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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS
PROPUESTA DE DESCRIPCION DEL CARGO PARA PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA SUBDIRECCION ACADEMICA DEL COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS.
MERIDA, JULIO 2013
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUEL DE LOS ANDES VENEZOLANOS
PROPUESTA DE DESCRIPCION DEL CARGO PARA PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA SUBDIRECCION ACADEMICA DEL COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS.
TUTOR ACADEMICO ELIZABETH DAVILA TUTOR EMPRESARIAL: OROSMAYDA FERREIRA
AUTOR: MARIA VICTORIA UZCATEGUI VIELMA.
MERIDA, JULIO 2013
DEDICATORIA
A mi familia y amigos, gracias por el apoyo.
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COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCION ACADÉMICA ÁREA DE PASANTIAS
PROPUESTA DE DESCRIPCION DEL CARGO PARA PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA SUBDIRECCION ACADEMICA DEL COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS.
Autor: María Victoria Uzcátegui Vielma. Tutor: Orosmaida Cruz Ferreira
RESUMEN
El objetivo del presente trabajo de grado centra su atención en el Análisis Descriptivo de los Cargos de Apoyo adscritos a la Subdirección Académica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, bajo una investigación de campo y documental. La población y muestra estuvo integrada por el personal adscrito a la Subdirección Académica (ocho personas), y la información se obtuvo a través de la observación directa y una entrevista aplicada al personal que labora con lo que se obtuvo el análisis e interpretación de los resultados, permitiendo determinar la situación existente en la Subdirección Académica de Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.
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ÍNDICE GENERAL Pág. DEDICATORIA
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RESÙMEN
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INTRUDUCCIÒN
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FASE I
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LA EMPRESA DE LA HOSPITALIDAD
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Objetivos de la Pasantía Administrativa
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Descripción de la Empresa Historia
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Desempeño del Pasante en el Periodo de Entrenamiento Situaciones que Motivaron el Estudio del Tema
FASE II
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EL PROBLEMA
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Planteamiento del Problema
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Objetivos de la Investigación
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Justificación de la Investigación
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Alcance de la Investigación
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FASE III MARCO TEÓRICO- CONCEPTUAL Bases Teóricas
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Fundamentos Legales
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FASE IV MARCO METODOLÓGICO Tipo y Diseño de la Investigación
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Técnicas e Instrumentos de Recolección de la Información
Técnicas e Instrumentos de Recolección de la Información
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FASE V DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTE LA PROPUESTA
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FASE VI PROPUESTA DE MODELO, ESTRATEGIAS, METODOLOGIA Presentación de la Propuesta
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Justificación
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Objetivos de la propuesta
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Estructura de la propuesta
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Descripción
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Viabilidad
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RESULTADOS
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CONCLUSIONES
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RECOMENDACIONES
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ANEXOS
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INTRODUCCIÒN Las organizaciones fundamentan su desarrollo en la coordinación de su recurso humano, sin embargo para tener un personal capacitado es importante contar con una definición de funciones que permitan el logro de los objetivos que tiene la institución. Ello se alcanza solo contando con instrumentos que le permitan la correcta comprensión de las tareas asignadas en sus puestos de trabajo. En este sentido el análisis de la descripción de un cargo es una herramienta primordial que permite a cualquier organización definir claramente las funciones, sus deberes y las características del cargo ocupado por cada trabajador. En tal sentido esta investigación tiene el propósito de trabajar con el análisis descriptivo del cargo para el personal de apoyo que labora en cada área/departamento adscrito a la Subdirección Académica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. Para una mejor comprensión de este estudio, el trabajo está estructurado es seis fases que a continuación se señalan: Fase I tiene como contenido principal la presentación del estudio, la presentación de la institución, la unidad de pasantía o departamentos donde se desempeñó el pasante. Fase II está representada por el planteamiento del problema, objetivo general, objetivos específicos, justificación y alcance de la investigación.
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Fase III detalla el marco teórico, el cual está relacionado con el tema del análisis descriptivo de cargos, en el se incluye definición de análisis descriptivo de cargos, importancia, ventajas entre otros. Fase IV puntualiza todo lo relacionado con el marco metodológico, aquí se establece el tipo de investigación, el nivel de la misma, la población que fue objeto de estudio, así como las técnicas de recolección, los procedimientos, alcance y recursos que se utilizaron. Fase V hace énfasis en los análisis de los cargos del personal de apoyo adscrito a las áreas o dependencias de la Subdirección Académica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, para realizar la investigación, la presentación y el diagnostico que sustenta la propuesta. Fase VI Se presenta la propuesta, sus objetivos y finalmente se plantean las conclusiones y recomendaciones de la investigación.
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FASE I LA EMPRESA DE LA HOSPITALIDAD
Objetivos de la Pasantía Administrativa Apoyar con la formación profesional del estudiante. Aportar ideas o alternativas para la solución de problemas o situaciones que se presenten en la entidad hotelera. Realizar comparaciones entre lo aprendido y lo próximo a aprender, con el fin de generar un punto de vista crítico. El periodo de entrenamiento empresarial realizado por el pasante en el Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, Mérida, tuvo una duración de 18 semanas, iniciando el 21 de Enero de 2013 hasta el 24 de Mayo del mismo año.
Descripción de la Empresa Historia Haciendo un poco de historia, nos remontaremos al mes de octubre del año 1988 cuando esta casa de estudios fue fundada por la Corporación de Turismo de Venezuela bajo la asesoría técnica del Hotel Escuela de la Haya, Holanda, fundamento su objetivo central en la formación y especialización de recursos humanos en las funciones de supervisión y gerencia en niveles
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medios y superiores en la industria de la hotelería y la hospitalidad. El plan de Estudios contempla seis (6) semestres académicos estructurados en dos etapas: en el primer bloque, los estudiantes adquieren habilidades y destrezas en las áreas operativas de un establecimiento hotelero y culmina con una pasantía operativa de veinte (20) semanas de duración en hoteles de cuatro y cinco estrellas del país. El segundo bloque, comprendido por el cuarto y quinto semestre es de tipo administrativo; en éste, el estudiante adquiere conocimientos organizativos y gerenciales en las áreas de un establecimiento hotelero, de igual forma culmina con una pasantía administrativa en destacados hoteles nacionales.
¿Qué es el Hotel Escuela? El Hotel Escuela es una institución académica, adscrita al Ministerio del Poder Popular para Turismo de Venezuela, cuyo objetivo es la formación y especialización de recursos humanos en el área del servicio hotelero. Tiene como sede el Edificio CUHELAV de la ciudad de Mérida, una instalación en condiciones de prestar servicio en todas las áreas de operación de un establecimiento hotelero comercial, garantizando así la integración de la formación teórica con la práctica operativa. Carrera: Técnico Superior Universitario en Hotelería y Servicios de la Hospitalidad Categoría: Colegio Universitario – Hotel Clasificación: Institución académica en Hotelería y Servicios de la Hospitalidad adscrita al Ministerio de Turismo (MINTUR) y al Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria – Hotel.
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Estructura Organizativa
Misión, Visión, Objetivos y Valores
Visión Formar profesionales integrales y socialmente responsables de su entorno en el marco de la educación superior en las aéreas de hotelería y servicios, así como capacitar y certificar por oficios para la actividad turística bajo la filosofía de aprender haciendo. Misión Ser la institución de educación superior líder en la formación y capacitación de hombres y mujeres en la hotelería y servicios que respondan a las necesidades de profesionalización para el desarrollo sustentable y sostenible 5
de la actividad turística venezolana, integrando los valores de identidad nacional, responsabilidad social ética, equidad y participación en la construcción de un nuevo modelo de sociedad más justo y solidario
Objetivos Contribuir a satisfacer las necesidades que el país demanda actualmente y requerirá en el futuro para el desarrollo del Turismo y la Hotelería, en materia de recursos humanos, a nivel de Técnico Superior Universitario. Ofrecer a la población estudiantil local, regional y nacional oportunidades de estudios que canalicen su vocación hacia el Turismo y la Hotelería. Contribuir con la formación del estudiante en términos de facilitar el dominio de los elementos que le permitan desempeñarse en las funciones correspondientes a los cargos de nivel operativo en el campo del Turismo y la Hotelería. Contribuir a la formación de un agente de cambio que opera y administra eficientemente los Servicios Turísticos y Hoteleros.
Perfil del Egresado El perfil del egresado en la carrera de Hotelería y Servicios de la Hospitalidad debe ser un profesional capaz de: Planificar, organizar, coordinar y dirigir las diversas actividades relacionadas con el funcionamiento de un negocio o institución del servicio.
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Coordinar y supervisar el cumplimiento y la ejecución de las directrices y procedimientos emanados de la directiva de la empresa o de la gerencia general, según el caso. Mantener una constante evaluación del comportamiento general del área bajo su responsabilidad, introduciendo correctivos para mejorar su eficiencia, especialmente en función de la imagen pública del negocio. Colaborar y participar en la elaboración y/o evaluación de proyectos relativos al sector. Demostrar una actitud creativa y crítica que le permita transformar la realidad actual del servicio, para contribuir en el diseño de una concepción, acorde con la cultura y tradición del país y de su región en particular. Participar activamente en la consecución y proyección del desarrollo futuro de la nación y de su región en particular, en relación a la presentación del servicio turístico y hotelero.
Desempeño del Pasante en el Periodo de Entrenamiento Cargo Ocupado: Pasante de Talento Humano El periodo de pasantías para el alumno comenzó el 21 de enero de 2013, integrándose al departamento de Talento Humano del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. Al ingresar al departamento el pasante observó que no existía un manual descriptivo de cargos, por ello, se encargó de realizar un análisis de cargos, para ser incluido en el Manual Descriptivo de Cargos próximo a ser elaborado por el departamento de Recursos Humanos.
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Esto es necesario para todas las empresas, y más aun siendo esta una institución pública que se rige por algunas leyes que exigen estos manuales para el mejor funcionamiento de todos los procesos que se llevan a cabo. El periodo de pasantías duró 18 semanas en las cuales el pasante estuvo indagando sobre el tema y realizando algunas entrevistas al personal de carrera adscrito a la subdirección académica, material que utilizó el pasante para realizar el trabajo especial de grado. El periodo de pasantías culmino el 24 de mayo de 2013.
Situaciones que Motivaron el Estudio del Tema El Departamento de Recursos Humanos de la Institución no posee un Manual descriptivo de cargos, el cual es necesario para toda empresa. El CUHELAV es una institución pública que se rige por leyes que exigen la existencia de Manuales para instituciones públicas El departamento debe tener un buen funcionamiento y una buena relación con los empleados, por esto es necesario realizar un análisis descriptivo de cargos. A partir de esta problemática, la pasante tomó una pequeña población, y trabajó con el análisis descriptivo de cada cargo del personal de apoyo de las áreas/ dependencias adscritas a la Subdirección Académica, que son herramientas para la pronta elaboración por parte del Departamento de Recursos Humanos del Manual Descriptivo de Cargos del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.
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FASE II EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Dentro de los objetivos de una institución y las metas se incluye el desarrollo de los talentos y las capacidades de los trabajadores, con la finalidad de contar con una fuerza de trabajo estable con oportunidades de crecimiento tanto personal como dentro de la organización. Sin embargo, uno de los problemas importantes en la determinación de los objetivos está asociado a la evaluación de las necesidades que tiene la institución, basada en conocimientos y determinación de las necesidades, competencias y factibilidad. Una vez determinados los objetivos es importante definir la descripción de cargos con la finalidad de formar los procedimientos referentes a las tareas del cargo, así como los procesos utilizados para la elaboración de las tareas, donde los deberes y responsabilidades faciliten el entrenamiento y capacitación de los empleados optimizándose así su calidad y eficiencia. El CUHELAV es una institución educativa que además presta servicios de alojamiento y restaurante. La misma no cuenta con un manual descriptivo de cargos, debido a que el mismo ha sufrido muchos cambios administrativos, es por esta razón que se realiza esta investigación, ya que la falta de este instrumento genera vacío en lo correspondiente a la especificación de las
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actividades, responsabilidades y tareas de dichos cargos que se traducen en problemas en el proceso administrativo del personal. Dada la importancia de contar con un manual descriptivo de cargos en la institución, el trabajo consistió en un estudio que tuvo como finalidad el análisis descriptivo de los cargos para el persona de apoyo adscrito a la Subdirección Académica del CUHELAV que sirva como guía o patrón a la empresa para la realización de las actividades, con el fin de tener un instrumento que facilite el desarrollo de sus funciones y a su vez permita orientar los principales procesos del talento humano.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Objetivo General Redefinir los perfiles y las funciones de los cargos de apoyo adscritos a la Subdirección Académica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.
Objetivos Específicos
Establecer que lineamientos rigen las descripciones de cargos en la administración pública.
Conocer las especificaciones y funcionamiento de los cargos de apoyo adscritos a la Subdirección Académica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.
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Diseñar un instrumento de encuesta para determinar las actividades que se desempeñan en cada cargo de apoyo adscrito a la Subdirección Académica del Hotel Escuela.
JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION El análisis descriptivo de los cargos es imprescindible para toda empresa ya que se requiere contar con métodos a realizar para los trabajadores, que les permitan tener claro las funciones de su puesto de trabajo Por lo general, el análisis descriptivo de cargos en las instituciones, se determinan mediante una discusión acerca de que características parecen ser apropiadas y razonables para el puesto de trabajo. Este análisis favorece el manejo oportuno de los métodos o procesos de la Administración de Recursos Humanos y permiten cumplir el conjunto de instrucciones establecidas, así como las funciones, responsabilidades, requisitos, habilidades y destrezas que requiere cada puesto de trabajo. El análisis descriptivo de cargos le permitirá a la institución además:
Determinar los requisitos, las responsabilidades y las condiciones que el cargo requiere.
Determinar para cual nivel de la clasificación de cargos de carrera corresponde el puesto de trabajo que está siendo analizado.
Detallar las atribuciones y tareas de cada cargo
Conocer el conjunto de deberes que lo distinguen de los demás cargos.
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ALCANCE DE LA INVESTIGACION La presente investigación está dirigida al departamento de la subdirección académica del CUHELAV, tomando en cuenta una pequeña población para el estudio. Esta búsqueda tiene como objeto fundamental el análisis descriptivo de los cargos de carrera, para así establecer los requisitos y responsabilidades de cada cargo, así como también determinar para cual nivel de la clasificación de cargos corresponde el puesto de trabajo que está siendo analizado.
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FASE III MARCO TEÓRICO- CONCEPTUAL
BASES TEÓRICAS Las bases teóricas constituyen el grupo de conceptos y/o constructos que representan un enfoque determinado del cual se deriva la explicación del fenómeno o problema planteado.
Diseño de un Puesto de Trabajo Los cimientos estructurales de las organizaciones son los trabajos que realiza su personal. De hecho, las organizaciones existen para que la gente pueda llevar a cabo su trabajo en un puesto determinado, pero interesa la eficacia en el trabajo y así como conocer las causas que hacen que un puesto de trabajo sea eficaz o ineficaz. Una de las principales razones que determinan la eficacia de un puesto de trabajo está en el diseño que se haya dado, puesto que el diseño de un puesto trabajo permite aclarar lo que debe hacer cada uno de los empleados. En sentido más técnico, el diseño de un puesto lo define Gibson, Ivancevich y Donnelly(1998: 568) como él: Proceso mediante el cual la dirección decide las tareas y la autoridad que corresponde a un determinado puesto de trabajo.
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Cargo Las personas constituyen las organizaciones,
de allí la importancia
de
conocer la interrelación con sus puestos de trabajo. En este sentido al efectuar un análisis y descripción de cargos es obligatorio primeramente, definir que es un cargo para la organización de forma de aclarar interpretaciones erróneas sobre el tema. Tomando la definición de cargo de Chiavenato tenemos que, éste lo define como. “Un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ocupación (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (por que lo hace). Un cargo puede ser descrito como una unidad de la organización, que consiste en un conjunto de deberes y responsabilidades que lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo corresponden al empleado que lo desempeña. Un cargo es la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona, que pueden unificarse en un sólo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama”. Chiavenato (2002:165).
Además señala también Chiavenato que: “El concepto de cargo se basa en nociones fundamentales: • Tarea: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo. • Atribución: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo. 14
• Función: es un conjunto de tareas (cargos por hora) o atribuciones (cargos por meses). • Cargo: es un conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional. Ubicar un cargo en el organigrama implica definir cuatro aspectos: el nivel jerárquico, el departamento, el superior jerárquico y los subordinados.”
Lloyd L. Byars y Leslie W. Rue citado por Morales J. y Velandia N. (1999) lo define así: “es el conjunto de tareas y responsabilidades reconocidas, normales y periódicas que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado” (p. 21) Según Churden y Sherman, citado por Chiavenato (1.999) definen, el cargo como: “Una unidad de la organización cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización.” (p.79)
Ante las definiciones anteriores, podemos entonces considerar que un cargo muestra la definición de las funciones dentro de la estructura organizacional de la empresa.
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Análisis de cargos Una vez que se cuenta con la definición del cargo, es importante estudiar y determinar las responsabilidades y las condiciones que exige el cargo para ser desempeñado de manera adecuada. Por ello, nos vemos en la necesidad de definir lo que es el análisis de cargo. Diversos autores lo conceptualizan de la siguiente manera: Consiste en ofrecer una descripción de las diferencias entre puestos de trabajo en cuanto a exigencias, actividades y conocimientos necesarios para desempeñarlos. Gibson, Ivancevich y Donnelly (1.998: 571)
Además también es definido como: El análisis de cargos determina cuales son los requisitos físicos e intelectuales que debería tener el ocupante para el desempeño adecuado del cargo, cuales son las responsabilidades que el cargo impone y en qué condiciones debe desempeñarse el cargo. Chiavenato (2002:18)
Por otra parte es igualmente definido por Wendel (1.997, p.205) como: “Son resúmenes de una o dos páginas de las tareas básicas que se desempeñan en un puesto, y constituyen parte de las expectativas del papel relativo a ese puesto. Las expectativas del papel son las actitudes y creencias que las personas que interactúan con el interesado del puesto tienen acerca de lo que el interesado debe y no debe hacer. “
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De acuerdo a lo expresado por los autores citados, se puede señalar que el análisis de cargos es el procedimiento por el cual se determina los deberes y la naturaleza de los puestos y a la vez permite determinar todos los requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para poder desempeñarlo de manera adecuada.
Importancia Del Análisis De Cargo Chiavenato. I, (1988) considera que el análisis de cargos es:
“El proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos, estas informaciones son registradas, inicialmente en las descripciones de cargo. Para hacer el análisis, cada cargo es dividido y estudiado con base en las partes o elementos componentes, que son los llamados factores de especificaciones” (P 276)
El análisis de cada cargo ayuda a evitar conflictos y malos entendidos entre los empleados, que se producen cuando no saben con exactitud qué tareas deben cumplir y cuáles no, o son responsabilidad de otro miembro de la empresa, permitiendo mejorar la gestión del trabajo. El análisis de cargos, también es importante porque agrupa y organiza las áreas funcionales para el desempeño del cargo y es un fundamento para desarrollar un programa sólido de recursos humanos. El análisis apoya no solo las actividades realizadas por el Departamento de Administración de Recursos Humanos en lo que se refiere al reclutamiento y selección, sino que también en las actividades para el establecimiento de los programas de compensación, la evaluación de desempeño y para el diseño de los planes de capacitación.
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Elementos del Análisis de Cargos Los elementos básicos del análisis de cargos son:
La Descripción de Cargos: explica lo que hace en realidad la persona que ocupa el puesto, cómo lo hace y en qué condiciones desempeña el trabajo
La Especificación de Cargos: es aquel que contempla las cualidades humanas que se requieren para un exitoso desempeño del puesto, es decir donde se enumeran los conocimientos, las habilidades y las capacidades que se requieren para desempeñar el puesto en forma correcta.
Estructura del análisis de cargos El análisis de cargos determina cuáles son los exigencias físicas e intelectuales que debería tener el ocupante para el desempeño adecuado del cargo, cuáles son las responsabilidades que el cargo impone y en qué condiciones debe desempeñarse el cargo. Al respecto Chiavenato señala que: “El análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de requisitos, aplicados casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo. 1- requisitos intelectuales 2- requisitos físicos 3- responsabilidades implícitas 4- condiciones de trabajo
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Cada una de estas áreas está dividida en varios factores de especificaciones. Los factores de especificaciones son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva. Requisitos Intelectuales: tienen que ver con las exigencias del cargo, hace referencia a los requisitos intelectuales que el aspirante debe poseer para poder desempeñar el cargo de manera adecuada. Los factores de especificación son los siguientes: 1- Instrucción básica. 2- Experiencia básica anterior. 3- Adaptabilidad al cargo. 4- Iniciativa necesaria. 5- Aptitudes necesarias. Requisitos físicos: tienen que ver con la cantidad y continuidad de energía y esfuerzos físicos y mentales requeridos, y la fatiga provocada, y también con la complexión física que necesita el ocupante para desempeñar el cargo adecuadamente. 1- Esfuerzo físico necesario. 2- Capacidad visual. 3- Destreza o habilidades. 4- Complexión física necesaria. Responsabilidades implícitas: se refiere a la responsabilidad que el ocupante del cargo tiene, además del trabajo normal y de sus atribuciones, con la supervisión del trabajo de sus subordinados, con el material, con las herramientas o equipos, con el patrimonio de la empresa, etc.
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1- Supervisión de personal. 2- Material, herramientas o equipos. 3- Dinero, títulos o documentos. 4- Contactos internos o externos. 5- Información confidencial. Condiciones de trabajo: se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que puede hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, exigiendo al ocupante del cargo una fuerte adaptación para mantener su productividad y rendimiento. 1- Ambiente de trabajo. 2- Riesgos. Chiavenato (2000: p.336)
Etapas del análisis de cargos Dentro de las fases que deben tomarse en consideración para el análisis de cargos, según Chiavenato tenemos: “Etapa de planeación Fase en la que se plantea todo el trabajo de análisis de cargos, es casi una fase de oficina y de laboratorio. Requiere de algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la situación en que se encuentra la definición de cargos de la empresa: 1- Determinación de los cargos que van a describirse 2- Elaboración del organigrama de cargos 3- Elaboración del cronograma de trabajo, especificando por dónde se iniciará el programa de análisis
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4- Elección del (de los) método (s) de análisis que va(n) a aplicarse. Los métodos más adecuados se escogen según la naturaleza y las características de los cargos que se analizará. Por lo general, se eligen varios métodos. 5- Selección de los factores de especificaciones que se utilizará en el análisis, sobre la base de dos criterios: a) Criterio de universalidad: los factores de especificaciones deben estar presentes en la totalidad de los cargos que se analizará o, al menos, en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las características ideales de los ocupantes. b) Criterio de discriminación: los factores de especificación deben variar según el cargo.
6- Dimensionamiento de los factores de especificaciones: determinar su límite de variación dentro del conjunto de cargos que se pretende analizar. Es necesario dimensionarlos para poder determinar qué segmento de su totalidad servirá para analizar determinado conjunto de cargos. 7- Gradación de los factores de especificaciones: consiste en transformarlos de variables continuas a variables discontinuas. Se gradúan para facilitar su aplicación. Por lo general, el número de grados de un factor de especificaciones se sitúa entre 4,5, o 6. Etapa de preparación 1- Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos. 2- Preparación del material de trabajo. 3- Disposición del ambiente. 4- Recolección previa de datos.
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La etapa de preparación puede ser simultánea a la de planeación.
Etapa de ejecución 1- Recolección de los datos sobre los cargos mediante el (los) método (s) de análisis elegido(s). 2- Selección de los datos obtenidos. 3- Redacción provisional del análisis. 4- Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique. 5- Presentación de la redacción definitiva del análisis de cargo para la aprobación.” Chiavenato (2000: p.344)
Descripción de cargos Con respecto a este tema, Dessler señala que: “Una descripción de puestos es una realización por escrito de qué hace el trabajador, cómo lo hace y bajo qué condiciones realiza el trabajo”. Dessler (1.994:93).
En definitiva se puede decir que
la descripción de un cargo está orientada
hacia el contenido de los cargos, puesto que reúnen
todas aquellas
actividades realizadas por una sola persona, que se unifican y ocupan un lugar formal en el organigrama.
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Importancia de la Descripción de Cargos La descripción de cargos representa la base fundamental para la Administración de Recursos Humanos, pues permite ayudar al mejor funcionamiento de todas las actividades. Está orientada a dar a conocer el contenido del cargo y todos aquellos aspectos que lo definen y diferencian. Es útil al momento de resolver problemas de autoridad, de coordinación de tareas, además de servir como apoyo al momento de la inducción pues el nuevo integrante de la organización querrá saber que se espera de él, logrando así una mejor ejecución de las tareas.
Ventajas de las Descripciones de Cargos Cuando la empresa cuenta con un proceso de descripción de cargos bien planeada,
coordinada
y
organizada
de
manera
clara
y
efectiva,
evidentemente ello le traerá ventajas a los directivos, puesto que tiene la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y características de cada puesto; a los supervisores les permite diferenciar con exactitud y orden los elementos que componen cada puesto para explicarlo y exigir acertadamente las obligaciones que supone. En tal sentido Gómez Rondón (1992) expone que: Las descripciones dan confianza al trabajador para actuar y decidir sobre su campo de trabajo, pues explica lo que ha de hacerse, cómo, cuándo, por qué y para qué. Por otro lado, las descripciones sirven de guía confiable para los supervisores en la orientación y conducción de su personal, al dirimir en los conflictos y reforzar las decisiones disciplinarias, además, de ubicar al trabajador en el contexto organizacional y relacionarlo con los demás compañeros, a fin de lograr un verdadero trabajo en equipo. (P. 4-3/4-5).
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En resumen podemos señalar que a la empresa en general le es provechoso contar con esta herramienta, pues es la clave que permite contar con un área de recursos humanos que: conozca los puestos de cada unidad, cuente con los perfiles de los ocupantes, seleccione adecuadamente su personal, oriente de forma debida
la capacitación, realice una evaluación de
desempeño y sea capaz de establecer un justo sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.
Objetivos del Análisis y Descripción de Cargos El objetivo de un Análisis y Descripción de cargos de Trabajo nos permite definir de forma clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto, así como los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Tal es su importancia, que empresarios, directivos y departamento de recursos humanos deben impulsarla como una herramienta fundamental y básica para promover, desarrollar e implantar dicho sistema, concienciando a la vez al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema. A la hora de implantar tal sistema es importante que la organización desarrolle e implante aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su organización. Debe ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo comprenda, concreto y de fácil utilización de manera que ello, siente las bases, y en cierta medida, determine el éxito o el fracaso de muchos de los procesos de una organización.
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Especificaciones del Cargo La especificación del cargo es un documento
que identifica un cargo
dotándolo de un título, también establece su código en función del sistema de clasificación de cargo que haya seleccionado; determina su valor salarial mediante un grado; establece la naturaleza del mismo, detalla sus tareas, además
determina otros elementos que son los requisitos mínimos
(competencias) que debe demostrar poseer quien lo ocupe Otros nombres que recibe la especificación son: requisito, competencia y calificaciones necesarias. La especificación consta de varias partes a saber: educación, experiencia, conocimientos,
habilidades,
destrezas,
actitudes,
imagen
personal,
responsabilidades y sistema de calidad para el crecimiento profesional entre otras. Dessler G. (1994) define la especificación del puesto como la lista de los requerimientos humanos del puesto, esto es, la educación, capacidad, personalidad, etc, necesaria para el producto de un análisis de puestos.
Para Chiavenato, I. (1990) las especificaciones del cargo constituyen una descripción detallada de los requisitos mentales y físicos necesarios que requiere el ocupante para poder desempeñar adecuadamente el cargo, además de las responsabilidades y de las condiciones de trabajo que constituyen el hábitat del mismo.
En conclusión las especificaciones son la integración de los principales aspectos cognitivos, afectivos, físicos y sociales. Se refieren a los requerimientos humanos de los cargos
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FUNDAMENTOS LEGALES El Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos es una institución pública por lo tanto se rige por leyes que son obligatorias para los entes que pertenecen a la Administración Pública Nacional. Estas instituciones requieren disponer de una estructura de cargos, amplia, genérica, y flexible, así como descripciones de cargos que definan claramente el propósito, funciones y perfil (competencias requeridas por sus ocupantes), para responder de forma eficiente, efectiva y eficaz al cumplimiento de la misión institucional. Para obtener todas estas metas propuestas es necesario contar con un instrumento que oriente los procesos de los sistemas de recursos humanos, en el cual se indiquen las funciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de las instituciones, agrupando los similares bajo títulos comunes. (Lic. Begoña San Martin, Consultora Organizacional). Un Manual Descriptivo de Cargos es el documento básico para la administración del Sistema Nacional de Clasificación, éste informa a los especialistas en personal, presupuesto, organización y sistema sobre las responsabilidades, tareas típicas, denominación oficial de los cargos y su grado en la escala general de sueldos. Es un instrumento dinámico que sirve de guía o patrón para comparar la información de cada cargo en estudio y ubicarlo en la estructura de cargos de la organización, determinar su importancia relativa y asignarle el título y nivel correspondientes. (Alejandro Arratia, Director Ejecutivo, Oficina Central de Personal, mayo 1994)
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De los siguientes fundamentos legales serán tomadas solo las leyes referentes al tema del trabajo especial de grado, que en este caso será todo lo referente a los Manuales Descriptivos de cargos.
Mediante Oficio N° 83 de fecha 03 de septiembre de 2002, la Asamblea Nacional, ha solicitado la reimpresión, conforme al artículo 4° de la Ley de Publicaciones Oficiales, por error material de ese Órgano Legislativo, de la Ley de Estatuto de la Función Pública, sancionada en sesión del día 9 de julio de 2002 y publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.482 de fecha 11 de julio de 2002.
LA ASAMBLEA NACIONAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA DECRETA la siguiente LEY DEL ESTATUTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
DISPOSICIONES FUNDAMENTALES Artículo 1 La presente Ley regirá las relaciones de empleo público entre los funcionarios y funcionarias públicos y las administraciones públicas nacionales, estadales y municipales, lo que comprende: 1. El sistema de dirección y de gestión de la función pública y la articulación de las carreras públicas
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2. El sistema de administración de personal, el cual incluye la planificación de recursos humanos, procesos de reclutamiento, selección, ingreso, inducción, capacitación y desarrollo, planificación de las carreras, evaluación de méritos, ascensos, traslados, transferencias, valorización y clasificación de cargos, escalas de sueldos, permisos y licencias, régimen disciplinario y normas para el retiro.
1. Organizar el sistema de la función pública y supervisar su aplicación y desarrollo. A tal fin, dictará directrices y procedimientos relativos al reclutamiento,
selección,
ingreso,
clasificación,
valorización,
remuneración de cargos, evaluación del desempeño, desarrollo, capacitación, ascensos, traslados, transferencias, licencias, permisos, viáticos, registros de personal, régimen disciplinario y egresos, así como cualesquiera otras directrices y procedimientos inherentes al sistema. 2. Velar por el cumplimiento de las directrices y procedimientos a que se refiere el numeral anterior. 3. Aprobar los planes de personal de los órganos y entes de la Administración Pública Nacional sujetos a esta Ley, así como sus modificaciones, una vez verificada con el Ministerio de Finanzas la correspondiente disponibilidad presupuestaria para su aplicación. 4. Realizar auditorías, estudios, análisis e investigaciones para evaluar la ejecución de los respectivos planes. 5. Solicitar de los órganos y entes de la Administración Pública Nacional la información que se requiera para el cabal desempeño de sus funciones. 6. Prestar asesoría técnica a los órganos y entes que lo soliciten.
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7. Evaluar las consultas que le formulen los órganos y entes de la Administración Pública Nacional en relación con la administración de personal. 8. Evaluar el costo de los proyectos y acuerdos de las convenciones colectivas de trabajo en la Administración Pública Nacional. 9. Aprobar los informes técnicos sobre las clases de cargos y los sistemas de rango propuestos por los órganos y entes de la Administración Pública Nacional. 10. Presentar para la consideración y aprobación del Presidente o Presidenta de la República, una vez verificada la correspondiente disponibilidad presupuestaria con el Ministerio de Finanzas, los informes técnicos sobre la escala de sueldos que se aplicará en los órganos y entes de la Administración Pública Nacional. 11. Aprobar las bases y los baremos de los concursos para el ingreso y ascenso de los funcionarios o funcionarias públicos, los cuales deberán incluir los perfiles y requisitos exigidos para cada cargo. 12. Aprobar los informes técnicos de las reducciones de personal que planteen los órganos y entes de la Administración Pública Nacional de conformidad con esta Ley. 4 13. Solicitar al Ejecutivo Nacional, conjuntamente con el Ministerio de Finanzas, los correctivos y ajustes presupuestarios en aquellos órganos y entes de la Administración Pública Nacional que incumplan las metas de los planes de personal en lo relativo a la materia presupuestaria. 14. Las demás que establezca esta Ley, y sus reglamentos.
Capítulo IV Oficinas de Recursos Humanos Artículo 10
29
Serán atribuciones de las oficinas de recursos humanos de los órganos y entes de la Administración Pública Nacional: 1. Ejecutar las decisiones que dicten los funcionarios o funcionarias encargados de la gestión de la función pública. 2. Elaborar el plan de personal de conformidad con esta Ley, sus reglamentos y las normas y directrices que emanen del Ministerio de Planificación y Desarrollo, así como dirigir, coordinar, evaluar y controlar su ejecución. 3. Remitir al Ministerio de Planificación y Desarrollo, en la oportunidad que se establezca en los reglamentos de esta Ley, los informes relacionados con la ejecución del Plan de Personal y cualquier otra información que le fuere solicitada. 4. Dirigir la aplicación de las normas y de los procedimientos que en materia de administración de personal señale la presente Ley y sus reglamentos. 5. Dirigir y coordinar los programas de desarrollo y capacitación del personal, de conformidad con las políticas que establezca el Ministerio de Planificación y Desarrollo. 6. Dirigir y coordinar los procesos para la evaluación del personal. 7. Organizar y realizar los concursos que se requieran para el ingreso o ascenso de los funcionarios o funcionarias de carrera, según las bases y baremos aprobados por el Ministerio de Planificación y Desarrollo. 8. Proponer ante el Ministerio de Planificación y Desarrollo los movimientos de personal a que hubiere lugar, a los fines de su aprobación. 9. Instruir los expedientes en caso de hechos que pudieren dar lugar a la aplicación de las sanciones previstas en esta Ley. 10. Actuar como enlace entre el órgano o ente respectivo y el Ministerio de Planificación y Desarrollo.
30
11. Las demás que se establezcan en la presente Ley y su Reglamento. Parágrafo Único: Las oficinas de recursos humanos de los estados y municipios, tendrán las mismas competencias respecto al órgano o ente encargado de la planificación y desarrollo en su territorio.
Capítulo V Planes de Personal
Artículo 12 Los planes de personal serán los instrumentos que integran los programas y actividades que desarrollarán los órganos y entes de la Administración Pública para la óptima utilización del recurso humano, tomando
en
consideración
los
objetivos
institucionales,
la
disponibilidad presupuestaria y las directrices que emanen de los órganos de gestión de la función pública.
Artículo 13 Los planes de personal deberán contener los objetivos y metas para cada ejercicio fiscal en lo relativo a estructura de
cargos,
remuneraciones, creación, cambios de clasificación, supresión de cargos, ingresos, ascensos, concursos, traslados, transferencias, egresos, evaluación del desempeño, desarrollo y capacitación, remuneraciones y las demás materias, previsiones y medidas que establezcan los reglamentos de esta Ley. Los planes de personal estarán orientados al cumplimiento de los programas y metas institucionales.
Artículo 14 31
Corresponderá a los órganos de gestión de la Administración Pública Nacional, por intermedio de la oficina de recursos humanos, la presentación de los planes de personal ante el Ministerio de Planificación y Desarrollo en la oportunidad que éste señale, de conformidad con la normativa presupuestaria, así como acatar las modificaciones que le sean prescritas por este último órgano. Parágrafo Único: En el caso de los estados y municipios, corresponderá al órgano encargado de la planificación la presentación de los planes de personal.
Artículo 15 El Ministerio de Planificación y Desarrollo aprobará los planes de personal en la Administración Pública Nacional, los cuales quedarán integrados al proyecto de Ley de Presupuesto que presente el Ejecutivo Nacional ante la Asamblea Nacional. En caso de que dichos planes requieran algún tipo de modificación en el transcurso del ejercicio fiscal correspondiente, los órganos o entes de la Administración Pública Nacional, deberán someter dichas modificaciones, debidamente
motivadas, a la consideración y
aprobación conjunta del Ministerio de Planificación y Desarrollo y del Ministerio de Finanzas. Parágrafo Único: Las mismas atribuciones corresponderán a los órganos o entes de planificación y desarrollo en los estados y municipios respecto a las oficinas de personal de los mismos.
FUNCIONARIOS Y FUNCIONARIAS PÚBLICOS Capítulo I Disposiciones Generales
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Artículo 16 Toda persona podrá optar a un cargo en la Administración Pública, sin más limitaciones que las establecidas por la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y las leyes.
Artículo 17 Para ejercer un cargo de los regulados por esta Ley, los aspirantes deberán reunir los siguientes requisitos: 1. Ser venezolano o venezolana. 2. Ser mayor de dieciocho años de edad. 6 3. Tener título de educación media diversificada. 4. No estar sujeto o sujeta a interdicción civil o inhabilitación política. 5. No gozar de jubilación o pensión otorgada por algún organismo del Estado, salvo para ejercer cargos de alto nivel, caso en el cual deberán suspender dicha jubilación o pensión. Se exceptúan de este requisito la jubilación o pensión proveniente del desempeño de cargos compatibles. 6. Reunir los requisitos correspondientes al cargo. 7. Cumplir con los procedimientos de ingreso establecidos en esta Ley y su Reglamento, si fuere el caso. 8. Presentar declaración jurada de bienes. 9. Los demás requisitos establecidos en las leyes.
Artículo 18 Los funcionarios o funcionarias públicos, antes de tomar posesión de sus cargos, deberán prestar juramento de cumplir la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las leyes de la República y los deberes inherentes al cargo.
Artículo 19
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Los funcionarios o funcionarias de la Administración Pública serán de carrera o de libre nombramiento y remoción. Serán funcionarios o funcionarias de carrera, quienes habiendo ganado el concurso público, superado el período de prueba y en virtud de nombramiento, presten servicios remunerado y con carácter permanente. Serán funcionarios o funcionarias de libre nombramiento y remoción aquellos que son nombrados y removidos libremente de sus cargos sin otras limitaciones que las establecidas en esta Ley.
Artículo 20 Los funcionarios o funcionarias públicos de libre nombramiento y remoción podrán ocupar cargos de alto nivel o de confianza. Los cargos de alto nivel son los siguientes: 1. El Vicepresidente o Vicepresidenta Ejecutivo. 2. Los ministros o ministras. 3. Los jefes o jefas de las oficinas nacionales o sus equivalentes. 4. Los comisionados o comisionadas presidenciales. 5. Los viceministros o viceministras. 6. Los directores o directoras generales, directores o directoras y demás funcionarios o funcionarias de similar jerarquía al servicio de la Presidencia de la República, Vicepresidencia Ejecutiva y Ministerios. 7. Los miembros de las juntas directivas de los institutos autónomos nacionales. 8. Los directores o directoras generales, directores o directoras y demás funcionarios o funcionarias de similar jerarquía en los institutos autónomos. 9. Los registradores o registradoras y notarios o notarias públicos. 10. El Secretario o Secretaria General de Gobierno de los estados.
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11. Los directores generales sectoriales de las gobernaciones, los directores de las alcaldías y otros cargos de la misma jerarquía. 12. Las máximas autoridades de los institutos autónomos estadales y municipales, así como sus directores o directoras y funcionarios o funcionarias de similar jerarquía. 7
Artículo 21 Los cargos de confianza serán aquéllos cuyas funciones requieren un alto grado de confidencialidad en los despachos de las máximas autoridades de la Administración Pública, de los viceministros o viceministras, de los directores o directoras generales y de los directores o directoras o sus equivalentes. También se considerarán cargos
de
confianza
aquéllos
cuyas
funciones
comprendan
principalmente actividades de seguridad del estado, de fiscalización e inspección, rentas, aduanas, control de extranjeros y fronteras, sin perjuicio de lo establecido en la ley.
Capítulo II Clasificación de Cargos
Artículo 46 A los efectos de la presente Ley, el cargo será la unidad básica que expresa la división del trabajo en cada unidad organizativa. Comprenderá
las
atribuciones,
actividades,
funciones,
responsabilidades y obligaciones específicas con una interrelación tal, que puedan ser cumplidas por una apersona en una jornada ordinaria de trabajo. El Manual Descriptivo de Clases de Cargos será el instrumento básico y obligatorio para la administración del sistema de clasificación de cargos de los órganos y entes de la Administración Pública.
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Artículo 47 Los cargos sustancialmente similares en cuanto al objeto de la prestación de servicio a nivel de complejidad, dificultad, deberes y responsabilidades, y cuyo ejercicio exija los mismos requisitos mínimos generales, se agruparán en clases bajo una misma denominación y grado común en la escala general de sueldos.
Artículo 48 Las clases de cargos sustancialmente similares en cuanto al objeto de la prestación de servicio, pero diferentes en niveles de complejidad de los deberes y responsabilidades, se agruparán en series en orden ascendente.
Artículo 49 El sistema de clasificación de cargos comprenderá el agrupamiento de éstos en clases definidas. Cada clase deberá ser descrita mediante una especificación oficial que incluirá lo siguiente: 1. Denominación, código y grado en la escala general de sueldos. 2. Descripción a título enunciativo de las atribuciones y deberes generales inherentes a la clase de cargo, la cual no eximirá del cumplimiento de las tareas específicas que a cada cargo atribuya la ley o la autoridad competente. 3. Indicación de los requisitos mínimos generales para el desempeño de la clase de cargo, la cual no eximirá del cumplimiento de otros señalados por la ley o autoridad competente. 4. Cualesquiera otros que determinen los reglamentos respectivos.
Artículo 50
36
Las denominaciones de clases de cargos, así como su ordenación y la indicación de aquellos que sean de carrera, serán aprobadas por el Presidente de la República mediante Decreto. Las denominaciones aprobadas serán de uso obligatorio en la Ley de Presupuesto y en los demás actos y documentos oficiales, sin perjuicio del uso de la terminología empleada para designar, en la respectiva jerarquía, los cargos de jefatura o de carácter supervisorio.
Artículo 51 Los órganos o entes de la Administración Pública Nacional podrán proponer al Ministerio de Planificación y Desarrollo los cambios o modificaciones que estimen conveniente introducir en el sistema de clasificación de cargos. Dicho Ministerio deberá comunicar su decisión en el plazo que se fije en el Reglamento de la presente Ley.
Artículo 52 La especificación oficial de las clases de cargos en la Administración Pública Nacional se publicará en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, con la denominación de manual descriptivo de clases de cargos. Igualmente se registrarán y publicarán sus modificaciones.
Artículo 53 Los cargos de alto nivel y de confianza quedarán expresamente indicados en los respectivos reglamentos orgánicos de los órganos o entes de la Administración Pública Nacional. Los perfiles que se requieran para ocupar los cargos de alto nivel se establecerán en el Reglamento de la presente Ley.
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Ley del estatuto de la Función Pública Esta ley rige las relaciones de empleo público, por esta razón fue citada en el trabajo especial de grado ya que servirá de apoyo a la hora de tratar todo lo referente al sistema de administración de personal, ya que organizara el sistema, su aplicación y desarrollo También dará a conocer todo lo relacionado a la clasificación de cargos, y manuales que deberán seguir todas las instituciones públicas los cuales serán el instrumento básico y de organización para todas las instituciones
Lineamientos del ministerio del poder popular para la planificación y finanzas:
En tal sentido la Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.013, de fecha 23-12-2010, en el artículo 35 señala: “El Control Interno es un sistema que corresponde el plan de organización,
las
políticas,
normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas:”, el artículo 36 ejusdem indica: “Corresponde a la máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado, a la naturaleza, estructura y fines del ente.”, y el artículo 37 ejusdem establece: “Cada entidad del sector público elaborará, en el
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marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimiento, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno”.
Por otra parte las Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta Oficial de Venezuela Nº 36.229, de fecha 17-06-1997 en el artículo 22 establece: “Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por la máximas autoridades jerárquicas de los organismos y entidades. Dichos manuales deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte”.
Por otra parte la Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.556, de fecha 19-11-2010 en el artículo 134 señala: "Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así como la auditoría interna."
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Nuevo Sistema de Clasificación de Cargos Decreto N 6.055 del 30-04-2008.
DECRETA Artículo 1: Se establece el Sistema de Clasificación de Cargos que rige la carrera funcionarial, contentivo de los requisitos mínimos de ingreso a las clases o grupos de cargos de la Administración Publica Nacional de la forma siguiente:
Valor Básico
Bachilleres Clases Grupos Cargos
o de Educación
Manual Descriptivo de Competencias Genéricas
Experiencia 0 a 4 años experiencia,
de Definidas MPPPD
por
el
BI
Bachiller, Medio
Técnico 1 a 2 años de experiencia en cursos.
el
Bachiller
5 a 7 años de Definidas experiencia más cursos MPPPD
por
BII
el
Bachiller
8 anos y más experiencias mas
por
BIII
Cursos.
40
de Definidas MPPPD
Valor Básico
Técnicos Universitarios Clases o Grupos de Cargos Educación
Superiores
Manual Descriptivo de Competencias Genéricas
Experiencia 0 a 4 experiencia,
años
de Definidas por el MPPPD
TI
Técnico Superior
TII
Con 5 años y más de Definidas por el Técnico Superior experiencia. MPPPD
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Valor Básico
Profesionales Universitarios Clases o Grupos de Cargos Educación
Manual Descriptivo Competencias Genéricas
Experiencia
Definidas por el MPPPD
PI
Profesional Universitario
0 a 4 años experiencia.
PII
Profesional Universitario
Definidas por el 5-7 años de experiencia MPPPD
mas Post grado
PIII
Profesional Universitario
de
-
8 años experiencia.
y
más Definidas por el MPPPD
con Postrado
Bachilleres: Comprende los cargos de carrera de la Administración Pública Nacional cuyo requisito mínimo de ingreso es la culminación de la educación diversificada, es decir, el tercer nivel del sistema educativo, siguiente al de Educación Básica y previo al de Educación Superior.
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de
Técnicos Superiores Universitarios: Comprende a los cargos de carrera de la Administración Pública Nacional cuyo requisito mínimo de ingreso es la culminación del nivel de formación Técnico Superior Universitario. Profesionales Universitarios: Comprende a los cargos de carrera de la Administración Pública Nacional cuyo requisito mínimo de ingreso es la culminación del nivel de formación profesional universitaria, de postgrado o doctorado. Artículo 7: Cada órgano o ente de la Administración Pública Nacional, realizara la propuesta sobre las competencias específicas, de cada clase o grupo de cargos que se corresponda con los criterios y necesidades propias de su desempeño institucional, la cual deberá ser enviada para su revisión y posterior aprobación al órgano rector de la función pública Artículo 8: El órgano rector de la función pública, podrá actualizar la codificación de profesionales o carreras que se requieran incorporar o suprimir del sistema de clasificación de cargos de carrera establecido en el presente decreto, en concordancia con las exigencias del Sistema Educativo y las oportunidades de estudio de la Republica Bolivariana de Venezuela. Manual Descriptivo de Clases de Cargos de Carreras Esta ley es citada ya que se encargara de establecer los requisitos mínimos de ingreso a las clases o grupos de cargos de la Administración Publica Nacional Manual Descriptivo de Competencias Genéricas para Cargos de Carrera de la Administración Pública Nacional. Esta ley fue citada ya que dará a conocer a los trabajadores las tendencias actuales en lo referente a la Gestión de Recursos Humanos y su definición con el objetivo de encaminar todas las acciones al logro de los objetivos comunes
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Instructivo para el Diseño de un Manual Descriptivo de Cargos, FUNDESPA elaborado por Lic. Begoña San Martin, Consultora Organizacional. Se incluye este documento puesto que servirá a los trabajadores para consultar todo lo referente a los procesos de la Gestión de Recursos Humanos, dotándolos de conocimientos que permitan elevar sus competencias en el campo laboral Manual Descriptivo de Cargos Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). Se incluye este documento puesto que el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos es una institución publica por lo que su gestión educativa debe regirse por lo establecido en este Manual. La información contenida en este Manual permitirá establecer una comparación entre el análisis realizado en el CUHELAV con las descripciones de cargo del Manual Descriptivo de Cargos de la OPSU
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FASE IV
MARCO METODOLÓGICO
TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN La selección del tipo de investigación establece
los pasos a seguir del
estudio, las técnicas y métodos que se puedan emplear en el mismo. En general determina la orientación de la investigación influyendo en instrumentos, y hasta la manera de cómo se analiza los datos recaudados. Así,
este punto constituye un paso importante en la construcción de la
metodología que va a determinar el enfoque del mismo. En el estudio realizado durante el periodo de pasantías corresponde a una investigación de campo de tipo descriptiva, puesto que el documento final elaborado refleja los hechos observados durante la realización de la pasantía, a la vez se trata de una investigación aplicada para comprender y resolver una necesidad que se presenta en el Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, en lo referente al análisis descriptivo de cargos. En este sentido el investigador trabajó en el ambiente natural en que conviven las personas y las fuentes consultadas, de las que se obtuvieron los datos más relevantes con respecto a las actividades, deberes y funciones inherentes a cada puesto de trabajo. A hablar de estudios de campo, Ramírez, T. (1999), expresa que las investigaciones de campo:
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Son muy utilizadas en el área de Administración de Personal en los organismos públicos y privados, también se le conoce como Análisis de Actividades, consiste en establecer para cada cargo las funciones y tareas específicas, partiendo del estudio de las tareas cumplidas para cargos similares en otros organismos o sobre la base de las tareas que efectivamente realiza el individuo bien para actualizar los manuales de cargo o ajustes al individuo a las tareas que le corresponden según el cargo. (p. 20)
Mientras que al hacer referencia a la investigación descriptiva,
Deobold B.
Van Dalen y William J. Meyer. (s/f: documento en línea) señala que el objetivo de ésta es:
Consiste conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.
Población y Muestra La presente investigación toma en cuenta el personal de apoyo de la Subdirección Académica, extrayendo una pequeña muestra, la cual está constituida
por los siguientes cargos de carrera adscritos a este
departamento: Asistente de Biblioteca, Asistente del Área de Pasantías,
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Secretaria Ejecutiva de la Subdirección Académica, (2) Asistentes de Control de Estudio, Asistente de Jefatura de Modulares y Complementarias y Secretaria Ejecutiva de Bienestar Estudiantil y Servicio Comunitario.
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN La información que se presenta en la siguiente investigación es recolectada por medio de la aplicación de entrevistas a los trabajadores de apoyo que integran cada uno de los departamentos adscritos a la Subdirección Académica y la medición que se aplica en la investigación es la observación y la entrevista, definida por Arias como:
“una técnica basada en un diálogo o conversación “cara a cara”, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información requerida. (Arias 2006:73).
Además,
la observación es un punto determinante,
dado que permite,
obtener datos en cuanto a las actividades que se realizan en los diferentes cargos que la entrevista no arroja, por tanto es importante mencionar que la entrevista se utiliza es de tipo estructurada, la cuales definida por Arias como aquella que: Se realiza a partir de una guía prediseñada que contiene las preguntas que serán formuladas al entrevistado. En este caso, la misma guía de entrevista puede servir como instrumento para registrar las respuestas, aunque también puede emplearse el grabador o la cámara de video. Arias (2006:73).
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El diseño de la entrevista consta de una serie de preguntas constituidas como el instrumento utilizado para la recolección de la información, debido a la
diferenciación que implica la naturaleza de cada cargo: (Ver Anexo),
consta de11 preguntas de carácter abierto, relacionadas con la identificación del cargo, la unidad o departamento al cual pertenece el cargo, las funciones, responsabilidades y conocimientos necesarios para el desempeño del cargo, el nivel de instrucción entre otros.
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FASE V
DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTE LA PROPUESTA
El procedimiento seguido para la realización del diagnóstico consistió en aplicar las entrevistas estructuradas a 8 trabajadores integrantes del Hotel Escuela, pertenecientes a los departamentos de la Subdirección Académica. Luego, recabó la información correspondiente a cada cargo que existe en el departamento, la cual fue verificada por el supervisor de dicho departamento para mayor facilidad,
manejo y comprensión de los datos, las cuales
posteriormente conformarán el manual de cargos. Cumplida la etapa anterior, se procedió a realizar el análisis descriptivo de cargos, tal como se especifica en el Anexo 1.
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FASE VI
PROPUESTA DE MODELO, ESTRATEGIAS, METODOLOGIA
a) Presentación de la Propuesta La propuesta de descripción del cargo para el personal de apoyo adscrito a la Subdirección Académica de Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos contiene el análisis descriptivo de los cargos haciendo énfasis en sus funciones generales y específicas las cuales permitirán determinar el valor de los cargos en cada departamento, permitiendo a la institución contar con una herramienta para la elaboración de un manual descriptivo de cargos.
Título: PROPUESTA DE DESCRIPCION DEL CARGO PARA PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA SUBDIRECCION ACADEMICA DEL COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS.
Estructura: Análisis descriptivo de cargos, funciones generales y específicas Propósitos:
Suministrar información real que contribuya a determinar el valor de los cargos de cada departamento.
50
Proporcionar a los niveles de supervisión un modelo para asegurar un alto grado de objetividad en la evaluación de los cargos y del personal bajo su responsabilidad.
Proporcionar a las unidades responsables de la gestión de recursos humanos una herramienta para la elaboración de un Manual +Descriptivo de Cargos.
Dirigido a: ocho cargos adscritos al departamento de Subdirección Académica los cuales son: Asistente de Biblioteca, Asistente del Área de Pasantías, Secretaria Ejecutiva de la Subdirección Académica, (2) Asistente de
Control
de
Estudio,
Asistente
de
Jefatura
de
Modulares
y
Complementarias y Secretaria Ejecutiva de Bienestar Estudiantil y Servicio Comunitario.
b) Justificación En la Subdirección Académica está presente una situación relacionada con el desempeño laboral de sus funcionarios la cual no responde a las exigencias y responsabilidades de este departamento, ya que no existe información detallada del puesto de trabajo ni de la diversidad de funciones a desempeñar. Las razones que justifican la presente propuesta se sustentan en la necesidad del diseño de un manual de cargos para el Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, pues hasta el presente se han contratado sus trabajadores, sin tomar en cuenta los requisitos necesarios para la contratación del puesto, por lo que dado el crecimiento que ha experimentado el CUHELAV, se requiere contar con un instrumento que
51
facilite y aclare los deberes, funciones, habilidades y destrezas que debe tener el personal que labora en la empresa,
con la finalidad de minimizar
las indefiniciones en el área de estrategia organizacional, de manera de orientar sus objetivos, acciones y resultados en beneficio de sus trabajadores. Esta es la razón de ser del análisis descriptivo de los cargos, que tiene por finalidad buscar soluciones que respondan a las exigencias de los empleados, para que estos tengan claro y estén seguros de las actividades que realizan dentro de la empresa, logrando igualmente la satisfacción de cada trabajador. Elaboración detallada del Análisis de los cargos.
c) Objetivos de la propuesta
Objetivo General Definir las especificaciones de los cargos para el personal de apoyo adscrito a la Subdirección Académica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.
Objetivos Específicos
Definir las funciones y responsabilidades de cada cargo atendiendo a la estructura orgánico – funcional del CUHELAV.
Determinar las habilidades y destrezas exigidas para ocupar cada cargo.
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Conocer las relaciones jerárquicas de cada cargo en función del organigrama del CUHELAV.
d) Estructura de la propuesta Funciones Generales Funciones Específicas e) Descripción Se consideró realizar este instrumento con la finalidad de facilitar el acceso a la información de manera organizada, sistemática y con criterios definidos a objeto de definir el perfil que debería tener el empleado, las características generales, las funciones específicas, los requisitos mínimos exigidos, conocimientos, habilidades, los recursos que maneja, quién es su superior inmediato y los subordinados a su cargo, proporcionando al trabajador la orientación adecuada para que logre integrarse fácilmente a la Empresa. Cabe destacar que el CUHELAV cuenta con una estructura formal, sin embargo ésta es flexible; es decir, que cada ocupante del cargo no solo desempeña sus funciones, si se da el caso de tener que cumplir otras funciones por diversas razones, cualquier empleado puede hacerlo.
f) Viabilidad Para hacer este estudio se puede inicialmente tomar datos empíricos o estimaciones que posteriormente se constatarán o compararán con datos obtenidos de fuentes más fiables como otros tipos de investigaciones, encuestas, estadísticas y archivos históricos.
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Ante los señalamientos anteriores para
considerar la viabilidad de la
propuesta presentada hay que tomar en cuenta fundamentalmente tres aspectos: los recursos financieros, materiales y los
recursos humanos
necesarios para que se lleve a cabo la propuesta. Cuando se hace referencia a los recursos financieros se está hablando de erogaciones que se requieren para la ejecución de la propuesta. A este respecto la propuesta presentada no requiere de erogación económica que constituya un obstáculo que impida a la empresa contar con un análisis descriptivo de cargos. Cuando se hace referencia a los recursos materiales se evalúa si se cuenta con el equipo necesario para llevar a cabo la propuesta. En este aspecto la institución cuenta con la tecnología necesaria para llevar a cabo la propuesta por tanto se considera viable. Finalmente en cuanto al Recurso Humano considerándose éste como parte del personal en la aceptación de la propuesta, existe en el CUHELAV una gran disposición ante la implementación del manual de cargos, puesto que la empresa dispondrá de un documento donde se determinan las funciones y actividades que se deben asignar a cada puesto de trabajo, facilitando las labores en un clima organizacional adecuado.
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RESULTADOS A continuación se presentarán los resultados de las entrevistas realizadas al personal que desempeña los cargos adscritos a la Subdirección Académica, los cuales serán comparados con las funciones de las descripciones de cargo del Manual Descriptivo de Cargos de la Oficina de Planificación del Sector
Universitario
OPSU,
que
está
aprobada
por
los
entes
correspondientes y será tomado como referencia para realizar este análisis.
1) Cargo: Asistente. Unidad Académica: Área de Pasantías. Según la entrevista las funcionas que realiza son: Función General: Asistir al departamento de Pasantías cumpliendo los objetivos del departamento, prestando ayuda a su supervisor. Funciones Específicas:
Atención al público interno y externo.
Asistencia personalizada y telefónica a los pasantes.
Creación de formatos utilizados en la correspondencia y manejo de archivos.
Creación de expedientes de los estudiantes.
Organización de archivos internos
Apoyo en las inducciones realizadas por el área de pasantías.
Desarrollo de estadísticas para el proceso de pasantías.
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2) Cargo: Secretaria Ejecutiva Unidad Académica: Secretaria Ejecutiva. Según la entrevista las funciones que realiza son: Función General: Prestar apoyo en el área administrativa elaborando documentación necesaria para la Subdirección Académica a fin de garantizar la prestación efectiva del servicio. Funciones Específicas:
Redacta y transcribe oficios, memorandos y minutas.
Lleva los libros de actas del consejo académico y directivo.
Lleva y mantiene actualizado el archivo de la dependencia.
Atiende e informa al público cuando requiere alguna información.
Realiza las requisiciones necesarias para la unidad.
Realiza minutas de reuniones.
Mantiene informado al supervisor de las actividades a realizarse
Archiva y lleva el control de los documentos de la dependencia.
Consolida informes de gestión de forma esporádica.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anormalidad.
3) Cargo: Asistente de la Jefatura de Modulares y Complementarias. Unidad Académica: Área de Modulares y Complementarias. Según la entrevista las funciones que realiza son: Función General: Apoyar a la jefatura de Modulares y Complementarias en todo lo necesario.
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Funciones Específicas:
Control de permisos y reposos de los profesores.
Realizar cualquier tipo de oficio sobre docentes de nuevo ingreso.
El control de HP (docentes de horarios profesionales) para realizar la relación de pago y notificar a recursos humanos.
Tramitar el protocolo y servicio que se necesita de parte de los estudiantes.
Monitorear las actividades donde tengan que intervenir los docentes.
4) Cargo: Secretaria Ejecutiva. Unidad
Administrativa:
Área
de
Bienestar
Estudiantil
y
Servicio
Comunitario. Según la entrevista las funciones que realiza son: Función General: Asistir al Área de Bienestar Estudiantil y Servicio Comunitario. Funciones Específicas:
Atención al público en general, (docentes y alumnos).
Atención de llamadas telefónicas, envió de correos, oficios,
Archivar documentos referentes al área
Sacar copias.
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5) Cargo: Asistente de Biblioteca Unidad Académica: Biblioteca Según la entrevista las funciones que realiza son: Función General: Brindar información a los estudiante desarrollando un servicio de calidad. Funciones Específicas:
Selección y adquisición de fondos documentales y materiales que apoyen los programas académicos del C.U.H.E.L.A.V.
Procesamiento Técnico de la información que requiere la clasificación, indicación, y organización física de los fondos bibliohemerograficos.
Mantenimiento de Base de datos, difundir información mediante los boletines informativos, resúmenes entre otros.
Procesar, organizar y mantener el patrimonio cultural.
Responsable de la colección de publicaciones periódicas.
Tratamiento físico de los materiales bibliográficos.
Diseña, organiza, mantiene, evalúa, informa y entrena a los usuarios en el uso y manejo de los servicios que presta la biblioteca.
Es responsable del control de préstamo a través de una ficha elaborada para tal fin.
Servicio de acceso a bases de datos.
Servicio de boletín informativo.
Servicio de referencia por correo electrónico.
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6) Cargo: Asistente Administrativo Unidad Administrativa: Oficina de Dirección General. Según la entrevista las funciones que realiza son: Función General: Mantener informada a la directora de la institución de acontecimientos tanto académicos como administrativos. Funciones Específicas:
Recepción de correspondencia. Agenda de Dirección. Atención al público. Distribuye la correspondencia de los diferentes departamentos. Recepción de llamadas y envío de fax. Transcripción de correspondencia y archivos.
Tramitación de boletos aéreos y viáticos al personal que así lo requiera.
Lleva directorios institucionales a nivel gubernamental.
7) Cargo: Asistente Unidad Administrativa: Coordinación de Admisión, Evaluación y Control de Estudios C.A.E.C.E. Según las entrevista las funciones que realiza son: Función General: Demostrar una correcta y equitativa forma de realizar cada uno de los procesos a su cargo, ajustándose siempre a las normativas vigentes. Dar apoyo administrativo a la Coordinación además de atender al público y proporcionar respuestas satisfactorias.
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Funciones Específicas:
Recibir y revisar carpetas de nuevo ingreso para el Proceso de Admisión y para la posterior transcripción de datos en planillas para el inicio de dicho proceso.
Elaboración y escaneo de Carnet del Curso propedéutico.
Participar y procesar en las actividades relativas al inicio del proceso de admisión
Reproducción del material de admisión.
Manejo del sistema C.A.E.C.E
Realización de listas para la clínica operativa y prueba vocacional
Trascribir resultados de la clínica operativa y prueba vocacional
Transcribir resultados finales de notas del curso introductorio con promedios
Elaboración de listado con los alumnos seleccionados en los procesos de admisión.
Elaborar, preparar y proporcionar los listados de estudiantes de pre grado, así como los listados de los estudiantes graduandos y distribuir a los estudiantes de nuevo ingreso, así como los del del segundo semestre en las diferentes asignaturas modulares.
Recibir, procesar y calcular promedios estudiantiles.
Elaborar planillas de evaluación y realizar el registro de notas finales del rendimiento estudiantil.
Procesar planillas de conferimiento de títulos de los estudiantes graduandos.
Recibir y procesar en el momento oportuno la información que sea necesaria y se genere en los procesos académicos.
Controlar, actualizar y custodiar los documentos que conforman el expediente estudiantil de cada alumno en el CUHELAV.
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Recibir, preparar y emitir constancias y certificaciones concernientes a las calificaciones, conducta, estudio e informes académicos así como coordinar el retiro de documentos de los alumnos activos y egresados.
Procesar en cada expediente las actas donde se especifica la aprobación de la defensa de tesis de los graduandos, emitida por la Coordinación de Pasantías.
Procesar en cada expediente de los estudiantes, las notas enviadas por los hoteles, emitidas por la Coordinación de Pasantías.
Elaborar informes académicos
que sean requeridos por las
dependencias respectivas.
Recibir, elaborar, archivar y despachar todo tipo de correspondencia interna.
Recibir constancias médicas de los bachilleres procesadas por la Coordinación de Bienestar Estudiantil y archivar en cada expediente.
Procesar data para la realización de estadísticas.
Revisar la documentación académica de los posibles graduandos y organizar todo lo referente a actos académicos: Control de solicitud de Conferimiento de titulo, imposición de medalla, elaboración del guión de Grado, ordenar los títulos para la firma de la directiva y para el acto de grado.
Procesar información para la elaboración de informe de Gestión según requerimiento de la Subdirección Académica.
Procesar y transcribir información para la elaboración del Plan Operativo de la Coordinación
Procesar
constancias
de
aprobación
de
las
120
horas
del
cumplimiento de Servicio Comunitario, emitida por la Coordinación de Servicio Comunitario.
Preparar carpetas para los profesores para las reuniones de inicio de semestre, corte de Modulares y Complementarias.
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Transcripción de Actas de Grado.
Atención al estudiante, profesores y público en general.
Elaboración de la cartelera de C.A.E.C.E.
8) Cargo: Auxiliar Unidad Administrativa: Coordinación de Admisión, Evaluación y Control de Estudios C.A.E.C.E. Según las entrevista las funciones que realiza son: Función General: Demostrar una correcta y equitativa forma de realizar cada uno de los procesos a su cargo, ajustándose siempre a las normativas vigentes. Dar apoyo administrativo a la Coordinación además de atender al público y proporcionar respuestas satisfactorias. Funciones Específicas:
Recibir y revisar, carpetas de nuevo ingreso para el Proceso de Admisión y para la posterior transcripción de datos en planillas para el inicio de dicho proceso.
Elaboración y escaneo de Carnet del Curso propedéutico.
Participar y procesar en las actividades relativas al inicio del proceso de admisión
Reproducción del material de admisión.
Manejo del sistema C.A.E.C.E
Realización de listas para la clínica operativa y prueba vocacional
Trascribir resultados de la clínica operativa y prueba vocacional
Transcribir resultados finales de notas del curso introductorio con promedios
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Elaboración de listado con los alumnos seleccionados en los procesos de admisión.
Elaborar, preparar y proporcionar los listados de estudiantes de pre grado, así como los listados de los estudiantes graduandos y distribuir a los estudiantes de nuevo ingreso, como del segundo semestre en las diferentes asignaturas modulares.
Recibir, procesar y calcular promedios estudiantiles.
Elaborar planillas de evaluación y realizar el registro de notas finales del rendimiento estudiantil.
Procesar planillas de conferimiento de títulos de los estudiantes graduandos.
Recibir y procesar en el momento oportuno la información que sea necesaria y se genere en los procesos académicos.
Controlar, actualizar y custodiar los documentos que conforman el expediente estudiantil de cada alumno en el CUHELAV.
Recibir, preparar y emitir constancias y certificaciones concernientes a las calificaciones, conducta, estudio e informes académicos así como coordinar el retiro de documentos de los alumnos activos y egresados.
Procesar en cada expediente las actas donde se especifica la aprobación de la defensa de tesis, de los graduandos, emitida por la Coordinación de Pasantías.
Procesar en cada expediente de los estudiantes, las notas enviadas por los hoteles, emitidas por la Coordinación de Pasantías.
Recibir, elaborar, archivar y despachar todo tipo de correspondencia interna.
Recibir constancias médicas de los bachilleres procesadas por la Coordinación de Bienestar Estudiantil y archivar en cada expediente.
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Procesar
constancias
de
aprobación
de
las
120
horas
del
cumplimiento de Servicio Comunitario, emitida por la Coordinación de Servicio Comunitario.
Preparar carpetas para los profesores para las reuniones de inicio de semestre, corte de Modulares y Complementarias.
Transcripción de Actas de Grado.
Atención al estudiante, profesores y público en general.
Elaboración de la cartelera de C.A.E.C.E.
El Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos es una institución pública la cual debe regirse por leyes y procedimientos que son necesarios para el buen funcionamiento de la misma. En este caso para poder realizar para poder realizar el análisis de cargos de una manera efectiva, además de realizar la comparación con el Manual Descriptivo de Cargos de la OPSU, también se apoyará en un documento que permitirá consultar todo lo referente a la Gestión de Recursos Humanos, planificación y desarrollo institucional el cual es el Manual Descriptivo de Clases de Cargos de Carrera de la Fundación para el Desarrollo Personal y Administrativo, (FUNDESPA) Este documento prepara a la institución para elevar su competencia y para el diseño de un manual descriptivo de cargos que es lo que se quiere. En este caso se enfocara en la estructura de los cargos bajo los nuevos bajo los nuevos enfoques de Recursos Humanos que permiten q estos sean amplios, genéricos y flexibles dando como resultado un trabajador que sea capaz de responder de manera eficiente, efectiva y eficaz todas las tareas que le sean encomendadas.
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Estructura de los Cargos. Los niveles Considerados para la clasificación de cargos son: Nivel 1: Bachiller Nivel 2: Técnico Nivel 3: Profesionales, especialistas. Nivel 4: Supervisorio Nivel 5: Directivo. En este caso se tomará en cuenta los primeros 3 niveles ya que se enfocara solo en los cargos de apoyo, con el propósito d definir las funciones del cargo. Según el análisis realizado, y apoyándose en distintos documentos, a continuación se mostrará las descripciones de cargos del Manual Descriptivo de cargos de la OPSU, con el fin de comparar los análisis descriptivos de cargos desempeñados en la institución para poder llegar a una conclusión. De acuerdo al análisis realizado de los cargos de Asistente d Pasantías, Asistente de Jefatura de Modulares y Complementarias, Secretaria Ejecutiva del Área de Bienestar Estudiantil y Servicio Comunitario y Auxiliar de Control de Estudio, se pudo observar que las funciones de los cargos no coinciden con el nombre de los mismos, así que se tomara en cuenta el Manual Descriptivo de Cargos de la Oficina de Planificación del Sector Universitario, concluyendo así que el nombre indicado para estas descripciones es Oficinista.
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A continuación se presenta la descripción de cargo:
TITULO DEL CARGO OFICINISTA CÓDIGO: 01022 NIVEL: 2 DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL Asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, chequeando,
clasificando,
distribuyendo,
archivando,
registrando
y
transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades técnicas y administrativas de la unidad. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad. Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares. Efectúa y atiende llamadas telefónicas. Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general. Suministra información a las personas que la requieran. Opera una fotocopiadora.
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Lleva el control de ingresos y egresos de material. Recibe información para transcribirla. Procesa en el computador información solicitada. Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne. Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte. Transcribe información para mantener bases de datos. Realiza respaldos a la información procesada en el computador. Graba información para mantener bases de datos. Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada. Imprime el trabajo realizado. Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada. Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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Es recomendable para la institución hacerle seguimiento a estos análisis ya que las funciones coinciden con otra descripción de cargo, en este caso la del cargo de Oficinista del Manual de Clasificación de Cargos de la OPSU, y debe ser tomada en cuenta a la hora de realizar cualquier tipo de proceso administrativo, evitando así, la duplicidad d funciones por parte de los trabajadores de las funciones que le son asignadas.
De acuerdo al análisis realizado de los cargo de Asistente de Biblioteca, Secretaria Ejecutiva de la Subdirección Académica, Asistente de Dirección General y Asistente del Área de Control de Estudio, se pudo observar que las funciones de los cargo si coinciden con el nombre del mismo, así que tomamos en cuenta el Manual Descriptivo de Cargos de la Oficina de Planificación del Sector Universitario para hacer una comparación entre el cargo analizado y el del Manuel Descriptivo de Cargos. A continuación se presentan las Descripciones de Cargos
TITULO DEL CARGO ASISTENTE DE BIBLIOTECA CÓDIGO: 03023 NIVEL: 3 DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL Ejecutar actividades técnicas y administrativas en una Biblioteca y/o Centro de Información y Documentación, aplicando principios y técnicas en los procesos de catalogación, clasificación, distribución y control de material
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bibliográfico y atendiendo y/o suministrando información al usuario, con el fin de brindar un eficiente servicio. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Orienta al usuario sobre el servicio y manejo del catálogo público y el fichero.
Distribuye
el
material
bibliográfico
que
va
a
los
diferentes
departamentos.
Cataloga el material bibliográfico según el sistema de clasificación Library of Congres (L.C).
Participa en la elaboración técnica de catálogos, boletines e índices bibliográficos, anuarios y otras publicaciones similares.
Asigna materias según clasificación de la Unión Panamericana y Macrothesauro de la Organización para el Desarrollo y Cooperación Económica (OCDE).
Codifica y sella el material bibliográfico que ingresa a la Biblioteca o Centro de Información y Documentación.
Transcribe fichas catalográficas, tarjetas y bolsillos.
Reproduce juego de fichas catalográficas.
Coloca número de accesión.
Pega etiquetas, tarjetas y bolsillos.
Transcribe las fichas faltantes en el catálogo público o ficheros.
Recibe publicaciones periódicas.
Ordena periódicamente el catálogo público y fichero.
Restaura material bibliográfico existente en la unidad.
Elabora estadísticas de usuarios del servicio.
Lleva el control del material bibliográfico procesado.
Elabora solvencias de biblioteca.
Participa en el inventario general de la Biblioteca o Centro de Información y Documentación. 69
Transcribe datos bibliográficos en equipos de computación.
Accesa información bibliográfica en el microcomputador y la suministra al usuario según sus requerimientos.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
TITULO DEL CARGO SECRETARIA (O) CÓDIGO: 01032 NIVEL: 4 DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
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Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
Recibe y envía correspondencia.
Opera la máquina fotocopiadora y fax.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadas telefónicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Toma mensajes y los transmite.
Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.
Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Actualiza el archivo de la unidad.
Distribuye la correspondencia de la unidad.
Elabora cheques.
Desglosa y entrega cheques.
Lleva control de caja chica.
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
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Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.
Elabora actas de notas.
Elabora hemeroteca.
Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.
Recibe y controla peticiones de tesis de grado.
Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.
Actualiza la cartelera.
Vende guías a los estudiantes.
Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.
Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
De acuerdo al análisis realizado de los cargos de Asistente de Pasantías y Secretaria Ejecutiva se pudo observar que las funciones del
cargo no
coinciden con el nombre del mismo, así que tomamos en cuenta el Manual Descriptivo de Cargos de la Oficina de Planificación del Sector Universitario concluyendo así que el nombre indicado para estas descripciones es Secretaria (0)
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TITULO DEL CARGO ASISTENTE DE INFORMACIÓN Y CONTROL ESTUDIANTIL CÓDIGO: 02012 NIVEL: 4 DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL Atender eficiente y eficazmente tanto al personal docente, administrativo, estudiantes y público en general, realizando las tareas y/o actividades asignadas en las Secciones de Admisión, Graduación y Registro y Control Estudiantil, a fin de garantizar la integridad del proceso que incluye desde el ingreso hasta el egreso del estudiante de la Institución. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Recibe y revisa los documentos para inscripción y ratificación de alumnos
nuevos,
regulares,
por
convenio,
traslados,
reincorporaciones, equivalencias, cambios de escuela, etc.
Recibe listado del Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) y de estudiantes seleccionados por baremos de las facultades.
Revisa en los listados del Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) y baremo si el bachiller a ingresar ha sido asignado.
Participa en la ejecución de operativos especiales tales como: la aplicación de la Prueba de Aptitud Académica y otros.
Elabora
listado
de
alumnos
y
sus
respectivos
documentos
consignados y lo entrega en archivo.
Llena ticket de conformación de documentos.
Llena planilla de ingreso por caja y la entrega al solicitante.
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Desglosa, firma y sella planillas de inscripción de alumnos nuevos, regulares, por convenio, cambios de escuela, equivalencias, traslados y reincorporaciones.
Ordena y distribuye horarios.
Atiende y procesa reclamos sobre horarios de alumnos.
Entrega horarios modificados.
Recibe solicitudes de adición, retiro de asignaturas, tickets y planillas de depósitos bancarios.
Lleva control de los alumnos inscritos por el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.), baremo y convenio.
Organiza y cuantifica las planillas de inscripción para su envío a la Dirección de Información y Control Estudiantil (DICES).
Informa a los estudiantes, profesores y personal administrativo los requisitos exigidos para la elaboración de carnets.
Chequea planillas de inscripción para ser procesadas.
Transcribe información al sistema.
Participa en las jornadas de carnetización de estudiantes, personal docente, administrativo y obrero.
Opera la filmadora para la captura de imagen
Transcribe al computador los datos del personal que solicita los carnets.
Procesa en el computador la imagen capturada e imprime los carnets.
Opera el equipo de plastificación de carnets.
Entrega al personal de la Institución los carnets, cumpliendo con la planificación estructurada por su supervisor inmediato.
Opera equipo para fotocopiar documentos.
Recibe
y
revisa
solicitud
de
certificaciones,
constancias,
legalizaciones, cartas de buena conducta, convalidaciones, reválidas, equivalencias y otros.
Revisa documentos entregados por el solicitante.
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Elabora
expediente
del
solicitante
para
revalidaciones,
convalidaciones y equivalencia para luego ser enviado a la comisión correspondiente.
Tramita
solicitudes
y
elabora
certificaciones,
constancias,
legalizaciones y otros.
Archiva
temporalmente
y/o
permanentemente
las
constancias,
certificaciones, legalizaciones y otros.
Entrega al solicitante constancias, certificaciones, legalizaciones y otros.
Elabora, actualiza y revisa el récord académico del graduando.
Opera el computador para obtener el promedio de notas del graduando y determina el lugar del graduando en la promoción.
Transcribe notas de las actas en el computador.
Recibe y revisa lista de expedientes para llevar el control de egresados.
Recibe pre-actas de calificaciones.
Elabora y corrige pre-actas de calificaciones.
Recibe
actas
y
documentos
de
las
diferentes
escuelas
o
y
documentos
de
las
diferentes
escuelas
o
departamentos.
Verifica
actas
departamentos.
Clasifica, revisa y desglosa las actas de exámenes enviadas por las escuelas, los departamentos o cátedras de asignaturas.
Organiza las actas para su envío a Dirección Central de Información y Control de Estudios Superiores.
Suministra información al Centro de Estudiantes respecto a los casos que sean requeridos.
Elabora y actualiza el registro de datos académicos de los estudiantes.
Mantiene actualizado el archivo de actas de exámenes de los estudiantes.
75
Verifica las notas de los graduando para pre y postgrado.
Elabora listados de graduando.
Recibe y envía correspondencia de la sección.
Recibe y procesa cualquier reclamo sobre error o corrección en calificaciones y otras constancias.
Atiende graduando suministrándole información sobre recaudos para grados.
Recibe y chequea lista de graduando.
Recibe solicitud de título, toga y birrete.
Elabora inventario de togas, birretes, portatítulos, álbumes y otros.
Limpia togas y birretes.
Entrega fotos de graduando.
Elabora oficio de control de graduaciones.
Chequea notas de graduando.
Transcribe datos de graduando.
Elabora acta, decretos y juramentaciones de graduando.
Entrega al supervisor actas, decretos, juramentaciones y otros documentos elaborados, para la revisión respectiva.
Envía actas de graduando para la firma de las autoridades respectivas.
Atiende graduando en la firma del libro de actas.
Elabora informes solicitados por dependencias de la Institución y empresas públicas o privadas, sobre datos académicos de los estudiantes y/o egresados.
Prepara los títulos.
Entrega documentos originales a los egresados.
Elabora listados de títulos para caligrafiar.
Recibe solicitud de portatítulos, álbumes de graduaciones, instructivos y otros.
Atiende estudiantes y público en general.
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Revisa documentos de los solicitantes del servicio.
Tipea oficios y memorándum.
Ordena expedientes de los solicitantes.
Revisa, firma y sella la solicitudes formuladas ante la sección.
Archiva documentos.
Llena formato de requisición de material.
Opera máquina fotocopiadora.
Transcribe y accesa información operando el microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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TITULO DEL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO CÓDIGO: 08013 NIVEL: 2 DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
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Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.
Realiza registro contable.
Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.
Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.
Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.
Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.
Recibe
y tramita
solicitud
de
servicios de
mantenimiento
y
reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.
Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
Lleva control de la caja chica.
Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
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Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.
Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
Atiende e informa al público en general.
Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.
Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.
Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.
Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.
Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.
Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.
Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.
Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
Conforma
y
formula
las
observaciones
pertinentes
a
las
autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.
Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.
Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.
80
Realiza
cálculos
de
órdenes
de
pagos
de
las
planillas
correspondientes.
Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.
Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.
Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca.
Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.
Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.
Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales.
Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado.
Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.
Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.
Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.
Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos.
Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable.
Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable.
Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.
Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.
Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos.
Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos.
Archiva y lleva el control de los documentos del área.
Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
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Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos.
Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.
Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
82
CONCLUSIONES El Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, es una institución que ha tenido cambios administrativos, por lo tanto sus objetivos organizacionales no están completamente establecidos. Por ser una institución pública se rige por leyes que exigen que el establecimiento posea una estructura organizacional claramente definida, y en esta haya un Manual Descriptivo de Cargos que deje claro a los trabajadores, sus deberes, funciones y responsabilidades del cargo que desempeñan Por esto fue necesaria la realización de un análisis descriptivo de los cargos, evitando así que los trabajadores realicen funciones que no le corresponden, lo cual trae como único resultado la pérdida de tiempo y fallas a la hora de realizar sus actividades. Además les permite a los trabajadores saber cuáles son sus funciones y así dejar claro el nombre del cargo que ocupan.
83
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones para la organización son: 1-. Después de realizado el análisis de los cargos adscritos a la Subdirección Académica de la institución desarrollar el Manual Descriptivo de Cargos, ya que es una institución pública y esta debe regirse por leyes que exigen estos documentos para los procesos referentes al personal. 2-. Aplicar el Manual de Descripción de Cargos en las fases requeridas de la administración de personal tales como: procesos de reclutamiento y selección,
capacitación,
evaluación
de
desempeño,
entre
otros
entrenamientos. El Manual permitirá a los trabajadores conocer las funciones que deben desempeñar para el óptimo desempeño de su cargo en la empresa, tomando en cuenta las responsabilidades, formación académica y las habilidades y destrezas necesarios para ejercer dicho puesto. Socializar con los trabajadores los deberes y responsabilidades de cada uno de sus cargos, de forma que comprendan la importancia de su permanencia en el mismo.
84
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85
Manual Descriptivo de Cargos Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU): http://www.ula.ve/personal/varios_opsu/Manual_Cargos.html Instructivo para el Diseño de un Manual Descriptivo de Cargos, FUNDESPA elaborado por Lic. Begoña San Martin, Consultora Organizacional. Manual Descriptivo de Clases de Cargos de la oficina central de personal, (OCP) Alejandro Arratia, Director Ejecutivo, Caracas, mayo 1994. Manual Descriptivo de Clases de Cargos de Carreras, Decreto N 6.055 del 30-04-2008. Fundación para el Desarrollo Personal y Administrativo, (FUNDESPA) Manual Descriptivo de Competencias Genéricas de Cargos de Carreras de la Administración Pública Decreto N 38.924 del 06-05-2008. Fundación para el Desarrollo Personal y Administrativo, (FUNDESPA)
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ANEXOS ANEXO 1
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Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Mérida, Edo Mérida.
Entrevista realizada para determinar las características de los cargos de apoyo adscritos a la Subdirección Académica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos (CUHELAV). Alumna María Victoria Uzcátegui Vielma, C.I: 24.137.839 Nombre:__________________________ Apellido: __________________________ C.I._________________________ Cargo: _________________________________
Se le informa al entrevistado que deberá suministrar toda la información de las tareas de su cargo al pasante ya que esta encuesta se tomara para fines académicos.
1) ¿Cuáles son los objetivos del cargo?
2) Describa las actividades del cargo.
3) ¿Su cargo genera algún compromiso?
4) ¿Cada cuanto realiza las actividades que le son asignadas
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5) ¿Dónde realiza su trabajo? Ubicación física
6) ¿El ambiente en el que trabaja es cómodo?
7) ¿Qué equipos utiliza para realizar su trabajo?
8) ¿Tiene algún método para realizar su trabajo?
9) ¿Tiene personal a su cargo?
10) ¿Realiza otras actividades aparte de las que tiene asignadas?
11) ¿Qué formación académica posee?
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