WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016

Distrito Escolar Independiente de Austin (Austin Independent School District) Programa para Empresas Históricamente Subutilizadas (por sus siglas en inglés,HUB)

1.

PROPÓSITO Es política del Distrito Escolar Independiente de Austin (Austin Independent School District), (“el Distrito”) proveer igualdad en oportunidades para todo contratista, y resolver cualquier discriminación existente en el mercado correspondiente y en contratos públicos contra empresas históricamente subutilizadas. El Distrito procura promover participación plena y justa en toda fase de las actividades de compras y contratación y de posibilitar oportunidades plenas y justas a todos los proveedores para competir en los contratos del Distrito. Por lo tanto, los propósitos y objetivos de esta política son los siguientes: (1) (2) (3) (4)

2.

Asegurar que el Distrito no sea participante pasivo en un mercado discriminatorio. Asegurar que el programa sea estrictamente individualizado o definido. Proporcionar oportunidades para que las empresas HUB a m pl í e n y re a l c en s us c ap a ci d ad e s d e con t r at ar c on el D istrito. Administrar este programa de acuerdo con las leyes aplicables federales y estatales.

DETERMINACIONES La Mesa Directiva del Distrito por lo presente presenta las siguientes determinaciones: (1) (2)

(3)

(4)

El Distrito periódicamente tramita contratos para comprar bienes u obtener servicios de distintos tipos, incluyendo para la construcción. En el 1989, la Corte Suprema de los Estados Unidos, en el caso City of Richmond v. J.A. Croson Co., determinó que un gobierno local puede corregir la discriminación racial en sus actividades de contratación si puede demonstrar con evidencia relevante un interés público gubernamental imperativo que se debería rectificar, y que las rectificaciones fueran adaptadas o delineadas en manera individualizada para promover dicho interés. En respuesta a Croson, el Distrito participó en un estudio en el 2015 realizado por National Economic Research Associates (“NERA”) con el título Disparidades en Negocios en el área de mercado del Distrito Escolar Independiente de Austin (Business Disparities in the Austin Independent School District Market Area). El estudio de disparidades del 2015 examinó actividades de compras y contratación del 2009 al 2013. El Estudio del 2015 descubrió lo siguiente: a. Disparidades en Contratos de Construcción existen para todos los grupos étnicos examinados entre el grupo de empresas minoritarias. . b. Basado en análisis de regresión usando datos de la Junta de la Reserva Federal (Federal Reserve Board) y las propias encuestas de NERA, solicitudes para préstamos hechas por empresas minoritarias, especialmente las de Africano1

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(5)

(6)

(7)

(8)

3.

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 Americanos, tuvieron mucho más probabilidad de ser negadas que las de otros grupos, aun tomando en cuenta las diferencias en los balances y solvencia. c. Empresas minoritarias (específicamente las de africano-americanos) que recibieron crédito, pagaron réditos de interés más elevados, en promedio, en sus préstamos. d. No hubo diferencia significante en los resultados en la zona de WSC (que incluye el área de Mercado de AISD) a los de la nación en total. e. Los resultados de las encuestas de crédito anteriores de NERA y las investigaciones más recientes de la Dra. Alicia Robb son de acuerdo con los resultados de la Reserva Federal (Federal Reserve). f. Más empresas minoritarias y las de mujeres (siglas en inglés, M/WBE) que las demás, que no son de grupos minoritarios o de mujeres experimentaron trato desigual aun cuando la capacidad era igual entre las empresas. g. Más empresas minoritarias y las de mujeres (siglas en inglés, M/WBE) que las demás, que no son de grupos minoritarios o de mujeres reportaron factores en el ambiente empresarial que les dificulta o que les imposibilita obtener contratos, aun cuando la capacidad era igual entre las empresas. h. En la mayoría de casos, contratistas principales que usan empresas minoritarias y las de mujeres (M/WBE), en contratos con metas M/WBE rara vez las usan o solicitan usarlas en contratos sin metas. i. Actitudes discriminatorias y percepciones negativas siguen prevaleciendo en el mercado del Distrito. Aunque el Distrito ha logrado adelantos sustanciales para eliminar la discriminación en sus prácticas de contratación, la discriminación existe en las compañías privadas que se contratan para proyectos públicos. Con esta discriminación, el Distrito en el pasado ha sido participante pasivo en un sistema de discriminación, y si no hay programas para eliminar la disparidad en contratar a empresas minoritarias y de mujeres, continuará siendo participante en tal sistema. A pesar de empeños del Distrito para crear igualdad en oportunidades en su mercado correspondiente, hay continuas indicaciones de que cuando faltan programas como los que esta política autoriza, las empresas históricamente subutilizadas (siglas en inglés, HUB) serían subutilizadas en los contratos del Distrito de acuerdo con su disponibilidad. Considerando estas circunstancias y basado en hechos que se han establecido con estudio deliberado y repasos, el Distrito tiene un interés público gubernamental imperativo de remediar la discriminación racial y de género que existe en el segmento del mercado en cual el Distrito tramita sus negocios y en asegurar que el Distrito no participa en dicha discriminación. El programa adoptado por lo presente está delineado estrechamente en una manera individualizada para remediar dicha discriminación.

INSTITUCIÓN DEL PROGRAMA 3.1

Basado en las determinaciones antecedentes, es política del Distrito i n s t i t u i r e s t e P r o g r a m a d e N e g o c i o s H i s t ó r i c a m e n t e S u b u t i l i z a d o s (por sus siglas en ingles HUB) para remediar los impactos continuos de la discriminación en el Mercado que siguen afectando de manera adversa a la participación de empresas HUB en los contratos del Distrito. 2

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3.2 El Distrito se propone a utilizar su autoridad de gastar sus fondos y hacerlo con el propósito de inclusión económica de todo sector de la población negociante que el Distrito sirve sin excepción de raza ni de género, para así maximizar la vitalidad económica y el desarrollo de la región de Austin, para expandir y diversificar la base de proveedores del Distrito y maximizar la competición , y obtener el mejor valor por los bienes y servicios que tramita para beneficiar a los contribuyentes de impuestos.

4.

5.

3.3

Basándose en las determinaciones antecedentes y de acuerdo con la declaración de política antecedente, el Distrito por lo tanto instituye un Programa de Negocios Históricamente Subutilizados.

3.4

Este programa HUB inicialmente será instituido para el programa de construcción financiado con los bonos del Distrito e incluyendo Servicios Profesionales relacionados a lo mismo, y será aplicado a lo mismo.

ELEGIBILIDAD DEL PROGRAMA 4.1

Solamente Negocios Empresariales que cumplan el criterio de Negocios Históricamente Subutilizados u otra certificación aceptable son elegibles para participar en el programa HUB del Distrito.

4.2

Certificaciones HUB serán llevadas a cabo por el Estado de Texas. El Distrito además aceptará certificaciones de Empresas de Propiedad Minoritaria y Empresas de Propiedad de Mujeres (Minority-owned Business Enterprise) (Women-owned Business Enterprise) (sus siglas en ingles, MBE y WBE) certificaciones de la Ciudad de Austin, y la de Empresas de Negocios en Desventaja ( D i sadvantaged Business Enterprise) (sus siglas en ingles DBE) que es certificación del Progama de Certificacion Unificada de Texas (Texas Unified Certification Program). Otras certificaciones serían aceptadas individualmente de acuerdo con la aprobación del Manejador/a del Programa HUB.

DEFINICIONES Meta Aspiracional Anual. Meta del porcentaje anual que no es obligatorio para la participación de contratistas principales y subcontratistas HUB en los contratos del Distrito se establece cada año para contratos de construcción y para servicios profesionales relacionados a la construcción. Esta meta aspiracional anual se determinará (y de aquí en adelante se ajustará) cada año por el/la Manejador/a del Programa HUB. Área Metropolitana Estadística de Austin (Metropolitan Statistical Area) (por sus siglas en ingles, AMSA). También designado Mercado Correspondiente, que es el área geográfica en donde el Estudio de Disparidades previo analizó la utilización de negocios en contratos y los datos de disponibilidad para determinar disparidades. Adjudicación de contrato (Award). La selección final de algún postor (respondent) que haya respondido a un Contrato Principal en particular. Las adjudicaciones (contract 3 35432097.1

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 awards) se otorgan por el Distrito a los Contratistas/Consultores o proveedores principales y luego por los Contratistas/Consultores o proveedores a Subcontratistas/Subconsultores o sub-proveedores, usualmente de acuerdo en un proceso de licitación. Contratación del Mejor Valor (Best Value Contracting). Un proceso de licitación que posibilita evaluar factores además del precio. Criterio de evaluación podría incluir la experiencia previa del negocio que responde, de su ubicación, y de la calidad del producto o servicio para contratar o comprar, y otros factores identificados en la ley estatal aplicable. Licitación (Bid). Es una respuesta completa, debidamente firmada para una solicitación competitiva emitida por el Distrito sometida en los formularios prescritos que el Distrito requiere, para desempeñar, proveer mano de obra, materiales, equipo, suministros o servicios a/o para el Distrito por el precio indicado. Licitador. La persona Firma, o Empresa de Negocios que somete una Licitación que responde a una Solicitación. Un Licitador puede ser representado por un agente si dicho agente provee prueba que indica autoridad para actuar. Empresa, Negocio o Firma. Es alguna corporación, sociedad, propietario individual, Empresa Conjunta, Sociedad Anónima, asociación profesional u otra entidad legal con licencias apropiadas y/o que en otras maneras cuenta con autoridad para tramitar negocios en el Estado de Texas. Función de Utilidad Comercial. Una empresa HUB desempeña funciones de utilidad comercial cuando es responsable de llevar a cabo trabajo indicado en el contrato y cumple con sus responsabilidades cuando de hecho desempeña el trabajo, con personal, dirigiendo y supervisando el trabajo indicado. Para efectuar la Función de Utilidad Comercial, la empresa HUB además deberá ser responsable, con respecto a materiales, a suministros usado en el contrato, de negociar precios, determinar la cantidad y calidad, de ordenar el material, e instalar (cuando sea aplicable) y de pagar por el material en sí. Para determinar si la empresa HUB está desempeñando la Función de Utilidad Comercial, se deberá llevar a cabo una evaluación de la cantidad de la obra que se haya subcontratado, de las prácticas normales en la industria, si la cantidad que la empresa HUB recibirá en pago bajo el contrato corresponde al trabajo que en realidad está desempeñando, y también tocante el crédito HUB reclamado por su desempeño del trabajo y de otros factores pertinentes. Específicamente, la empresa HUB no desempeña una Función de Utilidad Comercial si su participación es limitada a solamente ser participante extra en algún trámite, contrato o proyecto por cual los fondos se trasladan con el propósito de obtener la apariencia de participación HUB significante y útil, cuando en tramites similares que no tienen la participación HUB, este tipo de función no existe. Consultor. La persona o Empresa de Negocios que somete una Propuesta para proveer servicios profesionales para el Distrito por medio de contratación, y cualquier persona que proporciona o provee servicios profesionales al Distrito por medio de contratación. Contrato. Un convenio legal completo e integrado obligatorio entre un Contratista o Consultor para proporcionar o procurar/comprar trabajo, materiales, equipo, suministros o servicios para, a favor de, o en nombre del Distrito. Excepto como de otras maneras 4 35432097.1

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 específicamente se define en eta sección, un Contrato no incluye: a) b) c) d) e) f) g) h)

Trámites de ventas en cuales el Distrito vende su propiedad personal o propiedad inmobiliaria; un trámite de préstamos cuando el Distrito actúa de deudor o de acreedor; convenios de arrendamiento y franquicias; convenios para usar propiedad inmobiliaria del Distrito; donaciones de materiales, equipo, suministros o de servicios al Distrito; convenios interlocales o intergubernamentales con o entre subdivisiones políticas; compras o contrataciones hechas mediante convenios intergubernamentales cooperativos de compras; o compras o contrataciones de productos básicos (commodities) o de servicios que se tramitan con un proveedor único (sole source) por que involucran derechos de propiedad intelectual, u otros derechos exclusivos y en cuyos casos no hay ninguna otra oportunidad de subcontratación.

Contratista. Cualquier persona o Empresa de Negocio que somete una Licitación o Propuesta para proveer trabajo, bienes, o servicios al Distrito con fines de lucro, y cualquier persona que suministra o proporciona trabajo, bienes, o servicios al Distrito con fines de lucro. Solicitación Formal. Una invitación para licitaciones, solicitación de propuestas, solicitación de propuestas competitivas selladas, solicitación para someter calificaciones u otro documento de solicitación emitido por algún departamento del Distrito para algún contrato que requiere gastos de más de $50,000 (cincuenta cinco mil dólares) y que requiere aprobación de la Mesa Directiva de acuerdo con las reglas de compras y contratación adoptadas por el Distrito en sus Políticas oficiales o Reglamentos. Metas. El porcentaje objetivo de participación de empresas HUB determinado para una Solicitación o Contrato específico. Esfuerzos de Buena Fe. Documentación de la intención del Licitador de cumplir con las Metas y procedimientos del Programa HUB incluyendo, pero sin limitarse a esfuerzos indicados en la Sección 10. Plan de Utilizar Negocios HUB. Plan sometido con La Licitación/Propuesta que detalla el proceso del Licitador/Proponente para cumplir con las Metas o documentar sus Esfuerzos de Buena Fe para cumplir las Metas en todos los elementos de la Solicitación. El Plan de Utilizar Negocios HUB deberá ser sometido con la Licitación/Propuesta de todo proyecto del Distrito en cual se hayan instituido Metas. Manejador/a del Programa HUB. El/la persona responsable de la vigilancia, seguimiento, monitoreo, administración, implementación y de reportar tocante el Programa HUB. El/a Manejador/a del Programa HUB además es responsable de aplicar las reglas a los contratistas y proveedores para que cumplan con los requisitos de participación en los contratos, y de asegurar que se logren los objetivos del programa. Oficina del Programa HUB. La oficina dentro del Distrito que es principalmente 5 35432097.1

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 responsable de la vigilancia en general y administración del Programa HUB. Categorías de la Industria: Grupos de adquisiciones y contratación del Distrito, inclusive los de Construcción y los de Servicios Profesionales relacionados con la Construcción. Mercado. Área geográfica del mercado, que es el Área Metropolitana Estadística de Austin (Metropolitan Statistical Area) (por sus siglas en inglés, AMSA). Miembros de Grupos Minoritarios. Africano-Americano, Hispano Americano, Asiático Americano y Americano Nativo (Indígena) con residencia legal en los Estados Unidos o que son ciudadanos de los Estados Unidos o de sus territorios de acuerdo con la definición abajo: Africano-Americanos: Personas de origines de grupos raciales negros del África igual que los que se identifiquen como Jamaicanos, Trinitense, o Afro-Antillano (de las Indias Occidentales). Hispano-Americanos: Personas de origen Mexicano, Puertorriqueño, Cubano, Español, o Centro Americano o Sud Americano. Asiático-Americanos: Personas de origen del Extremo Oriente, Asia Sureste, el subcontinente de la India, o las Islas del Pacifico. Nativo Americanos: Personas descendientes de alguna Tribu Nativo Americana, con no menos de 1/16vo porcentaje de origen, cuya Tribu cuenta con reconocimiento del Buró de Asuntos de Indígenas del Departamento del Interior de los Estados Unidos. Deberá presentar documentos personales tocantes su relación con la Tribu. Pagos. Dólares que efectivamente se hayan pagado a Contratistas/Consultores Principales, y/o a Subcontratistas/Subconsultores y proveedores por bienes y/o servicios contratados por el Distrito. Contratista Principal. El/la proveedor o contratista/consultor a quien la orden de compra o el contrato es emitido por el Distrito con el propósito de proporcionar bienes o servicios al Distrito. Propuesta. Respuesta completa, debidamente firmada a una Solicitación que, si es aceptada, obliga al Proponente para que desempeñe las condiciones del Contrato otorgado. Mercado Correspondiente. Área geográfica del mercado que corresponde al Programa HUB que se determine para los propósitos de colectar datos para previos o futuros Estudios de Disparidades, y para determinar elegibilidad de participación bajo varios programas instituidos por esta política, definida por el Área Metropolitana Estadística de Austin (Austin Metropolitan Statistical Area) (por sus siglas en ingles, AMSA). Licitador/Proponente. Un proveedor, contratista, o consultor que somete una licitación, declaración de calificaciones, o una propuesta que responde a una solicitación emitida por el Distrito. 6 35432097.1

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 Responsable. Una firma que es capaz en todo respecto para desempeñar plenamente los requisitos del contrato y que cuenta con la integridad y confiabilidad que asegura desempeño de buena fe de las especificaciones del contrato. Acertado/Responsive. Presentación de la firma (licitación, respuesta, o propuesta) que está en conformidad en los aspectos esenciales con la solicitación (Solicitación para Licitaciones, Licitación de Mejor Valor, Solicitación para Calificaciones, Solicitación para Propuesta, o Solicitación para Propuesta Competitiva Sellada) y deberá incluir cumplimiento con requisitos del Programa HUB. Presencia Local Significante. La firma tiene Presencia Local Significante si cuenta con un lugar establecido para su negocio en el Área Metropolitana Estadística de Austin (Metropolitan Statistical Area), en donde uno o más de sus empleados está presente con regularidad. Dicho lugar de negocio deberá tener una función sustancial en el desempeño de la Función de Utilidad Comercial. Una ubicación que se utiliza solo como depósito de correo postal, depósito para la correspondencia (mail drop), o como centro de recibir mensajes telefónicos, o cualquier combinación de lo mismo, sin ninguna otra función sustancial de trabajo no se considera ser presencia local significante para el negocio. Solicitación. La solicitación es, dependiendo del caso, una solicitud para someter Licitación, solicitud para someter Propuestas, solicitud para someter Calificaciones, Solicitud para presentar Cotización, u otro tipo de solicitud como lo define el Distrito. Subconsultor. Una persona, Firma o Empresa de Negocios que proporciona servicios profesionales o no-profesionales al Consultante Principal si dichos servicios profesionales o no-profesionales se obtienen o se usan para cumplir con las obligaciones del Consultante Principal bajo algún Contrato e incluyendo todo nivel de trabajo de subconsultor que se requiere para cumplir condiciones del Contrato con el Distrito. Subcontratista. Cualquier proveedor o consultor contratista que esté proporcionando bienes o servicios al Contratista/Consultor Principal para realzar el rendimiento del Contratista/Consultante pertinente al contrato u orden de compras con el Distrito. Documentación de Utilización. Es requisito que el contratista reporte al Distrito los pagos hechos a todos los Subcontratistas en los plazos, y en los formatos estipulados por el Distrito Esta información será utilizada para el seguimiento de participación de negocios HUB. Cualquier incumplimiento sin justificación con los niveles de participación de SWMB será incumplimiento del contrato. Adiciones/inclusiones, sustituciones, eliminaciones, o modificaciones del número de utilización de Subcontratistas/Subconsultores requiere una enmienda que debería ser aprobada previamente por el/la Manejador/a del Programa HUB.

6.

METAS ASPIRACIONALES ANUALES 6.1

Las metas anuales de Participación del Programa HUB son las siguientes:

7 35432097.1

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Negocios Históricamente Subutilizados

SERVICIOS PROF.

Africano Americano

1.3

1.3

Hispano

8.1

4.6

Asiático

1.6

1.7

Nativo Americano

0.4

0.2

Femenino

8.0

7.3

19.4

15.1

Total

7.

CONST.

6.2

En cada año fiscal, el/la Manejador/a del Programa HUB podrá establecer ciertos porcentajes como metas aspiracionales del año que no son obligatorias en general para la participación de empresas HUB en contratos de Construcción y subcontratos relacionados del Distrito.

6.3

Estas Metas aspiracionales anuales serán revisadas y podrían ser ajustadas en el futuro por el/la Manejador/a del Programa HUB basado en datos relevantes de la disponibilidad de empresas H UB colectados por el Distrito.

6.4

Metas aspiracionales anuales no se aplicarán en manera rutinaria a solicitaciones individuales, sino servirán como punto de referencia para evaluar la eficacia en general del Programa HUB cada año.

6.5

Metas Aspiracionales solo se declaran en las solicitaciones del Distrito que no contienen Metas HUB específicas para el contrato.

6.6

El Distrito repasará su avance hacia la eliminación de la discriminación en sus actividades de contratación y hará modificaciones en el Programa de acuerdo para cumplir los requisitos legales. Metas anuales de Participación podrían ser revisadas para el resto del plazo del Programa si el Distrito determina que el programa aún tiene que resolver los impactos de la discriminación contra las empresas HUB en su mercado y que sin las medidas para remediar asuntos de raza y género, el Distrito sin duda sería participante pasivo de un mercado discriminatorio.

INSTITUIR METAS DE PARTICIPACIÓN HUB PARA CONTRATOS INDIVIDUALES 7.1

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Para facilitar la administración del programa, las solicitaciones individuales podrían contener metas, si es aplicable, expresadas en números redondos, usando 8

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 los principios matemáticos de redondear. 7.2

El Distrito es entiende que la disponibilidad de empresas HUB no es uniforme en todas las categorías de contratación. Por lo tanto, cuando sea apropiado, el/la Manejador/a del Programa HUB podría establecer metas de participación en proyectos para contratos individuales, basadas en: (1) prácticas normales en la industria; (2) disponibilidad de al menos tres empresas HUB aptas para desempeñar las funciones de dichos contratos individuales; (3) la utilización de empresas HUB por el Distrito a la fecha, para lograr la Meta de Participación Anual; y (4) cualquier otro factor relevante adicional.

8.

REPORTAR LOS PAGOS 8.1 Contratistas y Consultores serán requeridos que sometan en formato electrónico información de utilización y pagos a Subcontratistas o Subconsultores con reportes al Distrito que principien con el primer pago del Distrito por servicios bajo el contrato, y siguiendo con cada pago después (mientras esté en vigor el contrato).

9. CONTEO DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS NEGOCIOS HUB 9.1

Cuando un HUB participa en un Contrato como Contratista, Consultor o Subcontratista o Subconsultor, se cuenta el valor del trabajo que se realice al nivel tres (third tier).

9.2

La cantidad completa de esa porción del Contrato que se ha realizado por el esfuerzo del mismo HUB deberá de ser contada, incluyendo el costo de los suministros y materiales obtenidos por el HUB para el trabajo del Contrato y los suministros comprados o el equipo rentado por el HUB (excepto los suministros y el equipo que el HUB Subcontratista compre o rente del Contratista Principal o sus afiliados).

9.3

La cantidad completa de cuotas (fees) o comisiones cobrados por la firma HUB para proveer el servicio de buena fe, como profesional, técnico, consultor, o servicios de gerente, o por proveer con fianzas (bonds) o con algún seguro especifico requerido para completar el contrato contará para las metas del HUB, mientras que la cuota sea razonable y no sea excesiva comparada con los costos que se permiten tradicionalmente por servicios similares, se podrá contar.

9.4

9.5

Cuando un HUB subcontrata parte del trabajo de su contrato a otra firma, el valor del trabajo subcontratado puede ser contado para alcanzar las metas solo si el HUB subcontratista es también reconocido como HUB. Trabajo que el subcontratista HUB haga con una persona que no esté identificado como firma MBE ni como firma WBE no cuenta para alcanzar las metas HUB. Si el Subcontratista contrata parte del trabajo a otra firma HUB, el valor de ese 9

35432097.1

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 trabajo puede contar para alcanzar la meta HUB. El trabajo que el Subcontratista HUB contrata con otra firma HUB no debe ser contado doble para la meta. 9.6

Cuando un HUB trabaja como participante en un empresa conjunta (joint venture), solamente la porción del valor total en dólares de la parte que hizo el HUB en el contrato con sus propias fuerzas y bajo sus propios riesgos será contado para alcanzar la meta HUB.

9.7

Solo los gastos que el Contratista o Subcontratista HUB tenga mientras completa su Función Comercial Útil serán contados.

9.8

Cuando se supone que el HUB no está trabajando en una Función Comercialmente Útil como está provisto en esta sección, el HUB podrá presentar evidencia para apelar esta presunción. El/a Manejador/a del Programa HUB podrá determinar que la firma está trabajando en una Función Comercialmente Útil dependiendo del tipo de trabajo y de las prácticas normales de la industria.

9.9

Los gastos de empresas HUB para comprar materiales y suministros deberán ser contados para la meta HUB de la siguiente manera:

9.10

Si los materiales o suministros se obtuvieron de un manufacturero HUB o un proveedor regular, el 100 por ciento del costo de los materiales y los suministros contará para la meta HUB.

9.11

Con respecto a los materiales o suministros comprados de un HUB que no es ni manufacturero ni proveedor regular, contará toda la cantidad de los costos y las comisiones que se cobren para las compras de estos materiales y suministros, o cuotas y costos de transporte para la entrega del material o los suministros requeridos para el área de trabajo, para las metas del HUB solamente si el pago de esos costos son costos de costumbre para esa práctica en esa industria y esos costos son razonables y no son excesivos comparados con los costos que se hacen regularmente por servicios similares. Independientemente, no cuenta el costo de los materiales y los suministros en sí, hacia las metas HUB.

9.12

Si la Firma deja de estar certificada como HUB mientras continua en su Contrato, el valor del trabajo que se completó bajo contrato con dicha firma después de haber dejado de certificada no se contará.

9.13

Para determinar que se consiguieron las metas HUB, la participación de un Subcontratista HUB no deberá ser contada hasta que la cantidad que se está contando hacia la meta sea pagada al contratista HUB.

10. REQUISITOS DEL PROGRAMA Y ESFUERZOS DE BUENA FE 10.1

En todas las Licitaciones para las que se ha establecido una Meta se han establecido para Contratos, el Distrito deberá indicar su Meta para el uso de empresas HUB en los documentos de licitación. Los Licitadores o Proponentes deberán de cumplir las Metas establecidas o como alternativa, demonstrar documentación de Esfuerzo de Buena Fe para lograr las Metas establecidas. 10

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WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 10.2

Las Licitaciones y los documentos de Contrato para los cuales la Meta ha sido establecida deberán contener lo siguiente: (1) Los requisitos relacionados con alcanzar las Metas; y (2) Si las Metas no se han completado, el requisito de que los Licitadores/Proponentes documento sus Esfuerzos de Buena Fe, incluyendo los Esfuerzos de Buena Fe de las Personas que son Minorías y Mujeres Licitadoras/Proponentes, para alcanzar las Metas.

10.3

Cuando el Distrito establezca una Meta, los Licitadores/Proponentes que no alcancen esas Metas deberán documentar los Esfuerzos de Buena Fe para alcanzar las Metas que no se cumplieron.

10.4

Lograr las Metas, o como alternativa, la documentación de Esfuerzos de Buena Fe aplican para cada Contrato para el cual se estableció una Meta.

10.5

Las listas de empresas HUB provistas por el Distrito al Licitador/Proponente deberán establecer un universo mínimo del cual el Licitador/Proponente podrá solicitar Subcontratistas para alcanzar la Meta.

10.6

El Pan de Utilizar Negocios HUB de los Licitadores o Proponentes para alcanzar sus Metas deberá se deberá entregar de acuerdo con la fecha/hora indicada en los documentos de Licitación.

10.7

Cualquier acuerdo entre un Licitador/Proponente y un HUB en el cual el Licitador/Proponente requiere que el HUB no proporcione cotizaciones de subcontratación a otros Licitadores/Proponentes está prohibido.

10.8

Los Subcontratistas HUB deben ser competitivos con otros Subcontratistas que no sean empresas HUB en el precio, la calidad y la entrega. Empresas HUB deberán de responder a los requisitos relevantes para cotizaciones.

10.9

Cuando el Licitador/Proponente no puede cumplir con la Meta, su Plan de Utilizar Negocios HUB deberá documentar sus Esfuerzos de Buena Fe para lograr las Metas.

10.10 El/la Manejador/a del Programa HUB deberá determinar si el Licitador/Proponente ha hecho los Esfuerzos de Buena Fe. Para hacer esa determinación, el/a Manejador/a del Programa HUB deberá considerar, por lo menos, que el Licitador/Proponente se esfuerce para hacer lo siguiente: (1) Solicitar a negocios HUB dentro del mercado correspondiente que tengan la capacidad de completar el trabajo del Contrato. El Licitador deberá solicitar el interés de las firmas HUB con suficiente tiempo para darles oportunidad a los HUB para que respondan a la Solicitud. El Licitador/Proponente deberá de tomar los pasos necesarios para dar seguimiento a su Solicitud inicial con los HUB interesados. El Licitador/Proponente deberá de expresar de una manera verificable y especifica la razón por la cual no haya contactado a cada Firma certificada que tenga 11 35432097.1

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 Presencia Significante de Negocio Local; y (2) Proveer a las empresas HUB interesadas la información adecuada sobre los planes y las especificaciones y requerimientos del Contrato, incluyendo las enmiendas con tiempo suficiente para ayudarlos a responder a la Licitación y; (3)Negociar de buena fe con las empresas HUB que estén interesadas y que hayan entregado sus propuestas al Licitador/Proponente. 10.11 El hecho de haber otros costos adicionales que están involucrados con solicitar empresas HUB no es una razón suficiente para que el Licitador/Proponente no cumplan con las Metas, mientras que los costos sean razonables. 10.12 No se han de rechazar las empresas HUB porque no se consideren estar calificadas sin razones lógicas basadas en una investigación de sus capacidades. Empresas HUB que tengan un prestigio en la industria, que son miembros de grupos específicos, organizaciones o asociaciones en afiliaciones políticas o sociales (por ejemplo personas que son partes de las uniones o que no estén dentro de una unión) no son causas legítimas para rechazar o no solicitar propuestas para alcanzar sus Metas. 10.13

La habilidad o el deseo del Licitador/Proponente para trabajar en un Contrato con su propia organización no exenta al Licitador/Proponente de la responsabilidad de hacer Esfuerzos de Buena Fe. El Licitador/Proponente que desea trabajar independientemente de un Contrato deberá demostrar que ha cumplido con sus Esfuerzos de Buena Fe, a no ser que la Meta se ha logrado.

10.14 Los Licitadores/Proponentes no tienen requerido aceptar cotizaciones más altas para cumplir su Meta. 10.15 Efectivamente usar los servicios de las organizaciones comunitarias de Grupos Minoritarios/y de Mujeres; de grupos de contratistas de Grupos Minoritarios/ y de Mujeres; usar oficinas locales, estatales, y federales de asistencia a negocios de Grupos Minoritarios/y de Mujeres; y otras organizaciones que proveen asistencia para solicitar y utilizar empresas HUB. 10.16 El desempeño de otros Licitadores/Proponentes para alcanzar sus Metas de Contratos. Por ejemplo, cuando otros Licitadores/Proponentes logran sus Metas, puede ser cuestionado razonablemente, si con esfuerzos adicionales razonables, el Licitador/Proponente aparentemente exitoso hubiera conseguido sus Metas. Igual, si el aparentemente exitoso Licitador/Proponente no alcanza sus Metas, pero alcanza o excede la participación promedio de empresas HUB que alcanzaron los otros Licitadores/Proponentes, esto puede ser evidencia de que el Licitador/Proponente si realizó sus Esfuerzos de Buena Fe. 10.17 El/la Manejador/a del Programa HUB deberá revisar el Plan de Utilizar Negocios HUB antes de adjudicar el contrato, incluyendo el alcance del trabajo, en periodo razonable de tiempo para no retrasar sin razón la adjudicación del contrato. 12 35432097.1

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 10.18 Si el/la Manejador/a del Programa HUB determina que el Plan de Utilizar Negocios HUB demuestra que las Metas se han logrado, entonces el/a Manejador/a del Programa HUB recomendará adjudicación del Contrato. 10.19 Cuando las Metas aplicables no se hayan alcanzado, entonces el/la Manejador/a del Programa HUB deberá evaluar los Esfuerzos de Buena Fe para alcanzar sus Metas de acuerdo con la documentación en el Plan de Utilizar Negocios HUB. El/la Manejador/a del Programa HUB deberá pedir una clarificación escrita de los artículos apuntados en el Plan de Utilizar Negocios HUB, siempre que dicha clarificación sea menor y no incluirá la oportunidad de aumentar la participación HUB o los Esfuerzos de Buena Fe. 10.20 Si el/la Manejador/a del Programa HUB determina que el Licitador/Proponente no hizo los Esfuerzos de Buena Fe suficientes, el/a Manejador/a del Programa HUB deberá comunicar esta información al Gerente de Finanzas (Chief Financial Officer) del Distrito o a la persona designada. El/la Manejador/a del Programa HUB deberá recomendar que la Licitacion/Propuesta sea rechazada por no cumplir con los requisitos basado en incumplimiento con esta Política. 10.21 El Distrito podrá rechazar la Licitación/Propuesta por no cumplir con la Política, o podría notificar al/la Manejador/a del Programa HUB de las consideraciones adicionales que podrían ser base para conceder una excepción y aceptar la Licitación/Propuesta por favorecer el interés en general de la Política y del Distrito. 10.2

Rechazar Licitaciones/Propuestas en conformidad con esta sección no afecta la habilidad de la Autoridad que Adjudique Contratos de continuar evaluando y considerando las restantes Licitaciones/Propuestas que logran las Metas o que demuestran Esfuerzos de Buena Fe, de desarrollar recomendaciones al Distrito para adjudicar el Contrato.

11. ADMINISTRACIÓN DE POST-ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONFORMIDAD 11.

Al momento que el Distrito adjudica el Contrato con las Metas que se hayan declarado, las Metas se convierten en convenios de desempeño por el Contratista en favor del Distrito.

11.2

Antes de cerrar el Contrato el/la Manejador/a del Programa HUB deberá evaluar el desempeño del Contratista con respecto a las Metas, tomando en consideración todas las substituciones aprobadas, los despidos y los cambios que se hicieron en el área de trabajo del Contratista. Si el/a Manejador/a del Programa del HUB determina que el Contratista ha cumplido con las Metas del contrato, el/la Manejador/a del Programa HUB deberá especificarlo por escrito al supervisor del contrato. Si el/a Manejador/a del Programa del HUB determina que el Contratista no ha cumplido con la Meta del contrato, el/la Manejador/a del Programa HUB deberá proveer las razones de su conclusión y deberá especificarlo por escrito al supervisor del contrato.

11.3

El Contratista no puede hacer cambios a la Utilización del Programa HUB ni 13

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WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 substituir Subcontratistas inscritos en el Plan de Utilizar Negocios HUB sin el consentimiento previo escrito del/la Manejador/a del Programa HUB. Cambios sin autorización o substituciones serán violaciones a la Política y esto puede constituir las bases para rechazar la Licitación o Propuesta y por consecuencia terminar el Contrato que se ejecutó, por incumplimiento y/o el Licitador/Proponente será sujeto a penalidades bajo el Contrato y a otras sanciones. 11.4

Todas las solicitudes para hacer cambios o substituciones de los Subcontratistas que estén inscritos en el Plan de Utilizar Negocios HUB deberán ser escritas y presentadas a el/a Manejador/a del Programa HUB y deberán claramente y plenamente dar las razones por la solicitud. Un Contratista no deberá substituir a un Subcontratista para desempeñar un trabajo asignado para un Subcontratista en el Plan de Utilizar Negocios HUB con sus propia mano de obra o recursos a no ser que el/la Manejador/a del Programa HUB apruebe la sustitución por escrito. Un Contratista no deberá permitir que un Subcontratista sustituido empiece a trabajar hasta que ambos, el/a Manejador/a del Programa HUB y el supervisor del proyecto del Distrito que está manejando la terminación del Contrato hayan aprobado la sustitución.

11.5

Las sustituciones de un subcontratista o subconsultor deberán ser permitidas solo con las siguientes bases: (1) No está disponible después de recibir suficiente aviso de que debe proceder; (2) Fallar en su desempeño; (3) Incapacidad financiera; (4) Que el Subcontratista se niegue a respetar el precio en la licitación o propuesta; (5)Error del hecho o de la ley sobre los elementos en el área de trabajo de la Licitación donde no pueden llegar a un acuerdo del precio razonable; (6) El Subcontratista no cumple con los requisitos de seguro, licencia o las fianzas (bonds) requeridos; o (7) El Subcontratista se retira de la Licitación o Propuesta.

11.6

El Subcontratista o Subconsultor deberá tener el derecho a remediar su error antes de que se considere una sustitución.

12. RESPONSABILIDADES DEL PROGRAMA 12.1

Administración: La Oficina del HUB del Distrito tiene la responsabilidad general de interpretar, administrar y llevar a cabo las políticas, los estándares, definiciones, criterio y procedimientos para gobernar la implementación, interpretación y la aplicación de este programa de la manera en que alcance los objetivos y el propósito. 14

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12.2

WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 Reportes: El/la Manejador/a del Programa HUB es responsable de reportar a la Mesa Directiva del Distrito el progreso del Distrito con respecto a los objetivos de la política del Programa HUB, y de hacer recomendaciones para cualquier ajuste necesario o enmienda s a la política y administración del Programa HUB para efectuar sus propósitos completamente. Para este fin, el/la Manejador/a del Programa HUB deberá también tener la responsabilidad de monitorear para asegurarse de que se están utilizando los sistemas de rastreo apropiados por el Distrito para permitir reportes precisos sobre la relativa disponibilidad y administración de los Contratistas Principales del Distrito, subcontratistas y proveedores por raza y género de los propietarios de los negocios y por industria.

12.3 Administración de Contratos: (1) El Departamento de Manejo de Construcción del Distrito tendrá la responsabilidad principal de asegurarse de que las especificaciones del contrato estén relacionadas con los requisitos del Programa HUB y que los mismos estén incluidos en los documentos apropiados de la licitación. Cumplimiento con las especificaciones de licitación del Programa HUB será esencial para determinar si una licitación o propuesta está en conformidad. (2) El Departamento de Manejo de Construcción también es responsable de asegurarse de que dichos requisitos especificados por el Programa HUB sean incorporados apropiadamente e incluidos en los documentos del contrato y; (3) El Departamento de Manejo de Construcción deberá de ser el principal responsable de informar al/la Manejador/a del Programa HUB si hay algún cambio de órdenes y enmiendas del contrato incluyendo los cambios propuestos tocantes los subcontratistas/subconsultores participando en el contrato. 12.4

Quejas: Abuso del programa, sospechas de fraude o cualquier violación de las reglas y estándares del programa se deberán dirigir al/la Manejador/a del Programa HUB para investigarlo, revisarlo y tomar las sanciones necesarias o resoluciones.

13. MEDIDAS NEUTRALES PARA ASEGURAR IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA TODOS LOS CONTRATISTAS SIN EXCEPCIÓN DE RAZA O GÉNERO. 13.1

El Distrito deberá desarrollar y usar medidas para facilitar la participación de todas las Empresas de Negocios en las actividades de contratación del Distrito incluyendo Construcción y Servicios Profesionales. Estas medidas deberán incluir, pero no están limitadas a lo siguiente: (1) Arreglar el horario de las Solicitaciones para presentaciones de Licitaciones, cantidades, especificaciones, y tiempos de entrega de manera que facilita la participación de los Contratistas y Subcontratistas interesados; (2) Contratos segmentados para facilitar la participación de las Empresas de Negocios; (3) Proveer a tiempo información de los programas y procedimientos de 15

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WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 contratación, Preparación de Licitaciones, y oportunidades de contratación específicas; (4) Tener conferencias pre-Licitación, cuando sean apropiadas, para explicar los proyectos y para incentivar a otros Contratistas a que utilicen los Negocios disponibles para servicios de subcontratista; (5) Adoptar procedimientos de pago rápidos, incluyendo requerir en los Contratos que Contratistas Principales paguen a los Subcontratistas (y que Consultores paguen a los Subconsultores en caso de que así sea) en plazo de 10 días seguidos de haber recibido el pago del Distrito y, cuando sea apropiado, emitir cheques en nombre de ambos, los Contratistas y Subcontratista (o de los Consultores y Subconsultores); (6) Recolectar información de todos los Contratistas Principales (o Consultores) con Contratos del Distrito detallando las licitaciones recibidas de todos los Subcontratistas (o Subconsultores) en los Contratos del Distrito y de los gastos (pagos) a Subcontratistas (o Subconsultores) utilizados por los Contratistas Principales Contratistas (o Consultores) en los Contratos del Distrito; (7) Implementar un proceso continuo para que fluya la información entre Contratistas o Consultores y el Distrito; (8) Revisar los requisitos de fianzas (bonds) o seguros que se requieren para eliminar barreras innecesarias para contratar con el Distrito; y (9) Referir todas las quejas de discriminación a las agencias estatales o federales apropiadas para investigación y resolución, o tomar otras acciones apropiadas. 14. VIOLACIONES Y SANCIONES 14.1 Es una violación de esta política si: (1) Con fraude se obtiene, retiene o se intenta obtener, retener o asistir a alguien más a obtener, retener o intentar obtener con fraude un estatus de Certificación HUB. (2) Falsificar, esconder o cubrir evidencias materiales o hacer alguna aserción falsa, ficticia o fraudulenta o algún reporte o representación o hacer uso de un escrito falso o documento o reporte electrónico sabiendo que el mismo contiene cualquier aserción falsa o declaración fraudulenta o inscripción (entry) relacionados con las especificaciones de esta Política. (3) Hacer aserciones falsas a cualquier entidad de que alguna otra entidad está o no está certificada como HUB (4) Hacer reportes falsos sobre pagos hechos a los subcontratistas o subconsultores 14.2

Cualquier persona que viole estas provisiones de esta sección estará sujeta a las siguientes sanciones y a la máxima pena provista por la ley.

14.3

Un Licitador, Proponente, Contratista, Subcontratista, o solicitante para la 16

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WORKING DRAFT AS OF 04/14/2016 certificación está sujeto a ser restringido, suspendido o clasificado como noresponsable en futuras Licitaciones y contratos del Distrito por un periodo de hasta cinco años después de haber recibido notificación y una oportunidad de audiencia. 14.4

Cuando es apropiado y legal, el Distrito por Contrato podría imponer una multa que se pague por el Licitador/Proponente por incumplimiento de las Metas, o por no cumplir en otras maneras con el Programa.

14.5

Adicionalmente a las otras sanciones disponibles para el Distrito, la violación de cualquier provisión de esta Política podrá ser incluida como incidente de incumplimiento de cada Contrato.

15. TÉRMINOS MISCELÁNEOS 15.1

Graduación. Las firmas HUB serán consideradas graduadas de la participación cuando las firmas ya no son elegibles basadas en los estándares y definiciones de Certificación detalladas en los procedimientos del Estado de Texas o de cualquier otra agencia que los certifique.

15.2

Divisibilidad. Si alguna sección, párrafo, oración, clausula, frase o palabra de esta Política del Programa HUB, o de la aplicación del mismo, para alguna persona o circunstancia es por alguna razón declarada inconstitucional, inoperativa o invalida o desacreditada, por una corte de jurisdicción competente, esta determinación no deberá afectar al resto de esta Política o de la aplicación de las demás provisiones de esta Política que puede tener efecto sin la provisión o aplicación invalida, y para este fin, todas las provisiones de esta Política son declaradas divisibles.

16. FECHA DE VIGENCIA 16.1

Esta Política HUB será efectiva en 90 días después de ser aprobada y adoptada por la Mesa Directiva del Distrito.

17. FECHA DE EXPIRACIÓN 17.1 Esta Política tiene fecha de expiración el 31 de diciembre, 2021, a no ser que la Mesa Directiva del Distrito decida afirmativamente que debe continuar el programa.

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