Departamento Proveeduría PROV-04862-2015 08 de octubre 2015 PLIEGO DE CONDICIONES Contratación Exceptuada 2015PP-E15023M-UCE (CGRA-001) “Adquisición de Piezas Automotrices para la Reparación de Vehículos cubiertos por el ramo del seguro de Automóviles” El Instituto Nacional de Seguros, recibirá ofertas por escrito a partir de la publicación del pliego de condiciones y hasta las 17:00 horas del 16 de noviembre del 2015, con todo gasto pagado e impuestos incluidos, para la presente Contratación Exceptuada. CAPÍTULO I: ASPECTOS TÉCNICOS I.

OBJETO DEL CONTRATO

Contratación de proveedores para la adquisición de repuestos automotrices que requieren ser sustituidos en vehículos asegurados, así como los vehículos de los terceros perjudicados que, con ocasión o a consecuencia de accidentes y/o eventos, son cubiertos por los seguros de la Línea de Automóviles del Instituto Nacional de Seguros. Se requiere la participación de ventas de repuestos representantes del fabricante de las diferentes marcas de vehículos en el país, así como importadores directos, sean personas físicas o jurídicas, cuya actividad comercial ordinaria sea la venta de repuestos automotrices. Mismas que estén interesadas en ofrecer al INS sus mejores precios en repuestos, asociado a altos estándares de calidad en cuanto a tipo de repuestos, plazos de entrega y atención al cliente. El INS se reserva el derecho de emitir las solicitudes de cotización, o bien, ingresar al Sistema INS-Repuestos Virtual IRV las solicitudes de cotización que estime pertinentes, a las cuales podrá acceder nuestra Red de Proveedores (Adjudicatarios). II. DEFINICIONES A. Administrador: Dependencia del Instituto Nacional de Seguros, que funge como unidad usuaria y ejecutora del presente contrato. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 1 de 30

B. Adjudicatario: Persona física o jurídica sobre la que recayó el acto de adjudicación de la presente contratación. C. Casa matriz: Fabricante de repuestos automotrices. D. Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles: Centro a cargo de la administración del Contrato. E. Centro Especializado de Pagos de Reclamos de Automóviles: Centro a cargo del proceso de pago a proveedores. F. Días hábiles: Período real medido en función del horario que prevalece en el Instituto Nacional de Seguros para la atención de público, establecido en cinco (5) días continuos (de lunes a viernes) y que no es aplicable en días libres, asuetos o feriados, salvo pre-habilitación y comunicación escrita por parte del INS a los Adjudicatarios. G. INS Repuestos Virtual (IRV): Es un sistema electrónico mediante el cual el INS remite a los Adjudicatarios las solicitudes de cotización de piezas, y a su vez los Adjudicatarios registran sus ofertas. H. Mejor oferta: Oferta que, una vez aplicado el sistema de evaluación en IRV, presenta condiciones más favorables para nuestros clientes en cuanto a precio y/o plazo. I.

Oferta: Cotización que constituye una promesa de precio y plazo de entrega por parte del Adjudicatario.

J. Oferta alternativa: Cotización que suministra un Adjudicatario al INS, con el fin de ofrecer una opción de tipo de repuestos distinta al de la solicitud de cotización. K. Orden de entrega: Documento oficial emitido por Instituto Nacional de Seguros en el que se establece los términos pactados para la autorización y entrega de repuestos. L. Pedido Especial: Para efecto de este contrato la definición es la siguiente: Requerimiento internacional de compra de repuestos que no están disponibles en el mercado nacional y que por tratarse de un pedido exclusivo o por disminuir plazos de entrega el proveedor incrementa el precio de mercado con costos adicionales o extras. M. Plazo de entrega: Es el tiempo ofrecido y establecido en la oferta electrónica remitida por el Adjudicatario y autorizado por el INS en la orden de entrega. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 2 de 30

N. Precio bruto: Precio sin descuento y sin impuestos. O. Precio Neto: Precio final que incluye descuentos e impuestos. P. Proceso de adjudicación: Proceso mediante el cual el INS analiza las ofertas remitidas por los Adjudicatarios y define la opción indemnizatoria que se aplicará en el caso, siendo que valorará emitir una orden de entrega de uno o varios repuestos ofertados. Q. Red de proveedores del INS: Conjunto de proveedores de piezas automotrices adjudicados mediante este procedimiento de contratación. R. Repuestos genéricos: Se refiere a piezas nuevas que se adaptan o imitan a las piezas originales y cumplen con las características estéticas y de funcionamiento según la marca del vehículo, piezas que no son producidas por la casa matriz elegida por el representante de la marca en el proceso de fabricación del automotor. S. Repuestos originales: Se refiere a las piezas nuevas, producidas por la casa matriz y que fueron utilizadas en la fabricación del vehículo. T. Repuestos usados: Piezas que ya fueron utilizadas en otro vehículo y que se encuentren en óptimas condiciones para su instalación. Para efectos de este servicio no serán objeto de adjudicación cotizaciones de piezas usadas genéricas. U. Solicitud de Cotización: Documento electrónico o físico por medio del cual el Instituto remite a los proveedores la lista de los repuestos para los cuales requieren ofertas. V. Tipo de Repuesto: Original, genérico o usado. III. CONDICIONES GENERALES TÉCNICAS PARA EL OFERENTE: A. Aspectos Subsanables: Serán sujetos de subsanación los aspectos contemplados en el artículo N° 81 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y N° 613 del “Manual de Disposiciones Administrativas”. En cuanto a los hechos históricos, se permitirá su subsanación aún y cuando no estén referenciados en la oferta. B. El INS se obliga a brindar Servicios Auxiliares de Seguros bajo estrictos estándares de calidad en beneficio del consumidor, siendo que se reserva el derecho de no adjudicar ofertas a proveedores a los que con base a sentencia en firme se demuestre al oferente haber cometido actos ilegales en perjuicio del INS, de sus asegurados o clientes cubiertos por la línea de Automóviles. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 3 de 30

C. Para facilidad de revisión, se le solicita presentar su oferta y documentos en el orden que establece el pliego de condiciones. D. Con solo el hecho que el oferente presente su plica se compromete a que cumplir con el artículo 278 de la Ley General de Salud, Ley N.° 5395 del 30 de octubre de 1973, que establece lo siguiente: E. “Todos los desechos sólidos que provengan de las actividades corrientes personales, familiares o de la comunidad y de operaciones agrícolas, ganaderas, industriales o comerciales, deberán ser separados, recolectados, acumulados, utilizados cuando proceda y sujetos a tratamiento o dispuestos finalmente, por las personas responsables a fin de evitar o disminuir en lo posible la contaminación del aire, del suelo o de las aguas”. El INS se reserva el derecho de verificar la información aportada con la oferta de servicios, desde su presentación, durante el proceso de selección e incluso durante la eventual ejecución y en caso de demostrar falsedad de algún dato, podrá descalificar la oferta o resolver el contrato, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones dispuestas en la normativa aplicable. IV. REQUISITOS TÉCNICOS INDISPENSABLES PARA EL OFERENTE: A. Indicar en su oferta si es representante de la marca en el país o importador directo. B. El oferente indicará en su oferta los años y o meses de experiencia y trayectoria a nivel nacional en ejercer la actividad de venta de repuestos consecutiva e interrumpidamente, como representante de la marca en el país o como importador directo. Se solicita un período mínimo de dieciocho (18) meses, lo cual será verificado con los datos de los documentos que aporte para el inciso I de este mismo apartado. Las ofertas que no cumplan con el período mínimo de experiencia requerido serán desestimadas. C. En el caso que el oferente sea importador, anotará en su oferta el Código de Importador. Código que está regulado en la Ley General de Aduanas y que actualmente se gestiona en el Ministerio de Hacienda. D. Indicar en su oferta que mantendrá en el período de vigencia del contrato con los equipos, sistemas y recursos necesarios que citamos a continuación: 1. Local u oficina debidamente rotulada con su nombre para atención de clientes y personeros del INS. 2. Línea telefónica fija. 3. Escáner. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 4 de 30

4. Computadora con las siguientes aplicaciones básicas instaladas: skype, word, excell, Internet, Adobe. 5. Dirección de correo electrónico con el dominio de la empresa o de proveedores que brinden el servicio de Internet, el cual será el medio de comunicación entre Proveedor e Instituto. No se permiten cuentas de correo electrónico gratuitas debido a que al remitir correos en bloque, en ocasiones algunos servidores registran o identifican las direcciones de correos gratuitos como basura o lo que llaman “Spam”. E. En caso de que el oferente resulte adjudicado, contará con una dirección de correo única para atención del INS. Queda a criterio del Adjudicatario la administración y distribución de la información que ingrese a esa cuenta, según sus necesidades y estructura operativa interna. En caso de incumplimiento se otorgará un plazo de tres días hábiles para subsanar la falta. De no atender lo solicitado se aplica la sanción correspondiente a un apercibimiento por escrito. Tres apercibimientos continuos llevarán a la resolución del contrato. F. Debe manifestar en su oferta el compromiso de trabajar bajo esquemas definidos y/o suministrados por el INS, en lo que se refiere a sistemas o aplicaciones para ofrecer cotizaciones. Siendo que el INS podrá hacer uso del sistema INS-Repuestos Virtual, o cualquier otro sistema o proceso manual que permita la ejecutar el servicio. G. Manifestar expresamente en su oferta que él y personal a su cargo cumplirán con la Cláusula de Confidencialidad citada en el Aparte V, Inciso A de este Capítulo. H. El Oferente anotará en su oferta los siguientes datos: 1. Nombre completo, razón o denominación social, nombre de fantasía, si lo tuviese. 2. Número de identificación del oferente persona física. En caso de persona jurídica número de cédula jurídica así como el número de cédula del representante facultado para firmar la oferta de servicios. 3. Dirección geográfica amplia y exacta de la ubicación del local u oficina donde ofrece el servicio de venta de repuestos: provincia, cantón, distrito, número o nombre de calles y/o avenidas, características propias del establecimiento que permita localizarlos. Queda a discreción del INS fecha y hora de visita al local. 4. Dirección electrónica de la persona que firma la oferta y otras quienes requieran mantenerse informados del resultado de la revisión de la oferta. Queda bajo responsabilidad del oferente mantener informado por escrito al Departamento de Proveeduría cualquier cambio en este dato. 5. Números de teléfonos fijos y/o móviles que garanticen oportuna atención. Incluir el número de celular del propietario, o la persona de mayor jerarquía en la empresa, lo anterior para coordinar atención de asuntos de emergencia. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 5 de 30

6. Expresar compromiso del porcentaje de descuento que ofrecerá para casos que se someten al proceso indemnizatorio que determine el INS, el cual será como mínimo de un 15% sobre su precio corriente de venta al público. Para este punto no se establecerán límites máximos de descuento, queda a criterio del oferente el porcentaje de descuento máximo que desee brindar superior al mínimo ya citado. 7. El tipo de moneda en que el INS realizará el pago al proveedor dependerá de las Condiciones propias del Seguro que aplique, por lo que se requiere que el oferente suministre los números de cuenta SINPE a su nombre tanto en colones como en dólares, así como el nombre de la entidad bancaria administradora de cada cuenta (solo se aceptan cuentas que estén a nombre del oferente). 8. El Instituto requiere disponibilidad por parte del Oferente -en caso que resulte Adjudicatario- en una jornada de 7:30 am a 5:30 pm, durante los días hábiles; así como, cualquier otro horario, el cual será comunicado previamente por el Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles al correo electrónico reportado por el Oferente para notificaciones. I.

El Oferente adjuntará a su oferta, los siguientes documentos: 1. Certificación de la personería jurídica y de la naturaleza y propiedad de las acciones, con no más de un mes de haber sido emitida. 2. Fotocopia de la cédula del oferente físico, en caso de persona jurídica y fotocopia de la cédula de cada una de las personas mencionadas en la personería. 3. Hoja de Delincuencia del oferente físico, en caso de persona jurídica la de cada uno de los representantes citados en la personería. 4. Fotocopia del Permiso Sanitario de Funcionamiento emitido por el Ministerio de Salud. En caso de que este documento no se encuentre a nombre del oferente, adjuntar justificación amplia y documentos de respaldo. La actividad descrita en el documento debe estar relacionada directamente con el servicio que se está contratando, es decir, la venta de repuestos. 5. Fotocopia de la Patente Municipal, la cual debe estar a nombre del oferente. En caso de que este documento no se encuentre a nombre del oferente, adjuntar justificación amplia y documentos de respaldo. La actividad descrita debe estar relacionada directamente con el servicio que se está contratando, es decir, la venta de repuestos. 6. Constancia original, con menos de un (1) mes de haber sido emitida por la Municipalidad, la cual indique que el pago de la patente se encuentra al día. 7. Constancia emitida por la Administración Tributaria en la que se indique la fecha de inscripción del oferente en la actividad de venta de repuestos. 8. Constancia emitida por la Dirección de Aduanas en donde consta el número de código de importador. 9. Declaración jurada ante notario público, en la que el oferente se refiera en forma amplia y detallada a los siguientes puntos: Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 6 de 30

a. Indicar el tipo de repuesto (original, genérico o usado) y marcas que ofrecerán al INS y a los clientes cubiertos por el ramo de Automóviles. Se requiere que suministre la información clara y exacta, ya que con base en estos datos se facultará al Proveedor su participación en el proceso de adquisición de piezas. De resultar adjudicado, debe comprometerse, en caso que la empresa requiera ampliar o eliminar tipos o marcas de repuestos, deberá actualizar la declaración jurada y presentarla en el Área Administrativa del Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles. b. Indicar si el oferente o familiares hasta el tercer grado de consanguinidad cuentan con participación accionaria en otras empresas del mercado automotriz (talleres, ventas de accesorios, ventas de vehículos, servicio de grúa entre otros). En caso afirmativo indicará el nombre de estas empresas con sus respectivos números de cédulas jurídicas y citar el tipo de actividad. c. Descripción amplia y específica de la estructura operativa y prácticas que aplica el oferente en el proceso de adquisición de repuestos, inclusive indicar si la venta de repuestos es la actividad económica principal que realiza, o bien, anotar otras actividades a las que se dedica y los servicios que ofrece. d. Aportar el desglose de la estructura del precio, detallado y completo de todos los elementos que componen el precio de los repuestos que suplen. (En concordancia al capítulo II, sección IV, artículo N° 615 del “Manual de Disposiciones Administrativas”). e. Manifestar que entiende y acepta las condiciones, obligaciones y requisitos estipulados en este cartel y que se compromete al fiel cumplimiento de lo establecido en el mismo. V.

CONDICIONES GENERALES TÉCNICAS PARA EL ADJUDICATARIO.

1. Confidencialidad: El Adjudicatario guardará absoluta confidencialidad sobre los datos a los que tenga acceso como parte de los servicios que ofrece a la Institución. En caso que se logre comprobar incumplimiento de esta cláusula, será suficiente motivo para suspender la contratación e iniciar el proceso de resolución, según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. De no cumplir con lo establecido se procederá con la resolución del contrato. 2. Con base en el Aparte I “Objeto del Contrato” del presente pliego de condiciones, cuando el INS solicite los respaldos de adquisición de piezas para la verificación de precios o procedencia, no se aceptarán documentos que presenten los Adjudicatarios de compras que realizaron con vendedores Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 7 de 30

de repuestos nacionales, en especial si no son parte de la Red de Proveedores. De no presentar el documento solicitado se dará lugar a la resolución del contrato. 3. Desde el momento en que el INS emite la solicitud de cotización, informará al adjudicatario la dirección donde se requiere realicen la entrega, siendo que en caso de ser adjudicado los repuestos ofertados por el proveedores, éste deberá entregarlos en la dirección informada desde la cotización, misma que también se verá reflejada en la Orden de Entrega. En caso de contratar el servicio de entrega, el Adjudicatario es el responsable de que los repuestos lleguen a las instalaciones del taller o dirección que el INS indique por escrito (cliente o Sede del INS). 4. El Adjudicatario se ajustará a los mecanismos de cotización que establezca el INS para la ejecución del proceso de adquisición de repuestos, sea haciendo uso de herramientas tecnológicas para cotización o procedimiento manual como lo es la emisión de oficios formales y/o uso del correo electrónico. 5. El Adjudicatario, no podrá ceder o traspasar, parcial ni totalmente los derechos y obligaciones derivados de esta contratación. De demostrarse esta situación se procederá con la resolución del contrato. 6. En el proceso de cotización, en las ofertas electrónicas o manuales remitidas por los Adjudicatarios se requiere la siguiente información por cada pieza ofertada: a. b. c. d. e.

f. g.

h.

i.

Tipo de repuesto a cotizar (Original, Genérico o Usado). Indicar plazo máximo de entrega. Precio bruto. Aplicar mínimo el 15% descuento, o el máximo que desee. El sistema automáticamente calculará el monto del impuesto de ventas, excepto cuando el Adjudicatario elija tipo de repuesto usado (estos son exentos de impuestos). El sistema calculará automáticamente el precio neto. Incluir las observaciones correspondientes a la oferta. En el sistema IRV encontrarán un espacio denominado “Observaciones”, en el cual el Adjudicatario anotará para cada solicitud, cualquier comentario que deba ser considerado en el proceso de adjudicación, entre los posibles están: Alertar si alguna de las piezas la suministran en conjunto con alguna otra que se encuentra en la lista publicada en la misma solicitud. En caso de incumplimiento se aplicará la multa establecida en el Apartado de sanciones. Alertar que la pieza que suministra la suple en conjunto con alguna otra que no se publicó pero que el oferente no vende por separado. En caso de incumplimiento se aplicará la multa establecida en el Apartado de sanciones. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 8 de 30

j. Alertar si la pieza publicada como completa no la suplen de esta manera (solo con piezas por separado). En esta situación es importante que se anote el precio de la pieza en conjunto y en observaciones anoten el precio de cada pieza por separado. En caso de incumplimiento se aplicará la multa establecida en el Apartado de sanciones. k. Cualquier señalamiento de error, aclaración, observación o alerta que el Adjudicatario por su experiencia desee emitir acerca de la información suministrada por el INS lo reportará, antes que cierre la oferta, vía correo electrónico, al Encargado del Área de Publicación y Adjudicación (IRV), o bien al Área que solicitó la cotización. l. En caso de Pedidos Especiales, debe de indicar cuál es el monto extra al costo de la pieza que el proveedor recarga al precio su condición de pedido especial. Adicional en el proceso de cotización en sistema debe de elegir la opción de Pedido Especial y utilizar las opciones de Origen y Medio de Transporte. 7. Con sólo el envío de su oferta electrónica el Adjudicatario garantiza al INS la entrega de la pieza cotizada en óptimas condiciones y en el plazo ofrecido en días hábiles. En caso de incumplimiento se aplicará la multa establecida en el Apartado de sanciones. 8. Además de la oferta principal, el oferente podrá presentar ofertas alternativas, antes del cierre de la solicitud, siempre y cuando cumpla con los requerimientos del INS. 9. El Adjudicatario se compromete a reservar los repuestos ofertados por un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente de la fecha de cierre de la cotización (casos en que la solicitud permanezca sin adjudicar). En caso de incumplimiento se aplicará la multa establecida en el Apartado de sanciones. 10. En caso de que el INS elija la oferta del Adjudicatario, le hará llegar notificación formal, sea electrónica o escrita. 11. Cuando el Adjudicatario detecte algún retraso en la entrega, por cualquier motivo, previo a vencer el plazo ofertado, comunicará al Área de Control y Seguimiento la justificación correspondiente y propondrá un nuevo plazo de entrega. En este caso el Instituto procederá con la anulación del pedido de la pieza, o bien, extraordinariamente autorizará la entrega en el nuevo plazo propuesto. La autorización del Instituto no exime la aplicación de multas y sanciones por incumplimiento del plazo originalmente ofertado.

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12. En caso de devolución de la pieza, la misma será devuelta en las mismas condiciones de empaque en que fue entregada. En caso que alguna de las piezas se entreguen sin sus respectivos empaques deberá realizar la anotación en la factura. 13. El Adjudicatario procederá a reportar de inmediato cualquiera de las situaciones que se citan a continuación, vía correo electrónico, al Área de Control y Seguimiento del Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles del INS y se iniciará la coordinación con el taller para la subsanación de la inconsistencia detectada: a. b. c. d. e.

Daño. Deterioro. Errónea. No corresponda al tipo de repuesto notificado. Sus características no son concordantes con la pieza dañada en el vehículo objeto de reparación (línea, dimensiones, especificaciones del modelo etc.) f. Presentan fallos posteriores a su instalación (cinturones, piezas mecánicas, sistema ABS, air bag, entre otros). g. Re-cambios que por las características del vehículo objeto de reparación no hayan sido consideradas en la valoración supervisada por el INS (modelo, serie, año). 14. En caso de que la inconsistencia en la entrega del repuesto sea atribuible al Adjudicatario, éste deberá suplir la pieza correcta asumiendo cualquier costo adicional al inicial, asimismo corregirá la entrega en un plazo máximo de un día hábil a partir del día en que sea notificada la inconsistencia. El Adjudicatario será responsable de retirar en el taller la pieza entregada irregularmente. Dentro del plazo de entrega el Adjudicatario queda autorizado para coordinar de forma directa con el taller, la subsanación de las inconsistencias detectadas en el momento de recibir las piezas, a fin de agilizar el proceso de reparación, siempre y cuando esta coordinación no implique cambio en el tipo, calidad, costo del repuesto y/o plazo de entrega ofertado. 15. Si en un mes calendario el Adjudicatario registra entregas irregulares, atribuibles a los procesos de adquisición a su cargo, en un 5% o más en relación con la cantidad total de órdenes que le fue adjudicada durante el mes en estudio, el INS realizará el reporte al Adjudicatario solicitando justificación amplia y suficiente de lo sucedido. A su vez el Adjudicatario incluirá en su nota las medidas correctivas que aplicará para evitar se repita la situación. Si el Adjudicatario durante el año de vigencia registra en tres meses continuos o discontinuos la condición citada, se dará lugar a la resolución del contrato.

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16. La fiscalización sobre la ejecución del servicio contratado estará a cargo del Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles. Esta labor la podrá ejercer directamente, o bien, mediante contratación efectuada para estos efectos. Mediante esta fiscalización el INS podrá, entre otras cosas: a. Coordinar el suministro de información o documentos con el Adjudicatario. b. Verificar el cumplimiento de los requisitos citados en este contrato. c. Coordinar las gestiones de corrección ante el Adjudicatario en caso de presentarse irregularidades, deficiencias, deterioro o bien incumplimiento del servicio. Obstaculizar o evadir la fiscalización o supervisión a realizar por parte del personal acreditado por el INS, dará lugar a la resolución del contrato. 17. Cuando el INS compruebe que existe un precio excesivo en el monto facturado, procederá a realizar el pago con base en el valor promedio del mercado, para el mismo tipo de repuesto. De comprobarse el precio excesivo se aplicará un apercibimiento por escrito. Tres apercibimientos continuos llevarán a la resolución del contrato. 18. El Adjudicatario aceptará la devolución de las piezas dentro de los siguientes 25 días hábiles, contados a partir de la verificación del estado de las mismas por parte del Taller, cuyas causas sean atribuibles al proceso indemnizatorio del Instituto, en cuyo caso el INS o quien éste designe hará el traslado respectivo del repuesto a las instalaciones del Adjudicatario o coordinará con éste el retiro de la misma, a conveniencia de ambos. Para este punto se debe considerar lo establecido en el Inciso C del Apartado VIII. Requisitos Técnicos para el Adjudicatario. Dicha devolución se efectuará contra comprobante de entrega (nota de crédito o similar). En caso que la pieza haya sido pagada por el INS al Adjudicatario, su monto será aplicado a favor del Instituto al momento de liquidar los pagos de órdenes posteriores presentadas a cobro por el Adjudicatario. Queda entendido que las piezas se devolverán al proveedor en el mismo estado en que fueron entregadas sin deterioro u otra condición que disminuya su valor, exceptuando aquellas aberturas necesarias para la verificación del repuesto y/o la situación citada en el Inciso C del Apartado VIII. Requisitos Técnicos para el Adjudicatario.

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19. El Adjudicatario mantendrá prácticas comerciales leales, que no desacrediten o comprometan el nombre e imagen de los servicios brindados y procesos aplicados por el Instituto o por los demás Proveedores. En caso de comprobarse alguna falta a esta obligación el INS se reserva el derecho de la resolución del presente contrato. 20. El Adjudicatario velará porque él y/o su personal guarden en todo momento las normas de decoro, cortesía, respeto y presentación personal adecuadas hacia los clientes y personal del Instituto. De no cumplirse lo estipulado se aplicará un apercibimiento por escrito. Tres apercibimientos continuos llevarán a la resolución del contrato. 21. El Adjudicatario y/o sus representantes no serán partícipes en la comisión, instigación, tentativa o colaboración de fraude, actividades ilícitas u otro delito en contra del Instituto y/o de sus clientes. En caso de comprobarse alguna falta a esta obligación el INS se reserva el derecho de la resolución del presente contrato. 22. El día siguiente de emitida la orden de inicio, el Adjudicatario persona física (o en caso de personas jurídicas el Representante Legal), en documento formal remitirá el dato de las personas que están asignadas para atención del INS, para lo cual suministrará: nombre completo, número de cédula, nombre del puesto que desempeña, labores específicas asignadas, correo electrónico, número de teléfono y contacto de skype. Hasta tanto remita la información se dará inicio a la ejecución del servicio. 23. El Adjudicatario velará por la custodia de las claves de acceso que el INS brinda para el uso del Sistema INS Repuestos Virtual (IRV) o cualquier otro que el INS disponga. El Adjudicatario debe asumir todos los daños y perjuicios ocasionados al INS y o sus clientes, que produzca con ocasión del mal uso que se diera a las claves. 24. Mediante la presentación de la oferta de cotización, el Adjudicatario garantiza que las piezas ofertadas cumplen con lo solicitado por el INS. 25. El Adjudicatario no solicitará firmas de documentos en blanco. El incumplimiento de esta condición conllevará la resolución del contrato. 26. El Adjudicatario atenderá las consultas vía correo electrónico que realice el INS con un plazo máximo de un (1) día hábil. En caso de requerir aportar prueba documental contará con dos (2) días hábiles adicionales (total tres días hábiles). Tres incumplimientos al mes conllevarán a la aplicación de la multa establecida en el Apartado de sanciones. 27. El Adjudicatario atenderá cualquier consulta y solicitud que realice el INS, referente a la venta y facturación de piezas que presenten talleres o clientes Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 12 de 30

para efectos de trámites indemnizatorios cubiertos por el Ramo de Automóviles, aunque no se trate de adjudicaciones por medio de IRV. En caso de requerirse, suministrará los comprobantes que respalden precio o procedencia de las piezas. En caso de comprobarse alguna falta a esta obligación el INS se reserva el derecho de la resolución del presente contrato. 28. El Instituto no está obligado a garantizar un mínimo de compras a realizar para cada Adjudicatario, ya que la adjudicación dependen de las ofertas que suministren los proveedores de la red. 29. El INS no reconocerá suma adicional por los fletes u otros gastos en que incurra el Adjudicatario para la entrega oportuna de los repuestos en el lugar indicado por el INS. 30. El Instituto dispondrá de un sistema interno de control de calidad de los servicios que contrate, por lo que el Adjudicatario se obliga a facilitar al INS la información que esté directamente relacionada con el servicio que se brinde. 31. Si eventualmente el Adjudicatario requiere realizar cambios en los datos que inicialmente suministró en su oferta, lo reportará de manera formal y escrita, con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación al Área Administrativa del Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles, reportando especialmente los siguientes: 1. Cambio ubicación de Local u oficina. Recordemos que este dato está asociado a una serie de requisitos establecidos en el cartel, por tanto, adjunto al reporte de cambio se requiere aportar los documentos correspondientes. 2. Cambios de Dirección electrónica. 3. Cambios en números de teléfono. 4. Sustitución temporal o definitiva del contacto reportado para atención del INS, para lo cual se requiere indiquen los datos del contacto sustituto. Esta solicitud se requiere firmada por la persona autorizada para tal fin. En caso de incumplimiento se suspenderá el servicio contratado, para lo cual el INS comunicará el plazo máximo para actualizar la información. De no cumplir con el plazo se procederá con la resolución del contrato.

32. DETALLE TÉCNICO DEL SERVICIO A REALIZAR: a. El Instituto emitirá por medio del Sistema IRV o la vía escrita formal que crea pertinente, una solicitud de cotización en la cual suministrará al Adjudicatario la siguiente información: Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 13 de 30

i. ii. iii. iv. v.

vi.

Número de placa del vehículo. Marca, año, modelo y otras características generales y específicas del vehículo. Número de Identificación del Vehículo (VIN). Datos del taller a cargo de la reparación. El sistema registrará automáticamente fecha y hora de apertura y cierre para recepción de las ofertas electrónicas. En caso de solicitudes por medios escritos, el INS anotará el plazo máximo de recepción de ofertas. Adicionalmente, una vez emitida la solicitud de oferta el Instituto pondrá a disposición de los Adjudicatarios un canal de consulta que les permita aclarar cualquier duda sobre el contenido de la solicitud.

b. Con base en la información suministrada por el INS, el Adjudicatario incluirá los datos de su oferta para cada una las piezas requeridas. c. Cada vez que un Adjudicatario ingrese a una solicitud de oferta a través del Sistema INS Repuestos Virtual (IRV), el sistema enumerará su ingreso, con lo cual se acreditará la fecha y hora de participación del proveedor, esto a pesar de que el Proveedor ingrese únicamente a consultar y no oferte. d. Las cotizaciones que el Adjudicatario ofrezca al INS deben contener el plazo de entrega máximo y el precio exacto de la pieza. El monto mínimo de descuento a considerar es el 15% por cada pieza, descuento que aplicará el proveedor de repuestos a su precio ordinario de venta al público. Para este punto no se establecerán límites máximos de descuento, queda a criterio del oferente el porcentaje de descuento que desee brindar, superior al mínimo pactado contractualmente. El sistema calculará automáticamente el impuesto de ventas y precio neto. La cotización debe incluir precio en plaza (mercadería nacionalizada). En el caso de pedidos especiales el adjudicatario debe dar aviso al INS si el precio incluye costos adicionales atribuibles a dicha condición, que incrementan el precio de ordinario de venta al público. De incumplir con el descuento establecido el adjudicatario procederá a subsanar aplicando la suma correcta, dicha falta dará lugar a la aplicación de la multa indicada en el Apartado de sanciones. Tres incumplimientos llevarán al INS a aplicar la resolución del contrato. e. Una vez realizada la adjudicación de repuestos, el Instituto no aceptará nuevas ofertas sobre lo adjudicado. f.

En caso de empate en la oferta de precios, se adjudicará la cotización que ofrezca el menor plazo. Si prevalece el empate se considerará la oferta que haya ingresado primero al sistema IRV. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 14 de 30

g. Si ningún Adjudicatario ofertó para el tipo de repuesto solicitado en primera instancia, se considerarán las ofertas alternativas, siempre y cuando cumpla con los parámetros establecidos en este pliego de condiciones. h. Una vez que el INS finaliza el proceso de revisión y adjudicación de ofertas se procederá a notificar vía correo electrónico el documento llamado Orden de Entrega al (los) proveedor(es) que resultaron adjudicados en la solicitud. i.

La orden de entrega queda en firme a los tres (3) días hábiles siguientes de enviada la notificación, por parte del INS, siempre y cuando el Adjudicatario no reciba confirmación o comunicación en contrario por parte del Instituto antes de vencer dicho plazo. De recibir confirmación por parte del INS, el plazo de entrega empieza a contar el día hábil siguiente de la fecha en que el INS confirma por escrito.

j.

En caso de que el INS compruebe que el Adjudicatario no presenta ofertas a las cotizaciones publicadas por el INS, pero sí ofrece las mismas piezas al cliente o al taller por precios y plazos de entrega mejores a los ya adjudicados por el INS a otros proveedores de la red, se procederá con la resolución del contrato.

VI. REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL ADJUDICATARIO A. Charla Operativa de uso del Sistema IRV: El INS brindará la charla Operativa para uso de la herramienta INS Repuestos Virtual (IRV), al personal que el Adjudicatario reporte al INS como usuario del sistema. B. Para constatar la participación activa se requiere que el Adjudicatario registre mínimo ocho (8) órdenes adjudicadas mensualmente, para lo cual se considerará la totalidad de marcas inscritas en el contrato, tipo de repuesto y la cantidad de solicitudes requeridas por el INS para las mismas. El incumplimiento a este punto dará lugar a la resolución del contrato. C. Las piezas adjudicadas deberán contar con una garantía mínima de 30 días naturales, contados a partir de la fecha de entrega, según lo establecido en el artículo N° 40 de la Ley N° 7472 “Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor”. En el caso de piezas que por sus condiciones particulares no pueda ser verificado su funcionamiento en el momento de la entrega (cinturones, piezas mecánicas, sistema ABS, air bag, sensores, entre otros), debe entenderse que esta garantía iniciará a partir del instante en que sea posible probar el correcto funcionamiento de esas piezas. D. Cuando el INS lo requiera, el Adjudicatario suministrará en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, los respectivos comprobantes de adquisición o importación que respalden la procedencia, tipo y costo del repuesto. Los Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 15 de 30

documentos que remita como respaldo deben ser claros y de fácil interpretación. Entre los documentos que pudieran ser solicitados como respaldo de adquisición están: 1. La factura de origen de dónde adquirió las piezas adjudicadas, casa fabricante del vehículo, casa fabricante del repuesto o “dealer” comercializador. 2. Lista de empaque en que se consignen los datos de comprobación de la factura. 3. Declaración Uniforme Aduanera por sus siglas DUA. 4. Documento probatorio expedido por la casa fabricante del vehículo. E. El Adjudicatario velará por el correcto uso de la propiedad intelectual del INS por lo cual, en caso de requerir la utilización del logotipo del INS para incluirlo en su publicidad, ya sea formularios, volantes, tarjetas de presentación, banner, entre otros, el Adjudicatario gestionará la respectiva autorización con el Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles y presentará un borrador de dicha publicidad (arte con sus respectivas medidas), el cual una vez aprobado no podrá ser modificado. Se prohíbe el uso del logotipo del INS en vestimenta.

CAPÍTULO II: ASPECTOS FORMALES I. CONDICIONES GENERALES FORMALES PARA EL OFERENTE: A. Ofertas: La Administración aceptará hasta un máximo de una (1) oferta base. No se aceptarán ofertas alternativas. B. Ante el incumplimiento del contratista con los estándares de calidad dichos para el bien o servicio, el Instituto procederá, según corresponda, con la aplicación de las multas o cláusulas penales definidas, la ejecución de garantía de cumplimiento, la resolución contractual; así como la aplicación de las sanciones que establece la Ley de Contratación Administrativa en su artículo 100 inciso d); sin perjuicio del reclamo en la vía correspondiente de los saldos al descubierto por los daños y perjuicios ocasionados. C. Registro de proveedores: El Oferente debe estar inscrito en el Registro de Proveedores del INS, al menos un día antes de la fecha de apertura, para lo cual, el interesado debe aportar los requisitos solicitados en el Reglamento del Registro de Proveedores, cuyo detalle puede ser obtenido gratuitamente en el Departamento Proveeduría o en el sitio de Internet www.ins-cr.com. (Artículo N°116 RLCA), o bien, registrarse como Proveedor en el Sistema Mer-link, para Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 16 de 30

lo cual deberá obtener su respectivo certificado de usuario, comunicándose al 800-MERLINK (800-6375465). Para más información ingresar al sitio de Internet www.mer-link.co.cr o www.mer-link.go.cr. D. La Administración estudiará todas las ofertas presentadas, incluyendo la de aquellos proveedores no invitados. E. Vigencia de las ofertas: Se entenderán vigentes por el plazo máximo para emitir el acto de adjudicación, a partir del día siguiente a la apertura de ofertas, salvo indicación contraria de manera expresa en la oferta. F. Metodología a utilizar en la presente contratación: Dado que para el presente concurso se requiere contratar la mayor cantidad de Oferentes que cumplan formal y técnicamente, se recibirán ofertas a partir de la fecha de publicación del presente pliego de condiciones y hasta el 16 de noviembre 2015 a las 17:00 horas. La apertura de cada oferta se realizará a más tardar el día hábil siguiente en que se reciba la plica. G. Se presume que quien suscribe la oferta cuenta con la capacidad legal para ello. La acreditación se reserva para el Adjudicatario en una etapa posterior. H. Plazo para adjudicar: El acto de adjudicación será emitido en un plazo de 20 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la apertura de ofertas. No obstante, el Instituto con fundamento en el capítulo II, sección V, artículo N°622 del “Manual de Disposiciones Administrativas”, se reserva el derecho de prorrogar este plazo, en caso de requerirse, de lo cual dará aviso escrito a las partes. I.

La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcial, total o declarar desierto o infructuoso el presente concurso. Según lo dispuesto en el capítulo II, sección V, artículo N°620 del “Manual de Disposiciones Administrativas”.

J. Para el presente concurso, no se debe rendir garantía de participación. K. Forma de pago: 1. Plazo para entrega de facturas: El Adjudicatario presentará las facturas en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de entrega de piezas. Las facturas serán entregadas en el Centro Especializado de Pagos de Reclamos de Automóviles ubicado costado este del redondel de toros en Zapote, o en el lugar que el Instituto establezca y comunique al Adjudicatario.

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2. Requisitos para el pago: Para proceso de pago de las piezas que el INS autorizó al Adjudicatario entregar, el Adjudicatario emitirá la factura correspondiente, siendo que las mismas deben de cumplir con lo siguiente: a. El formato de factura debe cumplir con lo establecido por la Dirección General de Tributación Directa. Esta condición estará siendo verificada en el Centro Especializado de Pagos en cada comprobante que se emita y presente a cobro el adjudicatario, siendo que las facturas que no cumplan serán devueltas al adjudicatario y no se someterán al proceso de pago. b. Cada factura debe contener como mínimo la siguiente información: 1. Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del negocio (nombre fantasía si existe) emisor de la factura. 2. Número de inscripción (cédula de identidad, cédula jurídica o número asignado por la Administración Tributaria, según corresponda). 3. Número de factura (Numeración consecutiva). 4. Fecha de emisión. 5. Descripción del artículo, expresado en letras. 6. Porcentaje y monto de Descuento en colones por cada artículo facturado. (En caso que por asuntos del sistema de facturación del Proveedor no le sea posible incluir ese detalle en la factura, debe aportarlo como anexo, de tal forma que sea claro los datos que se incluyeron en la misma). 7. Precio neto de venta en colones (sin impuestos) por artículo facturado. 8. Monto total de descuento en colones. 9. Monto total precio neto de venta en colones con el descuento rebajado (sin impuesto). 10. Monto del impuesto en colones sobre el precio del repuesto (la factura debe tener la indicación “Impuesto de Ventas” o las siglas “IVA”). 11. Monto total en colones de los artículos facturados (la factura debe indicar leyenda Impuesto de Ventas Incluido o las siglas “IVI”). 12. En la factura se debe observar los datos de la imprenta autorizada por el Ministerio de Hacienda para impresión de las mismas. c. Las facturas de repuestos se deberán emitir a nombre del Instituto Nacional de Seguros. d. Adicional a lo anterior y para efectos de pago únicamente se tramitará las facturas cuyo desglose y monto coincidan con los montos adjudicados en la Orden de entrega. En ese sentido para someter la factura a trámite de pago, el Adjudicatario detallará en la factura lo siguiente:

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1. Número de consecutivo de la orden de compra, número de caso, placa y nombre del Asegurado o Tercero Perjudicado este dato lo suministra el INS en la Orden de Entrega que remite al Adjudicatario. 2. Espacio destinado para firma, cédula y fecha de recibido, la información debe ser legible. En caso de entregar en taller, el Adjudicatario solicitará al taller estampar el sello correspondiente (nombre del taller). 3. Plazo para pago: 10 días hábiles posteriores a la presentación de la factura (a satisfacción del INS). 4. En el período de vigencia del contrato, no se permite la cesión de pagos, únicamente se girarán pagos a cuentas bancarias a nombre del Adjudicatario, lo anterior por control de gestión interna del INS. 5. Reporte de Pagos al Proveedor: El INS enviará al Adjudicatario quincenalmente por correo electrónico, un listado con el detalle de las facturas pagadas. L. El Oferente nacional en cumplimiento del Artículo Nº74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, debe encontrarse inscrito como patrono, trabajador independiente o en ambas modalidades, según corresponda y encontrarse al día en el pago de las obligaciones obrero patronales, así como con otras contribuciones sociales que recaude esa Institución conforme a la ley. El Instituto verificará esta información en la página Web de la Caja Costarricense de Seguro Social. En caso que el Oferente no se encuentre inscrito como patrono o trabajador independiente ante la C.C.S.S, la Administración le solicitará explicación, la que en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo a los lineamientos establecidos por la C.C.S.S., provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de la C.C.S.S. (Art. N°65 RLCA). M. El Oferente nacional en cumplimiento del Artículo 22 de la Ley N° 8783 "Reforma Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, N° 5662, Ley Pensión para Discapacitados con Dependientes N° 7636, Ley Creación del ICODER, Nº 7800, Ley Sistema Financiero Nacional para Vivienda N° 7052 y Ley Creación Fondo Nacional de Becas”, debe estar al día en el pago de las cuotas ante la FODESAF. El Instituto verificará esta información en la página Web del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. N. El Instituto se reserva el derecho de responder solicitudes de aclaraciones o modificaciones al cartel presentadas tres (3) días hábiles o menos antes del cierre de la apertura de ofertas.

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O. Los documentos que estén sujetos a plazos, serán recibidos en el Departamento de Proveeduría durante el horario hábil del Instituto Nacional de Seguros (8:00 am hasta las 5:00 pm). P. Para consultas de orden formal pueden efectuarse al teléfono 2287-6000 extensión 3848 con la analista Arelys Arias Chinchilla y de orden técnico con las siguientes funcionarias: Contacto Yessenia Aguilar Ingrid Machado

Correo [email protected] [email protected]

Teléfono 2287 6000 Ext 3877 Ext 3876

Q. Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación, adquieren la obligación de no incurrir directa ni indirectamente en actos de corrupción con la finalidad de obtener beneficios ilegítimos para sí o para terceros, o de conseguir causar un perjuicio para terceros participantes en el proceso de contratación, en relación con la participación en el proceso, o con la adjudicación, ejecución, ampliación o continuidad del contrato. Para los efectos de esta cláusula, se considera que el procedimiento de contratación inició desde el proceso de formación de la Decisión Inicial citada en el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa. Para los efectos de esta cláusula, se entenderá que los agentes indirectos de quienes se puede valer el oferente o contratista para ejecutar el acto de corrupción, pueden serlo sus trabajadores, administradores, representantes, accionistas o bien cualquier persona que haya sido encomendada por el oferente o contratista o por las personas citadas para cometer el acto de corrupción. Asimismo, de acuerdo con la ley, la figura pasiva del acto de corrupción podrá ser el funcionario, o bien uno o más familiares suyos, personas jurídicas e incluso terceras personas que actúen en su nombre con el fin de cometer las omisiones o acciones punibles que se describen a continuación. Se consideran actos de corrupción los siguientes: a. El requerimiento o la aceptación, directa o indirecta, por un funcionario del Instituto o de las empresas de su grupo financiero, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad, proveniente directa o indirectamente de las personas que participen en el presente proceso de contratación, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios; b. El ofrecimiento o el otorgamiento, que directa o indirectamente las personas que participen en el presente proceso de contratación hagan a un funcionario del Instituto o de las empresas de su grupo financiero, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 20 de 30

ventajas para ese funcionario o para otra persona o entidad, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios; c. La realización por parte de un funcionario del Instituto o una persona que ejerza funciones públicas, de cualquier acto u omisión en el ejercicio de sus funciones, con el fin de obtener ilícitamente beneficios indebidos para sí mismo o para un tercero; d. El aprovechamiento doloso u ocultación de bienes provenientes de cualesquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula; e. La participación como autor, co-autor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula, y; f. En general, la realización de cualquiera de los actos punibles de acuerdo con lo que al efecto disponen el Código Penal y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública, número 8422. Cuando el Instituto o una autoridad judicial costarricense o del extranjero, previa aplicación del debido proceso, compruebe la realización de un acto de corrupción, el participante en el proceso de contratación que haya incurrido en él y haya resultado adjudicado, deberá pagar al Instituto una indemnización punitiva por una suma igual al total del precio cobrado al INS por la ejecución del contrato, incluyendo ampliaciones y extensiones. Cuando el participante en el proceso de contratación no haya sido adjudicado, la indemnización punitiva será de una suma igual al monto de su oferta original. Estas indemnizaciones se aplicarán sin perjuicio de otras sanciones de naturaleza civil, penal, disciplinaria y/o administrativa aplicables al obligado por esta cláusula, o a otras personas o a los funcionarios del Instituto o de otros entes públicos o privados que participen en los actos de corrupción. La potestad del Instituto para requerir el pago de la indemnización prescribe en 10 años, contados desde la fecha de adjudicación del contrato tratándose de los culpables no adjudicados, o desde la fecha de terminación del contrato tratándose de los culpables que hayan resultado adjudicados. Con la sola presentación de la oferta, los participantes en el proceso de contratación admiten la facultad del Instituto de ejecutar el cobro de las indemnizaciones en Costa Rica o en cualquier otra jurisdicción. Asimismo, con la sola presentación de la oferta, los participantes mediante ofertas conjuntas o consorciadas aceptan que las obligaciones y consecuencias derivadas de esta cláusula aplican tanto al conjunto o consorcio como a las personas físicas o jurídicas que los componen. Esta cláusula tiene como referencias la Convención Interamericana Contra la Corrupción, aprobada por Costa Rica mediante la Ley número 7670, el Convenio de las Naciones Unidas contra la Corrupción, aprobado por Costa Rica mediante la Ley número 8557, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, número 8422, y la Ley Contra la Delincuencia Organizada, número 8754, por lo que, cuando sea necesario, la Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 21 de 30

aplicación de esta cláusula debe interpretarse o integrarse según lo que disponen dichas normas. Con la presentación de la oferta el oferente acepta sin restricción la presente cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual.

II. REQUISITOS FORMALES PARA EL OFERENTE: A. Presentación de la oferta: En el Área de atención al Público del Departamento Proveeduría, ubicado en el piso Nº 8 del edificio de Oficinas Centrales, a más tardar a la fecha y hora señaladas, para tal efecto, prevalece la hora indicada en el reloj marcador de este Departamento. La oferta debe presentarse en el idioma español, papel común, con dos (2) copias adicionales completas del original, en sobre cerrado debidamente identificado con el número y nombre de la contratación. B. Modificaciones y correcciones: Toda corrección, modificación o anotación en la oferta, debe ser realizada mediante nota aparte y debe entregarse en el Departamento Proveeduría antes de la fecha y hora prevista para la apertura de ofertas. C. Para los contratos a ejecutar en el país, el Oferente Extranjero podrá concurrir por sí mismo o a través de un representante de casas extranjeras, en cuyo caso, debe hacer indicación expresa de tal circunstancia en la propuesta. En ese caso, el Oferente Extranjero deberá incorporar una declaración de someterse a la jurisdicción y tribunales nacionales para todas las incidencias que de modo directo o indirecto puedan surgir del contrato, con renuncia a su jurisdicción. (Capítulo I, artículo N° 591 del “Manual de Disposiciones Administrativas”). D. Lugar de notificaciones: El Oferente debe indicar en su oferta un lugar cierto para recibir notificaciones del presente concurso; el medio oficial de contacto será el correo electrónico, asimismo deberá indicar el número de teléfono y dirección física. En caso de omisión de cualquier dato, se entenderá y tomará como válidos los que consten en la oferta. (capítulo II, sección V, artículo Nº 623 del “Manual de Disposiciones Administrativas”). E. Impuestos: El Oferente deberá señalar claramente los impuestos a que está afecto el suministro o servicio, e indicar si están o no incluidos en el precio. Caso contrario se aplicará lo dispuesto en la Sección IV, artículo Nº 614 del “Manual de Disposiciones Administrativas”. F. Con la sola presentación de su plica firmada se garantiza: 1. Efectividad y calidad del servicio en plazo, precio y en cuanto al tipo y calidad de las piezas que suplirá. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 22 de 30

2. Reposición sin costo adicional alguno para el INS, en caso que el Adjudicatario entregue el repuesto defectuoso. G. Cédula: El Oferente debe indicar en su oferta su número de cédula jurídica o personal, según sea el caso y adjuntar fotocopia de la misma. H. El Oferente debe indicar en su oferta el número de cuenta cliente (SINPE 17 dígitos), nombre del banco emisor e indicar la moneda a la cual corresponde (dólares o colones). I.

El Oferente deberá aportar con su plica: Declaraciones y certificaciones: 1. El Oferente nacional debe aportar declaración jurada, que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prevén los artículos N°22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. 2. El Oferente nacional debe aportar declaración jurada que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales, incluyendo el tributo establecido en la Ley del Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley 9024). 3. El Oferente nacional jurídico debe aportar certificación original o copia certificada de la personería legal y la naturaleza y propiedad de las acciones, actualizada y vigente al momento de la apertura (preferiblemente con no más de un mes de haber sido emitida). Cuando la propiedad de las acciones esté en poder de una persona jurídica, igualmente debe indicarse la propiedad de las acciones.

III. CONDICIONES GENERALES FORMALES PARA EL ADJUDICATARIO: A. Queda entendido que no existe relación laboral entre el INS y el Adjudicatario o los empleados que laboran directamente, contratados o subcontratados por el Adjudicatario. B. Al Adjudicatario con domicilio en el país, se le retendrá el 2% por concepto de impuesto sobre la renta, sobre adjudicaciones superiores al salario base que se encuentre vigente de conformidad con lo establecido en el artículo 2, de la Ley 7337, o el porcentaje respectivo al Impuesto de Remesas al Exterior, cuando corresponda. C. SANCIONES Y/O MULTAS: La comprobación de una falta por parte del adjudicatario, conllevará a la aplicación de las sanciones y/o multas Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 23 de 30

establecidas que se detallan a continuación, de conformidad con lo establecido en el artículo 641 del “Manual de Disposiciones Administrativas”. 1. El Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles notificará al Adjudicatario vía correo electrónico las posibles faltas detectadas, contando éste con un plazo máximo de tres (3) días hábiles, a partir del día hábil siguiente de la notificación, para presentar justificación amplia y detallada sobre el asunto. 2. El incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente contrato, dará lugar a las siguientes sanciones y/o multas: • • • • •

Apercibimiento por escrito, según las causales establecidas en Artículo 99 de la Ley de Contratación Administrativa. Multa de ¢48.000 colones por incumplimiento. Multa de ¢ 9.356.00 colones. Aplica únicamente para el inciso 11 del Apartado VII. Condiciones Generales Técnicas para el Adjudicatario Capítulo I. Resolución del contrato. Inhabilitación, según las causales establecidas en Artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa.

D. Responsabilidad patronal: 1. El Adjudicatario debe asumir todas las responsabilidades referentes a los derechos laborales de sus trabajadores, que en calidad de patrono o trabajador independiente, le corresponden, de acuerdo a lo dispuesto por el Decreto Ejecutivo Nº11430-TSS, publicado en “La Gaceta” Nº89 del 12 de mayo de 1980, razón por la cual debe ajustarse a las cláusulas: Garantía de cumplimiento, Retenciones y Responsabilidad Solidaria, a que se refiere dicho Decreto. Además debe cubrir derechos como póliza de Riesgos del Trabajo, seguro social, etc. Por tanto, queda obligado a presentar ante el INS los comprobantes respectivos durante la ejecución del contrato, los que pueden ser requeridos en cualquier momento. 2. De conformidad con el artículo N°74 de la Ley Constitutiva de la CCSS N°17 del 22 de octubre de 1943, reformado por Ley N°7983 (Ley de Protección al Trabajador) del 18 de febrero de 2000 y lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley N°8783 "Reforma Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, N° 5662, Ley Pensión para Discapacitados con Dependientes N° 7636, Ley Creación del ICODER, N.º 7800, Ley Sistema Financiero Nacional para Vivienda N° 7052 y Ley Creación Fondo Nacional de Becas", será una obligación del adjudicatario, al inicio y durante toda la ejecución contractual, encontrarse al día en sus obligaciones obrero patronales con la CCSS, así como con el Fondo de Desarrollo Social y Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 24 de 30

Asignaciones Familiares; caso contrario constituirá incumplimiento contractual. Esta obligación se extenderá también a los terceros cuyos servicios subcontrate el Adjudicatario, quien será solidariamente responsable por su inobservancia. El Instituto verificará esta situación en las páginas Web de la Caja Costarricense de Seguro Social y del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. 3. El Adjudicatario debe asumir todos los daños y perjuicios ocasionados a personas o cosas, que produzca con ocasión de la prestación del servicio contratado. E. Queda entendido que no existe relación laboral entre el INS y el Adjudicatario o los empleados contratados por éste. F. Vigencia del contrato: Los contratos que se suscriban con cada Adjudicatario tendrán la vigencia a partir del 01 de enero hasta el 30 de junio del 2016. Las partes por mutuo acuerdo podrán renovar el contrato por períodos semestrales hasta un máximo de cuatro (4) renovaciones. El acuerdo de renovación deberá ser suscrito formalmente por las partes con al menos 30 días naturales de antelación al vencimiento del semestre respectivo. Cualquiera de las dos partes podrá dar por terminado el presente contrato, siempre que dé aviso formal a la otra con al menos 30 días naturales de anticipación. La terminación por parte del Adjudicatario queda sujeta a la revisión integral de la gestión realizada, así como también estará en la obligación de hacer las aclaraciones que se le soliciten y la devolución oficial de toda documentación asignada. El Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles o quien el Instituto Nacional de Seguros designe como instancia encargada de la fiscalización del servicio, deberá realizar dicha revisión dentro de los 60 días hábiles posteriores a la presentación del aviso de terminación formal que haga cualquiera de las partes, para así dar por finalizado el contrato. No obstante lo anterior el Instituto se reserva el derecho de aplicar en cualquier momento lo dispuesto por los artículos Nº202 al 204 y del 206 al 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, N° 649 del “Manual de Disposiciones Administrativas”. G. Orden de Inicio del contrato: El inicio del contrato se dará un día hábil posterior a la notificación de la Orden de Compra, Pedido u oficio que remita la Administración al Adjudicatario informando el inicio respectivo. Por lo tanto, el plazo de entrega, así como el régimen de responsabilidad de las partes correrá a partir de dicho inicio, aún y cuando el contratista no haga retiro de dicha documentación. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 25 de 30

H. Conforme corresponda, el Adjudicatario deberá cumplir con sus empleados de forma estricta, las obligaciones laborales y de seguridad social, incluyendo el pago de salario mínimo. Cualquier incumplimiento en la observación de esta cláusula, faculta al Instituto para resolver el contrato, sin perjuicio de la aplicación de la garantía de cumplimiento, multas, así como de acceder a las instancias administrativas y judiciales para el resarcimiento pleno de los daños y perjuicios ocasionados. I.

Especies fiscales: De conformidad con lo que establece el artículo 272 inciso 2) del Código Fiscal, se requerirá el aporte de las especies fiscales que corresponda, a fin de brindar la formalización contractual y/o pedido u orden de compra respectiva. Adicionalmente con respecto a las especies fiscales es importante advertir lo indicado por la Contraloría General de la República en su oficio No. 04024DCA-1181- del 06 de mayo 2011 y No. 04168-DCA-1227 del 11 de mayo 2011, con respecto a los contratos cuyo valor sea indeterminado o de cuantía inestimable, al respecto sostuvo el órgano contralor lo siguiente: …“la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, en atención a una consulta gestionada por esta Contraloría General, señaló en oficio No. DGT-190-2011 del 06 de abril de 2011 que todo documento que se emita dentro del proceso de contratación administrativa y que sea productor de efectos jurídicos, siempre que se encuentre dentro del supuesto tipificado en la normativa, debe cancelar el monto correspondiente por concepto de especies fiscales. Específicamente en el caso de los contratos de cuantía inestimable, indica esa Dirección que según lo dispuesto por el artículo 273 del Código Fiscal aplicará el impuesto del timbre por los documentos de actos o contratos cuyo valor sea indeterminado, o cuya cuantía sea inestimable, debiendo pagarse éste conforme lo establece el artículo 244, es decir la suma de ¢50.00 (cincuenta colones). No obstante, aclara esa Dirección que dado que en estos contratos, el hecho generador de la obligación tributaria lo constituye además las órdenes de compra o pedido que se emitan durante la ejecución contractual, el impuesto al timbre deberá cancelarse también según la estimación que corresponda a cada una de éstas, de acuerdo con las cantidades y montos concretos. Así las cosas, considerando que en este caso nos encontramos ante una contratación de cuantía inestimable, será de frente a cada orden de compra o pedido que se emitan durante la ejecución contractual, que corresponderá cubrir el monto correspondiente."...(Oficio N°. 04024- DCA-1181 del 06 de mayo de 2011 y en igual sentido el oficio N°. 04168-DCA-1227 del 11 de mayo de 2011.) Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 26 de 30

Lo anterior, fue ratificado por la Procuraduría General de la República en su criterio C-204-2014 del 25 de junio de 2014.

IV. REQUISITOS FORMALES PARA EL ADJUDICATARIO: A. Facturas: Debidamente autorizadas por la Administración Tributaria, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y su Reglamento, así como del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta según corresponda. B. Garantía de Cumplimiento: Será responsabilidad del Adjudicatario(s) presentar la garantía, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firmeza del acto adjudicado, el cual se produce según los plazos estipulados en el “Manual de Disposiciones Administrativas”. En caso de no aportar dicha garantía la Administración iniciará el proceso de readjudicación conforme a lo establecido en el artículo N°628 del “Manual de Disposiciones Administrativas”. NOTA IMPORTANTE: Para mayor facilidad del Adjudicatario, el Instituto Nacional de Seguros está emitiendo garantías de cumplimiento por lo que podrá apersonarse para su trámite en la Sede San José (Oficinas Centrales del INS ubicada en mezanine 2) o cualquiera de sus otras Sedes. a. Monto: ¢2.000.000.00 por Adjudicatario. b. Vigencia de la Garantía de Cumplimiento: Debe mantenerse vigente durante todo el plazo de vigencia del objeto contractual y extenderse hasta por dos meses (60 días naturales) adicionales a la finalización del mismo. c. Forma de rendir las garantías: Debe ajustarse a lo estipulado en el artículo N° 608 del Manual de Disposiciones Administrativas, Título XXVIII disposiciones complementarias a la Contrataciones Exceptuadas del INS. C. Presentación de la Garantía de Cumplimiento: La garantía de cumplimiento debe ser depositada según las siguientes posibilidades: 1. Cuando se trate de documentos de valor: garantías emitida por el INS, garantías bancarias, bonos y/o certificados de depósito, cheques certificados o de gerencia: el Adjudicatario debe presentar, el documento directamente o en el Departamento de Proveeduría, ubicado en el Octavo Piso del Edificio de Oficinas Centrales. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 27 de 30

2. Los adjudicatarios deberán presentar en el Departamento de Proveeduría, debidamente cumplimentado el Anexo “Formulario Garantía de Cumplimiento”, asimismo deberán entregar copia de dicho formulario junto con los demás documentos de formalización que se requieran. 3. Horario del Departamento de Proveeduría: El Adjudicatario debe considerar que para el depósito o retiro de documentos presentados como garantías de cumplimiento el horario será de lunes a viernes de 8:00 a.m a 05:00 pm. 4. Cuando se trate de dinero en efectivo (monedas y /o billetes): El Adjudicatario debe presentarse directamente en el Departamento Proveeduría, ubicado en el Octavo piso, para la confección del recibo correspondiente y luego pasar a la Sección de Cajas (M1), en el Edificio de Oficinas Centrales. Una vez realizado el trámite en las Cajas, el Oferente conservará el recibo original y debe presentar una copia del recibo, con el sello de la Caja al Departamento de Proveeduría. Adicionalmente indicamos, que si es un certificado de Depósito a plazo, deberán acompañarlo de una estimación de valor de un puesto de bolsa autorizado y original o copia certificada de la cédula de identidad del Apoderado Legal y la Personería Jurídica, para verificación de firma de endoso por parte del funcionario del Departamento de Proveeduría. Si la estimación es menor al monto requerido como garantía debe ajustarla. 5. En todo caso deberá ajustarse a las condiciones y formas de rendir las garantías, establecidas en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. D. Entrega de documentos: El Adjudicatario debe entregar los siguientes documentos en el Departamento Proveeduría: 1. Copia (por ambos lados) de la garantía de cumplimiento. 2. Constancia de póliza de Riesgos del Trabajo: En caso que proceda el Adjudicatario deberá aportar constancia emitida por la Entidad competente, de las condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se indique la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad económica para la cual fue suscrita, misma que debe validar la actividad económica para la cual está concursando. El INS podrá revisar las condiciones del seguro durante toda la vigencia de la contratación para comprobar el aseguramiento. 3. Especies Fiscales: Timbres o Copia del entero de Gobierno que acredite el pago de las especies fiscales o en su defecto las especies respectivas. Instituto Nacional de Seguros T. (506) 2287-6000 Fax: 2255-3427 Apdo. Postal 10061-1000 San José, Costa Rica. Dirección Electrónica: www.ins-cr.com Página 28 de 30

E. Acta de recepción: El Adjudicatario o su Representante deberá suscribir el acta de recibo del servicio, al momento de la entrega conforme lo establece el artículo Nº 632 del “Manual de Disposiciones Administrativas”, Título XXVIII Disposiciones complementarias a la Contrataciones Exceptuadas del INS. F. Coordinación del servicio: Los Adjudicatarios en el proceso de ejecución del servicio deberán coordinar en el Centro de Gestión de Reclamos con la Licenciada Yessenia Aguilar Mora teléfono 2284 8356 (Encargada del Área Administrativa) o con la Licenciada Lidia González Montero (Sub-Directora Ejecutiva) teléfono 2284-8330 extensión 2329.

Atentamente,

ORIGINAL FIRMADO POR: Licda. Carmen Lidia González Ramírez Departamento de Proveeduría INS

Cc: Unidad Usuaria / Expediente /Consecutivo Hecho por: Centro de Gestión de Reclamos de Automóviles/AAC Revisado por: CGR.

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ANEXO FORMULARIO GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

Número de Concurso: _________________ Oferente/Adjudicatario: ___________________________ Clase de Garantía: ____ Participación ___________ Tipo de Garantía: ___Bancaria Certificado o Gerencia

_____ Cumplimiento

___Certificado a Plazo

Monto:

___Cheque

Firma del Oferente/Adjudicatario: _________________

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