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Ayuntamiento de Gijón/Xixón Supresión Fotocopias DNI “Más fácil, más cómodo” El Ayuntamiento de Gijón da un paso más en la mejora continua de los servicios públicos municipales al suprimir la obligación de aportar fotocopias del DNI, o del Número de Identificación de los Extranjeros residentes en España (N.I.E.) reduciendo el número de documentos que se tienen que aportar a la hora de solicitar la iniciación de un procedimiento para que la presentación de solicitudes sea más sencilla y ágil. Un ejemplo de cooperación interadministrativa en beneficio de la ciudadanía gracias a la plataforma de intermediación de datos que la Administración General del Estado pone a disposición de las Administraciones Públicas. Gijón se convierte en el segundo Ayuntamiento de España, después de Castellón de la Plana, en realizar el intercambio de datos a través de un proceso automatizado, reduciendo las cargas administrativas a la ciudadanía. ¿Qué se pretende?
Reducir la documentación que tienen que aportar las personas interesadas de los diferentes procedimientos y servicios administrativos.
Hacer más cómodo y sencillo para la ciudadanía el inicio de los trámites con su Ayuntamiento
Reducir progresivamente el volumen de papel gestionado por la Administración con el ahorro de costes que ello supone. ¿Cómo funciona? Las personas que presenten solicitudes de iniciación de expedientes, que participen en convocatorias públicas o que sean interesadas de los procedimientos administrativos municipales deberán autorizar a que el personal municipal compruebe la verificación de sus datos de identidad. Se sustituye la aportación de la fotocopia del DNI por la comprobación de los datos de identidad por medios electrónicos a través del Servicio de Verificación de la Identidad, servicio que el Ministerio de Política Territorial y Administración Pública pone a disposición para su utilización por el conjunto de Administraciones Públicas ¿Cuáles son los requisitos? La persona interesada debe autorizar expresamente al Ayuntamiento para que, por parte del personal municipal autorizado, se realice la comprobación por medios electrónicos de sus datos de identidad. En caso de que no se autorice se deberá aportar la fotocopia del DNI. La autorización se puede realizar en los modelos normalizados de iniciación o en los formularios que se aprueban en cada convocatoria y que están publicados en la sede

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Ayuntamiento de Gijón/Xixón electrónica y están a disposición en las oficinas de atención al ciudadano. También se puede autorizar durante la tramitación del expediente por medios presenciales o electrónicos. ¿En qué procedimientos se suprime la obligación de la aportación de fotocopias del DNI? Se suprime la obligación de aportar la fotocopia del DNI en la totalidad de los procedimientos y servicios en los que pudiera ser necesaria su presentación, sustituyéndose la fotocopia del DNI por la verificación de la identidad a través de una consulta o, para el caso de las gestiones padronales, mostrando el DNI original. Concretamente, se han aprobado la supresión en 259 procedimientos. Como se ha comentado, la persona interesada puede elegir entre aportar la fotocopia del DNI, si fuera necesario o autorizar su comprobación. Destacan, por su volumen, los siguientes servicios: La participación en las ofertas de empleo público La solicitud de ayudas, becas y subvenciones

DEFINICIÓN DEL SERVICIO Definición del Servicio Objetivo

Descripción Suprimir la obligación de aportar fotocopias del documento nacional de identidad Este servicio permite consultar o verificar los datos de identidad de un ciudadano. La validación de dichos datos se realiza contra las Bases de Datos del organismo que los custodia: Dirección General de Policía (DGP). La verificación de datos de identidad, permite confirmar o verificar que un determinado conjunto de datos corresponden al número de identificación introducido por el usuario. El servicio de consulta de datos de identidad, permite obtener los datos de un determinado documento de identidad a partir del número de identificación del mismo (DNI/NIE o Número de Soporte).

Actuaciones

Se establecen tres sistemas a través de los cuales se puede realizar la consulta para obtener los datos de verificación de la identidad:

Procedimiento El interesado tiene que autorizar expresamente que se realice la consulta. Para ello, en los formularios normalizados se incorpora un apartado específico para que se indique este consentimiento. En caso de que no se autorice expresamente el interesado deberá aportar fotocopia del DNI compulsada.

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Ayuntamiento de Gijón/Xixón 1. Desde la aplicación de Registro de Entrada:

El personal municipal que tiene permisos para registrar y crear anotaciones de entrada (Relaciones Ciudadanas, Organismos Autónomos y Empresas Municipales) en el momento de la presentación de la solicitud a través de uno de los modelos normalizados comprobará que o bien se incorpora fotocopia del DNI o bien se autoriza la consulta de los datos de identidad. Si se autoriza la consulta de los datos de identidad, se accede, desde el detalle del tercero, al servicio de verificación de la identidad que permite consultar los datos ante la Dirección General de la Policía (D.G.P.). La respuesta a la consulta se realiza electrónicamente y se devuelve la información que obra en poder de la D.G.P y queda incorporada al fichero denominado Terceros que se gestiona desde el módulo de personas de la aplicación denominada BuroWeb. El documento de solicitud en el que consta la autorización expresa se digitaliza y se incorpora a la anotación de entrada correspondiente. Si con motivo de la realización de una auditoría de seguridad, se solicita la autorización expresa del interesado, ésta únicamente constará como documentación relacionada con la anotación de entrada correspondiente que se localizará filtrando, tanto por los campos de fecha como de interesado, en la aplicación de registro y se comunicará por correo electrónico la solicitud a la que se habrá aplicado el procedimiento de digitalización certificada. En aquellos supuestos que no exista el interesado en el fichero de terceros, una vez realizada la consulta, se procederá a dar de alta al interesado como tercero. Las unidades tramitadoras, a la vista de la solicitud de entrada podrá contrastar la verificación de los datos de identidad accediendo al detalle de la información del interesado.

2. Desde la aplicación para la Gestión de la Población (Padrón):

El personal municipal autorizado a dar de alta, modificar y consultar en el padrón de habitantes (Servicio de Relaciones Ciudadanas), comprobará, en los modelos normalizados aprobados al efecto para las gestiones padronales, que el interesado ha autorizado expresamente la consulta de los datos de identidad que sustituirá la aportación de la fotocopia del DNI. Si se autoriza la consulta, se accede, desde la

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Ayuntamiento de Gijón/Xixón aplicación de Gestión de Población, una vez cubiertos los campos con los datos del interesado, al servicio de verificación de la identidad, Los datos de la consulta se registran en el fichero de terceros y se puede acceder a los mismos consultando el detalle del tercero. En aquellos supuestos que no exista el interesado en el fichero de terceros, una vez realizada la consulta, se procederá a dar de alta al interesado como tercero. El modelo normalizado de padrón en el que el interesado tiene que consentir o autorizar expresamente la realización de la consulta de sus datos de identidad en lugar de la aportación de la fotocopia del DNI, se digitaliza y se incorpora al expediente de padrón correspondiente (alta, modificación, etc.). En las auditorías de seguridad se solicitará, al empelado/a municipal que ha realizado la consulta, la autorización expresa del interesado. En estos supuestos, se accederá al expediente de padrón correspondiente y se comunicará por correo electrónico el documento digitalizado con la autorización del interesado. 3. Desde el módulo de terceros:

Realización de la consulta

La consulta se realiza desde el módulo de terceros (gestión de personas) que está integrado con las aplicaciones de gestión). Con ello se ha conseguido que el proceso de consulta sea siempre el mismo con independencia de los sistemas de gestión a través de los que se accede (Registro, Padrón y Módulo de

Para aquellos supuestos que se precise realizar la consulta de la identidad, previa autorización expresa del interesado, en los que no proceda el registro de la solicitud, comunicación o documentación ni corresponda con una gestión padronal, se podrá realizar, por personal municipal autorizado al efecto. En estos supuestos el documento de autorización expresa del intersado se deberá digitalizar e incorporar en apartado correspondiente a los documentos del interesado (módulo de terceros). En las auditorías de seguridad se solicitará, al empleado/a municipal que ha realizado la consulta, el documento con la autorización expresa, documento que será enviado por correo electrónico para justificar el consentimiento del interesado.

Procedimiento para la realización de la consulta: Las acciones a realizar son: una vez cubiertos los datos del interesado, acceder al detalle (detalle persona) y se visualizada una opción que se denomina “Consulta de SVRI”.

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Ayuntamiento de Gijón/Xixón Tercero) y que se haga la misma operativa

Al acceder a este apartado de “Consulta SVRI” se muestra el NIF al que se va a realizar la consulta y se tiene que indicar el tipo de consentimiento, que siempre tendrá que realizarse previo consentimiento expreso del interesado, y la finalidad, que se concreta en tres fines: Gestiones padronales Gestión administrativa Solicitud Administración Una vez realizados los pasos anteriores se procede a la generación de un documento electrónico en el que se comunica a la persona que realiza la consulta que compruebe la existencia de la autorización expresa y se informa de la realización de auditorías para verificar dicha autorización. Todas las consultas que se realizan sobre un interesado quedan registradas en el apartado del módulo de terceros denominado “Consentimientos” en el que se puede comprobar la fecha de la consulta, el usuario que la realiza y la finalidad Informada a la persona que realiza la consulta de las condiciones, requisitos y responsabilidades ya se puede hacer la consulta que devuelve la siguiente información: El número del documento de identidad consultado Nombre y apellidos El domicilio que consta en el DNI Localidad y provincia La información de cada consulta queda registrada en el apartado del módulo de terceros denominado “Documentos”

Canales

Presencial: 1. Oficinas:

Oficinas de Atención al Ciudadano: Ed. Administrativo Antigua Pescadería Municipal Horario de Invierno: De lunes a viernes de 8:30 a 17:00 horas Oficinas ubicadas en: Centro Municipal Integrado Gijón Sur Centro Municipal Integrado de La Calzada Centro Municipal Integrado de El Coto Centro Municipal Integrado de La Arena Centro Municipal Integrado de El Llano Edificio Administrativo “Antiguo Hogar” Horario de Invierno: De lunes a viernes de 9:00 a 17:00 horas

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Ayuntamiento de Gijón/Xixón Sábados de 9:00 a 13:00 horas

Horario de verano (Julio y Agosto) De lunes a viernes de 8:30 a 14:00 horas En todas las Oficinas Horario de verano e invierno Sábados de 9.00 a 13:00 Oficinas ubicadas en: Centro Municipal Integrado Gijón Sur Centro Municipal Integrado de La Calzada Ed. Administrativo Antigua Pescadería Municipal 2.

Red de Cajeros habilitados al efecto:

Ciudadanos

En los Cajeros Ciudadanos instalados en: Centro Municipal Integrado de El Coto Centro Municipal Integrado de La Arena Centro Municipal Integrado de El Llano Edificio Administrativo “Antiguo Hogar” Centro Municipal Integrado Gijón Sur Centro Municipal Integrado de La Calzada Requisito: Ser titular de Tarjeta Ciudadana Horario: Acceso con tarjeta ciudadana. Abierto las 24 horas. Procedimiento de acuerdo con la Ordenanza de Administración Electrónica y la Resolución de la Alcaldía de en la que se regula el proceso para el tratamiento y tramitación de escritos y solicitudes presentados en el Registro Electrónico.

3.

Otros :

ELECTRÓNICO 4. Registro Electrónico

Responsabilidad, tratamiento y

ÓRGANO RESPONSABLE:

Los restantes que se reconocen en el art. 38.4 de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común: Oficinas de Correos, representaciones diplomáticas o representaciones insulares, oficinas red 060.

Requisito: Ser titular de Tarjeta Ciudadana, DNI electrónico o certificados electrónicos reconocidos en la plataforma de validación @firma (consultar en https://sedeelectronica.gijon.es ) Horario: Abierto las 24 horas. Procedimiento de acuerdo con la Ordenanza de Administración Electrónica y la Resolución de la Alcaldía en la que se regula el proceso para el tratamiento y tramitación de escritos y solicitudes presentados en el Registro Electrónico.

Dirección General de Servicios: Responsable de

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Ayuntamiento de Gijón/Xixón coordinar y supervisar los aspectos relacionados con el funcionamiento general del servicio y del seguimiento de las actuaciones a realizar por el encargado de gestión. En el proceso de consulta se aplican las condiciones técnicas, los protocolos y los criterios funcionales definidos por la Administración General del Estado que han sido aprobados por acuerdo de la Junta de Gobierno de 22 de diciembre de 2009. La Transmisión de datos se realiza con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 11/2007 y en la Ley Orgánica 15/99. Para ello se aplica un sello electrónico (certificado de componentes) que identifica la identidad de un equipo remoto, protege las comunicaciones y permite que se cifren los datos..

tramitación

ENCARGADO DE GESTIÓN: Servicio de Relaciones Ciudadanas: realizará las consultas de acuerdo con el procedimiento definido y articulará las medidas necesarias para la adecuada comunicación del procedimiento a las personas autorizadas. GESTIÓN TECNOLÓGICA, DEFINICIÓN DE ESPECIFICACIONES, PROCESOS, ACTUACIONES Y AUDITORÍA:

Excepciones

Dirección del Área de Organización, Recursos Humanos y Sistemas de Información quien, a través del Servicio de Sistemas de Información y del Servicio de Organización y Sistemas, asumirá las funciones de auditoría y control de calidad del sistema de información y de su código fuente, el diseño, programación y mantenimiento del sistema de información y la definición del proceso, las actuaciones y la documentación a generar y sus especificaciones.

Es Requisito previo para la realización de una consulta el consentimiento expreso del interesado. En aquellos supuestos en los que el interesado no preste su consentimiento se deberá aportar la fotocopia del DNI. Para recoger el consentimiento expreso del interesado se han modificado los formularios y modelos normalizados que están publicados en la sede electrónica. El interesado puede sustituir el modelo normalizado por un documento en el que autorice a la realización de la consulta de los datos de su identidad.