DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y PROPUESTA PARA SU IMPLEMENTACIÓN EN COMERCIO INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A. – COMINCOLSA

ANGIE CAROLINA MARTÍNEZ RODRÍGUEZ, FRANKY VÁSQUEZ ORTIZ. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS.

Recibido: __-__-__ / Aprobado: __-__-__

Resumen. A continuación se muestran los resultados obtenidos en el proceso de documentación y proposición del sistema de gestión de calidad el cual fue desarrollado en una empresa dedicada al comercio, distribución, venta de vestidos de novia y vestidos de fiesta para dama, el objetivo de este proyecto es presentar a COMINCOLSA una propuesta para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2008. Palabras claves: Calidad, Gestión, ISO 9001 de 2008, servicio, grupos de interés. Summary. Below are the results of the documentation process and proposal management system which was developed as a trading company, distribution, sale of wedding gowns

and party dresses for women, the goal of this project COMINCOLSA is to present a proposal for the implementation of a Quality Management System based on ISO 9001:2008. Keywords: Quality Management, ISO 9001, 2008, service stakeholders.

Estado de COMINCOLSA. La necesidad de ser competitivos en un mercado cambiante en donde el cliente y la satisfacción de sus necesidades cada vez son más representativos y llegan a ser determinantes en las organizaciones que se mantienen y las que no logran adaptarse a los modelos de competencia enfocados a la calidad del producto. De este concepto parte la necesidad de COMINCOLSA de establecer una figura que le permita ser competitivo y a su vez aporte a la

solución de falencias metódicas de la compañía. Que para esta organización específica se evidencia en la informalidad de la documentación utilizada y la inexistencia de medidas de control, que garanticen la correcta realización de los procesos. Para COMINCOLSA se presenta la oportunidad de fortalecer la mayoría de los aspectos que presentan debilidades al mejorar su flujo de información, su conocimiento interno como organización y la identificación de las necesidades de sus clientes. La dificultad para mantener un flujo de información continúo en todos los niveles de la organización y con su parte externa genera confusión desconocimiento de los procesos y como se interrelacionan en la compañía. El llevar a feliz término lo aquí propuesto exige un compromiso real de parte de la alta gerencia con el cumplimiento de la responsabilidad de establecer las directrices estratégicas de la organización, para que de estos fundamentos se despliegue los requisitos de la norma ISO 9001 de 2008 que permite generar una propuesta real que sea aplicable y viable para la compañía. Parámetros del método de trabajo. En la actualidad todas las áreas y tipos de mercado se deben enfrentar

a una alta competencia que impone a las empresas la necesidad de ofrecer servicios de calidad además de presentar los productos, por lo cual el reto cada vez se hace mayor. La empresa COMINCOLSA consiente de los cambios en el mercado analizó las ventajas de implementar un SGC entre las cuales se destacó mejorar su ventaja competitiva lo cual le permite mantenerse al nivel de la competencia. El interés de la organización por mejorar y estandarizar sus procesos, en busca de mejorar la satisfacción de sus clientes, fue la pauta para desarrollar la metodología de trabajo que se utilizó para realizar el desarrollo del proyecto. El diagnóstico para COMINCOLSA se basó en la NTC-ISO 9001:2008, donde se evaluaron los requisitos establecidos por esta norma desde dos ángulos diferentes, desde el interior de la compañía y desde el exterior de la compañía. El resultado del diagnóstico aplicado a COMINCOLSA presenta la oportunidad de construir la base estratégica de la compañía, para así direccionar los esfuerzos de COMINCOLSA a mejorar su entorno organizativo y a facilitar el cumplimiento de los objetivos propuestos por la compañía, con la calidad y el compromiso con el cliente como valor agregado.

La identificación y estandarización de los procesos, permite una adecuada sincronización entre los recursos humanos y los materiales, reduciendo los desperdicios de material y pérdidas de tiempo. De esta manera se beneficiarán las áreas de planificación, administración y producción en la empresa, incrementando así la eficacia y unificando las áreas de trabajo. Para realizar la caracterización e identificación de los procesos es necesario identificar las responsabilidades y el rol de cada uno de los colaboradores dentro de la compañía, para esto se usó la caracterización jerárquica por actividades, procedimientos y procesos. Finalmente se presenta la propuesta para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en COMINCOLSA que conlleva al logro de los objetivos propuestos por la empresa desde el inicio que le permita alcanzar los beneficios antes mencionados. Resultados para COMINCOLSA. Este modelo de diagnostico permitió identificar las debilidades y las fortalezas de la compañía, entren las cuales se pueden destacar la solides financiera de la organización su experiencia en el mercado y un compromiso verdadero por parte de los colaboradores. De igual manera

se evidenciaron algunos aspectos a superar como lo son las deficiencias en el sus sistemas de información, la inexistencia de documentación, instructivos de trabajo y manual de procedimientos documentados y un conocimiento parcial de los requisitos del cliente. Este resultado fue fundamental en el momento de generar las bases estratégicas de la compañía al contar con información especifica que permitió el diseño de un plan estratégico que ataca directamente las debilidades de la compañía y a su vez acerca a la organización a beneficiarse de algunas oportunidades de las que COMINCOLSA no tenía conocimiento. El plan estratégico de COMINCOLSA se planteo dentro de una figura que permite potencializar una cultura de verdaderos creyentes en la calidad, disminuyendo el número de conformidades lo que se refleja en un cliente satisfecho que recomienda la organización y contribuye al crecimiento de esta. Con un plan estratégico solido se logró avanzar en la identificación y caracterización de los macroprocesos de la compañía que se pueden observar a continuación.

procesos categorizados como estratégicos, claves y de apoyo.

MAPA DE PROCESOS COMINCOLSA PROCESOS ESTRATEGICOS N E C E S I D A D E S D E L

C L I E N T E

MARKETING Y MERCADEO

PROCESOS CLAVES

COMPRAS

C L I E N T E

SERVICIO AL CLIENTE

PROCESOS DE APOYO

GESTION DEL CAPITAL HUMANO

GESTION FINANCIERA Y CONTABLE

S A T I S F E C H O

GESTION INFORMATICA Y DE LAS COMUNICACIONE

FLUJO DE INFORMACIÓN

Mapa de procesos de COMINCOLSA. Documentación del sistema de gestión de calidad y propuesta para su implementación en comercio internacional de Colombia s.a. – COMINCOLSA.Pag.51 Como resultado final se presenta a la organización para su disposición un documento que contiene una propuesta general para la implementación del sistema de gestión de calidad en COMINCOLSA Recomendaciones seguimiento y mejorar.

para

Para la organización se presenta una herramienta fundamental en el proceso de conocimiento interno y externo. Con la propuesta de la caracterización de procesos planteada que les da las herramientas para realizar el seguimiento en cualquier punto del proceso; al conocer desde la actividad más simple hasta los macro

Para cada uno de los procesos anteriormente mencionados se desarrollo la identificación de los documentos y procedimientos asociados con estos. Al igual que un procedimiento de control de documentos que le permite tener un orden lógico en el diseño, modificación y control de la documentación. La correcta implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad en la organización depende del compromiso integral de todos los colaboradores de la organización. Desde la alta gerencia hasta los cargos operativos, que con una capacitación constante, incluyente y participativa es posible mantener el principio básico de mejora continua que a futuro se va a reflejar en mejores resultados.

Bibliografía.

JURAN, Joseph M. Juran y el liderazgo para la calidad: manual para ejecutivos. Ediciones Díaz de Santos, 1990. ISHIKAWA, Kaoru. Que es el control de calidad?: la modalidad japonesa. Traducción de Margarita Cárdenas: Bogotá. Editorial Norma. 1986. CHASE, Richard B, JACOBS, F. Robert y AQUILANO, Nicholas J. Administración de Operaciones, producción y Cadena de Suministros. Mc Graw Hill. 12aEdición, 2009.