1.2.5-20.1 CIRCULAR INFORMATIVA No. 34 Tunja, 3 de Diciembre de 2014

PARA RECTORES, AUXILIARES ADMINISTRATIVOS Ó PAGADORES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS EN EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE BOYACA. Asunto: Orientaciones sobre la entrega de los Informes Financieros correspondientes al 4to.Trimestre y Cierre de Vigencia 2014. Con el fin de orientar los procesos y reiterar los documentos y forma de presentación, relacionados con la entrega de Informes Financieros correspondientes al cuarto trimestre y cierre de la vigencia 2014, se ha generado la presente Circular, esperando a través de ésta apoyar en la realización de dicha presentación. Conforme a las fechas establecidas para los Informes Financieros mencionados en el asunto, se recuerda que esta entrega debe realizarla el Auxiliar Administrativo o Pagador, si de encontrarse en su periodo de vacaciones, dicha responsabilidad recaerá sobre el Ordenador del Gasto (Rector). Con el fin de dar cumplimiento a las funciones de la entidad territorial, establecidas en el artículo 18 del Decreto 4791 2008 relacionadas con la asesoría, apoyo y seguimiento a la administración y ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos existentes en cada una de las Instituciones Educativas Oficiales, de municipios no certificados del Departamento de Boyacá, nos permitimos remitir algunos recomendaciones a fin de que sean tenidas en cuenta.

1. ENTREGA DE INFORMES CUARTO TRIMESTRE La entrega de informes deben contener las siguientes partes:

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1.1.

ACUERDO DE APROBACIÓN DE PRESUPUESTO DE 2015

Presupuesto de Ingresos (Artículo 8 Decreto 4791 de 2008) Presupuesto de Gastos (Artículo 9 Decreto 4791 de 2008) Disposiciones Generales (Las que efectivamente estén utilizando en la Institución Educativa). 1.2.

PLAN DE COMPRAS

“Las adquisiciones se harán con sujeción al Plan general de compras debidamente aprobado por el consejo directivo y de conformidad con las normas que rigen la materia”. Parágrafo 1º. Art. 11 Decreto 4791 de 2008. Este documento debe ser elaborado y aprobado por Consejo Directivo, la actualización del mismo se realizará según se requiera, contando como mínimo con las siguientes características previstas en el Artículo 04 Decreto 1510 de 17 de Julio de 2013: • • • •

1.3.

Lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir en la vigencia Valor estimado del contrato o valor de bienes de forma unitaria y total Mencionar el tipo de recursos con cargo a los cuales la Institución Educativa pagará el bien, obra o servicio. Establecer clase de contrato y fecha aproximada en la cual la Institución Educativa iniciará al Proceso de Contratación. FORMATO DE FUENTES Y USOS (Se adjunta formato).

Su presentación debe corresponder al contenido y formato que se adjunta a la presente. 1.4

INFORME FINANCIERO

1.4.1

Balance General: Debe estar firmado por el Rector, Auxiliar Administrativo o Pagador y Contador si la Institución Educativa cuenta con este servicio.

1.4.2 Ejecuciones Presupuestales de Ingresos y Gastos: Las cifras reflejadas en el balance y en los informes de ejecución presupuestal deben ser exactamente las mismas, es decir, si el balance registra valores con decimales estos deben

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aparecer en las ejecuciones presupuestales. (Por Separado en cada uno de los formatos indicados.) 1.4.3 Acuerdos Modificatorios al presupuesto que se encuentran pendientes de presentar ante la Secretaría de Educación (Adición, Reducción y/o traslado), los cuales deben estar debidamente aprobados por el Consejo Directivo. 1.4.4 Estado de Tesorería. 1.4.5 Informe de Operaciones Reciprocas: Este informe debe ser presentado por las Instituciones que lo requieran, de acuerdo a las transacciones realizadas con las entidades públicas. 1.4.6 Balance de Cierre 1.4.7 Notas a los Estados Financieros: Este documento es parte integral de la Información financiera, por lo que su elaboración y presentación es obligatoria. Su propósito es ampliar y brindar información adicional sobre las cifras presentadas en los Estados Financieros que permitan la comprensión de la información contenida en ellos. Siendo estas de Carácter General y Especificas, tienen como finalidad satisfacer la necesidad de información que puedan tener con terceros, particulares, entidades de control, entidades de consolidación (Gobernación) actuales o potenciales, porque informan las transacciones, hechos, operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales registradas en los Estados Contables. Como lo establece el Manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Púbica de la Contaduría general de la Nación, para su elaboración y presentación se debe considerar: Notas de carácter General, las cuales deben contener: • •

•

Naturaleza Jurídica y funciones de cometido estatal. Políticas y Prácticas Contables: Aplicación del marco conceptual del PGCP, aplicación del catálogo general de cuentas, aplicación de normas y procedimientos. Limitaciones y Deficiencias Generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto contable.

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•

Efectos y Cambios Significativos en la Información Contables (Por aplicación de normas contables, reclasificación de cuentas, corrección de errores de ejercicios anteriores, depuración de cifras, conciliación de saldos o ajustes) Notas de Carácter Específico: Se refiere a situaciones particulares, entre otras, situaciones como las siguientes:

• • •

•

Valuación Recursos Restringidos Situaciones particulares (Efectivo, Deudores, Inventarios, Propiedad, Planta y Equipo, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos) y las que requiera informar la Institución Educativa Hechos posteriores al cierre. Características Cada Nota debe aparecer identificada mediante números o letras debidamente tituladas, con el fin de facilitar su lectura y cruce con los Estados Financieros. Las Notas Iníciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables, al igual que los asuntos de importancia relativa. Deben tener una secuencia lógica guardando el mismo orden de las cuentas presentadas en los Estados Financieros. Este documento debe contar con las firmas del Ordenador del Gasto, Auxiliar Administrativo o Pagador y Contador Externo, si se cuenta con este servicio. En cuanto a las situaciones particulares:

•

Indicar método de depreciación que se utilizó para los bienes de Propiedad, Planta y Equipo.

•

Especificar qué tipo de bienes conforman el grupo de Propiedad, Planta y Equipo, según su clasificación contable en: Equipo de cómputo, Equipo de Ayuda Audiovisual, Equipo de Laboratorio, etc.

•

Elaborar relación de Pasivos registrados en el Balance General contemplando: concepto, valor y nombre del tercero acreedor, al cierre de vigencia.

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•

Describir el Gasto de Funcionamiento e inversión más representativa en los que la Institución Educativa incurrió en el desarrollo de su cometido estatal.

•

Establecer la procedencia de los bienes reflejados en la cuenta 16 y 19 durante la vigencia; si se trata de bienes recibidos en calidad de donación o adquiridos con recursos del Presupuesto del Fondo de Servicios Educativos.

•

Si durante la vigencia se anularon cheques, se debe mencionar las razones por las cuales se tomó tal determinación y relacionar los mismos indicando su numeración.

•

Especificar las fuentes de Recursos que ingresaron al Fondo de Servicios Educativos.

•

Realizar una relación de los pagos efectuados, especificando el concepto del servicio o compra, el bien al que se le realizo el mantenimiento, que bienes se adquirieron que fueron incluidos en materiales o suministros, que tipo de servicios públicos asume la Institución Educativa y cuales el municipio, los eventos culturales realizados y qué tipo de gastos bancarios incurrió la Institución Educativa.

•

Si la institución Educativa tiene semovientes indicar los nacimientos y muerte (si los hubo) y en qué período se realizó el registro en el Balance General.

•

Si cuenta con proyectos productivos indicar en que gastos se incurre para el desarrollo de estos proyectos, qué seguimiento se realiza a los mismos.

•

Indicar si los bienes de Propiedad, Planta y Equipo.se encuentran en buen estado o ya se inició proceso para dar de baja y cual ha venido siendo el procedimiento adelantado

2. CUENTAS POR PAGAR Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de cancelar en las respectivas Institución Educativa al cierre de la vigencia fiscal. Estas se deben constituir mediante Acto Administrativo y se debe verificar que las órdenes de pago se encuentren soportadas como mínimo con los documentos que se indican a continuación. (Estos documentos permiten el cumplimiento de los principios rectores de la administración pública, por lo que el reglamento interno de contratación los debe contemplar). Gobernación de Boyacá Calle 20 # 9-90 – PBX 7420150 - 7420222 http://www.boyaca.gov.co

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• • • • • • • • • •

Estudios previos o justificación Certificado de disponibilidad presupuestal. Contrato, Orden de servicio, Orden de compra, orden de trabajo. Certificado de registro presupuestal. Factura presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente radicada en la pagaduría. (Requisitos contemplados en el estatuto tributario Artículo 617) Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato en caso de contrato de obra Certificado del recibo a satisfacción en el caso de prestación de servicios. Comprobante de ingreso al almacén, en el caso de compra de bienes. Acta de recibido a satisfacción cuando se trate de adquisición de bienes con especificaciones técnicas requeridas al contratista, software de notas. Orden de pago debidamente diligenciada por el Ordenador del gasto

Nota: Todos los documentos deben estar debidamente firmados por los responsables: Rector, Auxiliar Administrativo o Pagador, contratista y supervisor cuando lo requiera. El Ordenador del Gasto, el Auxiliar Administrativo o Pagador, junto con el Contador Externo (si la Institución Educativa cuenta con ese servicio) validarán y certificaran con sus firmas las Cuentas por Pagar y deberán indicar la fuente de financiación que las respalda.

3. CUENTAS POR COBRAR Solicitamos reflejar en el Balance General los saldo a favor de la Institución Educativa que no fueron consignados por terceros en el fondo de Servicios Educativos por concepto de ingresos directos ejemplo: arrendamiento de tienda escolar.

4. RECURSOS DEL BALANCE Estos serán objeto de adición previa solicitud por parte del Ordenador del Gasto y en términos de la circular 07 del 16 de febrero de 2012. Dando cumplimiento al Principio de Anualidad, al proyectar el presupuesto de ingresos, no se debe incluir recursos del balance, sujetándose a ser adicionados al presupuesto en términos de lo establecido en la Circular Informativa N°07 de 16 de febrero de 2012 emitida por la de Dirección Administrativa de esta entidad la cual establece: “Se debe

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realizar solicitud de autorización de adición de Recursos de Balance durante el primer trimestre de cada vigencia fiscal en la cual se debe especificar su origen bien sean de giro por gratuidad o recursos propios: arrendamientos, certificaciones, venta de productos agrícolas, etc., solicitud que debe tener como soporte la copia de Conciliación Bancaria, debidamente firmada por Ordenador del Gasto y Auxiliar Administrativo y extracto bancario a 31 de Diciembre.” Recomendamos realizar la solicitud de autorización de adición de Recursos del Balance, el día de la recepción de los Informe Contable correspondiente al 4to trimestre de cada vigencia fiscal, con el fin de que la Institución Educativa tenga disponibilidad de recursos para atender gastos prioritarios.

ASPECTOS GENERALES Recordamos que como lo establece el Manual de Procedimientos del Régimen de contabilidad Pública emanado de la Contaduría General de la Nación, al inicio del periodo contable de cada vigencia las entidades contables públicas deben reclasificar: Los saldos de la subcuenta 311001 Excedente del Ejercicio, ó 311002 Déficit del ejercicio, a la subcuenta 310502 Departamento. Los saldos de la subcuenta 312804 Depreciación propiedad, planta y equipo y/o 312807 Amortización de otros activos a la subcuenta 310502 Departamento. . Cordialmente, (Original con firmas) GLADYS YANETH MARIÑO BECERRA Directora Administrativa GRUPO CONTADORES GESTIÓN FINANCIERA

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ARMANDOLEALHERNANDEZ Profesional Especializado