G O B I E R N O

D E

L A

C I U D A D

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B U E N O S

“2009 Año de los Derechos Políticos de la Mujer”

A I R ES

MINISTERIO DE EDUCACION

SUBSECRETARIA DE GESTION ECONOMICO FINANCIERA Y ADMINISTRACION DE RECURSOS DIRECCION GENERAL DE PROYECTOS Y SERVICIOS A LAS ESCUELAS

DOCUMENTO SOBRE PREGUNTAS FRECUENTES AREA COOPERADORAS

Preguntas Frecuentes sobre Facturas ¿Cuáles son los tipos de Facturas que puede aceptar la Asociación Cooperadora? Los tipos de facturas que puede aceptar la Asociación Cooperadora deberán ser tipo “B” o “C” o Ticket con Remito (en el cual deben figurar los datos de la Asociación Cooperadora y el detalle de la compra). En ningún caso puede aceptar Factura Tipo “A”, Remitos o Recibos que digan “Documento no válido como factura”. ¿Qué diferencias tiene una factura B o C? En particular, para la Asociación Cooperadora, las diferencias más importantes entre las facturas tipo “B” y las tipo “C”, es que las facturas tipo “B” deben tener Nro. de CAI y fecha de vencimiento, debiendo controlar que la fecha de compra sea anterior a la fecha de vencimiento de la factura. ¿Quién puede emitir una Factura B? La Factura B, solo puede ser emitida por un Responsable Inscripto ¿Quién puede Emitir Una factura C? La Factura C solo puede ser emitida por un Responsable de Monotributo ¿La factura debe estar a nombre de la Escuela? No. Todos los comprobantes de gastos (facturas, recibos y tickets) deberán estar emitidos a nombre de la Asociación Cooperadora.

¿Qué datos deben estar indicados en la factura? Además de emitirse la factura a nombre de la Asociación Cooperadora, se deberá indicar en la factura: • Nº de C.U.I.T. de la Asociación Cooperadora • Domicilio de la Asociación Cooperadora. • Condición de IVA Exento • Condición de venta • Detalle el gasto realizado • Cantidad adquirida • Precio unitario y total. En cuanto al precio total este debe estar en números y en letras. Las facturas y/o tickets-facturas no pueden tener como destinatario nombre de particulares, ni deben realizarse pagos con Tarjetas de Crédito y/o Débito.

El ticket de más de 20 pesos no presenta descripción ni indica destinatario del mismo ¿es válido para una rendición? Si, siempre y cuando los tickets de mas de $ 20.- (pesos veinte), se encuentren acompañados de un remito (el cual deberá solicitarse al proveedor) en el que conste número de ticket, fecha, datos de la Asociación Cooperadora y detalle de la compra realizada.

¿En el caso de faltar alguno de los datos mencionados, se puede completar por alguien que no sea el proveedor? No. En el caso de no presentar la factura alguno de los datos solicitados se deberá llevar dicho comprobante al proveedor para que este realice las salvedades del mismo, las cuales deben estar acompañadas indefectiblemente con su firma, aclaración, número de documento y/o sello del comercio. ¿Quién debe firmar la factura? Los comprobantes de gastos originales (facturas) deberán ser firmados por el tesorero de la Asociación Cooperadora y la Autoridad Escolar (Asesor Natural de la Asociación Cooperadora), con su respectiva aclaración y/o sello, en el momento en que se realiza el pago.

¿Aparte de la firma, se debe realizar alguna otra aclaración en el comprobante? Si. En el comprobante original, deberá dejarse constancia con que “subsidio”, “Nro. de cuota” y “año” se realizó el gasto.

Preguntas Frecuentes sobre Rendición de Subsidios ¿Cuándo se debe presentar la rendición del subsidio? Se deberá presentar la rendición de subsidio cuando se haya gastado al menos el 80 % del importe recibido, teniendo en cuenta el saldo anterior correspondiente a dicho subsidio. ¿Qué significa Flexibilizar una cuota del Subsidio? Flexibilizar significa tomar un porcentaje (con un máximo fijado por normativa) de una cuota del subsidio y poder destinar dicho porcentaje a otro uso o necesidad asociada a otro tipo de subsidio. ¿Todos los subsidios se pueden flexibilizar? No. Los subsidios que pueden flexibilizarse son los siguientes: • Mantenimiento, 15 % de la cuota. Además de este 15 % se puede flexibilizar un 10 % de la misma cuota para ser utilizado en artículos de escritorio y/o limpieza • Material Didáctico, 15 % de la cuota • Equipamiento 15 % de la cuota • Transporte Plan Natación. Una vez cumplido con el programa, si sobrara dinero puede destinarse a visitas guiadas y/o flexibilizar el 15% de la cuota. ¿Se puede exceder de los porcentajes a ser flexibilizados? No. ¿Qué datos es conveniente aclarar en la Planilla Dorso de las rendiciones? En dicha hoja se deberá realizar cualquier tipo de aclaración que la Comisión Directiva considere conveniente; desglose de facturas detallando el importe, elementos y factura correspondiente que se toma en cuenta en la rendición presentada; cambios de Comisión Directiva, por ejemplo. ¿Se puede modificar el formato del Aplicativo “Anexo A” No, se debe conservar la estructura, formato y fórmulas incluidas en el “Anexo A”. ¿Solo se debe completar y enviar en la rendición la Planilla “Anexo A”? No. Además de completar la Planilla “Anexo A” se deberá adjuntar: • Fotocopia de facturas superiores a 200 $ (pesos doscientos). En el caso de Tickets de mas de $ 200 (pesos doscientos), sin descripción y destinatario se deberá acompañar de un remito (el cual deberá solicitarse a proveedor) en el

que conste número de ticket, fecha, datos de la Asociación Cooperadora y detalle de la compra realizada. • Copia de los tres presupuestos por compras superiores a los $ 1600 (pesos mil seiscientos) • Toda la documentación adjunta deberá estar firmada por la Autoridad Escolar (Asesor Natural de la Asociación Cooperadora), con su respectiva aclaración y/o sello e incluir la leyenda “es copia” • Soporte magnético (disco de 3 ½, CD) con el aplicativo “Anexo “A”. También se puede enviar, en reemplazo del soporte magnético el aplicativo “Anexo A” por medio del correo electrónico. En tal caso se deberá indicar en la hoja dorso del “Anexo A” impreso que el mismo fue enviado oportunamente por correo electrónico.

¿Los presupuestos descargados por Internet o los folletos de las empresas son válidos como presupuestos? Si, siempre y cuando en el presupuesto descargado por Internet o en el folleto figuren: • El nombre de la Empresa • La fecha de publicación y duración de la promoción o propuesta comercial • Descripción del producto • El precio unitario del artículo ¿Quién debe firmar los presupuestos que te brindan personalmente en el local? Para que el presupuesto sea valido debe firmarlo el comerciante, con su respectiva aclaración, DNI. ¿Cuál es la documentación que se debe adjuntar en la rendición de CODICO y/o Decreto 863?

En dichas rendiciones se debe adjuntar: • Copia de Acta de Apertura de sobres • Copia de contrato • Copia de Acta de Iniciación de Obra • Copia de las Facturas por los trabajos realizados • Copia de los Certificados de Obra (firmados por el Inspector de la Obra) • Copia del Acta Provisoria

• Copia del Acta Definitiva Toda la documentación adjunta deberá estar firmada por la Autoridad Escolar (Asesor Natural de la Asociación Cooperadora), con su respectiva aclaración y/o sello e incluir la leyenda “es copia” ¿Se puede enviar la rendición del subsidio CODICO u 863 sin la copia del Acta Definitiva? Si. Se puede enviar la rendición de subsidio sin la copia de acta definitiva, teniendo en cuenta que la misma la obtendrán cuando termina el periodo de garantía. Una vez obtenida el Acta Definitiva, debe ser remitida para ser agregada a la rendición del subsidio enviado.

¿Cuándo se da por presentada la rendición de la cuota del subsidio? Se considerará como presentada la rendición de la cuota del subsidio siempre que estas cumplan con los siguientes requisitos básicos: • Tener gastado el 80% del total recibido, incluyendo en este porcentaje el saldo de la cuota anterior si correspondiera; • Que se encuentren adjuntadas las fotocopias de los comprobantes de gastos superiores a $ 200.- (pesos doscientos), que las mismas sean fotocopias de los originales, debidamente firmados por el Tesorero/a y por el Asesor Natural de la Asociación Cooperadora; • Que se adjunten los 3 (tres) presupuestos requeridos por la Disposición Nº 50DGCYCE-06; • Que todas las fotocopias estén autenticadas por la Conducción Docente con la leyenda “es copia”; • Que la Planilla Anexo “A” permita identificar claramente a la Asociación Cooperadora, tipo de subsidio, número de cuota y año y que todas las firmas se encuentren en original ¿Al presentar la rendición por la cuota del subsidio el mismo se encuentra aprobado? No. luego de ser presentado, el Departamento de Control Contable analiza la información enviada, tanto la que se presenta en papel como la contenida en el soporte magnético, y si dicha documentación se encuentra dentro de lo solicitado por normativa, se da por aprobada la rendición. De no ser aprobada la misma, esta será devuelta a la Asociación Cooperadora del Establecimiento Educativo, indicándose los motivos por los cuales no fue aprobada dicha rendición. ¿Qué elementos se deben tener presentes al momento de confeccionar la rendición de la cuota del subsidio?

Al momento de confeccionar la rendición de la cuota del subsidio es conveniente tener presente • Completar correctamente el número de escuela, distrito escolar, área de la cual depende, domicilio del establecimiento educativo, teléfono y correos electrónicos de la escuela y de la Asociación Cooperadora, estos últimos en caso de tenerlos. • El formulario de rendición de subsidios ANEXO “A” debe completarse con todos los datos identificatorios: Nro. de cuota, Tipo de Subsidio, Fecha de cobro, Importe y en caso que lo hubiera, saldo de la cuota anterior sin gastar. • Como el formulario Anexo “A” está diseñado con 3 (tres) columnas: Subsidio Principal, Flexibilización 15% Ord. 50.226 y 10% Ord.43.407 (para compra de art. escritorio y/o limpieza con subsidio de mantenimiento), tener en cuenta la imputación de cada gasto en la columna correspondiente. • En el “motivo del gasto” se deben detallar las compras y/o trabajos realizados, no debiendo generalizar los mismos. Ej.: tornillos, clavos, cables, lámparas, tubos, etc., en lugar de Art. de Ferretería, etc. • No deben existir saldos negativos, ya que los mismos no son recuperables con cuotas siguientes. • Al “dorso”, la Planilla Anexo “A” debe estar firmada en original por el Asesor Natural, Presidente, Tesorero y Revisor de Cuentas, con sus respectivas aclaraciones y/o sellos.

¿Cómo se solicita un cambio de destino de una cuota de Subsidio? Para solicitar un cambio de destino de una cuota de un subsidio determinado, se debe enviar una nota a la DGPySE firmada por el Presidente y el Tesorero de la Asociación Cooperadora y por la Autoridad del Establecimiento (Asesor Natural de la misma) explicando los motivos y las necesidades por los que se solicita el cambio. Dicha nota debe ser enviada antes de realizar el gasto y se debe esperar la respuesta respectiva, la cual debe ser provista por el Ministro. Se debe adjuntar resumen bancario. En caso de solicitar cambio de destino del subsidio de mantenimiento el pedido debe estar acompañado de una nota de autorización del arquitecto distrital.

Preguntas Frecuentes sobre Cuadros Demostrativos de Recursos y gastos ¿Qué documentación se debe enviar al momento de presentar el Cuadro Demostrativo de Recursos y Gastos? La Documentación que se debe enviar al momento de presentar el Cuadro Demostrativo de Recursos y Gastos es la siguiente:

• Cuadro Demostrativo en Original con las firmas, al dorso, del Presidente, Tesorero, Autoridad del Establecimiento Educativo (Asesor/a Natural) y revisores de cuenta con su respectiva aclaración y/o sello • Memoria Firmada por la Autoridad del Establecimiento Educativo (Asesor/a Natural) y un miembro de la Asociación Cooperadora • Informe de la Comisión Revisora de Cuenta firmado, con su respectiva aclaración y/o sello, por los revisores de cuenta en original. • Copia del Resumen de Cuenta Corriente al 31 de Diciembre del año por el cual se presenta el Cuadro Demostrativo de Recursos y Gastos, con el sello “es copia fiel” firmado por la Autoridad del establecimiento (Asesor/a Natural). • Copia del Resumen de Cuenta Corriente Especial al 21 de Enero del año siguiente por el cual se presenta el Cuadro Demostrativo de Recursos y Gastos, con el sello “es copia fiel” firmado por la Autoridad del establecimiento (Asesor/a Natural). • Copia del Resumen de Cuenta en el cual se visualice los cheques emitidos en el año por el cual se presenta el Cuadro Demostrativo de Recursos y Gastos y pagados en el año siguiente, con el sello “es copia fiel” firmado por la Autoridad del establecimiento (Asesor/a Natural). ¿Es necesario enviar en soporte magnético el Cuadro Demostrativo de Recursos y Gastos? No, el Cuadro Demostrativo de Recursos y Gastos no debe enviarse adjuntando el soporte magnético. ¿Cuánto Dinero se puede tener en caja al cierre del ejercicio? Se sugiere que a dicha fecha todo el dinero se encuentre guardado en la Cuenta Corriente. En el caso de ser necesario contar con dinero en efectivo en caja y de superar lo autorizado por Asamblea como caja chica, se deberán justificar los motivos. ¿Cómo se registra la caja chica? Se aconseja registrar en el libro de actas de la Asociación Cooperadora el saldo de caja el último día hábil de cada mes corroborado y firmado por el tesorero, el presidente y el asesor natural de la cooperadora. ¿Dónde puedo solicitar el Aplicativo “Anexo A” o el Cuadro Demostrativo? Las direcciones de contacto del departamento Control Contable son las siguientes: Carolina Noguera DE: 2 - 6 - 9 [email protected] Silvia Melgar D.E: 1 - 7 - 10 -21 [email protected] Nicolas Carivenc D.E: 3 - 4 -17 [email protected] Claudia Gonzalez D.E: 5 - 15 - 20 [email protected]

Alejandra Bekir D.E: 8 [email protected] Cecilia Dimateo D.E: 11 (primaria) - 13 - 16 - 19 [email protected] Hernan Costanzo D.E 11 (inicial, media y técnica) - 12 - 14 - 18 [email protected] También puede descargarse tanto el Aplicativo “Anexo A” como el Cuadro demostrativo desde el siguiente link: http://www.buenosaires.gov.ar/areas/educacion/cooperadoras/subsidios.php

Preguntas Frecuentes sobre AFIP ¿Cómo se obtiene una Constancia de Inscripción ante AFIP? Para obtener una Constancia de Inscripción se debe ingresar al siguiente link https://seti.afip.gob.ar/padron-puc-constancia-internet/ConsultaConstanciaAction.do Una vez que la pagina se abre se debe completar con el número de C.U.I.T. a consultar, sin guiones, en el espacio que dice “CUIT del Contribuyente” y luego el “Código de Seguridad” tal como lo ve en la pantalla. Finalmente, se debe hacer un click sobre el ícono “Consultar” Aparecerá la Constancia de Inscripción, que podrá ser impresa utilizando el ícono “Imprimir”. ¿Cómo se tramita la exención al impuesto a las ganancias? Se debe completar el Formulario 699 y concurrir a la Agencia de AFIP correspondiente, según el domicilio de la Asociación Cooperadora, con los siguientes elementos: • Constancia de inscripción de la Clave Unica de Identificación Tributaria (C.U.I.T.) asignada. • Estatutos o normas que rijan su funcionamiento (firmada en todas sus hojas por el representante legal de la entidad). • Modificaciones de los Estatutos o normas que rijan su funcionamiento, producidas con posterioridad a lo informado en el trámite para obtener el reconocimiento por parte de este organismo (firmada en todas sus hojas por el representante legal de la entidad). • Ultima acta vigente de nombramiento de las autoridades de la entidad, -deberá dejarse constancia en la copia del número, rúbrica, fecha y folios del Libro de Actas rubricado por la Inspección General de Justicia-. • Estados de situación patrimonial o balances generales, estados de recursos y gastos, estados de evolución del patrimonio neto, y estado de origen y aplicación de fondos y memorias (según corresponda al tipo de entidad de que se trate) de los

últimos TRES (3) ejercicios fiscales vencidos a la fecha de la solicitud, debidamente certificados por Contador Público y con la firma legalizada por el Consejo Profesional o Colegio respectivo. • En caso de que la Asociación Cooperadora no tenga personería jurídica, o sea que no posea inscripción en la Inspección General de Justicia, deberá presentar los Cuadros Demostrativos de Recursos y Gastos de los últimos 3 años calendarios a la fecha de la presentación, firmados en original por la Comisión Directiva, el/la Asesor Natural. Asimismo, dichos Cuadros Demostrativos deberán ser certificados por el Departamento de Control Contable indicando que han sido presentados y aprobados. • Asociaciones Cooperadoras Escolares: autorización extendida por autoridad pública, conforme a las normas del lugar de asiento de la entidad -artículo 1° de la Resolución General N° 2.642 (DGI)-.

¿Dónde se consigue el Formulario 699? El Formulario 669 se puede obtener de la pagina de AFIP ingresando al siguiente link: http://i.afip.gov.ar/genericos/formularios/archivos/pdf/f699.pdf También se puede obtener directamente en cualquier Agencia de AFIP ¿Cómo se puede consultar si la Asociación Cooperadora tiene vigente la exención del Impuesto a las Ganancias? • Para consultar si la Asociación Cooperadora tiene vigente la exención del Impuesto a las Ganancias se Ingrese al siguiente link: http://www.afip.gov.ar/genericos/exentas/exentas_main.asp • Una vez que se abra la pagina, se debe ingresar el número de C.U.I.T., sin guiones y haga click sobre el ícono “Confirmar”. • Aparecerá en pantalla la situación en la que se encuentra la entidad (Por ejemplo: Trámite vigente). ¿Cómo se puede verificar la validez de una Factura B? Para verificar la validez de una Factura B se debe Ingresar al siguiente link http://www.afip.gov.ar/genericos/imprentas/facturas.asp Una vez que se abre dicha pagina, se debe completar los datos solicitados, teniendo en cuenta que: • Se debe ingresar el Número de CUIT sin guiones. • El número de CAI se puede observar en el ángulo inferior derecho de la Factura B que está consultando.

• Para completar la fecha de emisión, utilice las flechas desplegables. • Para elegir el tipo de comprobante (en nuestro caso una Factura Tipo B) se debe desplegar con la flecha de la derecha el menú, y buscar con el cursor la opción “06Facturas B”

• Para Ingresar el Punto de Venta - Número de Comprobante: en el primer casillero deberá completar con los primeros 4 números de la factura (Ejemplo: 0001). En el segundo casillero deberá completar con los 8 números restantes de la factura (Ejemplo: 00000012). • Para observar la validez solo resta hacer click sobre el ícono “Confirmar” Aparecerán nuevamente los datos de la Factura, y el nombre y apellido o razón social de la CUIT consultada. En caso de que EL COMPROBANTE NO RESULTARA VÁLIDO aparecerán un listado de posibles razones por las que el comprobante no es válido. De aparecer dicho listado, ese comprobante no será válido y será observado por Verificaciones y/o Auditorías posteriores. ¿Qué es el Formulario 206M? El Formulario 206M es un formulario conocido con el nombre de Multinota impositivo. Este formulario se utiliza para responder intimaciones y/o requerimientos de AFIP. ¿Dónde se consigue el formulario 206M? El Formulario 206M se puede obtener de la pagina de AFIP ingresando al siguiente link: http://i.afip.gov.ar/genericos/formularios/archivos/pdf/f206.pdf También se puede obtener directamente en cualquier Agencia de AFIP