ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGISTICO EN LA EMPRESA Sistema Conjunto ordenado de elementos que se integran y relacionan para alcanzar un determinado fin u objetivo. Importancia del Sistema Logístico La empresa posee diferentes sistemas, el cual el de Logística tiene una influencia directa en el desarrollo de sus actividades y por ello es esencial para su funcionamiento. Estructura del Sistema Logístico 1. Adquisición y Control 2. Almacenes 3. Inventarios y su Control 4. Medios de Transporte y Manipulación 5. Comunicaciones 6. Planeamiento y Control de la Producción 7. Personal

1. Adquisición y Control • Se realiza al descubrir o detectar la necesidad y actúa accionado por el control de la producción, inventarios o por los usuarios para la disposición de materiales. • Uso: Inmediato o para renovación oportuna de existencias. • Generalmente: - Materiales de consumo CONSTANTE (actividades normales de la empresa) es accionado por el Control de Inventarios o el de Producción. - Materiales de consumo ESPORADICO es accionado por los USUARIOS a través de sus pedidos. • El Control de las Adquisiciones es parte de la actividad diaria con el propósito principal que los materiales lleguen oportunamente y evitar duplicidades. 2. Almacenes • Responsable de guardar ubicados los materiales, conservándolos en condiciones óptimas para su utilización. • Se deben incluir: - Planta - Materia Prima, Productos en Proceso y Productos Terminados. - Externos - ubicados en otras áreas, así como los de las Empresas Distribuidoras y en algunos casos las tiendas de venta al por menor o detallistas. • Se considera a TODOS LOS TIPOS DE ALMACENES, porqué el Sistema Logístico actúa en el proceso de FLUJO DE MATERIALES desde su Origen o Fuente de Abastecimiento hasta la entrega al Ultimo Usuario, seleccionándose los canales de distribución para llegar a los clientes con los productos terminados. 3. Inventarios y su Control • Razón de la actividad logística

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Actúa como amortiguador de las operaciones para que el sistema se desarrolle con efectividad y economía. Amortiguación: - Almacenaje de Materiales y Control permanente para su adecuada renovación - Adquisición y transporte de artículos necesarios no existentes para contar con ellos en el tiempo requerido, lugar preciso y cantidad conveniente. Pueden ubicarse en una o varias bodegas de acuerdo a las necesidades de los usuarios o diferentes clases de material. NO DEBEN PERMANECER SIN MOVIMIENTO. Los materiales SIN MOVIMIENTO proporcionan seguridad, sin embargo puede conducir a una situación crítica para las operaciones y para la subsistencia de la empresa. Se debe ejercer control sobre los inventarios de manera de lograr que sean los adecuados eliminándose así las actividades que atentan contra la economía de la empresa. Planeamiento de los Inventarios y su Control debe realizarse de modo detallado basándose en el Plan de Producción y en los registros de los diferentes materiales.

4. Medios de Transporte y Manipulación • Los Costos de Transporte y Manipulación inciden en el costo del material: - Abastecimiento de Materiales - Distribución Física • Incluyen también: - Movimientos hacia la planta - Dentro de ella - Entre los almacenes - Hacia los clientes • Costos de adquisición: transporte y manipulación hacia la planta • Costos de distribución física: transporte y manipulación hacia los clientes • Transporte: - Negociación con los proveedores - La propia empresa se encarga por si misma o por un tercero - En ambos se debe obtener una reducción del costo total de los materiales • Movimiento Interno: - Desarrollo de equipos especiales de manipulación - Se incide en la disminución del tiempo y del costo de movimiento por unidad de material • Características claves: - Costo, Rapidez de la Entrega y Calidad del Servicio 5. Comunicaciones • Se debe contar con elementos de comunicación para: - Impartir o hacer llegar a los proveedores instrucciones sobre los materiales y/o medios de transporte - Especificaciones relativas a las características de los artículos - Variaciones que pueden presentarse después de emitida la O/C - Mantenimiento de registros sobre las existencias en almacén o en tránsito - Rápidas decisiones respeto con el embarque de artículos o movimiento de materiales 2

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El diseño del sistema debe considerar: - Necesidades de comunicación y medios que se requieren - Estar aptos para enviar y/o recibir información de materiales, precios, cantidades, etc. de proveedores, clientes, distribuidores, etc. Disposición de equipos para el procesamiento de información para: - Producir o mover inventarios - Completar o renovar existencias - Ordenar la fabricación de artículos - Emitir solicitudes a proveedores y clientes - Cualquier otra actividad para el funcionamiento efectivo del sistema, actividades de la empresa y dependencias

6. Planeamiento y Control de la Producción • Elabora los planes de tiempo y unidades que deben producirse, con lo que se determina la cantidad y variedad de materiales requeridos. • El Planeamiento provee las bases para el Control y asegura que los recursos asignados se empleen para alcanzar los objetivos planeados. • El Control de debe realizar respecto a los planes preparados. • El Control se debe realizar fácilmente y sin dificultades 7. Personal • Los Ejecutivos y Trabajadores toman las decisiones de: - Compra - almacenamiento - manipulación - movimiento de materiales - control de inventarios, etc. • En general el Personal piensa y actúa para mejorar el sistema y proporcionar un servicio eficiente.

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ADMINISTRACION DE LA CADENA DE SUMINISTROS •

El propósito de la Administración Logística es la de satisfacer las necesidades de los usuarios de un modo adecuado y eficiente, al menor costo posible.

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Una Cadena de Suministro se refiere a la forma en que los materiales fluyen a través de diferentes organizaciones, empezando desde las materias primas y culminando con los productos terminados que se entregan al consumidor final.

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La Administración de la Cadena de Suministro se refiere a todas las funciones gerenciales y de administración relacionadas con el flujo de materiales desde los proveedores directos de la empresa hasta sus clientes directos, incluyendo compras, almacenamiento, inspección, producción, manejo de materiales, embarques y distribución.

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Proveedor

Pedido de Reposición

Transporte y Manipulación

2da Etapa Flujo de Materiales Interno

Planta

Transporte y Manipulación

1ra Etapa Abastecimiento de Materiales

Pedido de Reposición

Depósito Central

Transporte y Manipulación

Pedido de Reposición

3ra Etapa Distribución Física de Productos Terminados Flujo de Materiales de la Planta al Usuario Final a través de dos Depósitos

Depósito Regional Despacho a Clientes

Usuario Final (UF)

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1ra Etapa - Abastecimiento • Comprende lo siguiente: - Punto de almacenaje del proveedor - punto de almacenaje de la planta - red de comunicación entre los dos puntos - operaciones que corresponden a la adquisición - transporte y manipulación • Acciones que se realizan: - Solicitud que emite Control de Inventarios hacia Compras - Compras efectúa el pedido al proveedor - coordinaciones para el envío de materiales - transporte y manipulación desde el almacén del proveedor hasta el almacén de planta 2da Etapa - Flujo de Materiales Interno • Acciones que se realizan de transporte y manipulación: - Almacén de planta ==> - línea de producción ==> - línea de acabado ==> - almacén de productos terminados • El Flujo de Materiales es accionado a través de las redes internas de comunicación 3ra Etapa - Distribución Física de los Productos Terminados • Acciones que se realizan: - Pedido de reposición del distribuidor - manipulación y transporte desde el almacén de planta hasta el almacén del distribuidor • Formas de Distribución Física: 1 Punto de almacenaje del distribuidor hacia otro depósito de otra localidad del mismo 2 Punto de almacenaje del distribuidor, atención en mostrador al cliente, entrega del producto SIN transporte ni manipulación 3 Punto de almacenaje del distribuidor, atención en mostrador al cliente, entrega del producto MEDIANTE transporte y manipulación

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CICLO DE MATERIALES Y LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA Ciclo de Materiales • La Logística se refiere al flujo de materiales. • En una primera etapa se efectúa el acopio de materiales (Abastecimiento). • En una segunda etapa se efectúa su transformación en productos terminados. • La tercera etapa la conforma la entrega de los productos terminados a los clientes (Distribución Física). • Las etapas de Abastecimiento y Distribución Física constituyen las principales funciones del denominado CICLO DE MATERIALES. Complejidad de las labores de Administración Logística 1. Un producto terminado puede estar constituido por unos cuantos insumos o por cientos o miles de componentes. 2. El proceso de producción utiliza materiales que no conforman el producto terminado, pero si intervienen en su fabricación. 3. Las herramientas y materiales requeridos para operar y mantener la fábrica y la oficina, constituyen otro conjunto necesario de artículos. 4. El lanzamiento de un producto requiere disponer de repuestos y componentes listos para su venta, antes que uno solo de los productos haya llegado a manos de los consumidores. 5. Para dar un buen servicio al cliente y por ende una buena imagen de la empresa, se debe contar con máquinas, equipos y stock de repuestos. 6. El despacho de productos terminados requiere de materiales para su embalaje y distribución. Regulación del Flujo de Materiales • Cambios en la demanda de productos terminados • Procesos que se someten las materias primas y sus variaciones • Desempeño de los proveedores (calidad y cumplimiento de entrega) • Existencias disponibles • Previsiones y pronósticos en función al consumo y actividades a él relacionadas • Otros aspectos diversos que influyen en la política de materiales Decisiones en la Regulación del Flujo de Materiales • El gerente de Logística basándose en la información debe tomar decisiones y establecer CUANDO, CUANTO, DE DONDE Y COMO efectuar la regulación del flujo de materiales. ABASTECIMIENTOS • Se inicia con la requisición de los insumos que se necesitan para producción • Deben ser especificados al detalle para su correcta adquisición • Termina cuando los materiales solicitados se encuentran a disposición del solicitante. • Actividades: - Compra - recepción - inspección - almacenaje

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- control de existencias - la entrega - transporte y manipulación que actúan en estas actividades

DISTRIBUCION FISICA • Se inicia con la entrega del producto terminado al almacén • Termina con la distribución de los artículos a los clientes • Actividades: - Recepción e inspección en el almacén de productos terminados - almacenaje y ordenamiento - control y renovación mediante solicitudes u órdenes de producción - selección, preparación, embalaje y despacho - transporte y distribución a los clientes IMPACTO DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA EN LA EMPRESA • Reduciendo el costo de adquisición de materiales (eleva el margen o utilidad de las unidades producidas) • Eficiente gestión de inventarios o reducción de los inventarios sin afectar la operación de la empresa (capital no inmovilizado) OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA 1 OBJETIVOS DIRECTOS O PRIMARIOS 1.1 Costos de Operación Bajos • Referidos a: - costos de adquisición de materiales y posesión - costos de planilla • Los primeros se reducen cuando las dependencias logísticas están bien organizadas y disponen de procedimientos rápidos, flexibles y adecuados. • Lo anterior se traduce en que las actividades de compra, control de existencia y almacenaje sean eficientes. • Otra forma de reducir los costos es de adquirir en un gran pedido grandes cantidades de material - se logra bajar los precios unitarios pero se eleva el costo de posesión por la cantidad de artículos que hay que recibir, controlar, manipular, almacenar, además de aumentar el inventario promedio (capital inmovilizado). • Adquirir frecuentemente pocas cantidades, reduciendo el costo de posesión pero elevando el de adquisición. • En lo que respecta al pago de planillas, debe evitarse los sobretiempos o pagos extras por una tarea determinada; también se involucra en evitar errores de operación. 1.2 Precios de Compra Bajos No sólo se consiguen con un precio bajo del artículo mismo, sino también con los fletes y otros gastos relacionados con el transporte de materiales y manipulación.

1.3 Rotación de Inventario Alta • El objetivo es reducir la inversión en inventarios e incrementar su rotación • En consecuencia menor stock pero sin afectar la operación 8

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Asimismo disminuyen los costos de almacenaje y movimiento de materiales

1.4 Continuidad en Abastecimiento • Evita interrupciones en el proceso productivo • La lejanía de algunos insumos extranjeros merecen especial mención, toda vez que toma tiempo su adquisición, frecuentemente el proveedor exige lotes mínimos, cartas de crédito, variación del tipo de cambio, etc.

1.5 Consistencia de la Calidad • La calidad de los materiales, repuestos y servicios que se adquieren de proveedores, son de responsabilidad de la administración logística. • Es de suma importancia este aspecto y recae en todos y cada uno de los artículos que la empresa adquiere.

1.6 Buenas Relaciones con los Proveedores • Es necesario las relaciones cordiales con los proveedores • Los problemas que pudieran presentarse son más sencillos de resolver • Tanto compradores como vendedores se benefician

1.7 Desarrollo del Personal • El éxito de una empresa está en manos de su personal • Es necesario la capacitación para un desempeño más eficiente del mismo • Adicionalmente para la preparación de los futuros ejecutivos

1.8 Buenos Registros Un correcto registro es indispensable para el accionar de la administración logística, dado que es la información requerida para el planeamiento de las compras, almacenamiento adecuado, deterioros, obsolescencias, etc.

2 OBJETIVOS INDIRECTOS O SECUNDARIOS 2.1 Relaciones recíprocas favorables Referidos a compras que la empresa efectúa a sus propios clientes 2.2 Diseño de nuevos productos o adquisición de nuevos materiales Las dependencias de ingeniería y producción pueden estar diseñando un nuevo producto o requiriendo un nuevo material, por lo que el personal de logística debe cooperar con su experiencia indicando proveedores, materiales existentes en el mercado, etc.

2.3 Hacer o Comprar • Logística coopera obteniendo un buen costo del artículo y la disponibilidad de los materiales por adquirir.

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Ejemplo: El Ingº Raúl Saba, Director Gerente de TEXFINA S.A.C., está analizando la posibilidad que el servicio de teñido del hilo para la línea de polos no la realice la empresa SITEX S.A.C. (su actual proveedor). El Dpto. de Ingeniería ha diseñado dos procesos A y B, con los que pudiera prescindirse del proveedor y se han desarrollado las siguientes estimaciones: Concepto

Proceso A Proceso B

Volumen Anual (TM) Costo Fijo (US$/año) Costo Variable (US$/TM)

3,000 20,000 10.0

Servicio Externo

3,000 60,000 3.33

3,000 0 20.0

a) Debe TEXFINA realizar teñido de hilos mediante el proceso A o B, o continuar con los servicios de SITEX. b) Indique los rangos de volumen anual que convendría el proceso A, B y continuar con el servicio de teñido. Solución:(a) Costo Anual Total =

Costo Fijo (US$) + Costo Variable (US$/TM) x Volumen (TM)

Proceso A = Proceso A =

20,000 + 50,000US$

10

x

3,000

Proceso B = Proceso B =

60,000 + 70,000US$

3.333

x

3,000

Servicio Externo = Servicio Externo =

0 + 60,000US$

20

x

3,000

La operación más económica es el Proceso A con un estimado de US$50,000 al año. Solución:(b) Hacer o Comprar 250,000

US$

200,000 150,000 100,000 50,000 0 0

2000

4000

6000

Volumen Anual (TM)

Proceso S. Ext. A B

8000

10000

A B S.Ext

Rango (TM) De 0 a 2,000 De 2,000 6,000 > 6,000 10

2.4 Normalización Labor conjunta entre con personal de las dependencias de ingeniería y los usuarios, quienes deben señalar las especificaciones y características de los materiales a adquirir; logística revisará los stocks, identificará materiales y ayudará a definir los productos normalizados; evitándose nuevas diversificaciones y adquiriendo artículos estandarizados.

2.5 Mejoramiento de Productos Logística colabora con ingeniería en la parte económica, indicando materiales a usar y donde adquirirlos.

2.6 Previsiones entre Departamentos • Logística es la dependencia que tiene relación con todas las otras dependencia de la empresa. • Las relaciones puedan tornarse conflictivas ante retardos en la entrega de materiales a las otras dependencias. • Se debe evitar estos inconvenientes mediante la comunicación oportuna.

2.7 Previsiones • Debe informarse en relación al futuro sobre precios, tendencias, costos, etc; de los materiales a adquirir.

3 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS • Alcanzar los objetivos depende mucho de los procedimientos que se establecen en la empresa y el control que sus ejecutivos realicen. • En consecuencia, es necesario un manual que dirija el proceder del personal, tanto para las labores cotidianas, como para las excepciones y casos fortuitos.

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