DESPACHO DE LA ALCALDESA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

1. NOMBRE DEL PROYECTO: APOYO AL PROCESO DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DESCENTRALIZADA DEL MUNICIPIO DE FLORENCIA (CAQUETA) LABORADO POR CARLOS ALBERTO MORALLES COLLAZOS NOVIEMBRE 2010

CENTRAL

Y

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD: La Constitución Política de Colombia de 1991 según el artículo 287 establece que “Las entidades territoriales gozan de autonomía para la gestión de sus intereses, y dentro de los límites de la Constitución y la ley. En tal virtud tendrán los siguientes derechos: 1. Gobernarse por autoridades propias, 2. Ejercer las competencias que les correspondan. 3. Administrar los recursos y establecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones, 4. Participar en las rentas nacionales.” De igual manera la norma suprema en su artículo 288 contempla: “La ley orgánica de ordenamiento territorial establecerá la distribución de competencias entre la Nación y las entidades territoriales. Las competencias atribuidas a los distintos niveles territoriales serán ejercidas conforme a los principios de coordinación, concurrencia y subsidiaridad en los términos establecidos en la ley”. Ley 489 de 1998. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública. Regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública. Artículo 54º Se deberá garantizar que exista la debida armonía, coherencia y articulación entre las actividades que realicen cada una de las dependencias, de acuerdo con las competencias atribuidas por la ley, para efectos de la formulación, Ejecución y evaluación de sus políticas, planes y programas, que les permitan su ejercicio sin duplicidades ni conflictos; Cada una de las dependencias tendrá funciones específicas pero todas ellas deberán colaborar en el cumplimiento de las funciones generales y en la realización de los fines de la entidad u organismo; No se podrán crear dependencias internas cuyas funciones estén atribuidas a otras entidades públicas de cualquier orden Deberán suprimirse o fusionarse los empleos que no sean necesarios y distribuirse o suprimirse las funciones específicas que ellos desarrollaban. En tal caso, se procederá conforme a las normas laborales administrativas; deberá adoptarse una nueva planta de personal. Articulo 115. Planta global y grupos internos de trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas. Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. … De otra parte, la Ley 1551 de julio de 2012, por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los Municipios, obliga al Municipio de Florencia, a adoptar una estructura “1912- 2012: Florencia 100 años de municipalidad”

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DESPACHO DE LA ALCALDESA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS administrativa moderna, ágil y funcional para dar cumplimiento a las competencias que le son asignadas por la Constitución y la Ley. Atendiendo a lo anterior, el Municipio de Florencia, como capital del Departamento del Caquetá, requiere modernizar su administración y sus entes descentralizados para cumplir de manera eficiente y efectiva con las competencias, compromisos y funciones que le ha otorgado la Constitución y la Ley y ejecutar las acciones del Plan de Desarrollo “Prosperidad para los Florencianos”. Para que la ciudad progrese y la comunidad en general vea materializadas sus aspiraciones, la Alcaldía de Florencia requiere rediseñar su estructura física y organizacional, tendiente a fortalecer los procesos y los procedimientos que son el pilar de la captación y administración de los recursos y tributos que conforman los componentes económico y financiero con que se nutre en Plan de Desarrollo “Prosperidad para los Florencianos” y los demás planes y proyectos contenidos en las metas que no son otras que las aspiraciones de la ciudadanía. La Ley 909 de 2004 y los decretos reglamentarios de la misma, conjugando ésta con el anterior propósito, justifica la necesidad modificar la planta de personal global existente en la Alcaldía de Florencia, para lo cual se tendrá en cuenta, buscando con ello la flexibilidad en la organización y gestión de la función pública para adecuar la estructura actual a las necesidades exigidas y cambiantes de la comunidad, colocando al servicio de ésta un personal idóneo, competente y comprometido con la institución, con la ciudadanía y usuarios que serán al final los beneficiarios de este proyecto. La planta de personal y la organización física de las dependencias cada vez se quedan cortas a las exigencias mismas de su accionar, por la demanda de los servicios requeridos por la comunidad. Generando con ello una recarga de trabajo en algunas áreas, acumulación de tareas y estrecha distribución del personal para atender de manera eficiente y oportuna todas las solicitudes que demanda la ciudadanía, las cuales son innumerables y apremiantes. El rediseño estructural que se pretende alcanzar está basado en un modelo por procesos, acorde a las exigencias de hoy, que se consolida en una dinámica de trabajo por procesos de tal manera que encaje en las perspectivas del sistema de calidad y el MECI, es una propuesta orgánica funcional y flexible, donde se tendrán en cuenta el trabajo en equipo, la vocación del servicio y las relaciones de colaboración, a través de una capacitación y el desempeño basado en un modelo de administración del talento humano por competencias, donde se puedan sopesar el autocontrol y la creatividad de los funcionarios, con una planta de personal global, que permita la movilidad y la aireación laboral en las dependencias, con el respaldo de un manual de funciones, requisitos y competencias laborales que faciliten la libertad para la realización eficiente de los compromisos misionales.

3. POSIBLES CAUSAS QUE LLEVARON AL DESARROLLO DE ESTE PROYECTO. a) Poca funcionalidad de las dependencias que conforman el Municipio de Florencia, representada en la demora o estancamiento en algunas áreas para atender las necesidades de la comunidad. b) Falta de personal idóneo, con el perfil académico y la experticia para atender las necesidades propias de la institución. c) Carencia de documentación o manuales que definan los procesos, procedimientos y las responsabilidades conforme a las normas de MECI y las normas de calidad vigentes. “1912- 2012: Florencia 100 años de municipalidad”

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DESPACHO DE LA ALCALDESA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS d) Tener un manual de funciones de los empleos existentes, con unas funciones que no permiten la movilidad y el progreso de conocimientos y experiencias laborales para el personal de empleados. e) Una estructura organizacional con un diseño cerrado y piramidal que no permite adecuarse a los cambios normativos y de la función pública del hoy. f) Duplicidad de funciones entre las dependencias que lo conforman g) Trámites dispendiosos e innecesarios.

4. CARACTERÍSTICAS DE LA POBLACIÓN A BENEFICIAR La comunidad de Florencia, como primera beneficiaria, es una población vulnerable, flotante y cambiante de acuerdo con su entorno social y económico. La población a beneficiarse está conformada por gentes que habitan asentamientos humanos de diversos estratos y condiciones sociales y culturales, habitantes de diferentes regiones del país y otros nativos propios de la región y de la ciudad que se caracterizan por ser de la región amazónica. No todos son Caqueteños ni Florencianos, la gente joven son los hijos de esta región. La planta de personal y sus empleados que la conforman, están distribuidos en los diferentes niveles de jerarquía de acuerdo con la normatividad establecida por el Estado colombiano y se compone de: Asistencial, Técnico, Profesional, Asesor y Directivo, distribuidos en una planta de personal global que labora en las ocho (8) secretarías existentes en la estructura organizativa del Municipio. Este personal se caracteriza por tener un nivel académico profesional en su mayoría, pero unos pocos han logrado realizar estudios de posgrado, son conocedores de la institución y de su accionar permanente frente a los requerimientos de la comunidad.

5. ESTIMACIÓN DEL NÚMERO DE PERSONAS A BENEFICIARSE CON EL PROYECTO: La población directa que se beneficiará con este proyecto es la que conforma la planta de personal existente en este momento, que son ciento ochenta (180) empleados nombrados asi: cincuenta (50) pertenecientes a la Carrera Administrativa y veinte (20) del nivel directivo, uno (1) de elección popular y ciento nueve (109) con nombramiento en provisionalidad. La población indirecta corresponde a los 163.534 habitantes de la ciudad de Florencia, según el último censo del DANE.

6. OBJETIVOS DEL PROYECTO : GENERAL. Entregar a los Florencianos una Alcaldía moderna, funcional, eficiente y próspera, que asuma, resuelva y satisfaga las demandas y necesidades de los usuarios y comunidad en general, con una administración racional de su talento humano y de los recursos físicos, financieros y tecnológicos que permitan el logro de los objetivos misionales.

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DESPACHO DE LA ALCALDESA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS ESPECIFICOS: •

Garantizar que exista la debida armonía, coherencia y articulación entre las responsabilidades y funciones de cada una de las dependencias, de acuerdo con las competencias atribuidas, para efectos de formular, ejecutar y evaluar las políticas, planes y programas, que le permitan el cumplimiento de su misión.

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Conformar una estructura flexible, plana y sencilla, que se adapte al entorno político, social, cultural, económico y tecnológico, que facilite interactuar de manera directa con el usuario, con unos empleos en orden de jerarquía accesibles al ciudadano común.

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Evitar la duplicidad de funciones al interior de la institución y de ésta con otras entidades públicas.

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Suprimir o fusionar los empleos que no se requieran para la prestación de servicios y distribuir o suprimir las funciones específicas que se desarrollen, ante la aparición de nuevas exigencias o competencias atribuidas por las últimas leyes, para consolidar una estructura real y dinámica.

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Dar aplicabilidad el Modelo Estandar de Control Interno MECI e implementar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad, para obtener en un corto futuro la certificación respectiva.

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Facilitar al ciudadano los trámites de rigor, dentro de los principios de eficiencia, economía, celeridad y oportunidad, para agilizar el servicio público que demanda el usuario.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: En consecuencia de lo anterior, se debe elaborar un documento técnico que muestre y soporte la manera en que la Administración Municipal de Florencia, propone ajustar su estructura para lograr el cumplimiento en sus dimensiones del Plan de Desarrollo denominado “PROSPERIDAD PARA LOS FLORENCIANOS”. Estudio técnico que debe contemplar un resultado a partir de la identificación de los problemas, detección de causas, planteamiento de necesidades en el contexto interno como externo , análisis de la actual organización de la administración para así constituir una relación directa entre el alcance de objetivos y la disponibilidad de recursos , organizando la estructura de acuerdo con las necesidades y la demanda de la sociedad, proponiendo una nueva organización en la estructura, funciones y perfiles profesionales, con un único objetivo fundamental del fortalecimiento institucional y un buen gobierno definido este como : la eficacia, la calidad y la buena orientación de la intervención del Estado, son elementos que proporcionan su legitimidad frente a la ciudadanía.

MES SEMANA

CRONOGRAMA MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ETAPAS DEL ESTUDIO TÉCNICO “1912- 2012: Florencia 100 años de municipalidad”

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1. Reseña Historica

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2. Marco Legal 3. Análisis Externo 4. Análisis Financiero 5. Análisi y evaluación de los procesos y la presentación de los servcios

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5.3 Visión

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5.4 Identificación del mapa de procesos o canedena de valor

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5.1 Identificación y Análisis de los objetivos y funciones generales 5.2 Misión

5.7 Evaluación de la presentación del servicio

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5.8 Estatuts Internos (entidades descentralizadas)

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5.4.1 Estratégicos 5.4.2 Misionales 5.4.3 Apoyo

5.9 Estructuta 6.1 Cargas de trabajo

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6.2 Planta de personal

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6. Evaluación de funciones, perfiles y cargas de trabajo

6.2.1 Sistema de nomenclatura y clasisficación de empleos

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6.2.2 Determinación de la planta de presonal

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6.2.3 Disponibilidad presupuestal

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6.2,4 Acto administrativo de modoficación de planta 7. Manual Especifico de funciones y de competencias laborales

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Estrategias y Responsabilidad. • • •

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Se hará uso de la Guía de Modernización implementada por el Departamento Administrativo de Función Pública – DAFP. Se buscará el apoyo y asesoría personalizada del DAFP El proyecto estará bajo la responsabilidad de la Representante Legal, la señora Alcaldesa de Florencia, quien impartirá las directrices y lineamientos generales del modelo que desea implementar en la institución, para adelantar el proceso de modernización. Con el fin de garantizar la pluralidad de conocimientos y experiencias dentro de la ejecución del proyecto, el Representante Legal conformará mediante acto administrativo, un equipo de trabajo interno eminentemente técnico con profesionales de las disciplinas inherentes al proceso.

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DESPACHO DE LA ALCALDESA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS 8. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: Conforme lo establece la Constitución Política de Colombia y la Ley 1454 de 2011, que en su artículo 2º. Establece: “El ordenamiento territorial es un instrumento de planificación y de gestión de las entidades territoriales y un proceso de construcción colectiva de país, que se da de manera progresiva, gradual y flexible, con responsabilidad fiscal, tendiente a lograr una adecuada organización político administrativa del Estado en el territorio, para facilitar el desarrollo institucional, el fortalecimiento de la identidad cultural y el desarrollo territorial, entendido éste como desarrollo económicamente competitivo, socialmente justo, ambientalmente y fiscalmente sostenible, regionalmente armónico, culturalmente pertinente, atendiendo a la diversidad cultural y físico geográfica de Colombia. Por el crecimiento que ha tenido la ciudad, por el aumento de la población con los desplazamientos y problemas sociales generados por el conflicto armado, se han crecido igualmente las necesidades de la comunidad, por tanto se requiere, a su vez, contar con una planta de personal acorde a la demanda de los requerimientos de la ciudadanía y de la misma organización de la institución. La existencia de unas dependencias con duplicidad de funciones, con trámites repetitivos y la existencia de nuevos compromisos y adecuación de oficinas que no están contempladas en la estructura organizativa del Municipio de Florencia, hacen que el ente territorial deba rediseñar su organigrama, ajustando estas nuevas dependencias a su estructura, con el fin de asumir las responsabilidades dentro de un marco acorde a la realidad y a la normatividad vigente. Con base en lo anterior la Administración Municipal en cabeza de la Secretaría Administrativa, l e c o r r e s p o n d e dar cumplimiento a la ejecución del Plan de Desarrollo PROSPERIDAD PARA LOS FLORENCIANOS, en la Dimensión Político - Administrativa la cual busca fortalecer las dependencias de la Administración Municipal, con el propósito de prestar un servicio más ágil y efectivo a la ciudadanía, generando un ambiente de confianza, recuperando la legitimidad del Estado local frente a la sociedad civil y obteniendo resultados positivos en la implementación de políticas públicas responsables; Este proyecto está enmarcado en el Plan de Desarrollo Municipal, “Prosperidad para los Florencia 2012-2015”, en el numeral 3.6 Dimensión político administrativo, Fortalecimiento y modernización institucional y en el programa 3.6.2.2 Fortalecimiento y modernización institucional o administrativa, se revisarán y ajustarán las funciones y las formas de intervención de las entidades de la Administración Pública, con el fin de aumentar su capacidad de gestión y ejecución, y optimizar los recursos humanos, financieros, técnicos y tecnológicas que se encuentran a disposición.

9. IMPACTOS A GENERAR CON EL PROYECTO: • • • • •

La misión cumplida ante una comunidad con necesidades satisfechas. La prestación de los servicios públicos, técnicos y de obras con resultados altamente cualificados y demostrados. Una administración modelo en una ciudad que se transforma en urbe competitiva. Una comunidad que cumple con sus deberes, respeta las normas y paga sus tributos. Una administración territorial eficiente y una ciudad próspera

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10. METAS DEL PROYECTO: •

Desarrollar un Plan de Trabajo con las actividades y cronograma de los tiempos necesarios para cada etapa, durante los cuatro meses que dure el trabajo

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Elaborar un (1) estudio técnico que contenga todos los componentes y lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

•

Realizar un estudio de la planta de personal con las respectivas cargas de trabajo, en el 100% de las dependencias de la administración central.

•

Elaborar el 100% de los prospectos de los actos administrativos necesarios para la vida jurídica del proyecto.

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Llevar a cabo el acompañamiento, inducción, capacitación y socialización con los funcionarios del 100% de las dependencias de la administración central y descentralizada y la comunidad los resultados del proyecto.

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Consolidación del (100%) todos los documentos emanados dentro del proceso y entregados al Municipio de Florencia, con su informe final.

11. ENTIDADES APORTANTES AL PROYECTO ENTIDAD

DESCRIPCIÓN CONTRATAR EL APOYO PARA LA ELABORACION DE UN ESTUDIO TECNICO DE ACUERDO A LA METODOLOGIA DEL DEPARTAMENTO ALCALDÍA DE FLORENCIA ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA (DAFP), PARA EL PROCESO DE LA MODERNIZACIÓN DE LA ALCALDIA DE Florencia

VALOR $160.000.000

(Caquetá). $160.000.000 12. PROGRAMACIÓN FÍSICO FINANCIERA – PLAZO DE EJECUCIÓN Y FORMA DE PAGO.

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Actividades

Cantida d

Valor Uniatrio

Valor Total

1 mes

1

40,000,000

40,000,000

x

1

40,000,000

40,000,000

x

1

40,000,000

40,000,000

x

x

1

40,000,000

40,000,000 $160,000,000

x

x

2 Mes

3 Mes

4 Mes

Cronograma de actividades Registro de evidencia de socialización del alcance del Estudio. Primera parte del estudio técnico Informe de supervisión o interventoría debidamente Aprobado. Primera parte del estudio de Cargas laborales. Informe de Supervisión o de Interventoría, debidamente Aprobado Estudio de cargas laborales

x

Consolidado. Informe de Supervisión o de Interventoría, debidamente Aprobado Estudio técnico de modernización. Proyectos de actos administrativos requeridos para el ajuste y/o modernización de nueva estructura. Registro de acompañamiento, A la presentación y sustentación ante el Concejo Municipal del Estudio de Modernización.

TOTAL

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13.PRESUPUESTO ASIGNADO: El presupuesto que se destinara para este proyecto, se encuentra inmerso dentro del presupuesto municipal de rentas y gastos 2013, de la siguiente manera: CODIGO

DENOMINACION

VALOR

25101170111 ProyectosVarios– Modernización Administración Municipal de Florencia

$160.000.000

SON: CIENTO SESENTA MILLONES DE PESOS M_Cte. 14.RESPONSABLES DEL PROYECTO: Secretaría Administrativa Dirección: Cra. 12 Calle 15 Esquina, Edificio Alcaldia de Florencia, Conmutador 436 6494 - 1801 Piso 8º. Especialista Ana Cecilia Gil Rueda

_____________________________ Firma

Proyectó: Zoila Cecilia Trujillo Jefe de Oficina de Recursos Humanos

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