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Guía para la Gestión de Talento Humano

ROL: Auxiliar de Contratación PROCEDIMIENTOS EN QUE PARTICIPA: Compras DEPENDENCIA JERARQUICA: DEPENDE DE: Director(a) Adquisición de Bienes y Servicios. DEPENDEN: EDUCACION


Diploma Bachiller

FORMACION

HABILIDADES


Conocimiento en sistemas de información.
Conocimientos en contabilidad, secretariado comercial y gerencia del servicio.
Conocimiento de la Norma ISO 9001:2000.
Administración de documentos.
Servicio y atención al cliente.

RESPONSABILIDAD

AUTORIDAD


Recibir y revisar los requerimientos N/A = No Aplica mensualmente de las distintas dependencias dentro del periodo establecido.
Solicitar, invitar y recepcionar las cotizaciones de bienes y/o servicios de los proveedores.


Fluidez verbal
Conocimiento del trabajo
Administración de los recursos
Buenas relaciones Interpersonales.
Orientación de servicio al cliente
Trabajo en equipo

EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia especifica o relacionada.

COMUNICACION


A través de correo electrónico o por escrito cuando sea necesario.

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RESPONSABILIDAD
Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal ante el proceso de Gestión Presupuestal y Contable de las compras de bienes y/o Servicios.
Evaluar junto con el líder del proceso las cotizaciones presentadas, dentro de los principios de eficiencia, objetividad, transparencia y meritocracia.
Comunicar al proveedor la solicitud de compra, una vez evaluadas las cotizaciones e informando de los requisitos y exigencias de nuestra Institución.
Diligenciar el FAD-26 “Control del Bien y/o prestación del Servicio”, con el fin de controlar la entrega de los bienes y servicios dentro del tiempo establecido en las órdenes de compra y/o contratos en coordinación con el líder del proceso.
Administración del sistema TNS del módulo de compras realizando los formatos que demanda el proceso de compras.

AUTORIDAD

COMUNICACIÓN

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RESPONSABILIDAD
Diligenciar el FAD-39 “Hoja de ruta de Orden de compra” en cada actividad del proceso de adquisición de Bienes y Servicios.
Ofrecer asistencia secretarial y de asesoría al Director (a) de Adquisiciones y Almacén.
Elaborar y participar en los diversos trabajos de oficina, relacionados con la elaboración de cartas, informes y trámite de documentos cuando sea necesario.
Recibir, radicar, revisar, clasificar, tramitar, archivar, controlar con la debida discrecionalidad del caso, documentos, datos, elementos relacionados con los asuntos propios de la dependencia.
Aplicar técnicas modernas de redacción elaboración, clasificación y remisión de la comunicación propia de la dependencia.

AUTORIDAD

COMUNICACIÓN

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RESPONSABILIDAD


Informar al superior inmediato en forma oportuna sobre las inconsistencias y anomalías relacionadas con las tareas, elementos o documentos encomendados.
Participar activamente en los grupos de mejoramiento, en la elaboración de los planes y en acciones correctivas y preventivas del proceso.
Participar en el análisis y cálculo de indicadores.
Participar activamente en la evaluación de la medición de la satisfacción del cliente, incluyendo sus quejas, reclamos y sugerencias, proponiendo acciones de mejora.
Informar a los funcionarios designados como interventores de sus funciones en el proceso de compras de bienes y/o servicios, de acuerdo al monto establecido, buscando asegurar el éxito en el proceso de compras.

AUTORIDAD

COMUNICACIÓN

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RESPONSABILIDAD
Las demás funciones que le asigne el Director(a) inmediato relacionadas con la naturaleza del cargo.

OBSERVACIONES:

AUTORIDAD

COMUNICACIÓN