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CAPÍTULO II MARCO

TEÓRICO

SOBRE:

SISTEMA,

ADMINISTRACIÓN,

PLANIFICACIÓN, UTILIDADES, FLUJO DE EFECTIVO En este capítulo se presenta información teórica sobre las variables involucradas en la temática, las cuales en forma individual darán a conocer sus aspectos relevantes.

A. SISTEMA Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software), tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema, tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas.

1. DEFINICIÓN •

L. von Bertalanffy (1968): Un sistema es un conjunto de unidades en interrelación."

•

Ferdinand de Saussure (1931): "Sistema es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser definidos más que los unos con relación a los otros en función de su lugar en esa totalidad."

•

J. Meyer Es un conjunto de elementos estructurados e interconectados de una manera definida.

En conclusión se puede definir que sistema es: "un conjunto de elementos humanos, materiales y financieros, íntimamente relacionados que actúan entre sí aspirando obtener los objetivos proyectados".

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El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente1. Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes. Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado "La teoría general de sistemas y la estructura científica". Este artículo es considerado de gran relevancia porque revolucionó el pensamiento científico y administrativo. La teoría general de los sistemas, afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente y está fundamentada en tres premisas básicas: 1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande. 2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, ésto es, pierde sus fuentes de energía.

1

GENERALIDADES SOBRE LA ADMINISTRACION[En linea] http://www.aulafacil.com [citado el 18 de abril de 2007]disponible en http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-1.htm

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3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos ésta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. El análisis de las organizaciones vivas revela “lo general en lo particular” y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos u organizaciones, son analizados como “sistemas abiertos”, que mantienen un continuo intercambio de materia, energía e información con el ambiente.

2 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS. Obedece a diversos criterios, entre los más importantes se mencionan: En cuanto a su constitución material y objetiva, pueden ser físicos o abstractos: •

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

•

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, grado de interacción con otros sistemas, pueden ser cerrados o abiertos:

•

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica

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el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

•

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir, su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de autoorganización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización, restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad. Modelo genérico de sistema abierto

SistemaFME/Sistema_Pyme

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•

Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos.

•

Su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticas.

•

Su grado de dependencia: independientes e interdependientes.

•

Por la complejidad de sus elementos: Complejos; Simples

Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es un sistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro más grande, comúnmente llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo, un árbol es un sistema que forma parte del macrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecología del planeta, y así sucesivamente

3. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). •

Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos u objetos, como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

•

Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto.

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Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un suprasistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones Las propiedades que la distinguen son: FLEXIBILIDAD: deben ajustarse en función de su medio, cuando en éste surjan cambios, el sistema debe tener la capacidad de adaptarse a ellos. EFICIENCIA: el sistema debe obtener sus propósitos, haciendo uso optimo de los recursos. ESTABILIDAD: significa el estado permanente de funcionamiento eficaz del sistema, frente a las acciones de factores externos. SINERGIA: es la propiedad por la cual capacidad de actuación del sistema es superior a la de sus componentes o elementos sumados individualmente.

4. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS Permiten estudiar los problemas que se dan en el desarrollo de una actividad, en forma integrada; ya que todos sus elementos están interrelacionados entre sí y son interdependientes formando un todo organizado. Mediante el estudio de los sistemas, se conocen sus elementos y la forma en que operan, sus límites, relaciones internas y externas. El fin es regular o sincronizar acciones como las operaciones de entradas y salidas de una empresa, lo cual va diferir dependiendo del tipo de sistema elaborado y el objetivo que éste lleve. En la actividad empresarial, los sistemas han sido mencionados como algo esencial, ya que se relacionan con la definición de una empresa como un conjunto coordinado de elementos que aspira obtener con eficacia los objetivos proyectados, por el hecho de que la coordinación se refiere a la interrelación de los elementos humanos, materiales y financieros.

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5. ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS. El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema. Existen cuatro elementos básicos para su funcionamiento:

5.1 ENTRADA O INSUMOS: son aquellos elementos que ingresan al sistema para ser transformados en producto final o que sirven para desarrollar un proceso de transformación. Es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.

5.2 PROCESADOR: es aquel elemento del sistema que transforma los insumos en productos, cumpliendo de esta forma el propósito para el cual ha sido diseñado el sistema. Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entra los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.

5.3 SALIDAS O PRODUCTOS: son los resultados esperados de acuerdo a los propósitos para los cuales se ha diseñado el sistema, éstos pueden ser trasladados a usuarios definidos o pueden pasar a formar parte de otros sistemas como insumos o entradas. Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.

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5.4 RETROALIMENTACIÓN: es un proceso mediante el cual se comparan los productos del sistema con lo programado en forma anticipada. Este proceso tiene como objetivo determinar si el sistema necesita que se le hagan ajustes internos para que se mejoren los resultados. Es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio. Gráficamente, una empresa vista como sistema se representa de la siguiente manera

6. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: “Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: •

En el crecimiento.

•

En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.

•

En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.

•

Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.

•

Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad.

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Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticas. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol

la

eficiencia

organizacional

siempre

prevalecerá

si

las

variables

organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.

7. CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS COMO SISTEMAS ABIERTOS Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son: Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente.

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Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aÚn de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.

B. ADMINISTRACIÓN 1. GENERALIDADES: La administración aparece desde tiempos muy remotos, desde el momento en que aparece el hombre. Las primeras manifestaciones reciben el nombre de acto administrativo. Toda organización debe llevar a cabo una administración adecuada en la empresa, para lograr un eficiente funcionamiento, debido a que es responsable de darle buen uso a los recursos de los cuales se dispone. Comenzó como una teoría dedicada inicialmente a estudiar algunos pocos aspectos y variables de la organización, se orientó solo a los problemas mas concretos e inmediatos desde el punto de vista de su aplicación; luego, fue expandiéndose, ampliando su objeto de estudio de manera paulatina. Además, la expansión y

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ampliación no fueron uniformes si no que cambiaron enormemente con las escuelas, teorías administrativas, aspectos y variables que cada una de ellas consideró pertinentes para fundamentar conclusiones o solucionar los problemas más importantes que enfrentaban en esa época2. La palabra Administración proviene del latín (Ad, dirección hacia, tendencia; minister, comparativo de inferioridad, y el sufijo ter, que indica subordinación u obediencia, es decir, quien cumplen una función bajo el mando de otro, y le presta un servicio a otro) y significa subordinación y servicio.

1.1 La administración como ciencia: La administración es considerada una ciencia social compuesta de principios técnicos y prácticos y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr. La ciencia es conocimiento organizado. La característica esencial de cualquier ciencia es la aplicación del método científico al desarrollo del conocimiento. Así se dice que una ciencia tiene conceptos claros, teóricos y otros conocimientos acumulados que se han desarrollado a partir de hipótesis, experimentación y análisis. La ciencia de la administración es un cuerpo de conocimientos sistematizados, acumulados y aceptados con referencia a la compresión de las verdades generales relativas a la administración.

1.2 La administración como arte: La administración, al igual que otras actividades o disciplinas, es un arte. Se trata de conocer y aplicar la tecnología. Consiste en hacer cosas a la luz de las realidades de 2

CHIAVENATO, IDALBERTO. Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill. 1992. ISBN 958-41-0161-7

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una situación. Sin embargo, los directivos pueden trabajar mejor usando el conocimiento, organizado acerca de la administración, y es éste conocimiento, elemental o avanzado, exacto o inexacto, el que constituye una ciencia en la medida en que este bien organizado y pertinente. Por lo tanto la administración como una práctica o actividad es considerada como un arte. A medida que la ciencia avanza, lo mismo debería ser el arte, como ha sucedido en las ciencias físicas y biológicas. Sin lugar a dudas, la ciencia que sustenta la administración es muy imperfecta e inexacta. Esto es así porque las numerosas variables de las que se ocupan los directivos son extremadamente complicadas, pero el conocimiento administrativo disponible puede mejorar la práctica administrativa.3. La administración es el arte de obtener resultados máximos con un mínimo de esfuerzos, tanto para asegurar un máximo de prosperidad y satisfacción a patronos y trabajadores como para dar al cliente el mejor servicio posible. El arte de administrar es una facultad personal creativa con el agregado de la habilidad en su desempeño.

2. DEFINICIÓN. Dentro de los principales pioneros de la administración, encontramos a los siguientes, los cuales definen a la administración como: •

George R. Ferry: Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno.

•

Koontz y O’Donnell: “La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.

•

Henry Fayol (considerado como el verdadero padre de la Administración moderna), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar".

3

KOONTZ, WEIHRIWH, Administración Una Perspectiva Global, Onceava Edición, Editorial Mc Graw Hill, México 1998.

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•

Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.

En conclusión, se puede definir que la administración es: “El proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda desempeñar sacando a relucir su potencial y lograr así los propósitos y objetivos de la empresa”.

3. ANTECEDENTES Las personas han sido administradas en grupos y en organizaciones desde los tiempos de la prehistoria. Aún las tribus más simples de cazadores y recolectores reconocían y obedecían a un líder o a un grupo responsable de tomar decisiones y del bienestar de esos grupos. A medida que las sociedades crecieron y se hicieron más complejas, fue más notoria la necesidad de contar con administradores; esto llevó a los académicos de aquella época a ponderar la naturaleza de la administración en forma intuitiva.

4. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN La importancia de la administración radica en que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rigidez y efectividad, incluso en la vida diaria es necesaria, la administración. Algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina son4: • 4

Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta

CHIAVENATO, IDALBERTO. Introducción a la teoría general de la administración. Quinta edición. Editorial Mc Graw – Hill Interamericana .México 1999. Paginas. 320 - 321,342 - 344. ISBN 970102786-8.

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es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social. •

Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

•

Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

•

Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

En conclusión, se entenderá que la administración es importante por que se aplica en cualquier tipo de organización con deseos de aumentar su productividad y éxito, dependiendo para esto del elemento humano y material.

5. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN Dentro de las características de la administración tenemos las siguientes: 1. Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. 2. Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente distintas. 3. Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. 4. Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en

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una empresa forman un sólo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo. Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización. 5. Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos. 6. Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización. 7. Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una empresa.5

6. PRECURSORES DE LA ADMINISTRACIÓN 6.1. Autores El impulso del desarrollo de la administración se debe a varios autores, dentro de los que sobresalen por su contribución, los siguientes: Roberto Owen. Se dedico a la industria textil en Inglaterra, demostrando que la empresa es importante para la producción y la alta calidad, hizo un análisis de los dos factores importantes que hay en la empresa: la maquinaria y los seres humanos que la trabajen. Consideró que las personas que trabajan la maquinaria y todas las personas que trabajan en la empresa se les deben dar un trato especial y ciertas consideraciones. Henry Robinson Town. Nació en Estados Unidos de Norte América, demostró la importancia que tiene el cambio de ideas entre administradores y consideró que la administración debía ser tomada como una ciencia dentro de la empresa. 5

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION [en línea] http://encuentro.virtual.unal.edu.co el 20 de mayo de 2007] disponible en http://encuentro.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010038/docs_curso/lecciones/eval_gener .htm

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Charles Babbage. Matemático Ingles, invento la maquina diferencial o calculadora, además hizo estudios profundos sobre división del trabajo y la especialización de estudios de tiempos y movimientos y el control de costos.

7. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN •

Busca integrar los objetivos individuales y los divisionales de toda la empresa.

•

Busca intuir motivación y compromiso del personal con las metas de la empresa.

•

Mejorar continuamente cualquier tipo de empresa.

•

Garantizar que todos los recursos disponibles en la empresa sean óptimamente productivos y estén adecuados para ayudar a cumplir las metas programadas6.

8. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN Las principales funciones de un administrador son las que a continuación se enumeran: •

Planeación: acción, determinar prioridades y seleccionar alternativas de solución, dicho conjunto de actividades, debe buscar en su operación la optimización y racionalidad de los recursos con que se cuenta, para la satisfacción de las necesidades o metas en la empresa.

•

Organización: efecto o acción de disponer las cosas de forma ordenada, donde organizar es definido como “ordenar”, pero, no se dice que es ese ordenar.

6

autor: Juan Manuel Benavente borbolla ADMINISTRACION POR OBJETIVOS. [en línea] www.gestiopolis.com [citado el 30de mayo de 2007] disponible en www.gestiopolis.com

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•

Integración: acción de integrar todas las acciones y funciones de los trabajadores de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos y metas trazadas7

•

Dirección: es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones ya sea tomadas directamente y con más frecuencia, delegando dicha autoridad y vigilando simultáneamente que se cumplan en forma adecuada todas las ordenes emitidas. Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto o planeado y para los que había trabajado.

•

Control: puede definirse como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas, y corrigiendo cualquier desviación significativa. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se determinen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es que tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control8

9. Tipos de administración: Algunos tipos que se pueden mencionar son: •

La administración estratégica:

Pensamiento de administrar las organizaciones en forma circular y continua, incorporando herramientas del diagnostico para determinar y controlar la relación de la empresa con las variables estratégicas (determinación, análisis y control) del escenario cambiante donde se desarrolla su actividad.

7

: DICCIONARIO LENGUA ESPAÑOLA [en linea] www.diccionarios.com Diccionario general de la lengua española [citado el 23 de mayo de 2007] 8 [en linea] www.deguate.com [citado el 30 de mayo de 2007] disponible en co Fuente: Internet, www.deguate.com pyright 1998-2003 DECUATE.COM.SA.

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La administración estratégica implica tener conciencia del cambio que se presenta en el entorno día a día, quiere decir no solamente enuncia intenciones sino plantear objetivos medibles y alcanzables, proponiendo acciones especificas y conociendo las necesidades de recursos (humanos, físicos, financieros y tecnológicos) para llevar esas acciones a cabo. Significa además solidez en el trabajo, ya que toda la organización se

moverá en busca de objetivos comunes aplicando estrategias

también comunes9

•

La administración de la calidad:

Enfatiza la necesidad de una cultura comprometida con la calidad y resalta la relevancia de cero costos. Enfoque administrativo de la calidad total:
Costo de la mala calidad.
Mejora continua.
Atención a los detalles.
Trabajo en equipo para eliminar barreras departamentales.
Educación en la calidad.
Liderazgo en las mejoras de calidad. La administración de la calidad total (ACT) es un método relativamente nuevo en el arte de la administración que tata de mejorar la calidad de un producto y/o servicio y aumentar la satisfacción del cliente mediante la reestructuración de las prácticas de administración acostumbrada. •

La administración por objetivos:

Proceso por medio del cual el jefe y subordinado, parten de una definición clara de las metas de la organización establecidas en grupo por la alta administración, identifican en conjunto los resultados claves que están dispuestos a alcanzar así como, los correspondientes indicadores de éxito, acuerdan una estrategia para 9

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS [en linea] www.gestiopolis.com [citado el 2 de de 2007] disponible en http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/no%2012/admonest.htm.

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alcanzar esos resultados, trabajan tratando de lograrlos, se da seguimiento a los esfuerzos y los resultados alcanzados y se evalúa el rendimiento del personal de dirección en función de los mismos. Integrar todos los niveles de la empresa en el logro de metas comunes a todos los miembros, de manera que cada uno de acuerdo a sus habilidades y recursos puedan llevar a cabo la administración por objetivos, mediante un diseño que se adapte a la personalidad y necesidad de la empresa10.

•

Administración de procesos.

El propósito de la administración de procesos, es asegurarse de que todos los procesos claves trabajen en armonía para maximizar la efectividad, organizacional, la meta es alcanzar una ventaja competitiva a través de una mayor satisfacción del cliente. Desarrollar políticas de mejoramiento continuo y solución de problemas. Es la forma de gestionar toda la empresa basándose en los procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.

C. PLANIFICACIÓN 1.

ASPECTOS

GENERALES

E

IMPORTANCIA

DE

LA

PLANIFICACIÓN Planificar significa estudiar anticipadamente los objetivos y acciones, y sustentar los actos con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la empresa y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además son la guía para que obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; los miembros 10

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS [en linea] www.gestiopolis.com [citado el 3 de de 2007] disponible en http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/no%2012/admonest.htm

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desempeñen actividades y toman decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización.

2. DEFINICIÓN Planificación es: •

"Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982)

•

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

•

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

•

"La planificación se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981)

•

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).

En conclusión se puede definir planificación como: el proceso de establecer objetivos y metas a través de planes que permitan tomar la mejor decisión, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos para llegar al fin deseado, tomando en cuenta su periodo de realización que puede ser corto plazo, mediano plazo y largo plazo. La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. Se comienza por establecer los objetivos y detallar

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los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible, determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse. Las premisas de la planificación.

3. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN En los momentos actuales, la mayor parte de las empresas reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si se define eficientemente la misión de una empresa estará en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades, además funcionan mejor y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio. Algunos aspectos importantes de la planificación son: •

Supone un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de planificación.

•

Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las características de alta prioridad.

•

Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización.

•

Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en niveles más bajos.

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•

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

•

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

•

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

•

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

•

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

•

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

•

Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificación constructiva de los problemas y las potencialidades de la empresa.

Por último, cabe destacar que la planificación es la primera función del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena proyección conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva.

4. TIPOS DE PLANIFICACIÓN Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación, según Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de planificación: planificación estratégica y planificación operativa. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, a la meta general que justifica la existencia de una empresa, los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.

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La planificación estratégica: está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, es planificación a largo plazo que enfoca a la empresa como un todo11. La planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el que hacer diario, consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la empresa, se concentra más en los detalles concretos de avanzar día a día hacia la consecución de esos objetivos más amplios, además se ocupa de los niveles inferiores (resultados, actividades, responsables, recursos, plazos, costes y cualquier otro elemento que “operativice” los planteamientos), tiende a fijar su atención prioritariamente en asuntos internos de la organización.

5. CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN: Las más importantes son las siguientes:

•

Es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

•

Está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.

•

Busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

•

Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.

•

Es sistemática: debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la empresa como totalidad.

•

Es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden, es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

11

TIPOS DE PLANIFICACON [en línea] www.gestiopolis.com [citado el 7 de Mayo de 2007] disponible en http://www.gestiopolis.com/canales/ WallStreet/District/7921/Planification.html

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•

Es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

•

Es una técnica cíclica: se convierte en realidad a medida que se ejecuta, permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.

•

Es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

•

Es una técnica de coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.

•

Es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.

6. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organización, entre las cuales podemos mencionar las siguientes:

•

Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.

•

Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participación.

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•

Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.

•

Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación está dando los resultados buscados.

•

Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos.

•

Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.

•

Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.

7. LIMITACIONES DE LA PLANIFICACION Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.

•

Está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.

•

Cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su contribución real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.

•

Tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.

•

Ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.

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•

Demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.

•

Es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que quienes hacen la planificación tienden a exagerar su contribución.

8. ALCANCE Según la trascendencia, los planes se pueden clasificar como: •

Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento mecánico.

•

Interdepartamentales, si afectan a más de un departamento, ejemplos: plan de seguridad industrial.

• Para toda la empresa. Ejemplo: Presupuesto.

9. PASOS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN. El proceso de planificación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998): 1) definición de los objetivos organizacionales; 2) determinar dónde se está en relación a los objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; 5) puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

10. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN APLICADOS A LA PLANIFICACIÓN Estos principios se refieren a la mejor manera de realizar la planificación, entre los innumerables principios se destacan dos: 1. Principio de la definición del objetivo: la planificación que comienza luego de determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijación del objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la

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planificación es determinar quien, cuando y como se alcanzará la idea o el objetivo. 2. Principio de la flexibilidad de planificación: la planificación no termina con el comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es permanente y aplicable a las actividades que no están en funcionamiento como a las que si lo están. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecución puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.

11. PLANIFICACIÓN Y NIVELES GERENCIALES. Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la empresa y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta dirección. El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y los administradores de nivel superior planean a un plazo más largo. La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la situación organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

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12. TIPOS DE PLANES 12.1 SEGÚN SU CLASE: El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de implementación del mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos, deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos ó metas, políticas, procedimientos, métodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las más importantes son las políticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos.

12.2 OBJETIVOS Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeación al igual que el resto de los planes.

12.3 POLITICAS Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo, usualmente las políticas se apoya y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Son tomadas por el consejo de administración, en las cuales se basarán las políticas de los departamentos Ejemplo de políticas: de promoción interna, de competir con base en los precios, de publicidad, etc.

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12.4 PROCEDIMIENTOS Son guías de acción mas que de pensamiento, pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a través de flujogramas. Es importante mencionar que los procedimientos sobrepasan la línea departamental, es decir, que pasan del departamento de producción al departamento de ventas, al de finanzas, etc.

12.5 MÉTODO Un método trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y específica como se va ejecutar este paso, por lo general está confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a una tarea especifica.

12.6 PRESUPUESTO Y CONTROL Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes. Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales si su dimensión es local y de corto plazo

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12.7 PROGRAMAS Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre éste último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.

12.8 SEGÚN SU FIN •

NUEVOS: Es aquella planificación que se pretende plantear.

•

VIGENTES: Son aquellos planes que ya están establecidos, y se ejecutan.

•

CORRECTIVOS: Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya

establecidos con anterioridad, por lo general son correcciones en pequeñas fallas en los planes actuales.

12.9 SEGÚN SU USO •

UNA SOLA VEZ: Estos planes hacen referencia a los que se establecen para

lograr un objetivo especifico en un momento especifico, es decir aquellos que se elaboran para realizar una actividad o tarea única, que no se repetirá o por los menos no se repetirá en un periodo de tiempo largo. •

VARIAS VECES: Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser

ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de planificación cíclica, al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificación continua.

12.10 SEGÚN SU PERÍODO DE REALIZACIÓN •

CORTO PLAZO: También llamada planificación operativa; se lleva a efecto en

cada planta y almacén. Es una extensión de la planificación a mediano plazo, con

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gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de producción específicos durante el período no mayor a un año. •

MEDIANO PLAZO: Es un subconjunto de la planificación a largo plazo, se

centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de uno a cinco años). El resultado de este nivel de planeación sirve como entrada para la planeación a corto plazo. •

LARGO PLAZO: Su parte central está formada por las consideraciones

estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas dentro de un marco de tiempo mayor de cinco años. Una característica distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades, y después desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades.

C. UTILIDADES 1. DEFINICIÓN Satisfacción o beneficio que se puede obtener al realizar una transacción económica Se puede decir que son los logros financieros que obtienen las empresas en el ejercicio de su actividad económica y se distribuyen en diferentes momentos. En conclusión se puede definir que, la utilidad es el fundamento de toda la actividad económica, generada en la empresa. Es lo suficientemente grande para cubrir el costo de todas las fuentes de financiamiento de los recursos invertidos en el negocio y dotar de un medidor a la alta dirección, a la gerencia y a todos los niveles de la empresa para asegurar que todas las áreas y unidades de negocio ayudan a la creación de valor de la empresa. En teoría, la utilidad es el fundamento de toda la actividad económica, pero todavía no se ha logrado un método o procedimiento capaz de medir o calcular con precisión la utilidad de un bien o servicio, aunque son numerosos los intentos de obtenerla. Sin embargo, a lo largo de la historia de la economía el concepto de utilidad ha

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tenido una importancia destacada porque su creación permitió a Alfred Marshall y a sus discípulos superar las limitaciones de la teoría del valor trabajo y de otros modelos que partían de los factores de producción y de la demanda como factores claves en la determinación de los precios y de los demás indicadores del valor. También permitió el análisis económico de factores intangibles o psicológicos que afectan a la valía de las cosas, superando el análisis de los determinantes materiales al que se habían limitado los economistas anteriores. Los primeros teóricos de la utilidad intentaron desarrollar métodos para medir o cuantificar éste concepto; más tarde, la teoría de la ‘utilidad ordinal’ permitió superar la dificultad de cuantificar la utilidad, al establecer que sólo es relevante en economía en tanto que permite establecer las preferencias relativas de los consumidores hacia las materias primas o los bienes y los servicios. El concepto de utilidad marginal fue la primera aplicación de la teoría de la utilidad, realizada por Alfred Marshall, que ha permitido analizar muchos problemas de oferta y demanda. Marshall reconocía que el dinero tiene utilidad por sí mismo, y por lo tanto también es un bien de consumo. Esta dificultad para medir la utilidad proviene en concreto de la variedad de comportamientos económicos12, sin embargo se puede aproximar mediante las fórmulas matemáticas de la Utilidad Total (utx), utilidad marginal (Umx) y la Promedio (Upx), las cuales muestran que mientras unidades se consuman por cada unidad de un bien, mayor será la utilidad que se reciba.

•

Utilidad Total. (Utx): Representa la suma de las utilidades que obtiene un consumidor al utilizar cierta cantidad de bienes (artículos).

12

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•

Utilidad Promedio (Upx) Representa una distribución aritmética como resultado de la acción de dividir la utilidad total entre el número de satisfactores consumidos. (Upx= Utx/Qx)

•

Utilidad marginal (Umx): Representa el incremento en la utilidad de un artículo “X” en la medida que el consumidor utiliza una unidad más de un mismo satisfactor.

D. FLUJO DE EFECTIVO Son aquellos elementos de los estados financieros que representan en sí un movimiento ocurrido durante un período determinado, por ende, los elementos del estado de resultados corresponden a flujos, ya que representan, principalmente, los ingresos, costos y gastos generados durante el período operativo. También corresponden al flujo las diferencias entre dos balances sucesivos, ya que representan los flujos de entrada y/o salida de una partida dentro de un período determinado. La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio. Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que permanezca “ocioso” en el banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores negociables.

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1. EL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Tiene por objetivo proporcionar información eminentemente financiera respecto a los flujos de efectivo generados en un período determinado, permitiendo verificar: la capacidad de la empresa para generar flujos de ingresos; la capacidad de cubrir sus compromisos con efectivo; la necesidad de recursos externos; el efecto que tienen las actividades de financiamiento y de inversión en los flujos financieros de la empresa; y, los elementos que permiten explicar por qué el resultado del ejercicio no necesariamente representa un flujo de efectivo, a través de la conciliación.

2. DEFINICIÓN. Los flujos de efectivo son movimientos de fondos monetarios originados por las operaciones de la empresa, cualquiera sea la naturaleza de sus operaciones. Dinamiza el recorrido económico y financiero año a año, además permite a traves del estado de flujo ocurrido en un período verificar como afectan la rentabilidad, la liquidez, la solvencia, la estructura financiera de la empresa y su equilibrio financiero. En conclusión se define que, los flujos de efectivo son movimientos de fondos monetarios que dinamizan las actividades económicas y financieras de una empresa; aunque es un activo que no genera utilidades, si es necesario para cubrir sus necesidades a corto plazo. Constituye un recurso de vital importancia, en la vida de cualquier negocio y por tal motivo, se impone conocer cuál ha sido la dinámica de éste, para poder desarrollar un trabajo exitoso en la empresa. Asimismo se pueden mencionar algunos objetivos más operativos, tales como: Identificar los flujos reales; preparar la toma de decisiones; organizar una planificación financiera a mediano plazo. Dentro de la clasificación de flujos más importantes se pueden mencionar los siguientes:

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1) Flujos operativos, son aquellos que afectan los resultados de la empresa, están relacionadas con la actividad principal del negocio o sea la producción de bienes o servicios y su comercialización, generan flujos físicos y monetarios y pueden clasificarse en: a) Flujos Positivos de Operación: Son flujos generados por la comercialización de los productos y se reflejan en los ingresos que percibe la empresa por las ventas al contado o por la recuperación de los créditos otorgados por la empresa. b) Flujos Negativos de Operación: Son flujos generados por la compra de recursos y se reflejan por los egresos ocasionados en el pago por la compra de materia prima al contado, el pago a los proveedores por compras al crédito, pago de planillas y los gastos indirectos de fabricación. b) Flujos Financieros, generan flujos financieros autónomos, están determinados por la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso de rendimientos, se consideran todos los cambios en los pasivos y patrimonio diferentes a las partidas operacionales y es la base para medir la rentabilidad financiera, es decir sus recursos propios y pueden clasificarse en: a) Flujos Positivos financieros: son ingresos a la canasta de efectivo generados por financiamientos obtenidos, intereses devengados b) Flujos Negativos financieros: Son egresos de la canasta de efectivo generados por: amortización de deuda, pago de intereses, cancelación de financiamientos a su vencimiento, pago de impuestos, pago de dividendos, etc.13 Las decisiones financieras, como parte del sistema de la empresa, deben contribuir eficazmente a maximizar su competitividad. 13

ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO [en línea] www.googlesyndicatedsearch.com [citado el 10 de Mayo de 2007] disponible en http://www.googlesyndicatedsearch.com/u/eumednet?q=%22flujos+financieros%22&sa=Buscar

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El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc. Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes específicos, puede contribuirse al objetivo global de la empresa. Keynes ha identificado tres motivos que implican efectivo: el motivo transacción, el motivo precaución y el motivo especulación.

•

El motivo de transacción; es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se presentan en el curso normal de los negocios – pagos por compras, mano de obra y dividendos.

•

El motivo de especulación; se relaciona con mantener un colchón o amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del negocio, menores cantidades por precaución se necesitaran. La posibilidad de obtener préstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad de este tipo de recursos. Es importante señalar que no todos los recursos para transacciones de la empresa y las cantidades por precaución tienen que mantenerse en efectivo; es obvio que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi representan dinero)

•

El motivo especulación; se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar los cambios estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las tasas de interés aumenten y que disminuyan los precios de los valores, éste motivo sugiere que la empresa debe conservar efectivo hasta que se termine el incremento en las tasas de interés.

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3. OBJETIVOS DEL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO a. Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir sus

políticas

de

contabilidad

y

tomar

decisiones

que

ayuden

al

desenvolvimiento de la empresa. b. Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus políticas de operación y financiamiento. c. Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. d. Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar la predicción de flujos de efectivo futuros. e. La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el efectivo f. La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen. g. Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.

4.

PRINCIPIOS

BÁSICOS

PARA

LA

ADMINISTRACIÓN

DEL

EFECTIVO En la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero.

•

PRIMER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"

Ejemplo: -Incrementar el volumen de ventas.

70

- Incrementar el precio de ventas. - Mejorar la mezcla de ventas. (Impulsando las de mayor margen de contribución) - Eliminar descuentos. SEGUNDO PRINCIPIO:

•

"Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" Ejemplo: - Incrementar las ventas al contado - Pedir anticipos a clientes - Reducir plazos de crédito.

•

TERCER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"

Ejemplo: - Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores - Hacer bien las cosas desde la primera vez. - Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

•

CUARTO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"

Ejemplo: - Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. - Adquirir los inventarios y otros activos en el momento próximo a utilizar. Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero.

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En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. Los flujos de efectivos actualmente constituyen una herramienta indispensable para la toma de decisiones en la empresa moderna. Rara es la decisión empresarial que no requiera conocer cómo anda la situación financiera de la empresa, es decir si la misma cuenta con dinero líquido para hacerle frente a determinada obligación.

5. IMPORTANCIA Y NECESIDAD DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO El desequilibrio entre la escasez de recursos y las necesidades ilimitadas, fuente del problema económico al que se tienen que enfrentar todas las sociedades bajo cualquier sistema económico, obliga a los agentes económicos -las familias, las empresas y los gobiernos- a realizar elecciones. La ley de la escasez afirma que los deseos siempre excederán la capacidad de la sociedad para satisfacerlos, nunca habrá recursos suficientes, por lo tanto se tienen que hacer elecciones. Las familias tienen que elegir cómo gastar su ingreso limitado en las cosas que desean. Las empresas tienen que elegir entre combinaciones alternas de recursos escasos y entre diferentes bienes para producir. Se centra la atención, por tanto, en cómo elegir entre las acciones alternativas, y dentro de los límites impuestos por los recursos limitados. Surge así la necesidad de las empresas de disponer de herramientas que le proporcionen elementos para poder elegir y tomar decisiones. En este sentido, el EFECTIVO constituye un recurso de vital importancia, en la vida de cualquier negocio y por tal motivo, se impone conocer cuál ha sido la dinámica de éste, para poder desarrollar un trabajo exitoso en la empresa.

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De ahí la importancia de conocer los movimientos de la tesorería a través de la confección del Estado de Flujo de Efectivo o Cash - Flow. Sin embargo, se considera necesario plantear que no son pocas las empresas que han centrado sus esfuerzos en cumplir con el objetivo de ser rentable, es decir, maximizar la Ganancia o Utilidad del Período, y han descuidado su Tesorería. Esto ha provocado que en muchos casos, a pesar del esfuerzo desplegado en alcanzar altos niveles de Utilidad, afronten situaciones con la disponibilidad del dinero suficiente para hacerle frente a sus compromisos de pagos y de financiamiento, y consecuentemente, han caído en incumplimientos de pagos, o han tenido que renegociar la deuda, o lo más dramático, han llegado a la quiebra, y ello obedece, en buena medida, a deficiencias en su tesorería. Es recurrente, el cuestionamiento que hacen los empresarios a sus contadores y financieros, de cómo es posible, que habiendo tenido su empresa un determinado volumen de Utilidad, no dispongan de dinero suficiente en la cuenta bancaria para hacerle frente a las deudas. Para dar respuesta, el contador o financiero debe ser capaz de mostrarle a su empresario cual ha sido el comportamiento del flujo de efectivo durante ese período de tiempo y para ello, debe proceder a la confección del Flujo de Caja. Este estado, por lo general, se confecciona mensualmente al igual que los otros estados financieros, pero ha llegado a representar una herramienta tan útil, que muchas empresas lo confeccionan en una menor periodicidad, es decir, quincenal, decenal, semanal y algunas empresas, por lo general con tecnología de punta, hasta diariamente controla como se mueven sus fondos más líquidos. La frecuencia estará en dependencia del papel que jugará éste estado en el proceso de toma de decisiones en la empresa.

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6 LOS DISTINTOS TIPOS DE FLUJOS DE EFECTIVO Mayoritariamente las empresas confeccionan éste estado partiendo del saldo inicial, posteriormente relacionan de forma consecutiva todos los conceptos por los cuales se originaron entradas y salidas de efectivo, para finalmente llegar a la variación total y al saldo final del efectivo en libros. Para conocer cual es la capacidad que tiene la empresa de generar efectivo por su operación y si es suficiente el efectivo generado para cubrir sus inversiones y su financiación no basta con elaborar el flujo de caja sino, que se requiere precisar las causas que provocaron las entradas y salidas de efectivo, clasificando la información en tres grupos. Estos tres grupos son: • Flujo de Efectivo por las Actividades Ordinarias o de Operación. • Flujo de Efectivo por las Actividades de Inversión. • Flujo de Efectivo por las Actividades de Financiación. A continuación se expone brevemente el contenido de cada una de ellas.

6.1 FLUJO DE EFECTIVO PROVENIENTE DE LAS ACTIVIDADES ORDINARIAS O DE OPERACIÓN. La empresa fue creada para un fin, y para lograrlo necesita realizar gastos para después poder vender su producción o servicio. Las Actividades de Operación constituyen la fuente principal de todos los ingresos y gastos ordinarios de la empresa. En éste grupo, se registrarán todos los movimientos de efectivo que se producen como resultado de la explotación. Comprende por tanto, los cobros y pagos correspondientes a las actividades fundamentales de la empresa que intervienen en la determinación de la utilidad o pérdida neta de ésta y por lo tanto se ven reflejados en el Estado de Resultado. De la suma de las entradas y salidas de efectivo por éstos conceptos, se obtiene la variación en efectivo de las Actividades de Operación

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6.2 FLUJO DE EFECTIVO PROVENIENTE DE LAS ACTIVIDADES DE INVERSIÓN. Las empresas tienen necesidad de crecer, de elevar su capacidad productiva que no es más que incrementar sus activos fijos, por lo que además de los gastos e ingresos inherentes a la explotación, requiere incurrir en gastos vinculados al proceso inversionista, necesarios e imprescindibles para alcanzar el desarrollo de un negocio. Las actividades de inversión, por tanto, están constituidas por la compra y venta de activos fijos, de inversiones financieras, de la adquisición, etcétera. De la suma de las entradas y salidas de efectivo por estos conceptos, se obtiene la variación en efectivo de las Actividades de Inversión.

6.3 FLUJO DE EFECTIVO PROVENIENTE DE LAS ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN. Por último quedan solamente los movimientos de efectivo como resultado del proceso de financiación. Son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por la entidad. Comprenden los movimientos de efectivo realizados por los dueños de la entidad, es decir, las aportaciones o retiros de éstas, incluyendo la distribución de las utilidades, las donaciones financieras, tanto las recibidas como las otorgadas, así como cualquier otra operación de esta índole. ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN De la suma de las entradas y salidas de efectivo por estos conceptos se obtiene la variación en efectivo de las actividades de financiación. Acerca del análisis de las variaciones de efectivo Por lo expuesto anteriormente, por cada uno de los grupos, se obtendrá la variación correspondiente como resultado de la diferencia entre las entradas y salidas de efectivo. De ésta forma se tienen las siguientes variaciones:

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• Variaciones de efectivo por Operaciones. • Variaciones de efectivo por Inversiones. • Variaciones de efectivo por Financiación. Variaciones de Efectivo por Operaciones. La Variación del Flujo de Caja por Operaciones, ofrece una información sumamente valiosa para cualquier proceso de evaluación financiera y de análisis de la empresa. Esta es una de las razones por las cuales es necesaria la apertura de este Estado en sus tres clasificaciones. Esta variación debe ser positiva, puesto que ello significa que la empresa, como resultado de las operaciones propias de su actividad, es decir, de su objeto social, de su razón de ser, obtiene un flujo positivo, es decir genera efectivo, lo cual le permite poder hacer frente a sus compromisos de inversión y de financiación. Si ésta variación arroja una cifra negativa, quiere decir que las salidas de efectivo, como resultado de las operaciones de la empresa superaron a las entradas, lo cual es sumamente peligroso para cualquier entidad, por cuanto el efectivo proveniente de las Actividades Ordinarias es la fuente básica del sustento de la empresa y por lo tanto, debe ser siempre positiva, para poder garantizar y proporcionar a la empresa, el dinero necesario para operar y poder hacer frente a las salidas de efectivo por inversiones y financiamiento. No obstante, es posible que por cualquier circunstancia en un momento oportuno, ésta variación pueda ser negativa, a causa de alguna situación en específico que así lo justifique, pero por definición y por lógica, la misma debe ser siempre positiva. Si el resultado negativo de esta variación persiste, bien de forma consecutiva o cíclicamente, el peligro es aún mayor, pues entonces la empresa podrá caer en impagos, y pierde posibilidades de poder recibir efectivo para su financiación, y menos aún para inversión, debido a que ella misma no es capaz de generar recursos

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a partir de los resultados de sus propias operaciones, que son por naturaleza, la fuente principal para poder hacer frente al pago de préstamos y de dividendos. Tanto los propietarios, como los acreedores, no van a invertir su dinero en una empresa que presente ésta situación. Variaciones de Efectivo por Inversión. Todo proceso inversionista es beneficioso para cualquier empresa, pues sus resultados a la larga se materializarán de forma positiva en el Flujo de Caja de Operaciones. Sin embargo, cuando la empresa se encuentra en este proceso, por lo general ésta variación presenta un saldo negativo en el Flujo de Efectivo Proveniente de las Inversiones. Como es lógico, ésta situación se mantendrá siempre y cuando la empresa invierta, a no ser que la empresa haga alguna inversión financiera o tal vez alguna venta de activo fijo u otra causa, y que en determinado momento el monto de estas entradas supere a las salidas del proceso inversionista. Variaciones de Efectivo por Financiación. Los resultados de los análisis de los Flujos de Financiación también son importantes, por cuanto los mismos requerirán de Flujos de Operaciones para obtener las fuentes necesarias y poder solventar las deudas de financiación al término de su vencimiento. Estas variaciones son positivas cuando la empresa recibe dinero como resultado de la emisión de bonos, acciones, préstamos recibidos, etcétera y éstas superen las salidas que pueden ser por la venta de acciones o bonos, pago del principal, pago de dividendos, etcétera.

7. ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE LOS CICLOS OPERATIVOS 7.1 CICLO OPERATIVO (CO): El ciclo operativo de una empresa se define como el tiempo que transcurre desde el momento en que la empresa introduce la materia prima y la mano de obra en el

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proceso de producción (es decir comienza a crear el inventario), hasta el momento en que cobra el efectivo por la venta del producto terminado que contiene estos insumos de producción. Está integrado por dos componentes: 1. La edad promedio del inventario. 2. Periodo Promedio de las ventas. El ciclo operativo de la empresa es simplemente la suma de de la edad promedio del inventario (EPI) y el periodo promedio de cobro (PPC).

7.2 CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO: Por lo general una empresa tiene la posibilidad de comprar muchos de sus insumos de producción (por ejemplo, materias primas y mano de obra) a crédito. El tiempo que requiere la empresa para pagar estos insumos se denomina periodo promedio de pago (PPP); por tanto, estos insumos de producción generan fuentes de financiamiento espontánea a corto plazo. La capacidad de las empresas de adquirir insumos al crédito, compensa en parte o totalmente el tiempo que los recursos permanecen inmovilizados en el ciclo operativo.

7.3 CONTROL DEL CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO: Un ciclo de conversión del efectivo positivo, significa que la empresa debe usar formas negociadas de financiamiento, como los préstamos a corto plazo sin garantía o sin fuentes garantizadas de financiamiento, para apoyar el ciclo de conversión del efectivo. Para una empresa sería ideal tener ciclos de conversión del efectivo negativos, ya que esto significaría que el periodo promedio de pago supera al ciclo operativo. Las empresas de manufactura no tendrán ciclos de conversión del efectivo negativos a menos que prolonguen sus periodos promedios de pagos por periodos muy largos o por un tiempo bastante considerable. Las empresas que no se dedican a la manufactura, tienen más oportunidad de presentar ciclos de conversión del efectivo

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negativos, porque generalmente mantienen inventarios más pequeños, que se mueven con mayor rapidez, y porque a menudo se venden sus productos y servicios en efectivo. Como consecuencia éstas empresas tienen ciclos operativos más cortos, cuya duración puede ser superada por los periodos promedios de pagos de la empresa, lo que genera ciclos de conversión negativos. En el caso más frecuente de un ciclo de conversión del efectivo positivo, la empresa necesita aplicar estrategias que minimicen el ciclo de conversión del efectivo sin perder ventas o perjudicar la valuación de créditos. Las estrategias bases para administrar el ciclo de conversión del efectivo son las siguientes: 1. Acelerar la rotación de inventarios lo más posible, evitando el agotamiento de las mercancías, el cual pudiera ocasionar una pérdida de ventas. Ej. acelerar la rotación de materia prima, acortar el ciclo de producción o aumentar la rotación de productos terminados. 2. Recuperar las cuentas por Cobrar tan pronto como sea posible, sin perder ventas futuras a causa de técnicas de cobro que ejerzan una presión excesiva. Los descuentos por pronto pago, si se justifican económicamente, se usan para lograr este objetivo. 3. Liquidar la Cuentas por Pagar tan tarde como sea posible, sin perjudicar la evaluación de crédito de la empresa, pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago (a menudo constituye u estímulo para pagar más pronto las deudas).