REGLAMENTO DEL EXPOSITOR
EXPO CALILAB 2016 30 DE NOVIEMBRE AL 02 DE DICIEMBRE DE 2016 HOTEL SHERATON BUENOS AIRES – San Martin 1225 (CABA)
INTRODUCCION Este Reglamento será interpretado en toda circunstancia en el sentido de mantener el orden, seguridad interna y niveles estrictos de funcionalidad del Hotel en su totalidad. ARMADO Todas las personas que ingresan al Centro para el armado o desarme de stands, deberán presentar el Certificado de ART actualizado, de lo contrario la entrada al edificio no será permitida. Los expositores procederán al montaje de sus stands dentro de los siguientes horarios: El armado se realizará el día MARTES 29 DE DICIEMBRE de 2016 a partir de las 15 HS. El acceso por dicha vía será controlado por el Departamento de Seguridad del Hotel, el cual requerirá a cada persona que ingrese la presentación de su documento de identidad. Todos los vehículos utilizados en carga o descarga de materiales y/o personas, deberán tener un seguro contra daños a terceros e incendio, sin franquicia y vigente. Una vez efectuada el/los vehículo/s deberá/n ser retirado/s del lugar. El Hotel no dispone de depósitos para guarda de materiales ni personal para su custodia, por lo que no se hará responsable del cuidado de los mismos. Está terminantemente prohibido obstruir con los Stands las salidas de emergencia, matafuegos, llamadores de emergencia, mangueras contra incendio y cámaras de CCTV. El Centro de Convenciones no recibirá en nombre de ningún expositor ni empresa: bultos, paquetes, cajas u otros elementos. Si alguien desea enviar algo debería preveer una persona para que reciba los materiales enviados. DESARME Los expositores procederán al desmontaje de sus Stands el día Viernes 02 de Diciembre de 2016, a partir de las 20 HS. Se ruega a los señores expositores el cumplimiento del horario establecido. Antes de ese horario no serán habilitadas las salidas. 1
Es responsabilidad del expositor desmontar y retirar todos los elementos utilizados durante el evento en los plazos y condiciones estipulados, dejando el espacio limpio y despejado. El Centro de convenciones y la organización no se hacen responsables por perdidas, averías, robos o extravíos de los materiales u objetos que no hayan sido retirados en el término establecido. No se podrán dejar materiales para ser retirados otro día
I M P O R T A N T E – Documentación requerida para el cumplimiento de la Ley de Contrato de Trabajo Todo el personal de armado de stands y/o expositores, deberá cumplir con los requisitos detallados a continuación: o
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Certificado de Cobertura (Ley 24.557), emitido por la ART, del mes de curso, con la nómina de todo el personal, más una cláusula de “No Repetición” a favor de “Hoteles Sheraton de Argentina S.A.C” CUIT: 30-51717562-1. En el caso de trabajadores autónomos, póliza de Accidentes Personales con recibo de pago al día (monto mínimo asegurado $400.000), con cláusula de “No Repetición” a favor de “Hoteles Sheraton de Argentina S.A.C”. Si las personas que ingresan son mayores de 65 años o menores de 18, el monto de la póliza podrá ser de $50.000 pesos. Detalle del evento al que se estarán ingresando, salón y días de armado y desarme. Póliza de Responsabilidad Civil que cubra lesiones, muerte y/o daños materiales emergentes de los trabajadores a desarrollar por el contratista. La suma asegurada mínima recomendada es de $100.000,00 (SEGURO CONTRA TERCEROS). Nómina de cada empresa subcontratada, con detalle del personal efectivamente afectado al servicio, incluyendo nombre y apellido, CUIT/CUIL, cargo o función, edad, domicilio. Las empresas con personal de Seguridad deberán comunicarse con e lSr. Sergio Alt (011-4318-9300, interno 2440) Mail:
[email protected] para coordinar el envío de la documentación. Copia del acuse de recibo que respalda el alta en el Registro (Resolución AFIP 1891/05) de cada uno de los trabajadores (ALTAS TEMPRANAS). En el caso de trabajadores autónomos, copia del registro en AFIP. Copia Firmada de los comprobantes de pago mensuales al Sistema de Seguridad Social, (Formulario 931 de AFIP) con la nómina de trabajadores, del mes anterior a la realización de los trabajos. En caso de trabajadores autónomos/monotributistas, último pago de aportes previsionales y copia de la constancia de CUIT. En el caso de empleados en relación de dependencia, último recibo de sueldo de cada empleado, firmado por el empleador. Constancia de entregas de los elementos de protección personal que correspondan de acuerdo a la actividad, con la firma del trabajador. En el caso de camareros, personal de cocina, etc. deberán presentar copia de Libreta Sanitaria al día. Constancia de las capacitaciones a personal en materia de Riesgos del Trabajo, con la firma del personal asistente.
La documentación requerida deberá ser enviada hasta el 18 de Noviembre de 2016 al Sr. Fernando Tendino del Departamento de RRHH. Ante cualquier duda y/o eventualidad, comunicarse con: Fernando Tendino:
[email protected] 011-4318-9300 Interno: 2742 Dolores Miguens:
[email protected] 011-4318-9300 Interno: 2743 Paola Dimiero:
[email protected] 011-4318-9300 Interno: 2741
USO DE LOS SALONES y/o ESPACIOS CONTRATADOS El piso de los salones y áreas conexas no podrá, bajo ningún punto de vista, ser demarcado con cintas adhesivas que lastimen las alfombras cuando estas cintas se despeguen al finalizar el evento. Tampoco se permitirá hacer agujeros o clavar en las paredes y el piso de los salones. Como elementos de fijación para cables no se permite el uso de cintas adhesivas que lastimen la pintura de los caños, etc. únicamente se permita la fijación por medio de precintas de plástico No se permitirá fijar o atar ningún elemento a las paredes, rejillas de ventilación, detectores de humo, cañerías de agua y sprinklers. En el caso de armados para exposiciones no se permitirá el uso de baños, pasillos o áreas de circulación de uso público o pasajeros (como alternativa estarán disponibles los sanitarios en el subsuelo vestuarios de personal masculino y femenino). La excepción es la siguiente: en caso de que un participante de algún congreso también forme parte del armado; se debe identificar a tal persona para que haga uso de las áreas públicas. PEDIDOS DE INSTALACIONES Y SERVICIOS A través de notas de solicitud, el organizador podrá requerir todo tipo de servicio que el Hotel disponga, desde refrigerios para su personal, energía eléctrica, conexión Internet, instalación de líneas telefónicas, etc. CONEXIONES ELECTRICAS Las conexiones eléctricas deberán cumplir con normas de seguridad correspondientes, quedando a cargo de los expositores las dificultades que ocasionen. Aquellas que tengan problemas, serán desconectadas de la red hasta solucionar el inconveniente. La Organización proveerá a los stands que se ubiquen en el salón 50 watts por metro cuadrado. Cualquier requerimiento adicional a dicha potencia, deberá ser previamente requerido al Centro de Convenciones, quien autorizara la instalación, indicando bocas de las cuales podrán tomarse y abonando un cargo adicional por las mismas. Cualquier modificación de los sistemas eléctricos y sobrecarga de circuitos que pudiera provocar una daño en la instalación será exclusiva culpa y responsabilidad del contratante debiendo abonar todas las reparaciones por los daños que su proceder hubiera provocado.ENSAMBLE DE PANELES PREFABRICADOS SIN ALTERAR LAS INSTALACIONES Y FUNCIONAMIENTO DEL EDIFICIO. 1. Se encuentra terminantemente prohibido 3
Disminuir, obstruir y/o alterar: • Medios de salida de emergencia • Matafuegos • Avisadores manuales • Mangueras contra incendios • Señalización de emergencia • Parlantes e iluminación del sistema de audio de evacuación • Detectores de incendio • Y demás componentes del sistema de detección, de extinción y evacuación de emergencia. El ingreso y manipulación de: • Materiales inflamables • Materiales corrosivos • Generadores de electricidad • Materiales de albañilería • Herramientas que produzcan chispas • Equipos de soldadura • Sopletes • Cualquier tipo de pegamento de contacto o similar en los pisos, paredes o en cualquier superficie de los salones • Pinturas • Asbestos • Instalaciones o equipos eléctricos sin conexión de tierra y/o protección diferencial • Aparatos sometidos a presión que no cumplan las normas nacionales • Entelados, alfombras y cortinas que no hayan sido sometidos a proceso de ignifugados indicando con su correspondiente certificado de aplicación y tipo de producto 2. Las vías de circulación, pasillos de servicio y transportes verticales no podrán ser utilizados para colocar materiales, herramientas y/o productos que no estén siendo utilizados dentro del salón. 3. Toda la operación deberá ser realizada dentro de los límites de los lugares contratados. 4. En caso de colocar cables delante de las puertas de servicio en los salones que no cuenten con bandejas porta cable, se deberán instalar puentes de piso pasa cables a fin de evitar accidentes. No está permitido pegar cables al piso mediante el posterior encintado para evitar que el público tropiece con ellos a fin de resguardar los posibles accidentes. En caso de necesidad se deberá utilizar un puente pasa cable con tensión. 5. No se permitirá la instalación de Stands directamente sobre la alfombra de Hotel. Es obligación de cada expositor colocar una alfombra ignífuga protectora que él mismo deberá traer para aislar la estructura que sostiene el Stand u otro elemento ignífugo que se apoye en la alfombra del Hotel. 4
6. Los armados de las recepciones y/o acreditaciones no podrán obstruir las puertas de accesos a los salones ni las áreas de evacuación. 7. Instalaciones Eléctricas Las solicitudes de consumo eléctrico y potencia requerida deberían ser evaluadas con antelación por el Departamento de Ingeniería del Hotel. Las instalaciones eléctricas de terceros se realizarán según las reglas del arte y las normas vigentes: • Código de Edificación de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. • Reglamento Para la Ejecución de Instalaciones Eléctricas en Inmuebles – (Asociación Electrónica Argentina, versión 2006). • Normas IRAM. • Ley 19.587 Decretos 351/79. Seguridad e Higiene en el trabajo. • Las normas IRAM son las que rigen para materiales y todos los sistemas. • Para instalaciones y/o materiales no comprendidos en anteriores normas deberá considerarse otras normas que le competen. • La conexión a tableros de distribución la realizará el personal del Hotel. • Previo al evento el organizador deberá relevar los medios de conexión a tableros, el Hotel no proveerá accesorios que esta conexión requiera. 8. El armado de la panelería de los Stands junto a las rejas de retorno de aire acondicionado afecta al rendimiento de los equipos de aire acondicionado, por lo cual deberá respetar una distancia de 1 (un) metro de la misma para la circulación del aire, a los efectos de optimizar su rendimiento y confortabilidad. 9. En los foyers la profundidad de los Stands tendrá una ocupación territorial máxima de 2 (dos) metros desde los ventanales o pared, el Stand deberá estar aplicado sobre el ventanal o muro perimetral sin dejar espacios libres, cuidando la vista desde el exterior. 10. Los paneles laterales divisorios del ambiente que se genere, no podrán superar el 1,50 metro de altura. En caso de existir columnas, los Stands deberán desarrollarse entre las mismas. 11. La altura máxima de Stands estará definida por un despeje libre de q metro (vertical) medido desde el cielo del Stand hasta la cabeza del rociador de incendio o línea de cielorraso más próxima. Se deberá informar tipo de panelería a utilizar, indicando material constitutivo y forma de fijación. 12. En los Stands armados dentro de los salones, los pasillos que generen serán como mínimo de 2,20 metros de ancho. 13. Si la instalación presenta deficiencia alguna, no será alimentada por el Departamento de Ingeniería y es recomendable que se comuniquen con dicho departamento a fin de recibir el asesoramiento conveniente, con la debida antelación. 14. La limpieza de los Stands deberá ser contratada a terceros. Dicha tarea deberá ser realizada diariamente y el material recogido deberá ser llevado al depósito de residuos ubicado en el 5
subsuelo. En caso de que el volumen de residuos supere los 2 (dos) metros cúbicos, se deberá contratar un servicio de volquetes a ser ubicados en sectores designados por el Hotel. 15. El cliente se obliga a mantener los Stands en impecables condiciones de aseo durante el horario de visitas, y después del horario de finalización del evento. 16. Es importante que después del desarme, toda la zona utilizada por el evento quede completamente limpia y ordenada, tal y como fue recibida para el armado. 17. Los expositores y personal de armado deberán extremar esfuerzos para preservar las condiciones físicas del edificio, ya que cualquier deterioro producido se reparará a cargo del expositor. 18. El Hotel no posee carros para transporte de materiales de los Stands. De este modo, cada expositor deberá traer su gente y sus elementos para tal fin. 19. Adjunto planos de zonas autorizadas de armado, Piso 0, 1. DURANTE EL EVENTO • •
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PUBLICIDAD: Los clientes no podrán hacer publicidad fuera de los espacios contratados. DISTRIBUCIÓN DE OBSEQUIOS: Está permitida la distribución de obsequios, muestras, catálogos, material de promoción etc. exclusivamente dentro del espacio contratado, reservándose el Hotel el derecho de interrumpir la distribución de los mismos cuando dicha distribución ocasione desorden o aglomeraciones, o altere el normal desarrollo del lugar. DEGUSTACIONES: En caso de instalarse un stand de degustaciones u ofrecimiento de comestibles y bebidas se deberá comunicar anticipadamente al Departamento de Banquetes para su autorización. En caso afirmativo, se determinará el costo por cuanto esto atenta contra la venta del Hotel en comidas y bebidas. Se autorizarán aquellas degustaciones basadas en productos comercializados por el titular del salón. DEMOSTRACIÓN DE EQUIPOS: El Hotel podrá suspender o determinar periodos para la demostración de cualquier equipo que, a su criterio, pueda ofrecer riesgos a las personas, mercaderías, estructuras o elementos del Hotel, o que produzcan alto nivel de ruido o vibración, pudiendo perturbar las actividades de salones contiguos. LIMPIEZA Y SEGURIDAD: El servicio de limpieza y seguridad adicional contratado por el Comité Organizador cubre solo espacios comunes, es decir, públicos, como salones, pasillos, foyeres, depósito de muestras, no así cada uno de los stands. Los expositores se obligan a mantener los stands en impecables condiciones de aseo durante la exposición comercial y luego de finalizada esta. La limpieza de los stands deberá ser realizada diariamente y el material recogido tendrá que ser llevado al depósito de basura ubicado en el subsuelo. CANTIDAD DE CREDENCIALES POR EXPOSITOR: Se entregarán 3 credenciales a los expositores cuyo stand no supere los 10 m2, y 5 credenciales a los expositores cuyo stand supere la superficie anteriormente mencionada. Las credenciales estarán a disposición de los expositores el día Miércoles 30 de Noviembre a partir de las 8.00hs. en la Secretaría de Acreditaciones del Congreso.
Firma del Expositor Responsable:…………………………………..
Nombre y apellido:…………………………………………………….
Empresa:……………………………………………………………….
N° de Documento:……………………………………………………..
Por favor devolver el presente reglamento firmado y escaneado a la siguiente dirección de correo electrónico:
[email protected] o deberá ser impreso, firmado y enviado a Viamonte 1167 piso 3°, código postal 1053- CABA. Junto con el presente Reglamento del Expositor se adjunta la Planilla de Ocupación de Stands, con fines de declarar quienes serán los expositores ocupantes de los mismos. Todos estos documentos (tanto Reglamento como Planilla de Expositores) deben ser remitidas antes del 18 de Noviembre (sin excepción) al correo electrónicos o dirección postal antes mencionadas.
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