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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE
SERVICE FEE
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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE INTRODUCCIÓN ...........................................................................................................................................................3 ¿Qué es el Service FEE?...........................................................................................................................................3 ¿Cómo afecta el Service Fee a la forma de trabajar en Front-Office?........................................................3 ¿Cómo afecta el Service Fee al desglose de IVA al cliente? ...........................................................................4 ¿Cómo afecta el Service Fee a la liquidación de IVA de la Agencia de Viajes? ...........................................5 RETAILER ........................................................................................................................................................................6 ¿Cómo configurar el Service Fee desde Retailer?..............................................................................................6 Maestros – Códigos de liquidación ......................................................................................................................6 Maestros – Ficheros maestros asociados a clients con crédito – Tipos de clientes con crédito .........6 Maestros – Clientes y Ctes. con crédito............................................................................................................7 Maestros – Service Fee, Recargo y cuota de gestión – Configuración automática service fee, recargo y cuota de gestión ...................................................................................................................................8 Maestros – Service Fee, Recargo y cuota de gestión – Descripción texto en factura del service fee y cuota de gestión ................................................................................................................................................10 FRONT-OFFICE ........................................................................................................................................................... 11 ¿Cómo recuperar un service fee desde Front-Office, cuando éste es “A cobrar por Nosotros SÍ”?..12 ¿Cómo recuperar un service fee desde Front-Office, cuando éste es “A cobrar por Nosotros NO” (UATP)? ......................................................................................................................................................................13 ¿Cómo recuperar un service fee desde Front-Office, cuando éste está sujeto a coeficientes de IVA? ......................................................................................................................................................................................15 Ejemplos de facturas con Service FEE ...............................................................................................................18
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INTRODUCCIÓN ¿Qué es el Service FEE? Es un cargo por gestión del viaje que se le cobra al cliente, de hecho, no deja de ser una cuota de gestión. Lo que proponen es que con la reducción de las comisiones, sean las agencias las que igualen o aumenten el margen que tenían anteriormente por la venta de billetaje, con estos CARGOS DE SERVICIOS/SERVICE FEE, es decir, que la agencia cobre por su trabajo. A partir de aquí Iberia informa de los importes de SERVICE FEE que en sus tiendas cobrarán para cada tipo de servicio. Os recordamos que esto es orientativo e informativo, cada agencia puede cargar lo que quiera.
¿Cómo afecta el Service Fee a la forma de trabajar en FrontOffice? Se ha incluido un nuevo campo en la creación de servicios de Comitentes, este campo se llama SERVICE FEE. Todos aquellos clientes que tengan la Interface con Savia/Amadeus o Galileo, cuando capturen el AIR o MIR, el importe del SERVICE FEE que se ha cargado aparecerá en su campo correspondiente, que se ha añadido en Front-Office. Cuando el AIR que se recupere sea un UATP en el que la parte del SERVICE FEE se ha cobrado de alguna forma distinta a crédito del BSP, el servicio del billete en la reserva aparecerá como Pago Directo y el importe del SERVICE FEE aparecerá en el total factura, el documento que se emitirá será una FACTURA no un PARTE DE VENTA. En la liquidación de BSP liquidarán por el importe del billete, el SERVICE FEE no aparecerá porque lo ha ingresado directamente la Agencia de Viajes. Cuando el AIR que se recupere sea un UATP en el que la parte del SERVICE FEE se ha cobrado a crédito, el servicio del billete en la reserva aparecerá como Pago Directo y el importe del SERVICE FEE aparecerá en el total factura, el documento que se emitirá será una FACTURA ya que el cargo del SERVICEE FEE al cliente es nuestro aunque lo cobre el BSP. En la liquidación de BSP liquidarán por el importe del billete y el importe del SERVICE FEE aparecerá en un apartado al final de la liquidación con todo el detalle de SERVICE FEE cobrados. Hay que tener en cuenta que BSP os descontará las Tasas de Descuento que han acordado con las diferentes entidades. Por si no las sabéis, os las detallamos:
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TARJETA
TASAS DE DTO.
VISA
1.90€
MASTERCARD
1.90€
AMERICAN EXPRESS
2.45€
DINERS
2.75€
Ahora Iberia paga los cargos fijos de la transacción pero puede ser que deje de pagarlos al terminar el contrato o bien que otras compañías que se están adhiriendo al sistema del SERVICE FEE no quieran pagarlos y entonces deberá pagarlos la agencia. Aquellos clientes que NO tengan la Interface con Savia/Amadeus o Galileo, introducirán el billete de forma manual en Front.Office y teclearán manualmente el SERVICE FEE en su campo correspondiente.
¿Cómo afecta el Service Fee al desglose de IVA al cliente? El SERVICE FEE que se cobre en un billete Nacional (Península, Baleares) está sujeto al 16% de IVA, IVA INCLUIDO. Por ejemplo un billete BCN - MAD, importe del Billete 150€ (100€ importe comisionable, 20€ tasas RS, 30€ tasas QV), SERVICE FEE 20€ (20/1.16=17.24) el ingreso serán 17.24€, los 2.76€ restantes los liquidaremos a Hacienda. Cuando se haga el desglose de IVA al cliente, el desglose correcto sería: IMPORTE SERVICIO 170€ (150 BILLETE + 20 SERVICE FEE)
DESGLOSE DE SERVICIOS E IVA REALIZADO POR CUENTA DEL PRESTATARIO DEL SERVICIO EN CONCEPTO DE SUPLIDOS
BASE IMP SUJ. 7% (100€ DEL BILLETE) 93,46 + 6.54 (IVA)
BASE IMP. SUJ. 16% (30€ TASAS QV) 25,86 + 4.14 (IVA)
BASE EXENTA 20€ TASAS RS
DESGLOSE DE IVA REALIZADO POR LA PROPIA AGENCIA BASE IMPONIBLE SUJETA AL REGIMEN GENERAL (20€ SERVICEE FEE) 17.24 + 2.76 (16% IVA)
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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE Si además este billete es para un trayecto ínter balear o Península/Baleares, el desglose de IVA tanto del billete como del SERVICE FEE aplicado tendría que hacerse teniendo en cuenta que no estarán sujetas por la parte de aguas internacionales. En caso de hacer este tipo de desglose, se aplicaría la tabla de coeficientes que actualmente ya tiene Front-Office:
¿Cómo afecta el Service Fee a la liquidación de IVA de la Agencia de
Viajes?
La agencia tendrá que liquidar en su libro de IVA de facturas emitidas, como régimen General el 16 % de los importes cobrados en concepto de SERVIFE FEE en la venta de billetaje Nacional. En internacional está exento. Para vuestra tranquilidad, en este caso el tratamiento es similar al de los Gastos de Gestión, actualmente el programa ya lo está haciendo de esta manera, no supone ningún cambio.
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RETAILER ¿Cómo configurar el Service Fee desde Retailer? Se han añadido una serie de maestros nuevos para poder configurar el Service Fee desde el programa de Retailer. Con esta configuración se pretende que desde Front-Office sea más sencilla la utilización de dicho Service Fee. Vamos a ver cada una de las nuevas opciones con detalle.
Maestros – Códigos de liquidación Se ha añadido un nuevo campo en el maestro de Códigos de liquidación, para indicar si la compañía que se está creando, liquida por BSP, y por lo tanto se asignará una serie y número de factura especial desde Front-Office. Si estos billetes son costes que pertenecen a un grupo propio de la agencia (forfait), no deben llevar el nº especial de factura.
NUEVO CAMPO
Maestros – Ficheros maestros asociados a clients con crédito – Tipos de clientes con crédito Se ha creado este nuevo maestro, para poder crear diferentes tipos de clientes a asignar a solamente los clientes con crédito. Posteriormente se podrán crear diferentes importes de Service Fee, en función de cada tipo de cliente que hayamos creado.
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TIPO CTE. – Teclear el código del tipo de cliente que se está creando. DESCRIPCIÓN – Teclear la descripción del tipo de cliente que se está creando.
Pulsar sobre el botón
, para crear el tipo de cliente que visualizamos en pantalla.
Maestros – Clientes y Ctes. con crédito Se ha añadido un nuevo campo en el maestro de Clientes y Ctes. con crédito en el apartado de éstos últimos, para asignar los diferentes tipos de clientes que hemos creado anteriormente, a nuestros clientes con crédito.
NUEVO CAMPO
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Maestros – Service Fee, Recargo y cuota de gestión – Configuración automática service fee, recargo y cuota de gestión Se ha creado este nuevo maestro, para poder configurar de manera automática los service fee, recargos y cuotas de gestión, para que desde Front-Office reconozca automáticamente los importes que se asignen desde Administración, para cada tipo de cliente, proveedor, para una serie en concreto... Se podrán crear tantos registros como se deseen.
TIPO REG. (S/R/C) – Indicar el tipo de registro que se va a crear. Indicar con una S si se trata de Service Fee, R si es un Recargo y C si se va a crear una Cuota de gestión. SERIE – Teclear la serie en la que se desea crear el registro. Si dicho registro se va a poder utilizar
para todas las series, dejar este campo en blanco.
CATEG. PR/CO – Teclear para que categoría de proveedores/comitentes se va a poder utilizar el registro que se está creando. Si éste se va a utilizar para todas las categorías, dejar este campo en blanco. PR/CO (P/C/’ ‘) – Indicar si el registro que se está creando, se va a utilizar en servicios de comitentes (C), proveedores (P) o en todos (dejar este campo en blanco). PR/CO – Teclear para que proveedor/comitente se va a poder utilizar el registro que se está creando. Si éste se va a utilizar para todos los proveedores/comitente, dejar este campo en blanco. © Beroni Informática
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CT. CREED. (S/N/’ ‘) – Indicar si el registro que se está creando, se va utilizar para clientes con crédito (S), clientes sin crédito (N), o para todos los clientes (dejar este campo en blanco). CTE. – Teclear para que código de cliente con crédito se va a poder utilizar el registro que se está creando. Si va a poder ser para todos los clientes con crédito, dejar este campo en blanco.
TIPO CTE. – Teclear para que tipo de cliente se va a poder utilizar el registro que se está creando. Si éste se va a utilizar para todos los tipos de cliente, dejar este campo en blanco.
Nº ORDEN – Teclear el número de orden en que visualizaremos en Front-Office el registro que se está creando.
DESCRIPCIÓN – Teclear la descripción que se va a visualizar en Front-Office del registro que se está creando.
CARGO – Teclear el importe del service fee, cuota de gestión o recargo, para las facturas de cargo de Front-office. Debemos tener en cuenta que siempre que se introduzca un serfice fee, el IVA será incluido. ABONO – Teclear el importe del service fee, cuota de gestión o recargo, para las facturas de abono de Front-Office. Debemos tener en cuenta que siempre que se introduzca un serfice fee, el IVA será incluido
MOD. – Teclear una S si se desea dar la posibilidad en Front-Office a modificar el importe obtenido automáticamente. En caso contrario, teclear una N. TIPO OPER. – Teclear el tipo de operación a realizar desde Front-Office, cuando se recupere el service fee, cuota de gestión o recargo que se está creando. Teclear una B, si el importe se va a calcular por cada billete existente en la reserva de Front-Office, y que cumpla las condiciones que se están asignando, teclear una F si el importe se va a calcular por factura (es decir, una sola vez, independientemente de los billetes que haya), o una P, si va a ser calculado por proveedor. SUJETO COEF. – Indicar con una S si el importe del service fee, cuota de gestión o recargo, puede estar sujeto a los “coeficientes de IVA”, es decir, cuando sean transportes entre Península y Baleares, y viceversa. En caso contrario, teclear una N. TIPO SERV. – Este campo solamente estará activado si hemos tecleado una S en el campo anterior. Deberemos indicar con una A si el tipo de servicio sujeto al coeficiente de IVA es de Avión, y con una B si es Barco.
IVA – Existen cuatro casillas, para poder definir el código de IVA del service fee, cuota de gestión, o
recargo, para que en Front-Office, solamente se puedan recuperar automáticamente los asignados desde Retailer.
Una vez completada toda la información necesaria, pulsar sobre el botón creación del service fee, cuota de gestión o recargo.
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, para proceder a la
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Pulsando sobre el botón , se permitirá duplicar el registro que se esté visualizando, creando uno nuevo, para proceder a su modificación y posterior creación. Pulsar sobre el botón
, para borrar el registro que se está visualizando.
Maestros – Service Fee, Recargo y cuota de gestión – Descripción texto en factura del service fee y cuota de gestión Se ha desarrollado este nuevo maestro, para poder crear un texto propio, para que salga impreso en la factura de Front-Office, cuando exista en éste, un service fee, o cuota de gestión. Es útil para poder utilizar la misma nomenclatura que Hacienda.
TIPO (S/C) – Teclear una S si el texto que se va a introducir pertenece a un Service Fee, o una C si se trata de una cuota de gestión.
SERIE – Indicar para que serie concreta de oficina, se está creando este nuevo texto. Si se va a utilizar el mismo para todas las series, dejar este campo en blanco. © Beroni Informática
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TEXTO – Podemos teclear el texto en diferentes idiomas, para que salga impreso en las diferentes facturas de Front-Office.
Una vez completada toda la información necesaria, pulsar sobre el botón creación del texto del service fee o cuota de gestión.
, para proceder a la
, se permitirá duplicar el texto que se esté visualizando, creando uno Pulsando sobre el botón nuevo, para proceder a su modificación y posterior creación. Pulsar sobre el botón
, para borrar el texto que se está visualizando.
FRONT-OFFICE Para una buena utilización de los fee desde Front-Office, se deberá tener en cuenta que se habrán tenido que configurar previamente desde Retailer. En cualquier caso, si esta configuración todavía no se ha podido completar, siempre podremos utilizar el campo de “cuota de gestión”, para introducir el importe de un fee.
RECUERDEN: Cuando se introduzca un “recargo” en un servicio de comitente, siempre lo deberemos desglosar en factura. Para que este importe del recargo se sume al importe de los billetes, y por lo tanto, no sea necesario mostrarlo en factura, la manera de proceder será la siguiente: Crear un servicio con el mismo nº de billete que el que se acabe de introducir desde FrontOffice. Introducir el importe del recargo en la casilla de COMISIONABLE, o de NO COMISIONABLE (si se teclea en el campo de COMISIONABLE, no se deberá teclear NADA en % COMISIÓN ni en IMP. COMISIÓN). Teclear al final del billete las siglas NE (no existe). De esta manera, cuando liquidemos el BSP desde la opción de PUNTEO AUTOMÁTICO, el programa no punteará estos billetes, ya que BSP nunca los enviará, y generará diferencias positivas por el importe de los recargos, contabilizándose éstos, como beneficio total para la Agencia.
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¿Cómo recuperar un service fee desde Front-Office, cuando éste es “A cobrar por Nosotros SÍ”?
Introducir la información normal de cualquier servicio, y al pasar sobre el campo de A COBRAR NOS., si tecleamos una S y pulsamos , si los datos introducidos del billete coinciden con la configuración introducida desde Retailer, el programa nos mostrará la siguiente pantalla, para poder escoger el service fee, cuota de gestión o recargo adecuado a la reserva que se está efectuando:
Si solamente existiera un registro creado desde Administración, y que coincidiera con los datos introducidos desde Front-Office, el programa asignará automáticamente ese importe a la reserva. Una vez seleccionado el importe, visualizaremos en el nuevo campo SF, que el programa ha asignado el importe del fee, junto a su IVA correspondiente, según la configuración de Retailer, automáticamente. En cualquier caso, este importe siempre será modificable desde Front-Office, si así se ha configurado desde Administración, por lo que también podremos introducirlo manualmente.
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¿Cómo recuperar un service fee desde Front-Office, cuando éste es “A cobrar por Nosotros NO” (UATP)? Aunque el billete sea UATP, el fee lo puede cobrar directamente la agencia.
Introducir la información normal de cualquier servicio, y al pasar sobre el campo de A COBRAR NOS., tecleamos una N, si los datos introducidos del billete coinciden con la configuración introducida desde Retailer, el programa nos mostrará la siguiente pantalla, para poder escoger el service fee, cuota de gestión o recargo adecuado a la reserva que se está efectuando:
Al recuperar la línea seleccionada, el programa nos mostrará la siguiente pantalla:
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Se deberá tener en cuenta que sólo se podrá introducir el nº de la tarjeta de crédito si el billete se trata de un UATP (“a cobrar por nosotros NO”), solamente se deberán rellenar los datos de esta pantalla en el caso de que el importe del FEE se cobre a través de BSP, y no a través de la propia agencia. En esta pantalla se deberá indicar el tipo de tarjeta que se utiliza, su número, y el código de autorización del fee. Si solamente existiera un registro creado desde Administración, y que coincidiera con los datos introducidos desde Front-Office, el programa asignará automáticamente ese importe a la reserva. Una vez seleccionado el importe, visualizaremos en el nuevo campo SF, que el programa ha asignado el importe del fee, junto a su IVA correspondiente, según la configuración de Retailer, automáticamente. En cualquier caso, este importe siempre será modificable desde Front-Office, si así se ha configurado desde Administración, por lo que también podremos introducirlo manualmente.
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¿Cómo recuperar un service fee desde Front-Office, cuando éste está sujeto a coeficientes de IVA?
Introducir la información normal de cualquier servicio, y al pasar sobre el campo de A COBRAR NOS., tecleamos una S o una N, si los datos introducidos del billete coinciden con la configuración introducida desde Retailer, el programa nos mostrará la siguiente pantalla, para poder escoger el service fee, cuota de gestión o recargo adecuado a la reserva que se está efectuando:
Al recuperar la línea seleccionada, si la configuración que viene desde Administración, refleja que este service fee está sujeto a los coeficientes de IVA, es decir, es un transporte entre Península y Baleares o viceversa, el programa nos mostrará la siguiente pantalla:
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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE Donde se seleccionará el coeficiente de cálculo correspondiente al origen y destino del servicio de transporte que se esté introduciendo. En el caso de que la agencia esté situada en Baleares, en función del código postal de la serie de oficina que se esté procesando (070=PMI, 077=MAH, 078=IBZ), sólo se visualizarán los coeficientes referentes a la serie en concreto. En este caso, visualizaremos en el nuevo campo SF, que el programa ha asignado el importe del fee, junto a su IVA correspondiente, pero solamente del porcentaje sujeto a IVA, según los coeficientes:
IMPORTE DE LA PARTE DEL FEE SUJETA A IVA
IVA DEL SERVICE FEE
Automáticamente se creará un nuevo registro con el mismo nº de billete añadiendo al final de éste “#NE” (almohadilla + NE), con la parte del fee exenta de IVA, según los coeficientes:
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IMPORTE DE LA PARTE DEL FEE EXENTA DE IVA
Si borramos el billete “NE”, se deberá borrar también el billete que contiene la parte del Fee sujeta a IVA, y viceversa.
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Ejemplos de facturas con Service FEE 1.
Ejemplo de un service fee que lo ha cobrado la agencia, por un importe de 6€, IVA incluido:
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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE 2. Ejemplo de un service fee que se ha cobrado junto con el billete como UATP, por un importe de 20€, IVA incluido:
NOTA: Aunque el fee sea UATP, siempre deberá aparecer en factura.
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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE 3. Ejemplo de un service fee que se ha cobrado con tarjeta a través de la agencia, y el billete se ha cobrado como UATP, por un importe de 6€, IVA incluido:
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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE 4. Ejemplo de un service fee que ha cobrado la agencia, por un importe de 6€, IVA incluido, y que está sujeto a coeficientes de IVA, por lo tanto una parte del billete está exenta de IVA y una parte está sujeta:
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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE 5. Ejemplo de un service fee que ha cobrado la agencia, por un importe de 6€, IVA incluido, más una cuota de gestión de 10€, también con IVA incluido, y con un depósito de garantía de reserva de 100€:
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Captura de billetes de tren emitidos desde la página web de RENFE Como podemos observar en todos estos ejemplos, se cumple el Real Decreto 1496/2003, al amparo de lo previsto en la disposición adicional 4ª. Es decir, cada servicio de transporte aéreo, deberá desglosarse en factura, y con una serie y numeración de facturas diferentes. En el caso de Front-Office será: SERIE DE LA OFICINA (por ejemplo A) + BSP + número. Por otro lado el PRESTADOR DEL SERVICIO, será la Agencia de Viajes, en nombre de la cía. aérea. Por lo que ya no se mostrará el nombre de la cía. Aérea y su CIF, sino el nombre de la Agencia, y entre paréntesis, el nombre del comitente.
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