EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS/ DEPARTAMENTO DE PERSONAL

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DEPARTAMENTO DE PERSONAL INTEGRACIÒN DE PUESTOS No. DE ORDEN

NOMBRE DEL PUESTO

No. DE PUESTOS

01

JEFE DE DEPARTAMENTO

1

02

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO

1

04

PROFESIONAL ESPECIALIZADO II

1

05

ASISTENTE TÉCNICO IV

1

06

ASISTENTE TÉCNICO II

1

07

ASISTENTE TÉCNICO I

1

08

OFICIAL ADMINISTRATIVO II

2

TOTAL DE ELEMENTOS

8

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DEPARTAMENTO DE PERSONAL Es el Departamento responsable de implementar las políticas de Personal que mejor se adecuen a los lineamientos dictados por la Gerencia General, observando las Leyes y Reglamentos vigentes en la materia, por lo cual debe: 1. Planificar, organizar, dirigir y ejercer controles de Adiestramiento de Personal. 2. Llevar registros y bancos de datos computarizados de los Recursos Humanos, para alimentar el proceso de selección de personal, transferencias y promociones. 3. Someter a consideración de la Gerencia de Recursos Humanos los procedimientos de selección y contratación de personal. 4. Corroborar la documentación que se adjunta a la solicitud de empleo para el proceso de reclutamiento y selección. 5. Elaborar y autorizar nóminas de pago, horas extras, y prestaciones laborales. 6. Autorizar medidas disciplinarias conforme a la legislación laboral vigente. 7. Aplicar medidas disciplinarias conforme a la legislación laboral vigente. 8. Mantener informada a la Gerencia de Recursos Humanos y Gerencias de Área, sobre las medidas disciplinarias aplicadas al personal de la Empresa. 9. Llevar control de asistencias del personal de la Empresa y determinar los índices correspondientes. 10. Velar por que personal subalterno del Departamento de Personal, cumpla con la aplicación de políticas institucionales en materia de Seguridad, calidad en la prestación de servicios, salud laboral y otras de obligatorio cumplimiento. 11. Velar por el cumplimiento de políticas y disposiciones emitidas por la Autoridad Superior para la Administración de Recursos Humanos de la Empresa. 12. Administrar el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.

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I.

UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

II.

TITULO DEL PUESTO: JEFE DE DEPARTAMENTO

CODIGO: 01-07

III.

FUNCION BASICA: Es un puesto de dirección y supervisión de las actividades relacionadas con los controles y administración de personal en la Empresa Portuaria Quetzal.

IV.

FUNCIONES:

1.

Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades relacionadas Administración de personal.

2.

Administrar el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.

3.

Revisar y Autorizar nóminas por el pago de salarios y prestaciones laborales.

4.

Asesorar a las autoridades de la Empresa en materia de contratación, ascensos y/o retiro de personal.

5.

Coordinar y supervisar los procesos de reclutamiento y selección de personal.

6.

Velar por el debido cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables a la Administración de personal en la Empresa.

7.

Participar en la planificación estratégica de los Recursos Humanos de la Empresa, con él Propósito de impulsar los programas de desarrollo de personal.

8.

Efectuar la Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.

9.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

10.

Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

11.

Realizar otras tareas afines al puesto.

con

ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS V.

VI.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Ejercida a:

Gerente y Subgerente de Recursos Humanos. Subjefe, Tomadores de Tiempo, Secretarias mensajero.

y

RELACIONES: Con sus Jefes Inmediatos, personal del Departamento, Gerentes de Área, Jefes de Departamento y Unidades Administrativas, y en general con todo el personal de la Empresa.

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CÓDIGO: 01-07 VII.

REQUISITOS: 0pción “A” Interna Dos años Subjefe de Departamento en el área de Recursos Humanos que acredite experiencia y formación universitaria a nivel profesional en la especialidad del puesto. Opción “B” Externa Título Profesional a nivel de Licenciatura en Administración de Empresas o Administración de Recursos Humanos. Experiencia: Dos años en el ejercicio de puestos de dirección y supervisión de Personal. Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.P Sistemas de Gestión Gestión del Talento Técnicas de Reclutamiento y Selección de Personal Negociación Colectiva Legislación Laboral Servicio al Cliente Actualización Legislación Laboral Estatal Curso de Inglés Trabajo en equipo Relaciones Humanas Habilidades: Capacidad de negociación Conducir y presentar proyectos Comunicación Diplomacia Administración del Tiempo Espacial y Abstracta Agudeza visual y auditiva Toma de decisiones Capacidad de Análisis Manejo de Recurso Humano

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado a su Despacho, por la autorización de nóminas de sueldos y prestaciones. Documentación e Información: Por la documentación e información que maneja en el desempeño de su puesto, cuya información es de carácter reservado.

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I.

UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

II.

TITULO DEL PUESTO: SUBJEFE DE DEPARTAMENTO

CÒDIGO: 02-24

III.

FUNCIÓN BÁSICA: Asistir al Jefe del Departamento en coordinar y supervisar las labores del personal auxiliar, así como ejecutar los trabajos relacionados con la administración de personal.

IV.

FUNCIONES:

1.

Dar apoyo a la Jefatura del Departamento en las actividades de control del personal subalterno.

2.

Elaborar listados diversos y certificaciones relacionadas a prestaciones y pagos.

3.

Levantar actas diversas relacionadas con la Administración de Personal.

4.

Asistir al Jefe del Departamento en reuniones y solución de relacionados con la Administración de personal.

5.

Llevar control de expedientes de personal por contrato, previo gestión de pago.

6.

Decepcionar solicitudes y elaborar correspondencia varia como: certificados del I.G.S.S., certificados de trabajo, aperturas de cuenta bancaria, actas de toma de posesión y otra.

7.

Velar por el debido cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables a la Administración de personal en la Empresa.

8.

Gestionar certificados IGSS para el personal de la Empresa.

9.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

10.

Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

11.

Realizar otras tareas afines al puesto.

problemas

ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe del Departamento de Personal Ejercida a: Personal de menor jerarquía.

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, personal del Departamento y trabajadores de la Empresa.

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CÓDIGO: 02-24 VIII.

REQUISITOS: Opción “A” Interna: Dos años como Jefe de Sección o equivalente en el área de Recursos Humanos y Administrativa Opción “B” Externa Octavo semestre de una carrera afín a la especialidad del puesto. Experiencia: Dos años en labores de oficina administrativa. Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.P Sistemas de Gestión Gestión del Talento Técnicas de Reclutamiento y Selección de Personal Negociación Colectiva Legislación Laboral Servicio al Cliente Actualización Legislación Laboral Estatal Trabajo en Equipo Habilidades: Capacidad de Análisis Cálculos Matemáticos Habilidades Técnicas para el manejo de equipo de cómputo y presentaciones Habilidad Conceptual Agudeza Visual y Auditiva Para informes y cuadros

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la ejecución de las tareas. Documentación e Información: Tiene responsabilidad por la documentación que recibe y que genera en su puesto de trabajo, de la cual debe guardar la debida reserva.

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I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE PERSONAL (Reclutamiento y Selección)

II.

TITULO DEL PUESTO: PROFESIONAL ESPECILIZADO II (PSICÓLOGO)

CÒDIGO: 01-02

III.

FUNCION BASICA: Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de admisión y desarrollo del personal de la Empresa Portuaria Quetzal.

IV.

FUNCIONES:

1.

Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades del personal a su cargo.

2.

Coordinar y supervisar las actividades de admisión y desarrollo de personal en la Empresa.

3.

Velar porque se cumplan los requerimientos mínimos de preparación y experiencia exigidos por el Plan de Clasificación de Puestos para la contratación de personal.

4.

Establecer los procedimientos técnicos para la admisión y desarrollo de personal.

5.

Coordinar la preparación de exámenes específicos y pruebas prácticas dirigidas a la ejecución de las diferentes áreas de trabajo dentro de la Empresa.

6.

Participar en la elaboración de normas referentes a la admisión y desarrollo.

7.

Brindar Accesoria al personal de la Empresa en el área de su especialidad.

8.

Participar en reuniones con ejecutivos para evaluar del cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para la contratación, admisión y desarrollo de personal.

9.

Llevar control de las especialidades de los trabajadores de la Empresa en ascensos o movimientos internos.

10.

Participar activamente en la Implementación de Sistemas de Gestión, como impartir charlas, conferencias y eventos de sensibilización y capacitación.

11.

Atender correspondencia de la Sección a su cargo.

12.

Prestar orientación profesional en Psicología al personal de la Empresa, impulsa programas de combatir a la drogadicción.

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13.

CÒDIGO: 01-02 Proporcionar tratamiento a empleados con problemas de droga.

14.

Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto de la Sección a su cargo.

15.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

16.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

17.

Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe Departamento de Personal. Ejercida a: Analista y Asistente de Personal.

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, con Gerentes de Área y Jefes de Departamento y Unidades Administrativas y en general con el personal de la Empresa.

VII.

REQUISITOS: Opción “A” Profesional graduado como Psicólogo Industrial Colegiado Activo Opción “B” Externa Profesional graduado en una disciplina afín que acredite conocimientos en las técnicas de reclutamiento, selección y contratación de personal. y conocimientos y dominio de las leyes laborales. Experiencia: Cinco años en labores de Reclutamiento, Selección y contratación de Personal. Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.P Sistemas de Gestión Técnicas de Reclutamiento y Selección de Personal Gestión del Talento Negociación Colectiva Legislación Laboral Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo Servicio al Cliente Actualización Legislación Laboral Estatal Relaciones Humanas

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CÒDIGO: 01-02 Habilidades: Comunicación Autocontrol Capacidad de Análisis Diplomacia Didáctica Agudeza Visual y Auditiva Administración del Tiempo

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo, instrumentos de trabajo, materiales asignados para la realización de sus actividades. Documentación e Información: Por la documentación e información que maneja en el desempeño de su puesto, cuya información es de carácter reservado.

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I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE PERSONAL

II.

TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO IV

CÓDIGO: 02-04

III.

FUNCIÓN BÁSICA: Trabajo que consiste en asistir al Subjefe del Departamento en las labores relacionadas con la aplicación y Administración del personal de la Empresa Portuaria Quetzal.

IV.

FUNCIONES:

1.

Asistir al Subjefe del Departamento en la dirección y supervisión de las actividades técnicas y administrativas que se llevan a cabo en el Departamento.

2.

Coordinar y supervisar las actividades de admisión y desarrollo de personal en la Empresa.

3.

Velar porque se cumplan los requerimientos mínimos de preparación y experiencia exigidos por el Plan de Clasificación de Puestos para la contratación de personal.

4.

Establecer los procedimientos técnicos para la admisión y desarrollo de personal.

5.

Coordinar la preparación de exámenes específicos y pruebas prácticas dirigidas a la ejecución de las diferentes áreas de trabajo dentro de la Empresa.

6.

Participar en la elaboración de normas referentes a la admisión y desarrollo.

7.

Brindar Accesoria al personal de la Empresa en el área de su especialidad.

8.

Participar en reuniones con ejecutivos para evaluar del cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para la contratación, admisión y desarrollo de personal.

9.

Llevar control de las especialidades de los trabajadores de la Empresa en ascensos o movimientos internos.

10.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

11.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

12.

Realizar otras actividades afines al puesto. ESPECIALIDAD: 20-04 OFICINA

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CÓDIGO: 02-04 V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Personal Ejercida a: Ninguno

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, compañeros de trabajo y con personal de la Empresa por consultas.

VII.

REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años como Asistente Técnico III. Opción B Externa: Octavo Semestre en la Carrera de Administración de Empresas o Administración de Recursos Humanos y formación en el tema de Administración de Puestos y Salarios Experiencia: Dos años en trabajos de Clasificación de Puestos y Administración de Salarios y Administración de Recursos Humanos. Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.P Sistemas de Gestión Reglamento de Clasificación de Puestos y Administración de Salarios Administración de Recursos Humanos Servicio al Cliente Actualización Legislación Laboral Estatal Trabajo en Equipo Habilidades: Capacidad de Análisis Cálculos Matemáticos Habilidades Técnicas para el manejo de equipo de cómputo y presentaciones Habilidad Conceptual Agudeza Visual y Auditiva Para informes y cuadros

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo. Documentación e Información: Por la información que maneja en el desarrollo de sus actividades, debe observar confidencialidad.

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I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE PERSONAL

II.

TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO II

CÓDIGO: 02-02

III.

FUNCIÓN BÁSICA: Prestar asistencia técnica al Departamento de Personal referente a la administración, control y registros de los empleados de la Empresa Portuaria Quetzal.

IV.

FUNCIONES:

1.

Elaborar reportes y control de alimentación, ascensos, altas, bajas e interinatos, así como certificaciones de ingresos, pasivos laborales, cuadros de integración.

2.

Verificar información a través de consultas a los récords individuales de los trabajadores para actualizar nóminas y prestaciones.

3.

Es el encargado de los sistemas de gestión en representación del Departamento de Personal.

4.

Suministrar información requerida por la Oficina de Servicio Civil, Contraloría General de Cuentas, relacionada con el pago de normas y prestaciones laborales.

5.

Asistir a la Jefatura del Departamento en reuniones y eventos relacionados con la administración de los recursos humanos de la Empresa.

6.

Llevar control y conformar expedientes o recopilar información para tratar casos o seguimiento de casos de personal.

7.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

8.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

9.

Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: 20-04 OFICINA

V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe o Subjefe del Departamento de Personal Ejercida a: Ninguno

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento.

VII.

REQUISITOS:

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CÓDIGO: 02-02 Opción “A” Interna Dos años de Asistente Técnico I. Opción “B” Externa Título o Diploma de nivel medio. Legal: Licencia de Conducir Clase “B” Experiencia: Dos años en labores de oficina. Capacitación: B.O.P Básico Operativo Portuario Sistemas de Gestión Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo Manual de Procedimientos del Depto. de Personal Legislación laboral Administración de Recursos Humanos Servicio al Cliente Trabajo en Equipo Relaciones Humanas Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades Conceptuales Administración del Tiempo

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para el desempeño de sus funciones. Documentación e Información: Por la documentación que maneje en el desempeño de su cargo. la Información de compras que recibe es de tipo reservado.

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I.

UNIDAD: DEPARTAMENTO DE PERSONAL

II.

TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO I

CÒDIGO: 02-01

III.

FUNCION BASICA: Es un puesto de asistencia técnica, responsable de recopilar, organizar y accesar información al computador para la elaboración de Nóminas.

IV.

FUNCIONES:

1.

Revisar los avisos de suspensiones del IGSS, de préstamos del Banco de los Trabajadores y del Plan de Pensiones y jubilaciones para efectuar descuentos sobre los sueldos o suspender dichos descuentos.

2.

Elaborar autorizaciones de vacaciones, oficios y controles de las mismas.

3.

Ingresar al sistema de recursos humanos, tiempos no laborados y actualizar nóminas por IGSS licencias sin goce de sueldo, sanciones disciplinarias etc.

4.

Tomar nota y registrar de las acciones del Departamento de Personal, en lo que se refiera a personal de nuevo ingreso, censos, traslados, permutas, etc. Afín de mantener actualizados los registros de personal.

5.

Archivar y alimentar los files de cada trabajador con los méritos y deméritos del personal de la Empresa.

6.

Hacer entrega notificaciones de ascensos, traslados y/o despidos de personal, así como circulares sobre disposiciones emitidas por la Autoridad de la Empresa.

7.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

8.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

9.

Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: 20-04 OFICINA

V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Personal Ejercida a: Ninguna

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, con el grupo de trabajo, con el Departamento de Clasificación de Puestos y Administración de Salarios, Informática, Auditoria Interna, Departamento de Presupuesto y Jefatura de Personal.

VII.

REQUISITOS: Opción “A” Interna: Dos años como Oficial Administrativo II.

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CÒDIGO: 02-01 Opción “B” Externa: Título o Diploma de Nivel Medio. Formación Técnica en Computación y manejo de nóminas Experiencia: Dos años en trabajos de Oficinas y Control de Nóminas. Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.P Sistemas de Gestión Administración de Personal Servicio al Cliente Declaración Jurada sobre la Renta (ISR) Curso de informática Cálculo de descuentos Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo Trabajo en Equipo Relaciones Humanas Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo Habilidades Conceptuales Administración del Tiempo VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el equipo asignado para la ejecución de las labores. Documentación e Información: Tiene responsabilidad por la documentación que reciba en su puesto de trabajo y por la documentación que emite relacionada con el control de nóminas y prestaciones.

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I.

UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

II.

TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO II

CÒDIGO: 04-02

III.

FUNCION BASICA: Es un puesto de oficina, dedicado a la ejecución de tareas auxiliares de oficina del Departamento de Personal.

IV.

FUNCIONES:

1.

Recibir, registrar, clasificar, distribuir correspondencia y otros documentos.

2.

Organizar y ordenar el archivo de correspondencia y expedientes del Departamento.

3.

Asistir al Jefe y levantar actas relacionadas con la función del Departamento de Personal.

4.

Recepcionar documentación diversa relacionada a solicitudes de empleados y Exempleados.

5.

Elaborar requisición de materiales y suministros de oficina y llevar el control de los mismos.

6.

Elaborar cuadros y/o certificaciones solicitadas por personal activo y otros.

7.

Realizar labores de control de archivo y localización de expedientes.

8.

Realizar fotocopiado de documentos del departamento, clasificar y archivar.

9.

Llevar el control del archivo individual de méritos y deméritos.

10.

Sustituir a personal de secretaría.

11.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

12.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

13.

Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: 20-04 OFICINA

V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Personal Ejercida a: Ninguna

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, compañeros del Departamento y con trabajadores de la empresa.

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CÓDIGO: 04-02 VII.

REQUISITOS: Opción “A” Dos años como Oficial Administrativo I Opción “B” Titulo de Nivel Medio y dos años de experiencia en trabajos de oficina Experiencia: Dos años en labores de oficina. Capacitación: B.O.P Básico Operativo Portuario Sistemas de Gestión Técnicas de Archivo Curso de informática Administración de Recursos Humanos Servicio al Cliente Relaciones Humanas Trabajo en equipo Habilidades: Cálculos Matemáticos Comunicación Agudeza Visual y Auditiva Manejo de Cómputo

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el equipo asignado a su puesto para la realización del trabajo. Documentación e Información: Por la documentación e Información que maneja en su puesto, la cual es de carácter reservada.

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