GERENCIA DE PROYECTOS DE MANTENIMIENTO

CURSO: GERENCIA DE PROYECTOS DE MANTENIMIENTO FACILITADOR: JOSÉ CONTRERAS MÁRQUEZ Ingeniero Aeronáutico Especialista en Gerencia de Proyectos Especialista en Dirección de Operaciones Magíster en Ingeniería Mecánica Profesor Titular Universidad Politécnica de LA VICTORIA Jefe del Departamento de Postgrado Coordinador de las Especializaciones en: Gerencia de Mantenimiento Gerencia de Producción Instructor de INGECON Instructor ASME (American Society of Mechanical Engineers) ELITE TRAINING – COLOMBIA ENGINZONE – PERÚ GLOBAL TRAINING – REPÚBLICA DOMINICANA CLAPAM – ECUADOR ASOPETROL - ECUADOR Asesor Técnico de TROPICALUM Director de PROCIFOR [email protected] - [email protected]

GERENCIA DE PROYECTOS DE MANTENIMIENTO

PROGRAMA EL CURSO ESTÁ CONFORMADO POR 9 MÓDULOS:

1.

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2 2.

GENERALIDADES DE UNA PARADA DE PLANTA

3.

PLANIFICACIÓN

4.

ORGANIZACIÓN

5.

GERENCIA DEL RIESGO

6.

PROGRAMACIÓN

7.

EJECUCIÓN Y CONTROL

8.

ANÁLISIS Y CONTROL DE COSTOS

9 9.

TERMINACIÓN

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EL PROYECTO

¿Qué es un Proyecto? Es un esfuerzo por lograr un objetivo mediante una serie de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los recursos. Gido-Clements.

Es la búsqueda programada de una solución a un problema. JM J J.M. Juran. ran

Trabajo compuesto por múltiples tareas que tienen unos requisitos de tiempo, costo, rendimiento y ámbito, y que se realiza solamente una vez. James P. Lewis.

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EL PROYECTO

Atributos de un proyecto

9Tiene un objetivo j general g bien definido 9Lleva a cabo actividades interdependientes 9Utiliza recursos limitados 9Posee marco temporal específico 9Es un esfuerzo único o de una sola vez 9Son planificados, planificados ejecutados y controlados 9Tiene un cliente 9Supone un poco de incertidumbre

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EL PROYECTO

Ejemplos de proyectos

™Hacer una parada de planta. ™Desarrollar D ll e iintroducir t d i un producto d t nuevo. ™Diseñar e implementar un sistema informático. ™Implantar una nueva tecnología. ™Mudar una fábrica. ™Realizar una película. ™Organizar una fiesta fiesta. ™Construir una edificación ™Salir de vacaciones. ™Montar un espectáculo.

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EL PROYECTO

Factores que restringen el éxito del proyecto

Costo

Alcance

Programa

Satisfacción del cliente

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EL PROYECTO

Ci l d Ciclo de vida id de d un proyecto t

Esfuerzo Identificar una necesidad id d

Desarrollar una t propuesta de solución

Realizar el proyecto

Terminar el proyecto t

Tiempo

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EL PROYECTO PRIMERA FASE: IDENTIFICAR UNA NECESIDAD

Identificación de necesidades

Ciclo de vida de un proyecto Esfuerzo Identificar Desarrollar una una necesidad p propuesta p de solución

Realizar el proyecto

Terminar el proyecto

Reconocimiento de una necesidad, un problema o una oportunidad y la ejecución de un proyecto dará como resultado una mejoría o ventaja sobre la condición e existente. istente

Selección de proyectos

Tiempo

Se evalúan varias necesidades u oportunidades y luego se decide cuál de ellas se convertirá en un proyecto. Se debe evaluar: beneficios y consecuencias, ventajas y desventajas, los pro y los contras.

Preparación de solicitud de propuesta (SDP) Exponer en forma amplia y detallada lo que se requiere para resolver la necesidad identificada. Permite al equipo del proyecto comprender lo qué espera el cliente.

Solicitud de propuesta (SDP) El cliente solicita propuestas a los contratistas que han sido previamente seleccionados.

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EL PROYECTO SEGUNDA FASE: DESARROLLAR UNA PROPUESTA

Mercadotecnia previa

Ci l d Ciclo de vida id de d un proyecto t Esfuerzo Identificar Desarrollar una una necesidad propuesta de solución

Realizar el proyecto

Terminar el proyecto

Los contratistas o Departamentos de proyectos cuya supervivencia depende de crear propuestas ganadoras no deben esperar que los clientes hagan una solicitud formal. Deben ser proactivos y fomentar relaciones con los posibles clientes. Tiempo

Decisión de licitar/no licitar El desarrollo y preparación de la propuesta requiere de tiempo y ser costosa, por tanto se debe ser realista sobre la posibilidad de ser seleccionados como el contratista ganador ganador.

Desarrollo de una propuesta ganadora

Preparación de la propuesta

El proceso de propuestas es un proceso competitivo competitivo. El presentar una propuesta que cumpla con los requisitos del cliente en la SDP no es suficiente para ser seleccionado. Una propuesta es un documento vendedor, no es un informe técnico.

La magnitud de la propuesta dependerá de la magnitud del proyecto, en cualquier caso se requiere la participación de personas u organizaciones con conocimientos y habilidades en el campo de acción del proyecto.

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EL PROYECTO

Ci l d Ciclo de vida id de d un proyecto t

SEGUNDA FASE: DESARROLLAR UNA PROPUESTA Esfuerzo

Contenido de la propuesta

Identificar Desarrollar una una necesidad propuesta de solución

Realizar el proyecto

Terminar el proyecto

1 Sección 1.S ió técnica té i Su objetivo es convencer al cliente de que el contratista comprende la necesidad o el problema yq que p puede p proporcionarle p la solución menos riesgosa y más benéfica.

Tiempo

2.- Sección administrativa Su objetivo es convencer al cliente de que puede hacer el proyecto y lograr los resultados deseados.

3.- Sección de costos Su objetivo es convencer al cliente de que el precio estipulado para el proyecto es realista y razonable.

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EL PROYECTO TERCERA FASE: REALIZAR EL PROYECTO

Ci l d Ciclo de vida id de d un proyecto t Esfuerzo Identificar Desarrollar una una necesidad propuesta de solución

Realizar el proyecto

Terminar el proyecto

Volumen de actividad Tiempo

Ejecución Planificación Control

Fase de arranque

Fase de cierre

Tiempo

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EL PROYECTO

TERCERA FASE: REALIZAR EL PROYECTO

PARA USAR ESTAS TÉCNICAS CON EFICACIA

LOS FASE DE REALIZACIÓN SE DIVIDE EN 5 ETAPAS,

CICLO DE UN PROYECTO Mantenimiento mayor Parada de planta

UNA ETAPA

TERMINACIÓN DE UN ENTREGABLE

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EL PROYECTO

TERCERA FASE: REALIZAR EL PROYECTO

FASE 1: INICIO Responde p a las p preguntas g ¿ ¿Qué? y ¿ ¿Por q qué? La alta gerencia debe estar muy involucrada. Se define el contexto dentro del cual cada quién trabajará. FASE 2: PLANIFICACIÓN Ó Se completa toda la planificación. Se define la organización. P ti i Participan ttodos d llos iinvolucrados. l d Responde a la pregunta ¿Cómo? FASE 3: 3 EJECUCIÓN Participa la mayor cantidad de personas. Período más intenso de trabajo, conformado por tres etapas: Detener la planta Realizar el trabajo Reiniciar las operaciones.

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EL PROYECTO

TERCERA FASE: REALIZAR EL PROYECTO

FASE 4: TERMINACIÓN No deben quedar rastros de la parada parada. Todos los trabajos se han completado o han sido aceptados incompletos. El cliente debería estar satisfecho. Los resultados deberían coincidir con lo solicitado. FASE 5: CIERRE Se revisa toda la documentación generada durante el proyecto. Desarrolle informes. Decida que guardar y que desechar desechar. Describa detalladamente las lecciones aprendidas.

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EL PROYECTO CUARTA FASE: TERMINACIÓN DEL PROYECTO

¿Por qué terminar apropiadamente el proyecto?

Ci l d Ciclo de vida id de d un proyecto t Esfuerzo Identificar Desarrollar una una necesidad p propuesta p de solución

Realizar el proyecto

Terminar el proyecto p y

Aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro.

Evaluación interna posterior a la terminación del proyecto 1. 2. 3 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Desempeño técnico. Desempeño en cuanto a costos. Desempeño del programa. Planeación y control del proyecto. Relaciones con el cliente. Relaciones de equipo. q p Comunicación. Identificación y solución del problema. Recomendaciones para proyectos futuros.

Tiempo

Retroalimentación del cliente 1 Determinar si el proyecto proporcionó 1. al cliente los beneficios previstos.

2. Evaluar el nivel de satisfacción del cliente. 3 Obtener 3. O cualquier retroalimentación útil para proyectos futuros.

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¿Qué es la gestión de un proyecto EL PROYECTO Gestión de proyectos = Administración de proyectos

Planificación Organización De proyectos Ejecución Control

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EL PROYECTO Definir el problema

Desarrollar diferentes soluciones

Planear el proyecto ¿qué tiene que hacerse? ¿quién lo hará? ¿cómo lo hará? ¿cuándo tendrá que estar acabado? ¿cuánto costará? ¿que necesitará?

Los pasos en la gestión de un proyecto Ejecutar el plan

Consultar el progreso: ¿vamos bien encaminados para conseguir los objetivos? si no es así así, ¿qué tenemos que hacer? deberíamos modificar el plan?

Cerrar el proyecto ¿qué se ha hecho bien? ¿qué debería mejorarse? ¿qué más hemos aprendido?

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EL PROYECTO

¿ Qué Q é es ell PMI ?

¾El Project Management Institute (PMI) es la principal Organización Mundial dedicada a la Dirección de Proyectos.

¾Desde su fundación en 1969 1969, ha crecido hasta convertirse en la mayor organización sin fines de lucro que reúne a más de 200.000 profesionales certificados en todo el mundo.

¾Su objetivo principal es establecer estándares de Dirección de P Proyectos t mediante di t lla organización i ió d de programas educativos d ti y administrar de forma global el proceso de certificación de profesionales.

¾Tanto sus estándares como su Certificación Profesional ha sido reconocida por las principales entidades gubernamentales y privadas del mundo.

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EL PROYECTO

¿ Qué Q é es ell PMI ?

¾Sus propósitos específicos son muchos, entre ellos: ¾Fomentar el Profesionalismo en la Dirección de Proyectos. ¾Contribuir con la calidad y el alcance de la Dirección de Proyectos. ¾Estimular la apropiada aplicación global de la Dirección de Proyectos para el beneficio del público en general.

¾Proveer un reconocido foro para el libre intercambio de ideas, aplicaciones y soluciones de Dirección de Proyectos generadas entre los miembros del Instituto y otros interesados o involucrados con la Dirección de Proyectos. y

¾Identificar y promover los fundamentos de la Dirección de Proyectos y el avance del cuerpo de conocimientos para dirigir proyectos exitosamente.

¾Su sede central está en Pensilvania, USA y ya cuenta con más de 200 capítulos ó representaciones en más de 125 países del mundo.

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¿ Qué Q é es ell PMI ?

EL PROYECTO

El PMI como organismo líder mundial en la gerencia de grandes proyectos ha desarrollado el:

PM BOK (Project Management Body of Knowledge):

Conjunto de conocimientos sobre las técnicas y estrategias para la gestión de grandes proyectos.

El PM BOK puede ser aplicado para la gestión de paradas de planta o proyectos de mantenimiento mayor mayor.

DIRECCIÓN DE PROYECTOS Gestión de integración del proyecto

Gestión del alcance del proyecto

Gestión de tiempos del proyecto

- Planificación del plan del proyecto - Ejecución del plan del proyecto - Control integrado de cambios

- Iniciación - Planificación del alcance - Definición del alcance - Verificación del alcance - Control de cambios del alcance

- Definición de actividades - Secuenciamiento de actividades - Estimación de la duración de las actividades - Desarrollo del cronograma - Control del cronograma

Gestión de costos del proyecto

Gestión de la calidad del proyecto

Gestión de los recursos humanos del proyecto

- Planificación de los recursos - Estimación de los recursos - Asignación del presupuesto de costos - Control de costos

- Planificación de la calidad - Aseguramiento de la calidad - Control de la calidad

- Planificación de la organización - Contratación de personal - Desarrollo del equipo

Gestión G tió de d las l comunicai ciones del proyecto

Gestión G tió de d riesgos i del d l proyecto

Gestión G tió de d las l adquisiciones d i i i del proyecto

- Planificación de las comunicaciones - Distribución Di t ib ió d de lla iinformación f ió - Informes de rendimiento - Cierre administrativo

- Planificación de la gestión de riesgos - Identificación Id tifi ió de d los l riesgos i - Análisis cualitativo de riesgos - Análisis cuantitativo de riesgos - Plan de respuesta a riesgos - Supervisión y control de riesgos

- Planificación de las adquisiciones - Planificación de la búsqueda de proveedores - Búsqueda de proveedores - Selección de proveedores - Administración del contrato - Cierre del contrato