Revisión No. 00

Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales

Fecha: 10/10/07

Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo Responsable del proceso: responsabilidad y autoridad Responsable Proceso

Usuario y proveedor del proceso del

Jefe de la Unidad de Archivo Responsabilidad: 1.- Difundir los requisitos necesarios para la Digitalización de documentos. 2.- Dar a conocer su funcionamiento y formas de consulta. 3.- Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP. 4.- Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. 5.- Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del proceso. 6.- Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo. 7.- Comunicar la conclusión y realizar la entrega física de los expedientes al jefe de control escolar del espacio académico respectivo. 8.- Verificar y controlar que el proceso se realice con apego a lo establecido.

Salidas y Entradas

Usuario: Entradas: 1.- Jefes de control Escolar de los Espacios Académicos 2.- Jefes de Departamento de la DCE. 3.- Alumnos Proveedor Personal de la DCE Nota; la infraestructura, recursos humanos y ambiente de trabajo son elementos del proceso por lo tanto no se consideran como entradas.

Documentos Originales 1.- .- Cédula de Preinscripción 2.- Recibo de pago de Inscripción. 3.- Protesta Universitaria 4.- Convenio 5.- Acta de nacimiento 6.- Certificado de Secundaria 7.-Certificado de Bachillerato 8.- Dictamen de Revalidación 9.- Actas Oficiales de Calificaciones. Salidas: Documentos Originales Digitalizados

Requisitos de las salidas y las entradas Requisitos entrada:

de

1.- Oficio de solicitud del Departamento de Ingreso y Servicios Escolares. 2.- Oficio anexo del Organismo Académico.

Seguimiento y medición del proceso y del producto Qué se medirá:

Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno:

1.- Documentos Oficiales

1.- Oficio de envío de los expedientes de primer ingreso.

Quién medirá:

2.- Oficio de conclusión de Digitalización.

Jefe de la unidad de Archivo

Recursos utilizados en el proceso Personal:

Proceso:

1.- Jefe de Unidad

1.- Admisión

2.- Auxiliar

2.- Certificación

3.- Auxiliar

3.- Titulación

4.- Auxiliar

Interacción:

5.- Auxiliar 3.- Bitácora de actividades.

Cómo medirá:

Interacción con otros procesos del SGC

Etapas del proceso 1.- Recepción de solicitudes de Digitalización.

Seguimiento, monitoreo, supervisión

Verificación

Validación

1.-Que los expedientes correspondan a la relación.

1.- Relación de Expedientes.

2.- Revisión de documentos.

2.- son revisados y separados documento por documento.

2.- Relación de Expedientes

2.- El estado físico, que no se encuentren con tachaduras, enmendaduras y sean legibles

3.- Clasificación

3.- Se conforman series documentales de 50 +/- 5

3.- Relación de Expedientes

3.-Que la cantidad de series corresponda a la cantidad de Expedientes

3.- de acuerdo a la capacidad del espacio académico Ver Lista Maestra

4.-Que el Scanner registre la cantidad correcta que se ingreso.

4.-Que las Imágenes de los documentos sean legibles

4.- Que el total de las imágenes correspondan a las serie documental

4.- que las Imágenes que den almacenadas en el programa de Captura masiva Ver lista Maestra (Instructivo de Digitalización)

5.-El No. de Cuenta y Nombre de los Alumnos.

5.- Relación de Expedientes

5.- Que queden capturadas e indexadas en su totalidad las Imágenes en las bandejas respectivas Ver lista Maestra (Instructivo de Digitalización)

5.- a través de su consulta en el programa Manejador de Documento o el la pagina Web de la DCE. Ver lista Maestra (Instructivo de Digitalización)

6.- Se clasifican las series nuevamente por tipo documental

6.- Relación de Expedientes

6.- son sellados por la parte de atrás

6.- Que queden integrados los documentos en su totalidad en los expedientes respectivos

7.- El comunicado será valido con el acuse de recibido por el Espacio Académico

7.- Que al Espacio Académico le sean entregados sus documentos respectivos.

Entrega los Expedientes por Espacio Académico

1.- La solicitud será 1.- Que la cantidad valida con el acuse de expedientes de recibido. corresponda a la relación

Infraestructura 3.- Relación de Alumnos por número de cuenta. 4.- Que sean originales.

1.-Por la cantidad de documentos digitalizados por cada Espacio Académico

5.- Que vengan completos.

Cuándo medirá:

6.-Que que no estén manchados o mutilados.

1.Se medirá semanalmente y será reportado en los informes de actividades de la Unidad.

7.- Sin grapas. 8.- Legibles. 9.- Que cuenten con los sellos y firmas de las autoridades correspondientes. 10.- Los certificados deberán contar con fotografía. Requisitos salidas:

de

Seguimiento medición

4.- Apertura de expediente por cada Organismo Académico.

1.- Contar con el espacio físico suficiente.

5.- Libreta de no conformidades.

4.- Escritorios, mesas de trabajo.

6.- procedimiento para la digitalización e indexación de documentos.

2 Dos escáner marca FUJITSU, MODELO FI 750C

Documentos oficiales para su digitalización.

Inspección

Se entregan los documentos digitalizados.

2.- Los documentos en malas condiciones, son separados del resto y se registran en el Producto no Conforme. Ver TSNC.

se

de

1.-Cada periodo escolar se realizara una medición cuantitativa de los documentos que han sido digitalizados y a que espacio académico pertenecen.

1.- Todos los documentos deberán contener el sello de digitalizado en la parte de atrás.

2.- Cuáles han sido las mayores incidencias sobre los documentos de los espacios Académicos.

2.- Todos los documentos deberán estar

3.- Qué espacios académicos hacen uso del sistema

7.- procedimiento para la consulta de imágenes. 8.- Respaldo de la Digitalización robot de respaldo a través de cintas. 9.- solicitud de mantenimiento a la empresa sycmultics. Documentos de origen externo: El estado de un documento digitalizado es mediante el sello de “Digitalizado”. Los documentos se identifican por el nombre, No. de cuenta, organismo académico y nivel de estudios.

4.- Digitalización.

1.- Servidor de base de datos e imágenes marca Dell, modelo Power edge 2600, 4. Procesadores con capacidad Pentium 4 de 2.4 ghz kb de memoria cache, 2gb de memoria Ram, unidad de disco interno de 440 GB, ( 6 Discos de 73.5gbc/u), Unidad de CD-ROM de 48x, tarjeta de red Ethernet, monitor de color de 17 pulgadas, teclado y mause, sistema operativo Windows 2000 server para 40 usuarios, incluye manejador de base de datos, dispositivo de almacenamiento 5.- Un Programa

5.- Captura e indexación

6.- Integración de expedientes.

7.-Entrega de Documentos Digitalizados

7.- Que se elabore 7.- Que sea firmado el Oficio de por el Director conclusión de y enviado al Digitalización espacio Académico Correspondiente

Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México

1/6

Revisión No. 00

Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo Responsabilidad en Administración Central: A) Rectoría, Secretaría de Docencia, Dirección de Control Escolar y Directores de Espacios Académicos. Responsabilidad . A1.Validar los Documentos Oficiales expedidos por la Institución. Autoridad: A.- Rechazar las solicitudes que no cumplan con la normatividad establecida en El Capitulo IV art. 76 del Reglamento de Facultades y Escuelas Profesionales Y del Capitulo I art. 114 del Reglamento de la Educación Media Superior de la UAEM.

Fecha: 10/10/07

integrados en su expediente respectivo para su entrega física al Jefe de Control Escolar. 3.- El Jefe de Control Escolar deberá revisar con base a la relación respectiva y firmar el oficio de la DCE de conformidad del recibo de los expedientes completos. 4.-El personal archivará el oficio de recibo de documentos y llevar un registro de los espacios académicos concluidos como de los faltantes. Ver TRS proceso

con mayor frecuencia. 4.- Se llevara un registro en un pintarron de los documentos que se están digitalizando. 5.- se respeta el turno de cada organismo de acuerdo como han llegando para ser digitalizados.

Protección y salvaguarda: El área es de acceso restringido, solo el personal adscrito, puede acceder a ésta. Se cuenta con equipo contra incendios. Y control de plagas. Registros: Ver lista Maestra de Documentos.

de Digitalización Masiva. 1.- Un programa de Captura e Indexación 1.- Un programa de Consulta, manejador de Documentos 1.- La dirección de una página en La Internet para una consulta remota .

6.- se realiza un reporte del proceso semanalmente en cantidad de expediente y documentos digitalizados.

del

B ) Director de Control Escolar Responsabilidad: B1.- Aprobar los requisitos necesarios para la Digitalización de Documentos B2.- Proporcionar los recursos necesarios para El desarrollo del proceso. Autoridad: B.- Rechazar las solicitudes que no cumplan con los requisitos establecidos C ) Jefe del Departamento de Control Escolar del Espacio Académico

Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México

2/6

Revisión No. 00

Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales

Fecha: 10/10/07

Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo Responsable del proceso: responsabilidad y autoridad

Usuario y proveedor del proceso

Salidas y Entradas

Requisitos de las salidas y las entradas

Seguimiento y medición del proceso y del producto

Documentación que se utiliza para realizar el proceso

Recursos utilizados en el proceso

Interacción con otros procesos del SGC

Etapas del proceso

Verificación

Seguimiento, monitoreo, supervisión

Validación

Inspección

Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México

3/6

Revisión No. 00

Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales

Fecha: 10/10/07

Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo Responsabilidad: C1.- Recibir, revisar e integrar los expedientes de los alumnos de primer Ingreso. C2.- Dar seguimiento a los casos de incumplimiento con la normatividad establecida. C3.- Realizar la entrega física a los alumnos de sus documentos originales Autoridad: C.- Validar la entrega documental solicitada en la Legislación Universitaria (vease cuadro de normatividad).

D) Jefe de la Unidad de Archivo de la Dirección de Control Escolar Responsabilidad: D1.Aplicar proceso

este

D2.- llevar un control de la Digitalización por cada uno de Los Espacios Académicos D3.- Establecer y difundir los criterios para la recepción de documentos. D4.Cotejar los documentos oficiales contra relación. D5.- Conformar las series documentales. D6.- Digitalizar, sellar e integrar los documentos en su expediente. D7.- Indexar en la aplicación de captura masiva (vease instructivo de Digitalización).

Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México

4/6

Revisión No. 00

Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales

Fecha: 10/10/07

Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo D8.Entregar los documentos al alumno cuando el espacio académico lo Determine, y presente su oficio respectivo. D9.- Preparar y elaborar oficio de entrega de los expedientes y documentos. D10.Proporcionar información de la documentación digitalizada. D11.Realizar la solicitud de mantenimiento del equipo. D12.Reportar los avances a la Dirección de Control Escolar. Autoridad: D.Devolver expedientes que cumplan con establecido.

los no lo

Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo el responsable de proceso debe: Planificar documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. Informar a la Alta dirección el desempeño del proceso Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo

Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México

5/6

Revisión No. 00

Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales

Fecha: 10/10/07

Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo

Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México

6/6