Documento de Requerimientos

Diciembre

2013

CONTENIDO BASES TÉCNICAS ......................................................................................................... 3 1 ANTECEDENTES .................................................................................................... 3 2 ALCANCES ............................................................................................................. 4 2.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN .................................................................................................... 4 2.2 CAPACITACIÓN .............................................................................................................................................. 7 2.3 SOPORTE Y GARANTÍA .................................................................................................................................. 7 2.3.1 Garantía del sistema de información ................................................................................................... 7 2.3.2 Soporte funcional del sistema de información ..................................................................................... 9 2.3.3 Soporte técnico del sistema de información......................................................................................... 9

3

Especificaciones Generales. ............................................................................... 10 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

4

Requerimientos no funcionales .......................................................................... 13 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

5 6

INTERFAZ Y ESTILO ..................................................................................................................................... 13 SOBRE TIEMPOS DE PROCESO ....................................................................................................................... 14 INTEGRACIÓN Y COBERTURA ...................................................................................................................... 14 FACILIDAD DE CONSULTA............................................................................................................................ 14 SOBRE VOLÚMENES ..................................................................................................................................... 15 SOBRE SEGURIDAD ...................................................................................................................................... 15 DISPOSITIVOS PERIFÉRICOS ESPECIALIZADOS .............................................................................................. 15

Requerimientos funcionales del Sistema ........................................................... 15 REQUERIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN ............................................ 17 6.1 6.2

7

LINEAMIENTOS TÉCNICOS ........................................................................................................................... 10 CARACTERÍSTICAS GENERALES................................................................................................................... 10 DERECHOS DE PATENTE Y PROPIEDAD INTELECTUAL .................................................................................. 10 ESTADO DE FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE ........................................................................................... 11 PLATAFORMA TECNOLÓGICA ...................................................................................................................... 12 DESARROLLO .............................................................................................................................................. 12 INTEROPERABILIDAD CON OTRAS INSTITUCIONES........................................................................................ 12 MIGRACIÓN DE INFORMACIÓN ..................................................................................................................... 13

REQUERIMIENTOS DE INSTALACIÓN ............................................................................................................ 17 REQUERIMIENTOS DE METODOLOGÍA .......................................................................................................... 17

ACTIVIDADES A REALIZAR Y PRODUCTOS ESPERADOS .............................. 19 7.1 FASE 1: CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SCCC............................................................................ 19 7.1.1 Sistema de información ...................................................................................................................... 19 7.1.2 Capacitación ...................................................................................................................................... 23 7.2 FASE II: GARANTÍA Y SOPORTE TÉCNICO AL SCCC Y CONSTRUCCIÓN DE LA VERSIÓN2 DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DESARROLLO DE AJUSTES MENORES. ........................................................................................... 24 7.2.1 Sistema de información ...................................................................................................................... 25 7.2.2 Capacitación ...................................................................................................................................... 28 7.2.3 Soporte ............................................................................................................................................... 28 7.2.4 Desarrollo de ajustes menores ........................................................................................................... 29 7.3 FASE III: GARANTÍA Y SOPORTE TÉCNICO A LA VERSIÓN 2 DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DESARROLLO DE AJUSTES MENORES ............................................................................................................................................. 29 7.3.1 Soporte técnico .................................................................................................................................. 29 7.3.2 Desarrollo de ajustes menores ........................................................................................................... 29

8

PROGRAMA DE TRABAJO .................................................................................. 30 8.1

CRONOGRAMA PROPUESTO POR EL OFERENTE ............................................................................................. 30

9 PLAZO DE LOS TRABAJOS ................................................................................ 31 10 GARANTÍA Y SOPORTE .................................................................................... 31 11 Organización, Planificación y Control ............................................................. 32

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BASES TÉCNICAS 1

ANTECEDENTES La presente licitación está enfocada en la adquisición de una solución informática para la gestión de las compras y contrataciones del Gobierno de la República Dominicana. El oferente deberá proveer: 

Un sistema informático para la gestión de compras y contrataciones, La solución será abordada bajo la modalidad licenciamiento de un paquete de software.



La realización de todos los ajustes, desarrollos, configuraciones, migraciones de datos e interfaces con otros sistemas que sean necesarias para que el sistema se adecue a los requerimientos del Gobierno y de las instituciones usuarias del sistema.



La implementación de la solución en las instituciones clientes definidas por Contrataciones Públicas junto al equipo de contraparte designado por Contrataciones Públicas



La capacitación de los técnicos responsables de operar y mantener el sistema y proveer soporte funcional del mismo; de los usuarios de las instituciones públicas y de los proveedores



La garantía de la solución implementada por un período de 12 meses a partir de la aceptación del sistema en producción



El soporte funcional de la solución por un período de 6 meses posteriores a la puesta en marcha de cada versión.



El soporte técnico de la solución por un período de 12 meses posteriores a la puesta en marcha de cada versión.



La Documentación de la solución que debe contemplar manuales de usuario, técnicos y constar de herramientas de electrónicas (wiki) y los diferentes métodos de integración con terceros o futuros desarrollos customizados.



60 horas hombre por cada mes del proyecto para desarrollos menores no planificados.

En la figura a continuación se detallan los alcances del servicio a contratar:

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2 2.1

ALCANCES Alcance del Sistema de Información El sistema de información a contratar deberá soportar el ciclo completo de contratación de las Instituciones Públicas de la República Dominicana. Dicho proceso está descrito en el modelo de negocios (Anexo Nº6) y los casos de uso, y comprende los procesos del diagrama a continuación:

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Las principales funcionalidades solicitadas son las siguientes:  Planificación Anual de las Compras y Contrataciones.  Gestión de Solicitudes de Compras  Confirmar Disponibilidad de fondos presupuestarios  Selección de modalidad de contratación  Crear Aviso de Convocatoria  Consultar avisos de Convocatoria  Recepción de Ofertas en línea  Evaluar ofertas  Registrar resultado de adjudicación  Gestión de Orden de Compra/Contrato  Confirmar compromiso de pago  Recepción de bien, obra o servicio  Registrar evaluación de proveedor  Confirmar libramiento de pago  Subasta inversa  Catálogo Electrónico  Gestión de registro de oferentes del Estado  Gestión de usuarios  Gestión de catálogo de bienes, obras y servicios  Reportabilidad  Integración con soluciones de Inteligencia de negocios Los alcances funcionales específicos se encuentran detallados en los anexos. La firma consultora deberá proveer un Sistema Informático y todos los servicios de consultoría asociados que sean necesarios para garantizar su implementación, puesta en marcha, soporte funcional y técnico; en particular la puesta en funcionamiento de un Piloto en las instituciones seleccionadas a los siete (7) meses de firmado el contrato y del SCCC a los 10 meses de la firma del contrato. Deberán incluirse, además, las tareas correspondientes para su adecuación a las particularidades de las Instituciones Públicas, la capacitación del personal usuario, la transferencia del conocimiento al personal técnico de Contrataciones Públicas y la transición del sistema a la operación para que pueda ser soportado adecuadamente por Contrataciones Públicas durante la etapa de producción. En la actualidad, existen 200 instituciones usuarias de la aplicaciones actualmente en funcionamiento, con unos 900 usuarios compradores y más 37.000 proveedores registrados. El oferente deberá implementar la solución teniendo en cuenta la totalidad de la demanda. No obstante ello, la responsabilidad del oferente de la capacitación y puesta en marcha será realizada en un número mínimo de 120 instituciones, en conjunto con un equipo de proyecto formado por personal de Contrataciones Públicas. Para la implementación del SCCC, esta se dividirá en 4 grupos:  Un grupo piloto de al menos 5 instituciones  Un grupo 1 de al menos 20 Instituciones, incluyendo las 5 anteriores.  Un grupo 2 de al menos 40 Instituciones  Un grupo 3 de al menos 60 instituciones

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Contrataciones Públicas será responsable de la implementación en el resto de las instituciones, para lo cual el oferente deberá contemplar la transferencia de conocimiento para que esto ocurra. El sistema de información será construido en dos fases: una primera versión con los requerimientos obligatorios definidos en el Anexo 2 y una segunda versión con las mejoras detectadas durante la implementación de la primera versión, más los requerimientos pendientes. En los anexos se describe el modelo de negocios y los casos de uso que debe cumplir el sistema propuesto y son consideradas prestaciones mínimas que debe contemplar el sistema informático de compras públicas, sin perjuicio de que durante el desarrollo del proyecto se identifiquen nuevas funcionalidades. Las soluciones presentadas por los oferentes deben cumplir con el 100% de los requerimientos obligatorios. En los formularios destinados para estos fines el oferente debe detallar como su solución cumple con cada requerimiento. No son parte del presente proyecto las siguientes actividades: 

Provisión de plataforma tecnológica (servidores, base de datos, comunicaciones, estaciones de trabajo para clientes)

Contrataciones públicas designará recursos de contraparte de su equipo y de las Instituciones Compradoras para trabajar junto al oferente en las pruebas de los prototipos y de los diferentes componentes. Contrataciones Públicas se reserva la facultad de realizar auditorías de aseguramiento de calidad al proceso de desarrollo y/o implementación del sistema de información, a la construcción y ejecución de las pruebas y a la elaboración de la documentación del mismo. Estas auditorías las podrá realizar en forma directa o podrá contratar otras empresas para realizar estas tareas. El oferente es responsable de identificar los requerimientos de sistemas operativos, aplicativos, servidores, almacenamiento, seguridad de la información, protección contra ataques y otros componentes de hardware y software asociados que sean necesarios para la operación eficiente y efectiva de la solución en un ambiente de alta disponibilidad por parte de Contrataciones Públicas y del Ministerio de Hacienda, estos requerimientos deben entregarse junto a la propuesta técnica y deberán refinarse a más tardar al segundo (2do) mes después de la firma del contrato. El oferente deberá proponer la estructura operativa requerida para la operación diaria del sistema de compras, esta estructura deberá incluir los roles técnicos, de comunicaciones y aplicaciones. Esta propuesta debe incluir las descripciones de puestos y cantidad de personas por posición.

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2.2

Capacitación

El oferente deberá elaborar y ejecutar un Plan de Capacitación modulado para cada grupo de usuarios identificados y con ejes temáticos que incluya las necesidades de conocimientos técnicos, procedimentales y actitudinales requeridos para garantizar una adecuada implementación del sistema de información. Deberá proponer la metodología de capacitación y capacitar a los diferentes grupos de destinatarios, según el eje temático y el nivel de operatividad requerido. Entre los mismos se encuentran:   

Los usuarios del nuevo sistema y procesos, funcionarios de Contrataciones Públicas y unidades de compra de instituciones públicas. El grupo de técnicos informáticos de Contrataciones Públicas Los usuarios externos, como por ejemplo oferentes y ciudadanos.

El oferente definirá y diferenciará los contenidos específicos y comunes, así como el grado de profundidad de conocimientos requeridos para cada grupo meta y el cronograma de actividades. Estos contenidos deben abordar la interrelación, entre el marco normativo, procedimental y operativo y su implementación en el sistema de información. Se deberá generar material de autocapacitación del tipo e-learning para dejarlo disponible en el portal de Compras, en especial para los usuarios externos a Contrataciones Públicas. El material de capacitación será publicado en el portal de Compras Dominicana. El oferente será responsable de la capacitación de 500 usuarios de 120 Instituciones, en coordinación con el equipo de contraparte, y deberá asegurar la transferencia de conocimiento a Contrataciones Públicas para la capacitación del resto de las Instituciones que utilizarán el Sistema, tanto del SCCC como de la versión 2 del sistema de información. Contrataciones Públicas proveerá las capacidades logísticas para la ejecución de las capacitaciones. El oferente deberá dejar capacidades instaladas en Contrataciones Públicas para impartir las capacitaciones que se requieran una vez finalizada la implementación. El oferente deberá proponer y elaborar recursos didácticos: guías, manuales, presentaciones multimedia, material teórico, material de e-learning, etc. Adicionalmente, el oferente deberá proponer actividades tendientes a facilitar la adopción del sistema de información por parte de los distintos grupos de usuarios.

2.3

Soporte y Garantía

Como parte de la relación contractual, se espera que el oferente de soporte funcional y técnico del sistema de información. A lo menos, durante los primeros 12 meses, el soporte técnico será cubierto por la garantía, por lo que el oferente deberá proveer adicionalmente el soporte funcional. Una vez terminado el período de garantía, el oferente deberá proveer el servicio de soporte técnico y funcional.

2.3.1 Garantía del sistema de información

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El oferente garantizará que todo el software funciona correctamente en forma independiente y conjunta. No se justificará que algún producto funcione incorrectamente por incompatibilidad funcional o de versión con otro software propuesto como parte de la solución integral.

El oferente deberá proporcionar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los distintos componentes de software de la aplicación durante el período de garantía. Durante la vigencia de la misma, será su responsabilidad y sin cargo alguno para Contrataciones Públicas, solucionar cualquier falla detectada. El oferente deberá ofrecer garantía sobre cada una de las versiones liberadas.

Durante el período de garantía, el oferente deberá brindar la asistencia de especialistas en temas de software y/o ante cualquier otra necesidad, dejando expresamente aclarado que los gastos que ello demande correrán por cuenta del oferente. El Adjudicatario deberá comunicar en forma inmediata la liberación en el mercado de toda nueva versión de los programas ofertados, así como deberá instalar cualquier modificación y/o actualización a la versión que esté funcionando, y que solucione problemas potenciales o reales, informando la disponibilidad, las características, y los posibles impactos en el funcionamiento respecto de la versión anterior. En relación a los problemas, estos podrán ser de los siguientes tipos: 



Problema de fondo: Es aquel que impide que se “use el sistema” y que el usuario pueda realizar su trabajo, o cuando la forma de operación del sistema no concuerda con lo establecido en la normativa vigente. Problema de forma: Es aquel relacionado con el uso del sistema de información que causa interferencia en el uso del sistema pero que no impide que se realice el trabajo. El problema de forma se divide en dos categorías. El primero es el llamado problema crítico de forma, referido a formas de operación que no concuerdan con algún procedimiento reglamentario establecido. El segundo es el problema no crítico de forma, que es aquél que no contradice la ley o reglamento alguno.

El oferente deberá especificar en la propuesta de la solución integral los siguientes temas: 





Tiempo de atención: se define como el intervalo de tiempo que sucede entre la entrega del reporte de error y la atención, donde la empresa se hace cargo de la solución del problema. Tiempo de respuesta: es el lapso de tiempo máximo que transcurre entre el tiempo de atención y el momento en que la empresa adjudicataria provee la alternativa para resolver el problema en cuestión: una corrección existente, una alternativa de solución que permite dar continuidad al uso de la aplicación, o una notificación de no-problema. Las notificaciones de no-problema deben ser validadas por Contrataciones Públicas previo a su aceptación. Tiempo de solución: es el lapso de tiempo máximo que transcurre entre la respuesta y el momento en que se produce la corrección final del problema, incluyendo

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actualizaciones o revisiones de la aplicación. A modo de ejemplo se presenta la siguiente tabla, se espera propuestas de esta naturaleza por parte de los oferentes:

Tipo de problema Fondo (emergencia) Crítico de forma No crítico de forma

Tiempo de atención 30 minutos 30 minutos 30 minutos

Tiempo de respuesta 2 horas 1 día hábiles 5 días hábiles

Tiempo de solución final 12 horas 3 días hábiles 10 días hábiles

El no cumplimiento de los niveles de servicio definidos será causa de multas a ser definidas en el acuerdo de nivel de servicio.

2.3.2 Soporte funcional del sistema de información El oferente deberá contemplar la provisión de personal para ofrecer soporte funcional a los usuarios del sistema durante la etapa de implementación de las diferentes versiones del sistema, por un período de seis (6) meses desde la puesta en marcha de cada una. El objetivo será dar acompañamiento al Departamento de Asistencia Técnica y garantizar la adecuada transferencia de conocimiento. El soporte funcional está orientado a brindar un servicio a los usuarios que les permita realizar consultas sobre cómo utilizar el sistema de información. Se espera que cada Institución cuente con un usuario líder que sea el referente del sistema de información y el punto de contacto con el Departamento de Asistencia técnica. Este usuario deberá ser capacitado para brindar soporte de primer nivel en temas básicos de la funcionalidad del sistema. El oferente deberá cotizar en su oferta económica el costo mensual de este soporte. El soporte podrá ser renovado por Contrataciones Públicas por periodos mensuales, reservándose la facultad de ponerle término anticipado mediando un aviso con al menos 60 días de anticipación a la fecha señalada al efecto. El oferente deberá llevar un registro automatizado de todos los requerimientos realizados por los usuarios, e informar mensualmente a Contrataciones Públicas el estado de los mismos.

2.3.3 Soporte técnico del sistema de información El oferente deberá incluir en su propuesta un servicio de soporte basado en la República Dominicana para cada una de las versiones liberadas. El soporte a la primera versión será de carácter técnico y tendrá una duración de 12 meses posteriores a la puesta en marcha del sistema, el cual podrá ser renovable por períodos iguales. El oferente deberá cotizar en su oferta económica como mínimo las siguientes opciones de soporte:  10x5  10x6

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

24x7

Contrataciones Públicas se reserva el derecho de elegir la opción que resulte más conveniente para sus intereses, pudiendo modificar la prestación del servicio, dentro de las alternativas ofertadas, dando un aviso con 60 días de anticipación. El oferente deberá capacitar a funcionarios de Contrataciones Públicas en el mantenimiento y soporte técnico de primer nivel de las herramientas suministradas. El oferente deberá especificar la manera en que atenderá los requerimientos de Contrataciones Públicas. Entre la información requerida se incluye:    

Ubicación de la Mesa de Ayuda Horario de atención Metodología a utilizar Trazabilidad de los requerimientos: Contrataciones Públicas deberá tener acceso a toda la información relacionada con los requerimientos.

El soporte deberá incluir el empleo de herramientas de apoyo tales como la utilización de una base de conocimiento que permita a Contrataciones Públicas el registro y uso de las experiencias desarrolladas durante la duración del proyecto.

3 3.1

ESPECIFICACIONES GENERALES. Lineamientos técnicos El oferente deberá especificar los lineamientos tecnológicos que utilizará en el desarrollo del sistema de información, mencionando los aspectos relevantes de su oferta. Aun cuando no hay preferencia por ninguna plataforma de desarrollo en particular, se privilegiarán aquellas ofertas que posean como mínimo los lineamientos técnicos definidos en el Anexo 4

3.2

Características Generales Se requiere que el ambiente de explotación y operación se desarrolle bajo Internet. Por lo tanto es necesario que el proponente indique claramente los medios tecnológicos que provean la seguridad de la información que viaja por dicha red.

3.3

Derechos de patente y propiedad intelectual La información, documentos e informes que se generen como resultado de la ejecución del o los contratos, serán de exclusiva propiedad de Contrataciones Públicas, no pudiendo hacer uso de ellos el adjudicatario y/o los encargados del proyecto, consultores, profesionales o personal ligado al mismo sin autorización previa por escrito del Representante Autorizado de Contrataciones Públicas. El adjudicatario liberará de toda responsabilidad a Contrataciones Públicas en caso de acciones entabladas por terceros en razón de transgresiones a la propiedad intelectual, derechos de patente, marca registrada o diseños industriales, como consecuencia de la

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utilización de los bienes y/o servicios o parte de ellos en República Dominicana. La propiedad intelectual de los desarrolllos realizados para adaptar el sistema de información a los requerimientos de la DGCP será exclusiva de Contrataciones Públicas. En caso de que la empresa adjudicada quiera hacer uso de todo o parte del sistema desarrollado para ofrecerlo a otras instituciones, ya sea dentro o fuera de la República Dominicana, deberá solicitar autorización expresa a Contrataciones Públicas. El oferente deberá incluir en su oferta la provisión de los programas fuentes específicamente desarrollados para Contrataciones Públicas y de la solución base utilizada, con todas sus modificaciones, actualizaciones y mantenciones, garantizando además la correspondencia con los ejecutables instalados y operativos. El código entregado debe incluir todos los componentes para que Contrataciones Públicas pueda generar los programas ejecutables requeridos para el funcionamiento del sistema. La oferta deberá contemplar la entrega a la Institución de una licencia a perpetuidad de dichos componentes para uso de todos los usuarios, actuales y futuros, tanto de Contrataciones Públicas, de las entidades contratantes y los proveedores del Estado. El oferente deberá incluir en su oferta todas las licencias de productos propios y de terceros necesarias para que el sistema de información opere, teniendo en cuenta la máxima funcionalidad y usuarios del sistema que pudiera ser requerido. Dependiendo de a quien pertenezca la propiedad intelectual del o los productos empaquetados utilizados en la construcción del sistema de información, el oferente deberá: 

En el caso de tratarse de productos de terceros, se deberá especificar, cotizar y proveer todas las licencias requeridas para el correcto funcionamiento del sistema.



En el caso de tratarse de productos propios desarrollados por el oferente, se deberá cotizar y proveer las licencias requeridas para el correcto funcionamiento del sistema. Adicionalmente, el oferente deberá depositar en una notaría el código fuente de dichos productos, para el evento de requerir el acceso a los mismos, en situaciones como: quiebra del tercero, discontinuidad del soporte por negativa de la empresa, desaparición de la empresa, entre otras. Una vez finalizada la implementación del sistema en todos los organismos comprendidos en el proyecto, el oferente deberá hacer entrega de la versión definitiva de los mismos a la contraparte de Contrataciones Públicas. Para realizar la evaluación económica, se tendrá en cuenta el costo del desarrollo, más el costo de todas las licencias requeridas para que el sistema de información opere adecuadamente.

3.4

Estado de funcionamiento del software El Adjudicatario está obligado a dejar en perfecto estado de funcionamiento productivo todos los componentes y sus productos asociados. Deberá realizar, sin costo adicional alguno, todas las tareas necesarias para que ello ocurra.

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El oferente deberá contemplar en su equipo de trabajo un especialista en Base de Datos que, en conjunto con personal de Contrataciones Públicas, apoye la instalación y puesta a punto del servidor de base de datos que será utilizado en el sistema de información. El trabajo deberá ser realizado previo a la migración de datos y a la instalación en producción del SCCC y se deberá realizar cuatro revisiones de funcionamiento periódicamente durante la duración del proyecto, estas serán coordinadas durante la ejecución del proyecto. Se deberá entender que dejar en estado de funcionamiento productivo, significa que Contrataciones Públicas hará uso de todo lo entregado por el oferente sin inconveniente alguno de cualquier índole. Las tareas que deban realizarse para esto serán de exclusiva responsabilidad del oferente. No se aceptaran versiones que contengan errores que inhabiliten la ejecución del proceso de compra completo. Los criterios de aceptación de cada versión de sistema serán definidos entre las partes como una actividad del presente proyecto.

3.5

Plataforma Tecnológica Dado que la plataforma actual del sistema de compras públicas es compartida con Sistema de Gestión Financiera (SIGEF) del Ministerio de Hacienda, se requiere que el nuevo sistema de información sea compatible con la plataforma existente. No obstante ello, el oferente deberá definir los requerimientos de plataforma tecnológica para el adecuado funcionamiento de su sistema y entregarlos como parte de su propuesta. Contrataciones Públicas ha definido que se requiere un sistema de información de alta disponibilidad, instalado en un solo sitio, y con una escalabilidad que permita la implementación del sistema completo en todas las instituciones públicas. La plataforma deberá ser capaz de eventualmente procesar todas las compras y contrataciones, de las Instituciones Centralizadas, Descentralizadas, Empresas Públicas y Municipios. El sistema debe ser capaz de operar en de forma continua sin verse afectado por los procesos de mantenimiento del mismo. Se requiere que los procesos de mantenimiento no afecten la operatividad del mismo.

3.6

Desarrollo Las labores de diseño, desarrollo y/o ajustes a los paquetes de software, y documentación deberán hacerse en la sede de la empresa contratada para este sistema. Se requiere que la empresa adjudicada se encuentre radicada en la República Dominicana y cuente con oficinas en Santo Domingo. No obstante ello, Contrataciones Públicas proveerá de espacio físico en sus oficinas hasta un máximo de 5 personas para el desarrollo del proyecto, salvo reuniones y presentaciones de validación. Las labores de análisis de requerimientos, diseño detallado, levantamiento de datos, pruebas de prototipos, pruebas de aceptación, pruebas integrales, capacitación y puesta en marcha deberán hacerse en la sede de Contrataciones Públicas, o en el lugar que esta defina en Santo Domingo.

3.7

Interoperabilidad con otras instituciones Se requiere que el nuevo sistema sea altamente integrable con otros sistemas, la conexión con otras instituciones será a través de Servicios Web, los que darían, además de estandarización y utilización de XML, seguridad de que se ofrecerán solo los servicios

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requeridos por Contrataciones Públicas. En particular es requerida la interconexión con el Sistema de Información Financiera Integrado (SIGEF) del Ministerio de Hacienda, esta interfaz debe trabajar en tiempo real con los diferentes módulos (presupuesto, contabilidad e inventario de activos). El oferente debe proveer los servicios profesionales para que esto se ejecute, y el Ministerio de Hacienda proveerá todos los accesos requeridos para el desarrollo de estas interfaces. La aceptación técnica de las Interfaces con el SIGEF se realizará conjuntamente con el equipo del Ministerio de Hacienda. Estas interfaces deben incluir al menos:  Verificación de disponibilidad presupuestaria  Gestión del compromiso presupuestario  Envío de datos de órdenes de compra/contratos  Integración con el registro de beneficiarios  Autorización para ejecución de pagos  Envío de bienes al sistema de inventario Adicionalmente será necesario generar servicios web para el intercambio de información con:  Ministerio de Industria y Comercio  Cámaras de Comercio y Producción  Ministerio de Economía  Dirección General de Impuestos Internos  Tesorería de la Seguridad Social  Junta Central Electoral  Contraloria General de la Republica La conexión debe resguardar los protocolos de seguridad de cada institución, los cuales deberán ser propuestos por el oferente y aprobados por Contrataciones Públicas.

3.8

Migración de información Se ha definido que de la información disponible en SIGEF, sólo se migrarán los maestros definidos. En el Anexo No. 3 se presenta a modo de referencia las estructuras de datos de los catálogos más relevantes del sistema de información actual. El oferente debe contemplar las actividades requeridas para la convivencia del sistema actual y el nuevo durante la fase de transición de uno a otro, es necesario que se contemplen los esquemas de actualización de los catálogos que deben mantenerse en uso en ambos sistemas durante esta fase y el esquema de cargado en el nuevo sistemas de los contratos vigentes. Al menos se deben contemplar estas medidas para los siguientes catálogos: Instituciones, Usuarios, Proveedores, Bienes y Servicios y otras tablas de parametrización.

4 4.1

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES Interfaz y estilo La solución se construirá con una interfaz de preferencia tipo web completa, aún cuando se evaluarán soluciones de tipo mixta (Cliente y Web), cuando el oferente sustente los beneficios técnicos o económicos de ésta. Se requiere que la solución soporte su uso

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desde dispositivos móviles para las interfaces de consulta y solicitud de información. En principio se requiere un acceso de tipo Web desde cualquier estación de trabajo, la solución propuesta debe ser compatible al menos con los siguientes navegadores: Internet Explorer, Chrome y Firefox en sus últimas versiones. El oferente deberá proponer la definición de colores, estilos, diseños de presentación, despliegue de información, tipos de letras, distribución en pantalla, utilización de elementos visuales y otros que considere relevantes, los cuales serán validados por Contrataciones Públicas. Se requiere que la interfaz y estilo sea parametrizable y que se ajuste a los requerimientos definidos por el Gobierno y las instituciones usuarias. La aplicación será capaz de generar escritorios por perfil de usuario. Los criterios específicos para el diseño de las pantallas e interfaz, serán acordados y definidos con la Empresa una vez adjudicada esta licitación. Es necesario mencionar los lineamientos y condiciones generales que dichas especificaciones deberán cumplir:       

uso de colores, elementos gráficos, componentes, ubicación de la información, cobertura de la pantalla, uso del teclado, uso del Mouse, y todos aquellos que la Empresa considere relevantes.

Por ejemplo, es necesario que el sistema esté optimizado para ser operado tanto por teclado como por mouse, dado que existen usuarios que utilizan el mouse como elemento primordial, mientras que otro tipo de usuarios utiliza únicamente el teclado. Otro ejemplo es la definición de temas tales como el despliegue de mensajes o elementos gráficos cuando el sistema está trabajando, o cuando una consulta no entrega resultados. Finalmente, para la interfaz se requiere que las pantallas sean fácilmente parametrizables, es decir, configuración de colores, presentación de las distintas áreas de la pantalla, ubicación de los componentes y personalización de la interfaz. Estos son temas que el sistema nuevo debe abordar de alguna forma y se espera una propuesta de la Empresa.

4.2

Sobre tiempos de proceso La aplicación deberá funcionar correctamente y con los tiempos de respuestas esperados. Tiempos de Respuesta máximos permitidos para un usuario del sistema Consultas (95%): 2 seg. Envío de formularios (95%): 2 Seg. Reportes (95%): 10 Seg.

4.3

Integración y Cobertura

Se requiere que el sistema informático cubra toda la funcionalidad necesaria para la gestión de compras y contrataciones establecidas en los anexos.

4.4

Facilidad de consulta Se requiere que el sistema tenga un diseño que propicie: la “usabilidad” de las páginas en

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diferentes navegadores y medios de acceso, el acceso rápido a los datos; contando con mecanismos de búsqueda adecuados, tales como los definidos por la W3C o equivalentes.

4.5

Sobre volúmenes El Sistema deberá soportar un volumen intenso de datos, con un tráfico proyectado al menos 200.000 procesos de compra anuales, con al menos 4,000 usuarios concurrentes. En general, todos los procesos de compras requieren el almacenamiento de documentos de distintos tipos. El sistema requiere la capacidad de adjuntar documentos de tipo Word, Excel, Power Point, PDF, documentos escaneados y otros.

4.6

Sobre seguridad Se requiere que el sistema provea un control de acceso a la información, ya sea con derechos de modificación o de consulta, a escala de registro. Es requerido que el sistema de información cumpla con normas internacionales de seguridad como ISO 27001, OWASP o equivalentes. El sistema tendrá una estructura de controles de acceso basada en funcionalidades, roles y usuarios. El sistema debe tener mecanismos para protegerse de vulnerabilidades como: SQL Injection, Javascript Injection, Cross Site Scripting, Denial of Service entre otros. En particular, el sistema deberá permitir el registro de documentos y formularios validados con firma digital. También debe contemplar que los registros pueden anularse, pero no pueden borrarse. El sistema debe tener mecanismos de encriptación para la custodia de las ofertas enviadas de forma electrónica por los oferentes. Es importante tener en cuenta que los oferentes podrán ingresar al sistema con una clave de usuario desde cualquier PC, pudiendo revisar invitaciones a licitar, planes de compra por institución, envío de ofertas electrónicas, revisar el estado de una licitación, etc. Se espera que el sistema tenga la capacidad de permitir la implementación posterior de mecanismos de autenticación de doble factor, de certificados digitales o la integración con soluciones de single sign-on.

4.7

Dispositivos periféricos especializados El Sistema soportará el uso de dispositivos especializados, por ejemplo lectores de código de barra, para el manejo de documentos y para realizar operaciones masivas. Es importante que el sistema tenga un diseño que permita fácilmente utilizar dispositivos de diversas marcas o estándares.

5

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL SISTEMA El Sistema estará fundamentado en el concepto de tramitación de expedientes virtuales. Para lo cual, es fundamental implementar el concepto de Flujo de Trabajo (WorkFlow) para las actividades que se desarrollan en las Unidades de Compra. Sistema contará con herramientas de gestión documental, con manejo de plantillas para diferentes tipos de documentos que se utilizan en las distintas etapas del proceso. Dichas plantillas podrán ser autocompletadas a partir de la metadata existente en los procesos

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para la generación de los documentos requeridos en las diferentes etapas. La funcionalidad esperada del nuevo sistema deberá cubrir las siguientes necesidades: 

Planes de compra



Cobertura completa del ciclo de contratación o

Solicitudes de bienes, servicios u obras.

o

Publicación de procesos de licitación

o

Búsqueda de documentos de licitación

o

Descarga de documentos relacionados a licitaciones

o

Presentación de ofertas en línea por parte de oferentes

o

Evaluación, adjudicación y contratación

o

Recepción de bienes, servicios u obras



Notificaciones automáticas



Registro de proveedores



Catálogo de bienes y servicios



Informes y estadísticas sobre adquisiciones y procesos pasados



Material de e-learning para compradores y oferentes



Información de pagos a proveedores



Sistema de información de precios



Catálogo electrónico



Integración con soluciones de Business Intelligence



Integración con SIGEF y sistemas relacionados

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6

REQUERIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN El oferente tendrá la obligación de diseñar, construir, instalar, configurar, y poner en marcha, mantener y soportar el Sistema provisto, cumpliendo con los detalles especificados en los presentes términos de referencia.

6.1

Requerimientos de instalación El oferente deberá proveer los ambientes necesarios para el desarrollo, pruebas y capacitación de la aplicación. Contrataciones Públicas proveerá la logística necesaria para las capacitaciones. Contrataciones Públicas definirá oportunamente donde será instalada la aplicación, una vez habilitada la plataforma tecnológica definitiva. La instalación en producción la realizarán en conjunto personal de Contrataciones Públicas con el oferente. El oferente proveerá toda la documentación necesaria para la instalación, configuración y mantenimiento del sistema en el ambiente de producción.

6.2

Requerimientos de metodología El oferente especificará en su propuesta, la metodología a usar para los siguientes casos:



Metodología de administración del proyecto



Metodología para el análisis, diseño detallado, desarrollo, construcción y control de calidad del sistema de información. Se exigirá que el código de las aplicaciones esté documentado en notación UML 2.0, que permitirá visualizar cómo funciona el sistema, junto con conocer y especificar la estructura y comportamiento del sistema. Se espera que el oferente proponga una metodología del tipo iterativo incremental para el desarrollo del sistema.



Metodología de diseño y desarrollo de prototipos del Sistema de Información. Un prototipo consiste en la implementación de una versión reducida del sistema completo a desarrollar, que permita al cliente obtener una visión global de las funcionalidades del sistema. Es un modelo a escala de lo real, pero no tan funcional para que equivalga a un producto final, ya que no lleva a cabo la totalidad de las funciones necesarias del sistema final. Sus principales características serían:

   

El prototipo es una aplicación que funciona Se debe crear con rapidez, para lo cual se pide que el oferente indique el mes en el que se contará con el prototipo. Un prototipo puede evolucionar a través de un proceso iterativo, siempre que no afecte al desarrollo global del sistema. Teniendo como base la observación, evaluación y la retroalimentación, la empresa oferente conocerá cómo reaccionan los usuarios al trabajar con el prototipo, y que tan conveniente es el acoplamiento entre las necesidades y las características modeladas en el sistema. A través de la recopilación de tales reacciones, el profesional, irá descubriendo nuevas perspectivas del prototipo, incluso si los usuarios se encuentran satisfechos con él, o si habrá dificultades para la

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implantación del sistema. 

Metodología de implementación de la solución integral, el oferente deberá indicar el detalle en su propuesta y esta debe abordar al menos lo siguiente:

        

Planificación detallada de la implantación Gestión de recursos Gestión del alcance Gestión de requerimientos Gestión de la calidad, que incluye el control de calidad interno. Gestión de riesgos Gestión de pruebas del sistema Gestión de contingencias Gestión de la configuración (control de versiones de documentos y sistemas).

La metodología propuesta debe contemplar la definición de entregables parciales, gestión del cambio, actividades de post-implementación, recursos de contraparte requeridos, migración de datos, transición del sistema actual al nuevo. 

Metodología de documentación del proyecto tal como:

             

Plan de trabajo detallado (inicial) Diseño general preliminar (incluye prototipo) Planificación detallada de la ejecución del proyecto Diseño detallado del Sistema de información Plan de capacitación Manual de instalación Manual de usuario (manual de capacitación para usuarios del sistema) Manual de capacitación para soporte y operación de sistema Implementación Plan de lanzamiento Formulario de aceptación técnica Checklist de seguridad Condiciones de aceptación Mecanismos de control de cambios de alcance y control de versiones



Metodología de Capacitación y Comunicación de usuarios finales y personal técnico.



Metodología de soporte y garantía del sistema de información.

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7

ACTIVIDADES A REALIZAR Y PRODUCTOS ESPERADOS El oferente entregará un plan de trabajo detallado, con actividades a realizar, metodología a emplear, plazos, recursos asignados, productos a obtener y mecanismos de control y aprobación. El oferente tiene libertad de incluir su propio criterio y experiencia al conformar este plan. A continuación, se muestra a modo de referencia un conjunto de actividades que se consideran necesarias para la ejecución del proyecto. Las actividades se muestran agrupadas por componentes para facilitar su comprensión. Las mismas pueden requerir ejecución secuencial, en paralelo y/o iterativa. Esta enumeración debe ser interpretada como una desagregación propuesta, y utilizada por las firmas proponentes como una base para la realización de la propuesta técnica y económica de la oferta. Las actividades a realizar pueden dividirse en 3 fases: una primera fase en la cual se construirá y se implementará el SCCC, una segunda fase en la cual se dará garantía, soporte funcional al SCCC y se desarrollará la versión 2, y una tercera fase de garantía y soporte funcional a la versión 2.

7.1

Fase 1: Construcción e Implementación del SCCC

7.1.1 Sistema de información A modo de ejemplo, a continuación se sugieren las etapas que debiera considerarse en este componente. La primera etapa será la elaboración del plan de trabajo detallado. A continuación, en la segunda etapa, se realizará el análisis de los requerimientos del proyecto. Esto abarcará dos temas principales: la identificación de los requerimientos funcionales y no funcionales. La tercera etapa es la definición de los requerimientos de plataforma tecnológica sobre la cual funcionará el sistema de información. La cuarta etapa es el diseño detallado del plan general de implementación del sistema. En esta etapa deberá elaborarse el diseño detallado del sistema. La quinta etapa estará enfocada en el desarrollo de prototipos funcionales del sistema de información que permitan visualizar cómo será utilizado el sistema una vez construido. En la sexta etapa se debe realizar el desarrollo o construcción del sistema, acompañado de las pruebas técnicas (pruebas unitarias y pruebas de integración) necesarias para garantizar que todo queda listo para la etapa subsiguiente que es la de implantación. En la séptima etapa se implantará el nuevo sistema de información. Esta etapa deberá incluir las pruebas del sistema por parte de los usuarios y los técnicos y sus correspondientes aprobaciones, la capacitación de los usuarios, la instalación del sistema en los servidores de producción, la puesta en marcha y el acompañamiento a los usuarios durante un primer período, hasta la estabilización de los servicios del sistema.

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A modo de referencia, a continuación se describen las etapas y los entregables esperados del proyecto.

7.1.1.1 Etapa 1, Elaboración del Plan de trabajo detallado Se espera que el oferente provea a lo menos la siguiente información:  Cronograma de ejecución del proyecto ajustado a las fechas definitivas de inicio de labores  Asignación definitiva de recursos por actividad  Especificación detallada de la tecnología y metodología a utilizar durante el desarrollo, sobre la base de lo especificado en la oferta de servicios Los productos esperados o entregables de la etapa de instalación son:  Plan de Trabajo ajustado

7.1.1.2 Etapa 2, Análisis de requerimientos Se espera que el oferente provea a lo menos la siguiente información:  Validación del levantamiento de procesos, flujos de trabajo y casos de uso.  Identificación de usuarios  Identificación de requerimientos de consultas, salidas e informes  Identificación de flujo de datos y documentos relevantes  Establecer los problemas y requisitos del sistema  Plan de trabajo detallado para el proyecto Los productos esperados o entregables de la etapa de validación son:  Análisis de requerimientos. o Diagramas de casos de uso actualizado, que representa lo que debe cumplir el sistema. o Diagramas de Clases, que representa la estructura del sistema o Modelo de datos o Diagrama de Estados, que muestra la secuencia de estados que un objeto o una clase de objetos en particular o Diagrama de Secuencias o Diagrama de Actividad  Otros que la empresa considere relevantes  Carta Gantt para la etapa de diseño

7.1.1.3 Etapa 3, Definición de requerimientos de plataforma tecnológica Se espera que el oferente provea al menos la siguiente información:  Especificación de requerimientos de base de datos  Especificación de requerimientos de seguridad  Especificación de requerimientos de procesamiento  Especificación de requerimientos de almacenamiento  Especificación de requerimientos de nivel de servicio Los productos esperados o entregables de la etapa de validación son:  Definición de requerimientos de Plataforma tecnológica.

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7.1.1.4 Etapa 4, Diseño detallado del sistema Basado en el análisis de requerimientos, la empresa hará el diseño detallado del sistema que deberá contener en detalle todas las funcionalidades, reportes, flujos de datos, y otros elementos del sistema que permitan construir cada uno de los módulos. El diseño detallado debe considerar el sistema como un todo y se deberá establecer todas las actividades para obtener los reportes y funcionalidades solicitada, así como realizar la integración con los otros sistemas. El oferente refinará las funcionalidades a entregar en cada versión del sistema de información teniendo en cuenta que es necesario garantizar que se cumplan los procedimientos y los tiempos establecidos para implantar el sistema, con las funcionalidades mínimas requeridas para el SCCC. Contrataciones Públicas será responsable de validar esta propuesta. Es importante mencionar que se espera que la segunda versión no debiera ser mayor a un 30% del total del sistema de información. Deberá contemplarse una etapa intermedia en la que se hará el desarrollo de prototipos del Sistema de Información, la cual es descrita en la etapa 5.



Diseño detallado: diseño global y específico o Diseño detallado de la base de datos del sistema, incluyendo todos los elementos constructivos de la misma, utilizando como base los contenidos en el Modelo de Procesos de la fase anterior. o Diseño detallado de la lógica interna del sistema o Diseño detallado de todos los controles y servicios administrativos, necesarios para garantizar la seguridad de la información. o Cualquier otro artefacto de UML que la empresa considere útil para las especificaciones de diseño, tal como diagramas de secuencia o de colaboración. o Propuesta de implementación que contenga, responsabilidades, roles y procesos



Elaborar el Plan detallado de Construcción, que refinará y ajustará el Plan General de desarrollo presentado en la etapa inicial.

Contrataciones Públicas podrá auditar el proceso de desarrollo del sistema de información, ya sea en forma directa o contratando una empresa para tal fin en cualquier etapa del proceso y todas las veces que lo considere necesario. Los productos esperados de la etapa de diseño son:  Informe de Diseño detallado, impreso y en medio magnético  Plan detallado de construcción y de pruebas  Los diagramas UML ajustados si lo amerita la situación

7.1.1.5 Etapa 5, Construcción de Prototipos del Sistema de Información En base al diseño detallado, se espera que el oferente construya prototipos del sistema, con el prototipo de las páginas, menús, consultas y demás elementos que clarifiquen la forma en cómo se utilizará el sistema. Los prototipos podrán ser archivos en HTML que simulen la navegación y el funcionamiento de la aplicación. Se espera que esta sea una actividad iterativa en la cual el prototipo vaya siendo mejorado de manera incremental.

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Los productos esperados de la etapa de construcción prototipos son:  Prototipos funcionales del sistema de información

7.1.1.6 Etapa 6, Desarrollo o Construcción del Sistema de Información El objetivo de esta etapa es la construcción del Sistema de información, basado en el diseño detallado, y en el prototipo, que deberá dejarse probado, documentado y listo para su implementación. El desarrollo o construcción de módulo debe considerar la programación, prueba, corrección y operación asistida. El equipo de desarrollo debe considerar prestar el servicio de soporte de sistemas al ambiente de desarrollo y ambiente de pruebas. La elaboración de la construcción del Sistema de Información, incluirá al menos:  Construcción del Sistema, es decir, todos los subsistemas o módulos, capas de acceso, estructura de datos y lógica interna del sistema por medio del cual los usuarios podrán actualizar, operar y consultar el sistema, y por medio de las cuales los funcionarios podrán administrar el sistema y realizar sus labores, todo ello con apego a lo indicado en los casos de uso y en los requerimientos funcionales. Por otra parte el proceso constructivo irá acompañado de:  Elaboración del plan de pruebas. La empresa deberá proveer un plan de pruebas unitarias e integrales para el nuevo sistema de información, que permitan asegurar el correcto funcionamiento de cada pieza del sistema, de cada módulo (conjunto de funciones), y la integración de estas piezas en un solo producto, robusto y consistente.  Realización de pruebas por parte del oferente.  Realización de pruebas. Las pruebas serán realizadas por Contrataciones Públicas o los usuarios que ésta considere conveniente. No obstante ello, Contrataciones Públicas podrá contratar una empresa externa que certifique que el sistema funcione de acuerdo a lo diseñado.  Realización de pruebas de integración, estas pruebas serán realizadas de manera conjunta entre Contrataciones Públicas y el Ministerio de Hacienda.  Documentación del sistema, entendida ésta como el Manual de Usuario, Manual de Administración, el Manual Técnico y cualquier otro elemento documental que el Adjudicatario considere importante para la utilización y administración del sistema.  Plan detallado de Implantación, con el señalamiento de fechas, precedencias, alcances, y demás aspectos relevantes para las tareas de implantación: instalación del sistema, pruebas de aceptación, capacitación y puesta en producción.  Presentación general del sistema, tal y cómo quedó construido. Contrataciones Públicas podrá auditar el proceso de desarrollo y documentación del sistema de información, ya sea en forma directa o contratando una empresa para tal fin en cualquier etapa del proceso y todas las veces que lo considere necesario. Los productos esperados de la etapa de desarrollo o construcción son:  Sistema construido, probado y funcionando  Pruebas del sistema certificadas.  Documentación de uso y de administración del sistema, lista para emplearse en las tareas de capacitación, en la etapa de implementación.

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

Plan detallado de implantación

7.1.1.7 Etapa 7, Implementación del sistema de información Al concluir esta etapa el Sistema de Información quedará implementado y en funcionamiento por parte de los diferentes usuarios. Esta etapa abarca la instalación, las pruebas de aceptación y la documentación del sistema. La solución implantada debe cumplir con los requisitos especificados en estas bases técnicas en cuanto a requerimientos funcionales y no funcionales



Documentación: el oferente debe construir los manuales que se listan a continuación: o Documentación en línea sobre el uso del sistema



Puesta en marcha: la última actividad de esta etapa es la puesta en producción del sistema, esto es, el inicio de su utilización diaria en las estaciones de trabajo de los funcionarios de Contrataciones Públicas, usuarios relacionados, proveedores e instituciones públicas. La empresa debe entregar las aplicaciones fuentes a Contrataciones Públicas, quien será responsable de la generación de los componentes ejecutables. El objetivo de esta petición es dar garantía que se entregan todas las aplicaciones y la versión que corresponde. En la etapa de producción del sistema, será requerido un apoyo presencial de la empresa desarrolladora, de al menos cuatro semanas antes de la salida en producción, más otras ocho semanas posteriores a la salida en producción. Adicionalmente, se deberá contemplar una visita adicional de dos semanas, a los seis meses de la salida en producción.

Los productos esperados de la etapa de implementación son:  Documentación de uso y de administración del sistema actualizada, lista para emplearse en las tareas de capacitación, en la etapa de implementación o implantación  Programas fuente del sistema de información  Sistema en producción

7.1.2 Capacitación La implantación de este sistema requiere de un fuerte proceso de capacitación y comunicación a los diferentes grupos de usuarios, que a lo menos deberá incluir:  Capacitación en la administración completa y en la construcción del sistema de información, dirigida a los profesionales informáticos de Contrataciones Públicas. Esta capacitación será realizada en Santo Domingo.  Capacitación a usuarios finales de Contrataciones Públicas y de las unidades de compra de las instituciones en el uso del sistema de información. El número estimado de usuarios finales a capacitar es de unas 500 personas, estas capacitaciones serán realizadas en Santo Domingo.  Capacitación a usuarios externos a Contrataciones Públicas en la funcionalidad disponible para este grupo de usuarios. Por ejemplo, se estima necesario capacitar a oferentes y ciudadanos. Esta capacitación no requiere ser totalmente presencial y se espera que pueda ser realizada utilizando herramientas de e-learning. El oferente deberá realizar a lo menos las siguientes actividades: 23 de 32

1.

Elaborar un plan de capacitación. El contenido mínimo del Plan de Capacitación para cada grupo de destinatarios es el siguiente: • • • • • • • •

2.

Objetivos Contenidos de cada eje temático y grado de profundidad de los mismos. Especificación de destinatarios. Modalidad pedagógica Capacitador Recursos didácticos propuestos. Duración y cronología de las actividades. Modalidad de evaluación y aprobación de las actividades de capacitación.

Elaborar material de capacitación. El oferente deberá elaborar material para los diferentes grupos de usuario, como por ejemplo: • Cartillas y resúmenes en papel para ser distribuidos a los usuarios finales • Manuales: Manual de instalación, Manual de usuario (manual de capacitación para usuarios del sistema), Manual técnico del sistema, orientado a la capacitación para soporte y operación de sistema y cualquier otro elemento documental que el Adjudicatario considere importante para la utilización y administración del sistema • Material de tipo e-learning para capacitación vía Web

3.

Realizar la capacitación de los diferentes grupos de usuarios: en cuanto a la capacitación ésta debe tener al menos los siguientes componentes: • Capacitación a los usuarios internos del sistema. • Capacitación para el personal técnico, en la realización de las tareas específicas de mantención y soporte del sistema. • Capacitación para usuarios oferentes y ciudadanos. La capacitación de usuarios externos deberá ser utilizando herramientas de e-learning. • Realización de jornadas de difusión de los beneficios del sistema de información, con presencia de los actores relevantes y de los beneficiarios del sistema.

Los productos esperados de capacitación son:

   7.2

Plan de capacitación Material de entrenamiento para los diferentes grupos de usuarios Usuarios capacitados en el uso del sistema

Fase II: Garantía y Soporte Técnico al SCCC y Construcción de la Versión2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes Menores. Una vez implementado el SCCC, se comenzará con una nueva fase, en la cual se dará garantía y soporte funcional a dicha versión del sistema de información. Adicionalmente, se atenderá al objetivo de corregir y adaptar el nuevo sistema para solucionar los problemas que se presenten luego de la implementación. Es decir, una vez que el sistema se ponga en producción (lo cual requiere de acompañamiento inicial), la empresa deberá prever un período al cabo del cual evaluará los resultados obtenidos, identificará posibles problemas e introducirá al sistema los ajustes necesarios, hasta lograr la solución a dichos problemas. Esta fase contempla la construcción e implementación de una nueva

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versión del sistema de información (versión 2).

7.2.1 Sistema de información 7.2.1.1 Etapa 1, Planificación detallada del proyecto Tiene como objetivo el contar con los elementos objetivos de juicio sobre los resultados del nuevo sistema, mediante observación completa del mismo en producción, con la identificación de sus bondades y de los problemas remanentes a efectos de incorporar la experiencia del uso en una nueva versión del sistema de información. Luego de un período de uso del sistema, se procederá a revisar aquella funcionalidad que se decidió no incorporar en la versión1 y también los requerimientos funcionales y no funcionales identificados en la etapa de producción del sistema. Se deberá incluir los requerimientos de los usuarios externos (ciudadanos y oferentes), los cuales deberán ser levantados por el adjudicatario. Se estima que esta nueva versión no deberá ser mayor a un 30% del sistema construido en la Fase I. Los requerimientos serán priorizados y evaluados en conjunto con Contrataciones Públicas, a partir de lo cual se definirá la funcionalidad que será incorporada. En base a esta definición, el oferente deberá cotizar el número de horas requeridas para la construcción de la nueva versión. Para ello, se solicita en la oferta económica (Anexo N 4 Formato N° 7.2), que el oferente proporcione el costo de la hora hombre de cada uno de los recursos necesarios para la construcción del sistema de información versión 2. Los productos esperados de la etapa de evaluación y ajustes son:

 

Detección de problemas de operación del nuevo sistema, como así también de mejoras de funcionalidad y usabilidad Plan de trabajo versión 2 detallado

7.2.1.2 Etapa 2, Análisis de requerimientos Se espera que el oferente provea a lo menos la siguiente información para la versión 2 del sistema de información:

     

Análisis del levantamiento de procesos, flujos de trabajo y casos de uso. Identificación de usuarios Identificación de requerimientos de consultas, salidas e informes Identificación de flujo de datos y documentos relevantes Establecer los problemas y requisitos del sistema Plan de trabajo detallado para el proyecto

Los productos esperados o entregables de la etapa de validación son:



Análisis de requerimientos. o Diagramas de casos de uso, que representa lo que debe cumplir el sistema. o Diagramas de Clases, que representa la estructura del sistema o Diagrama de Estados, que muestra la secuencia de estados que un objeto o una clase de objetos en particular o Diagrama de Secuencias o Diagrama de Actividad

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o o

Otros que la empresa considere relevantes Carta Gantt para la etapa de diseño

7.2.1.3 Etapa 3, Diseño detallado del sistema Basado en el nuevo análisis de requerimientos, la empresa hará los ajustes necesarios el diseño detallado del sistema que deberá contener en detalle todas las nuevas funcionalidades, reportes, flujos de datos, y otros elementos del sistema que permitan construir cada uno de los módulos. Deberá contemplarse una etapa intermedia en la que se hará el desarrollo de prototipos del Sistema de Información, la cual es descrita en la etapa 4.



Diseño detallado: diseño global y diseño específico o o o o o



Diseño detallado de la base de datos del sistema, incluyendo todos los elementos constructivos de la misma, utilizando como base los contenidos en el Modelo de Procesos de la fase anterior. Diseño detallado de la lógica interna del sistema Diseño detallado de todos los controles y servicios administrativos, necesarios para garantizar la seguridad de la información. Cualquier otro artefacto de UML que la empresa considere útil para las especificaciones de diseño, tal como diagramas de secuencia o de colaboración. Propuesta de implementación que contenga, responsabilidades, roles y procesos

Elaborar el Plan detallado de Construcción, que refinará y ajustará el Plan General de desarrollo presentado en la etapa inicial.

Contrataciones Públicas podrá auditar el proceso de desarrollo del sistema de información, ya sea en forma directa o contratando una empresa para tal fin en cualquier etapa del proceso y todas las veces que lo considere necesario. Los productos esperados de la etapa de diseño son:

  

Informe de Diseño detallado, impreso y en medio magnético Plan detallado de construcción y de pruebas Los diagramas UML ajustados que deberá entregar el proponente son los siguientes: 1. Casos de uso 2. Diagrama de estados de los distintos componentes del sistema 3. Diagrama de actividades para los distintos códigos generados 4. Diagrama de paquetes para la implementación del sistema 5. Diagrama de despliegue para la implantación del sistema 6. Diagramas de clases para el diseño del sistema 7. Eventualmente podrían utilizar diagramas de comunicación y de secuencia si lo amerita la situación

7.2.1.4 Etapa 4, Construcción de Prototipos del Sistema de Información En base al diseño detallado, se espera que el oferente construya prototipos del sistema, con el prototipo de las páginas, menús, consultas y demás elementos que clarifiquen la forma en cómo se utilizará el sistema. Los prototipos podrán ser archivos en HTML que

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simulen la navegación y el funcionamiento de la aplicación. Se espera que esta sea una actividad iterativa en la cual el prototipo vaya siendo mejorado de manera incremental. Los productos esperados de la etapa de construcción prototipos son:



Prototipos funcional del sistema de información

7.2.1.5 Etapa 5, Desarrollo o Construcción del Sistema de Información versión 2 El objetivo de esta etapa es la construcción del Sistema de información versión 2, basado en el diseño detallado, y en el prototipo, que deberá dejarse probado, documentado y listo para su implantación. El desarrollo o construcción de módulo debe considerar la programación, prueba, corrección y operación asistida. El equipo de desarrollo debe considerar prestar el servicio de soporte de sistemas al ambiente de desarrollo y ambiente de pruebas. La elaboración de la construcción del Sistema de Información, incluirá al menos:



Construcción del Sistema, es decir, todos los subsistemas o módulos, capas de acceso, estructura de datos y lógica interna del sistema por medio del cual los usuarios podrán actualizar, operar y consultar el sistema, y por medio de las cuales los funcionarios podrán administrar el sistema y realizar sus labores, todo ello con apego a lo indicado en los casos de uso.

Por otra parte el proceso constructivo irá acompañado de:



  



Elaboración del plan de pruebas. La empresa deberá proveer un plan de pruebas unitarias e integrales para el nuevo sistema de información, que permitan asegurar el correcto funcionamiento de cada pieza del sistema, de cada módulo (conjunto de funciones), y la integración de estas piezas en un solo producto, robusto y consistente. Realización de pruebas. Las pruebas serán realizadas por la Unidad Administradora. No obstante ello, la Unidad Administradora podrá contratar una empresa externa que certifique que el sistema funcione de acuerdo a lo diseñado. Documentación del sistema, entendida esta como el Manual de Usuario, el Manual Técnico y cualquier otro elemento documental que el Adjudicatario considere importante para la utilización y administración del sistema. Plan detallado de Implantación, en el cual la empresa deberá ajustar el Plan General de Desarrollo, con el señalamiento de fechas, precedencias, alcances, y demás aspectos relevantes para las tareas de implantación: instalación del sistema, pruebas de aceptación, capacitación y puesta en producción. Presentación general del sistema, tal y cómo quedó construido.

Contrataciones Públicas podrá auditar el proceso de desarrollo y documentación del sistema de información, ya sea en forma directa o contratando una empresa para tal fin en cualquier etapa del proceso y todas las veces que lo considere necesario. Los productos esperados de la etapa de desarrollo o construcción son:

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    

Sistema construido, probado y funcionando Plan de pruebas del sistema certificado por empresa externa Documentación de uso y de administración del sistema, lista para emplearse en las tareas de capacitación, en la etapa de implementación o implantación Plan detallado de implantación

7.2.1.6 Etapa 6, Implementación de la nueva versión del sistema de información El objetivo de esta etapa es implementar la nueva versión del sistema de información. La metodología a utilizar será similar a la utilizada para la implementación de la primera versión en la Fase I. Los productos esperados de la etapa de implementación son:



Nueva versión del Sistema de información en producción implementado

7.2.2 Capacitación La fase 2 contempla una serie de actividades de capacitación que a lo menos deberán incluir:

 



Capacitación en las mejoras al sistema dirigida a los profesionales informáticos de Contrataciones Públicas. Esta capacitación será realizada en Santo Domingo. Capacitación a usuarios finales de Contrataciones Públicas y de las unidades de compra de las instituciones en el uso del sistema de información. El número estimado de usuarios finales a capacitar es de unas 200 personas, estas capacitaciones serán realizadas en Santo Domingo. Capacitación a usuarios externos a Contrataciones Públicas en la nueva funcionalidad disponible para este grupo de usuarios. Por ejemplo, se estima necesario capacitar a oferentes y ciudadanos. Esta capacitación no requiere ser presencial y se espera que pueda ser realizada utilizando herramientas de elearning

El oferente deberá realizar a lo menos las siguientes actividades: 1. Ajustes al plan de capacitación. 2. Ajustar el material de capacitación. 3. Realizar la capacitación de los diferentes grupos de usuarios Los productos esperados de capacitación son:  Plan de capacitación ajustado  Material de entrenamiento ajustado para los diferentes grupos de usuarios  Usuarios capacitados en el uso del sistema

7.2.3 Soporte La implantación de este sistema requiere de un proceso de soporte funcional a los diferentes grupos de usuarios posterior a su proceso de puesta en marcha. El oferente deberá proponer las actividades que garanticen la entrega de un adecuado soporte a la operación del sistema. Este soporte debe contemplar actividades correctivas

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como también actividades preventivas. El soporte deberá ser provisto de manera remota, para lo cual se estima conveniente la utilización de una mesa de ayuda. El oferente deberá capacitar personal de Contrataciones Públicas para entregar soporte funcional de primer nivel y que al mismo tiempo haga las veces de punto de contacto para la provisión del soporte de la mesa de ayuda. El soporte deberá incluir el empleo de herramientas de apoyo tales como una base de conocimiento que permita a Contrataciones Públicas el registro y uso de las experiencias desarrolladas. También se requiere que el oferente lleve un registro detallado de los incidentes y la trazabilidad de los mismos. Contrataciones Públicas deberá tener acceso a esta información cuando lo considere conveniente. A modo de referencia, se espera que el oferente realice las siguientes actividades:  Elaborar un plan de soporte, que defina niveles de soporte, roles responsabilidades.  Proveer el servicio de soporte, correctivo y preventivo

y

El soporte técnico será renovado por periodos anuales, reservándose el servicio la posibilidad de poner término anticipado al servicio, con a lo menos 60 días de anticipación. Los productos esperados de soporte son:  Soporte a la operación provisto de manera eficiente y oportuna

7.2.4 Desarrollo de ajustes menores El oferente deberá realizar los ajustes menores al sistema, El desarrollo de ajustes menores al sistema de información se pagará según la cantidad de horas trabajadas, con un máximo de 60 horas/hombre mensuales por año calendario, renovable por períodos iguales.

7.3

Fase III: Garantía y Soporte técnico a la Versión 2 del Sistema de Información y Desarrollo de Ajustes Menores

7.3.1 Soporte técnico Una vez implementado el sistema de información versión 2, el oferente deberá brindar un servicio de garantía y soporte técnico similar al brindado en las actividades de la fase II . Los productos esperados de soporte son:



Soporte a la operación provisto de manera eficiente y oportuna

El soporte técnico será renovado por periodos anuales, reservándose el servicio la posibilidad de poner término anticipado al servicio, con a lo menos 60 días de anticipación.

7.3.2 Desarrollo de ajustes menores El oferente deberá realizar los ajustes menores al sistema, según lo cotizado.

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El desarrollo de ajustes menores al sistema de información se pagará según la cantidad de horas trabajadas, con un máximo de 60 horas hombre mensuales por año calendario, renovable por períodos iguales.

8 PROGRAMA DE TRABAJO 8.1 Cronograma propuesto por el oferente Se deberá entregar un completo plan de trabajo en formato MS Project 2007 o superior, que muestre la carta Gantt, congruente con la metodología que se propone para dar cumplimiento a los objetivos del proyecto y que al mismo tiempo integre todos los componentes requeridos en las presentes bases técnicas. El programa de trabajo deberá incluir el detalle de las actividades a realizar, sus plazos de ejecución, una estimación de los recursos requeridos y los tiempos asignados al proyecto de cada uno de los integrantes. Deberá indicar el plazo total para la implantación y el plazo total del proyecto. La empresa adjudicataria deberá entregar, mensualmente o en función de los hitos de control establecidos en el cronograma, y por el período que dure el desarrollo del proyecto, un informe de avance de las actividades realizadas, contrastando sus plazos reales de ejecución con los inicialmente programados. El cronograma debe incluir los hitos y productos entregables.

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9

PLAZO DE LOS TRABAJOS El proyecto tendrá una duración de 30 meses. Fase 1 El plazo previsto para la ejecución de los trabajos debe tener en cuenta que el SCCC deberá estar en total funcionamiento a los 10 meses después de firmado el contrato. Para cumplir con esta fecha se estima necesario que la capacitación de los usuarios sea iniciada tres meses previo a esta fecha. El Oferente deberá respetar estos plazos en la preparación de su propuesta y adecuar el resto de las actividades a cumplir con las fechas mencionadas. Fase 2 La versión 2 del sistema debe estar operativa a los 20 meses de firmado el contrato. Para cumplir con esta fecha se estima necesario que la capacitación de los usuarios sea iniciada tres meses previo a esta fecha. El Oferente deberá respetar estos plazos en la preparación de su propuesta y adecuar el resto de las actividades a cumplir con las fechas mencionadas. El adjudicatario deberá proveer también soporte técnico y funcional del SCCC y el desarrollo de ajustes menores. Fase 3 El adjudicatario deberá proveer el soporte técnico del sistema de información y el desarrollo de ajustes menores Adicionalmente, Contrataciones Públicas podrá renovar el soporte funcional por plazos mensuales. Por otra parte, Contrataciones Públicas también podrá renovar el desarrollo de ajustes menores al sistema de información, con un máximo de 60 horas hombre mensuales por año calendario, reservándose la facultad de poner término al desarrollo de ajustes menores en forma anticipada con un aviso de a lo menos 60 días de anticipación a la fecha que se señale al efecto. A modo de referencia, a continuación se adjunta una carta Gantt con los plazos estimados para cada una de las etapas y servicios a entregar:

10

GARANTÍA Y SOPORTE Como parte de la relación contractual, se espera que el oferente de soporte funcional y técnico del sistema de información. A lo menos, durante los primeros 12 meses, el soporte técnico será cubierto por la garantía, por lo que el oferente deberá proveer adicionalmente el soporte funcional. Una vez terminado el período de garantía, el oferente deberá proveer el servicio de soporte técnico y funcional.

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11 ORGANIZACIÓN, PLANIFICACIÓN Y CONTROL La metodología a utilizar debe contemplar la organización de los equipos de trabajo y responsabilidades tanto de la empresa oferente como del personal de contraparte que designe Contrataciones Públicas. Contrataciones Públicas ha definido el siguiente equipo de trabajo como contraparte al equipo propuesto por el oferente: la supervisión del proyecto se encontrará a cargo de un Comité Ejecutivo y de un Coordinador de Proyecto. También existirán líderes funcionales y técnicos que harán las veces de contraparte en los temas específicos del proyecto. La supervisión de los trabajos será realizada por el Coordinador de Proyecto, el cual será el integrador entre el adjudicatario y el Comité Ejecutivo en todos los aspectos técnicos operativos del proyecto. El Coordinador deberá controlar el proyecto a través del monitoreo del progreso del trabajo, evaluación de los desvíos y acciones de corrección. Para ello utilizará como herramientas de comparación y seguimiento, al menos, la carta de proyecto, el plan de proyecto y el cronograma. A los fines de la supervisión deberán considerarse como pautas rectoras básicas las que se expresan a continuación: 1.

El Coordinador de Proyecto sostendrá reuniones periódicas con el Director de proyecto de la Contratista, para hacer seguimiento de la ejecución. También convocará a los equipos de trabajo a reuniones de estado periódicas y específicas para controlar, revisar e informar el avance del proyecto, identificar necesidades puntuales de coordinación o toma de decisiones y evaluar la integralidad del desarrollo impulsando todas las acciones necesarias para garantizar su realización

2.

De cada reunión deberá surgir una minuta o un reporte de estado consolidado, que resuma el contenido de las mismas, estableciendo al menos, actividades, problemas, desvíos, novedades, acciones a ejecutar, destinatarios de la difusión de los reportes, etc.

3.

Todas las propuestas de cambios en el plan o en los alcances del proyecto sugeridas por la adjudicataria, deberán ser analizadas por el Coordinador de Proyecto en cuanto a las ventajas, desventajas e impacto sobre el proyecto. De acuerdo a la relevancia de los mismos, estará sujeto la aprobación del Comité Ejecutivo.

4.

La dedicación de los miembros asignados a los equipos de trabajo por parte de la institución debe ser pactada por el Coordinador General y el Comité Ejecutivo, con base en la exigencia de los planes de trabajo. Sin detrimento de ello, se pactará una dedicación de tiempo al inicio del Proyecto.

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