Departamento de Campañas Financieras Procedimiento y Políticas para el trámite de donativos en especie y/o en efectivo de Asociaciones y/o grupos Estudiantiles.
Monterrey, N.L. a 19 de enero de 2008
Definiciones
Donativo: Un donativo es la aportación en dinero o en especie que una persona o empresa otorga sin buscar el compromiso de quien recibe el donativo de brindarle algún servicio de cualquier tipo, como por ejemplo, publicidad, asistencia a un evento o desarrollo de investigaciones o servicios particulares.
Recibos de deducible: Es el comprobante de pago expedido por la Institución y autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para ser deducible de impuesto para el donante.
Procedimiento para Trámite de Donativos en efectivo Los departamentos de Asuntos Estudiantiles y/o Campañas Financieras proporcionan la información detallada para trámites de donativos a las asociaciones y/o grupos estudiantiles.
La asociación o grupo estudiantil deposita el donativo en Bancomer a la referencia y convenio establecidos para donativos. (*)
La asociación o grupo estudiantil acude al depto. de Asuntos Estudiantiles para la revisión de documentos y solicitud del deducible, posteriormente entregan la documentación completa y sellada al departamento de Campañas Financieras.
(*) Datos para Depósito: Bancomer BBVA Convenio CIE: 688517 Referencia: 002 020 20 471000000035 Concepto: Nombre de la Empresa o Donante
El departamento de Campañas Financieras tramita el recibo de deducible y transferencia del ingreso a las cuentas correspondientes.
El departamento de Campañas Financieras entrega el recibo. a la asociación y/ o grupo estudiantil y estos a su vez, lo entregan al donante.
Procedimiento para Trámite de Donativos en especie Los departamentos de Asuntos Estudiantiles y/o Campañas Financieras proporcionan la información detallada para trámites de donativos a las asociaciones y/o grupos estudiantiles.
La agrupación y/o asociación de estudiantes recibe donativos en especie de personas físicas o morales.
La asociación o grupo estudiantil acude al depto. de Asuntos Estudiantiles para la revisión de documentos y solicitud del deducible, posteriormente entregan la documentación completa y sellada al departamento de Campañas Financieras.
El departamento de Campañas Financieras tramita el recibo de deducible y carta anexa.
El departamento de Campañas Financieras entrega el recibo y anexo a la asociación y/ o grupos estudiantil y estos a su vez lo entregan al donante.
Políticas
El departamento de Campañas Financieras realizará únicamente los trámites de recibos deducibles de impuestos y de transferencias bancarias a los movimientos que se consideren dentro del concepto de donativo, en caso de que exista duda del donativo se solicitará el apoyo del departamento fiscal para la validación del mismo.
Todo donativo deberá tener cubierto su pago en el banco antes de ser entregado al donante el recibo deducible original. No se deberán mezclar donativos en un solo depósito, esto es, cada depósito deberá pertenecer a un solo donativo.
En caso de que el donante requiera el recibo original para realizar el pago de donativo, el departamento de Campañas Financieras solicitará a la asociación y/o grupos estudiantil una carta donde se comprometan a realizar la entrega del recibo y el cobro del mismo.
El departamento de Campañas Financieras solo emitirá un recibo deducible si se ha recibido por escrito la solicitud correspondiente firmada por el presidente o tesorero de la asociación y/o grupo estudiantil, sellada por el departamento de asuntos estudiantiles y acompañada de la documentación necesaria (ver Procedimiento para solicitar Recibos Deducibles).
Políticas para trámites de donativos
Para los donativos en especie, la solicitud deberá ser acompañada de Factura emitida por el donante en la que se describa la especie donada (concepto y descripción detallada, cantidad, descripción, usado / nuevo, número de serie, etc.).con monto total de $0.0 pesos y/o carta membretada emitida por el donante en la que se describa la especie donada a detalle.
En caso de las asociaciones y/o grupos estudiantiles, la documentación anterior deberá ser acompañada por una carta en la que se describa el uso de lo donado en especie.
El departamento de Campañas Financieras incluirá toda información relacionada con la descripción detallada y específica del donativo en especie en un anexo del recibo deducible con validez oficial y que a través del cual se podrán identificar claramente las características de la especie donada (cantidad, descripción, usado / nuevo, número de serie, etc.).
Los recibos que queden pendientes de comprobación de ingreso, quedarán en custodia del departamento de Campañas Financieras, por un lapso máximo de 3 meses. Si al final de este tiempo no se comprueba el pago, estos se cancelarán por lo que será necesario realizar nuevamente la solicitud del deducible al departamento de Campañas Financieras.
Políticas para trámite de donativos
Una vez que el recibo sea entregado a la asociación y/o grupo estudiantil, esta será la responsable de la entrega del recibo al donante.
El departamento de Campañas Financieras no está obligado a establecer contacto con el donante de la asociación y/o grupo estudiantil. La responsabilidad de la cobranza y el seguimiento del donativo es de la asociación y/o grupo estudiantil.
Para que el departamento de Campañas Financieras realice las transferencias de los donativos es necesario que la asociación y/o grupo estudiantil entregue el comprobante del depósito ya sea la ficha bancaria o comprobante de transferencia electrónica y posteriormente la cuenta a la que se hará la transferencia.
En caso de que el pago haya sido hecho a las cuentas de dólares o a la cuenta general del Tec, el departamento de Campañas Financieras podrá solicitar apoyo al departamento de finanzas para la identificación del ingreso por donativo en las cuentas del banco.
En caso de que el donante no requiera recibo de deducible, el trámite del donativo se llevará a cabo conforme las políticas y procedimientos del departamento de Campañas Financieras.
Contactos del Departamento de Campañas Financieras
Lic. Jorge A. Villarreal Villarreal Director
[email protected] Ext. 2192
Ing. María de Jesús Madrigal Rucoba Coordinadora Administrativa de Deducibles
[email protected] Ext. 2127
Gabriela Escamilla Jiménez Auxiliar Administrativo
[email protected] Ext. 2192