Presentación de Gestión, Prevención y Control FONDO del DE Sistema EMPLEADOS DE CONCONCRETO Del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SIPLAFT

Marzo de 2016

DOCUMENTO INTEGRANTE DEL ACTA DE JUNTA DIRECTIVA CELEBRADA EN MARZO DE 2016

Introducción El SIPLAFT es un conjunto de políticas y procedimientos para que el Fondo de Empleados gestione el riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo y de esta forma minimice los riesgos que puedan afectar la reputación y buen nombre. Los ajustes del Manual SIPLAFT iniciaron en el mes de Noviembre de 2015 por parte de la Firma AUDICONSULTORES LIMITADA. El SIPLAFT tuvo su origen en la Circular Externa 006 de 2014 emitida por la SES, en la cual se le exige a los Fondos de Empleados y otras entidades de economía solidaria gestionar los posibles riesgos de LAFT inherentes a los servicios de ahorro y crédito. La construcción del SIPLAFT se apoyo en entrevistas, la lectura de los manuales de CONFE, y la revisión de otros documentos base como los estatutos y la normatividad aplicable a los Fondos de empleados, entre otros.

Estructura del SIPLAFT Entrevista Formulario identificación Documentos

COMPONENTES

E L E M E N T O S

Políticas Estructura organizacional

Procedimientos Tecnología Documentación

Reportes

Consulta Listas de Riesgo Asociados Controles Líneas de Ahorro y Crédito

Empleados

Verificación Análisis de Riesgo Expediente

Proveedores

Aprobación Detección de Operaciones Inusuales Determinación y Reporte de Operaciones Sospechosas

Actualización

Seguimiento de Operaciones Consolidación de Operaciones

Capacitación

Atributos • Cobertura • Dinámicos • • •

Transversales Aplicables Aseguramiento

Paso1

Entrevista

Paso2

Paso 4

Diligenciamiento

Paso 7

Aprobación

Formato

Paso5

Paso 8

Determinar alertas y operaciones inusuales

Ocupación

Paso3

Entrega de documentos Creación de Expediente

Paso 6

Verificación de Consulta de Listas

información

Paso 9

Actualización de Información

Estructura Organizacional exigida para el SIPLAFT

Máximo Órgano

Responde por la entidad

Junta Directiva

Representante Legal

Principal ejecutor

Empleado de Cumplimiento

Más capacitado y conocedor de LA/FT

Todos los Funcionarios

Seguir procesos

Responde en la entidad

Desarrolla actividad

Mayor compromiso

Órganos de Control (Revisoría Fiscal)

Descripción de los ANEXOS del SIPLAFT ANEXO 1

Matriz de Situaciones Generadoras de Riesgo LA/FT

ANEXO 2

Formato de Afiliación de Asociados

ANEXO 3

Recomendaciones diligenciamiento campo dirección

ANEXO 4

Declaración de Origen de Fondos para Transacciones de Mayor Cuantía

ANEXO 5

Acta de Entrega y Compromiso aplicación SIPLAFT

ANEXO 6

Formulario de Identificación para Proveedores

ANEXO 7 Procedimientos para realizar la verificación de la documentación soporte recibido en diferentes procesos propios de CONFE ANEXO 8

Formato para el Reporte Interno de Operaciones Inusuales

ANEXO 9

Procedimiento para consultar Listas Restrictivas en forma Manual

ANEXO 10 Formato registro de firmas capacitaciones o entrega material

Retos a alcanzar ➢ Actualizar la Información de los asociados para integrar una gran base de datos con la cual se pueda hacer análisis y seguimiento de las transacciones. ➢ Crear conciencia sobre los asociados para que estos comprendan la importancia del SIPLAFT para darle continuidad al Fondo de Empleados. ➢ Capacitar a los trabajadores ➢ Crear mecanismos que garanticen la adecuada administración y confidencialidad de la información aportada por los asociados. ➢ Realizar los análisis habituales de transacciones para determinar conductas inusuales ➢ Reportar a la UIAF operaciones Sospechosas ➢ Preparar los informes para la Junta Directiva ➢ Estar preparados para las visitas del organismo supervisor ➢ Preparar planes de acción sobre los hallazgos que determine la Revisoría Fiscal ➢ Mantener vigente y activo el SIPLAFT, aplicándolo sobre todas las actividades, negocios y procesos existentes en CONFE.

PRESENTADO: 29 DE MARZO DE 2016 BOGOTÁ, D.C