Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno: Recursos utilizados en el proceso. Proceso: Personal:

Revisión No. 00 Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales Fecha: 10/10/07 Secretaría de Docencia Dirección de Control esc
Author:  Manuel Toledo Paz

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Revisión No. 00

Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales

Fecha: 10/10/07

Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo Responsable del proceso: responsabilidad y autoridad Responsable Proceso

Usuario y proveedor del proceso del

Jefe de la Unidad de Archivo Responsabilidad: 1.- Difundir los requisitos necesarios para la Digitalización de documentos. 2.- Dar a conocer su funcionamiento y formas de consulta. 3.- Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP. 4.- Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. 5.- Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del proceso. 6.- Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo. 7.- Comunicar la conclusión y realizar la entrega física de los expedientes al jefe de control escolar del espacio académico respectivo. 8.- Verificar y controlar que el proceso se realice con apego a lo establecido.

Salidas y Entradas

Usuario: Entradas: 1.- Jefes de control Escolar de los Espacios Académicos 2.- Jefes de Departamento de la DCE. 3.- Alumnos Proveedor Personal de la DCE Nota; la infraestructura, recursos humanos y ambiente de trabajo son elementos del proceso por lo tanto no se consideran como entradas.

Documentos Originales 1.- .- Cédula de Preinscripción 2.- Recibo de pago de Inscripción. 3.- Protesta Universitaria 4.- Convenio 5.- Acta de nacimiento 6.- Certificado de Secundaria 7.-Certificado de Bachillerato 8.- Dictamen de Revalidación 9.- Actas Oficiales de Calificaciones. Salidas: Documentos Originales Digitalizados

Requisitos de las salidas y las entradas Requisitos entrada:

de

1.- Oficio de solicitud del Departamento de Ingreso y Servicios Escolares. 2.- Oficio anexo del Organismo Académico.

Seguimiento y medición del proceso y del producto Qué se medirá:

Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno:

1.- Documentos Oficiales

1.- Oficio de envío de los expedientes de primer ingreso.

Quién medirá:

2.- Oficio de conclusión de Digitalización.

Jefe de la unidad de Archivo

Recursos utilizados en el proceso Personal:

Proceso:

1.- Jefe de Unidad

1.- Admisión

2.- Auxiliar

2.- Certificación

3.- Auxiliar

3.- Titulación

4.- Auxiliar

Interacción:

5.- Auxiliar 3.- Bitácora de actividades.

Cómo medirá:

Interacción con otros procesos del SGC

Etapas del proceso 1.- Recepción de solicitudes de Digitalización.

Seguimiento, monitoreo, supervisión

Verificación

Validación

1.-Que los expedientes correspondan a la relación.

1.- Relación de Expedientes.

2.- Revisión de documentos.

2.- son revisados y separados documento por documento.

2.- Relación de Expedientes

2.- El estado físico, que no se encuentren con tachaduras, enmendaduras y sean legibles

3.- Clasificación

3.- Se conforman series documentales de 50 +/- 5

3.- Relación de Expedientes

3.-Que la cantidad de series corresponda a la cantidad de Expedientes

3.- de acuerdo a la capacidad del espacio académico Ver Lista Maestra

4.-Que el Scanner registre la cantidad correcta que se ingreso.

4.-Que las Imágenes de los documentos sean legibles

4.- Que el total de las imágenes correspondan a las serie documental

4.- que las Imágenes que den almacenadas en el programa de Captura masiva Ver lista Maestra (Instructivo de Digitalización)

5.-El No. de Cuenta y Nombre de los Alumnos.

5.- Relación de Expedientes

5.- Que queden capturadas e indexadas en su totalidad las Imágenes en las bandejas respectivas Ver lista Maestra (Instructivo de Digitalización)

5.- a través de su consulta en el programa Manejador de Documento o el la pagina Web de la DCE. Ver lista Maestra (Instructivo de Digitalización)

6.- Se clasifican las series nuevamente por tipo documental

6.- Relación de Expedientes

6.- son sellados por la parte de atrás

6.- Que queden integrados los documentos en su totalidad en los expedientes respectivos

7.- El comunicado será valido con el acuse de recibido por el Espacio Académico

7.- Que al Espacio Académico le sean entregados sus documentos respectivos.

Entrega los Expedientes por Espacio Académico

1.- La solicitud será 1.- Que la cantidad valida con el acuse de expedientes de recibido. corresponda a la relación

Infraestructura 3.- Relación de Alumnos por número de cuenta. 4.- Que sean originales.

1.-Por la cantidad de documentos digitalizados por cada Espacio Académico

5.- Que vengan completos.

Cuándo medirá:

6.-Que que no estén manchados o mutilados.

1.Se medirá semanalmente y será reportado en los informes de actividades de la Unidad.

7.- Sin grapas. 8.- Legibles. 9.- Que cuenten con los sellos y firmas de las autoridades correspondientes. 10.- Los certificados deberán contar con fotografía. Requisitos salidas:

de

Seguimiento medición

4.- Apertura de expediente por cada Organismo Académico.

1.- Contar con el espacio físico suficiente.

5.- Libreta de no conformidades.

4.- Escritorios, mesas de trabajo.

6.- procedimiento para la digitalización e indexación de documentos.

2 Dos escáner marca FUJITSU, MODELO FI 750C

Documentos oficiales para su digitalización.

Inspección

Se entregan los documentos digitalizados.

2.- Los documentos en malas condiciones, son separados del resto y se registran en el Producto no Conforme. Ver TSNC.

se

de

1.-Cada periodo escolar se realizara una medición cuantitativa de los documentos que han sido digitalizados y a que espacio académico pertenecen.

1.- Todos los documentos deberán contener el sello de digitalizado en la parte de atrás.

2.- Cuáles han sido las mayores incidencias sobre los documentos de los espacios Académicos.

2.- Todos los documentos deberán estar

3.- Qué espacios académicos hacen uso del sistema

7.- procedimiento para la consulta de imágenes. 8.- Respaldo de la Digitalización robot de respaldo a través de cintas. 9.- solicitud de mantenimiento a la empresa sycmultics. Documentos de origen externo: El estado de un documento digitalizado es mediante el sello de “Digitalizado”. Los documentos se identifican por el nombre, No. de cuenta, organismo académico y nivel de estudios.

4.- Digitalización.

1.- Servidor de base de datos e imágenes marca Dell, modelo Power edge 2600, 4. Procesadores con capacidad Pentium 4 de 2.4 ghz kb de memoria cache, 2gb de memoria Ram, unidad de disco interno de 440 GB, ( 6 Discos de 73.5gbc/u), Unidad de CD-ROM de 48x, tarjeta de red Ethernet, monitor de color de 17 pulgadas, teclado y mause, sistema operativo Windows 2000 server para 40 usuarios, incluye manejador de base de datos, dispositivo de almacenamiento 5.- Un Programa

5.- Captura e indexación

6.- Integración de expedientes.

7.-Entrega de Documentos Digitalizados

7.- Que se elabore 7.- Que sea firmado el Oficio de por el Director conclusión de y enviado al Digitalización espacio Académico Correspondiente

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Revisión No. 00

Tabla de Enfoque a Procesos: Digitalización de Documentos Oficiales Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo Responsabilidad en Administración Central: A) Rectoría, Secretaría de Docencia, Dirección de Control Escolar y Directores de Espacios Académicos. Responsabilidad . A1.Validar los Documentos Oficiales expedidos por la Institución. Autoridad: A.- Rechazar las solicitudes que no cumplan con la normatividad establecida en El Capitulo IV art. 76 del Reglamento de Facultades y Escuelas Profesionales Y del Capitulo I art. 114 del Reglamento de la Educación Media Superior de la UAEM.

Fecha: 10/10/07

integrados en su expediente respectivo para su entrega física al Jefe de Control Escolar. 3.- El Jefe de Control Escolar deberá revisar con base a la relación respectiva y firmar el oficio de la DCE de conformidad del recibo de los expedientes completos. 4.-El personal archivará el oficio de recibo de documentos y llevar un registro de los espacios académicos concluidos como de los faltantes. Ver TRS proceso

con mayor frecuencia. 4.- Se llevara un registro en un pintarron de los documentos que se están digitalizando. 5.- se respeta el turno de cada organismo de acuerdo como han llegando para ser digitalizados.

Protección y salvaguarda: El área es de acceso restringido, solo el personal adscrito, puede acceder a ésta. Se cuenta con equipo contra incendios. Y control de plagas. Registros: Ver lista Maestra de Documentos.

de Digitalización Masiva. 1.- Un programa de Captura e Indexación 1.- Un programa de Consulta, manejador de Documentos 1.- La dirección de una página en La Internet para una consulta remota .

6.- se realiza un reporte del proceso semanalmente en cantidad de expediente y documentos digitalizados.

del

B ) Director de Control Escolar Responsabilidad: B1.- Aprobar los requisitos necesarios para la Digitalización de Documentos B2.- Proporcionar los recursos necesarios para El desarrollo del proceso. Autoridad: B.- Rechazar las solicitudes que no cumplan con los requisitos establecidos C ) Jefe del Departamento de Control Escolar del Espacio Académico

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Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo Responsable del proceso: responsabilidad y autoridad

Usuario y proveedor del proceso

Salidas y Entradas

Requisitos de las salidas y las entradas

Seguimiento y medición del proceso y del producto

Documentación que se utiliza para realizar el proceso

Recursos utilizados en el proceso

Interacción con otros procesos del SGC

Etapas del proceso

Verificación

Seguimiento, monitoreo, supervisión

Validación

Inspección

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Fecha: 10/10/07

Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo Responsabilidad: C1.- Recibir, revisar e integrar los expedientes de los alumnos de primer Ingreso. C2.- Dar seguimiento a los casos de incumplimiento con la normatividad establecida. C3.- Realizar la entrega física a los alumnos de sus documentos originales Autoridad: C.- Validar la entrega documental solicitada en la Legislación Universitaria (vease cuadro de normatividad).

D) Jefe de la Unidad de Archivo de la Dirección de Control Escolar Responsabilidad: D1.Aplicar proceso

este

D2.- llevar un control de la Digitalización por cada uno de Los Espacios Académicos D3.- Establecer y difundir los criterios para la recepción de documentos. D4.Cotejar los documentos oficiales contra relación. D5.- Conformar las series documentales. D6.- Digitalizar, sellar e integrar los documentos en su expediente. D7.- Indexar en la aplicación de captura masiva (vease instructivo de Digitalización).

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Secretaría de Docencia Dirección de Control escolar Unidad de Archivo D8.Entregar los documentos al alumno cuando el espacio académico lo Determine, y presente su oficio respectivo. D9.- Preparar y elaborar oficio de entrega de los expedientes y documentos. D10.Proporcionar información de la documentación digitalizada. D11.Realizar la solicitud de mantenimiento del equipo. D12.Reportar los avances a la Dirección de Control Escolar. Autoridad: D.Devolver expedientes que cumplan con establecido.

los no lo

Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo el responsable de proceso debe: Planificar documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. Informar a la Alta dirección el desempeño del proceso Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo

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