MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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INTRODUCCIÓN

Los manuales de procesos y procedimientos constituyen una herramienta gerencial que garantiza la organización y el desarrollo eficiente de la gestión, por tal motivo la FEDERACIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS plantea los mecanismos necesarios para buscar el autocontrol el cual define las principales actividades y tareas que se encuentran en la institución. Así mismo se estructura el mapa de procesos de la Federación estableciendo los procesos misionales, planeación, evaluación y apoyo. Cada proceso esta bosquejado sobre diagramas de flujo, los cuales describen el procedimiento de cada actividad.

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TABLA DE CONTENIDO ITEM

DESCIPCIÓN

PÁGINA

1.0. 1.1.

Control del documento Registro de Cambios

5 6

2.0.

SECCIÓN I – GENERALIDADES

8

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

Estructura interna Misión Visión Política Institucional Valores Corporativos Objetivo del Manual Justificación del Manual Metodología

8 9 9 9 9 10 10 10

3.0.

SECCIÓN II – PROCESOS Y DEFINICIONES

13

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5 3.6. 3.7.

Mapa de procesos Definiciones claves ¿Como identificar un proceso? ¿Qué son los procedimientos? ¿Cómo se representan los procesos? Clasificación de los procesos Simbología para el diseño de proceso y procedimientos a través de diagramas de flujo

13 14 15 15 15 16 17

20

4.0.

SECCIÓN III – PROCESOS MISIONALES, EVALUACIÓN, PLANEACIÓN, APOYO,

4.1.

PROCESOS DE MISIONALES

4.1.1. 4.2.

GERENCIA TÉCNICA PROCESOS DE EVALUACIÓN

3

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4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.3. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.4. 4.4.1. 4.4.2. 4.4.3. 4.4.4. 4.4.5. 4.4.6. 4.4.7. 4.4.8. 4.4.9. 4.4.10.

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REVISORÍA FISCAL AUDITORÍA INTERNA COMITÉ DISCIPLINARIO PROCESOS DE PLANEACIÓN PLANEACIÓN RECAUDO Y ESTADÍSTICA INVESTIGACIONES ECONÓMICAS PROCESOS DE APOYO JURÍDICO CONTABILIDAD PRESUPUESTO TESORERÍA ING. SISTEMAS TALENTO HUMANO ALMACÉN ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA SERVICIOS GENERALES PRENSA Y PUBLICACIONES

5.0.

SECCIÓN IV – MANEJO Y CONSERVACIÓN

5.1.

Manejo y conservación

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1.0.

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CONTROL DEL DOCUMENTO

Versión: 2 Elaboró: JANNETH PINZÓN MARTINEZ Coordinadora Sistema de Gestión Aprobó: JACOB ROJAS ARDILA Presidente Ejecutivo (E)

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1.1.

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REGISTRO DE CAMBIOS

Las reformas, correcciones o actualizaciones a que haya lugar, se registrarán en el “Formato de Control de Actualizaciones”. Ver cuadro 1, El registro se llevará de manera cronológica, incorporando al manual las hojas con los cambios generados y extrayendo aquellas que han perdido vigencia; sin olvidar las modificaciones a los diagramas de flujo o flujogramas a que corresponda el proceso o procedimiento. Se debe reunir un comité cada seis (6) meses para revisión del manual de procesos y procedimientos, en la reunión se genera un acta y se diligencia el formato de control de actualizaciones.

VERSION CÓDIGO FORMATO DE CONTROL DE FECHA DE ACTUALIZACIONES VERSIÓN PÁGINA No. NUMERAL DEL CAMBIO CAUSA DEL DOCUMENTO REALIZADO CAMBIO D Parcial Actualización Mejoramiento en su totalidad continúo. 30 Proceso calidad. parcial Inclusión visitas Mejoramiento 04 compañías y del proceso procesadoras

01 01/01/09 1 FECHA M A 11

2012

07

2013

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2.0. 2.1.

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SECCIÓN 1 - GENERALIDADES

ESTRUCTURA INTERNA

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2.2.

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MISIÓN La Federación Nacional de Cacaoteros es una organización de carácter gremial dedicada a la investigación, la transferencia de tecnología y la comercialización para el fomento del cultivo del cacao, mejorando las condiciones de vida del productor, generando procesos técnicos, eficientes, integrales y dinámicos de desarrollo agroindustrial como una actividad rentable, sostenible y competitiva a nivel nacional con la participación de personal competente.

2.3.

VISIÓN Para el año 2013, la Federación Nacional de Cacaoteros será una organización reconocida nacional e internacionalmente por su desarrollo integral y el mejoramiento continuo de sus áreas tecnológicas, comerciales, financieras y administrativas, con calidad, competitividad y responsabilidad social.

2.4.

POLÍTICA INSTIUCIONAL La Federación Nacional de Cacaoteros investigará, transferirá, comercializará en beneficio de los cacaocultores, generando y consolidando procesos eficientes, integrales y dinámicos de desarrollo agroindustrial del cacao; comprometiéndose con el avance tecnológico sostenible, la protección del medio ambiente, el bienestar social de sus trabajadores, la sociedad y el Estado colombiano, en búsqueda del mejoramiento continuo de los procesos y los sistemas de gestión de calidad, ambiente, seguridad industrial, salud ocupacional y seguridad electrónica.

2.5.

VALORES CORPORATIVOS Los valores fundamentales que orientan el comportamiento de los asociados y de los funcionarios que pertenecen a la institución son; el respeto, la dignidad humana y honor de las personas, la responsabilidad, la tolerancia, la honestidad, la lealtad y la disciplina.

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2.6.

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OBJETIVO DEL MANUAL Identificar estrategias corporativas para lograr la cultura del autocontrol en cada uno de los procesos misionales, evaluación, planeación y apoyo en la Federación Nacional de Cacaoteros. Igualmente establecer un documento de consulta, que establezca métodos estándares para agilizar tiempos y disminuir recursos en busca de un sistema de gestión.

2.7.

JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL Los manuales de procesos y procedimientos son la base de un sistema de gestión de calidad y del mejoramiento continuo de una compañía. El manual de procesos y procedimientos es una herramienta que le permite a la Presidencia Ejecutiva integrar una serie de acciones encaminadas a mejorar la calidad del servicio ofrecido al cacaocultor comprometiendo al cliente interno y externo en cada actividad que la Federación lidera.

2.8.

METODOLOGÍA Para el diseño, implementación y evaluación del manual de procesos y procedimientos se establecieron las siguientes fases: Pre - Fase: Logística En esta fase se identificaron documentos tales como manuales existentes, reglamento, informes de gestión y los diferentes cargos existentes en la Federación Nacional de Cacaoteros, al igual que se estableció la metodología a implementar. Primera Fase: Retroalimentación, Seguimiento y Control En esta fase se reviso la misión, visión, política institucional y valores corporativos como el modelo planeación estratégica utilizada en la Federación Nacional de Cacaoteros. Esta fase permite un reconocimiento de todos y cada uno de los procesos y procedimientos en la Federación Nacional de Cacaoteros en la cual se aplicaron guías ocupacionales y

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formatos de procesos en los que define la actividad, frecuencia, cual es la entrada para realizarla, cual es el resultado arrojado, a quién se le presenta y que herramientas requiere para logra la culminación satisfactoria de la actividad. Finalmente se identificaron los procesos misionales, planeación, evaluación y apoyo. Segunda Fase: Ajustes y Validación En esta fase se valido la información recogida en la fase anterior y se crearon formatos, análisis estadísticos, se revisaron los indicadores de gestión que cada departamento media dentro de su proceso. Tercera Fase: Jornada de Socialización En esta última etapa se presentó la simbología a utilizar en los manuales de procesos y procedimientos, mediante la socialización de los diagramas de flujo y la identificación de cada pictograma; para esto, cada departamento expuso el proceso más importante que realiza utilizando las herramientas para poder llevar a cabo correctamente la socialización y la aplicación de las mismas. Es importante resaltar que en cada etapa se llevaron a cabo reuniones en las que se discutieron las conformidades y no conformidades estableciendo estrategias para la continuación y buen desarrollo de los Manuales de Procesos y Procedimientos.

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3.0. 3.1.

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SECCIÓN II – PROCESOS Y DEFICINICIONES

MAPA DE PROCESOS PLANEACIÓN

PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS CENSO CACAOTERO

RECAUDO BALANCES ECONÓMICOS

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE ANÁLISIS ECONÓMICOS

MISIONALES

INVESTIGACIÓN FORMULACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y FOMENTO PROTOCOLO DE VISTAS

COMERCIALIZACIÓN DEL CACAO

COMERCIALIZACIÓN

PROTOCOLO DE EVENTOS DE TRANSFERENCIA GRUPALES PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SEMILLAS SUPERVISIÓN

APOYO AL COOPERATIVISMO

RECIBO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CAJA MENOR

PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL PRESUPUESTAL ORDENES DE PAGO, CUENTAS POR COBRAR.

BIENESTAR SOCIAL Y GESTIÓN HUMANA SEGURIDAD SOCIAL

ACTAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUEMENTOS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

COMITÉ DE COMPRAS

NÓMINA

INGRESO, ANÁLISIS DE INFORMACIÓN Y BALANCES CONTABLES INDUCCIÓN

MANTENIMIENTO A EQUIPOS

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

CARNETIZACIÓN

APOYO PLAN DE MEJORAMIENTO

MATRIZ DE CONTROL INTERNO

VERIFICACIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS

CONTROL INTERNO FISCAL

VERIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DICTAMEN FISCAL DE ESTADOS FINANACIEROS

DICTAMEN FISCAL DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL

EVALUACIÓN Y CONTROL

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3.2.

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DEFINICIONES CLAVES

Proceso Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos recursos (físicos, humanos, financieros, tecnológicos), buscan producir un resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno o externo. Procedimiento Es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso y responde a las siguientes preguntas:     

¿Qué se hace? ¿Quien lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Para qué lo hace? ¿Donde se hace?

Análisis de procesos Analiza la contribución de cada actividad al logro de los objetivos e identifica el área y el factor de éxito como punto de aplicación de los controles. Control Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos. Eficiencia Entendida como la maximización de los productos sobre los insumos, ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

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Eficacia Es el análisis de la oportunidad para lograr los resultados, así como, la relación que éstos guardan con sus objetivos y metas que sus organismos de dirección les definen en un periodo determinado. 3.3.

¿CÓMO SE IDENTIFICA UN PROCESO?

La Dirección tiene una visión macro, ya que debe identificar las funciones más importantes para la Federación Nacional de Cacaoteros: planeación, contabilidad, presupuestos, etc.; mientras los empleados, tienen una visión micro e identificarán procesos más sencillos que afecten su quehacer diario. 3.4.

¿QUÉ SON LOS PROCEDIMIENTOS?

Es el conjunto o sucesión de pasos, ampliamente vinculados y cronológicamente dispuestos, realizados y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea. Un procedimiento es la manera específica de efectuar una actividad, unas acciones o trabajos concretos que componen un proceso y la secuencia que se debe seguir en la ejecución. 3.5.

¿CÓMO SE REPRESENTAN LOS PROCESOS?

La representación gráfica del proceso o procedimiento, se convierte en un instrumento para guiar la ejecución de forma ordenada; busca mostrar dinámica y lógicamente la secuencia de un trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través de los elementos como las actividades, los documentos y las unidades administrativas y cargo que intervienen en él. El flujograma es una herramienta de representación gráfica importante para el levantamiento, análisis, diseño, mejoramiento y control de los procesos, y enmarca las siguientes características:  Estandariza la representación gráfica de los procesos de trabajo  Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del trabajo

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    

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Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos. ilustra la dinámica del trabajo y los responsables del mismo Facilita la ejecución del trabajo Impide las improvisaciones y sus consecuencias Provee elementos que facilitan el control del trabajo

3.6.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Planeación Son los proceso que determinan las acciones a seguir en el mediano y largo plazo, así como los mecanismos a través de los se realizan ajustes a los planes o se redirecciona el futuro Federación Nacional de cacaoteros. Son responsabilidad Dirección y se ejecutan bajo sus disposiciones.

corto, cuales de la de la

Misionales Son los procesos más relevantes que contribuyen directamente al cumplimiento de la razón de ser de la Federación. Son responsabilidad de la Dirección y se ejecutan por el cuerpo de la Dirección Técnica bajo las disposiciones de la Dirección General.  Formulación: Creación y revisión de propuestas de investigación, transferencia de Tecnología y Fomento y Comercialización.  Ejecución: Salidas de campo, toma de datos, análisis de datos, y elaboración de informes.  Generación y transferencia de conocimiento: Muestra de productos (libros, revistas, cartillas, etc) a una comunidad o sociedad. Apoyo Son aquellos que tienen por objeto el presentar apoyo a los procesos misionales o tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en las operaciones de la organización. Entre ellos están:    

Talento Humano: Selección, Bienestar Social y Capacitación Financieros: Contabilidad, y Costos, Presupuesto, Tesorería, Almacén Servicios Generales: Apoyo logístico Divulgación de la información interna y externamente.

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3.7.

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SIMBOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS A TRAVÉS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos: SÍMBOLO INICIO

DESCRIPCIÓN Indicador de procedimiento.

inicio

de

un

Forma utilizada de un diagrama de flujo para representar una tarea o actividad

Forma utilizada en el diagrama de flujo para representar una actividad de decisión o de conmutación. Representa el almacenamiento de información en carpetas y archivos de trabajo.

1

A

¿HAY FALENCIAS?

Representa cualquier tipo de documento que se requiera para el proceso o procedimiento y aporta información para que este se pueda desarrollar Es el símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo dentro de la misma página o entre páginas. El símbolo lleva inserta un número. Representa un enlace en un paso de final de página con otro paso en el inicio de la página siguiente, donde continúa el flujograma. El

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símbolo lleva inserta una letra mayúscula Se refiere a la información almacenada en el computador, en base de datos o tablas de la cual se extrae o actualiza la información. Cuando la manera de almacenar información es en medio magnético pero no se especifica el tipo, se utiliza este símbolo.

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4.0.

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SECCIÓN III – PROCESOS MISIONALES, EVALUACIÓN, PLANEACIÓN, APOYO.

La presente sección se encuentra dividida en procesos misionales, procesos de evaluación, procesos de planeación y procesos de apoyo los cuales se describen para la Federación Nacional de Cacaoteros. 4.1. ITEM 4.1.1.

PROCESOS MISIONALES NOMBRE DEL PROCESO

NOMENCLATURA

HERRAMIENTAS

DEPARTAMENTO TÉCNICO

Diagramas de flujo, Definición del proceso

INVESTIGACIÓN

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Formulación de Proyectos TRANSFERENCIA TECNOLOGÍA FOMENTO

DE Y

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Protocolo de Visitas Técnicas y Seguimiento Proceso de Protocolo de Eventos de Transferencia Proceso de Escuelas Cacaoteras Proceso de Realización de Cursos en el Centro de Capacitación Proceso de Producción y Distribución de Semillas Proceso de Producción y Distribución de Varetas Portayemas 20

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Proceso de Supervisión Proceso de Elaboración de Publicaciones, y Atención a los Agricultores COMERCIALIZACIÓN

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Compras Proceso de apoyo al cooperativismo

4.1.1. DEPARTAMENTO TÉCNICO INVESTIGACIÓN El programa de investigación identifica, evalúa y selecciona árboles de cacao con características de producción, adaptabilidad y calidad sobresalientes buscando aprovechar la alta variabilidad genética existente en los diferentes regiones cacaoteros del país para ampliar la fuente de germoplasma con nuevas selecciones de tipos de alto rendimiento y alta resistencia a enfermedades. La finalidad del programa de investigación es el aumento de los clones para la cacaocultura y la disminución de las enfermedades. PROCESO DE FORMULACIÒN DE PROYECTOS OBJETIVO Planear, hacer, verificar y actuar aprovechando los recursos y utilizándolos como elementos de gestión enfocados hacia la formulación y el beneficio del agricultor.

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ALCANCE Establecer herramientas organizacionales para el desarrollo de la Federación y el beneficio del agricultor fortaleciendo el desempeño misional. RESPONSABLES Planeación, Departamento Técnico ENTRADAS Convocatorias, indicaciones de Presidencia Ejecutiva y Junta Directiva, recogidas de las necesidades de los agricultores y canalizadas a través de los comités municipales y departamentales.

ACTIVIDADES DEL PROCESO  Identificación de necesidades por convocatorias  Análisis previo de viabilidad y factibilidad de acuerdo a términos de referencia y políticas institucionales.  Elaboración de perfiles con su aprobación  Elaboración del documento  Presentación del mismo SALIDAS Proyecto para aprobación

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DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA TÉCNICA

PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO FORMULACION DE PROYECTOS DE INVESTIGACION SE RECOGE LA INFORMACIÓN PARA ANALIZARLA TENIENDO EN CUENTA LA NECESIDAD Y LA FACTIBILIDAD CON RESPECTO A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Y LA POLÍTICA INSTTUCIONAL

SE ELABORAN LOS PERFILES

PASOS:

CORRECIONES

Vo. Bo. CON CONCEPTO JURDICO

SE PRESENTA LA PROPUESTA

Vo. Bo.

SE RECIBE EL BORRADOR DEL PROYECTO O CONTRATO EN EL QUE LO REVISA Y ANALIZA EL PRESIDENTE

SE ANALIZAN LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA TÉCNICA DEL CONTRATO EL PRESIDENTE LO FIRMA Vo. Bo.

SE ASIGNAN RESPONSABLES

SE INFORMA LA CONCECUSIÓN DEL NUEVO PROYECTO O CONTRATO A: CONTABILIDAD, PRESUPUESTO, TÉCNICA, TESORERÍA, TALENTO HUMANO

FIN

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TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y FOMENTO El programa de transferencia busca promover, divulgar, orientar y capacitar al cacaocultor en el propósito integral que ofrece la Federación para la modernización y tecnificación del cultivo del cacao, mediante la capacitación a través de la escuela cacaotera, la prestación del servicio de asistencia técnica personalizada y la organización de eventos de transferencia de tecnología; de igual forma, el personal técnico adscrito al Fondo Nacional del Cacao, da a conocer a los agricultores cacaoteros el paquete tecnológico de manejo de los clones de cacao de alto rendimiento disponibles en las granjas, parcelas y lotes clónales que administra y supervisa la Federación Nacional del Cacao. El paquete de tecnología ofrece la calidad del material vegetal de los clones de cacao que se recomiendan, los sistemas de propagación, uso y manejo de los suelos, nutrición y fertilización, control de malezas, plagas y enfermedades, labores culturales, cosecha y manejo de poscosecha. PROCESO DE PROTOCOLO DE VISITAS TÉCNICAS OBJETIVO Brindar acompañamiento directo y especializado a los cacaocultores, sobre el manejo técnico del cultivo del cacao. ALCANCE: Asesorar y acompañar a los cacaocultores para que establezcan o mejoren sus plantaciones de cacao. RESPONSABLES Departamento Técnico ENTRADAS Solicitud por parte del cacaocultor para que se visite su explotación cacaotera; ésta la puede realizar en la oficina de la Federación o de manera directa al jefe de unidad o al técnico de la zona.

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ACTIVIDADES DEL PROCESO  Programación de visita, dentro del cronograma de actividades mensual del técnico de campo.  Visita a la finca del beneficiario.  Diagnostico de las labores a realizar en la finca, en compañía del beneficiario.  Elaboración de un proyecto individual de la finca, en coordinación con el beneficiario.  Elaboración del formato control de visita, que incluye recomendaciones de trabajos que debe adelantar el cacaocultor a verificar en la siguiente visita.  Programación de una nueva visita al predio.  Visita a la finca y verificación de la realización de las labores encomendadas al cacaocultor, en anterior visita.  Elaboración del formato control de visita, que incluye recomendaciones de trabajos que debe adelantar el cacaocultor a verificar en la siguiente visita.  Programación de una nueva visita al predio.  Nueva visita al predio  Verificación de realización de las labores encomendadas en anterior visita.  Elaboración del formato control de visita, que incluye recomendaciones de trabajos que debe adelantar el cacaocultor a verificar en la siguiente visita.  Programación de una nueva visita al predio.  Visita al predio  Verificación de las actividades encomendadas y si se realizaron, finalización de labor de visitas al predio durante la vigencia del año.  Firma de acta de recibido a satisfacción por parte de el beneficiario y del técnico de campo.  Revisión y visto bueno, por parte del jefe de unidad técnica del acta de recibido.  Archivo en oficina del acta de finalización  Envío del informe a la oficina central de la Federación, incluyendo el acta de finalización de las actividades realizadas en la finca.

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DIAGRAMA DE FLUJO TÉCNICO

JEFE DE UNIDAD TÉCNICA

SE PROGRAMA LA VISITA DENTRO DEL CRONOGRAMA MENSUAL DEL TÉCNICO DE CAMPO Y SE REGISTRA EN EL SITCAO

VISITA A LA BENEFICIARIO.

FINCA

DEL

GERENCIA TÉCNICA INICIO

SE RECEPCIONA Y SE REPARTEN LAS ACTIVIDADES DE ACUERDO AL NÚMERO DE TÉNICOS DE LA UNIDAD

SE ESTABLECE UNAS METAS POR CADA UNIDAD TECNICA, TENIENDO EN CUENTA LA NECESIDAD Y EL PRESUPUESTO DISPONIBLE.

SE REALIZA DIAGNOSTICO DE LAS LABORES A REALIZAR EN LA FINCA, EN COMPAÑÍA DEL BENEFICIARIO.

SE ELABORA UN PROYECTO INDIVIDUAL DE LA FINCA, EN COORDINACIÓN CON EL BENEFICIARIO

SE ELABORA EL FORMATO CONTROL DE VISITA, QUE INCLUYE RECOMENDACIONES DE TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR EL CACAOCULTOR A VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA.

SE PROGRAMA UNA VISITA AL PREDIO.

NUEVA

SE VISITA A LA FINCA VERIFICANDO LA REALIZACIÓN DE LAS LABORES ENCOMENDADAS EN ANTERIOR VISITA.

SE REGISTRA EN EL SITCAO LA VISITA Y SE DEJAN LAS RECOMENDACIONES DE TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR EL CACAOCULTOR A VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA

PROGRAMACIÓN DE UNA NUEVA VISITA AL PREDIO. A

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TÉCNICO

JEFE DE UNIDAD TÉCNICA

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GERENCIA TÉCNICA

A

NUEVA VISITA AL PREDIO

VERIFICACIÓN DE REALIZACIÓN DE LAS LABORES ENCOMENDADAS EN ANTERIOR VISITA. SE REGISTRA LA VISITA, QUE INCLUYE RECOMENDACIONES DE TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR EL CACAOCULTOR A VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA, CUANTAS VECES SEA NECESARIO

SE REGISTRA Y VERIFICA CON VISTO BUENO, POR PARTE DEL JEFE DE UNIDAD TÉCNICA EL ACTA DE RECIBIDO.

SE CONSOLIDA LA INFORMACION DEL SITCAO PARA HACER LOS INFORMES PERTINENTES

FIN

SE REGISTRA LA VISITA, QUE INCLUYE RECOMENDACIONES DE TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR EL CACAOCULTOR A VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA, CUANTAS VECES SEA NECESARIO

PROGRAMACIÓN DE UNA NUEVA VISITA AL PREDIO. VISITA AL PREDIO VERIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ENCOMENDADAS Y SI SE REALIZARON, FINALIZACIÓN DE LABOR DE VISITAS AL PREDIO DURANTE LA VIGENCIA DEL AÑO.

VISITA AL PREDIO FIRMA DE ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN POR PARTE DE EL BENEFICIARIO Y DEL TÉCNICO DE CAMPO.

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PROCESO DE PROTOCOLO DE EVENTOS DE TRANSFERENCIA GRUPALES OBJETIVO Dar a los cacaocultores colombianos, de manera grupal, el conocimiento necesario para lograr una mayor adopción del paquete tecnológico para el cultivo del cacao. ALCANCE Lograr una mayor cobertura, al incrementar el número de agricultores capacitados en la aplicación de la tecnología recomendada para el cultivo del cacao, para la modernización de los cultivos, con énfasis en sistemas agroforestales productivos. RESPONSABLES Departamento Técnico. ENTRADAS Programación de actividades de la unidad técnica, en lo referente a eventos grupales de transferencia de tecnología ACTIVIDADES DEL PROCESO  Determinación de los eventos a realizar, por parte de la unidad técnica ( días de campo, demostraciones de método, giras o cursos técnicos)  Aprobación por parte de la Gerencia técnica  Aprobación por parte de la Presidencia Ejecutiva  Elaboración de las memorias del evento a realizar, que debe incluir información como: número de participantes, sitio de realización, duración del evento, contenidos a tratar, indicando intensidad horaria de cada uno, materiales a emplear y costo detallado de cada item.  El envío de las memorias a la ciudad de Bogotá, deberá realizarse siempre de manera trimestral, durante la primera semana de dicho periodo.  Aprobación por parte del supervisor técnico nacional.  Aprobación por parte de los departamentos de presupuesto y de la Presidencia ejecutiva.

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 Realización del evento.  Recolección de firmas de los asistentes al mismo en el formato destinado para tal fin.  Legalización del evento.  Realización del informe técnico mensual.  Envió de documentación a la Gerencia técnica y al departamento de Contabilidad.

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DIAGRAMA DE FLUJO UNIDAD TÉCNICA

SUPERVISOR TÉCNICO

INICIO

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GERENCIA TÉCNICA SE ENVÍA A APROBACIÓN DE GERENCIA TÉCNICA Y PRESIDENCIA EJECUTIVA

SE DETERMINACIÓN DE LOS EVENTOS A REALIZAR, POR PARTE DE LA UNIDAD TÉCNICA (DÍAS DE CAMPO, DEMOSTRACIONES DE MÉTODO, GIRAS O CURSOS TÉCNICOS)

Vo. Bo.

CORRECCIONES

SE ENVÍA A APROBACIÓN DE PRESUPUESTO Y PRESIDENCIA EJECUTIVA ELABORACIÓN DE LAS MEMORIAS DEL EVENTO A REALIZAR QUE DEBE INCLUIR INFORMACIÓN COMO: NÚMERO DE PARTICIPANTES, SITIO DE REALIZACIÓN, DURACIÓN DEL EVENTO, CONTENIDOS TRATAR, INDICANDO INTENSIDAD HORARIA DE CADA UNO, MATERIALES A EMPLEAR Y COSTO DETALLADO DE CADA ITEM.

REALIZACIÓN DEL EVENTO

EL ENVÍO DE LAS MEMORIAS A LA CIUDAD DE BOGOTÁ, DEBERÁ REALIZARSE SIEMPRE DE MANERA TRIMESTRAL, DURANTE LA PRIMERA SEMANA DE DICHO PERIODO.

Vo. Bo.

APROBACIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR TÉCNICO NACIONAL

FIN CORRECCIONES

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PROCESO DE ESCUELA CACAOTERA OBJETIVO Capacitar a los agricultores mediante el concepto “aprender – haciendo” en lo relacionado con el proceso técnico para la instalación y manejo de cultivos clonados con temas de organización de productores, administración de fincas y comercialización del grano del cacao. ALCANCE Sensibilización del subsector cacaotero. RESPONSABLES Los responsables de esta actividad son el ingeniero agrónomo y el técnico de campo. ENTRADAS  Proyecto elaborado.  Plan de inversiones y Gastos. RESPONSABLES Departamento Técnico ACTIVIDADES DEL PROCESO      

Selección de sitios para la instalación de la escuela cacaotera. Inscripción de los productores. Conformación de la Escuela Cacaotera. Realizar cronograma de actividades y Jornadas. Ejecución de las jornadas de Escuelas Cacaoteras. Clausura de la Escuela Cacaotera.

SALIDA Productores con mayores conocimientos y capacidades para el manejo del cultivo del cacao. Cultivos establecidos y manejados bajo la tecnología recomendada. Presentación de informes de gestión a gerencia técnica.

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DIAGRAMA DE FLUJO AGRICULTORES

GERENCIA TÉCNICA

TÉCNICO

INICIO

De acuerdo al cronograma de actividades se realiza la invitación a los agricultores para participar a la jornada de escuela cacaotera

En la unidad Técnica. Se realizó la logística y preparación de la actividad a desarrollar en la jornada .

INICIO El PIG determina el número de escuelas cacaoteras a conformar en cada unidad técnica Se convoca a los agricultores a participar en la escuela cacaotera

UNIDAD TÉCNICA

Se selecciona el sitio (vereda) en donde se desarrollara la escuela cacaotera.

Se inscriben los agricultores. Se conforman grupos de 10 a 12 personas

En el desarrollo de la actividad tiene el orden del día así: 1. Saludo de Bienvenida 2. Desarrollo del tema técnico 3. Practica del tema tratado 4. Almuerzo 5. Desarrollo del tema Social (opcional) 6. Fin de la actividad.

Al finalizar el mes el técnico de campo registra en el SITCAO el cumplimiento de metas propuestas con respecto a las escuelas cacaoteras mediante el formato existente para ello.

Se hace el cronograma de actividades, se establecen los temas para la ejecución de 8 jornadas durante todo el año

Se inscribe la escuela cacaotera mediante el Formato inscripción de escuela cacaotera

Inscripción cacaotera

de

escuela

El jefe de unidad consolida la información recibida por los técnicos y la registra en el SITCAO dentro de los 10 primeros días de cada mes.

FIN Información de las metas cumplidas durante el mes.

FIN

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PROCESO DE REALIZACIÓN DE CURSOS EN EL CENTRO DE CAPACITACIÓN OBJETIVO Ofrecer a los interesados una alternativa de capacitación en el negocio del cultivo del cacao que les permita obtener el conocimiento necesario en aras de aplicar un adecuado paquete tecnológico para la producción del grano. ALCANCE Incrementar el grado de aplicación tecnológica de la cacaocultura colombiana al ampliarse el número de agricultores capacitados. ENTRADAS A LA ACTIVIDAD -Solicitud formal a Fedecacao, dirigida por de un grupo de personas, entidades o proyectos productivos, interesados en capacitación sobre el cultivo del cacao. ACTIVIDADES DEL PROCESO  Comunicaciones de presidencia ejecutiva y gerencia técnica aprobando la solicitud y el presupuesto del evento.  Coordinación logística: alimentación, alojamiento, salón, fincas a visitar, herramientas, transporte, etc.  Categorización del contenido académico del curso.  Elaboración y fotocopiado de las memorias para los participantes.  Desarrollo del curso.  Legalización y pago de los compromisos contraídos.  Informe económico y técnico sobre el evento. SALIDA Grupo de agricultores conocedores del negocio del cacao. (Cliente satisfecho)

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DIAGRAMA DE FLUJO AGRICULTORES GERENCIA TÉCNICA

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CENTRO DE CAPACITACIÓN

INICIO

Solicitud formal a Fedecacao, dirigida por un grupo de personas, entidades o proyectos productivos, interesados en capacitación sobre el cultivo del cacao.

Recepción de la solicitud en Fedecacao Bogotá.

Revisión de la solicitud

Notificación a quien corresponda

APROBACIÓN

Notificación al centro de capacitación

Se programa el evento

Se realiza el evento

Se legalizan los gastos

Se envía informe a Fedecacao Bogotá

INFORME DEL EVENTO

APROBACIÓN

Notificación al centro de capacitación

FIN

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PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SEMILLAS OBJETIVO Proveer material genético de patronaje adecuado para cada zona agroecológica de acuerdo con la reglamentación del Consejo Nacional Cacaotero. ALCANCE Abastecer las siembras de patronaje para siembras nuevas de cacao a nivel nacional. RESPONSABLES Departamento Técnico, Planeación, presidencia ejecutiva, personas naturales o jurídicas. ENTRADAS Solicitud de persona natural o jurídica para ejecutar proyectos institucionales. ACTIVIDADES DEL PROCESO  Realizar análisis de cifras tentativas de producción anual para el año siguiente desde las granjas.  Estimativos mensuales de producción por bodega para despachos.  Toma de decisiones de acuerdo a los análisis anteriores para realizar los correspondientes despachos. SALIDAS Entrega del material al cliente

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DIAGRAMA DE FLUJO PLANEACIÓN

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GERENCIA TÉCNICA

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GRANJAS INICIO

SE RECEPCIONA INFORME Y ANALIZA LA INFORMACIÓN

SE RECIBE INFORMACIÓN

FIN

CUANDO EXISTE UNA SOLICITUD POR PERSONA NATURAL O JURÍDICA PARA COMPRA DE SEMILLAS

ANUALMENTE SE ESTIMA LA PRODUCCIÓN PARA EL AÑO SIGUIENTE Y SE CONSOLIDA DENTRO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL.

PRESIDENCIA EJECUTIVA

UNIDADES TÉCNICAS

CUANDO LLEGA EL COMUNICADO LA GRANJA REALIZA EL ENVÍO CORRESPONDIENTE Y A FIN DE MES ENVIA EL ESTADO DE DESPACHOS REALIZADOS

APROBACIÓN SOLICITA CONSIGNACIÓN A CUENTA E INFORMA A GERENCIA TÉCNICA PARA EL DESPACHO FIN SE ANALIZA LA PRODUCCION Y DEMANDA MENSUAL PARA REALIZAR LOS AJUSTES CORRESPONDIENTES

SE RECEPCIONA Y SE TOMA EN CUENTA PARA NUEVOS DESPACHOS

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PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE VARETAS PORTAYEMAS OBJETIVO Aumentar, abastecer y suministrar el material clonal de alto rendimiento y desempeño a los sistemas adversos de plagas y enfermedades adecuado para cada zona agroecológica. ALCANCE Abastecer las siembras nuevas de clones de alto rendimiento y proveer material genético para rehabilitación en cultivos viejos. RESPONSABLES Departamento técnico, Presidencia Ejecutiva ENTRADAS Solicitud de persona natural, jurídica o de la Federación Nacional de Cacaoteros mediante solicitud de los convenios que administra. ACTIVIDADES DEL PROCESO  Coordinar con granjas y entregar las varetas portayemas en los sitios acordados SALIDAS Entrega de varetas portayemas y envío de información a planeación.

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DIAGRAMA DE FLUJO PLANEACIÓN

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GERENCIA TÉCNICA

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GRANJAS INICIO

SE RECEPCIONA INFORME Y ANALIZA LA INFORMACIÓN

SE RECIBE INFORMACIÓN

FIN

CUANDO EXISTE UNA SOLICITUD POR PERSONA NATURAL O JURÍDICA PARA COMPRA DE SEMILLAS

ANUALMENTE SE REALIZAN LOS ESTIMATIVOS DE PRODUCCIÓN PARA EL AÑO SIGUIENTE Y SE REGISTRAN LAS METAS EN EL SITCAO

PRESIDENCIA EJECUTIVA

UNIDADES TÉCNICAS

CUANDO LLEGA EL COMUNICADO LA GRANJA REALIZA EL ENVÍO CORRESPONDIENTE Y A FIN DE MES ENVIA EL ESTADO DE DESPACHOS REALIZADOS

APROBACIÓN SOLICITA CONSIGNACIÓN A CUENTA E INFORMA A GERENCIA TÉCNICA PARA EL DESPACHO FIN SE ANALIZA LA PRODUCCION Y DEMANDA MENSUAL PARA REALIZAR LOS AJUSTES CORRESPONDIENTES

SE RECEPCIONA Y SE TOMA EN CUENTA PARA NUEVOS DESPACHOS

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PROCESO DE ELABORACIÓN Y ENVIÓ DE INFORMES TÉCNICOS OBJETIVO Consolidar la información de las unidades técnicas ilustrando la ejecución Vs. la programación de acuerdo al plan de inversiones y gastos. ALCANCE Recepcionar la información que se genere desde cualquier punto de vista en cada una de las unidades técnicas para ser depurada en la sede principal y ejercer un mayor control sobre la misma teniendo en cuenta la programación inicial y la toma de decisiones. RESPONSABLES El departamento técnico. Planeación. Auditoria Interna. ENTRADAS Plan de inversiones y gastos. Ejecución de proyectos. ACTIVIDADES DEL PROCESO Recepción de la información y canalización teniendo en cuenta los siguientes aspectos: INVESTIGACIÓN Árboles de alto rendimiento. Jardines Clónales. Parcelas Demostrativas. Índice Grano. Índice de Mazorca.

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TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Número de visitas. Número de hectáreas renovadas, rehabilitadas, nuevas siembras y en manejo o sostenimiento. Número de Beneficiarios. Número de escuelas cacaoteras. Número de eventos de transferencia de tecnología. Distribución de semillas y varetas portayemas. Programación de actividades mensual. Actividades realizadas. Resumen narrativo (Aspectos climáticos, aspectos relevantes, municipios atendidos, precio de compra del grano en la región, participación con entidades de la región y Aspectos fitosanitarios). Las anteriores actividades se realizan para dar cumplimiento a lo que se presupuesta y al plan de inversiones y gastos. SALIDA Los informes se transmiten desde el técnico hacia la unidad Técnica mediante el jefe de la unidad, el cual consolida y lo envía a gerencia técnica y a su vez a planeación.

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DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA TÉCNICA

UNIDAD TÉCNICA

TÉCNICO

INICIO

PIG Y PRESUPUESTO, CONSOLIDAN LAS ACTIVIDADES A REALIZAR PARA CADA VIGENCIA

CON EL DOCUMENTO LA UNIDAD TÉCNICA INICIA LA EJECUCIÓN DE LAS METAS PROGRAMADAS.

INVESTIGACIÓN

TRASFERENCIA

MENSUALMENTE LOS TÉCNICOS REGISTRAN LOS DATOS EN EL SITCAO PARA HCER EL RESPECTIVO SEGUIMIENTO, CONTOL Y EVALUACION .

INFORME FINAL

FIN

SE PROGRAMA LA REUNIÓN TÉCNICA EN LA QUE CADA TÉCNICO EXPONE SU INFORME PARA QUE FINALMENTE EL JEFE DE UNIDAD VERIFIQUE, EVALUE Y EJERZA EL SEGUIMIENTO RESPECTIVO A LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS. QUEDANDO YA EN EL SITCAO PARA CUALQUIER CONSULTA

MENSUALMENTE LOS TÉCNICOS REGISTRAN EN EL SITCAO: NÚMERO DE VISITAS NÚMERO DE HECTÁREAS RENOVADAS, REHABILITADAS, NUEVAS SIEMBRAS Y EN MANEJO O SOSTENIMIENTO NÚMERO DE BENEFICIARIOS NÚMERO DE ESCUELAS CACAOTERAS NÚMERO DE EVENTOS DE TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA DISTRIBUCIÓN DE SEMILLAS Y VARETAS PORTAYEMAS PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES MENSUAL ACTIVIDADES REALIZADAS Y POR OTRO LADO INFORMAN EN EL RESUMEN NARRATIVO (ASPECTOS CLIMÁTICOS, ASPECTOS RELEVANTES, MUNICIPIOS ATENDIDOS, PRECIO DE COMPRA DEL GRANO EN LA REGIÓN, PARTICIPACIÓN CON ENTIDADES DE LA REGIÓN Y ASPECTOS FITOSANITARIOS

INFORME

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PROCESO DE ELABORACIÓN DE PUBLICACIONES Se entienden como publicaciones o material de difusión o divulgación todos aquellos documentos tales como: libros cartillas, plegables, manuales, afiches, pancartas y otros que se elaboren con recursos del Fondo Nacional del Cacao y que sean elaborados por personal de la entidad, los cuales por lo tanto presentan parte importante de la labor y la imagen institucional de la entidad, de tal forma que se deben elaborar de manera cuidadosa y responsable. De la misma manera incluyen el material electrónico, los logos, el material de audio y video, tal como cuñas radiales, videos, etc. No incluyen las presentaciones en power point las cuales deben elaborarse en el formato establecido para ello, pero cuyo contenido no debe ser revisado y aprobado previamente en la oficina de Bogotá. Para el caso de las memorias y el contenido de los eventos de capacitación, este material se debe enviar para su revisión a Bogotá. OBJETIVO Elaborar los documentos, publicaciones y material de divulgación de la entidad de tal manera que se cumpla con los objetivos de dar a conocer los resultados del trabajo que desarrolla el gremio cacaotero, con eficiencia, objetividad y calidad. ALCANCE Dar a conocer a los cacaocultores, empleados, aliados y al público en general los resultados de los proyectos, avances y resultados en temas de interés para el gremio de tal manera que estos informen, eduquen, concienticen y sensibilicen. RESPONSABLES Departamento técnico y publicaciones ENTRADAS La necesidad o el proceso necesario para la elaboración de la publicación o el material de divulgación pueden surgir de diferentes situaciones:

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 Actividades planeadas y presupuestadas de proyectos específicos para presentar resultados del mismo.  Actividades o eventos que se realicen de manera periódica (Congreso Nacional Cacaotero)  Campañas. Cualquiera de las anteriores debe tener previa autorización de la Presidencia Ejecutiva y de Gerencia Técnica teniendo en cuenta el presupuesto para su elaboración, además de seguir los procedimientos de compra aplicables. ACTIVIDADES DEL PROCESO  Justificación o necesidad de la elaboración de la publicación o material de divulgación.  Verificación del presupuesto necesario para la realización entre el Departamento técnico y Presupuesto.  Elaboración del borrador del documento o material buscando que cumpla con los objetivos específicos propuestos para cada caso en particular.  El borrador es enviado para aprobación y revisión por el jefe de Unidad Técnica o director del proyecto y posteriormente por el Gerente Técnico y el Presidente Ejecutivo.  Una vez el documento este con las correcciones respectivas se envía como modelo para cotización para acondicionamiento tal de diseño e impresión.  Cuando el proveedor esta establecido por el comité de compras, se le envía todo el material (logos, autores, fotos, etc.), que se requiera para su posterior impresión.  Al estar el material publicado se entrega al almacén para que se realice la respectiva divulgación.  En el recibido de la información se elaboran las actas de recibido en la que expone el objetivo, alcance e importancia de la publicación.  Finalmente se solicita a la editorial copia en medio magnético del documento final, la cual reposa en la biblioteca de la Federación junto con el ejemplar en físico correspondiente. SALIDAS Divulgación del documento.

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DIAGRAMA DE FLUJO DEPTO. TÉCNICO

ALMACÉN

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IMPRESORES

INICIO SOLICITUD O NECESIDAD DE PUBLICACIÓN DE MATERIAL

Vo. Bo. DIRECTOR DE PROYECTO Y PRESUPUESTO

Vo. Bo. DIRECTOR DE PROYECTO O JEFE DE UNIDAD TÉCNICA

SE TOMA EL MODELO Y SE SOLICITAN TRES COTIZACIONES A EMPRESAS PARA LA EDICION DEL DOCUMENTO

SE DEFINEN LOS DISEÑOS Y ESTILOS PARA LAS PUBLICACIONES, SE IMPRIMEN Y SE DEJAN 2 COPIAS (MAGNÉTICO Y FÍSICO)

SE LLEVAN LAS TRES COTIZACIONES AL COMITÉ DE COMPRAS EN DONDE SE ELIGE A UNA EMPRESA Y SE REALIZA LA CONTRATACIÓN

SE ENTREGA EL MODELO

SE ENTREGA EL DOCUMENTO Vo. Bo. GERENTE TÉCNICO Y PRESIDENCIA EJECUTIVA

CORRECCIONES SE ENVÍA DOCUMENTO MODELO A ALMACEN

SE PUBLICA EL DOCUMENTO

SE ARCHIVA EN LA BIBLIOTECA DE LA FEDERACIÓN PARA DOCUMENTO DE CONSULTA

FIN

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PROCESO DE SUPERVISIÓN OBJETIVO Buscar que el máximo cumplimiento técnico y presupuestal de los proyectos que adelante la Federación en las diferentes unidades técnicas, en beneficio de los cacaocultores colombianos. ALCANCE Acompañar, asesorar y coordinar a jefes de unidad, administradores de oficina y técnicos de campo, para que los programas y proyectos plasmados, se ejecuten en las condiciones acordadas y dentro de los parámetros establecidos. RESPONSABLES Departamento Técnico ENTRADAS Elaboración de cronograma de visitas a las unidades técnicas con vistos buenos de la Gerencia Técnica y la Presidencia Ejecutiva ACTIVIDADES DEL PROCESO Aprobación del plan operativo para los proyectos a ejecutar. Memorando de aprobación de salida de supervisión Reunión en oficina con todos los funcionarios Verificación en oficina de documentos de trabajo Visitas en campo de verificación de actividades Reunión con funcionarios en evaluación de la supervisión realizada Elaboración de acta de visita, resultados y compromisos a cumplir, en la unidad técnica.  Elaboración de informe de visita.       

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DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA TÉCNICA

SUPERVISORES TÉCNICOS

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UNIDADES TÉCNICAS

INICIO

RECEPCIÓN DEL ACTA PARA PRÓXIMAS VISITAS E INFORMES DE AVANCES

SE RECEPCIONA EL PLAN OPERATIVO APROBADO EL QUE MENCIONA LOS PROYECTOS A EJECUTAR EN CADA ZONA

SE ENVIA UN MEMORANDO DE APROBACIÓN PARA LAS SALIDAS DE LOS SUPERVISORES

SE LLEVA A CABO UNA REUNIÓN EN OFICINA CON TODOS LOS FUNCIONARIOS

SE VERIFICAN EN OFICINA DOCUMENTOS DE TRABAJO

LOS

FIN

VISITAS EN CAMPO DE VERIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

REUNIÓN CON FUNCIONARIOS EN EVALUACIÓN DE LA SUPERVISIÓN REALIZADA

RECEPCION Y ANALISIS DE ACTA E INFORMES DE VISITAS

ELABORACIÓN DE ACTA DE VISITA, RESULTADOS Y COMPROMISOS A CUMPLIR, EN LA UNIDAD TÉCNICA.

FIN ELABORACIÓN DE ACTA DE VISITA, RESULTADOS Y COMPROMISOS A CUMPLIR, EN LA UNIDAD TÉCNICA.

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COMERCIALIZACIÓN El programa de comercialización está orientado a la promoción de actividades tendientes a lograr un desarrollo socioempresarial de cada una de las organizaciones; a fortalecer los vínculos entre los productores cacaoteros asociados y los transformadores industriales y a que los cacaocultores realicen un buen manejo de poscosecha del grano para obtener un mejor precio por sus productos y acceder a los mercados nacionales e internacionales. Por tal motivo, los Directores Regionales y Jefes de Unidad cumplen con el seguimiento y control de la Factura Única e informan sobre la gestión desarrollada remitiendo un consolidado mensual a la oficia de recaudos. PROCESO DE COMERCIALIZACIÒN DEL CACAO OBJETIVO Conformar y fortalecer las asociaciones de productores y apoyar a los agricultores en general para que participen activamente asumiendo desafíos técnicos, económicos, sociales y políticos con el apoyo de la Federación Nacional de Cacaoteros en la comercialización del grano del cacao cumpliendo los estándares de los mercados. ALCANCE Integrar todos los eslabones de la cadena productiva cacao chocolate en beneficio del productor logrando el cumplimiento de los objetivos de la comercialización RESPONSABLES Unidades Técnicas, Supervisores Técnicos Nacionales y el Departamento Técnico en su totalidad. ENTRADAS Partir de un proyecto elaborado relacionado con el proceso de comercialización.

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ACTIVIDADES DEL PROCESO Apoyar a las organizaciones de productores y a los productores en general, efectuando análisis de mercadeo para que efectúen las diferentes actividades tales como:  Establecer alianzas o negocios con las compañías procesadoras del cacao  Realizar la compra venta del grano SALIDAS Apoyo al cacaocultor Desembolsos de dinero a las unidades técnicas

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DIAGRAMA DE FLUJO DEPTO TÉCNICO (UNIDAD TÉCNICA)

COOPERATIVAS

COMPAÑÍA PROCESADORA

INICIO MEDIANTE EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS SE PROGRAMA UN PRESUPUESTO PARA COMERCIALIZACIÓN

DANDO CUMPLIMIENTO AL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS EJECUTADO, TESORERÍA ENVÍA CADA AÑO UNA PARTIDA PARA EL FONDO DE COMERCIALIZACIÓN PARA GASTOS DE INFRAESTUCTURA, CAPITAL DE TRABAJO Y AYUDAS ADMINISTRATIVAS

LAS COOPERATIVAS REALIZAN UN ANÁLISIS DE MERCADEO Y DE COSTOS

DE ACUERDO AL INFORME EMITIDO POR LA COOPERTAIVA, EL DEPTO DE COMERCIALIZACIÓN REALIZA DESEMBOLSOS DE ACUERDO A LAS SIGUIENTES VARIABLES:  DINERO DISPONIBLE POR PARTE DE LA COOPERATIVA  EXISTENCIAS DE CACAO EN BODEGA  CARTERA  ESTADÍSTICA DE LA SEMANA ANTERIOR

EL FONDO DE COMERCIALIZACION PROCEDE A DESEMBOSAR EL DINERO A LA COOPERATIVA CORRESPONDIENTE

SE CONSIGNA EL DINERO EN UNA CUENTA BANCARIA

CADA COOPERATIVA ANUNCIA LA OFERTA, LA DEMANDA Y LOS COSTOS AL DEPTO DE COMERCIALIZACIÓN

LA COOPERATIVA COMPRA EL GRANO DE CACAO Y LO VENDE REALIZANDO EL CORRESPONDIENTE DESPACHO Y SE REALIZA LA FACTURA ÚNICA

RECIBE EL VALOR CORRESPONDIENTE DE LA FACTURA Y ENVÍA EL DINERO AL FONDO DE COMERCIALIZACION

SE RECIBE EL GRANO DE CACAO Y RECAUDA EL 3% DE LA CUOTA DE FOMENTO

CANCELA EL VALOR CORRESPONDIENTE DE LA FACTURA

LO RECAUDADO SE TRANSFIERE A LA FEDERCIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS Y SE ENVÍA LA FACTURA CON SU RESPECTIVO SOPORTE AL DEPARTAMENTO DE RECAUDO Y ESTADÍSTICA

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.2. ITEM 4.2.1.

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PROCESOS DE EVALUACIÓN NOMBRE DEL PROCESO REVISORÍA FISCAL

NOMENCLATURA

HERRAMIENTAS Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Dictamen de Estados Proceso de Control Interno Proceso de Pagos de Seguridad Social 4.2.2.

AUDITORIA INTERNA

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de revisión del Plan de Inversiones y Gastos Programado y Ejecutado Proceso de Matriz de Control Interno Proceso de verificación de los estados financieros Procesos del plan de mejoramiento 4.2.3.

COMITÉ DISCIPLINARIO

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso disciplinario

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4.2.1. REVISORÍA FISCAL La Revisoría Fiscal es el órgano de control establecido por los estatutos de la Junta Directiva de los cacaocultores. PROCESO DE DICTAMEN DE ESTADOS OBJETIVO Verificar, inspeccionar y comunicar todos los hallazgos encontrados en los estados financieros de la Federación Nacional de Cacaoteros ALCANCE Involucrar todos los proyectos que administra la Federación Nacional de Cacaoteros RESPONSABLES Contabilidad, Revisoría Fiscal, Presidencia Ejecutiva ENTRADAS Mensualmente se realizan los balances, y con el ingreso de la información al sistema se organiza para pagos de impuestos ACTIVIDADES DEL PROCESO Verificar que los datos contenidos en los libros contables contengan información veraz y cada dato contable ingresado esté bien codificado. SALIDAS Las no conformidades se plasman en comunicados a Presidencia Ejecutiva para que se realice el conducto regular correspondiente.

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DIAGRAMA DE FLUJO CONTABILIDAD

REVISORÍA FISCAL

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PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO

MENSUAL Y BIMENSUALMENTE SE REALIZAN LOS PAGOS RESPECTIVOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE, IVA, PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y ANUALMENTE LA DECLARACIÓN DE RENTA

ANTES DE REALIZAR LOS PAGOS SE RECEPCIONA LA INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE QUE HA SIDO INGRESADA A LOS LBROS Y SE VERIFICAN

PRESIDENCIA LOS ANALIZA Y LLEVA A CABO LAS ACCIONES A LUGAR

Vo. Bo.

SE ELABORAN LOS COMUNICADOS DE ACUERDO A LAS NO CONFORMIDADES

SE ENVÍA COMUNICADO A TESORERÍA PARA LOS PAGOS CORRESPONDIENTES

FIN

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PROCESO DE CONTROL INTERNO OBJETIVO Controlar los procesos y procedimientos de cada departamento ALCANCE Cumplimiento de metas estándares de calidad.

programadas

Vs.

las

ejecutadas

con

RESPONSABLES Todos los departamentos de la Federación, control interno y Presidencia Ejecutiva ENTRADAS Informes de gestión ACTIVIDADES DEL PROCESO Se reciben los documentos y se analiza que correspondan los soportes, que se ingresen los rubros contables de forma adecuada, se valora en que se invierten los dineros y si corresponde al presupuesto, si se cumplen las metas programadas. SALIDAS Las no conformidades se plasman en comunicados a Presidencia Ejecutiva para que se realice el conducto regular correspondiente.

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DIAGRAMA DE FLUJO TODOS LOS DEPARTAMENTOS

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CONTROL INTERNO

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PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO

SE ANALIZAN MENSUALMENTE LOS BALANCES FINANCIEROS CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES, SE CONCILIA ENTRE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD Y SE REVISAN LOS CONTRATOS DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE LA FEDERACIÓN

SE RECIBEN LOS DOCUMENTOS Y SE ANALIZAN QUE CORRESPONDAN LOS SOPORTES, QUE SE INGRESEN LOS RUBROS CONTABLES DE FORMA ADECUADA, SE VALORA EN QUE SE INVIERTEN LOS DINEROS Y SI CORRESPONDE AL PRESUPUESTO

PRESIDENCIA LOS ANALIZA Y LLEVA A CABO LAS ACCIONES A LUGAR

Vo. Bo.

SE ELABORAN LOS COMUNICADOS DE ACUERDO A LAS NO CONFORMIDADES

SE ENVÍA COMUNICADO AL DEPARTAMENTO QUE TIENE LA INCONFORMIDAD

FIN

LE INFORMAN LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR Y LES HACE SEGUIMIENTIO

REALIZA INFORMES DE GESTIÓN Y LOS PRESENTA ANTE LA CONGRESO CACAOTERO E INFORMA A LA JUNTA DIRECTIVA

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PROCESO PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL OBJETIVO Verificar las planillas únicas para pagos de aportes y seguridad social que corresponda al número de personas que labora en la Federación teniendo en cuenta las observaciones de cada uno. ALCANCE Agilizar y controlar los pagos RESPONSABLES Talento Humano, Revisoría Fiscal y Contabilidad ENTRADAS La nómina y las observaciones de cada trabajador ACTIVIDADES DEL PROCESO Verificar las planillas de nómina para pagos de acuerdo a las observaciones de cada trabajador tales como vacaciones, sanciones, permisos, horas extras, etc. SALIDAS Las no conformidades se plasman en comunicados a Presidencia Ejecutiva para que se realice el conducto regular correspondiente.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO RECURSOS HUMANOS

AREA FINANCIERA

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PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO

MENSUAL SE REALIZAN LA RECOPILACION DE NOVEDADES DE CADA OFICINA Y SE ELABORA LA HOJA DE TRABAJO PARA LIQUIDAR LA SEGURIDAD SOCIAL

SE ENTREGA EL REPORTE DEL VALOR TOTAL A PAGAR PARA LA ELABORACION DE LA CUENTA, CONTABILIDAD VERIFICA LAS CUENTAS CONTABLES, CONTROL INTERNO VERIFICA EL PROCESO,

Vo. Bo.

SE FIRMA POR EL ORDENADOR DEL GASTO APROBANDO EL PAGO

TESORERIA EFECTUA LA TRANSACCION CORRESPONDIENTE

FIN

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4.2.2. CONTROL INTERNO El área de Control Interno está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la presidencia Ejecutiva. Se ocupa fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en la Federación para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se centra en el terreno administrativo, contable y financiero. La necesidad del Control interno se pone de manifiesto en la Federación para realizar evaluación a las diferentes actividades del recaudo del Fondo Nacional del Cacao a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección de la entidad. PROCESO DE REVISIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS OBJETIVO Verificar la forma como se utilizan los recursos humanos, físicos y financieros involucrados en los programas proyectados y ejecutados para la vigencia, la forma como distribuyen los costos aplicados en las operaciones y los beneficios en la distribución de la prestación del servicio, el logro de las metas y objetivos planeados y el impacto de las actividades en la comunidad beneficiaria por el fondo en las regiones, en los recursos naturales y el medio ambiente o en los aspectos económicos del país ALCANCE El control de la cuota de fomento cacaotero y la reinversión del mismo. RESPONSABLES

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Auditoria Interna, Planeación, Presidencia Ejecutiva.

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Presupuesto,

Gerencia

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Técnica,

ENTRADAS El plan de inversiones y gastos se programa cada 6 meses en los cuales se reúnen las dependencias de Planeación, Presupuesto y Gerencia Técnica y elaboran el documento el cual es aprobado por la Presidencia Ejecutiva. Cuando se aprueba el documento, la dependencia de Planeación envía el documento a la dependencia de Auditoría Interna. ACTIVIDADES DEL PROCESO Evaluación y control del documento desde su programación hasta la ejecución del mismo, teniendo en cuenta aspectos como presupuestos programados Vs. ejecutados, No. de Hectáreas sembradas, No. de cacaocultores beneficiados, nuevos proyectos, etc. SALIDAS Informes de gestión sobre las reinversiones que se realizan de los recaudos de la cuota de Fomento a la Comisión de Fomento Cacaotero.

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DIAGRAMA DE FLUJO

PRESUPUESTO GERENCIA TÉCNICA

PLANEACIÓN

CONTROL INTERNO

INICIO

EL PIG SE REALIZA CADA AÑO Y SE REUNEN LAS DEPENDENCIAS PARA ELABORAR EL DOCUMENTO

CORRECCIONES Vo. Bo. Presidencia Ejecutiva

SE ENTREGA EL DOCUMENTO APROBADO

SE RECIBE EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS PROGRAMADA

SE CLASIFICA EL PROGRAMA GENERAL DE ACUERDO A LAS ÁREAS MISIONALES

INVESTIGACIÓN

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y FOMENTO

COMERCIALIZACIÓN

A

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PRESUPUESTO GERENCIA TÉCNICA

PLANEACIÓN

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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CONTROL INTERNO

A

SE REVISAN LOS INDICADORES Y COMPROMISOS

GENERA INFORME EN DONDE ESPECIFICA EL PRESUPUESTO APROBADO Y EL PRESUPUESTADO

SE REVISA EL PRESUPUESTO DE CADA PROYECTO

GENERA INFORME EN DONDE SE ENTREGAN SOPORTES DE LOS TÉCNICOS

SE COMPARA CON LOS INFORMES QUE GENERA PRESUPUESTO TRIMESTRALMENTE

SE COMPARA CON LOS INFORMES CONSOLIDADOS EL CUAL TIENE EL SOPORTE DE LOS TÉCNICOS

SE SELECCIONA LA UNIDAD TÉCNICA MÁS PRODUCTIVA Y SE REVISAN LAS METAS: HECTÁREAS PROGRAMADAS, No. DE CACAOCULTORES BENEFICIADOS, No DE FINCAS POR VISITAR, No. DE HECTÁREAS PODADAS, RENVACIÓN, DONACIÓN, REHABILITACIÓN, MANEJO DE SOSTENIMIENTO, CAPACITACIÓN (DÍAS DE CAMPO), No. DE DEMOSTRACIONES, No. DE GIRAS TÉCNICAS, CURSOS TÉCNICSO, ECAS.

EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS SE CRUZA CON LA INFORMACIÓN QUE ENVÍAN LOS TÉCNICOS

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PRESUPUESTO GERENCIA TÉCNICA

PLANEACIÓN

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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AUDITORÍA INTERNA

INICIO ENTREGA EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS EJECUTADO

SE ELABORA UN CUADRO COMPARATIVO ENTRE EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS PROGRAMADO Y EL EJECUTADO

SE REVISAN LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS CON SU RESPECTIVA CLASIFICACIÓN

INVESTIGACIÓN

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y FOMENTO

COMERCIALIZACIÓN

EVALUA LAS METAS PROGRAMADAS DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS

SE ENVÍA UN INFORME PRELIMINAR A PRESIDENCIA EJECUTIVA

SE MIDEN LAS METAS A TRAVÉS DE INDICADOR DE GESTIÓN

Vo. Bo. CORRECCIONES SE GENERA UN INFORME SEMESTRAL A

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PRESUPUESTO

GERENCIA TÉCNICA

PLANEACIÓN

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

02 04/07/13

63

AUDITORÍA INTERNA A

SE ENVÍA EL INFORME EL CUAL CONTIENE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, FINANCIERA Y DE CONTROL INTERNO AL MINISTERIO DE AGRICULRURA TRIMESTRALMENTE

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

02 04/07/13

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PROCESO DE MATRIZ DE CONTROL INTERNO OBJETIVO Establecer una planificación de controles en períodos de tiempo, con recursos y cuestionarios para identificar bajo indicadores de eficacia los índices de vulnerabilidad frente a riesgos para priorizar ajustar y corregir a través de análisis, la mitigación del mismo ALCANCE Involucrar en conjunto a la Federación Nacional de Cacaoteros, al gremio cacaocultor y a todas las personas que se relacionan con el Fondo Nacional del Cacao RESPONSABLES Auditoria Interna ENTRADAS La matriz de Control Interno es un documento pre-establecido por la Contraloría, en el que Auditoría Interna bajo los lineamientos descritos le brinda continuidad con el fin de disminuir significativamente la multitud de riesgos que afectan significativamente a la Federación Nacional de Cacaoteros, especialmente la Cuota de Fomento Cacaotero ACTIVIDADES DEL PROCESO Evaluación, control e identificación del riesgo a través de encuestas, cuestionarios en donde se mide el ambiente de control, se realizan monitoreos y valoración del riesgo, posteriormente se establecen mecanismos para mitigación del mismo y finalmente se emite un informe a los entes gubernamentales. SALIDAS Mitigación del riesgo en cada departamento y especialmente en las actividades de la Cuota de Fomento Cacaotero.

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VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

02 04/07/13

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DIAGRAMA DE FLUJO CGR

AUDITORIA INTERNA

TESORERÍA

CONTABILIDAD

GERENCIA TÉCNICA

TALENTO HUMANO

INICIO

FORMATO PRE - ESTABLECIDO

RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO

IDENTIFICACIÓN DEL AMBIENTE DE CONTROL, VALORACIÓN DE LOS RIESGOS, ACTIVIDADES DE CONTROL

ADECUACIÓN DE METODOLOGÍA: ENCUESTAS, CUESTIONARIOS, ENTREVISTAS Y FORMATOS

RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO

1

2

3

4

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DE CADA DEPENDENCIA

SE ANALIZA LA INFORMACIÓN Y DE ACUERDO A LA FORMULACIÓN DEL DOCUMENTO ORIGINAL SE VALORA EL RIESGO EN BAJO, MEDIO Y ALTO

SE CLASIFICA EL RIESGO

A

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CGR

AUDITORIA INTERNA

TESORERÍA

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

CONTABILIDAD

GERENCIA TÉCNICA

02 04/07/13

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TALENTO HUMANO

A

BAJO

MEDIO

ALTO

SE ESTABLECEN MECANISMOS DE MITIGACIÓN AL IMPACTO QUE LO GENERA

RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO, PARA TOMAR MEDIDAS PREVENTIVAS

5

6

7

8

SE ELABORA UN INFORME PRELIMINAR CON LAS MEJORAS Y LOS DATOS ARROJADOS EN LA MATIZ

Vo. Bo. PRESIDENCIA EJECUTIVA

RECEPCIÓN DE INFORME

MODIFICACIONES

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

02 04/07/13

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PROCESO DE VERIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS OBJETIVO Verificar la autenticidad y veracidad de los registros contables de lo generado por la cuota de fomento cacaotero y la reinversión del mismo. ALCANCE Informar a la Comisión de Fomento Cacaotero y a la Federación Nacional de Cacaoteros sobre el correcto funcionamiento del Fondo Nacional del Cacao. RESPONSABLES Auditoria Interna, Contabilidad, Recaudo y Estadística, Presupuesto y Tesorería. ENTRADAS Los estados contables los entrega contabilidad mediante balances de prueba mensuales con sus respectivos soportes. ACTIVIDADES DEL PROCESO Análisis del balance de prueba y las conciliaciones entre dependencias tales como presupuesto, contabilidad, recaudo y estadística y tesorería. Se retoman todos los soportes y se verifican los anticipos a trabajadores, cuentas y sub – cuentas, se inspecciona las cuentas más representativas del balance y se verifica que estén con las respectivas legalizaciones, de igual forma que este ingresado bajo los códigos correspondientes. Por tal motivo la auditoría interna efectuará el seguimiento de los recursos verificando la correcta liquidación de las contribuciones parafiscales, su debido pago, recaudo y consignación, así como su administración, inversión y contabilización. SALIDAS Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva.

67

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABILIAD

RECAUDO Y ESTADÍSTICA

TESORERÍA

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

PRESUPUESTO

AUDITORIA INTERNA

02 04/07/13

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COMISION DE FOMENTO

INICIO

SE HACE UNA CONCILIACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS

GENERA UN BALANCE DE PRELIMINAR Y ENTEGA A AUDITORIA INTERNA

RECEPCIÓN DEL BALANCE PRILIMINAR MENSUAL CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES

SE ANALIZAN NOTAS, ESTADOS CONTBLES, LIBROS AUXILIARES Y LAS PRINCIPALES CONCILIACIONES ENTRE DEPENDENCIAS Y LAS OCNCILIACIONES BANCARIAS

SE IDENTIFICAN LOS DEUDORES Y SE ANALIZAN LOS ANTICIPOS A TRABAJADORES CUENTAS Y SUB CUENTAS,

EL AUDITOR RETOMA LAS CUENAS MÁS SIGNIFICATIVAS DEL BALANCE SE CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS PARA REVISAR COMO NOTAS DEBITO, AJUSTES Y EGRESOS CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES Y VERIFICACIÓN DE LOS CÓDIGOS CONTABLES, TENIENDO EN CUENTA QUE TENGAN LAS RESPECTIVAS LEGALIZACIONES

A

68

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABILIAD

RECAUDO Y ESTADÍSTICA

TESORERÍA

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

PRESUPUESTO

AUDITORIA INTERNA

02 04/07/13

69

COMISION DE FOMENTO

A

SE ELABORA UN INFORME DE GESTIÓN PRELIMINAR

Vo. Bo. PRESIDENCIA EJECUTIVA

CORRECCIÓNES

ENTREGA DE INFORME FINAL

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

02 04/07/13

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PROCESO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO OBJETIVO Verificar que los hallazgos de orden administrativo que hallan sido identificados como producto de una Auditoría Gubernamental se subsanen satisfactoriamente y bajo los tiempos establecidos. ALCANCE Disminuir los hallazgos de orden administrativo del Fondo Nacional del Cacao. RESPONSABLES Auditoria Interna y la Federación en conjunto ENTRADAS La Contraloría General de la República realiza una auditoría anual al Fondo Nacional del Cacao en donde identifica hallazgos en cada una de las dependencias y deja un documento para que mediante el plan de mejoramiento se subsanen. ACTIVIDADES DEL PROCESO Analizar y verificar los hallazgos dejados por la CGR y realizarles seguimiento a las diferentes dependencias que se realicen las acciones necesarias de acuerdo al requerimiento. SALIDAS Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva y a la CGR.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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DIAGRAMA DE FLUJO CGR

AUDITORIA INTERNA

FEDERACIÓN

INICIO REALIZA AUDITORIA DE ORDEN ADMINISTRATIVO AL FONO NACIONAL DEL CACAO

IDENTIFICA LOS HALLAZGOS Y GENERA UN INFORME DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA FEDERACIÓN , LA CUAL LE ENTREGA EL DOCUMENTO A LA AUDITORIA INTERNA SE IDENTIFICAN LOS HALLAZGOS, LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS

SE EMITE UNA CIRCULAR INFORMANDO A CADA DEPENDECIA EL HALLAZGO QUE LE PERTENECE PARA QUE GENERE LA ACCIÓN CORRECTIVA, INDICANDO LOS TIEMPOS

RECEPCIÓN DE LA CIRCULAR

1 REEPCIÓN DE INFORME

EN LA PRÓXIMA AUDITORÍA SE REVISA LOS AVANCES Y CUMPLIMIENTO DE LOS HALLAZGOS ENCONTRADOS EN EL PERÍODO ANTERIOR

SE REALIZA UN INFORME DE ACUERDO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS PARA PRESENTAR EL ESTADO DE AVANCE

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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02 04/07/13

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COMITÉ DISCIPLINARIO PROCESO DISCIPLINARIO OBJETIVO Garantizar el cumplimiento de los procesos y procedimientos de la Federación Nacional de Cacaoteros. ALCANCE Obtener el autocontrol de todos los funcionarios de la Federación RESPONSABLES Todos los departamentos, el Comité Disciplinario, Presidencia Ejecutiva ENTRADA Comunicado por escrito por algún suceso presentado ACTIVIDAD DEL PROCESO  Diseñar, elaborar y hacer cumplir el reglamento disciplinario  Realizar reuniones mensuales para exponer casos de incumplimiento a procesos y procedimientos.  Investigación preliminar de acontecimientos  verificar la existencia de la falta y elaborar un informe evaluativo  Establecer las sanciones correspondientes a cada caso  Realizar las actas de cada reunión  Cuando la falta se considere de gravedad informar a las autoridades competentes. SALIDA La sanción correspondiente a la falta cometida e informe de gestión a Presidencia Ejecutiva.

72

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO INFRACTOR

COORDINADOR DE ÁREA

INICIO

SE INCUMPLE UN PROCEDIMIENTO CAUSANDO INCONVENIENTES A LA GESTIÓN DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS

RECIBE NOTIFICACIÓN, SI ES DESFAVORABLE TIENE 5 DÍAS PARA PASAR UN RECURSO DE REPOSICIÓN

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COMITÉ DISCIPLINARIO

RECIBE Y RADICA LA DISCIPLINARIA

ELABORA COMUNICADO AL COMITÉ EXPONIENDO EL ACONTECIMIENTO DE LA FALTA

FALTA

EVALÚA EL CONTENIDO DE LA COMUNICACIÓN SI ES DE GRAVEDAD SE LLAMA A REUNIÓN EXTRAORDINARIA, SI ES UNA FALTA LEVE SE LLEVA A COMITÉ PARA EXPONER EL CASO

SE DETERMIANA DISCIPLINARIA

CAUSAL

SE DISCUTE LA ACCIÓN CORRECTIVA TENIENDO EN CUENTA EL REGLAMETO DISCIPLINARIO

SE REALIZA PRELIMINAR

LA

INDAGACIÓN

SE VERIFICA LA EXISTENCIA DE LA FALTA Y ELABORA INFORME EVALUATIVO

SE PRESENTA INFORME EVALUANDO LOS CARGOS Y SE APRUEBA POR EL COMITÉ DISCIPLINARIO

SE NOTIFICA AL TRABAJADOR

SE EJECUTA ACCIÓN

INICIO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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02 04/07/13

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74

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.3.

NOMBRE DEL PROCESO PLANEACIÓN

04/07/13

75

NOMENCLATURA

HERRAMIENTAS Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Plan Inversiones y Gastos 4.3.2.

02

PROCESOS DE PLANEACIÓN

ITEM 4.3.1.

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

de

RECAUDO Y ESTADÍSTICA

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Recaudo 4.3.3.

INVESTIGACIONES ECONÓMICAS

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Balances Económicos Proceso de Censo Cacaotero Proceso de Análisis Económico 4.3.4

CALIDAD

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Conservación Manuales 4.3.5.

GESTIÓN AMBIENTAL

Proceso de Ambientales

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Políticas

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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4.3.1. PLANEACIÓN El departamento de planeación dentro de la Federación Nacional de Cacaoteros desarrolla el curso concreto de las acciones próximas a seguir estableciendo los principios, la secuencia y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización. El objetivo primordial dentro del marco de su competencia es difundir las más avanzadas tecnologías para el cultivo del cacao. Adoptar y coordinar las políticas generales en materia de planes, programas y proyectos que desarrolla la empresa, sobre la gestión institucional en prestación de bienes y servicios, de investigación, transferencia de tecnología y en comercialización, relacionados con la competitividad, integración y desarrollo de los diferentes departamentos de la Federación Nacional de Cacaoteros. PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS OBJETIVO Consolidar las necesidades de todos los departamentos de la Federación Nacional de Cacaoteros desde el punto de vista Fondo Nacional del Cacao para dar continuidad satisfactoriamente a las áreas misionales enfocadas a investigación, transferencia de tecnología y fomento y comercialización. ALCANCE Analizar y priorizar las necesidades de los proyectos de la Federación Nacional de Cacaoteros. RESPONSABLES Unidades Técnicas, Presupuesto, Auditoria Interna. ENTRADAS Cada año se elabora el documento en donde se reúne el Comité Técnico Administrativo para generar el cronograma de actividades.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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ACTIVIDADES DEL PROCESO Planeación hace parte del Comité Técnico Administrativo quienes elaboran el cronograma de actividades para la elaboración del plan de Inversiones y Gastos, otorgando las directrices para la formulación de propuestas a los programas y proyectos por parte de las unidades técnicas y directores de investigación y comercialización canalizado y revisado a través de la gerencia técnica. Este comunicado se lleva a cabo mediante un oficio el cual se despliega a las unidades técnicas para su posterior divulgación. Cuando se recibe respuesta del comunicado anterior, se establece un análisis de metas y se consolida con presupuesto, posteriormente se realiza una reunión en base a los informes que arrojan los pronósticos de producción, precios y la cuota proyectada para cada vigencia para ajustar las metas del documento estableciendo responsabilidades y tiempos. Finalmente se elabora los primeros borradores con sus correspondientes cifras presupuestales y se envía para aprobación. SALIDAS El borrador se envía a Presidencia Ejecutiva para aprobación y después se realiza la divulgación a las unidades técnicas.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PLANEACIÓN

DEPARTAMENTO TÉCNICO

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PRESIDENCIA EJECUTIVA

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COMISIÓN DE FOMENTO

INICIO SE REUNE EL COMITÉ TÉCNICO ADMINISTRATIVO PARA ELABORAR EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA DESARROLLO DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS OTORGANDO LAS DIRECTRICES PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

SE RECEPCIONA DOCUMENTO Y EL COMITÉ POR FECHAS PRE ESTABLECIDAS REALIZA LA REUNIÓN CORRESPONDIENTE PARA LA REVISIÓN DE METAS PROPUESTAS PARA LA VIGENCIA SIGUIENTE

Vo. Bo.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTO Y ENVIO A LAS UNIDADES TÉCNICAS

SE REALIZA PROPUESTA DE METAS PARA PLASMAR PROYECTOS EN EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS, CUMPLIENDO LAS FECHAS ESTABLECIDAS POR EL DOCUMENTO INICIAL

Vo. Bo.

RECEPCIÓN DE DOCUEMENTO

FIN

SE REALIZAN LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES

SE PROYECTA LOS PRONÓSTICOS DE PRODUCCIÓN, PRECIOS, RECAUDOS DE CUOTA DE FOMENTO Y LS METAS TÉCNICAS PROPUESTAS REALIANDO UN CONSOLIDADO ENTRE LO PREUPUESTADO Y EL PRESUPUESTO EXISTENTE.

SE ELABORA EL PRIMER BORRADOR PARA APROBACIÓN

SE REALIZAN LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTE S

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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RECAUDO Y ESTADÍSTICA El Departamento de Recaudo y Estadística es el encargado del análisis e interpretación de datos obtenidos del recaudo de la cuota de fomento cacaotero, entendiéndose por esta una contribución obligatoria de carácter parafiscal que debe ser utilizada en la ejecución o financiamiento de programas de investigación, transferencia de tecnología y comercialización; para dar cumplimiento a la Ley 67 de 1983 la que expone la cuota de fomento cacaotero por el 3% sobre el precio de venta de cada kilogramo de cacao de producción nacional. PROCESO DE RECAUDO OBJETIVO Analizar e interpretar los datos obtenidos del recaudo de la cuota de fomento mediante las compañías procesadoras y verificar los índices de productividad en los diferentes sectores del país. ALCANCE Cuantificar y analizar el recaudo nacional y verificar los estándares internacionales mediante la ICCO. RESPONSABLES Tesorería, Compañías procesadoras, Recaudo y Estadística ENTRADAS Antes de los 10 primeros días de cada mes las compañías procesadoras de cacao que trabajan en San Vicente (Chucureño, el Agrario); Bogotá (Casa luker, Compañía Nacional de Chocolates, Chocolate el Triunfo, Italo, Cacao Pacífico, Comestibles Lilimar, Colombina, Chocolate Andino y Chocolate Amor); Bucaramanga (Girones, Cordavila, Chocolate Corosal, Tostadora de Café Bon Ami, Chocolate Carmeleño, entre otros); Neiva (Tolimax, Choco Sport Ltda, Compañía Occidental de Chocolates, Chocolate Superior) y Landazuri (CH y V); envían la factura única y los soportes para ingresarlos al sistema.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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ACTIVIDADES DEL PROCESO Recolectar la factura única con sus respectivos soportes, verificar el recaudo de la cuota de fomento cacaotero, analizar los sectores más productivos para la siembra de cacao de acuerdo a índices de productividad mediante cuadros de demanda nacional de cacao en grano, cuadros de producción por departamento, cuadros de acumulado de producción del año, cuadro de cuota de fomento acumulado del año y finalmente enviar informes de gestión. SALIDAS Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva, Ministerio de Agricultura y el DANE.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

COMPAÑIAS PROCESADORAS

TESORERÍA

RECAUDO Y ESTADÍSTICA

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MINISTERIO DE AGRICULTURA

INICIO LAS COMPAÑIAS PROCESADORAS DE CACAO CUANDO COMPRAN EL GRANO RETIENEN EL 3% DE LA CUOTA DE FOMENTO CACAOTERO

EL 3% DE RECAUDO LO CONSIGNAN A LA FEDERACIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS

TESORERÍA RECEPCIONA EL PAGO CON SUS SOPORTES RESPECTIVOS

SE RECEPCIONA DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS COMO SON: BOGOTÁ, LANDAZURI, SAN VICENTE, NEIVA Y BUCARAMANGA, SOBRE EL RECUDO DE LAS DIFERENTES COMPAÑÍAS PROCESADORAS SE COMPARA TODOS LOS PAGOS CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES

¿HAY FALENCIAS?

EN ENVÍA REPORTE A CONTABILIDAD PARA REALIZAR LA CONCILIACION RESPECTIVA ENTRE LAS AREAS Y TENER CLARIDAD EN EL INGRESO

A

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VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

COMPAÑIAS PROCESADORAS

TESORERÍA

RECAUDO Y ESTADÍSTICA

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MINISTERIO DE AGRICULTURA

A

SE REALIZA UN CUADRO DE DEMANDA NACIONAL DE CACAO (KILOS, CUENTA FOMENTO, PROMEDIO, PESOS/KILO, COMPROBANTE DE INGRESO Y MES), PARA SABER CUANTO COMPRA CADA COMPAÑÍA EN GRANO

SE REALIZA UN CUADRO PARA PRODUCCIÓN POR DEPARTAMENTO

SE REALIZA UN CUADRO ACUMULADO PRODUCCIÓN DEL AÑO

SE REALIZA UN CUADRO DE CUENTA DE FOMENTO ACUMULADO DEL AÑO, SE VISITA ALAS COMPAÑÍAS PROCESADORAS

Vo. Bo. PRESIDENCIA EJECUTIVA

CORRECCIONES Y MODIFICACIONES

SE ENVÍA INFORME A MINISTERIO DE AGRICULTURA

RECEPCIÓN DE INFORME

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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VISITAS DE AUDITORIA A LAS PROCESADORAS VERIFICACION PAGO CUOTA DE FOMENTO CACAOTERO OBJETIVO Buscar la mayor eficiencia en el recaudo de las procesadoras y exportadoras de cacao por concepto de pago de cuota de fomento cacaotero en beneficio de la reinversión del dinero hacia los agricultores en las diferentes zonas del país. ALCANCE Verificar el correcto pago de la cuota de fomento cacaotero e intereses de mora por pago extemporáneo, cuantificar y analizar el recaudo nacional y evaluar el comportamiento del mercado nacional. RESPONSABLES Coordinación de Recaudos y Estadística y Asesor Contra evasión. ENTRADAS Realizar cronograma de visitas a las exportadoras y procesadoras responsables del recaudo y pago de la cuota de fomento cacaotera. ACTIVIDADES DEL PROCESO  Elaboración del cronograma de visitas para compañías dentro y fuera de Bogotá.  Aprobación del cronograma por parte de la Presidencia Ejecutiva Fedecacao.  Desplazamiento a las instalaciones de las compañías.  Inspección de las instalaciones de las procesadoras.  Revisión libros de compras.  Revisión auxiliares contables compras de cacao.  Revisión inventarios de cacao en grano.  Control de los consecutivos de los talonarios de facturas únicas de compra de cacao.  Documentación hallazgos.  Documentación compromisos acordados.  Elaboración acta de visita.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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SALIDAS Se realizan seguimiento a los compromisos y acuerdos realizados en cada una de las visitas y se minimiza el riesgo en la evasión del pago de la cuota de fomento cacaotero.

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DIAGRAMA DE FLUJO

RECAUDOS Y ESTADISTICA

ASESOR CONTRAEVASION

PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO

APROBACION POR PARTE DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA DEL CRONOGRAMA DE VISITAS.

ELABORACION CRONOGRAMA DE VISITAS A LAS PROCESADORAS DENTRO Y FUERA DE BOGOTA.

DESPLAZAMIENTO INSTALACIONES PROCESADORAS.

INSPECCION DE LAS INSTALACIONES DE LAS PROCESADORAS.

REVISION INVENTARIOS DE CACAO EN GRANO

REVISION DEL LIBRO DE COMPRAS

REVISION AUXILIARES CONTABLES

A

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

RECAUDOS Y ESTADISTICA

ASESOR CONTRAEVASION

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PRESIDENCIA EJECUTIVA

A

CONTROL DE LOS CONSECUTIVOS DE LOS TALONARIOS DE FACTURAS UNICAS

DOCUMENTACION HALAZGOS

DOCUMENTACION COMPROMISOS ACORDADOS.

ELABORACION ACTA DE VISITA

ELABORACION ACTA DE VISITA

FIN

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4.3.2. INVESTIGACIONES ECONÓMICAS El departamento de investigaciones económicas dentro de la Federación Nacional de Cacaoteros se encarga de evaluar y revisar aspectos de producción, intercambio, distribución, consumo de bienes (comercialización de semillas) y servicios (capacitaciones, ECAS, programas de transferencia e investigación) para determinar el enfoque de las necesidades desde un punto de vista económico. PROCESO DE BALANCES ECONÓMICOS OBJETIVO Brindar herramientas a Planeación y Presidencia Ejecutiva en la toma de decisiones de los futuros proyectos de la Federación Nacional de Cacaoteros. ALCANCE Evaluar las posibilidades de mercado nacional e internacional existentes para apoyar los tres procesos misionales de la Federación RESPONSABLES Planeación, Recaudo y Estadística y Asesor de Estudios Económicos ENTRADAS Fuentes de información como periódicos, Internet, estadísticas de recudo a nivel nacional e internacional. ACTIVIDADES DEL PROCESO Valoración y análisis de las tasas de interés, precios del mercado fluctuante, tasas tributarias, bolsas de dinero, condiciones climatológica. SALIDAS Informes de gestión a Planeación y Presidencia Ejecutiva

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DIAGRAMA DE FLUJO RECAUDO Y ESTADÍSTICA

ASESOR ECONÓMICO

PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO ELBORA ANÁLISIS ESTADÍTICOS DEL RECUDO DE LAS CUOTA DE FOMENTO EN TODAS LAS REGIONES DEL PAÍS

MEDIANTE LA INFOMACIÓN DE PERIÓDICOS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL Y BALANCES DE OTROS PAISES SE ANALIZA LA INFORMACIÓN EN LO REFERENTE A LA AGRICULTURA Y TODO LO QUE LA INVOLUCRA Y SE CLASIFICA

Vo. Bo.

NACIONAL

INTERNACIONAL SE ANALIZA LA INFORMACIÓN REALIZANDO ESTADÍSTICAS, REVISANDO PRECIOS, PRODUCCIÓN , ÁREAS, IMPORTACIONES, RECAUDO DE LA CUOTA DE FOMENTO.

SE REALIZA EL ANÁLISIS ECONÓMICO DE ACUERDO A LAS TASAS DE CRECIMIENTO, VALORES ABSOLUTOS, RELATIVOS Y PORCENTUAL

SE CLASIFICA POR TRIMESTRE PARA REALIZAR LOS COMPARATIVOS ENTRE AÑOS

SE ENVÍA A PLANEACIÓN PARA QUE SEA TENIDO EN CUENTA PARA PRÓXIMOS PROYECTOS Y PRESUPUESTOS.

FIN SE ANALIZA LA INFORMACIÓN DE ACUERDO A LAS IMPORTACIONES Y LAS EXPORTACIONES.

SE VALORA LOS COSTOS Y SE REALIZAN ANÁLISIS DIARIOS DEL GRANO Y DE LO QUE LO INVOLUCRE

SE VALORA LA PRODUCTIVIDAD DEL SUBSECTOR CACAOTERO TENIENDO EN CUENTA NUEVAS SIEMBRAS, CANTIDAD DE MAZORCAS ENTRE OTROS

REVISANDO LAS TASAS DE CRECIMIENTO SE VALORAN LAS POLÍTICAS MONETARIAS (DETERMINA LO QUE SUCEDE CON LA INFLACIÓN Y LAS TASAS DE INTERES DE ACUERDO A LO PACTADO POR EL BANCO DE LA REPÚBLICA) Y LAS FISCALES (MINISTERIO DE HACIENDA EMITE A NIVEL TRIBUTARIO BOLETINES SOBRE POLÍTICAS FISCALES).

SE REALIZA EL INFORME DE GESTIÓN

CORRECCIONES

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PROCESOS DE CENSO CACAOTERO A NIVEL NACIONAL OBJETIVO Registrar datos estadísticos del subsector cacaotero a nivel nacional ALCANCE Identificar el número de beneficiarios de los programas que adelanta la Federación Nacional de Cacaoteros bajo sus áreas misionales. RESPONSABLES Departamento Técnico, Asesor de Estudios Económicos ENTRADAS Solicitud de proyectos que lidera la Federación, Planeación, Presidencia Ejecutiva o Entes Gubernamentales. ACTIVIDADES DEL PROCESO  Realizar pruebas piloto en determinadas zonas del país  Realizar análisis estadísticos con la información recolectada  presentar informes a quien solicita la información SALIDAS Censo Nacional Cacaotero anual

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO TÉCNICO

ASESOR ECONÓMICO

PRESIDENCIA EJECUTIVA INICIO

SE REALIZAN LAS PRUEBAS PILOTOS ENCUESTANDO LAS FINCAS

RECIBE SOLICITUD Y ESTABLECE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD EN DONDE IDENTIFICA PRUEBAS PILOTO, TIEMPOS DE EJECUCÓN, METODOLOGÍAS Y DEMÁS

SOLICITUD PARA REALIZAR CENSO CACAOTERO

Vo. Bo. CORRECCIONES

SE COMIENZA CON LA PRUEBA PILOTO Y PARA ESTO SE ENVÍA UN COMUNICADO A LAS UNIDADES TÉCNICAS

Vo. Bo. PRESIDENCIA Y GERENCIA TÉCNICA

SE PROCEDE A VISITAR LAS FINCAS Y ENCUESTARLAS TOMANDO DATOS COMO: No. DE AGRICULTORES, No. DE MUNICIPIOS, ÁREAS DE PRODUCCIÓN, NIVEL DE TECNOLOGÍA, MATERIAL DE ALTO RENDIMIENTO, PRÁCTICAS AGRÍCOLAS, NIVEL ACADÉMICO

SE RECIBE LA INFORMACIÓN ORGANIZANDOLA Y REVISANDO LAS INCONSICTENCIAS PARA REALIZAR LAS CRRECIONES NECESARIAS

SE CAPACITA ENCUESTADOR

AL

SE ENVÍA LA NECESIDAD A ALMACEN PARA LA CONTRATACIÓN DE EMPRESAS QUE REALICEN EL INGRESO DE DATOS A SOFTWARE PARA ESTADÍSTICA

IMPRESIÓN DOCUMENTO

DEL

FIN

SE REALIZA LA ESTADÍSTICA CORRESPONDIENTE Y SE PLASMA LA INFORMACIÓN ORGANIZADA Y CODIFICACA EN EL DOCUMENTO

CORRECCIONES

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PROCESO DE ANÁLISIS ECONÓMICO OBJETIVO Brinda estrategias de gestión ALCANCE Apoyar en la toma de decisiones a Planeación y Presidencia Ejecutiva RESPONSABLES Asesor de Estudios Económicos, Recaudo y Estadística ENTRADAS Fuentes de información o solicitudes ACTIVIDADES DEL PROCESO  Revisión de los documentos (periódicos, Internet, boletines informativos, etc.)  Analizar la información teniendo en cuenta las políticas monetarias, fiscales, la crisis mundiales, la oferta y la demanda, las necesidades por los entes gubernamentales SALIDAS Informes de gestión

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DIAGRAMA DE FLUJO PLANEACIÓN

ASESOR DE ESTUDIOS ECONÓMICOS

PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO SOLICITUD POR ALGÚN PROYECTO ESPECÍFICO

SE PRESENTA INFORME

Vo. Bo.

SE RECIBE SOLICITUD Y SE EMPEZA A REVISAR EL OBJETIVO Y ALCANCE DE LA MISMA

SE ANALZAN PERIÓDICOS, INTERNET, BOLETINES ECONÓMICOS INFOMATIVOS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL

FIN

SOLICITA HERAMIENTA PARA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

SE PRESENTA INFORME

Vo. Bo.

FIN SE ANALIZA INFORMES, POLÍTICAS MONETARIAS, POLÍTICAS FISCALES, CRISIS MUNCIAL, COMPARATIVVOS ECONÓMICOS, BOLSA DE VALORES, ANÁLISIS DE DEMANDA Y OFERTA, ANÁLISIS DE PRESUPUESTO, ANÁLISIS DE TIEMPOS PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL, ANÁLSIS DE EMPLEO, TLC, ARANCELES, GRUPOS ECONÓMICOS, NIVEL ECONÓMICO DE LOS PAISES PARA INVERSIÓN

SE ELABORA INFORME

PRESIDENCIIA

SE REALIZAN LAS CORRECCIONES

PLANEACIÓN

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4.3.3. CALIDAD PROCESO DE CONSERVACIÓN DE MANUALES El departamento de Calidad especifica las políticas de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional y la misión de todo elemento involucrado en el logro de la misma. OBJETIVO Actualizar y conservar los manuales existentes en la Federación realizando jornadas se sensibilización del personal que labora en cada una de las dependencias. ALCANCE Involucrar a la Federación Nacional de Cacaoteros y todos los proyectos que lidera para agilizar tiempos. RESPONSABLES Departamento de Calidad, Planeación y Presidencia Ejecutiva ENTRADAS Asignación de Manuales ACTIVIDADES DEL PROCESO Realizar los procedimientos correspondientes para la actualización de los manuales. Velar por la conservación de los mismos Ser partícipe en los comités de archivo SALIDAS Mejoramiento de los procesos

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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4.3.4. GESTIÓN AMBIENTAL El departamento de Gestión Ambiental tiene como objetivo orientar, resolver, mitigar y/o prevenir los problemas de carácter ambiental, con el propósito de lograr un desarrollo sostenible, entendido éste como aquel que le permite al hombre el desenvolvimiento de sus potencialidades y su patrimonio biofísico y cultural garantizando su permanencia en el tiempo y en el espacio. Para lo que tiene en cuenta la política ambiental, la evaluación del impacto ambiental, la contaminación, la educación ambiental, estudios de paisaje. PROCESO DE POLÍTICAS AMBIENTALES OBJETIVO Verificar el cumplimiento de la política institucional en la que involucra aspectos ambientales. ALCANCE Establecer el cumplimiento de las políticas ambientales en todos los proyectos que lidera la Federación Nacional de Cacaoteros. RESPONSABLES Departamento Ejecutiva

de

Gestión

Ambiental, Planeación

y

Presidencia

ENTRADAS Valoración de Proyectos ACTIVIDADES DEL PROCESO     

Inspección de política ambiental Estudio de impacto ambiental Planes de mitigación Planes de manejo ambiental Educación y sensibilización

SALIDAS Fortalecimiento

a

proyectos

y

reconocimiento

institucional

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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95

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.4.

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PROCESOS DE APOYO

ITEM

NOMBRE DEL PROCESO

4.4.1. JURIDICO

NOMENCLATURA

HERRAMIENTAS Diagramas de flujo, Definición del proceso

4.4.2 CONTABILIDAD Proceso de ingreso de la información Proceso de análisis de la información Proceso de balances 4.4.3. PRESUPUESTO

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de programación de presupuesto Proceso de ejecución Proceso de control 4.4.4. TESORERÍA

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de bancos Proceso de caja menor Proceso de pagos 4.4.5.

INGENIERÍA DE SISTEMAS

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Mantenimiento de Equipos Proceso de Actualización de Hoja de Vida de Equipos

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.4.6.

TALENTO HUMANO

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Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de nómina Proceso de seguridad social Proceso de programas de Bienestar Social Proceso de Inducción 4.4.7. ALMACEN

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Comité de Compras ARCHIVO Y 4.4.8. CORRESPONDENCIA

Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de recibo y clasificación de documentos Proceso de actas de destrucción de documentos Proceso de actualización de tablas de retención documental 4.4.9. SERVICIOS GENERALES

4.4.10. PRENSA Y PUBLICACIONES

Diagramas de flujo, Definición del proceso Diagramas de flujo, Definición del proceso

Proceso de Comunicaciones y Prensa

97

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.4.1.

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JURÍDICO

El departamento jurídico de la Federación Nacional de Cacaoteros reúne estructuras y modalidades de funcionamiento en la aplicación de las reglas de derecho comprendiendo medios, materiales o bienes económicos para brindar herramientas que emplee frente a problemáticas por demandas, tutelas y demás procesos jurídicos que emprendan en contra de la Federación. 4.4.2.

CONTABILIDAD

El departamento de contabilidad en la Federación Nacional de Cacaoteros se establece como una disciplina que proporciona información útil en la toma de decisiones mediante la información contenida en los estados contables, los cuales resumen la situación financiera de la compañía, al igual que registran la información al Estado mediante los impuestos como IVA, Retención en la Fuente, Declaración de Renta, entre otros. PROCESO DE INGRESO DE LA INFORMACIÓN OBJETIVO Ingresar y clasificar los datos contables en el sistema SIIGO de una forma ágil y veraz para entregar los estados financieros en los tiempos establecidos. ALCANCE Ingreso de la totalidad de los datos contenidos en la Federación en conjunto tales como los datos arrojados por el Fondo Nacional del Cacao y los diferentes convenios existentes RESPONSABLES Contabilidad, Tesorería, Unidades Técnicas. ENTRADAS Los registros contables tales como comprobantes de egreso, cuentas por pagar, conciliaciones bancarias de todas las regionales se envían a Bogotá para ser recepcionado por el departamento de contabilidad.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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ACTIVIDADES DEL PROCESO Selección de la información y clasificación de la misma para ingresarla al sistema SIIGO de acuerdo a la numeración correspondiente. SALIDAS Borradores en el sistema SIIGO e impresos para análisis.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDADES TÉCNICAS

AREA FINANCIERA

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CONTABILIDAD (AUXILIARES CONTABLES)

INICIO LAS SECRETARIAS DE LAS UNIDADES TÉCNICA ENVIAN LA INFORMACIÓN CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES PARA EL PAGO DESDE LA SEDE PRINCIPAL BOGOTÁ

TODAS LAS CUENTAS SE CAUSAN EN PRESUPUESTO AFECTANDO LAS CUENTAS CORRESPONDIENTES EN CADA PROGRAMA Y PROYECTO

CONTABILIDAD RECEPCIONA LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES

CONVENIOS

TODA LA DOCUMENTACION RECIBIDA SE REGISTRA EN EL APLICATIVO SITCAO PARA EJERCER SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA MISMA

SE PASAN A CONTABILIDAD PARA VERIFICAR LA CORRECTA AFECTACION CONTABLE FONDO LA CUENTA SE REMITE A CONTROL INTERNO PARA VERIFICAR QUE TENGA TODOS LOS SOPORTES DE LEY FEDERACIÓN V.B. ORDENADOR DEL GASTO

TESORERIA SE ENCARGA DE REALIZAR LOS PAGOS Y ENVIAR TODOS LOS SOPORTES A CONTABILIDAD PARA SU ARCHIVO Y POSTERIOR ANALISIS

SE ANALIZA LA INFORMACION REGISTRADA EN SIIGO TENIENDO EN CUENTA A QUE CORRESPONDE CADA RUBRO QUE SE REGISTRA CONTABLEMENTE

SE LLEVA A CABO EL PRIMER FILTRO DEL INGRESO DE LA INFORMACIÓN AL SISTEMA POR MEDIO DE LAS AUXILIARES CONTABLES

SE ENVÍA INFORMACIÓN AL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBJETIVO Analizar y verificar el origen de la información con los datos registrados en el sistema SIIGO ALCANCE La Federación Nacional de Cacaoteros, con todos sus proyectos RESPONSABLES Auxiliares contables, Asistente de Contabilidad ENTRADAS Información ingresada al sistema SIIGO e impresa por las auxiliares contables. ACTIVIDADES DEL PROCESO Analizar y verificar los registros contables ingresados a cada cuenta detectando la clasificación que se realizó para el ingreso de cada rubro gastado, teniendo en cuenta cada inconveniente tal como:  El número de cédula no corresponde, ni es coherente al comprobante o a la base de datos  El número de cuenta no corresponde o no existe  El origen de la información no corresponde al dato registrado en el sistema SIIGO  El comprobante o recibo de caja no tiene nombre de la persona o su respectiva firma  Los soportes no concuerdan con lo que se gira  Las oficinas no envían las conciliaciones bancarias. Lo anterior para registra información veraz para los estados financieros de la compañía SALIDAS Se envía para aprobación del Coordinador de Contabilidad.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABILIDAD (AUXILIARES CONTABLES)

CONTABILIDAD (ASISTENTE DE CONTABILIDAD)

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CONTABILIDAD (COORDINADOR CONTABLE)

INICIO CON LA INFORMACIÓN YA REGISTRADA EN EL SISTEMA SIIGO

RETOMA CUENTA POR CUENTA VERIFICANDO Y ANALIZANDO:  EL NÚMERO DE CÉDULA NO CORRESPONDE, NI ES COHERENTE AL COMPROBANTE O A LA BASE DE DATOS  EL NÚMERO DE CUENTA NO CORRESPONDE O NO EXISTE  EL ORIGEN DE LA INFORMACIÓN NO CORRESPONDE AL DATO REGISTRADO EN EL SISTEMA SIIGO  EL COMPROBANTE O RECIBO DE CAJA NO TIENE NOMBRE DE LA PERSONA O SU RESPECTIVA FIRMA  LOS SOPORTES NO CONCUERDAN CON LO QUE SE GIRA  LAS OFICINAS NO ENVÍAN LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.

SE REALIZAN BORRADORES PARA RETEFUENTE (15 PRIMEROS DÍAS DE CADA MES), IVA

SE RECEPCIONAN LOS BORRADORES

IMPUESTOS

Vo. Bo. BALANCES

Vo. Bo.

SE ENVÍA DOCUMENTO PARA PRESUPUESTO PARA QUE REALICE LA CUENTA POR PAGAR

SE ENVÍA A TESORERÍA PARA QUE REALICE EL PAGO CORRESPONDIENTE

FIN

SE REALIZAN LAS CORRECIONES CORRESPONDIENTES

Vo. Bo.

SE PRESENTA BALANCE

SE REALIZAN LAS CORRECIONES CORRESPONDIENTES

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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PROCESO DE BALANCES OBJETIVO Registrar e informar a la Junta Directiva y a los entes que los soliciten la información contable de la Federación Nacional de Cacaoteros. ALCANCE La Federación Nacional de Cacaoteros, Revisor Directiva.

Fiscal y la Junta

RESPONSABLES Coordinador de Contabilidad, Asistente de Contabilidad, Presidencia Ejecutiva. ENTRADAS El borrador del balance que lo entrega el asistente de Contabilidad aprobado por el Coordinador de Contabilidad. ACTIVIDADES DEL PROCESO Se envía el documento revisado por el coordinador de contabilidad a Presidencia Ejecutiva para visto bueno y aprobación del mismo. Cuando el documento ha sido revisado por el Presidente Ejecutivo se realizan los estados financieros y se le envían a la Junta Directiva; si es fin de año, se analiza todo el balance para emitir los estados básicos y posteriormente la declaración de renta con un informe a la Dirección de Impuestos Nacionales los primeros meses de cada año. SALIDAS Se remiten los estados financieros a la Junta Directiva y se plasman en los libros oficiales (Libro Mayor, Balances, Diario y el anexo en medio magnético).

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABILIDAD (COORDINADOR CONTABLE)

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

JUNTA DIRECTIVA

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COMISIÓN DE FOMENTO

INICIO ENVÍA BALANCE AL PRESIDENTE EJECUTIVO

SE ENTREGAN LOS 20 PRIMEROS DÍAS DE CADA MES O CUANDO EXISTA REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENCIA EJECUTIVA Vo. Bo.

SE REALIZAN LOS ESTADOS FINANCIEROS SE REALIZAN LAS CORRECIONES CORRESPONDIENTES

SE IMPRIMEN EN LOS LIBROS OFICIALES (MAYOR, BALANCES, DIARIO, Y ANEXOS EN MÉDIO MAGNÉTICO)

SE PRESENTAN LOS ESTADOS FIANACIEROS SE PRESENTAN EN FEBRERO Y JUNIO A LA CONTRALORÍA SE LE PRESENTAN AL CONTRALOR GENERAL DE LA NACIÓN

FIN

SE CLASIFICA

FEDERACIÓN FIN

FONDO NACIONAL DEL CACAO.

FIN DE AÑO

SE ANALIZA A FONDO EL BALANCE PARA EMITIR LOS ESTADOS BÁSICOS SE PRESENTA DECLARACIÓN DE RENTA SE ENVÍA INFORME A LA DIAN LOS 3 PRIMEROS MESES

Vo. Bo. DIAN

SE REALIZAN LAS CORRECCIONES

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.4.3.

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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105

PRESUPUESTO

Actualmente, la Federación Nacional de Cacaoteros involucra al departamento de presupuesto como una herramienta de planificación y control expresándolo en términos económicos y financieros dentro de un plan estratégico para la organización de cada uno de los proyectos que administra y lidera la Federación, mostrándolos con una proyección que permite visualizar el destino de cada rubro de acuerdo a un número de necesidades. PROCESO DE EJECUCIÓN OBJETIVO Registrar y verificar la ejecución del programa presupuestal para cada vigencia ALCANCE Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para todos los proyectos y programas que administra la Federación Nacional de Cacaoteros. RESPONSABLES Gerencia Técnica, Presidencia Ejecutiva

Unidades

Técnicas,

Tesorería,

Presupuesto,

ENTRADAS Teniendo en cuenta el acuerdo de gastos trimestral se verifican los giros a las oficinas. ACTIVIDADES DEL PROCESO Verificar datos mediante soportes como comprobantes de egresos y recibos, los cuales se digitan en el sistema (base de datos Excel) y se realizan las conciliaciones entre contabilidad y presupuesto. SALIDAS Presentación de informe a Presidencia Ejecutiva, Junta Directiva y Auditoría Interna.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

GERENCIA TÉCNICA (UNIDADES TÉCNICAS)

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

PRESUPUESTO

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PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO CADA OFICINA ESTÁ AUTORIZADA POR MEDIO DEL ACUERDO DE GASTOS A REALIZAR LOS PAGOS CORRESPONDIENTES DE CADA MES

SE ENVÍA UN INFORME MENSUAL LOS 5 PRIMEROS DÍAS DE CADA MES

MEDIANTE EL ACUERDO DE GASTOS TRIMESTRAL SE REVISA LA EJECUCIÓN

SE ESTABLECEN LA PROVISION DE GASTOS A CADA OFICINA TENIENDO EN CUENTA LO RECAUDA CADA UNA (RECAUDA NEIVA Y BUCARAMANGA Y EN MENOR MONTO LA OFICINA DE SAN VICENTE).

Vo. Bo.

FEDERACIÓN SE ENVÍA INFORME A LA JUNTA DIRECTIVA FIN

SE VERIFICA LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS CON EL ACUERDO CORRESPONDIENTE FONDO SE INFORMA A LA UNIDAD PARA QUE SEPAN EL RECURSO Y RUBOR DISPONIBLE FIN SE RECEPCIONA LA INFORMACIÓN Y SE VERIFICAN LO COMPROBANTES Y SUS RESPECTIVOS RECIBOS DE SOPORTE

SE ENVÍA INFORME A LA AUDITORÍ INTERNA SE ENVÍA INFORME A LA COMISIÓN DE FOMENTO FIN

SE DIGITAN LOS DATOS EN LA BASE DE DATOS EXCEL DE PRESUPUSTO

SE REALIZAN LAS CORRECCIONES

Vo. Bo.

CADA 3 MES SE REALIZA L CONCILIACIÓN CORRESPONDIENTE ENTRE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

SE REALIZAN LAS CORRECCIONES

NOVEDADES

SE REALIZA INFORME TRIMESTRAL

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE CONTROL OBJETIVO Revisar que el presupuesto acordado sea igual que el ejecutado ALCANCE Revisión en todos los proyectos que administra la Federación Nacional de Cacaoteros RESPONSABLES Presupuesto, Contabilidad, Gerencia Técnica. ENTRADAS Se recepciona los soportes contables, los informes de las unidades técnicas. ACTIVIDADES DEL PROCESO Se verifican los soportes teniendo en cuenta la programación como capacitaciones, informes de gestión donde se explica la programación, ejecución y control teniendo en cuenta los siguientes aspectos:  Se verifica que no se sobrepasen los aspectos que establece el acuerdo de gastos  Se verifica que cumplan los requisitos exigidos para compras, pagos, revisión del presupuesto, aprobación previa del presupuesto antes de la ejecución de cualquier gasto.  Se verifica que se acojan a las resoluciones emitidas para ejecución presupuestal  Se verifica que los gastos que se generen se carguen al proyecto y programa correspondiente. SALIDAS Se envían informes de gestión a Presidencia Ejecutiva.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

GERENCIA TÉCNICA (UNIDADES TÉCNICAS)

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

PRESUPUESTO

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PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO SE REVISA EL PRESUPUESTO ACORDADO TRIMESTRAL RECEPCIÓN DEL OFICIO Y RESPUESTA AL MISMO

FIN

SE REVISAN LOS PROGRAMAS, EJECUCIONES Y CONTROL TENIENDO EN CUENTA: 









SE VERIFICA QUE NO SE SOBREPASEN LOS ASPECTOS QUE ESTABLECE EL ACUERDO DE GASTOS SE VERIFICA QUE CUMPLAN LOS REQUISITOS EXIGIDOS PARA COMPRAS, PAGOS, REVISIÓN DEL PRESUPUESTO, APROBACIÓN PREVIA DEL PRESUPUESTO ANTES DE LA EJECUCIÓN DE CUALQUIER GASTO. SE VERIFICA QUE SE ACOJAN A LAS RESOLUCIONES EMITIDAS PARA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL SE VERIFICA QUE LOS GASTOS QUE SE GENEREN SE CARGUEN AL PROYECTO Y PROGRAMA CORRESPONDIENTE. REQUISITOS: LAS COMPRAS QUE SE REALICEN DEBEN CUMPLIR CON LAS TRES COTIZACIONES, QUE SE ENVÍEN A LOS COMITÉS DE COMPRAS TANTO PARA ADQUISIÓN DE SERVICIOS COMO PARA ADQUISIÓN DE INSUMOS, TODO PROVEEDOR DEBE DE ESTAR INSCRITO A LA BASE DE DAOS DE LA EDERACIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS.

Vo. Bo.

DE ACUERDO AL COMITÉ DISCIPLINARIO SIGUE LA SANCIÓN CORRESPONDIENTE

SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO Ss. PRSUPUESTO ACORDADO

Vo. Bo.

SE ANALIZA INDICADORES DE GESTIÓN

FIN SE REALIZA EL BORRADOR CORRESPONDIENTE DEL OFICIO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.4.4.

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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TESORERÍA

En la Federación Nacional de Cacaoteros, el departamento de Tesorería gestiona las acciones relacionadas con las operaciones de los flujos monetarios, incluyendo básicamente, la ejecución de pagos y cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. El departamento de Tesorería tiene como objeto principal planear, dirigir, gestionar, controlar y supervisar los asuntos relacionados con los movimientos económicos o flujos monetarios, garantizando la cancelación oportuna de los compromisos de la Entidad y de asesorar a la presidencia ejecutiva en la toma de decisiones relacionada con el manejo de los recursos financieros. PROCESO DE PAGOS OBJETIVO Efectuar el pago oportuno de las obligaciones de la institución. ALCANCE Mantener al día todas las obligaciones de los pagos generados por la actividad de la Federación. RESPONSABLES Tesorería ENTRADAS Cuenta por pagar elaborada por presupuesto ACTIVIDADES DEL PROCESO Análisis de las cuentas con sus respectivos soportes para proceder a efectuar el pago correspondiente. Elaboración del comprobante de egreso, afectando la causación contable. Se verifica la correcta elaboración del documento físico. Se firma, se coloca el sello de pagado Se clasifica y se archiva la copia correspondiente SALIDAS Se entrega al departamento de contabilidad comprobante de egreso con sus respectivos soportes.

el

original

del

109

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

TESORERÍA

CONTABILIDAD

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PRESUPUESTO

INICIO INTERVIENEN:  AUDITORIA  REVISOR FISCAL  FONDO NACIONAL DE CACAOTEROS  FEDERACIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS

TESORERIA RECIBE LA CUENTA POR PAGAR SOPORTADA Y FIRMADA POR PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, AUDITORIA Y EL ORDENADOR DEL GASTO. SE ANALIZA LA CUENTA QUE TENGA LOS SOPORTES Y EXISTAN FONDOS EN LA CUENTA.

EFECTUA EL PAGO SEA TRANSFERENCIA ELECTRONICA O CHEQUE Y LUEGO ELABORA EL COMPROBANTE DE EGRESO

CUANDO SE EFECTUA MEDIANTE CHEQUE SE PONE PROTECTOR DE SEGURIDAD DEL CHEQUE, Y FIRMAN: EL ORDENADOR DEL GASTO Y EL TESORERO.

SE COLOCA CANCELADO.

EL

SELLO

DE

SE CLASIFICA.

EL COMPROBANTE DE EGRESO ORIGINAL CON SOPORTE

PRESUPUESTO CONTABILIDAD

COPIA COMPROBANTE DE EGRESO

COPIA ORDEN DE PAGO

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE INGRESO DE RECURSOS OBJETIVO Recibir los recursos económicos de la Federación con el fin de tener disponible para el cubrimiento de los compromisos de pago. ALCANCE Garantizar la disponibilidad de recursos económicos. RESPONSABLE Tesorería ENTRADAS Consignación bancaria, transferencia electrónica y efectivo ACTIVIDADES DEL PROCESO Se recibe el recurso Se verifica la procedencia del ingreso, teniendo en cuenta el NIT y nombre de quien deposita Luego se procede a elaborar el comprobante de ingreso, afectando las cuentas contables y se verifica el documento físico Se firma por quien lo elabora y la tesorera SALIDAS El original del comprobante de ingreso con sus soportes se entrega al departamento de Contabilidad.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE ELABORACIÓN DE RECIBO DE CAJA TESORERÍA CONTABILIDAD

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CLIENTE

INICIO RECAUDO DE LA CUENTA DE FOMENTO, LEGALIZACIÓN DE SOBRANTE, TODOS LOS DINEROS SE RECIBEN EN TESORERÍA (CHEQUE O EFECTIVO).

SE HACE RECIBO DE CAJA YA SEA PARA EL FONDO, LA FEDERACIÓN O EL CONVENIO.

CADA UNO TIENE UNA CUENTA DIFERENTE Y SE ENVIA A LA CUENTA QUE CORRESPONDA MEDIANTE CONSIGNACIÓN.

EL RECIBO ORIGINAL DEL INGRESO Y LA CONSIGNACIÓN SE ENTREGA A CONTABILIDAD.

RECIBO DE INGRESO ORIGINAL CON LA CONSIGNACIÓN.

COPIA DEL RECIBO DE INGRESO Y DE LA CONSIGNACIÓN.

COPIA DEL RECIBO DE INGRESO Y DE LA CONSIGNACIÓN.

FIN

112

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE COBRO OBJETIVO Elaborar documentos de control para los dineros que le adeudan a la Federación ALCANCE Recopilar todos los dineros desde la sede principal o mediante transferencias bancarias RESPONSABLES Tesorería ENTRADAS Facturas ACTIVIDADES DEL PROCESO Se analiza el concepto de la operación: recaudo de cuota de fomento, intereses moratorios, convenios, SALIDAS Se procede a elaborar el documento de cobro

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

TESORERÍA

CONVENIO INSTITUCIÓN

O

CONTABILIDAD

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CLIENTE

INICIO

SE ANALIZA CADA CASO SEA CONTRATO O RECAUDO PENDIENTE CON FECHAS Y CLAUSULAS.

DE ACUERDO A REQUISITOS SE ANALIZA EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR Y SE CONSULTA CON EL ASESOR JURIDICO

SE ELABORA LA CUENTA DE COBRO Y SE ENVIA A QUIEN CORRESPONDA

SE PROCEDE HA REALIZAR EL PAGO RESPECTIVO EN LAS CUENTAS DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS O EN SU DEFECTO EN EL FONDO NACIONAL DEL CACAO.

ENTRA A LA CUENTA DEL BANCO Y SE REALIZA EL COMPROBANTE DE INGRESO (RECIBO DE CAJA)

ORIGINAL CON CONSIGNACIÓN O TRANSFERENCIA Y COPIA DE RECIBO.

COPIA

COPIA

COPIA

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO DE CAJA MENOR TESORERÍA CONTROL INTERNO

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PROFESIONAL APOYO TÉCNICO

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DE

INICIO POR RESOLUCIÓN TIENE UN TOPE ESPECÍFICO. DICE PARTIDAS Y PAGOS QUE SE PUEDEN REALIZAR.

FONDO NACIONAL DEL CACAO

FEDERACIÓN

EL EMPLEADO LLEVA EL RECIBO DE SOPORTE, Y SE ANALIZA QUE ESTÉ DENTRO DEL % PARA REALIZAR EL PAGO POR CAJA MENOR, TENIENDO EN CUENTA EL VISTO BUENO POR EL PRESIDENTE O POR EL TESORERO.

SE CANCELA.

FACTURA CON VISTO BUENO DEL PRESIDENTE PARA PODER PAGAR

CUANDO TENGO EL 70% DEL DINERO GASTADO, SE PIDE REEMBOLSO, SE LLENA FORMATO DE SOLICITUD.

Vo. Bo. Vo. Bo.

FIRMA DEL PRESIDENTE EJECUTIVO

SE ENVIA A TESORERÍA

GIRA CHEQUE TESORERÍA

FIN

115

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.4.5.

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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INGENIERÍA DE SISTEMAS

El departamento de Ingeniería de Sistemas aplica esfuerzos científicos y de ingeniería para transformar las necesidades de operación de cada departamento en una descripción de parámetros de rendimiento del sistema y una configuración del sistema a través del uso de un proceso iterativo de definición, síntesis, análisis, diseño, prueba y evaluación de las necesidades de cada usuario para el desempeño de sus actividades diarias; al igual integra parámetros técnicos relacionados para asegurar la compatibilidad de todos los interfaces de programa y funcionales de manera que optimice la definición y diseño del sistema total teniendo en cuenta el manejo de las bases de datos, el manejo de la planilla unificada y el sistema SIIGO; teniendo factores de fiabilidad, mantenibilidad y seguridad del sistema, equipo y los datos contenidos en el mismo. 4.4.6.

RECURSOS HUMANOS

El departamento de Recursos Humanos está orientado al trabajo en conjunto que realizan los trabajadores dentro de la Federación Nacional de Cacaoteros, cumpliendo las funciones de selección, contratación, formación, emplear y retener a los colaboradores de la organización. PROCESO DE NÓMINA OBJETIVO Otorgar el pago en forma organizada y cumpliendo la normativa existente para el pago de prestaciones sociales y sus respectivos aportes. ALCANCE Realizar los pagos a todo el personal que labra en la Federación Nacional de Cacaoteros desde un departamento RESPONSABLES Unidades Técnicas, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Talento Humano

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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ENTRADAS Recepcionar las novedades de cada departamento tales como incapacidades, vacaciones, nuevo personal, etc. ACTIVIDADES DEL PROCESO Ingresar los datos al sistema a través del sistema SIIGO, realizar los pagos y aportes de acuerdo a la planilla unificada y a fin de mes pagar la nómina contablemente afectando las diferentes cuentas de las provisiones. SALIDAS Enviar a tesorería para que se realicen los giros correspondientes.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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DIAGRAMA DE FLUJO UNIDADES TÉCNICAS

RECURSOS HUMANOS

TESORERÍA

INICIO ENVIO DE NOVEDADES DEL PERSONAL QUE LABORA TALES COMO INCAPACIDADES, ETC.

RECEPCIÓN DE NOVEDADES

INGRESO DATOS AL SISTEMA SIIGO PARA NÓMINA QUINCENAL Y MENSUAL.

GENERA LOS GIROS A TRAVÉS DE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LA CUENTA DE NOMINA DE CADA TRABAJADOR

FIN

Vo. Bo.

REALIZA LAS MODIFICACIONES CORRESPONDIENTES

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE SEGURIDAD SOCIAL OBJETIVO Otorgar el pago en forma organizada y cumpliendo la normativa existente para el pago de prestaciones sociales y sus respectivos aportes. ALCANCE Realizar los pagos a todo el personal que labra en la Federación Nacional de Cacaoteros desde un departamento RESPONSABLES Unidades Técnicas, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Talento Humano ENTRADAS Recepcionar las novedades de cada departamento tales como incapacidades, lesiones, vacaciones, nuevo personal etc. ACTIVIDADES DEL PROCESO Ingresar los datos al sistema a través del sistema SIIGO, realizar los pagos y aportes de acuerdo a la planilla unificada y a fin de mes pagar la nómina contablemente afectando las diferentes cuentas de las provisiones. SALIDAS Enviar copias a presupuesto, tesorería para que se realicen los giros correspondientes.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE BIENESTAR SOCIAL OBJETIVO Otorgar el bienestar a los trabajadores y a la Federación mediante capacitaciones, disminución de accidentes laborales, y problemáticas que lesionen la misión de la compañía. ALCANCE Realizar los pagos a todo el personal que labra en la Federación Nacional de Cacaoteros desde un departamento RESPONSABLES Talento Humano, Auditoría Interna y Presidencia Ejecutiva ENTRADAS El proceso comienza con encuestas y diagnóstico inicial el cual involucra a todo el personal ACTIVIDADES DEL PROCESO Elaborar el diagnóstico inicial para poder determinar el cronograma de actividades en donde se incluyen recreativas, culturales y ocupacionales. SALIDAS Informe de gestión para auditoría interna, presidencia ejecutiva y elaboración del plan de mejoramiento

120

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO

CONTROL INTERNO

PLAN DE MEJORAMIENTO

INICIO SE REALIZA UN DIAGNÓSTICO MEDIANTE EL USO DE INDICADORES DE ACUERDO A CAPACITACIONES, ÍNDICES DE ACCIDENTALIDAD, AUSENTISMO, ETC. DE ACUERDO A LO ANTERIOR SE ELABORA UN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA CADA VIGENCIA FISCAL EL CUAL SE REALIZA CON EL APOYO DE PRESUPUESTO SE TIENEN EN CUENTA ACTIVIDADES DE TIPO: RECREATIVO, CULTURAL, OCUPACIONAL, PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN, PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Y DE BIENESTAR SOCIAL.

SE REALIZA INFORME FINAL

COMPLEMENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

FIN

SE EJECUTA EL CRONOGRAMA SE REALIZA UN INFORME DE ACUERDO AL CUMPLIMIENTO DE INDICADORES PROPUESTOS

SE ENVIA A CONTROL INTERNO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO DE SELECCIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL DIAGRAMA DE FLUJO PRESIDENCIA EJECUTIVA

TALENTO HUMANO

INICIO

SOLICITUD DE NUEVO PERFIL

SELECCIÓN DE PERSONAL

VINCULACIÓN

SE REVISA EL CARGO QUE VA HA DESEMPEÑAR

UNA SEMANA DE CAPACITACIÓN TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO

MATERIAL DE CAPACITACIÓN INFORMACIÓN ( MISIÓN, VISIÓN, POLITICAS, REGLAMENTO, PIG)

EVALUACIÓN

ENTREGA DE MEMORIAS APROBACIÓN Y FIRMA DE LA CONSTANCIA DE ASISTENCIA A LA CAPACITACIÓN.

ENTREGA DEL DOCUMENTO, CARGO Y BIENVENIDA. APROBADAENTREGA DE MEMORIAS FIN

122

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ALMACÉN - PROCESO DE COMPRAS DEPARATAMENTOS ALMACÉN

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COMITÉ DE COMPRAS

INICIO

SOLICITUD DE BIEN O SERVICIO APROBADO POR PRESIDENCIA EJECUTIVA.

REQUISICIÓN DE LA SOLICITUD.

SE REUNE EL COMITÉ DE COMPRAS TENIENDO EN CUENTA: COSTOS, REPRESENTACIÓN, SERVICIOS ASOCIADOS, CONDICIONES COMERCIALES , PARA QUE FINALMENTE SE ELIJA EL PROVEEDOR.

REVISIÓN DE BASE DE DATOS DE PROVEEDORES.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN A PROVEEDORES QUE REALIZAN LA COTIZACIÓN POR MEDIO DEL FORMATO PREESTABLECIDO INDICANDO UNIDAD DE COTIZACIÓN.

RECEPCIÓN DE COTIZACIONES Y ANÁLISIS DE COSTOS, SERVICIOS ASOCIADOS Y CONDICIONES COMERCIALES.

ESCOGE TRES COTIZACIONES Y CONVOCA AL COMITÉ DE COMPRAS

SE SOLICITAN LOS DOCUMENTOS Y SE REALIZA LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO.

SE RECIBE Y REVISA DE ACUERDO AL TIPO DE ORDEN (COMPRA O SERVICIO)

FIN

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VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA -PROCESO DE RECIBO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICINA PRODUCTORA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA INICIO

ENVIO DE DOCUMENTOS A ARCHIVO

RECIBO DE DOCUMENTOS POR MEDIO DE INVENTARIO PARA CUSTODIAR.

SE CLASIFICANLOS DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA TABLA DE RETENCIÓN.

HISTORICOS

SE REALIZA PROCESO DE DIGITALIZACION.

SE ENVIA ARCHIVO.

FIN

DESTRUCCIÓN

COMITÉ DE ARCHIVO AUTORIZA LA DESTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO.

ELABORACIÓN DEL ACTA.

DESTRUCCIÓN MANUAL.

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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PROCESO DE ACTAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA COMITÉ DE ARCHIVO

INICIO

ARCHIVO ENVIA PETICIÓN PARA REUNIÓN DEL COMITÉ.

EL COMITÉ DE ARCHIVO CONFORMADO POR:

ESTÁ

PRESIDENCIA EJECUTIVA, PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, ARCHIVO, GERENCIA TÉCNICA, Y PLANEACIÓN.

SE REUNE EL COMITÉ, SE LEE LA ORDEN DEL DÍA.

SE ELABORA EL ACTA PARA DESTRUCCIÓN.

SE REALIZA LA DESTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO.

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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PROCESO DE ACTUALIACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN COMITÉ DE ARCHIVO

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA INICIO

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS QUE SE VAN HA CUSTODIAR.

SE REVISAN LAS SERIES Y SUBSERIES, ACTUALIZANDO LAS NUEVAS SERIES Y SUB-SERIES.

Vo. Bo.

CORRECCIONES.

SE INGRESA A LA TABLA DE RETENCIÓN COMENZANDO EL PROCESO DE ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTIÓN.

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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PRENSA Y PUBLICACIONES - PROCESO DE BOLETÍN COLOMBIA CACAOTERA GERENCIA TÉCNICA PRENSA Y PUBLICACIONES DISEÑADOR INICIO

ENVIA TEMAS PARA PUBLICACIÓN.

SE REVISAN TEMAS DE GERENCIA TÉCNICA, AGRICULTORES, ENTRE OTROS

CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN.

Vo. Bo.

REDACCIÓN Y EDICIÓN DE ARTÍCULOS EN BORRADOR.

GENERACIÓN DE UN BORRADOR. SE PROGRAMA UNA REUNIÓN CON EL PRESIDENTE EJECUTIVO Y LA GERENCIA TÉCNICA.

CORRECCIONES .

SE DEFINEN TEMAS Y AUTORES.

Vo. Bo.

ANULACIÓN.

SE CONTACTA AUTORES PARA ESTABLECER COMO VA EL ARTÍCULO.

Vo. Bo.

IMPRESIÓN FINAL.

ENTREGA A ALMACÉN.

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5.

VERSIÓN CÓDIGO FECHA DE VERSIÓN PAGINA No.

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SECCIÓN IV - MANEJO Y CONSERVACIÓN

El manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar un buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo. Debe conservarse en un lugar libre de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos. Para facilitar la identificación de cada uno de los procesos y los procedimientos se asignaron códigos alfanuméricos a cada uno de ellos.

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