herramienta de trabajo, toda vez que el tiempo que destinan los funcionarios a la atención de correos que carecen de interés laboral repercuten en la eficacia de la gestión, lo que representa un costo muy alto para AyA. CONSIDERANDO PRIMERO: Siendo que el servicio de correo electrónico es exclusivo para propósitos oficiales y se otorga a los funcionarios cuyas actividades sustantivas justifiquen su uso como herramienta de trabajo, en aras de que el desempeño de éstos sea eficaz, las cuentas son otorgadas de forma personal y los titulares del servicio son responsables directos del uso que se haga de este, sin perjuicio de que AyA los regulen, todo con el fin de optimizar su uso y no exponer la seguridad, continuidad y operación de los servicios y sistemas disponibles. Al ser la capacidad de almacenamiento de los buzones razonablemente limitada, de darse un uso indiscriminado a este recurso, los usuarios necesariamente deben destinar tiempo para revisar sus correos permanentemente, a fin de mantener la capacidad de su buzón y evitar la devolución de correspondencia de gran importancia institucional, que se atrasa o no puede ingresar, por el exceso de correos no relacionados con la gestión institucional, situación que deviene en contrario al objetivo de otorgar esta herramienta. SEGUNDO: Las cuentas de correos institucionales no son, ni deben ser operadas como una red social, ya que estas últimas tienen una finalidad muy distinta al correo institucional, entre ellas el tráfico de información de toda naturaleza, dirigida a todas las personas a quienes la puedan hacer llegar; sin embargo, el correo institucional, como herramienta que es, está sujeta al ámbito de responsabilidad de sus usuarios sobre las comunicaciones que autoricen recibir por un lado, y por otro, el derecho de los usuarios de recibir únicamente la información que en razón a sus funciones - o las de la institución - tengan que recibir. TERCERO: En los últimos meses han circulado por los medios electrónicos institucionales, una serie de documentos anónimos, que lejos de ser denuncias concretas sobre hechos irregulares, están dirigidos a denigrar públicamente la ética y el honor de trabajadores de esta Institución. Sin desconocer las facultades que le asisten a cualquier ciudadano de formalizar denuncias sobre anomalías o hechos irregulares en la gestión pública, queda claro que las misivas antes señaladas no tienen la intención de colaborar con el fortalecimiento del control interno que preveé nuestro Ordenamiento Jurídico, sino que su único objetivo es, mediante el anonimato, calumniar, denigrar y expresar conceptos ofensivos contra colaboradores que están haciendo su mayor esfuerzo por sacar adelante los compromisos que tenemos frente al país.

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POR TANTO, Con fundamento en los razonamientos técnicos y legales citados, esta Junta Directiva acuerda emitir la siguiente directriz, denominada “ Directriz reguladora del uso del correo electrónico institucional ”: I- GENERALIDADES 1- El servicio de correo electrónico es exclusivo para propósitos oficiales y otorgados a los funcionarios, asociaciones o gremios debidamente acreditados, y que por sus actividades sustantivas justifiquen su uso. 2- El correo electrónico deberá usarse exclusivamente para asuntos relacionados con la operación y administración de AyA, o temas de interés institucional, con el fin de que no interfiera con las comunicaciones del resto de los funcionarios o el normal funcionamiento de la red de la institución. 3- Las cuentas son otorgadas de forma personal y son los titulares del servicio los responsables directos de que se haga buen uso de éste. En el caso de las dependencias, asociaciones o gremios, a cada una se le asignará una cuenta especial y deberá acreditarse ante Tecnologías de Información una persona, esto en un plazo de TRES DÍAS hábiles a partir de la comunicación de esta directriz, quien para todos los efectos, será la persona responsable del uso de la cuenta asignada. 4- Tratándose de asociaciones o gremios, debidamente acreditados ante la Institución, deberán remitir a Tecnologías de Información las listas de agremiados y agremiadas, así como de personas interesadas en recibir la información que se genere en cada una de estas, con el fin de crear el grupo respectivo; dicha información deberá entregarse en un plazo de TRES DÍAS hábiles a partir de la comunicación de esta directriz y quedará sujeto a la validación que realice TI. 5- Cada mensaje de correo deberá contener los datos del REMITENTE, y el ASUNTO el cual debe estar relacionado con su contenido. 6- Sólo personal autorizado por el área de Tecnologías de Información podrá instalar los servicios de Internet y correo electrónico. II- PROHIBICIONES: Queda prohibido el uso del correo electrónico para: 1- Enviar correos masivos no autorizados por el área competente, sea la Administración Superior o la Dirección de Comunicación Institucional y Prensa. 2- Enviar correos masivos con asuntos ajenos a las funciones de AyA.

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3- Transmitir material en violación de cualquier regulación de la República de Costa Rica, Gobierno Central, Gobierno Descentralizado y Gobiernos Locales. 4- Revelar información confidencial de AyA a terceros. 5- Almacenar y transmitir comunicaciones e imágenes ofensivas con temas sexuales, religiosos, de raciales, de nacionalidad, políticos, o de pornografía en cualquier modalidad. 6- Iniciar o participar en foros sobre asuntos ajenos a las funciones de AyA. 7- Enviar correo electrónico no solicitado (unsolicited bulk e-mail) o cadenas (Spamming) con propósitos comerciales, informativos, publicitarios, políticos, religiosos, entre otros. 8- Enviar mensajes con cualquier tipo de software malicioso (virus, troyanos). 9- Crear, enviar o reenviar correos electrónicos sean anónimos o no, cuyo contenido sea irrespetuoso, ofensivo o que denigren públicamente a funcionarios públicos, sean estos de AyA o de cualquier otra Institución, o a cualquier otra persona, o atente contra la imagen de la Institución. 10- Enviar correos de tamaño superior a lo estipulado en los protocolos o lineamientos que se confeccionen para este propósito. III- SOBRE DIFUSIÓN DE CORREOS ANÓNIMOS OFENSIVOS. 1- Todo funcionario que difunda anónimos que contengan frases ofensivas o que cuestionen la ética de otros trabajadores, sea por reenvío de correos o por cualquier otro medio, dirigido a otros compañeros o hacia lo externo del Instituto, será responsable por el contenido del documento que divulga o reenvía. 2- Sin perjuicio de la responsabilidad Civil y Penal, todo funcionario que incurra en la conducta anterior, quedará sujeto a Responsabilidad Disciplinaria, otorgándosele el debido proceso, todo de conformidad con lo indicado en el artículo 211 de la Ley General de la Administración Pública, así como lo preceptuado en los numerales 71, 72 y 81 del Código de Trabajo y normas conexas del Reglamento Interno de Trabajo. IV- OTRAS DISPOSICIONES: 1- En casos especiales y con la aprobación del superior respectivo para casos temporales y del Gerente o Subgerente o superior para uso permanente, se podrá coordinar con el administrador de los servicios de correo, la autorización para el

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trasiego de documentos que excedan el tamaño predefinido, siempre que dichos documentos sean estrictamente para asuntos laborales. 2- El área de tecnologías de información no asume ninguna responsabilidad por la correspondencia que se elimine de todos aquellos buzones que sobrepasen la capacidad permitida. 3-. El uso del software de comunicación interactiva a través de la red de datos (mensajería instantánea o voz por Internet), deberá ser avalado a nivel de Subgerencia o superior, previo el envío de la solicitud por escrito a la dirección a cargo de las tecnologías de información, con la debida justificación. En el caso de que se incumpla alguna de las disposiciones indicadas en esta Directriz, así como el propósito oficial del uso del correo electrónico, o se origine algún daño o violación a las normas definidas para su uso, el área de tecnologías de información queda expresamente autorizada para suspender de forma temporal o permanente la cuenta o cuentas del o los usuarios que resulten involucrados. ACUERDO FIRME.

Licda. Karen Naranjo Ruiz Secretaria General

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