DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

OBJETIVO 1. El objetivo de la presente Guía, es establecer las disposiciones generales que regulen la asignación, ejercicio y la comprobación de los recursos asignados para viáticos y pasajes nacionales e internacionales, para los servidores públicos del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., (CPTM), que sean comisionados para el cumplimiento de los objetivos de sus programas o para el desempeño de las funciones que tienen encomendadas, tanto de las Oficinas Centrales, como de las Oficinas en el Exterior, con cargo a las partidas: • • • • • •

37104 “Pasajes Aéreos nacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones Oficiales”. 37106 “Pasajes Aéreos Internacionales para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”. 37204 “Pasajes terrestres nacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”. 37206 “Pasajes terrestres internacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”. 37504 “Viáticos nacionales para servidores públicos en el desempeño de funciones oficiales”. 37602 “Viáticos en el extranjero para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”.

DEFINICIONES 2. Para efectos de esta Guía se entenderá por: a) Comisión: a la tarea o función oficial que se encomienda a un servidor público o que éste desarrolle por razones de su empleo, cargo o comisión, en lugares distintos a los de su centro de trabajo; b) Dependencias: a las que se refiere el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, incluyendo sus órganos administrativos desconcentrados, así como la Presidencia de la República, la Procuraduría General de la República y los tribunales administrativos; c) Entidades: a las que se refiere el artículo 3 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; d) Función Pública: a la Secretaría de la Función Pública; e) Oficio de Comisión: al documento que debe contener la autorización y designación del servidor público comisionado, así como el objeto, destino y duración de la comisión, que servirá como justificante de la erogación que se realice, en términos del artículo 66, fracción III y último párrafo, del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; f)

Secretaría: a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público;

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 2 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

g) Tramo sencillo: al viaje que realiza el servidor público comisionado desde la ciudad de origen hasta la ciudad de destino en que se llevará a cabo la comisión y viceversa, sin importar el número de escalas que pudieran realizarse durante dicho traslado, y h) Viáticos: a los gastos necesarios para el cumplimiento de una comisión, como serían transporte local, alimentación, hospedaje, servicio de Internet, fax, fotocopiado, llamadas telefónicas, propinas, lavandería, tintorería, entre otros.

SUJETOS DE LA NORMA 3. Los servidores públicos del CPTM, que en el ejercicio de sus funciones sean comisionados a un lugar distinto al de su adscripción, dentro del territorio nacional o en el extranjero, en los términos de las normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública. AUTORIZACIÓN Y EJERCICIO DE VIÁTICOS Y PASAJES 4. Solo se podrá autorizar el ejercicio de viáticos y pasajes en el desempeño de las comisiones que sean estrictamente necesarias para dar cumplimiento a los objetivos institucionales, los programas o las funciones conferidas a las dependencias y entidades, tales como: El intercambio de conocimientos institucionales; la representación gubernamental; la implementación de proyectos; la atención de la población en su lugar de residencia y la verificación de acciones o actividades de la Administración Pública Federal, entre otros. No podrán autorizarse viáticos y pasajes: 4.1 Para comisiones que tengan por objeto realizar tareas o funciones que puedan ser efectuadas por el personal de las oficinas o representaciones locales o regionales que tenga la dependencia o entidad en el lugar de la comisión. 4.2 Cuando los servidores públicos se encuentren disfrutando de su periodo vacacional, de cualquier tipo de licencia, que estén suspendidos en virtud de sanciones administrativas o por cualquier otra causa que lo mantenga inactivo. 4.3 Como incremento o complemento de sueldo, ni para cubrir gastos de representación de orden social o en calidad de cortesía, así como tampoco para cualquier otro distinto señalado en la presente guía. 4.4 Cuando el lugar de adscripción y el de comisión se encuentren en la misma población. 4.5 Cuando el comisionado tenga pendientes reintegro de gastos de comprobaciones anteriores. En caso de ser indispensable la comisión, será bajo el régimen de viáticos devengados y no se pagarán dichos gastos hasta que comprueben los gastos anteriores. 5. La autorización para realizar erogaciones por concepto de viáticos y pasajes corresponderá: a) Tratándose de comisiones en el extranjero: i) A los titulares de las dependencias o entidades respecto de los inferiores jerárquicos inmediatos, y DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 3 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

ii) A los titulares de las subsecretarías o equivalentes, así como a los Oficiales Mayores o equivalentes, a las cuales se encuentre adscrito el servidor público comisionado. La facultad de autorización a que se refiere el inciso a) sub inciso i) de este numeral, podrá ser delegada al Oficial Mayor o equivalente de la entidad. Para la autorización de viáticos internacionales, se deberá observar el siguiente cuadro. VIÁTICOS INTERNACIONALES NIVEL

PERSONAL A COMISIONAR

NIVEL JERÁRQUICO QUE AUTORIZA Director Ejecutivo de Administración y Finanzas

1

Director General Director General Adjunto

2

Directores Ejecutivos y Coordinadores, Directores de Área y Homólogos, Mandos Director General Adjunto Medios, Homólogos y Resto del Personal.

b) Al titular de la unidad administrativa a la que se encuentre adscrito el servidor público comisionado, para las comisiones en territorio nacional. Para la autorización de viáticos en territorio nacional, se deberá observar el siguiente cuadro. VIÁTICOS NACIONALES NIVEL

PERSONAL A COMISIONAR

NIVEL JERÁRQUICO QUE AUTORIZA

1

Director General Director General Adjunto

Director Ejecutivo de Administración y Finanzas

2

Directores Ejecutivos

Director General Adjunto

3

Coordinadores Directores de Área y Directores Ejecutivos Homólogos, Mandos Medios y Homólogos y según adscripción Resto del Personal.

Ambos cuadros aplican también para la autorización de comisiones menores a 24 horas del personal en oficinas centrales, tanto en la República Mexicana, como en el extranjero. Para la autorización de comisiones para el personal de las oficinas en el exterior tanto nacional (en la República Mexicana) o internacional (en cualquier parte del extranjero), se deberá autorizar de manera específica conforme el siguiente cuadro:

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 4 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

OFICINAS EN EL EXTERIOR NIVEL JERÁRQUICO QUE AUTORIZA

NIVEL

PERSONAL A COMISIONAR

1

Directores Regionales u Homólogo

Director General Adjunto

2

Directores de Oficinas en el Exterior

Directores Regionales u Homólogo

3

Directores Adjuntos, Asistentes Técnicos Administrativos

Director Regional o Director de la Oficina en el Exterior correspondiente

Las solicitudes para el trámite de autorización de comisiones nacionales, deberán presentarse con tres días hábiles previos a la fecha de inicio de la comisión, y en el caso de comisiones al extranjero, con cuatro días de anticipación, con la finalidad de que la Dirección de Recursos Financieros o la Oficina en el Exterior, entregue el cheque de viáticos o realice transferencia a la tarjeta de servicios oportunamente; en caso de urgencias se deberá de indicar en la solicitud el motivo de la misma.

DEL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES ™ Viáticos 6. Por cada comisión autorizada y por cada servidor público comisionado, deberá requisitarse el formato DRF-05 “Solicitud-recibo de Pago de Viáticos y Pasajes en Moneda Nacional y Dólares”, y presentarse cuatro días antes del inicio de la comisión. Para efectos del otorgamiento de viáticos y pasajes para la realización de comisiones, se computará la duración de cada comisión, considerando la fecha de traslado del servidor público desde el lugar de origen, hasta la fecha en que éste tenga su regreso. Se deberán verificar los días efectivos de comisión reportados por el servidor público. La duración máxima de las comisiones en que se autorice el pago de viáticos y pasajes no podrá exceder de 24 días naturales para las realizadas en territorio nacional y de 20 para las realizadas en el extranjero. La realización de dos o más comisiones en un mismo ejercicio fiscal no podrá rebasar un máximo acumulado de 48 días naturales. Excepcionalmente el Director Ejecutivo de Administración y Finanzas, podrá autorizar el otorgamiento de viáticos y pasajes para comisiones que requieran mayor duración de la establecida, siempre y cuando dichos periodos se encuentren justificados. Los viáticos son asignaciones destinadas a cubrir los siguientes conceptos, que serán únicamente los aceptados en la comprobación correspondiente: Hospedaje: Los comisionados podrán utilizar el servicio de hospedaje de su elección de acuerdo a las cuotas autorizadas. Alimentos y bebidas: Serán para cubrir los consumos de alimentos diarios del comisionado incluyendo propinas, por lo que el comprobante por este concepto deberá amparar el consumo de una sola persona, en las cuales no se aceptará el consumo de bebidas alcohólicas.

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 5 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Gastos de transportación: Para la transportación de la terminal aérea o de autobuses al domicilio del comisionado y viceversa, así como para los transportes locales requeridos en el lugar de comisión. Lavandería y Tintorería: Se autorizarán los gastos de lavandería y tintorería. Llamadas telefónicas: Se autorizarán llamadas telefónicas de larga distancia y locales, tanto oficiales como personales, Internet, fax y fotocopiado, por lo que los comisionados aplicarán los criterios de racionalización, a lo indispensable en ellas, cuidando de no abusar del servicio. Viáticos Nacionales 7. Las cuotas máximas de viáticos para el desempeño de comisiones en la República Mexicana se asignarán de acuerdo al lugar (zonas económicas) en que se realice la comisión y el grupo jerárquico que corresponda al servidor público conforme a la siguiente tabla: CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS DE “VIÁTICOS” EN TERRITORIO NACIONAL EN MONEDA NACIONAL

Zona Más Zona Económica Menos “A” Económica “B”

Niveles Director General, Director General Adjunto, Director Ejecutivo con nivel “K” Coordinador, Director Regional de Oficina en el Exterior y homólogos Director de área, Titular de Unidad, Director y Director Adjunto de Oficina en el Exterior, Gerente, Subgerente y Asistente Técnico Administrativo de Oficina en el Exterior y Enlace Personal Operativo

Tarifa Menos de 24 hrs.

1,650

3,240

825

1,250

1,700

625

870

980

435

Para efectos de lo previsto en esta guía y la tabla anterior, las ciudades más económicas y menos económicas se señalan a continuación: Zona “A” Ciudades más económicas

Resto del territorio nacional

Zona “B” Ciudades menos económicas Acapulco e Ixtapa Zihuatanejo del Estado de Guerrero Cancún del Estado de Quintana Roo Ciudad Victoria del Estado de Tamaulipas Los Cabos del Estado de Baja California Sur Saltillo del Estado de Coahuila

En el caso de viáticos nacionales, el otorgamiento de recursos al personal comisionado será a través de cheque nominativo, tarjeta de débito o tarjeta de servicios. En el caso de viajes internacionales el importe se indicará en dólares americanos o euros, según corresponda, pudiendo otorgarse mediante depósito en tarjeta de débito, tarjeta de servicios, cheque nominativo o efectivo, de acuerdo a las necesidades operativas de la tesorería del Consejo. Las Oficinas en el Exterior podrán otorgar los recursos en la moneda en curso en el país correspondiente, documentando el tipo de cambio utilizado para ello, ya sea mediante cheque o transferencia.

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 6 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Viáticos Internacionales 8. Las cuotas máximas de viáticos que se asignen a los servidores públicos en el desempeño de comisiones en el extranjero, se otorgarán en dos modalidades conforme a la siguiente tabla: CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS DE “VIÁTICOS” EN VIAJES INTERNACIONALES

Niveles

TODOS LOS GRUPOS JERÁRQUICOS

Todos los países (en USD)

Países donde el EURO es la moneda de curso legal (Euros)

Normal

Menos de 24 hrs.

Normal

Menos de 24 hrs.

450

225

450

225

Se suministrarán los recursos en euros o dólares de los Estados Unidos de América, según aplique conforme a la tabla anterior. ™ Cuotas máximas para viáticos sin hospedaje 9. Cuando para el desempeño de la comisión no se requiera la pernocta del servidor público en el lugar en que se realice la misma, la cuota será de hasta 50% de la cuota asignada a viáticos nacionales, en las zonas de la República Mexicana más económicas, conforme al grupo jerárquico que corresponda. 10. Por lo que se refiere a las comisiones en el extranjero que no requieran la pernocta del servidor público en el lugar en que se realice la misma, la cuota será de un máximo de 225 dólares de los Estados Unidos de América, y tratándose de países donde la moneda de curso legal sea el euro, la cuota será de un máximo de 225 euros. ™ Cuotas para viáticos con paquetes de viaje 11. En los casos en que se adquieran paquetes de viajes para servidores públicos que realicen una comisión en territorio nacional o en el extranjero, las cuotas diarias de viáticos entregadas al servidor público serán las siguientes: a)

En paquetes que incluyan hospedaje y alimentos: Se otorgarán viáticos únicamente para los traslados locales y otros gastos menores. La cuota asignada será de hasta 20% de la que corresponda conforme al grupo jerárquico que aplique y el destino de la comisión;

b)

En paquetes que incluyan hospedaje y transporte: Se otorgarán viáticos únicamente para alimentos, traslados locales y otros gastos menores. La cuota a signada será hasta el 30% de la cuota máxima diaria que corresponda al grupo jerárquico del servidor público y el destino de la comisión, y

c)

En paquetes que incluyan hospedaje, transporte y alimentos: Se otorgarán viáticos únicamente para otros gastos menores. La cuota asignada será hasta el 15% de la cuota máxima diaria que corresponda al grupo jerárquico del servidor público y el destino de la comisión.

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 7 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

™ Cuotas distintas 12. La Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas del Consejo, por excepción, podrá autorizar montos distintos a las cuotas de viáticos nacionales e internacionales establecidas en la presente guía, incluyendo la homologación de cuotas en caso de que el desempeño de una comisión un servidor público participe en ésta con algún superior jerárquico, sujetándose a lo siguiente: a)

Las erogaciones que se ocasionen con motivo de las autorizaciones deberán estar plenamente justificadas y quedarán sujetas en todo momento a disponibilidad presupuestaria;

b) Las autorizaciones no deberán generar una presión de gasto al Consejo, y c) Las autorizaciones se otorgarán bajo su responsabilidad. Los servidores públicos comisionados deberán observar, en todo tiempo, los principios de austeridad y racionalidad en el ejercicio de los recursos públicos federales. ™ Pasajes nacionales e internacionales 13. Las Unidades Administrativas del Consejo, deberán propiciar la planeación y programación oportuna de las comisiones, a efecto de hacer uso de esquemas o mecanismos que le permitan al Consejo obtener un precio preferencial, como es la pre compra de pasajes. La Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas, sujetándose a la disponibilidad presupuestal, sólo podrá asignar pasajes con categoría de negocios, su equivalente o superior, en los siguientes casos: a)

Cuando por las condiciones físicas o de salud del servidor público comisionado, se justifique como plenamente necesario el viaje en dicha categoría;

b) Cuando se trate de vuelos internacionales que por tramo sencillo tengan duración superior a 4 horas y el servidor público comisionado corresponda a los grupos jerárquico J (Director General), o c)

Cuando se trate de vuelos internacionales que por tramo sencillo tengan duración superior a 6 horas y el servidor público comisionado corresponda a los grupos jerárquicos L (Director General Adjunto, Director Ejecutivo y Coordinador).

En casos de cambios de fechas y horario o cancelación en boletos de avión que representen un costo para el Consejo, éstos deberán contar con autorización por escrito de la Dirección Ejecutiva del área correspondiente, o de la Dirección Regional en el Exterior correspondiente, que deberá anexarse a la comprobación. De no contarse con la autorización, los cargos que se efectúen por estos conceptos serán pagados por el comisionado. Los gastos originados por el traslado del personal al lugar o lugares de comisión serán cubiertos por el Consejo para los siguientes casos: Pasaje aéreo: En las oficinas centrales se acudirá a la Agencia de Viajes autorizada, de acuerdo con las rutas que tienen comisionadas o autorizadas. Sólo en caso de emergencia se podrán adquirir boletos a través de líneas aéreas nacionales exclusivamente. En las oficinas en el exterior DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 8 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

se acudirá a la agencia de viajes designada por la Oficina, la línea aérea o el proveedor que garantice el mejor precio en el mercado. Se deberán presentar alternativas debiendo escoger la más económica, justificando en caso contrario en el apartado de observaciones del Formato DRF-05. Pasaje terrestre: Se autorizan los gastos de pasajes terrestres en líneas de autobuses foráneos o tren cuando no exista la posibilidad o no sea conveniente realizar el viaje por avión. Automóvil particular: Se pagarán los gastos de peaje y gasolina cuando el comisionado utilice su propio auto para el cumplimiento de una comisión oficial, tanto de ida como de regreso del lugar de comisión. JUSTIFICACIÓN Y COMPROBACIÓN DE LA COMISIÓN 14. Las dependencias y entidades, conforme a las disposiciones que establezcan la Secretaría y la Función Pública, asignarán a los servidores públicos tarjetas de débito o servicios, para que los gastos efectuados con motivo de una comisión se cubran preferentemente con dichos medios de pago. 15. Los gastos efectuados para el desempeño de las comisiones se justificarán con el Oficio de Comisión y se comprobarán con lo siguiente: a) En el caso de comisiones en territorio nacional: i) En cuanto a los gastos de comisión que hayan sido cubiertos con la tarjeta de débito o servicios asignada conforme al numeral 14 de estas Normas, con el estado de cuenta en que aparezcan dichos cargos, o ii) En su defecto, los gastos que hayan sido cubiertos con cualquier otro medio de pago se comprobarán con documentación de terceros que reúnan los requisitos fiscales, salvo lo dispuesto en el artículo 128-A del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Artículo 128-A. Para los efectos del artículo 109, fracción XIII de la Ley, las personas físicas que reciban viáticos y sean erogados en servicio del patrón, podrán no comprobar con documentación de terceros hasta un 10% del total de viáticos recibidos en cada ocasión, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal de que se trate. El monto de los viáticos deberá depositarse por el empleador a la cuenta del trabajador en la que perciba su nómina o en una cuenta asociada a un monedero electrónico con el fin de depositar los viáticos. Lo dispuesto en el presente artículo no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y pasajes de avión. Los comprobantes de las comisiones nacionales deberán cumplir con los siguientes requisitos: • • • •

Nombre o razón social del proveedor y su domicilio fiscal. Registro Federal de Contribuyentes del proveedor. Número de folio impreso del comprobante fiscal Nombre de la empresa que efectuó la impresión, domicilio, colonia, R.F.C. y núm. de oficio de autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, número de aprobación del sistema de control de impresores autorizados.

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 9 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

•

Las facturas deberán contener los siguientes datos: ¾ Lugar y fecha de expedición. Nombre: R.F.C.: Domicilio:

• • • •

CONSEJO DE PROMOCIÓN TURÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V. CPT 991022 DE7 Viaducto Miguel Alemán 105, Col. Escandón, C.P.11800, Deleg. Miguel Hidalgo, México, D.F.

Descripción del bien y/o servicio (cantidad, características, en caso de que no estén desglosados los artículos adquiridos, deberá anexarse el ticket de compra). Especificación de él o los precio(s) unitario(s) en pesos. Especificación, en su caso, de los descuentos, impuestos y otros incrementos. Importe total de la factura con número y letra sin tachaduras o enmendaduras, en pesos.

Bajo la responsabilidad documentación: •

del

personal

comisionado

deberá

de

presentarse

la

siguiente

Copia del Formato DRF-05, Solicitud de Viáticos y Pasajes, mediante el cual se autorizó la comisión.

• En su caso, relación de Gastos sin Comprobante mediante el Formato DRF-05B. •

Comprobantes originales legibles y debidamente ordenados. En caso de ser necesario, relacionados, indicando el monto en la moneda de gasto, el monto en la moneda en que fueron otorgados los viáticos (moneda nacional, dólares americanos, euros u otras), el o los tipos de cambio utilizados y los totales necesarios para indicar el monto comprobado con documentos, el monto sin comprobantes, el total gastado y el diferencial respecto al monto otorgado.

b) En el caso de comisiones en el extranjero se estará a lo dispuesto en el artículo 128-B del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta que a la letra dice: Artículo 128-B. Para los efectos del artículo 109, fracción XIII de la Ley, los viáticos erogados por servidores públicos de la Administración Pública Federal en comisiones oficiales en el extranjero, cuyo monto se fije con base en criterios presupuestales relativos al país donde se efectuará la comisión o por nivel de puesto del servidor público, se comprobará como efectivamente erogados en servicio del patrón, únicamente con la documentación relativa a los gastos de hospedaje, pasajes de avión y un informe de los demás gastos efectuados durante dicha comisión. Los gastos de comisión que hayan sido cubiertos con la tarjeta de débito o servicios asignada conforme al numeral 14 de las presentes Normas, podrán ser comprobados con el estado de cuenta en que aparezcan dichos cargos. El informe o relación de gastos a que se refiere el artículo 128-B, se hará con el formato DRF-05B y deberá incluir la fecha, concepto e importe de cada pago realizado y podrá comprender gastos tales como la adquisición de divisas.

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 10 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Informe de comisión 16. El servidor público comisionado deberá rendir un informe de comisión realizada y entregar al titular de la unidad administrativa a la que se encuentre adscrito, dentro de los diez días hábiles siguientes a la realización de dicha comisión. En caso de que el titular de la unidad administrativa sea el servidor público comisionado, el informe se rendirá al superior jerárquico inmediato. Dicho informe será en formato abierto y deberá contener: a) El nombre, cargo y adscripción del servidor público que realizó la comisión. b) Lugar y periodo de la comisión. c)

Objeto de la comisión, detallando el propósito de la misma, un breve resumen de las actividades realizadas, conclusiones, resultados obtenidos y contribuciones para la dependencia o entidad de la que forma parte, y

d) La firma autógrafa del servidor público que fue comisionado. Nota: El informe de comisión, no forma parte de la comprobación de los recursos otorgados para viáticos.

GENERALIDADES El comisionado deberá presentar las comprobaciones al 100% de los recursos asignados de viáticos y pasajes dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión, mediante el formato DRF-05A documentando lo relacionado y el formato DRF-05B. Para los casos del pago de gastos de comisión con tarjeta de servicios, la comprobación se deberá presentar al 100%, dentro de los diez días hábiles posteriores a la fecha de corte mensual del estado de cuenta que emite el banco. En su caso, se entregará copia del recibo oficial de la Caja General (Formato DRF-00) por el importe reintegrado y que corresponda a la falta de documentos comprobatorios. En el caso de comprobaciones del extranjero, deberán cumplir con los requisitos fiscales del lugar de origen, indicando como mínimo el importe y descripción del bien o servicio adquirido, así como datos básicos del proveedor. En ambos casos los comprobantes deberán ser legibles y contar con la firma o rúbrica del comisionado. Es responsabilidad del comisionado verificar que los comprobantes del gasto de viaje, cumplan con los requisitos establecidos en el presente instrumento. Los comprobantes que no reúnan los requisitos marcados en el punto anterior no serán validados y por lo tanto no serán tomados en cuenta en el resultado final de la comprobación. Todos los comprobantes que no sean aceptados serán devueltos al comisionado para la sustitución de los mismos, o en su defecto, para el reintegro de los importes. Se podrá comprobar hasta el 10% del importe total de viáticos asignados para la comisión nacional, mediante el formato DRF-05B, Relación de Gastos sin Comprobantes, en la que se identifique el desglose de los gastos. Dicha relación deberá ser validada por el servidor público comisionado.

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 11 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Para los casos en que por diversas razones se suspenda, o cancele la comisión, el servidor público comisionado deberá notificarlo por escrito a la Dirección de Recursos Financieros y a la Dirección de Recursos Materiales o a la Oficina en el Exterior y realizar la devolución del recurso recibido por concepto de viáticos y/o pasajes, mediante el formato DRF-00, Recibo de Ingresos a Caja General, dentro de las 24 horas posteriores a la suspensión o cancelación de la comisión. En caso de que un boleto de avión no se haya utilizado al 100% por cancelación, cambio de línea aérea, etc., el comisionado requerirá a la agencia de viajes la nota de crédito correspondiente y deberá entregarla en la Dirección de Recursos Materiales o a la Oficina en el Exterior correspondiente. Los comprobantes de gastos respaldarán hasta el importe marcado en éstos y en caso de que el importe fuere superior al viático autorizado u otorgado, dichos comprobantes respaldarán únicamente hasta el límite de la tarifa. En caso de que el periodo del viaje se hubiere ampliado o reducido, el comisionado deberá notificarlo por escrito a la Dirección de Recursos Financieros y a la Dirección de Recursos Materiales o al área administrativa de la Oficina en el Exterior y requisitar un nuevo formato DRF05 por ampliación o devolver el importe por los días en que se redujo el periodo autorizado. Para los casos de viajes internacionales, se deberá anexar el comprobante de cambios de divisas, cuando proceda, expedido por una casa de cambio o banco, con la finalidad de registrar el gasto con el tipo de cambio de esa fecha. En caso de existir saldo ya sea a favor o en contra del comisionado, dicho saldo será pagado en la moneda en que fueron otorgados originalmente. ™ Pasajes Para los efectos de la comprobación del ejercicio del recurso por concepto de pasaje aéreos y terrestres nacionales e internacionales, se deberá anexar a la comprobación la siguiente documentación: • Copia del Formato DRF-05 en el cual se autorizó la comisión. • El pasaje aéreo será comprobado, mediante reporte del estatus del pasaje que proporcionará la Agencia de Viajes. • Para comisiones de personal en las Oficinas en el Exterior, original de la factura o comprobante de pago al proveedor del pasaje. En caso de que un boleto de avión no se haya utilizado al 100% por cancelación, cambio de línea aérea, etc., el comisionado requerirá a la agencia de viajes la nota de crédito correspondiente y deberá entregarla en la Dirección de Recursos Materiales o a la Oficina en el Exterior correspondiente. ™ Del período de comprobación y su incumplimiento El comisionado deberá presentar las comprobaciones al 100% de los recursos asignados dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión, mediante la entrega de los comprobantes de gastos efectuados y de los formatos indicados. Si una misma persona realiza comisiones continuas, con un período de diferencia de hasta tres días hábiles entre ellas, la comprobación de las comisiones se realizará dentro de los 10 días

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 12 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

hábiles siguientes a la terminación de la última comisión, y deberá notificarse por escrito este hecho a la Dirección de Recursos Financieros. En caso de que los viáticos no sean comprobados conforme a lo establecido en la presente guía, el Director de Recursos Financieros a través del Gerente de Presupuesto y el operador administrativo en las oficinas en el exterior en su caso, solicitará por escrito al comisionado la comprobación de los recursos en forma inmediata o la devolución de los mismos. En caso de no obtener respuesta del comisionado dentro de los diez días hábiles posteriores a la notificación, la Dirección de Recursos Financieros procederá a solicitar por escrito a la Dirección de Recursos Humanos, se realice el descuento vía nómina del monto no comprobado, esto derivado de que el descuento vía nómina se aceptó por el comisionado, mediante el formato DRF-05.

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GU-DRF-GC-01

Página 13 de 19

24/07/13 Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Responsable

Paso

Actividad

Documento de Trabajo

ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS 1.

Requisita el formato DRF-05 y solicita a la Gerencia de Presupuesto los viáticos y pasajes o a la Oficina en el Exterior que corresponda, preferentemente 5 días antes del inicio de la comisión

1.1

De conformidad con la comisión encomendada llena el formato DRF-05, tanto de viáticos nacionales como internacionales según sea el caso y entrega a la Gerencia de Presupuesto debidamente autorizado conforme se indica en el apartado 5 de la presente guía, para la ministración de los viáticos respectivos.

COMISIONADO 1.2

Para el caso del personal de Oficinas en el Exterior, solicitará a éstas los viáticos y pasajes para el desarrollo de comisión oficial, mediante el formato DRF-05.

1.3

Entrega copia del formato DRF-05 debidamente autorizado a la agencia de viaje autorizada por el Consejo, con la que gestionará el pasaje aéreo respectivo si fuera el caso. Recibe formato DRF-05 original revisa, registra y turna a la GSF.

2.

GERENCIA DE PRESUPUESTO (GP)

2.1

U OFICINA EN 2.2 EL EXTERIOR (OE)

2.3

3.

3.1 GERENCIA DE SITUACIÓN FINANCIERA (GSF) 3.2

Formato DRF-05 Revisa que esté debidamente llenado y autorizado que las (Solicitud-Recibo tarifas aplicadas correspondan a las establecidas en la de Pago de presente guía y que se cuente con disponibilidad Viáticos y Pasajes presupuestal. en M.N., Dólares o Euros) Asigna número de folio, registra en expediente del servidor público y entrega a la GSF, para la ministración de viáticos. Expediente del Servidor Público En caso de encontrarse insuficiencia o errores en la (Comisionado) información proporcionada en el formato DRF-05, se devuelve al comisionado para su complemento o corrección según sea el caso. Recibe formato DRF-05, elabora el cheque nominativo o Formato DRF-05 pago electrónico en la moneda correspondiente y lo (Solicitud-Recibo entrega al comisionado. de Pago de Viáticos y Pasajes En los casos de viáticos nacionales, elabora el cheque en M.N., Dólares o Euros) respectivo o depósito en tarjeta de débito o tarjeta de servicios, entrega al comisionado y recaba acuse de recibo en la póliza correspondiente misma que entrega a la GC, Correo para su registro. Electrónico Para viáticos internacionales se le notifica al comisionado vía correo la recarga de su tarjeta de débito o de servicios.

24/07/13

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GUI-DRF-GC-01

Formato DRF-05 (Solicitud-Recibo de Pago de Viáticos y Pasajes en M.N., Dólares o Euros)

Página 14 de 19

Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Responsable

GERENCIA DE SITUACIÓN FINANCIERA (GSF)

Paso

Actividad

3.3

Entrega con relación copia del formato DRF-05 a la GP, para el reintegro mediante Cuenta por Liquidar Certificada, de los recursos a la cuenta bancaria del CPTM, donde se encuentra la administración del acuerdo de ministración autorizado por la SHCP.

3.4

Entrega con relación formato DRF-05 original a la GC, para su registro contable y resguardo.

4.

Recibe cheque o depósito electrónico, y procede a realizar la comisión encomendada.

4.1

En los casos en que por necesidades del servicio se modifiquen las fechas de la comisión, se deberá de notificar por escrito a la DRF y a la DRM las nuevas fechas.

4.2

Para los casos en que la comisión sea cancelada, deberá de notificar a la DRF durante las 24 horas posteriores a la cancelación y regresar los recursos proporcionados a la GSF, mediante cheque nominativo en la moneda originalmente otorgada.

5.

Realiza comisión, procede a la comprobación mediante el formato DRF-05A, y entrega a la GP.

COMISIONADO

Documento de Trabajo Formato DRF-05 Original (Solicitud-Recibo de Pago de Viáticos y Pasajes en M.N., Dólares o Euros) Relación

Cheque o depósito electrónico

COMPROBACIÓN

5.1 COMISIONADO

6.

6.1 GERENCIA DE PRESUPUESTO (GP) 6.2

Formato DRF05A (Informe de Comisión y Requisita el formato DRF-05A, en el que se relacionan los comprobación de documentos comprobatorios y se integrarán las facturas Viáticos y originales de hospedaje, alimentación, etc., lo firma y lo Pasajes) entrega a la GP, en los siguientes diez días hábiles a la realización de dicha comisión. Documentación original comprobatoria Recibe formato DRF-05A, documentación comprobatoria, revisa, registra y entrega a la GC.

Formato DRF05A (Informe de Comisión y Recibe formato y documentación original comprobatoria, comprobación de revisa que cumpla con los requisitos fiscales y entrega a la Viáticos y Pasajes) GC, para su registro y control contable. En los casos en que se encuentren errores en la Documentación original documentación comprobatoria, se regresa al comisionado mediante el formato DRF-05C en un máximo en 2 días comprobatoria hábiles, indicándole el motivo de la devolución para que el comisionado proceda a la corrección de ésta.

24/07/13

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GUI-DRF-GC-01

Página 15 de 19

Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Responsable

Paso

Actividad

7.

Recibe la devolución de la documentación comprobatoria mediante el formato DRF-05C, en el que se indica el motivo de la devolución, corrige o reintegra a la GP en un máximo de 2 días hábiles.

Documento de Trabajo

7.1

COMISIONADO

7.2

Revisa el motivo de la devolución, gestiona el cambio de la documentación observada, obtiene documentación correcta Documentación y envía a la GP. comprobatoria observada En los casos en que la documentación comprobatoria observada no pueda ser corregida, deberá de reintegrar Formato DRFmediante el formato DRF-00 a la GSF los importes de dichos 05B comprobantes, en la moneda en la que se otorgó originalmente.

7.3

8.

8.1

GERENCIA DE PRESUPUESTO (GP)

GERENCIA DE CONTABILIDAD (GC)

8.2

Entregado el reembolso de recursos sin comprobante, entrega a la GP, copia del acuse de recibo del formato DRF00 realizado por la GSF, para la comprobación respectiva. Detecta falta de comprobación por parte del comisionado de viáticos y pasajes otorgados y solicita, dentro de los diez días. Oficio solicitud De la revisión de los registros de viáticos y pasajes de otorgados a personal comisionado del CPTM, detecta aquel comprobación personal que no ha comprobado en los diez días hábiles posteriores al término de la comisión, y elabora oficio de Oficio solicitud solicitud de la comprobación respectiva y lo entrega al de descuento vía servidor público comisionado que corresponda. nómina (si fuera el caso) En los casos en los que no reciba la comprobación solicitada en un término de diez días hábiles posteriores a la recepción Documentación del requerimiento, se solicitará mediante oficio a la comprobatoria Dirección de Recursos Humanos, proceda al descuento y/o del reintegro vía nómina del monto no comprobado por el Comisionado.

8.3

Toda vez que la Dirección de Recursos Humanos reintegre el importe solicitado, registra y entrega la información y documentación del reintegro a la GC, para su registro contable y resguardo.

9.

Recibe la documentación que ampara la comprobación o Documentación el reintegro según sea el caso, revisa, registra y archiva comprobatoria en expediente. y/o del reintegro

24/07/13

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GUI-DRF-GC-01

Página 16 de 19

Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Responsable

Paso

Actividad

Documento de Trabajo

ASIGNACIÓN DE PASAJES 1.

COMISIONADO

1.1

2.

GERENCIA DE PRESUPUESTO (GP)

2.1

2.2

3.

COMISIONADO

3.1

4.

4.1

AGENCIA DE VIAJES (AV)

4.2

Requisita formato DRF-05 y lo entrega a la Gerencia de Presupuesto, 5 días antes del inicio de la comisión.

DRF-05 Solicitud-Recibo de pago de Viáticos y En el formato DRF-05 se anotará la información correspondiente a la comisión que consiste en, indicar la Pasajes en M.N., designación del comisionado, el objeto, destino y duración Dólares y Euros de la comisión con la autorización respectiva. Recibe formato DRF-05 a través de la DRF, revisa asigna DRF-05 folio y entrega copia al comisionado. Solicitud-Recibo de pago de Viáticos y Revisa el destino y vigencia y de proceder, asigna folio, Pasajes en M.N., registra en expediente. Dólares y Euros En los casos que se encuentren inconsistencias en la información del formato DRF-05, se rechaza el formato indicando las causas de la devolución. Con copia del formato DRF-05, debidamente autorizado, entrega a la Agencia de Viajes preestablecida por el CPTM, para la expedición del pasaje aéreo. Correo Para la expedición del pasaje aéreo, solicita a la Agencia de electrónico en su caso Viajes vía correo electrónico, telefónica o personalmente la siguiente información: Horario de vuelos, ruta (origen y destino), fechas específicas e información de hospedaje. Recibe a través de la GAL, copia del formato DRF-05, revisa, realiza reservación, expide boleto electrónico e informa al comisionado. Revisa que la copia del formato DRF-05 esté debidamente Copia DRF-05 autorizada y contenga el folio asignado por la GP. Solicitud-Recibo de pago de Proporciona alternativas vía correo electrónico, telefónica o Viáticos y personalmente la información solicitada por el comisionado Pasajes en M.N., con respecto a: Horarios de vuelos con diferentes Dólares y Euros aerolíneas, rutas que se pueden utilizar, la disponibilidad de lugares en ciertos horarios y fechas, debiendo elegir la más Correo económica considerando el apartado 13 de pasajes Electrónico nacionales e internacionales, así como la mejor tarifa de hoteles, cadenas y ubicación, para la realización de la comisión correspondiente.

24/07/13

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GUI-DRF-GC-01

Página 17 de 19

Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Responsable

Paso

Actividad

5.

Recibe alternativas de viaje, revisa y comunica a la agencia su necesidad

5.1

Una vez revisadas las alternativas, solicita la reservación a la Agencia de Viajes vía correo electrónico, telefónica o personalmente, indicando: Fechas del viaje, horarios, ruta, hotel a utilizar y tarifa.

5.2

En el caso de no elegir la más económica deberá justificarlo en el apartado de observaciones del formato DRF-05. Recibe la información de viaje, revisa, realiza reservación y notifica al comisionado

COMISIONADO

6.

6.1

AGENCIA DE VIAJES (AV) 6.2

6.3

7.

COMISIONADO

De la información proporcionada por el comisionado, realiza la reservación en la tarifa más económica para la transportación aérea y hospedaje, y notifica al comisionado vía correo electrónico la clave correspondiente del Boleto Electrónico (pasaje aéreo) tanto nacional como internacional, así como las fechas de salida, línea aérea y horarios de salidas, llegadas y el tiempo en que deberá presentarse ante la línea aérea para documentar. En los casos de aplicar otra tarifa que no sea la económica, revisará que el formato DRF-05 describa la justificación correspondiente, para proceder a la reservación y adquisición del pasaje aéreo. Mensualmente envía a la GP, relación de pasajes aéreos adquiridos por el CPTM, anexando en original el Documento de Servicio, Factura de Servicios Misceláneos y Boleto Electrónico, así como estatus que emite la plataforma de reservaciones de la utilización de cada pasaje aéreo, para el pago respectivo. Recibe correo electrónico claves del boleto electrónico, realiza comisión.

7.1

Recibe clave de boleto electrónico, se presenta al aeropuerto ante la línea aérea, realiza la comisión en las fechas establecidas.

7.2

En los casos en que se cancele, posponga la comisión, o no se utilice parcial o totalmente el pasaje aéreo, deberá de notificar y justificar por escrito a la Dirección de Recursos Materiales, con copia a la GP.

7.3

Para los casos en que no exista la justificación a que se refiere el punto anterior, el comisionado deberá de reintegrar el costo del pasaje aéreo proporcionado.

Correo electrónico

Correo electrónico Relación de expedición de pasajes aéreos Documento de Servicio Factura de Servicios Misceláneos Boleto Electrónico Estatus de pasajes aéreos

Correo electrónico

24/07/13

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GUI-DRF-GC-01

Documento de Trabajo

Página 18 de 19

Versión 04

GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Responsable

Paso

Actividad

8.

Recibe relación mensual de boletos expedidos, revisa y turna a la GP.

8.1

Revisa relación mensual de la agencia de viajes por la adquisición de pasajes aéreos, elabora relación de pago a proveedores, debiendo anexar los originales de: Documento de Servicio, Factura de Servicios Misceláneos, Boleto Electrónico y copia del formato DRF-05, debidamente formulado y firmado.

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES (DRM)

Documento de Trabajo Documento de Servicio Factura de Servicios Misceláneos Boleto Electrónico Estatus de pasajes aéreos

GERENCIA DE PRESUPUESTO (GP)

9.

Recibe relación mensual, revisa, registra, efectúa pago y entrega a la Gerencia de Contabilidad para su registro y archivo.

9.1

Revisa relación mensual que contenga por cada pasaje aéreo: Documento de Servicio, Factura de Servicios Misceláneos, Boleto Electrónico y el estatus que emite la plataforma de reservaciones de la utilización de cada pasaje aéreo, así como copia del formato DRF-05.

9.2

Realiza pago a la agencia mediante la Cuenta por Liquidar Certificada anexa documentación comprobatoria del gasto por pasajes aéreos y entrega en forma económica a la GC.

DRF-05 (Copia) Documento de Servicio Factura de Servicios Misceláneos Boleto Electrónico Estatus de pasajes aéreos DRF-05 (Copia

COMPROBACIÓN GERENCIA DE CONTABILIDAD (GC)

10.

Recibe Cuenta por Liquidar Certificada, revisa, registra y archiva.

Cuenta por Liquidar Certificada

10.1

Revisa que la Cuenta por Liquidar Certificada se acompañe de la documentación comprobatoria original que Documentación comprobatoria corresponda, registra y archiva. original

 

24/07/13

DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

GUI-DRF-GC-01

Página 19 de 19

Versión 04