El control en las PYMES Fundamento de Investigación.

12/06/2007 Instituto Tecnológico Superior de La Huerta.

Alumnos:

Índice

Introducción. Objetivos. Justificación Procesos Básicos del control. a) Concepto de control b) Elementos del concepto

Tipos de control Principios a) Equilibrio b) De objetivos c) De oportunidad d) De desviaciones e) De contabilidad f)

De la función controladora

g) Clasificación de controles

Procesos de control Establecimiento de estándares. Tipo de estándares a) Estándares estadísticos. b) Estándares fijados por operaciones

Clasificación de medidas de control. a) Control de operaciones b) Mecanismos de control c) Medición de resultados d) Correcciones e) Retroalimentación

Implantación de sistemas de control a) Características

Conclusión Bibliografías.

Introducción. Como podemos ver el control es la última etapa del proceso administrativo pero esto no quiere decir que sea menos importante y que en la práctica se tiene que hacer de la misma manera no nos dice que la planeación y el control están ligados a tal grado que muchas veces las personas que están planeando no sabes si es planeación o control, y es muy difícil planificar sin controlar porque lo que se planea y no se mide y controla no sirve por que se darán cuenta si realmente se están cumpliendo las metas que se proponen. El control es una etapa primordial e importante en la administración, pues, aunque una empresa cuente con muy buenos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo o el gerente no podrá comprobar cuál es la condición actual de la empresa porque no existe un control que le diga que todos los planes y proyectos de la empresa van caminando bien si no que entraría en una incertidumbre ya que no sabía en qué situación se encuentra su empresa. Muchas veces se ha pensado que el control es una seria de procedimientos muy complicados, o complejos que se usan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera se piensa que es un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación y que comprende solamente hechos pasados o históricos. Los anteriores conceptos es por demás equivocados ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve la potencialidades de los individuos y mas que histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para recursos de la empres, su

principal propósito del control es prever y corregir

errores y no simplemente

registrarlos.

OBJETIVOS

Con esta investigación podemos aprender los elementos indispensables que comprenden el control su importancia en las empresas por que es importante aplicarlos y también indispensable. También aprenderemos a identificar las formas más variados de aplicar el control en las empresas de nuestra región, esta investigación nos ayudará a identificar que empresas están llevando sus controles y cuáles no lo están haciendo de igual manera aprenderá a implementar los controles en las micro y medianas empresas.

JUSTIFICACIÓN

Después de un arduo trabajo y de visitar diversos negocios para poder identificar que es lo que a las micro y medianas empresas las hace poco rentable ya que no se llevan a cabo controles necesarios para poder prevenir organizar y medir los resultados de la empresa, la gran necesidad de la implementación de los controles en todos los aspectos de las micro y medianas empresas, para que sus dueños puedan saber a todo momento que está pasando con sus empresas y para que puedan más que nada tomar decisiones concretas y eficaces sobre el rumbo de su negocio.

El control puede ser de dos tipos diversos a) Control, automático (FeedBack Control). b) Control Sobre resultados (open Control).

Como podemos ve todo control implica necesariamente, la comparación del obtenido con lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo prefijado o se cuando se ha visto ya que los resultados no alcanzados podamos ver el pro que no se realizaron, podemos decir que el control actualmente es más fácil con la ayuda de la tecnología ya que la robótica y la tecnología nos ayuda a llevar un control en forma automática y te obliga a llevarlo, un ejemplo de control es por ejemplo que en una compañía X es necesario mantener una línea en cierta velocidad el poder de la computación aplica un control que de tal forma que si baja de cierta velocidad esta acelere automáticamente la línea de producción o si va muy rápida la disminuya, de tal forma entendemos que el control en las impresas es lo más básico que se debe tener es la cuarta etapa de la planeación.

EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL

(Reyes Ponce, Pág. 440) Recolección sistemática de datos para conocer la relación de los planes. 4 (Bartol Pág. 510) Controlling is the process of regulation organizational activities so that actual performance conforms to expected organizational standards and goals .4 (Bartol Pág. 511) El administrador establece sistemas de control que le permitan conocer el rumbo en todo momento es decir, se hace el diseño de mecanismos que aumenten la probabilidad de alcanzar los estándares de la organización y sus metas. 4 (Hellriegel Pág. 651) Los controles usados en las organizaciones los podemos clasificar en controles preventivos los enfocados a reducir los errores en la empresa, y controles correctivos los que pretenden eliminar las situaciones no deseadas y cumplir las metas planeadas. (4) (Bartol Pág. 516) Los pasos para el establecimiento de controles son:

•

Determinar las áreas de control: áreas que habrán de ser controladas.

•

Los estándares: contra los cuales se comparara el desempeño.

•

Medición del desempeño: determinar cómo será medido el desempeño y que tan frecuente se hará.

•

Reconocimiento del desempeño: reconocer el esfuerzo hecho por los involucrados y dependiendo del método de motivación premiar si es necesario.

•

No se logra el estándar: buscar las fallas, analizarlas y establecer medidas correctivas

•

Hacer ajustes necesarios: ya que es un sistema dinámico deberá ajustarse a las condiciones cambiantes de las actividades. (4)

El concepto de control. El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Algunos autores el concepto de control es el siguiente: “(Robbins, 1996) El proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” 1 “(Stoner, 1996) El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas” 1 “(Melinkoff, 1990) Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición” 1

1. Burt K. Scanlan. El control tiene como objetico cerciorarse de que los

hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

1

2. Robert Eckles, Ronald Carmichael. Y Bernanrd Sarchet. Es la regulación de

las actividades de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.1

3. George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a

cabo, valorizándolo y

si es necesario aplicando medida correctiva

de

manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. 1

4. Henry Fayol: Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. 1

5. Harold Koontz y Cyril O´Donnell. Implica la medición de lo logrado en

relación con el estándar y la corrección de las desviaciones para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. 1

6. Robert. B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relación

con los planes diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. 1

7. Robert C. Appleby. La medición y corrección de las realizaciones de los

subordinados con el fin de asegurar tanto los objetivos de la empresa con los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económica.

1

Como podemos ver el control es el método por el cual se pueden medir, observar y re calcular los planes o metas hechas, de tal manera que sin el control no podremos saber en qué situación nos encontramos como empresa y si cumplimos los objetivos. (Munch Galindo, 2005)

Elementos del concepto.

Como podemos ver las definiciones que dimos a conocer anteriormente podemos decir que podemos establecer los elementos coincidentes: 1. Relación con lo planeado: El control siempre va estar para ver el logro

obtenido en lo planeado y muchas técnicas de planeación lo son también de control. (Munch Galindo,2005)

2. Medición: para poder controlar tenemos que medir porque sin medir no

podernos saber los avances de lo obtenido. (Munch Galindo,2005)

3. Detectar desviaciones. Una de las funciones más importantes del control

nos dice que es descubrir las diferencias que existen entre lo ejercido y lo planeado. (Munch Galindo,2005)

4. Establecer medidas correctivas: el objeto del control es poder prever y

corregir los errores que se presenten en los elementos. (Munch Galindo,2005)

Nos dice que en el control es muy necesario distinguir la función con la operación nos dice que la función es de carácter administrativo u que es la respuesta al principio de la delegación y como se sabe esta no se podrá dar sin el control por que resultaría irónico dar una función sin poder controlarla imaginemos que damos una responsabilidad a un empleado de pago de gastos de la compañía pero no lo controlamos no le ponemos controles y reglas se empezaría a desviar dinero pero como no lo tenemos controlado no nos daríamos cuenta de ello. O que empiece a pagar a cualquier persona sin ningún tipo de restricción. A eso se refiere este tipo de control. Por eso en cuento mas delegación se requiere mayor control, las operaciones son puramente técnico son auxiliar para la línea de producción por ello debe de actuar como staff de ahí de convencer y no de imponer los medios de control. (Munch Galindo, 2005)

TIPOS DE CONTROL

1. Control preliminar 2. Control concurrente 3. Control retroalimentación

1.- Este tipo de control se realiza antes de que comiencen las operaciones, el cual conlleva a la realización de políticas, reglas y procedimientos para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas al pie de la letra. En lugar de esperar a que se cumplan los objetivos y si estos no fueran los esperados tener que recurrir a la corrección de errores. Una de sus deficiencias es que requiere de tiempo e

información oportuna y precisa que muchas de las veces es muy difícil realizar. (Terry, 1999)

2.- Este tipo de control se lleva a cabo durante el ejercicio de las actividades mediante la dirección y vigilancia para que dichas actividades se llevan a cabo en tiempo y forma, esto genera que al estar en contacto con las actividades el administrador pueda corregir los errores o problemas que puedan presentarse. (Terry, 1999)

3.- Dicho control se enfoca en el uso de la información obtenida de los resultados de los controles anteriores para corregir o plantear posibles problemas futuros, el único inconveniente es que cuando el administrador obtiene la información el daño o error ya están hechos. (Terry, 1999) Además de los controles antes mencionados también podemos hablar del control de correspondencia, que son los documentos legales que existen en una empresa y es llevado a cabo por el o los abogados de la empresa. El cual consiste en la revisión de estos documentos ya que lo asentado en ellos requiere de prestigio y autoridad de la organización. (1) El control en una organización es supremamente importante porque aun cuando se haya logrado una buena planificación, se halla logrado crear una buena estructura organizacional y se logre motivar a individuos y empleados, no existe la seguridad de que las actividades vayan a desarrollarse según lo planeado ni que las metas que persiguen los administradores vayan a ser alcanzadas en realidad.

2

PRINCIPIOS Equilibrio: Como podemos ver este principio nos dice que a cada grupo de a cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado de control correspondiente

que significa esto del mismo modo que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte al delegar autoridad es básico establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad que se les fue conferida y que la autoridad delgada está siendo debidamente ejercida. Es como una balanza donde en un extremo ponemos una pesa de la delegación de responsabilidades y en otra ponemos otra pesa del mismo peso a la cual se le va a llamar control. (Munch Galindo, 2005)

De los objetivos. El control existe en función con los objetivos es decir el control no es un fin si no un medio para alcanzar los objetivos hechos o establecidos también nos dice que ningún control puede ser válido si no se fundamenta en los objetivos. Y si a través de los controles no lo evaluamos por eso es muy importante establecer estándares para poder medir lo establecido en nuestras metas mismas que se establecerán en base a los objetivos, también nos dice que la efectividad del control está en relación con los estándares que pongamos esto nos dice que si no cumplimos bien con los estándares de control nuestro control no será bueno y no contendrá todos los mecanismos para poder evaluar bien los objetivos. (Munch Galindo, 2005)

De la oportunidad. Como es obvio este control para que un control sea eficaz debe de ser oportuno es decir debe de explicarse antes que se presente el error para que pueda ser posible tomar medidas sobre el error cometido y corregirlo con anticipación. Un control cuando no es oportuno carece de validez ya que no te sirve de nada los controles que te arrojan información o errores después de que pasaron y que no puedas tomar decisiones. Imaginemos que estamos en un edificio y que uno de los controles del departamento de seguridad sea de poner los extinguidores en áreas visibles y estratégicas para cualquier incidente y que al encargado de eso se le olvide colocarlos por que se puso a ver las novelas y se presentan un incendio las personas corren a traer el extinguidos y o sorpresa no hay por qué no hubo un control para que alguien revisara que si se está llevando a cabo los procedimientos de seguridad. (Munch Galindo, 2005)

De las desviaciones. Este principio nos habla que todas las variaciones o desviaciones debemos de detallarlas para poder conocer las causas que la originaron y de tal manera de que podamos tomar las medidas para poder evitarlas en un futuro. Resulta inútil detectar variaciones y no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas ya que si detectamos una desviación de acuerdo a nuestro objetivo y no hacemos nada y esperamos a ve que pasa para ver si se pueden corregir por si sola pues no va a servir de nada tenemos que detectarla y poner controles para que no vuelvan a pasar. (Munch Galindo, 2005)

Costeabilidad. Este principio como los demás es de suma importancia porque el control debe de justificar el costo de éste represente en tiempo y dinero todo con una relación a lo reales que el control haga, se dice que un control solo se debe de implementar si los resultados son justificables con el costo, por ejemplo no vamos a implementar un control donde nos resulta más caro mantener el control que los resultados esperados, como dice un refrán que no salga más caro el caldo que las albóndigas los controles deben de ir en relación a lo que se quiere obtener y los costos (Munch Galindo, 2005)

De la función controlada. Nos dice que la función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la función estratégicas requerida de un control. (Munch Galindo, 2005)

Clasificación de los controles. Para determinar la naturaleza de los controles podemos decir que existen dos clasificaciones losa FÍSICOS Y GRÁFICOS. Físicos:

Los cualitativos: agudeza y color Cuantitativos: Número, piezas, faltas, etc.

Gráficos:

No Monetarios: Subjetivos u Objetivos. Monetarios: Presupuestos.

Unos de los puntos más importantes de los controles es que deben de ser flexibles porque cuando un control es inflexible hace que no se puedan realizarse adecuadamente la función o bien se tienda a abandonar el control como un control inservible. Muchos están en contra de los controles precisamente por su inflexibilidad. (Muncha Galindo, 2005)

PROCESO DE CONTROL MEDICIÓN: Se necesita tener la información sobre el proyecto para determinar el rendimiento real. 2 COMPARACIÓN: Se trata principalmente de comparar el grado de variación entre el rendimiento real y estándar. 2 ACCIÓN ADMINISTRATIVA: Esta etapa consiste en realizar alguna acción por parte del gerente para que los objetivos que no han sido alcanzados se puedan lograr. (2)

ETAPAS DE CONTROL

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

Un estándar se puede definir como una unidad de medida que sirva como modelo o que también puede servir como guía o patrón con base en lo cual se efectúa el control. Nos dicen que los estándares representan el estado de ejecución deseado de hecho no son más que los objetivos definidos de la organización

1. Rendimiento de Beneficios: es la expresión de los beneficios obtenidos por

la empresa que es una relación de las unidades o de el capital empleado cada una de las funciones

2. Posición en el mercado: estándares utilizados para determinar las técnicas

mercadológicas.

3. Productividad. El tipo de modelo debe de establecerse no solo para el área

de producción si no para todo los tipos de áreas y debe medir en tipos horas máquina horas hombre etc.

4. Calidad del producto: este estándar se establece para terminar la primacía

en cuanto a la calidad del producto en comparación con la competencia para poder indicarnos en qué posición estamos.

5. Desarrollo del Personal. Su objetivo es poder medir el desarrollo de la

productividad de la gerencia y su efectividad.

6. Evaluación de la actuación. Se tiene que establecer las condiciones para

que el trabajo se pueda desempeñar

satisfactoriamente sirve para

determinar objetivamente los límites de la productividad del personal de la empresa.

TIPOS DE ESTÁNDARES.

Estándares Estadísticos. Estos se elaboran con base a números y datos históricos se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya se de la misma empresas o de empresas de la competencia este tipo de estándares nos miden y nos dejan tomar decisiones muy importantes para la empresa.

Estándares Fijados por la operación. Estos resultan de las experiencias pasadas del personal y del administrador en áreas donde es de gran importancia la ejecución personal. Como por ejemplo la moral de la empresa, actitud del personal y otras muchas que existen en el mercado.

CLASIFICACIÓN DE LOS MEDIO DE CONTROL A continuación mencionaremos algunos medios de clasificación de los controles Clasificación de las principales áreas de control. a) Controles de venta b) Controles de producción c) Controles financiero y contables. d) Controles de la calidad de la administración. e) Controles generales.

CONTROL DE OPERACIONES

Cuando se ha diseñado un sistema de operaciones, este debe ser monitoreado. (2) Control de costos: es realizado por el gerente en quien recae la responsabilidad y se hace desde el llamado centro de costos. (2)

Control de compras: este control debe hacerse con mucho cuidado y objetividad por medio de un inventario de lo que se compra y de los gastasen la empresa, ya que de los insumos que se consigan dependerá la calidad del producto realizado. (2)

Control de mantenimiento: es la vigilancia que se hace tanto al producto como a las maquinas que lo producen y puede hacerse de 3 tipos, Preventivo: antes de que se produzca alguna falla, Cuando ya existe: en el cual se repara o se renueva el equipo y, el que se realiza por rutina después de que se han efectuado los anteriores. (2) Control de calidad: este es muy importante ya que la calidad del producto servicio que se produzca es necesaria para que el cliente este siempre satisfecho y lo consuma, en toda empresa deben existir estándares de calidad que deben ser cumplidos pues estos son el prestigio de la empresa . (2)

MECANISMOS DE CONTROL

CONTROL DIRECCIONAL. En este caso el control se realiza de modo continuo y no en puntos determinados, de modo que cada elemento de la acción sea el resultado de la rectificación casi instantánea de la acción anterior .3 CONTROL APROBADO – REPROBADO. En este caso, el receptor del control se somete a un examen después de concluidas determinadas actividades. En caso de aprobación se permite la realización de la actividad siguiente. Si hubiera rectificación, el proceso se interrumpe definitivamente o hasta que se subsanen las irregularidades. 3 CONTROL POSTOPERACIONAL. Este mecanismo se pone en funcionamiento después de concluida toda la operación. La información para la acción correctiva en este tipo de control, solo se utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se inicie la planificación para un nuevo ciclo de actividades. 3

Podemos aclarar que estos tres tipos de control no son rigurosos ni excluyentes sino más bien complementarios. Ya que la decisión de utilizarlos por separado o en combinación con algún otro estará en función a sistema que se desea controlar y/o del nivel de complejidad que se intente introducir en el proceso de control. (3)

MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS Este método consiste en medir mediante unidades de medida, la ejecución y los resultados, de acuerdo con estándares establecidos. Sobre todo en áreas meramente cualitativos. Para que se pueda llevar acabo está área se vale primordialmente del sistema de información. Por tanto, la efectividad del proceso de control depende de la información que se reciba misma que debe de ser a tiempo para que pueda eficaz confiable, exacta, válida y se deben de implementar unidades de medición apropiadas y fluidas. Una vez que se haya realizado la medición y se haya obtenidos los resultados esta información será necesario comparar los resultados medidos con relación a los resultados que se esperaban o que se hayan establecidos. Y las desviaciones se deben de reportar inmediatamente. Resulta imposible medir todas las áreas o unidades de medición que son susceptibles a aplicarse

CORRECCIÓN La utilidad de los controles está en relación con lo tangible y concreta del control El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo. Tenemos que reconocer si las desviaciones son acusa de un síntoma o una causa. Un ejemplo que nos dice es cuando bajan las ventas y esto nos indica que algo anda mal de acuerdo a lo planeado pero antes de contratar nuevos personal o de

incrementar la capacitación debemos de ve que realmente el producto tenga la calidad que se tiene que tener o que tenga una publicidad buena que nos se publicidad pobre. Cuando se establecen medidas correctivas da lugar a la retroalimentación es cuando se encuentran las relaciones más concretas entre las planeaciones y los controles.

RETROALIMENTACIÓN Esta etapa es muy importante la retroalimentación ayuda a corregir errores más rápidamente ayuda a mejorar los procesos de control y también ayuda a que los demás se den cuenta de que se está haciendo con esos controles y de la calidad con que la información sea retroalimentada será el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

IMPLANTACIÓN DE UN MEDIO DE CONTROL Antes del establecimiento de un control se requiere de lo siguiente. a) Contar con los objetos y los estándares sean estables. b) Que el personal clave en las empresas comprendan perfectamente y esté

de acuerdo con los controles. c) Que los resultados sean establecidos de acuerdo o en relación con los

objetivos. Y que se tome en cuenta que un control por sí solo no se llega a la eficiencia d) Evaluar la efectividad de los controles. Eliminando aquellos controles que

no sirven, simplificándolos, y combinándolos para perfeccionarlos.

CARACTERÍSTICAS Como nos hemos dado cuenta que el control es un factor imprescindible para el logro de las metas debe de reunir ciertas características para que sea efectivo.

CONCLUSIONES Podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente manifestados en la plantación , el control es una función administrativa que presentan demasiada importancia para el gerente y para la administración en general. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control eficaz que ayude en realidad al gerente a manejar un óptimo proceso de operaciones asociado a la planeación ya realizada. Como hemos podido observar el control es básico para llevar en buen funcionamiento las micro y medianas empresas no podemos administrar una empresa sin un buen control, este nos ayudará a medir el crecimiento como la estabilidad del negocio y solo nos queda concluir con lo siguiente. Llevar un proceso de control es costoso pero más costoso nos resulta no llevarlo.

BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTO DE ADMINISTRACIÓN (MÜNCH, GALINDO LOURDES). 6ª Edición, México EDITORIAL TRILLAS 2005 AGUSTÍN REYES PONCE Idalberto Chiavenato Introducción a la teoría general de la administración. Séptima edición Mc Graw Hill decimoséptima edición 2006 www.monografias.com (1) www.monografias.com 2 www.rincondelvago.com (2) www.rincondelvago.com 3 www.gestiopolis.com (3) www.gestiopolis.com 4 www.tuobra.unam.mx (4) www.tuobra.unam.mx