo del seminario de DacEasy® Contabilidad™ le ayudará a tener un entendimiento básico de como usar el programa. Si eres un nuevo usuario del programa encontrarás la información y los ejercicios, como una forma más práctica para comenzar a usar el programa. Con un poco de práctica, te puedes convertir en un experto usuario de DacEasy® Contabilidad™. Este libro de trabajo, Cuentas por Pagar y Compras, es el tercero de una serie del libro de trabajo. Este contiene información asociada con la entrada de las transacciones de Cuentas por Pagar y Compras. Para sacarle el mayor provecho a este libro de trabajo debe de tener algún conocimiento básico de computadoras, un entendimiento general de los conceptos básicos financieros y por lo menos un conocimiento limitado de los comandos del DOS. En adición, debe de ser capaz de identificar las partes de su computadora y saber como usar las funciones del teclado. Este libro de trabajo asume que tiene un entendimiento de la información básica de configuración, tales como clientes y productos, cubiertos en la primera serie del libro de trabajo, Empezando con Contabilidad. Si necesita más información acerca de la configuración de la información básica, refiérase a la Guía del Usuario o al Libro de trabajo “Empezando”. Para ordenar este libro de trabajo o cualquier otro de la serie del seminario, llame a DACFLEX al departamento de ventas al (809) 563-3232.

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Organización del Libro de Trabajo Este libro de trabajo está diseñado para usted usarlo en su propio curso de estudio o en lo relacionado con un curso de entrenamiento. Más de 100 consultores certificados de DacEasy® alrededor del Mundo están dispuestos a ayudarle a instalar tu nuevo software y entrenar a su personal. Si está interesado en conseguir uno de estos consultores sólo tienes que llamar al (809)563-3232 DACFLEX. Cada capítulo en este libro de trabajo contiene una unidad y la explicación de como usar una función específica en DacEasy® Contabilidad™. Para reforzar cada concepto, encontrará las secciones de Time Out en la mayoría de los capítulos para reforzar cada concepto. Los Time Out instruyen a completar los ejercicios prácticos encontrados en los capítulos de Aventuras. Estos ejercicios de práctica usan datos ejemplos de una Cía. llamada Furniture Factory. Nosotros le recomendamos completar cada capítulo en el orden presentado para garantizar que puede completar correctamente cada ejercicio de práctica. Para obtener mejor provecho del curso de estudio, le sugerimos usar este libro de trabajo en relación con la Guía del Usuario de esta Versión. La Guía del Usuario contiene la información detallada de cómo ejecutar cada paso. Como un compañero de la Guía del Usuario, este libro de trabajos está enfocado en ayudarle a entender un proceso y mostrarle como podría aplicar el proceso en un negocio. Cada Libro en la serie de trabajo comparte un mismo formato, por eso puede identificar fácilmente el área que quiere estudiar. Su libro de trabajo está organizado como se describe debajo. Capítulos encontrados en cada Libro de Trabajo Introducción. Explica cuáles temas son cubiertos en el libro de trabajo, que conocimiento es un prerequisito y convensionales usos estándares. Trabajando Con . El capítulo de Introducción es seguido por uno o más capítulos de trabajando Con. Estos capítulos explican los conocimientos básicos de una función y los procedimientos envueltos con cada concepto. I - 2

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Con cada capítulo de Trabajando Con está seguido de una página de Notas. Esta página es proporcionada para que escriba la información que podría usar para ayudarle a recordar como aplicar esta función en el día a día de los negocios. También, el libro de Trabajando Con está estructurado con un ancho en márgenes en cada página. Sientase libre de usar este espacio para hacer notas rápidas acerca de como podría aplicar un proceso o procedimiento en sus negocios. Conocimientos Contables. Explican la contabilidad que procude detrás de escena cuando se entran transacciones y se asientan el DacEasy Contabilidad. Lista de Chequeos. Una hoja de referencia rápida listando las actividades que necesita recordar cuando procesa datos contables. También, incluye referencias de la Guía del Usuario donde podrá encontrar paso a paso los procedimientos asociados con cada tema. Aventuras. Ejercicios estructurados que le ayudan a entender a cómo usar una función. Quiz

Pruebines diseñados para reforzar la información presentada en el libro de trabajo.

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Estándares Varias convenciones son usadas en todo el libro de trabajo para ayudarte a rápidamente localizar una información importante. Estas convenciones son coherentes con las usadas la Guía del Usuario. Las palabras escritas en negritas indican las teclas o botones que debes presionar, tal como F10. Los comandos del menú que tiene que seleccionar aparecerán escritas en negritas. Los comandos están separados del menú por un slash(/). Por ejemplo, Archivo/Abrir indicando que es seleccionado el menú Archivo y seleccionado el comando Abrir. Para abrir un menú, use el mouse para cliquear en el encabezado del menú designado o presione la tecla Alt conjuntamente con la letra sobresaliente en el encabezado del menú. Para seleccionar un comando desde un menú abierto, use las teclas direccionales para mover la barra de selección hacia el comando que desee abrir y presione Enter. Los pasos usados para ejecutar un procedimiento aparecerán en una lista numerada. Una línea pesada encima del título de cada paso le ayudará a identificar fácilmente estas secciones. Texto subrayado, representa los espacios. Por ejemplo, podría ser instruido para escribir el siguiente comando : COPY_A:. Para hacerlo, usted digitará la palabra COPY, presiona la barra espaciadora, digite la letra A, y dos puntos (Ej: A:). Un signo de más(+) entre dos teclas indica que presiona la primera dejándola presionada mientras presiona la segunda. Por ejemplo, podría ser instruido para usar Shift+F2 para utilizar la calculadora del sistema. Para hacerlo, debe presionar la tecla Shift dejándola presionada mientras pesionará la tecla F2.

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Fundamentos del programa DacEasy® Contabilidad™ está organizado por tareas. Las opciones en la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad™ representan tareas para ser ejecutadas. Por ejemplo, cuando quiera entrar una transacción, debe de accesar a la opción listada en el menú Transacción. Opciones del Menú y comandos de la pantalla principal Archivo Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer backup o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos están disponibles:

Edición Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes comandos están disponibles:

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Transacción. Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes:

Diarios Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos están disponibles:

Asentar Accese a este menú cuando esté listo para asentar las transacciones. Los siguientes comandos están disponibles:

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Reportes Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos están disponibles:

DacAccess Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos están disponibles:

Períodicos Accese a este menú cuando quiera que DacEasy® ejecute operaciones necesitadas periódicamente. Los siguientes comandos están disponibles:

Módulos Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de DacEasy® que estén interfaceados con DacEasy® Contabilidad™. Los siguientes comandos están disponibles:

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Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa. F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle. Shift+F1—Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces presione Enter para ver más información sobre éste tópico. F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que esté. Shift+F2--Presione calculadora.

para desplegar en la pantalla la

F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una serie de transacciones. F5--Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del campo activo. F6—Presione s la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones , F6 está activado. Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción. F7—Presione F7 cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de asiento. F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione, presione F8 desde el campo código de Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

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clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro. F9--Presione para cualquier pantalla asentada para dar un backup a los datos antes del asiento. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del Cliente, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro. Shift+F9--Use esta combinación de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9. F10-F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y está listo para salvar, presione F10. Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para determinar que compañía está abierta y que cantidad de memoria está disponible. Esc- Presione pantalla.

para cancelar una acción desde cualquier

Evaluación del Curso Después de completar el libro de trabajo, por favor tome unos minutos para llenar la hoja de evaluación del curso localizada en el Apéndice B. Su comentario nos ayudarán a continuar mejorando nuestros productos y servicios.

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Instalar Los Datos Ejemplos Una compañía ejemplo con clientes, proveedores e información contable ejemplo es incluida con el software de DacEasy® Contabilidad™. El libro de trabajo y esta compañía ejemplo están diseñados como una guía interactiva de aprendizaje. Cada capítulo le instruye por lo menos un ejercicio práctico, llamado una aventura, para darle la oportunidad de practicar y aplicar los conceptos presentados. Datos Ejemplos. Muchas aventuras en el libro de trabajo cuentan con los datos ejemplos para una compañía ficticia llamada La Furniture Factory. Usando estos ejercicios y aplicando lo principal que aprenda en cada capítulo, puede practicar usando su nuevo software simulando las situaciones del negocio sin afectar sus datos. Cuando instale el software por primera vez, proponga que le instale los datos ejemplos. Si no escoge que se le instalen los datos ejemplos; también, puede reinstalar el programa y escoger Si para instalar los datos ejemplo. Reinstalando el programa no afectará ningún dato que ya entró a DacEasy®. Después de instalar los datos ejemplos, debe de añadir la compañía ejemplo al directorio de la compañía. Use la ruta C:\DEA4\SAMPDATA si acepta la ruta por defecto durante la rutina de instalación. Si instaló el software dentro de un directorio diferente, sustituya el directorio por DEA4. Para más información de agregar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario.

Pasos Rápidos para Configurar Datos Ejemplos 1. Escoja Archivo/Abrir del menú principal. para agregar la nueva compañia. 2. Presione Pantalla del Sistema de Preferencias.

Se desplegará la

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Figura 1-1: Agregar nueva compañía desde la pantalla de Preferencias de Sistemas

Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema. Nombre de identificación. Entre una descripción para configurar los datos (e.g. Datos Ejemplos de la Furniture Factory) Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos están copiados en el directorio llamado : C:/DEA4/SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente de DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deberá usar la ruta, C:/ACCOUNT/SAMPDATA. 3. Presione para procesar/salvar la identificación del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntará si quiere anexar el archivo a los al archivo de la compañía. Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto. Para accesar los datos ejemplos, sombree la compañía ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un backup de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de como hacer un backup, refiérase al capítulo titulado, Mantenimiento de Archivos Para más información sobre como hacer backup a sus datos, refiérase a la Guía del Usuario o al capítulo Empezando del libro de trabajo.

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Protegiendo Sus Datos Hacer un backup a sus datos es una parte importante y necesaria de su rutina diaria. Debe hacer backup de sus datos frecuentemente y debe tener diferentes juegos de diskettes de backup los cuales alterne. Este procedimiento diario le asegura que no perderá sus datos totalmente en caso de un desastre. Además, deberá reemplazar periódicamente los diskettes que use para almacenar sus backup. Esta práctica es necesaria desde que los diskettes comiencen a cansarse por el tiempo de uso, haciendo más difícil o imposible recuperar la información.

Como hacer Respaldar a sus datos contables Las siguientes instrucciones explican como hacer Respaldar y restaurar sus datos de contabilidad. Puede hacer ahora Respaldar a los datos ejemplos para practicar estos pasos. Pasos rápidos para hacer Respaldar a los datos 1. Coloque el diskette en el drive apropiado. Usualmente, el drive A acepta el diskette de 3 ½ pulgadas. Sin embargo, su sistema puede estar configurado diferente. 2. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy® Contabilidad ™, escoja Archivo /Respaldar/ Restaurar. La pantalla Respaldar/restaurar datos se desplegará:

3. Coloque el cursor en el Campo Operación y seleccione Respaldar. Presione Enter. 4. Coloque el cursor en el campo Archivo Fuente y seleccione Contabilidad™ presione Enter. Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

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5. Asegúrese de que la ruta donde está y el directorio son correctos en el campo Fuente. Si no, escriba la ruta y el nombre correcto del directorio. Presione Enter. A menos que especifique de otra manera, los datos son copiados desde el directorio fuente llamado C:\DEA4\SAMPDATA. Si instala un directorio diferente a DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, si instala el programa a un directorio llamado ACCOUNT, use la ruta C:\ACCOUNT\SAMPDATA. 6. Coloque el cursor en el campo Fuente y seleccione el drive al cual quiere hacer el Respaldar de sus datos. Por ejemplo, si coloca el diskette en el drive A, entre A:\ en este campo. Presione Enter. 7. Presione para comenzar la operación. Un mensaje aparecerá preguntándole que verifique si quiere hacer un Respaldar a sus datos. Presione Enter para continuar la operación. DacEasy ahora copia los datos en el sistema al drive designado, reemplazando cualquier información existente en el diskette. Cambie los diskettes tan pronto como se lo solicite y presione Enter para continuar con Respaldar. Pasos rápidos para restaurar los datos 1. Cuando use la rutina de Restaurar para escribir en sus archivos de datos, perderá todos los datos que haya introducido desde que se hizo el último Respaldo de sus datos. 2. Siga los pasos descritos arriba, y seleccione Restaurar en vez de Respaldar en el campo Operación. La fuente y la ruta serán lo opuesto (por ejemplo, la fuente será A:\; la ruta será C:\DEA4\SAMPDATA). , DacEasy ahora copia los datos de su 3. Cuando presione diskette al disco duro, reemplazando cualquier información existente en el archivo de su disco duro.

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Integridad de los Datos La integridad de los datos se refiere a la exactitud de sus datos y archivos. DacEasy® le provee herramientas que puede usar para chequear y mantener la exactitud de sus datos. Debe usar estas herramientas periódicamente para asegurarse de que sus datos estén en óptimas condiciones de trabajo. En DacEasy®, estas herramientas están referidas como Utilitario de Archivos. Debe utilizar estos utilitarios por la menos, una vez por mes para optimizar la medida de sus archivos y prevenir mensajes de errores a ocurrir. Para accesar estas opciones presione Archivo/Utilidades. Los siguientes utilitarios son disponibles:

Borrar indice-Durante algunas operaciones, tales como cálculos, DacEasy coloca los archivos de datos en indices suplementarios. Estos indices son como archivos de almacenajes temporáneos que protegen sus datos originales mientras que DacEasy ejecuta los mantenimientos necesarios. Si ningún problema es encontrado durante una rutina, DacEasy remueve estos indices cuando la operación es completada. Puede escoger el usar esta operación cuando quiera o antes de correr la operación de Recobrar. Recobrar-Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar un archivo en cualquier momento. Las funciones de Recobrar, borra registros corruptos de sus archivos de información e incrementa el espacio en el disco. Esta operación le permite reconstruir y optimizar el tamaño de un archivo cuando desee. Con la operación de Recobrar, puede reconstruir un archivo especifico mientras mantiene el resto de sus archivos de datos intactos. Podrá usar esta operación como un mantenimiento periodíco del utilitario para asegurarse de que sus datos están cuidados. Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

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Verificar-Solo puede correr esta operación en la transacción de los archivos de encabezados y archivos de facturas abiertas. Verificar chequea los registros de encabezados contra los registros de detalles. Si existe una discrepancia entre los registros, la rutina justifica la situación borrando cualquiera de los registros de encabezados o de detalles. Después de correr Verificar, se imprimirá un reporte listando los cambios hechos a los archivos, si los hay. Ver transacción-Puede ver las transacciones de información del encabezado viendo el archivo de encabezados o ver las lineas de los detalles de la transacción. Puede borrar la linea de un articulo, seleccionando la linea y presionando . (Sólo necesitará borrar artículos en el caso de corrupción de datos). Aviso: Sólo borre items asentados desde Ver transacción. Puede causar que las transacciones estén fuera de balance si borra la linea desde una transacción no asentada, borre el item desde el módulo respectivo. Nota: Si borra un registro de encabezado, el detalle correspondiente es automáticamente borrado. Borrar indices y recobrar datos. Las siguientes instrucciones explican como usar el drop indices y la rutina de recobrar. Si necesitas más información acerca de estos pasos, refiérase a la Guia de Usuario.

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Rápidos Pasos para usar el utilitarios de archivos 1. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy, escoja Archivo/Utilidades. La pantalla de utilitarios de archivos se desplegará. 2. Puede escoger correr un utilitario en todos los archivos o solo seleccionar los archivos. La rutina de mantenimiento de los archivos deben ser corrida en todos los datos periódicamente. Si quiere correr un utilitario en todos los archivos presione y escoja la opción Todos los archivos. 3. Si encuentra un error en un archivo especifico, puede correr el utilitario en este archivo. Para correr el utilitario sobre un archivo seleccionado, entre el número de dato del archivo que quiera usar. Si no sabe el número, presione para acceder la búsqueda de los archivos. Una lista despliega todos los archivos de datos disponibles. Seleccione de la lista el archivo que quiera usar y presione Enter. 4. Escoja el utilitario que quiera correr en el campo Operación. Presione para empezar el proceso.

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Cuentas Por Pagar

Capítulo 1 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Este capítulo explica como usar la opción Mayor Cuentas por Pagar para entrar transacciones asociadas con sus suplidores. Mantenga en mente el seguimiento de no inventario o de no imprimir facturas que aparecen cuando esté usando la opción del Mayor de Cuentas por Pagar. Si necesita controlar inventarios o imprimir facturas, refiérase a la Guía del Usuario, o a la sección compra de este libro de trabajo. Use la opción Mayor Cuentas por Pagar para comprar productos si no controla su inventario. Puede también usar la opción Mayor Cuentas por Pagar para aplicar un débito o un crédito a una factura entrada previamente y entrar una rebaja del Suplidor. Después de completar este capítulo sabrá como : Entrar diferentes tipos de transacciones usando la opción del Mayor Cuentas por Pagar .

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Términos importantes Los siguientes términos son usados en este capítulo. Tome un momento antes de empezar para revisar estas definiciones. Cuenta por pagar: La cuenta que guarda el monto que su negocio debe a sus suplidores. Transacción: Una transacción es un cambio de bienes y servicios por un pago. Los pagos pueden ser efectivo o a crédito. En DacEasy , entra la transacción en la cuenta apropiada para asegurarse que tiene por escrito los archivos de todos sus negocios tratados con sus suplidores o clientes. Por ejemplo, cuando compra un servicio de un suplidor , entre la transacción (el cambio de dinero por el producto ) dentro del Mayor Cuenta por Pagar. Factura: Un requisito para surtir bienes o servicios. Una factura incrementa las Cuentas por Pagar. Débito: Un lado de la transacción. Un débito incrementa los activos y gastos, y disminuyen los pasivos, el capital y los ingresos. Crédito: Un lado de una transacción . Un crédito disminuye los activos y gastos e incrementa los pasivos, capital y los ingresos.

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Aprendiendo Sobre Cuentas por Pagar Entre facturas usando la opción Mayor Cuentas por Pagar para registrar una compra sin afectar el inventario. Puede no reentrar facturas originales registradas en compras usando la opción mayor cuenta por pagar , a menos que que necesite hacer un ajuste. Por ejemplo , si un suplidor sobrecarga su cuenta y quiere disminuir (débito) el balance de la cuenta para este suplidor. Puede registrar este tipo de ajuste usando el Mayor Cuentas por Pagar para debitar la factura original. Puede también incrementar el balance de los suplidores por cargos adicionales ( así como cargos) entrando un crédito en el módulo del Mayor Cuentas por Pagar.

Tipos de Transacciones en el Mayor Cuentas por Pagar Facturas de suplidores—Son normales en las transacciones de Cuentas por Pagar . Use facturas por pagar para incrementar el balance de las cuentas de los suplidores sin afectar el inventario. Las facturas por pagar siempre se acreditan. Transacciones de crédito—Use transacciones crédito Cuentas por Pagar para incrementar el balance de la cuenta del suplidor. Las entradas de crédito son similares a las entradas de facturas excepto que se usan generalmente para incrementar el balance de una factura existente. Entrando el crédito a una factura que ya ha sido entrada, puede incrementar el balance de esta factura. Un ejemplo de este tipo de transacción es adicionando cargos por envios aplicado por su suplidor Transacciones de Débito —Use transacciones por pagar débito para disminuir el balance de la cuenta del suplidor. Use entradas débito para disminuir el balance de una factura existente o disminuir el balance del suplidor. Un ejemplo de esto es aplicando descuentos a los suplidores por su pronto pago.

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Corrigiendo Entradas—Corrigiendo las entradas puede descubrir errores cometidos antes de asentar. Para mantener un rastro de auditoría, una corrección entrada puede reversar la entrada de una transacción incorrecta. Un ejemplo de una corrección de un entrada es si entra accidentalmente el código equivocado del suplidor al hacer una factura. Puede reversar la entrada original para el suplidor equivocaddo y reentrarla usando el codigo correcto del suplidor. Entradas de Ajustes—Entre un ajuste de entrada como una transacción débito o crédito.

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Entrar Transacciones de Cuentas por Pagar Para entrar transacciones en el Mayor de Cuentas por Pagar, escoja Transacción / Cuentas Por Pagar de la barra del menú que está arriba de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Las entradas de transacciones se desplegan en la pantalla.

Figure 1-1 Pantalla de las entradas de transacciones del Mayor Cuentas por Pagar

Esta pantalla tiene cinco (5) áreas: Encabezado, Información de la transacción, informaciónde la factura, Detalle y pié de página. Cada área se explica como sigue. Campos de la Pantalla de Entrada de Transacción del Mayor Cuentas por Pagar. Número Presione Enter y DacEasy asigna el próximo número disponible. Código del Proveedor. DacEasy lista los códigos de Suplidores alfanuméricamente en la ventana de búsqueda y en los reportes. Si está facturando para una compra de inventario, necesita usar el módulo de Compras

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Nombre del Proveedor. DacEasy despliega el nombre del Suplidor asociado con el código seleccionado en el campo Código del Suplidor. Tipo DacEasy actualiza el saldo del proveedor basado en su selección en este campo. Factura—Seleccione este tipo para teclear una nueva factura para el proveedor e incrementar su saldo. Cuentas por Pagar es abonada cuando esta transacción se asienta, La transacción se imprime en los Estados de Cuenta y Reporte de Antigüedad como una factura; sin embargo, no se genera una factura impresa. Cargo—Seleccione este tipo para reducir el saldo de una factura existente. Cuentas por Pagar se carga cuando esta transacción se asiente. Utilice estas transacciones para reducir el saldo de un proveedor, por ejemplo, para emitir un crédito por daños durante el embarque. Esta transacción se imprime en los Estados de Cuenta y Reportes de Antigüedad como un Cargo (C). Abono—Seleccione este tipo para incrementar el saldo de una factura existente. Cuentas por Pagar se abona cuando esta transacción es procesada. Utilice esta transacción para agregar un cargo adicional a una factura de un proveedor como un cargo por cheque devuelto. Esta transacción se imprime en los Estados de Cuenta y los Reportes de Antigüedad como un Abono (A). Factura Entre los primeros 10 dígitos alfanumérico para el número de esta factura. Este es un campo requerido. El número de la factura que escoja es importante. Si necesita ajustar el balance en una factura existente, entre ese número de la factura en el campo factura. Si no sabe el número exacto de la factura, presione F5 para seleccionar la factura desde la búsqueda. El número que entre debe ser exactamente el mismo (incluyendo el encabezado de ceros) para afectar la factura original. Si no es, DacEasy reconoce el número que entre como un nuevo número.

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El número de la factura aparecerá en la pantalla de Pagos, en el Reporte por Antigüedad y en el Estado de Cuenta del Suplidor. Cuando cierre un período de las Cuentas por Pagar, DacEasy limpia todas las facturas pagadas del reporte por Antigüedad y del estado de cuenta tanto como todos los débitos y créditos que tenga la misma factura número. Referencia Entre referencia para los 10 digitos alfanumérico solamente para su información. La información para este campo es opcional. Fecha

La fecha de la transacción es la fecha que DacEasy usa para asentar las transacciones de Cuentas por Pagar. DacEasy usa la fecha del sistema (F4) por defecto. Si necesita usar una fecha diferente, entre la fecha correcta en el campo Fecha. Area de Información de la Factura. Fecha de pagos y términos. DacEasy le permite configurar los términos de pagos extendidos por sus Suplidores. Los términos constan de numerosos campos incluyendo la fecha en que la factura está vencida y el porcentaje de descuento por pronto pago. Cada uno de estos campos dependen de los términos asignado al suplidor y la fecha original de la factura o crédito entrado. Puede editar todos estos campos si necesita alterar todo o parte de los términos para una transacción. Si necesita hacer cambios permanentes a los términos, debe de editar la tabla de términos. Recuerde, los términos de pagos están sólo disponibles cuando entre Cuentas por Pagar de facturas o créditos. Las transacciones de débito no tiene términos de pagos porque usa estas para reducir la cuenta del suplidor.

Tipo

Este es un campo opcional. Deje este campo en blanco o entre información para usarla como campo de sortear cuando imprima reportes.

Fecha original La fecha original es la fecha de la factura que DacEasy usa por antiguedad. El programa usa la fecha original solo para propósitos de antiguedad y no es afectada en la fecha de asiento. Use este campo para entrar la fecha que el suplidor emite la factura. Esta característica le permite entrar la factura en cualquier momento, pero todavía tiene tiempo usando la fecha correcta. Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

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Fecha de Vencimiento La fecha de vencimiento es la fecha en la cual el pago de la factura y la transacción de crédito está actualmente vencida. Esta es la última fecha en que puede pagar la factura antes que el Suplidor la considere tardía. Todo pago hecho después de esta fecha puede ser sujeto a cuotas tardías Fecha de Descuento La fecha de descuento es la última fecha de pagos que puede ser revisada y todavía ser elegible para todo descuento ofrecido por pronto pago. Los pagos recibidos después de esta fecha no son elegidos para el porcentaje. Tasa de descuento La tasa de descuento es el porcentaje de descuento ofrecido por el Suplidor. Este porcentaje, multiplicado por el monto actual de la factura, determina cuanto es el monto descuento recibido Descuento Disponible. DacEasy calcula y despliega el monto del descuento disponible. El descuento disponible es igual al monto de las Cuentas por Pagar entrado en la primera línea de la transacción multiplicado por la tasa de descuento de arriba. Descuide este campo cuando entre transacciones de débito.

Area de Detalle. DacEasy inserta la Cuenta por Pagar en la primera línea de la transacción. Cuando entre una factura o una transacción de crédito, debe de acreditar las Cuentas por Pagar. Si necesita debitar esta cuenta, debe de usar una entrada de débito de las Cuentas por Pagar. Si configura una cuenta de gastos por defecto en la pantalla del suplidor, la cuenta por defecto aparecerá en la segunda línea de la transacción. La cuenta de gastos por defecto deberá ser la cuenta más usada cuando entre una transacción usando un Suplidor Si necesita usar otra cuenta que no es la por defecto, posicione el cursor en la línea que muestra la cuenta de gastos por defecto y presione Shift+F6. Esto borrará la línea entrada. Entre la cuenta que quiera usar o presione cuentas. 1 - 8

para accesar a la búsqueda del catálogo de

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Cuenta Escriba o presione

para entrar la cuenta que quiera afectar.

Nombre DacEasy despliega el nombre de la cuenta asociado con el número de la cuenta seleccionada. Descripción. Los 13 primeros caracteres del nombre del suplidor y el número de la factura aparecen en el campo descripción. Puede editar esta información. Esta se imprime en sus reportes. Debito/Credito. Cargo es el equivalente a débito y abono es el equivalente de crédito. Entre el monto en la columna Débito por la cual quiere afectar esta cuenta. Recuerde, los débitos incrementan los activos y los gastos y disminuyen los pasivos, los ingresos y el capital. Los créditos disminuyen los activos y los gastos, e incrementan los pasivos, los ingresos y el capital. Area Pié de Pantalla. Total

DacEasy calcula y desplega esta cantidad.

DacEasy desplega el total de las líneas entradas. Puede fácilmente verificar que los débitos y créditos son iguales chequeando esos totales.

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Procedimientos para entrar transacciones en el Mayor de Cuentas por Pagar Las siguientes informaciones muestran el esquema de los pasos que debería seguir para entrar diferentes tipos de transacciones usando la opción del Mayor de Cuentas por Pagar. Podría querer mantener estos pasos a mano cuando esté listo para entrar transacciones de su negocio. Pasos rápidos para entrar transacciones en el Mayor de Cuentas por Pagar 1. Seleccione Transacción/Cuentas por pagar. 2. Presione Enter y DacEasy asigna el próximo número disponible para la transacción. 3. DacEasy inserta el nombre del suplidor en el campo Nombre del suplidor. Entre el código del suplidor para quien quiere hacer la factura por pagar. Si no se sabe el código, presione para accesar a la ventana de búsqueda. Muévase hasta que encuentre el código y presione Enter. El Suplidor que escoja debe de ser un suplidor de tipo Abierto o Acumulado. No puede hacer facturas por pagar a un suplidor Contado. 4. Seleccione Factura Tipo en el campo Tipo. Esto creará una factura normal para el Suplidor. Esto no afecta el inventario, pero aparece en el reporte por antigüedad y el estado de cuenta del suplidor Factura—Esto crea una factura normal para el suplidor. Débito—Esto crea una entrada débito para el suplidor . Un débito reduce el balance del suplidor. Crédito—Esto crea una entrada de crédito para el suplidor. Un crédito hace la misma entrada de contabilidad como una factura. Use un crédito cuando la factura ya exista y necesite incrementar el balance de la factura.

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5. Escriba el número de la factura que quiera asignar a esta transacción Nota: Si quiere adicionar esta transacción a una factura existente , debe entrar la factura existente incluyendo la lista de ceros. Aviso: Puede presionar que se despliega.

y seleccionar la factura desde la lista

6. Use el campo referencia para entrar una descripción corta de la transacción. Presione Enter en el campo fecha para aceptar la fecha actual del sistema. DacEasy usa esta fecha para asentar la transacción. 7. Use el campo tipo debajo de la información de la factura para entrar una corta descripción de la factura. Use este campo para reportes en el Query y Publicar. Puede dejar opciónalmente este campo en blanco 8. Presione Enter en el campo fecha original para aceptar la fecha por defecto. DacEasy usa esta fecha para el vencimiento de la factura. 9. Presione Enter en el campo fecha de vencimiento para aceptar la fecha por defecto. 10. Presione Enter en el campo tasa de descuento para aceptar el descuento de porcentajes por pronto pago. 11. Presione Enter para avanzar a la columna Débito o Crédito, dependiendo del Tipo seleccionado en el área Información de la Transacción. Entre el monto de la factura original de Cuentas por Pagar, si tiene una cuenta de gastos configurada por defecto para su suplidor esta aparece en la segunda línea de la transacción. Continúe entrando el detalle de la transacción, incluyendo los débitos correspondientes y cualquier otra entrada de crédito necesaria para balancear la transacción. Antes de salvar la factura, asegúrese que el total de débitos y créditos son iguales.

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12. Presione para salvar la transacción . Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la entrada de la transacción. Para borrar sólo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6. Insertar una línea dentro del detalle de la transacción presionando Shift+F7. DacEasy inserta una línea encima del cursor.

Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los datos ejemplos. Entonces complete la Aventura 1: Entrando facturas de suplidores, Aventura 2: Adicionando cargos por flete, Aventura 3: Anulando una cuenta de un suplidor, Aventura 4: Imprimiendo Etiquetas para su suplidor, Aventura 6: facturando productos de no inventario Aventura 7: Aplicando la cantidad de compra de un suplidor contra ese suplidor.

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Asentando Cuentas Por Pagar

Capítulo 2 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Después de entrar sus cuentas por pagar, necesitará asentarlas para actualizarlas en el Mayor General. Este capítulo explica este proceso. Después de completar este capítulo sabrá como: Imprimir el diario de las cuentas por pagar para verificar las entradas. Asentar las entradas de cuentas por pagar.

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Verificar las Transacciones de Cuentas por Pagar Después de entrar transacciones; imprima el diario de Cuentas por Pagar para verificar la exactitud de las transacciones. El diario le permite ver todas las transacciones y corregir cualquier error que pueda encontrar antes del asiento. Para asentar transacciones de cuentas por pagar debe de imprimir el diario (a menos que así lo especifique la pantalla del sistema de preferencia) o DacEasy desplegue un mensaje de error cuando asiente. El diario es su rastro de auditoría de transacciones de cuentas por pagar. En principio, imprimir el diario aparenta ser una pérdida de tiempo, pero el tiempo perdido corrigiendo errores antes de asentar es mucho menos que el tiempo perdido corrigiendo errores después de asentar. Tiene dos opciones para verificar el balance de sus transacciones: el diario y el listado. Sólo el diario satisface los requerimientos de imprimir antes de asentar.

Pasos rápidos para imprimir el diario de Cuentas por Pagar 1. Escoja Diarios/Cuentas por pagar del menú principal.

Figura 2-1:Pantalla de diario Cuentas por Pagar

2. Escoja Diario en el campo Tipo de reporte. El diario imprime la transacción en orden para el período seleccionado. Sólo transacciones por pagar no asentadas aparecen en el diario. Puede comparar el diario con las transacciones entradas para verificar la exactitud.

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3. Entre la fecha correspondiente al período para el cual está corriendo el diario. El período asociado con esta fecha se visualiza debajo de la fecha. 4. Presione para el reporte. Una vez que presione , se desplega la pantalla disposición de reporte. Esta pantalla le brinda la opción de imprimir el diario en papel, en la pantalla o para un archivo. Si no quiere guardar el registro del diario, use la opción pantalla. Esto satisface los requerimientos de impresión, pero no deja evidencias de auditoría para las transacciones después del asiento. 5. Presione

después de seleccionar la opción de impresión .

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Imprimiendo Reporte Por Antiguedad Pagando Facturas. Cuando entre facturas para suplidores, debe de seguir la fecha de vencimiento de cada factura. DacEasy le brinda la oportunidad de imprimir un reporte por antiguedad de saldos de Cuentas por Pagar que le da importante información del balance de cada suplidor. Puede personalizar el calendario de acuerdo a su necesidad, de manera que pueda ver cuando se vence la factura o cuantos días tiene de vencida. El reporte por antiguedad es la herramienta para ayudar a mantener un plan de pago a sus suplidores. Algunas otras herramientas incluyen Estado de Cuentas y Reporte de pagos que le permite priorizar sus pagos. Estas tres opciones están en el menú Reporte/Cuentas por pagar/Antiguedad. Se desplegará la pantalla de reporte por antigüedad para cuentas por pagar.

Figura 2-2: Reporte de antiguedad para cuentas por pagar.

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Asentando Cuentas Por Pagar Asentar actualiza el balance de las cuentas en el Mayor General y le permite imprimir Estados Financieros precisos, asi como Balance de Comprobación y Estado de Resultados, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) Seleccione el período a asentar en base al período actual en el diario. Puede editar o borrar cualquier transacción por pagar antes del asiento. Para corregir un error después de asentar tendrá que restaurar un backup o hacer una entrada de reversión o de corrección. Una vez que imprima el diario y verifique las transacciones, es importante hacer un backup a sus archivos. Para su comodidad, la opción backup está disponible desde la pantalla de asientos. Pasos rápidos para asentar cuentas por pagar 1. Escoger Asentar/ Cuentas por Pagar

Figura 2-3: Pantalla de Asiento del Mayor Cuenta por Pagar

2. Escoja la fecha que desee asentar. La fecha debe corresponder a la fecha actual en el diario. DacEasy desplega el período contable después de entrar la fecha.

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3. Marque la opción borrar transacciones después de asentar si no quiere mantener un historial de las transacciones asentadas. Si escoje borrar transacciones desde el archivo transacción cuenta por pagar, la única vía para verlas otra vez podría ser restaurar un backup. No escoja si desea mantener una lista de todas las transacciones asentadas en el Mayor General. Este campo está configurado por defecto en la opción Mayor en el sistema de preferencias. 4. Presione para iniciar el proceso de asiento. Si DacEasy detecta un error durante el asiento debe restaurar su backup, corregir el error y tratar de asentar de nuevo.

Time out Es tiempo de tomar un receso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los datos ejemplos. Entonces complete la Aventura 5: verificando sus entradas imprimiendo el diario Cuentas por Pagar

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Listos Para Usar Compras

Capítulo 3 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Este capítulo explica el módulo de Compras en DacEasy® y muestra como configurar los códigos en compras. El módulo de Compras trabaja similar al módulo de Cuentas por Pagar. Tiene la habilidad de entrar facturas de los suplidores en ambos módulos; sin embargo, el módulo de Compras debe usarse si necesita imprimir las órdenes de compras, imprimir las recibos de mercancías o controlar el inventario. Después de completar este capítulo, será capaz de: Entender la terminología compras. Entrar códigos en compras.

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Términos Importantes Los siguientes términos se refieren a los tipos de transacciones entradas usando la opción de Compra. Tome unos minutos para revisar estas definiciones. Ordenes de Compras— Las Ordenes de Compras se refieren al formulario que usa para formalmente requerir los productos de un suplidor. Mercancía Recibida— Este término se refire al proceso de recibir la mercancía dentro del inventario. Puede recibir mercancías ordenadas usando un formulario de compras o puede recibir mercancía sin un formulario de compras.. Devoluciones en Compras—En DacEasy®, las devoluciones se refieren al proceso de regresarle la mercancía al suplidor. Devolver los productos dañados a un suplidor es una razón típica por la que debe usar este proceso.

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Aprendiendo Acerca de las Compras Listos para entrar órdenes. Antes de entrar la primera orden de compra, necesita configurar los códigos en compras. Estos códigos consistentemente le permiten aplicar ciertos cargos (que no son productos o servicios) a las órdenes de compras. Uno de los ejemplos más comunes de un código en compra es un cargo por flete. Además, especifica una cuenta del catálogo de cuenta donde quiere que este cargo se asiente. Puede usar un código en compra para añadir cargos de fletes a una mercancía recibida. Cuando asiente los recibos, las cifras del monto actualizan la cuenta especificada, usualmente el gasto de flete.

Configurando un Código en Compras Para configurar un código de compra, escoja Edición/Código de Compra desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla de DacEasy Contabilidad. La pantalla de Edit Códigos en Compras se desplegará .

Fígura 3-1: Pantalla de editar códigos en Compras

Complete esta pantalla para cada código en compra que quiera configurar. Una descripción de cada campo esta a continuación. Después de entrar la información, presione para salvar las entradas. DacEasy® limpia la pantalla, lista para entrar un nuevo código en compra.

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Las siguientes informaciones explican cada campo en la pantalla de Editar Códigos en Compras. Campos en la pantalla de edit códigos en Compras Código Entre hasta cinco caracteres para usarlo como el código, para identificar el código en compra. Descripción. Entre una descripción significante. La descripción se desplega cuando entre el código en una transacción de compra. Cuenta Entre el número de la cuenta para la cual quiere asentar el gasto cuando use este código en compras. Por ejemplo, si este código en compra es por flete, debe entrar el número de la cuenta de Gastos por Fletes. En caso de no saber el numero de cuenta presione busqueda

para acceder la pantalla de

Gravable Especifique si el código en compras esta sujeto a impuestos por ventas. El impuesto por venta es aplicado cuando cree la orden de compra. Descuento No marque este campo si el código en compras cargado no es elegible de descuentos ofrecidos por el suplidor. Por ejemplo, el cargo por flete es raramente elegible por descuento de pronto pago ofrecido por un suplidor. Valor

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Entre el monto que carga el suplidor. Si los cargos varían de precio, deje el monto en 0.00 y entre el monto aplicable cuando entra el código en la transacción de compra.

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Compras

Capítulo 4 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Este capítulo explica el módulo de Compras el cual consiste de las órdenes de compras, mercancías recibidas y devoluciones en compras. No tiene que entrar las órdenes de compras si usa el módulo de Compras. Las órdenes de compras no tienen valor contable. Este simplemente sirve como un formulario enviado a los suplidores para ordenar mercancías. Use la pantalla de Mercancía Recibida para registrar la transacción envuelta cuando compre inventario a un suplidor. Use la pantalla de Devoluciones en Compras para registrar la transacción cuando devuelva mercancías al suplidor. Después de completar este capítulo, sabrá como: Imprimir un reporte de Alerta de Productos. Entrar una orden de compras. Entrar una mercancía recibida. Entrar una devolución en compras.

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Imprimir el Reporte de Alerta de Productos Cuando entre sus productos, tiene la opción de entrar información en el campo mínimo y el campo reorden. Si completa estos campos, use el reporte de Alerta de Productos para ayudarle a determinar cuales artículos ordenar. Para imprimir este reporte, escoja Reportes/Inventario/Reporte de Alerta se desplegará la pantalla de Reporte de alerta de productos y presione para generar el reporte. El reporte le mostrará cuales artículos estan por debajo del mínimo y cuanto debe reordenar.

Figura 4-1: Pantalla para imprimir el reporte de alerta de productos.

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Entrar Una Orden De Compras Use la opción de Órdenes de Compras para ordenar las mercancías de un suplidor. Después de colocar la orden, debe recibir la mercancía para afectar el balance que tiene con un suplidor. Hasta que no reciba la mercancía, las órdenes de compras no tienen valor contable. Las siguientes informaciones explican cada opción disponible cuando ordena productos a un suplidor usando la opción de Orden de Compras. Para crear una orden de compra, escoja Transacción/Compras desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Después, escoja Orden de Compras desde el submenú. Se desplegará la pantalla de Orden de Compras.

Fígura 4-2: Pantalla de órdenes de Compras

Esta pantalla está dividida dentro de tres áreas: Encabezado, Detalle y Pié de página. Las siguientes informaciones explican cada área.

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Campos en la pantalla de Orden de Compras Área del Encabezado. Esta área provee la información del suplidor y del asiento. Número de Orden Cada orden de compras y mercancía recibida deben de tener un número único. Puede asignar su propio número o acepte el número que asigne DacEasy®. Presione Enter para aceptar el número asignado por DacEasy®. Más acerca de la asignación de números. Use la pantalla de Edición/Valores por omisión/Configuración de formas para escoger como quiere entrar los números a las órdenes de compras o las mercancías recibidas. Seleccione Orden de Compras y fije el campo Asignar Número Propio a su preferencia. Las órdenes de compras y las mercancías recibidas comparten la misma configuración de número de la transacción. Fecha

Presione Enter en el campo Fecha. Esta es la fecha que DacEasy usa para asentar la transacción. La fecha de la transacción es la fecha que DacEasy® usa para asentar la transacción de compras. La fecha por defecto para la fecha del sistema (F4). Puede editar la fecha en la pantalla de entrada. Si cambia la fecha del sistema, la mantiene hasta que otra vez la cambie o salga de DacEasy®.

Código Proveedor. Entre el código del suplidor a quien esta enviando la orden de compra. Si no sabe el código, presione F5 para accesar la búsqueda. Escoja el suplidor y presione Enter. Si un código de mensaje existe en la pantalla de Editar Proveedores, el mensaje se desplegará. Presione Enter para continuar. para avanzar al Nota: Después de entrar el código, presione cuerpo de la pantalla. DacEasy® acepta todos los campos saltados por defecto. Campos de Dirección. Escoja una dirección alterna de envío o entre el comentario que quiera imprimir en la orden.

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Direcciones alternas. Cuando configure su compañía, entre la dirección de la compañía en la pantalla de Información de la Compañía. Cuando cree una orden de compra, esta es la dirección que se desplegará a menos que de otra manera lo indique. Puede entrar una dirección de envío alternativa en este campo si quiere recibir la mercancía en otro local que no es el indicado como la dirección de la compañía. Use el campo Enviar para indicar una dirección de envío separada. Si entra una dirección de envío por defecto para la compañía, DacEasy® la coloca por defecto en el campo Envío cuando entre una orden de compra. Para usar una dirección diferente que la de por defecto, presione Enter en el campo Enviar y presione . Una lista de direcciones alternativas para su compañía se desplegarán. Escoja la dirección que quiera y presione Enter. Escoja Notas si quiere entrar un comentario o un comentario especial en lugar de una dirección de envío. Por ejemplo, use los comentarios si quiere incluir una instrucción especial de envío. Seleccione Ninguno si no quiere incluir direcciones alternativas o comentarios en la orden de compra. Impuesto Entre el código del impuesto que quiera usar para esta orden de compra. Configure los códigos de impuestos usando la opción Edición/Tablas/Impuestos. Términos Los cambios hechos a los términos solamente se aplicarán a la orden que este entrando. Para hacer cambios permanentes; accese la tabla de Términos y haga los cambios. Los cambios toman efectos la próxima vez que coloque una orden con un suplidor usando este término. DacEasy® le permite configurar los términos de pago para los suplidores. Los términos contienen númerosos campos incluyendo la fecha en que la factura es vencida,la última fecha que puede ser recibido antes de ser considerado tardío y el porcentaje del descuento por pronto pago. Cada campo dependen de los términos que le asigne a los suplidores y la fecha de la transacción de la factura. Puede editar estos Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

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campos si necesita cambiar todo o parte de los términos de una transacción. Para hacer cambios permanentes, edite la tabla de Términos. Fecha de Descuento. Este campo es la última fecha en que puede ser recibido el pago y todavía ser elegible por un descuento por pronto pago. Todos los pagos recibidos después de esta fecha no son considerados para el porcentaje de descuento ofrecido. Fecha de Vencimiento. Este es el día en el cual la fecha del pago para la mercancía recibida está actualmente vencida. Esta es la última fecha en que puede pagar antes del suplidor poder aplicar cargos financieros. El suplidor considera todos los pagos hechos después de esta fecha como tardíos. OC#, Ref Use estos campos para entrar información de referencia. Por ejemplo, use el campo OC# para entrar un número único identificando la compañía al suplidor. Use el campo Referencia para entrar referencia interna. Puede dejar ambos campos opcionales en blanco. Vía, LAB Entre la información de envío en los campo Vía y LAB. Por ejemplo, si quiere que le envien la mercancías por EPS, puede entrar EPS en el campo Vía. FOB son las siglas de Free On Board (Libre a Bordo). Este es el punto al cual la responsabilidad del envío termina. Si configura una dirección alternativa para la compañía que incluya el envío LAB, la dirección compañía por defecto se desplegará. Puede dejar ambos campos opcionales en blanco. Área del Detalle. Esta área provee la información detallada acerca de todos los artículos ordenados. Número de articulo Entre el producto, compra o código de mensaje que quiera incluir en la transacción. DacEasy® desplegará la descripción en el campo Descripción.

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Encontrando un código. Si no sabe el código, presione para accesar la búsqueda, seleccione producto, código o mensaje, y presione Enter. Escoja el código y presione otra vez Enter. Entrar un código en compras. Cuando quiera entrar un código en compra, escriba una C, seguida por un espacio, después el código en compra. La letra C designa el artículo como un código en compra. Un mensaje aparecerá si no usa la letra c cuando entre un código. Entrar un código de mensaje. Use M en lugar de C cuando entre mensajes. Descripción DacEasy® desplega la descripción del código entrado en el campo Número de articulo. Ordenado Solamente use este campo cuando entre productos en una orden de compra o mercancías recibidas. Use este campo para entrar el número de unidades que quiere ordenar al suplidor basado en la fracción de compra del producto. Por ejemplo, asuma que la medida de compra de las patas de sillas es Caja y la fracción de compra es 24. Si ordena 1½ caja de patas de sillas, entre 1.12 en este campo. Recibido La cantidad recibida aparecerá en Recibo de Mercancía. No podrá editar este campo. Para recibir mercancía, introduzca un recibo de mercancía. Pendiente DacEasy mostrara la cantidad ordenada en esta columna. Para quitar el producto de pendiente, introduzca un recibo de mercancía. Precio

DacEasy® desplegará el último precio de compra basado en la información en los archivos de Productos. Puede editar el precio de compra si un precio diferente está siendo cargado por el artículo. Los cambios entrados aquí, no afectan la pantalla de Productos hasta que asiente las Compras. En otras palabras, cuando asiente esta transacción, DacEasy® actualiza automáticamente el campo Precio de Última Compra en la pantalla de Edit Productos con esta información. Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

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No precio en el campo Precio. Si no se desplega el precio cuando entre un producto, podría estar entrando un nuevo producto. Cuando asiente una mercancía recibida para un nuevo producto, DacEasy® actualiza el último precio de venta en este momento. Descuento Use el campo Descuento para entrar el porcentaje de descuento a una línea. Por ejemplo, si el suplidor le otorga un descuento adicional del 25% en un artículo particular, entre 25.00 en este campo. Esto resulta en un 25% de reducción en el monto desplegado en el campo Total. en el cuerpo de la pantalla para accesar a Área de Pié. Presione esta área. Esta provee la información acerca de los totales. Subtotal DacEasy® calcula y desplega el costo total de todos los artículos en la orden de compra. Impuesto DacEasy® calcula y desplega el total de impuestos por ventas para la orden de compra basado en el código del impuesto que entró en el área de Encabezado. Presione Shift+F9 en este campo para editar el mensaje de Pié de página que aparecerá en la orden impresa. DacEasy® le permite configurar un mensaje por defecto en la pantalla de Mensajes. Este mensaje aparecerá en todas las órdenes que imprima desde el módulo de Compras. Presione F7 en este campo para imprimir la orden desde la pantalla. Total

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DacEasy calcula y desplega el Subtotal más el Impuesto para mostrar el total de la orden de compra.

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Editando Ordenes De Compras Use cualquiera de las siguientes funciones después de entrar una orden de compras. Para borrar una línea, posicione el cursor sobre una línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy® inserta una línea arriba del cursor . Presione F10 para salvar la orden. Para volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción.

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Recibo de Mercancías Use la opción de Mercancías Recibidas cuando necesite registrar el recibo de la mercancía recibida dentro del inventario. Tiene dos opciones cuando reciba mercancías. Si entró una orden de compra para la mercancía, convierta la orden a una mercancía recibida. Si no entró una orden de compras, entre una mercancía recibida sin primero entrar una orden de compras. Por ejemplo, asuma que tiene una orden vigente con un suplidor para recibir la misma orden cada mes. En lugar de entrar una orden de compra por artículos que ya recibió, DacEasy® le permite entrar la mercancía recibida sin una orden de compras. Cuando entre un recibo de mercancía por artículos en una orden de compra, entre el número recibido en el campo Enviado. Si recibe todos los artículos, entre el mismo número como se muestra en el campo Ordenado. Si sólo recibió un envío parcial, entre el número recibido y lo pendiente se desplegará en el campo Pendiente.

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Recibiendo Productos Sin Una Orden De Compras Para recibir mercancías sin una orden de compras, escoja Transacción/ Compras desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Después, escoja Mercancías Recibidas desde el submenú. La pantalla de Recibo de Mercancías se desplegará.

Fígura 4-3: Use la pantalla de Recibo de Mercancías para “recibir” productos que ordenó sin usar una orden de compras.

Esta pantalla está dividida dentro de tres áreas: Encabezado, Detalle y Pié. Las siguientes informaciones explican cada área y es muy parecida a la de orden de compra. Campos en la pantalla de Recibo de Mercancías Área de Encabezado. Esta área provee la información del suplidor y de asientos. Orden Desde, #MR Si está recibiendo mercancía desde una orden de compra existente, introduzca el número de la orden de compra o haga click en Buscar y seleccione la orden de compra del el archivo de Orden de Compras. DacEasy asignara la orden y el #MR Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

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para que pueda almacenar cada recibo y tenga aun acceso a la orden de compra original. Si esta recibiendo mercancía sin una orden de compra existente, introduzca un número único si decide asignar tus propios números en la caja de diálogo Editar Formas (Plantillas); de otra manera, presione Enter y DacEasy asignara el siguiente número secuencial. Fecha

Presione Enter en el campo Fecha. Esta es la fecha que usa DacEasy® para asentar la transacción.

Código del Proveedor Entre el código del suplidor a quien le está entrando la mercancía recibida. Si no sabe el código, presione F5 para accesar la búsqueda. Escoja el suplidor y presione Enter. Si un código de mensaje existe en la pantalla de Edit Suplidores, el mensaje se desplegará. Presione Enter para continuar. Después de entrar el código del suplidor, presione para avanzar al cuerpo de la pantalla. DacEasy® acepta todos los defectos en los campos saltados. Campos de Dirección Escoja la dirección de envío o entre el comentario que quiera imprimir en la mercancía recibida. Direcciones alternativas. DacEasy® le pemite usar direcciones de envíos alternativas cuando ordene mercancías desde un suplidor. Algunas veces necesitara enviar la mercancía a una dirección diferente que no es la dirección indicada en la pantalla de Información de la Compañía. Use la dirección de envío alternativa en lugar de de cambiar la dirección cada vez. Use el campo Enviar para indicar una dirección de envío separada. Si configura una dirección de enviar alternativa por defecto para la compañía, DacEasy® se coloca por defecto en el campo Enviar cuando entre una orden de compras o un Recibo de mercancía. Para usar una dirección diferente que la

por defecto, presione

Enter en el campo Enviar, entonces presione . desplega una lista de direcciones alternativas. dirección que quiera y presione Enter. 4 - 1 2

DacEasy® Escoja la

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Escoja Notas si quiere entre un comentario o un comentario especial en lugar de una dirección de envío. Por ejemplo, use los comentarios si quiere incluir una instrucción especial de envío. Seleccione Ninguno si no quiere incluir direcciones alternativas o comentarios en la orden de compras o al Recibo de Mercancía. Impuesto Entre el código del impuesto que quiera usar con este Recibo de mercancía. Configure los códigos de impuestos usando la opción de Edición/Tablas/Impuestos. Términos Los cambios hechos a los términos solamente se aplicarán a la orden que esté entrando. Para hacer cambios permanentes, accese la tabla de Términos, llame el término, haga los cambios y presione . Los cambios hechos toman efecto la próxima vez que coloque una orden a un suplidor usando este término. OC#, Ref Use estos campos para entrar información de referencia interna. Por ejemplo, si quiere referenciar la orden número del suplidor a lo largo del sistema (en la pantalla del reporte por Antigüedad y en la pantalla de transacción de banco) entre el número en el campo Ref. Vía, LAB Entre la información de envío en los campo Vía y LAB. Por ejemplo, si quiere que le envien las mercancía por EPS, puede entrar EPS en el campo Vía. FOB son las siglas de Free On Board (Libre a Bordo). Este es el punto en el cual la responsabilidad del envío termina. Si configura una dirección alternativa por defecto para la compañía que incluya el envío FOB, por defecto se desplegará. Puede dejar ambos campos opcionales en blanco.

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Área de Detalle. Esta área provee la información acerca de los artículos recibidos. Número Elemento Entre el producto, compra o código de mensaje que quiera incluir en la transacción. DacEasy® desplegará la descripción en el campo Descripción. Encontrando un código. Si no sabe el código, presione para accesar la búsqueda, seleccione producto, código o mensaje, y presione Enter. Escoja el código y presione otra vez Enter. Entrar un código en compras. Para entrar un código en compra, escriba una C, seguida por un espacio, entonces el código en compra. La letra C designa el artículo como un código en compra. Si no usa la letra C, DacEasy busca un código de producto o un servicio y desplega un mensaje de error si no es encontrado. Entrar un código de mensaje. Use M en lugar de C cuando entre mensajes. Recibido Entre el número de unidades recibidas en este campo. Números Serial. Si el artículo está designado como serializado, está inducido a entrar el número serial. Escriba el número serial del producto, después presione Enter para escribir más números seriales o para salvar el número serial y continue. presione Pendiente DacEasy® calcula el número de artículos pendientes basado en la información en los campo Ordenados y Recibidos. Lo Ordenado menos lo Recibido es lo Pendiente. Precio

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Use este campo para verificar el precio de última compra. Este monto viene de la pantalla de Productos. Puede editar el precio de compra si recibe la mercancía a un precio diferente. Los cambios no afectarán la pantalla del Producto hasta que asiente las Compras.

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Descuento Use este campo para entrar a una línea el descuento del artículo. DacEasy® reduce el monto en el campo Valor por el procentaje entrado en este campo. Área de Pié de pantalla. Presione al pié de página. Encontrará la información acerca de los totales en esta área. Subtotal DacEasy® calcula y desplega el costo total de todos los artículos listados en el área de Detalle. Impuesto DacEasy® calcula el impuesto para la mercancía recibida basado en el código del impuesto que entre en el área de Encabezado. Presione Shift+F9 en este campo para editar el mensaje de Pié de página que aparecerá en el Recibo de Mercancía impreso. DacEasy® le permite configurar un mensaje por defecto en la pantalla de Mensajes. Este mensaje aparecerá en todas las mercancías recibidas que imprima desde el módulo de Compras. Nota: Shift+F9 puede cambiar el mensaje de pié de página solamente para esta mercancía recibida. Para cambiar el mensaje de pié de página para todas las mercancías recibidas, edite el mensaje desde la opción Edición/Tablas/Mensajes. Presione F7 en este campo para imprimir la mercancía recibida desde la pantalla de entrada. Total

DacEasy calcula y desplega el campo Subtotal más el campo impuesto, el cual es el costo total de la mercancía recibida.

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Editando los Recibos de Mercancías Use cualquiera de las siguientes funciones después de entrar una mercancía recibida. Para borrar una línea, posicione el cursor en una línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy inserta una línea arriba del cursor. Presione

para salvar la mercancía recibida.

Presione F6 para borrar la entrada de la transacción si necesita volver a empezar. Si presiona F8 podrá agregar un nuevo producto, proveedor, código, mensaje o código maestro desde la pantalla de Mercancía Recibida.

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Recibo de Mercancía Usando Órdenes De Compra. Cuando se recibe mercancía ordenada usando una orden de compra, necesita escoger Transaccion/compras desde la barra del menú encima de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Entonces, escoja Mercancías Recibidas desde el sub menú. Se desplegará la pantalla de Recibo de mercancía.

Figure 4-4: Esta es la misma pantalla que se desplega cuando convirte una orden de compra a una mercancía recibida.

Esta es la misma pantalla que se desplega cuando “recibe” productos ordenados sin usar una orden de compra. Puede completar esta pantalla de la misma forma, con las siguientes excepciones: Orden desde: En este campo, entre la orden de compra que quiera convertir dentro de una mercancía recibida. Si no se sabe el número, presione F5 para accesar la búsqueda. Seleccione Orden de Compra desde la pantalla

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Seleccione la orden que quiere convertir y presione otra vez Enter. Si la mercancía en esta Orden de Compras ya ha sido recibida, seleccione Agregar una para crear una nueva recepción. Fecha: Presione Enter en el campo Fecha. Esta es la fecha que DacEasy® usa para asentar la transacción. OC#, Ref.: Use estos campos para entrar información de referencia. Por ejemplo, use el campo OC# para entrar un número único identificando la compañía del suplidor. Use el campo Ref. para referencias internas. Puede dejar ambos campos opcionales en blanco. Vía, LAB: Entre la información del envío en estos campos. Por ejemplo, si quiere el envío de la mercancía por EPS, entre EPS en el campo Vía. FOB son las siglas de Free On Board (Libre a Bordo). Este es el punto en el cual la responsabilidad del envío termina. Si configura una dirección alternativa por defecto para la compañía que incluya el envío FOB, se desplegará. Puede dejar ambos campos opcionales en blanco. Recibido: Entre el número de unidades recibidas en este campo. Si recibe todas las unidades ordenadas, entre el mismo número como en el campo Ordenado. Si este es un recibo parcial, entre el número de unidades recibidas y DacEasy® coloca lo restante en el campo Pendiente. Si el artículo está designado como serializado, está inducido a entrar el número serial. Escriba el número serial del producto y presione Enter para escribir más números seriales o presione para salvar el número serial y continuar. Precio: Use este campo para verificar el precio de la última compra. Este monto viene desde la pantalla de Productos. Edite el precio de compra si recibe el producto a un precio diferente. Los cambios no afectarán la pantalla del Producto hasta que asiente las Compras. Descuento: Use este campo para entrar en una línea el descuento del artículo. DacEasy reduce el monto en el campo Valor por el procentaje entrado en este campo.

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Devolviendo Mercancías Use la opción de devoluciones para sacar la mercancía del inventario y disminuir el balance que tiene con un suplidor. Las devoluciones aparecerán en el reporte por antigüedad y los estados de cuentas de los suplidores. Por ejemplo, puede crear una devolución en compras si necesita devolver un producto dañado a un suplidor. Para registrar la devolución, escoja Transacción/Compras desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Después, escoja Devolución en Compras desde el submenú. La pantalla de Devolución en Compra se desplegará.

Fígura 4-5: Use la pantalla de Devolución en Compras cuando quiere devolver productos a un suplidor.

Como con la pantalla de Orden de Compra, esta pantalla esta dividida dentro de tres áreas: Encabezado, Detalle y Pié de Página. Cada área está descrita debajo.

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Campos en la pantalla de Devoluciones en Compras Área de Encabezado. Esta área provee al suplidor y la información a asentar. Número Presione Enter y DacEasy® asigna el próximo número disponible. Para asignar sus propios números, entre un número de devolución. Fecha

Presione Enter en este campo. Esta es la fecha que usa DacEasy® para asentar la transacción.

Código del Proveedor Entre el código del suplidor a quien está devolviendo la mercancía. Si no sabe el código, presione F5 para accesar la búsqueda. Escoja el suplidor y presione Enter. Dirección Alterna Escoja la dirección alternativa de dirección o entre el comentario que quiera imprimir en la devolución. Impuesto Entre el código del impuesto que quiera usar para la devolución en compra. Configure el código del impuesto usando la opción de Edición/Tabla/Impuesto. Términos, Fecha Descuento, Fecha Vencimiento Salte estos campos. Los términos no aplican cuando está devolviendo una mercancía. Su#, Mi # Entre el número original de la orden en este campo. Esto ata la devolución a la orden original y asegura que la orden y devolución se limpien del reporte por Antigüedad y los Estados de Cuenta cuando corra el Fin del Período de las Cuentas por Pagar. Si no usa este campo, las devoluciones y las facturas no se limpiarán del reporte por Antigüedad y los Estados de Cuenta de los suplidores. Via, LAB Entre la información del envío en estos campos. Por ejemplo, si esta devolviendo la mercancía por EPS, entre EPS en el campo Vía. FOB son las siglas de Free On Board (Libre a Bordo). Este es el punto en el cual la responsabilidad del 4 - 2 0

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envío termina. Si configura una dirección alternativa por defecto para la compañía que que incluya el envío FOB, este se desplegará. Puede dejar ambos campos opcionales en blanco. Área de Detalle. Esta área provee la información acerca de los artículos a ser devueltos. Número de articulo Entre el código de los artículos que esta devolviendo al suplidor. DacEasy® desplegará la descripción en el campo Descripción. Encontrar un código. Si no sabe el código, presione F5 para accesar la búsqueda, seleccione producto, código o mensaje, y presione Enter. Escoja el código y presione otra vez Enter. Entrar un código en compras. Cuando quiera entrar un código en compra, escriba una C, seguida por un espacio, después el código en compra. La letra C designa el artículo como un código en compra. Si no usa la letra C cuando entre un código, DacEasy® buscará un producto o servicio ó desplegará un mensaje de error si no localiza uno. Entrar un código de mensaje. Para entrar un mensaje, escriba una M, seguida por un espacio y ,entonces, el código del mensaje. Descripción La descripción del código entrado en el campo Número de articulo se desplegará. Devuelto Entre el número de unidades devueltas al suplidor en el campo Cantidad. Entre el número como un número positivo. Entrar un número serial. Si el artículo está designado como serializado, está inducido a entrar el número serial. Escriba el número serial del producto y después presione Enter para escribir más para salvar el número serial y números seriales o presione continue. Precio

Verifique que el monto en el campo Precio es el mismo como el del recibo original. Este monto viene de la pantalla del Producto. Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

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Descuento Use este campo para entrar a una línea el descuento que el Suplidor le dió en la compra original. DacEasy reduce el monto en el campo Valor por el procentaje entrado en este campo. Área del Pié. Presione en el cuerpo de la pantalla para avanzar al pié de la pantalla. Esta área provee el total de la información. Subtotal DacEasy® calcula y desplega el costo total de todos los artículos listados en el área de Detalle. Impuesto DacEasy® calcula y desplega el total del impuesto para la devolución. Presione Shift+F9 en este campo para editar el mensaje de Pié de página que aparecerá impreso en la devolución. DacEasy le permite configurar un mensaje como por defecto en la pantalla de Mensajes. Este mensaje aparecerá en todas las devoluciones que imprima desde el módulo de Compras. Presione F7 en este campo para imprimir la devolución desde la pantalla de entrada. Total DacEasy® calcula el campo Subtotal más el campo Impuesto y desplega el total en el campo total.

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Editando Una Devolución En Compras Use cualquiera de las siguientes funciones después de entrar una devolución en compras. Para borrar una línea, posicione el cursor en una línea y presione Shift+F6. Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy® inserta una línea arriba del cursor. Presione

para salvar la devolución.

Volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada.

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Imprimir Puede imprimir las órdenes en compras, las mercancías recibidas y las devoluciones en compras al momento de la entrada o en modo de grupo. El modo por rangos consiste en imprimir al mismo tiempo de todas las transacciones no asentadas previamente entradas. Pasos rápidos para imprimir por rangos 1. Escoja Transacción/Impresión de Compras. Entonces, escoja Órdenes de Compras, Mercancías Recibidas o Devoluciones en Compras desde el submenú Impresión de Compras.

Figura 4-6: Pantalla para imprimir ordenes de compra

2. La pantalla de impresión de mercancías recibidas y de la devolución de compras son iguales a la anterior. Contiene los mismos campos solo con nombres de pantallas diferentes. para imprimir todas las transacciones no asentadas 3. Presione de órdenes de compras, mercancías recibidas o devoluciones en compras previamente entradas.

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Reporte de estado de compras Use el reporte de Estado de compras para ver los productos existentes en una orden de compra asi como cuantos han sido recibidos. Pasos para imprimir el reporte de estado de compras 1. Seleccione Transacciones/Impresión de compras/Estado orden de compras. Se desplegará la pantalla de impresión de reporte de estado de orden de compras.

Figura 4-7: Pantalla para imprimir el reporte de estado de orden de compras

2. Indique el rango de fecha para la que necesita el reporte, indique si quiere las orden de compras parcial o completamente recibidas marcando el campo Incluye recibo completo con una marca de cotejo √ y ademas indique si desea imprimir todos los numeros de pagos para cada mercancía recibida en el campo Incluye moviemiento de recibos. para que se desplegue la pantalla de disposición de 3. Presione reporte. Esta pantalla le brinda la opción de imprimir el reporte en papel, por pantalla o en un archivo. 4. Presiones

despues de seleccionar la opción de impresión.

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Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que esta usando los datos ejemplos. Entonces complete la Aventura 11: Usando el reporte de alerta para identificar cuales productos ordenar Aventura 8: Recibiendo mercancías Aventura 10: Entrando una mercancía recibida por un envío parcial, y la Aventura 9: Entrando una devolución en compras.

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Notas

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Asentando Las Compras

Capítulo 5 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Después de entrar las mercancías recibidas y las devoluciones en compras, necesitará asentarlas para actualizar el Mayor General. Las ordenes de compras no tienen valor contables y, sin embargo, no son asentadas. Este capítulo explica el proceso de asiento. Después de completar este capítulo, sabrá como: Imprimir el diario de Compras para verificar las entradas. Asentar las entradas de Compras.

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Verificar Las Entradas De Compras Necesita imprimir el Diario de Compras después de entrar las transacciones de compras. Este diario le permite verificar la exactitud de cada entrada y corregir todos los errores que pueda encontrar antes de asentar. Primero, imprimiendo el diario puede ver el tiempo consumido, pero el tiempo gastado corrigiendo errores antes de asentar es mucho menos que el gastado corrigiendo errores después de asentar. Tiene dos opciones para ver o verificar los balances de las transacciones: el diario y el listado. Solamente el diario satisface los requerimientos de impresión antes de asentar. Pasos rápidos para imprimir el diario 1. Escoja Diario/Compras desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. La pantalla del Diario de Compras se desplegará.

Fígura 5-1: Pantalla del diario de compras

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2. Escoja Diario en el campo Tipo Reporte. El diario imprime las transaciones en orden para el período seleccionado. Solamente las transacciones de compras no asentadas aparecerán en el diario. Compare el diario con cada transacción entrada para verificar su exactitud. Para asentar una transacción de compra, la transacción debe ser primero impresa en el diario. Debe imprimir el diario antes de asentar (a menos que de otra manera lo especifique en la pantalla del Sistema de Preferencia) o DacEasy® desplegará un mensaje de error cuando asiente. El diario es su rastro de auditoría antes de asentar las transacciones de compras. 3. Entre la fecha que corresponda al período para el cual esta corriendo el diario. El período asociado directamente con esta fecha aparecerá debajo de la fecha. 4. Presione para desplegar la pantalla de Disposición de Impresión del Reporte. Esta pantalla le da la opción de imprimir el diario en papel, en la pantalla o a un archivo. Si no quiere mantener un registro de los diarios, use la opción Monitor. Este satisface los requerimientos de impresión, pero no deja papel para el rastro de auditoría de las transacciones antes de asentar. 5. Seleccione la opción de imprimir y presione

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Asentar Las Transacciones De Compras Asentar actualiza los balances de las cuentas en el Mayor General y le permite imprimir los Estados Financieros tales como Balance de Comprobación y el Estado de Ganancias o Pérdidas. Seleccione el período que quiera asentar basado en el período a que imprimió el Diario. DacEasy® requiere que asiente todas las mercancías recibidas antes de asentar el módulo de Facturación. Además, debe empezar a asentar los primeros períodos que incluyan las transacciones no asentadas de compras y/o facturas. DacEasy® desplegará un mensaje de adventencia si trata de asentar períodos fuera de orden. Puede editar o borrar todas las transacciones de compras hasta que estén asentadas. Para corregir un error después de asentar, debe restaurar un backup o entrar una entrada de reversión o de correción. Una vez impreso el diario y verificar cada transacción, es importante que haga un backup de sus archivos de datos. Para su conveniencia, la opción backup está disponible desde la pantalla de Asiento. Nota: Para más información sobre esta opción, refiérase a la Guía del Usuario o al capítulo 1, Empezando, de este libro de trabajo. Pasos rápidos para asentar las transacciones de compras 1. Escoja Asentar/Compras desde el menú de barra. La pantalla de Asientos de Compras se desplegará.

Fígura 5-2: Pantalla de asientos de compras

2. Escoja la fecha que quiera asentar. La fecha debe corresponder a la fecha en que corrió el diario. DacEasy® desplegará el período después que entre la fecha. 5 - 4

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3. Escoja si quiere borrar las transacciones después de asentar. Este campo tiene configurado por defecto No a menos que le especifique lo contrario en la opción del Mayor en la pantalla del Sistema de Preferencia. Escoja la opción Purgar transacciones después de asentar para borrar las transacciones después de asentar si no quiere mantener un historial de las transacciones asentadas. Debe restaurar un backup si quiere ver las transacciones borradas. No escoja este campo para mantener una lista de todas las transacciones asentadas al Mayor General. 4. Presione para empezar el proceso de asiento. Para corregir un error durante el asiento, restaure el backup, corrija el error y asiente otra vez.

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Notas

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Funciones Periódicas

Capítulo 6 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Este capitulo explica las funciones de fin del período de Cuentas por Pagar y fin de año. Después de completar este capítulo, sabrá como: Ejecutar la rutina de fin de período para las Cuentas por Pagar. Ejecutar la rutina de fin de año para las Cuentas por Pagar.

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Fin de período de Cuentas por Pagar La rutina de Fin del Período de Cuentas por Pagar remueve las facturas asentadas con balance cero del reporte por Antigüedad de las Cuentas por Pagar, el reporte de Pagos y los estados de cuentas de suplidores. También, remueve los balances del campo Este Período en el módulo de Suplidores. Antes de cerrar el período de Cuentas por Pagar, el reporte por Antigüedad de Cuentas por Pagar desplegará las facturas y todos los pagos, los débitos y los créditos aplicados a la factura. Cuando corrar la rutina del Fin del Período de Cuentas por Pagar, DacEasy® remueve todas las facturas con un balance cero. Por eso, es importante usar el número exacto de la factura como el original cuando entre débitos, créditos y devoluciones en compras. Por ejemplo, si tiene una factura número 000000100 y aplica un débito por el monto total a la factura número 100, ambas transacciones se mantendrán en el reporte por Antigüedad porque los números de las facturas no son exactamente los mismos. Después de correr el fin del período, el reporte por Antigüedad sólo incluye las facturas pendientes. Si su suplidor es un suplidor tipo abierto, el balance pendiente desplegará el detalle de cada factura pendiente. Si el suplidor es un suplidor con tipo de cuenta Acumulado, el balance pendiente desplegará sólo una factura para el período que es un total de todas las facturas pendientes del período. El Fin de Período de Cuentas por Pagar remueve los balances del campo Este Período en el módulo de suplidores. DacEasy® agrega el monto en este campo al monto en el campo Balance Inicial. Con el campo Este Período limpiado, DacEasy® puede empezar a acumular balances para el nuevo período. El campo Este Período desplegará el monto total asentado de la cuenta del suplidor durante el período o desde que la rutina de Fin del Período de Cuentas por Pagar fué corrida por última vez.

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Cerrar El Período De Cuentas por Pagar La rutina de Fin del Período de Cuentas por Pagar cierra la información del suplidor para el período. DacEasy® mantiene un balance del período en la pantalla del Suplidor que refleja todas las actividades para el suplidor durante el período actual o desde que corrió por última vez el Fin del Período de Cuentas por Pagar. Para preparar el módulo del Suplidor para el nuevo período, DacEasy® pone en cero el campo Este Período y agrega el monto al campo Balance Inicial. El campo Balance actual se mantiene igual. DacEasy® pone en cero el balance para acumular las entradas para el nuevo período. También, DacEasy® actualiza los archivos de Facturas Abiertas de Cuentas por Pagar (el reporte por Antigüedad y los estados de cuentas) borrando todas las facturas asentadas con un balance cero. Para borrar una factura, debe asentar las facturas, así como todos los pagos, débitos y créditos aplicados a esta. Pasos rápidos para cerrar el período de Cuentas por Pagar 1. Escoja Períodicos/ Por Pagar/ Fin de Período desde el menú principal.

Fígura 6-1: Pantalla de fin del período de Cuentas por Pagar

2. Entre la fecha que corresponda al período que quiera cerrar. DacEasy® desplegará el período debajo de la fecha entrada. 3. Presione

para empezar la rutina.

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Cerrar El Año De Cuentas por Pagar La rutina de Fin de Año de las Cuentas por Pagar actualizan la información histórica en el módulo de Suplidores. DacEasy® transafiere las cifras del año actual al año anterior, y los montos de año anterior al año antes del último. Para mantener la información el el campo Year Before Last (Año antes del Ultimo), haga un backup de sus archivos de datos y manténgalos con el propósito de archivarlos. Nota: la rutina de Fin de Año de las Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y el Inventario deben ser corridas antes del Fin de Año del Mayor General. Corriendo las rutinas de Fin de Año en tiempos diferentes causará que la información histórica de los suplidores, los clientes y los productos sean inexactos. Pasos rápidos para cerrar el año de las Cuentas por Pagar 1. Escoja Períodicos/Por Pagar/Fin de Año.

Fígura 6-2: Pantalla de Fin de Año de las Cuentas por Pagar

2. Selecione Inicio Cierre Fin de Año y presione

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Notas

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Conocimientos Contables

Capítulo 7 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Cuentas Por Pagar Cuando entre las transacciones de cuentas por pagar, DacEasy® siempre deplegará la cuenta cuentas por pagar como la primera línea de la transacción. Si selecciona una transacción de tipo Crédito o Factura, DacEasy® sólo le permitira acreditar la cuenta por pagar. Si selecciona una transacción de débito, DacEasy® solo le permitira debitar las cuentas por pagar. Puede ver las transacciones no asentadas de cuentas por pagar en el Diario o el Listado de Cuentas por Pagar. También, puede ver el total de las facturas, débitos y créditos en el reporte por Antigüedad de Cuentas por Pagar. Una vez asiente, el reporte de Actividad del Mayor General y los Estados Financieros incluyen la información.

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Compras Cuando salva una orden de compra, DacEasy® actualiza el módulo de Productos si la transacción incluye productos. Las unidades ordenadas se incrementan por el número de unidades ordenadas de cada Producto en la orden de compra. Cuando salva una mercancía recibida, DacEasy® actualiza los archivos de factura abierta de las Cuentas por Pagar la cual contiene la información en el reporte por Antigüedad de las Cuentas por Pagar y los estados de cuentas. También, DacEasy® actualiza el módulo de Productos si la transacción incluye productos. Las unidades ordenadas disminuyen por el número de unidades recibidas si originalmente entró una orden de compra. El monto disponible aumenta por el monto del precio de compras y las unidades disponible aumentan por el número de unidades recibidas para cada producto en la mercancía recibida. Puede imprimir el reporte de Actividad de Productos para ver los cambios en los campos Disponible y Valor. Cuando salve una devolución en compra, DacEasy® actualiza los mismos archivos como para las mercancías recibidas. Sin embargo, las unidades disponibles disminuyen por el número de unidades devueltas y el monto disponible disminuye por el costo de cada producto en la devolución. Puede imprimir el Diario o el Listado de Compras para ver las transacciones de compras no asentadas. Los totales de las facturas se imprimen en el reporte por Antigüedad de las Cuentas por Pagar. Cuando asiente las transacciones básicas de compras, DacEasy® hace los siguientes asientos: Acredita las cuentas por pagar por el monto total del recibo. Debita el inventario por el monto del costo de los artículos comprados. Debita la cuenta de impuestos por ventas por el monto del impuesto. Si usa códigos en compras, DacEasy debita la cuenta configurada para el código en compra en la mercancía recibida y acredita éste en la devolución en compra. Si entra un monto negativo para un código en compra, la cuenta es acreditada en la mercancía recibida y debitada sobre las devoluciónes en compras.

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Una vez asentada las Compras, puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas. DacEasy® actualiza el Mayor General con una transacción resumida. Puede ver el resumen en el reporte de listado del Mayor General. El monto y las unidades disponibles reflejan los cambios hechos por asentar las compras. Puede revisar los cambios imprimiendo el reporte de Actividad de Producto. La tabla de Impuesto incluye el monto del impuesto por ventas de las transacciones. Puede imprimir un reporte en el Query y en Publicar para ver los cambios en la tabla de Impuesto.

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Listas de Chequeo

Capítulo 8 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Lista de Chequeo del Mayor de Cuentas Por Pagar Entrar todas las Transacciones del Mayor de Cuentas Por Pagar. Imprimir el Diario del Mayor de Cuentas Por Pagar para el Período a Asentar. Hacer un Backup de todos sus Archivos. Asentar el Mayor Cuentas Por Pagar para el Período. Correr la Rutina del Mayor Cuentas Por Pagar para el Fín de Período.

Lista de Chequeo para el Fín de Período de Cuentas Por Pagar Asentar todas las Trasacciones de Cuentas por Pagar y Banco para el Período, y cualquier otro Período previamente abierto. Reporte por Antigüedad. Hacer todos los Ajustes necesarios, así como aplicar avances a las Facturas y Asentarlas. Hacer un Backup a todos sus Archivos de datos. Correr la Rutina de Fín de Período de las Cuentas por Pagar

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Lista de Chequeo de Fín de Año de Cuentas por Pagar. Correr la Rutina de Fin de Período de Cuentas por Pagar. Correr la Rutina de Fín de Período de Cuentas por Cobrar. Correr la rutina de Fín de Período del Mayor General para todos los períodos del año. Calcular las Provisiones de Cuentas por Pagar (opcional). Calcular las Provisiones del Inventario y Cuentas por Cobrar (opcional). Imprimir el formulario 1099 para contactar la labor de sus suplidores. Hacer un Backup de todos sus archivos de datos. Correr la Rutina de Fín de Año de las Cuentas por Pagar

Lista de Chequeo Mensual del Módulo de Compras. Asentar las Trasacciones de Ensambles o de Inventario Físico Entrar las Ordenes de Compras. Imprimir las Ordenes de Compras para enviarle a los suplidores. A medida que reciba las Mercancías, llame por pantalla las Ordenes de Compras junto a la Mercancía Recibida e indique cuáles artículos está recibiendo. Entrar las Devoluciones en Compras. Imprimir las mercancías recibidas y pendientes de compras. Imprimir el diario de Compras para el Período a Asentar. Hacer un Backup de todos sus Archivos de datos. Asentar las Compras para los Primeros Períodos conteniendo todas las transacciones de compras.

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Aventuras Capítulo 9 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy® Contabilidad Versión 11

Este capítulo le provee una forma de aplicar lo que ha aprendido en este libro de trabajo. Las aventuras usan los datos ejemplos incluidos con el programa. Si no instala los datos ejemplos, necesitará reinstalar el programa y seleccionar Yes para instalar los datos ejemplos. Esto no afectará ningún dato que haya entrado. Para más información sobre instalar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario.

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Aventura 1: Entrar Facturas de los Suplidores 1. Escoja Transacción/Cuentas por Pagar. La pantalla de Transacción Cuentas por Pagar se desplegará.

2. Cuando presione Enter DacEasy le asignará el próximo número disponible a la transacción. Cada vez que haga una entrada en el Mayor de Cuentas por Pagar, DacEasy le incrementará el número de la transacción. Si esta fuese la primera vez que usa las cuentas por pagar, este número debe ser 00001. 3. Entre Boyd en el campo Código Proveedor. En este ejemplo, está entrando una factura para el suplidor Boyd. El mensaje por defecto, “Preguntar Número PO”, aparecerá. Presione Enter para continuar con este mensaje. 4. Escoja factura en el campo Tipo. Esto le dice a DacEasy que está entrando una factura normal al suplidor Boyd. Si necesita hacer un ajuste a una cuenta de un suplidor, debe escoger un cargo o un abono. 5. Escriba 0000398561 en el campo Factura . Este es el número de factura que está asignando a la transacción. Debe entrar un número en este campo. DacEasy no asigna un número por usted. 6. Presione Enter en el campo Referencia .

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Presione Enter para dejar el campo Referencia en blanco. Sin embargo, puede usar este campo opcional para entrar una corta descripción de la transacción que está entrando. 7. Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha actual del sistema. Esta es la fecha que DacEasy usa para asentar la transacción. 8. Presione Enter cinco veces para aceptar los valores por defectos en los campos Fecha Original y todos los términos. La fecha original es la fecha que DacEasy usa para el vencimiento de esta factura. Las informaciones de los términos vienen de la información configurada en la pantalla de Proveedores y esta basada en la fecha de transacción de la factura. 9. Presione Enter para avanzar al campo Abono. Escriba 500.00 en la columna Abono . Presione Enter para avanzar a la próxima línea. Cuando use el módulo de Cuentas por pagar, DacEasy inserta la cuenta por pagar en la primera línea de la transacción. Si está entrando una transacción de factura o de crédito, debe acreditar las cuentas por pagar. Si está entrando una transacción de débito, debe debitar las cuentas por pagar. Si tiene una cuenta de gastos configurada por defecto para el suplidor, esta aparecerá en la segunda línea de la transacción. 10.Escriba 5109 en el campo Cuenta sobre la segunda línea. DacEasy inserta la cuenta de Arrendamientos en la pantalla. 11.Escriba 500.00 en la columna Cargo . DacEasy debita la cuenta Furniture Leasing cuando asiente las Cuentas por Pagar 12.Presione F10. DacEasy salva la factura en la Transacción de Cuentas por Pagar y en los archivos de Facturas Abiertas de Cuentas por Pagar. Si quiere ver la factura, puede imprimir el reporte de Vencimiento o el Diario de Cuentas por Pagar. La factura aparecerá en el reporte de Vencimiento con la letra I en la columna Tipo, indicando que la transacción es una factura. El diario es su rastro de auditoría antes de asentar.

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Aventura 2: Agregar Cargo de Flete a una Factura Existente 1. Escoja Transacción/Cuentas por Pagar. La pantalla de Transacción Cuentas por Pagar se desplegará.

2. Presione Enter en el campo Número. Cuando presione Enter, DacEasy asigna el próximo número a la transacción. 3. Entre FURN-MAN en el campo Código Proveedor. Cuando presione Enter, DacEasy llena el campo Nombre con el nombre que corresponda al código Furn-Man. 4. Escoja Abono en el campo Tipo. Cuando escoja Abono, le dice a DacEasy que quiere acreditar las cuentas por pagar y debitar otra cuenta. 5. Presione F5 en el campo Factura , seleccione la factura 0000010111 y Presione Enter. DacEasy desplega la Búsqueda de Facturas Abiertas de Cuentas por Pagar. Cuando presione Enter, DacEasy coloca la factura 0000010111 en el campo Factura . Note en la búsqueda que el tipo de la transacción es I. Esto indica que la transacción original es una factura. 6. Escriba FLETE en el campo Referencia y presione Enter. 7. Presione Enter en los próximos seis campos.

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Esto avanza el cursor al cuerpo de la transacción y acepta los valores por defectos en los campos fecha e información de descuento. Cuando este agregando fletes a una factura existente, generalmente use los términos asignados a la factura original. Ya que está agregando fletes a una factura que ya ha empezado a vencerse, no hay razón para cambiar la fecha de vencimiento o la de descuento. 8. Presione Enter y escriba 10.00 en la columna Abono. Cuando entra una transacción de crédito de Cuentas por Pagar, DacEasy inserta las cuentas por pagar en la primera línea de la transacción. DacEasy mueve el cursor al campo crédito y asigna $10 a la transacción. 9. Avance al campo Cuenta en la segunda línea. Presione F5 en el campo Cuenta . Escriba 51501 y presione Enter dos veces. Note que la cuenta de gastos por defecto para Furn-Man se desplega en la segunda línea de detalle. Porque está agregando Fletes a una factura, necesita seleccionar la cuenta Flete. Este paso reemplaza la cuenta de gastos por defecto con la cuenta de Flete. 10.Escriba 10.00 en el campo Cargo . Esto asigna $10 a la transacción. 11.Presione F10. Cuando presione F10, DacEasy actualiza los archivos de transacciones de cuentas por pagar con la transacción. Este crédito aparece en el estado de cuenta y en el reporte de Vencimiento para el suplidor código Furn-Man. DacEasy aumenta el balance débito en la factura 0000010111 por $10. El cargo por flete ahora es aplicado a la factura original.

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Aventura 3: Anular una Cuenta de Suplidor 1. Escoja Transacción/Cuentas por Pagar. La pantalla de Transacción Cuentas por Pagar se desplegará.

2. Presione Enter en el campo Número. Cuando presione Enter, DacEasy asigna el próximo número a la transacción. 3. Entre DICKSON en el campo Código Proveedor. El mensaje por defecto, “Preguntar número PO”, aparecerá. Presione Enter para continuar por este mensaje. DacEasy llena el nombre del Suplidor que corresponde al código en el campo Nombre. 4. Escoja Cargo en el campo Tipo. Esto le dice a DacEasy que quiere debitar las cuentas por pagar y acreditar otra cuenta. En este caso, está acreditando la cuenta de gastos misceláneos. 5. Presione F5 en el campo Factura . Escoja la factura número 0000000002 y presione Enter. Cuando presione Enter, DacEasy inserta la factura número 0000000002 en el campo Factura. Note que en la búsqueda el Tipo de Transacción es I. Esto indica que la transacción original es una factura. 6. Escriba MALDEBT en el campo Referencia . Cuando Presione Enter, DacEasy asigna esta referencia a esta transacción de débito. 7. Presione Enter en los próximos seis campos. DacEasy avanza el cursor al cuerpo de la transacción. Los campos de términos no son aplicados cuando hace entradas de débitos en las cuentas por pagar. 9 - 6

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8. Presione Enter para avanzar a la columna Cargo. Escriba 592.90 y presione Enter. Cuando entre una transacción de débito de cuentas por pagar, DacEasy inserta las cuentas por pagar en la primera línea de la transacción. DacEasy mueve el cursor al campo débito y asigna $592.90 a la transacción. 9. Escriba 4305 en el campo Cuenta en la segunda línea de detalle y presione Enter. Cuando presione Enter, DacEasy coloca la cuenta de gastos misceláneos en este campo. Use la cuenta de gastos misceláneos para registrar las entradas de los gastos inusuales. DacEasy limpia el monto en esta cuenta al finalizar el año contable. 10.Presione Enter hasta llegar a la columna Abono y escriba 592.90. Esto avanza el cursor al campo Abono y asigna $592.90 a la transacción. 11.Presione F10. Cuando presione F10, DacEasy actualiza los archivos de transacciones de cuentas por pagar con la transacción. Este monto débito aparece en el estado de cuenta y el reporte de Vencimiento para el suplidor Dickson. DacEasy lleva el balance débito en la factura 0000000002 a cero. Después de asentar las Cuentas por Pagar, puede correr el fin de período para las Cuentas por Pagar y DacEasy removerá la factura del reporte de Vencimiento y del estado de cuenta. El balance de la factura parecerá como un gasto misceláneo a ser limpiado al finalizar el año contable.

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Aventura 4: Imprimir Etiquetas para sus Suplidores 1. Escoja Reportes/Cuentas por Pagar/Etiquetas. La pantalla de Etiqueta de Proveedores se desplegará.

2. Presione Enter en la Fecha y escoja Rango en el campo Alcance. Esto acepta la fecha por defecto y le permite entrar el rango de los suplidores que quiera incluir cuando imprima las etiquetas. 3. Escoja Código proveedor de la lista que se desplega en la pantalla. DacEasy inserta Código en el campo Sorteado Por. 4. Entre Furn-Man en los campos Desde y Hasta. Esto le dice a DacEasy que imprima una etiqueta para este suplidor solamente. Si necesita imprimir las etiquetas para todos los suplidores, presione Enter en los campos Desde y Hasta para aceptar los valores Primero y Ultimo por defectos. 5. Presione Enter hasta avanzar al campo Tipo de Etiqueta. Escoja el tipo de etiqueta que está usando de la lista que se desplega. En adición una etiqueta standard, además puede escoger de los tres dot matrix y las tres etiquetas de laser del Avery. Si necesita editar la planilla de etiquetas, presione F7. 6. Presione F9 para seleccionar el formulario de las etiquetas correspondientes al tipo de etiqueta que está imprimiendo. Presione F10 para salvar la pantalla de Nombres de los Archivos de Formatos. Debe usar el formato de etiqueta correcta para la etiqueta que esta imprimiendo. Cada etiqueta Avery listada tiene un formato. Refiérase a la sección en la Guía del Usuario de contabilidad sobre imprimir etiquetas de los nombres de formatos. 9 - 8

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7. Seleccione el modo de impresión, Normal o Condensado y presione F10. Seleccione Impresora de la pantalla de Disposición del Reporte y presione otra vez F10. DacEasy genera e imprime las etiquetas por usted. Imprima las etiquetas en sus formularios de etiquetas desprendibles para agregarlos a cualquier correo que este enviando a sus suplidores, tal como devolución de mercancías.

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Aventura 5: Verificar las Entradas Imprimiendo el Diario de Cuentas por Pagar 1. Escoja Diarios/Cuentas por Pagar. La pantalla de Diario de Cuentas por Pagar se desplegará.

2. Escoja Diario en el campo Tipo Reporte. Esto le dice a DacEasy que va a imprimir el Diario de Cuentas por Pagar. 3. Presione Enter en el campo Fecha. Esto imprime el diario para la fecha actual del sistema. DacEasy inserta el período actual en el próximo campo. No puede editar el campo período. Si necesita imprimir el diario para un período diferente, entre una fecha que caiga en este período en el campo Fecha. El número del período viene de la tabla de Períodos que tiene configurada en la pantalla de Información de la Compañía. Nota: Si las aventuras 1-3 fueron entradas en períodos diferentes, necesitará repetir esta aventura para cada período en el cual las Cuentas por Pagar fuesen entradas. 4. Presione F10, escoja Impresora de la pantalla de Disposición del Reporte y presione otra vez F10. DacEasy desplega la pantalla de Disposición del Reporte e imprime el diario. El diario es un importante paso en la verificación de la exactitud de las transacciones. Use este reporte para asegurarse de que todas las transacciones están correctas antes de asentar. Si encuentra un error en una transacción asentada, debe restaurar un respaldo o entrar una entrada de reversión o de corrección para corregir el error. El diario es un excelente rastro de auditoría de sus transacciones no asentadas.

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Aventura 6: Comprar Productos de NoInventario 1. Escoja Transacción/Cuentas por Pagar. La pantalla de Transacción Cuentas por Pagar se desplegará.

2. Presione Enter en el campo Número. DacEasy asigna el próximo número a la transacción. 3. Escriba SUPERSTORE en el campo Código Proveedor. Esto asigna el código Superstore al inventario e inserta el nombre que corresponda a este código en el campo siguiente. 4. Escoja Factura en el campo Tipo. Esto le dice a DacEasy que la transacción que está entrando es una factura normal de cuentas por pagar. 5. Escriba 0000000030 en el campo Factura . Esto asigna el número 0000000030 a la factura. Este campo no es opcional. 6. Escriba 1KenDry en el campo Referencia . Esto asigna la referencia 1KenDry a la factura. Use este campo para identificar el tipo de transacción. 7. Presione Enter en el campo Fecha. Esto acepta la fecha que aparece por defecto. 8. Presione Enter en los próximos cinco campos.

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DacEasy avanza el cursor al cuerpo de la transacción y acepta toda la información por defecto en los campos fecha y descuento . Los campos Fecha de Vencimiento, Fecha de Descuento y Tasa de Descuento vienen de los términos configurados para el suplidor y dependen de la Fecha Original entrada. La Fecha Original es la fecha que DacEasy usa para el vencimiento. Si necesita cambiar cualquiera de estos campo, puede hacer esto escribiendo la fecha o la tasa de descuento correcta en el campo apropiado. Si necesita hacer cambios permanentes, accese la pantalla de Términos y allí haga los cambios. Note que las cuentas por pagar y los gastos misceláneos aparecen. La cuenta de gastos es la cuenta configurada por defecto para el suplidor Superstore. 9. Presione Enter y escriba 250.00 en la columna Abono . Cuando entre un crédito de cuentas por pagar, DacEasy inserta las cuentas por pagar en la primera línea de la transacción. DacEasy posiciona el cursor en la columna Abono y asigna un crédito de $250 a la factura. 10.Presione Enter tres veces y escriba 250.00 en la columna Abono. DacEasy posiciona el cursor en la columna Abono y asigna un débito de $250 a la transacción. 11.Presione F10. Cuando presione F10, DacEasy actualiza los archivos de transacciones de cuentas por pagar con la transacción. Esta factura aparecerá en el reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar y en los estados de cuentas para el suplidor Superstore. Ya que la compra fue por una mercancía de noinventario, es apropiado entrar la transacción usando el Mayor de Cuentas por Pagar. Si la mercancía fuese de un artículo de inventario, debe entrar la transacción usando el módulo de Compras. Además, si necesita imprimir la factura, debe entrar la transacción en el módulo de Compras.

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Aventura 7: Aplicar el Monto de la Factura de un Suplidor contra lo que debe al Suplidor 1. Escoja Transacción/Cuentas por Pagar. La pantalla de Transacción Cuentas por Pagar se desplegará.

2. Presione Enter en el campo Número. DacEasy actualiza la transacción con el próximo número disponible. 3. Escriba FLORIST en el campo Código Proveedor. Esto asigna el código Florist a la transacción y DacEasy inserta el nombre que corresponda a este código en el siguiente campo. 4. Escoja Cargo en el campo Tipo. Esto le dice a DacEasy que está reduciendo el balance de una factura existente. 5. Escriba 042994 en el campo Número o presione F5 para accesar la busqueda. Esto asigna la factura existente número 042994 a esta transacción. Este campo no es opcional. 6. Escriba Decorate en el campo Referencia . Esto asigna la referencia Decorate a la transacción. Esto indica que está comprando decoraciones para la Furniture Factory.

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7. Presione Enter en el campo Fecha. Esto acepta la fecha por defecto que aparezca. 8. Presione Enter en los próximos cinco campos. DacEasy avanza el cursor al cuerpo de la transacción. Los campos Fecha y Términos no se aplican cuando hace entradas de débito a las cuentas por pagar. Note que las cuentas por pagar y la cuenta de gastos misceláneos aparecerán. La cuenta de gastos está configurada por defecto para el código del suplidor Florist. 9. Presione Enter y escriba 300.00 en la columna Cargo. DacEasy posiciona el cursor en la columna Cargo y asigna un débito de $300 a la transacción. 10.Presione Enter hasta avanzar a la columna Abono y escriba 300.00. El cursor se mueve a la columna Abono y DacEasy asigna un crédito de $300 a la transacción. Note que la información de la cuenta ya está llena. Esta información viene de la cuenta de gastos configurada en la pantalla de Editar Proveedores. 11.Presione F10. Esto salva la transacción en los archivos de cuentas por pagar. Esta aparece en el Diario de Cuentas por Pagar y en el reporte de Vencimiento para el suplidor Florist. 12.Escoja Transacción/Cuentas por Cobrar del menú principal. La pantalla de Transacción de Cuentas por Cobrar se desplegará. Use el Mayor de Cuentas por Cobrar para aplicar el balance de la factura del suplidor contra lo que ellos le debe. Por entrar la compra original del suplidor, entonces aplique este monto a una factura existente que ellos le deben, puede mantener un completo rastro de auditoría. 13.Presione Enter en el campo Número. DacEasy actualiza la transacción con el próximo número disponible. 14.Escriba Florist en el campo Código Cliente. Esto asigna el código Florist a la transacción y DacEasy inserta el nombre que corresponda a este código en el campo siguiente. 15.Escoja Abono en el campo Tipo. Esto le dice a DacEasy que la transacción reduce el balance en una factura existente. 16.Escriba 0000000086 en el campo Número o presione F5 para accesar la busqueda. Esto asigna la factura existente 0000000086 a esta transacción. Esto no es es opcional. 9 - 1 4

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17.Escriba Furniture en el campo Referencia . Esto asigna la referencia Furniture a la transacción. Esto le dice a usted que la Petals & Stems le compro a la Furniture Factory. 18.Presione Enter en la fecha. Esto acepta la fecha que aparece por defecto. 19.Presione Enter en los próximos cinco campos. DacEasy avanza el cursor al cuerpo de la transacción y acepta la información de términos que aparecen por defectos. Note que las cuentas por cobrar y la cuenta de gastos misceláneos aparecen. La cuenta de gastos es la cuenta configurada por defecto para el cliente código Florist. Está usando la cuenta de gastos misceláneos como una cuenta de espera en este caso. 20.Presione Enter y escriba 300.00 en la columna Abono. DacEasy posiciona el cursor en la columna Abono y asigna un crédito de $300 a la transaccion. 21.Presione Enter hasta avanzar a la columna Cargo y escriba 300.00. El cursor se mueve a la columna Cargo y DacEasy asigna un débito de $300 a la transacción. Note la información de la cuenta ha sido llena. Esta información viene del campo Cuenta de Gastos en la pantalla de Editar Proveedores. 22.Presione F10. Esto salva la transacción en los archivos de Cuentas por Cobrar. Esta aparece en el Diario de Cuentas por Cobrar y en el reporte de Vencimiento para el cliente Florist.

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Aventura 8: Recibir mercancías 1. Escoja Transacción/Compras/Mercancías Recibidas. La pantalla de Mercancía Recibida se desplegará.

Puede recibir mercancías usando uno de dos métodos. Puede (1) convertir una orden de compras existente o (2) entrar los artículos en un recibo de mercancía. 2. Presione Enter y DacEasy asigna el próximo número disponible. Para asignar su propio número, entre el número. DacEasy le permite entrar sus propios números para los recibos de mercancías. Escoja Edición/Valores por omisión/Configuración de Formas de la pantalla y seleccione Orden de Compras de la lista. Marque 9 en el campo Asignar propio Número y presione F10. Cuando entre al módulo de las Compras otra vez, DacEasy le induce a entrar el número de la orden. 3. Presione Enter en el campo Fecha. Esta es la fecha que DacEasy usa para asentar la transacción. 4. Entre SUP-FURN en el campo Código Proveedor y presione Enter. DacEasy inserta el nombre y dirección del suplidor SUP-FURN. Esta información viene de la pantalla de Editar Proveedores. 5. Presione Enter hasta llegar al cmapo Su# para aceptar la información de términos por defecto. La información de términos está configurada en la pantalla de términos de la información de su suplidor. 6. Entre 0000045131 en el su campo Su #. Entre UPS en el campo Vía.

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Si quiere referenciar la orden número del suplidor en todo el sistema (en las pantallas de reporte por antigüedad y transacciones de caja), entre el número en el campo Su #. Use el campo Mi # para entrar información de referencias internas. Si deja el campo Su # en blanco y entra el valor en el campo Mi #, este valor referencia la orden en todo el sistema. Entre la información de envío en los campos Vía y LAB. Por ejemplo, si quiere el envío de mercancía por UPS, entrela en el campo Vía. LAB es la sigla de Libre a bordo. Este es el punto donde la responsabilidad del envío termina. Si configura la dirección alternativa de su compañía que incluye el envío LAB, se desplegará por defecto. 7. Presione F10 para accesar al cuerpo de la pantalla. Presione F5 para desplegar la Búsqueda y presione Productos. DacEasy desplegará la Búsqueda de los Productos. 8. Escoja 5PCGLASS de la búsqueda. DacEasy inserta la descripción del producto en la pantalla. 9. Escriba 4 en el campo Recibido. Esto le dice a DacEasy que está recibiendo 4 unidades de este producto. 10.Presione F10 para avanzar al campo Impuesto. Use la tecla F10 para avanzar el cursor al campo Impuesto. DacEasy acepta la información desplegada por defecto en los campos Precio y Total. Si el campo Precio está en blanco, entre el precio que está pagando. Este monto viene del campo Precio Ultima Compra en la pantalla de Productos. Si un monto no es mostrado, el producto entrado puede ser un producto nuevo que nunca había sido recibido. DacEasy actualiza el precio de última compra cada vez que asiente las Compras. 11.Presione F10. DacEasy salva la transacción y coloca las unidades recibidas en el inventario. No tiene que asentar para que las unidades disponibles se actualicen. Estas son actualizadas cuando salva la transacción.

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Aventura 9: Entrar una Devolución en Compras 1. Escoja Transacción/Compras/Devolución de Compras. La pantalla de Devolución de Compras se desplegará.

2. Presione Enter en los campos Número y Fecha . DacEasy asigna el próximo número a la transacción. La fecha es la que DacEasy usa para asentar la transacción. 3. Escriba PEPE en el campo Código Proveedor. DacEasy inserta la información del nombre y la dirección asociada con el suplidor PEPE. 4. Presione Enter hasta que el cursor avance al campo Su #. Escriba 0000000005, el número de la factura original. Cuando entre el número de la factura original en el campo Su #, DacEasy referencia la devolución a la factura. Las entradas asociadas son limpiadas del reporte de Vencimiento cuando corra el Fin de Período de las Cuentas por Pagar. Si las entradas no están asociadas, no se limpiarán cuando la rutina de Fin del Período sea corrida. 5. Presione F10 y escriba MTL-GLASS-DESK en el campo Número Articulo y presione Enter dos veces. DacEasy avanza el cursor al cuerpo de la transacción y desplega el producto en la pantalla. Si no sabe el código, presione F5 para accesar la búsqueda y escoja el código de allí.

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6. Escriba 1 en el campo Devuelto. Esto le dice a DacEasy cuantas unidades del artículo están siendo devueltas. 7. Presione F10 dos veces. DacEasy primero avanza el cursor al campo Impuesto. Para imprimir una copia de la devolución en este momento, presione F7. Si no necesita una copia, presione otra vez F10 y DacEasy salva la devolución. Esta devolución aparecerá en el reporte de Vencimientos de Cuentas por Pagar como una reducción a la cuenta del suplidor.

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Aventura 10: Entrar un Recibo de Mercancía por un Envío Parcial 1. Seleccione Transacción/Compras/Orden de Compras. La pantalla de Orden de Compras se desplegará.

2. Presione Enter en el campos Número y Fecha . Esto asigna el próximo número disponible y acepta la fecha que aparece por defecto. 3. Presione F5 para accesar la pantalla de búsqueda. Escriba Q y presione Enter. DacEasy desplega la pantalla de Búsqueda de Suplidores y mueve el cursor al primer código que empiece con la letra Q. 4. Escoja QUALITY-DI y presione Enter. DacEasy entra la información asociada con el código de suplidor QUALITY-DI. 5. Presione Enter hasta llegar al campo Su#. Esto acepta los términos por defecto y la información del impuesto que aparecen en la pantalla. 6. Escriba F-FACTORY en el campo Su #. Este es el código que usa Quality Dinette para identificar la Furniture Factory. 7. Presione F10. DacEasy avanza el cursor al cuerpo de la transacción. 8. Escriba 5PC-OAK en el campo Número Articulo y escriba 10 en el campo Ordenado.

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DacEasy desplega la descripción y coloca una orden por 10 unidades de este código. Note que el campo Ordenado tiene por defecto 10. Este monto viene del campo Reorden en la pantalla de Editar Productos. 9. Entre 5.0 en el campo Descuento. Esto le dice a DacEasy que esta recibiendo un descuento adicional de 5% . Note que el monto extendido es desplegado con el nuevo precio. 10.Presione F10 y F7. El cursor avanza al campo Impuesto, y desplega la pantalla de Disposición del Reporte. 11.Escoja Impresora y Presione F10. DacEasy imprime una copia de la orden de compra para enviársela a Quality Dinette. Ahora que ha ordenado la compra, el siguiente paso es recibir la compra en el inventario. DacEasy no actualiza el módulo de producto hasta que no reciba la orden de los artículos en el inventario. 12.Presione Esc y Escoja Transacción/Compras/Mercancías Recibidas. La pantalla de Mercancía Recibida se desplegará.

13.Presione F5 en el campo De la Orden y Escoja Orden de Compras de lo desplegado. Esto desplega una búsqueda de todas las ordenes de compras en los archivos. 14.Presione Ctrl+End para avanzar a la última orden de compras en la búsqueda. Presione Enter para seleccionar esta orden de compras. Responda Si para crear un nuevo recibo de mercancía de la orden.

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Esto toma la última orden de compras en la búsqueda. Esta es la orden de compras entrada para Quality-Di. Cuando responda Si para crear un nuevo recibo de mercancía, DacEasy desplega la información asociada con la orden de compras en la pantalla. 15.Presione F10. Esto le dice a DacEasy que está creando un nuevo recibo de mercancía de esta orden de compras. Entonces, F10 avanza el cursor al cuerpo de la transacción. Nota: Si un recibo de mercancía ya existe para una orden de compras, un búsqueda se desplegará. Puede agregar un nuevo recibo de mercancía o seleccionar un recibo existente de la búsqueda. 16.Presione Enter dos veces y escriba 5 en el campo Recibido. Esto avanza el cursor al campo Recibido y le dice a DacEasy que recibió 5 de las 10 unidades ordenadas. 17.Presione F10 dos veces. Esto salva el recibo de mercancía.

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Aventura 11: Usar el Reporte de Alerta de Productos para Identificar cúales Productos Ordenar 1. Seleccione Reportes/Inventario/ Reporte de Alerta. La pantalla de Reporte de Alerta de Productos se desplegará.

2. Escoja Número de Producto de la lista de Ordenar Por que se desplega. Esto clasifica el reporte de Alerta por el número de producto. 3. Presione Enter en los campos Desde y Hasta. Esto acepta los valores por defecto del Primero al Ultimo para el reporte de Alerta. Quiere que el reporte incluya todos los productos actualmente con pocas cantidades en el inventario. 4. Escoja Unidades Vendidas de la lista de Rango que se desplega. Esto organiza el reporte de Alerta por el número de unidades Vendidas. 5. Presione Enter en los campos Desde y Hasta. Esto acepta los valores por defecto del Primera al Ultimo para el reporte de Alerta. El reporte desplegará una lista de todos los productos con pocas cantidades en el inventario por el número de unidades vendidas. Por asignar el Organizar Por con la opción Unidades Vendidas, el reporte de Alerta empieza con el producto de mayor número de unidades vendidas, entonces en progresión descendente. En otras palabras, este lista el producto más popular como el primero en el reporte. Puede usar esto para ayudarle a determinar donde gastar sus recursos de orden limitado. 6. Presione F10 y escoja Impresora de la pantalla de Disposición del Reporte. Esto genera e imprime el reporte.

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7. Verifique el Reporte. Note que el reporte lista todos los productos actualmente con cantidades bajas en el inventario. Además, también puede decirle cuantas unidades necesita reordenar. Este número aparece en el campo Reorden. Todos estos montos vienen de la información entrada en la pantalla de Editar Productos para cada producto. DacEasy usa el campo mínimo para especificar el monto disponible en la pantalla de Productos para determinar los números que aparecen en este reporte. Use la información en este reporte para determinar lo que necesita ordenar.

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Quiz

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Capítulo 10 CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS DacEasy Contabilidad Versión 11

Nombre Fecha Sección

1. Cómo una transacción de factura afecta las Cuentas por Pagar? Una transacción de débito? Una transacción de crédito?

2. Por qué es una buena idea usar el mismo número de digito cuando asigna un código numérico a un suplidor?

3. Cómo se identifica una transacción de factura en el reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar?

4. Qué hace el Fin de Periodo de Cuentas por Pagar al reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar a las facturas abiertas de la cuenta del suplidor?

5. De qué debe asegurarse antes de salvar una transacción de Cuentas por Pagar?

6. Qué tipo de entrada debe hacer (factura, cargo o abono) para ajustar una factura existente de un suplidor por un descuento?

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Q U I Z

7. Qué reporte le dice cuando necesita reordenar inventario?

8. De dónde viene el precio de compras que se desplega en el campo Precio?

9. Puede entrar un recibo de mercancía sin entrar una orden de compras?

10.Qué pasa cuando asienta los recibos de mercancías que contienen unidades pendientes?

11.Cómo recibe mercancías desde una orden de compras?

12.Cómo une una devolución de compras a la factura original?

13.Cuándo DacEasy actualiza el monto y las unidades disponibles, entrar o asentar los recibos de mercancias?

14.Puede entrar productos de no-inventario en una transacción de compras?

15.Por qué es importante usar el mismo número de la factura cuando entra una entrada de ajuste?

16.Por qué debe ser corrida la rutina de Fin de Año para cada módulo al mismo tiempo?

17.Cuándo el campo Ordenado en la pantalla Editar Productos se actualiza? 1 0 - 2

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