SITRA 09 de marzo de 2016

Proyecto: T-Sigo Autores: Rendon J./ Ospina Y.

EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 2 DISEÑO DE SISTEMAS SOLUCIÓN EN PROYECTOS MARCO CONCEPTUAL REQUERIDO PARA LA REALIZACIÓN DE ESTE EJERCICIO Operación Proyecto Producto Final de la operación Unidad Operativa Servicios y funciones Usuarios internos y externos

Esta ejercitación pretende guiar a los proyectistas en el análisis de las PERSONAS y las COSAS que se verán afectadas por el proyecto. Se orienta hacia un primer esbozo de un sistema solución del problema técnico presentado en el ejercicio anterior, con una descripción de la red de sistemas reales en la que quedaría integrado. El ejercicio aún se sitúa en el CUADRANTE REALIDAD-PROBLEMA del marco conceptual. Realidad, pues hay una descripción de personas y cosas reales que están o estarán afectadas por la situación, sin embargo, en ese mismo eje se aprecia una transición hacia lo conceptual. Se encuentra en el lado del problema, pues aún no hay soluciones. 2.1. MODALIDAD DE ACTUACIÓN 2.1.1. Selección fundamentada de la modalidad de actuación. MODALIDADES QUE SE DESCARTAN

MOTIVOS POR LOS QUE SE DESCARTAN

Consolidar el Área de Transporte como un proceso de Apoyo y que así sea visto por los demás Usuarios con Información permanente.

Realizar este Proceso no Garantizaría que se elimine el cuello de botella en la planeación de Despachos, por tal motivo sería una opción de apoyo más no la solución.

Incorporar nuevo personal para dinamizar Se consumiría más gasto de Nomina, y con el proceso y hacerlo más eficiente. probabilidades de Éxito muy bajas y sujetas a estados de Ánimos en el Personal. Realizar Macros que permita una mejor Siendo una opción viable sería una herramienta funcionalidad en la Planeación de la que a futuro no permitiría una conectividad operaciones eficiente con los demás negocios.

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MODALIDAD ELEGIDA

MOTIVO POR EL CUAL SE ELIGE

Adoptar un Sistema de Transporte con Herramienta con adaptación sencilla a las operaciones, generadora de reportes y con mayor alcance y mejor funcionalidad. alcance a las demás compañías del grupo para lograr estandarizar procesos y optimizar recursos.

2.2. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA A PROYECTAR 2.2.1. Producto Final que resultará de la Operación Proyecto. Herramienta Informática que permitirá el control de las operaciones de Transporte a todo nivel facilitando las operaciones del día a día y con información oportuna.

2.2.2. Unidad Operativa que administrará el Producto Final cuando preste servicio. Transporte Transversal Grupo Orbis

2.2.3. Servicios que prestarán el Producto Final y la Unidad Operativa. - Planeación de Transporte en sus modalidades - Información Oportuna - Perfiles de clientes con interacción de EBS - Indicadores de la Gestión del Transporte - Procesamiento de Facturas de servicios de Transporte - Integración de las Áreas involucradas en despachos - Registros e Información en Línea

2.2.4. Tareas a realizar por personas y máquinas. TAREAS A REALIZAR POR PERSONAS

TAREAS A REALIZAR POR MÁQUINAS

-Definir perfiles y parámetros de uso

-Almacenar datos

-Ingresar información

-Procesar información -Controlar tiempos de ejecución

-Administrar la herramienta

-Generar alertas

-Solicitar y consultar información

-Generar reportes -Analizar información -Parametrizar información

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2.2.5. Entradas, insumos, materias primas, recursos, que requerirá el sistema para prestar el servicio. - Maestros de Información - Parámetros de tarifas - Perfiles y roles de Usuarios

2.2.6. Salidas, bienes, servicios, productos, resultados, que se obtendrán a partir del servicio que prestará el sistema. - Integración del proceso de Transporte a nivel Grupo - Operaciones centralizadas en los diferentes Negocios - Confiabilidad en la Información - Seguridad en la Información

2.2.7. Fronteras del sistema a proyectar. Sistema de Información que permitirá la administración adecuada del proceso de planeación de Transporte con Funciones enfocadas a los Usuarios y a las necesidades del Negocio, como Tareas, documentación, recursos información confiable y Oportuna.

2.3. ENLACES DE DEPENDENCIA DEL SISTEMA A PROYECTAR 2.3.1. Dependencia del sistema a régimen (en funcionamiento) respecto a otros sistemas reales. OTROS SISTEMAS REALES CON LOS QUE SE RELACIONA EL SISTEMA A PROYECTAR

FUNCIÓN O ASPECTO QUE GENERA ESTA DEPENDENCIA ENTRE EL SISTEMA A PROYECTAR Y OTROS SISTEMAS

Operaciones y Calidad

Identifica las NDE a despachar y proceder a expedir certificados de calidad de los productos.

Desarrollo y Optimización Logística

Indica los cambios y la flexibilidad con la que el sistema debe Operar

TI

Determina la compatibilidad, conectividad e Interfaces a Implementar y las licencias de funcionamiento.

Recurso Humano

Cantidad de Usuarios disponibles intervendrán operativamente en Herramienta dia a dia.

Gerencia de Transporte

Da los lineamientos para sacar el Mayor Provecho en cada uno de los Negocios con la

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que la

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Herramienta Implementada

2.3.2. Dependencia del sistema, en otros estados de su ciclo de vida. ESTADO DEL CICLO DE VIDA*

OTROS SISTEMAS REALES CON LOS QUE SE RELACIONA EN ESOS ESTADOS

FUNCIÓN O ASPECTO QUE GENERA ESTA DEPENDENCIA O RELACIÓN

Salida en Vivo

Financiera

Presupuesto Implementación Herramienta

para de

la la

Salida en Vivo

TI

Monitorear en todo momento el correcto funcionamiento de la Herramienta

Estabilización

TI- Transporte

Reportar novedades en las Operaciones y hacer seguimiento a la solución de dichos Problemas Técnicos.

Aplicación de Parches de Actualización ( Despliegues)

TI

Realiza la aplicación de actualizaciones necesarias.

las

Realizar copias de respaldo

* Por ejemplo: Puesta en marcha, Funcionamiento parcial o en temporada baja, Cierre por vacaciones, Parada por mantenimiento, Paro por fallos, Estado de emergencia, …). 2.3.3. Síntesis de los sistemas reales relacionados al sistema proyectado y sus dependencias.

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2.4. PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL SISTEMA 2.4.1. Usuarios internos del sistema a proyectar. ROL

IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS QUE CUMPLEN CADA ROL

Operadores

Coordinadores de Transporte

Propietarios

Gerencia de Transporte

2.4.2. Usuarios externos al sistema a proyectar. ROL Consumidores

Explotadores

Promotores

Terceros

IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS QUE CUMPLEN CADA ROL

-

Proceso de Apoyo

-

Auditoria corporativa

-

Transporte Transversal

-

TI

-

Gerencia de Transporte

-

Financiera

-

Cada Negocio

-

Auditoria corporativa

2.4.3. Beneficios y perjuicios para todos los usuarios. USUARIO

BENEFICIOS AL USUARIO

PERJUICIOS AL USUARIO

Coordinadores de Transporte

Control de la Operación de Transporte

Gerencia de Transporte

Información confiable

Auditoria corporativa

Proceso auditables para la Proceso de auditaría con mayor aprobación de costos y tarifas exigencia

Proceso de Apoyo

Visión general de la Operación con capacidad de identificar el estado de los envíos

TI

Aseguramiento de los procesos Aumento de recursos

oportuna

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y

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Financiera

Tecnológicos en Transporte

disponibles en plataforma

Control Presupuestal del gasto

Inversión que afecta la rentabilidad del Negocio.

2.5. ANEXOS QUE SE ADJUNTAN 2.5.1. Presentación y fundamentación de los anexos que se adjuntan. NOMBRE DEL ANEXO ... ... ...

FUNDAMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN DE ESTE ANEXO ... ... ...

Fecha de entrega del ejercicio Nombre y apellido de los autores con indicación del coordinador del grupo y del responsable del ejercicio

APARTADO DEL EJERCICIO AL QUE COMPLEMENTA ... ... ...

09-Marzo- 2016

Jorge Armando Rendón Yulieth Ospina Barrera

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