RESOLUCIÓN N° 412/2016 REF. EXP. 2016-11-0019- 0509

Montevideo, 16 de junio de 2016. VISTO: La necesidad de aprobar las Tablas de Plazo Precaucional de Documentos que recogen las series documentales de la Secretaría General, el Centro de Formación, Adquisiciones y Proveeduría, Gestión Documental y la Secretaría de Dirección General y ponerlas a consideración de la Comisión de Evaluación Documental de la Nación. RESULTANDO: 1) Que la Comisión Institucional Documental creada por Resolución A/161/14 de fecha 20 de agosto de 2014, como órgano consultivo del proceso de evaluación documental de los documentos en el ámbito de la Fiscalía General de la Nación – propuso Tablas de Plazo Precaucional de Documentos (parciales) conteniendo las series documentales correspondientes a la Secretaría General, el Centro de Formación, Adquisiciones y Proveeduría, Gestión Documental y la Secretaría de Dirección General, de la Fiscalía General de la Nación. 2) Que en reuniones mantenidas por

la Comisión

Institucional Documental de fechas 19 de abril y 3 de mayo del corriente (Actas 1/2016 y 2/2016), se procedió al estudio y valoración de las series documentales que fueron identificadas en las mencionadas áreas del Servicio, realizando la presente propuesta. CONSIDERANDO:

1) Que por Art. 4º del Decreto 428/99 de 30 de

diciembre de 1999, se exhorta la aplicación del formulario de Tabla de Plazo Precaucional de Documentos, al Poder Legislativo, Poder Judicial, Corte Electoral, Tribunal de Cuentas, Tribunal de lo Contencioso Administrativo,

Entes Autónomos, Servicios Descentralizados y Gobiernos Departamentales. 2) Que por Art. 6º lits. e) y f) del Decreto 355/12 de 31 de octubre de 2012, es responsabilidad de las Instituciones consultar al Archivo General de la Nación y a la Comisión de Evaluación Documental de la Nación antes de proceder a la eliminación de documentos. 3) Que a tales efectos corresponde aprobar las Tablas de Plazo Precaucional de Documentos elaborada por la Comisión Institucional Documental correspondientes a las series documentales pertenecientes a la Secretaría General, el Centro de Formación, Adquisiciones y Proveeduría, Gestión Documental y la Secretaría de Dirección General de la Fiscalía General de la Nación y remitirla para su aprobación, a la Comisión de Evaluación Documental de la Nación. ATENTO: a lo precedentemente expuesto y a lo dispuesto en el artículo 5, literal g de la Ley 19.334 de 5 de agosto de 2015; Ley N° 18.220 de 20 de diciembre de 2007; Decreto 355/12 de 31 de octubre de 2012; Decreto Nº 497/994 de 10 de noviembre de 1994 y Decreto 428/99 de 30 de diciembre de 1999; EL DIRECTOR GENERAL DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN RESUELVE: 1°) APRUÉBANSE las Tablas de Plazo Precaucional parciales correspondientes a las series documentales pertenecientes a la Secretaría General, el Centro de Formación, Adquisiciones y Proveeduría, Gestión Documental y la Secretaría de Dirección General de la Fiscalía General de la Nación, presentada por la Comisión Institucional Documental que se agregan a la presente resolución y se consideran parte de la misma.

2°) REMÍTASE las presentes actuaciones al Archivo General de la Nación para consideración de la Comisión de Evaluación Documental de la Nación. 3°) COMUNÍQUESE a la Comisión Institucional Documental de la Fiscalía General de la Nación y a la Fiscalía Inspectora. 4°) CÚMPLASE con lo establecido por la Comisión de Evaluación Documental de la Nación, una vez aprobadas las Tablas de Plazo Precaucional de Documentos por la misma. AV/av Dr. Jorge Díaz Almeida Fiscal de Corte y Procurador General de la Nación

OFICINA PRODUCTORA Secretaría General

TABLA DE PLAZO PRECAUCIONAL

Fiscalía General de la Nación Fecha: 17/5/2016

TRADICIÓN DOCUMENTAL

VALOR

SERIES DOCUMENTALES ORIGINAL

COPIA

P

S

PLAZO DE RETENCIÓN Y RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

HISTÓRICO

FUNDAMENTACIÓN DEL PLAZO

LEY

DECRETO

RESOLUCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

DECISIÓN JERÁRQUICA

MICROFILMACIÓN

MUESTREO

ELIMINACIÓN Total

Circulares

X (Informát.)

X (papel)

Memorandos enviados

X (Informát.)

X (papel)

Oficios enviados

X (Informát.)

X (papel)

Resoluciones de Secretaría General en atribuciones delegadas

X (Informát.)

X (papel)

Resoluciones de Secretaría General

X (Informát.)

X (papel)

X

ACCESO

P

Parcial

3 AÑOS

GP

X

X

X

2 AÑOS

3 AÑOS

X

X

X

X

2 AÑOS

3 AÑOS

X

X

X

X

5 AÑOS

GP

X

X

X

5 AÑOS

GP

X

X

C

OBSERVACIONES

R

OFICINA PRODUCTORA Centro de Formación

TABLA DE PLAZO PRECAUCIONAL

Fiscalía General de la Nación Fecha: 17/5/2016

TRADICIÓN DOCUMENTAL

VALOR

SERIES DOCUMENTALES ORIGINAL

COPIA

P

S

PLAZO DE RETENCIÓN Y RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

HISTÓRICO

FUNDAMENTACIÓN DEL PLAZO

LEY

DECRETO

RESOLUCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

DECISIÓN JERÁRQUICA

MICROFILMACIÓN

MUESTREO

ELIMINACIÓN Total

Convenios interinstitucionales de capacitación

X

Informes estadísticos anuales de capacitación

X (Inform.)

Notas enviadas Notas recibidas Registro de capacitación

X (papel) X

X X (Inform.)

X (papel)

ACCESO

P

Parcial

X

GP

X

X

X

GP

X

X

X

2 AÑOS

2 AÑOS

X

X

X

X

2 AÑOS

2 AÑOS

X

X

X

X

GP

X

X

C

OBSERVACIONES

R

OFICINA PRODUCTORA Adquisiciones y Proveeduría

TABLA DE PLAZO PRECAUCIONAL

Fiscalía General de la Nación Fecha: 17/5/2016

TRADICIÓN DOCUMENTAL

VALOR

SERIES DOCUMENTALES ORIGINAL

COPIA

P

S

PLAZO DE RETENCIÓN Y RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

HISTÓRICO

FUNDAMENTACIÓN DEL PLAZO

LEY

DECRETO

RESOLUCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

DECISIÓN JERÁRQUICA

MICROFILMACIÓN

MUESTREO

ELIMINACIÓN Total

Boletas de recargas de garrafas

X

X

5 AÑOS

5 AÑOS

Constancias de mantenimiento de bomberitos

X

X

2 AÑOS

4 AÑOS

Constancias de mantenimiento de máquinas de escribir

X

X

---

---

Emisión de entrega de material

X

X

5 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS

2 AÑOS

3 AÑOS

150/012 Art. 133 15903 – Ordenanza 77 Art. 568 TCR X

X 150/012 Art. 133 15903 – Ordenanza 77 Art. 568 TCR

ACCESO

P

Parcial

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Expedientes de compras

X

X

Facturas de celulares

X

X

Inventario de sedes del interior

X

X

GP

X

X

Inventario de sedes de Montevideo

X

X

GP

X

X

Libro de registro de compras generales

X

X

GP

X

X

Memorandos enviados

X

X

2 AÑOS

3 AÑOS

Notas enviadas

X

X

2 AÑOS

3 AÑOS

X

Órdenes de compra en general

X

X

5 AÑOS

5 AÑOS

150/012 Art. 133 15903 – Ordenanza 77 Art. 568 TCR

Órdenes de compra de combustible

X

X

5 AÑOS

5 AÑOS

150/012 Art. 133 15903 – Ordenanza 77 Art. 568 TCR

Pólizas de seguros de los funcionarios de Tesorería

X

---

---

Remitos y facturas de entrega de material

X

2 AÑOS

3 AÑOS

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

C

OBSERVACIONES

R

OFICINA PRODUCTORA Gestión Documental

TABLA DE PLAZO PRECAUCIONAL

Fiscalía General de la Nación Fecha: 17/5/2016

TRADICIÓN DOCUMENTAL

VALOR

SERIES DOCUMENTALES ORIGINAL

COPIA

P

S

PLAZO DE RETENCIÓN Y RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

HISTÓRICO

FUNDAMENTACIÓN DEL PLAZO

LEY

DECRETO

RESOLUCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

DECISIÓN JERÁRQUICA

MICROFILMACIÓN

MUESTREO

ACCESO

ELIMINACIÓN Total

P

R

Parcial

Actas de la Comisión de Gestión Documental Institucional

X

X

GP

X

X

Fromularios de identificación y valoración de series documentales

X

X

GP

X

X

Formularios de solicitudes a Adquisiciones y Proveeduría

X (Informát.)

X (papel)

X

2 AÑOS

X

X

Memorandos enviados

X (Informát.)

X (papel)

X

2 AÑOS

X

X

3 AÑOS

C

OBSERVACIONES

X

Se elimina cuando la información de la serie documental cambia y en ese caso el formulario es sustituido por otro original

OFICINA PRODUCTORA Secretaría de Dirección General

TABLA DE PLAZO PRECAUCIONAL

Fiscalía General de la Nación Fecha: 17/5/2016

TRADICIÓN DOCUMENTAL

VALOR

SERIES DOCUMENTALES ORIGINAL

COPIA

P

S

PLAZO DE RETENCIÓN Y RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

HISTÓRICO

FUNDAMENTACIÓN DEL PLAZO

LEY

DECRETO

RESOLUCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

DECISIÓN JERÁRQUICA

MICROFILMACIÓN

MUESTREO

ELIMINACIÓN Total

Cuadernos de entrada y salida de documentos Formularios de solicitudes a Adquisiciones y Proveeduría

X X (Informát.)

X (papel)

ACCESO

P

Parcial

X

5 AÑOS

X

X

X

X

5 AÑOS

X

X

X

C

OBSERVACIONES

R