INSTITUTO NACIONAL DE ASTROFÍSICA, ÓPTICA Y ELECTRÓNICA Catálogo de Disposición Documental Vigencia Documental Código

Serie

Subserie

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Administrativo

Contable o Fiscal Legal

Plazos de Conservación Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

Información

Técnicas de Selección Documental

Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial

Sección 2C Asuntos Jurídicos 2C.1

Disposiciones en materia de asuntos jurídicos

X

1

4

5

2C.5

Actuaciones y representaciones en materia legal

X

2

4

6

X

2C.6 2C.8 2C.9 2C.12

Asistencia consulta y asesorías Juicios contra la dependencia Juicios de la dependencia Opiniones técnico jurídicas

X X X X

1 1 1 1

3 4 4 3

4 5 5 4

X

X

1

2

3

X

X

1

2

3

X

X

X X

1 1 4

X

Sección 3C Programación, Organización y Presupuestación 3C 18 3C.18 3C.19

Programas y proyectos en materia de pres presupuestación p estación Análisis financiero y presupuestal

Sección 4C Recursos Humanos X X

1 1

29 4

30 5

X

4C.7

Expediente único de personal Nómina de pago personal Identificación y acreditación de personal

X

1

4

5

X

X

4C.8 4C.10 4C.11

Control de asistencia (vacaiones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) Descuentos Estímulos y recompensas

X X X

1 1 1

4 4 0

5 5 1

X X X

X

4C.15

Afiliaciones al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado

X

1

4

5

X

X

4C.3 4C.5

X

X

Vigencia Documental Código Serie

4C.16

4C.22 4C.23 4C.26

Subserie

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Control de prestaciones en materia económica (FONAC, Sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc.) Capacitación cotinua y desarrollo profesional del personal de áreas administrativas Servicio social de áreas administrativas Expedición de constancias y credenciales

Plazos de Conservación

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

X

1

4

5

X

X

1

4

5

X

X

1

0

1

X

X

1

4

5

X

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

X

Sección 5C Recursos Financieros 5C.3 5C.4 5C 5 5C.5 5C.17 5C.18 5C.19 5C.23 5C.24 5C.28

Gastos o egresos por partida presupuestal Ingresos Libros Contables Registro y control de pólizas de egresos Registro y control de pólizas de ingresos Pólizas de diario Conciliaciones Estados financieros Pago de derechos

X X X

1 1 1

4 4 4

5X 5X 5

X

1

4

5X

X X X X X

1 1 1 1 1

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

X

X X X X X

Sección 6C Recursos Materiales y Obra Pública 6C.3 6C.4 6C.6 6C.7

Licitaciones Adquisiciones Control de contratos Seguros y fianzas

6C.13

Conservación y mantenimiento de la infraestructura física

X X X

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

X

1

2

3

X

X X X X X

Vigencia Documental Código Serie

6C.14 6C.15 6C.16 6C.17 6C.19 6C.21 6C.22 6C.23 6C.24

Subserie

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Registro de proveedores y contratistas Arrendamientos Disposiciones de activo fijo Inventario físico y control de bienes muebles Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles Control de calidad de bienes e insumos Control de seguimiento de obras y remodelaciones Comités y subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios Comité de enajenación de bienes muebles e inmuebles

Plazos de Conservación

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

X X X

1 1 1

2 2 2

3 3 3

X X

X

1

2

3

X

X

1

2

3

X

X

1

2

3

X

X

1

2

3

X

1

2

3

X

X

1

2

3

X

X

1

1

2

X

X

1

1

2

X

X

1

1

2

X

X

1

1

2

X

X X X

1 1 1

1 1 1

2 2 2

X X X

X

1

1

2

X

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

X

Sección 7C Servicios Generales

7C.5

Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.) Servicios de seguridad y vigilancia

7C.6

Servicios de lavandería, limpieza, higiene y fumigación

7C.3

7C.8 7C.10 7C.13 7C.14 7C.15

Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización Servicios especializados de mensajería Control de parque vehicular Control de combustible Control y servicios en auditorios y salas

Vigencia Documental Código Serie

Subserie

7C.16

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Protección civil

Plazos de Conservación

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

1

2

3

X

X

1

4

5

X

X

1

2

3

X

X X

1 1

2 2

3 3

X X

1 1

4 2

5 3

X

X

1

2

3

X

X

1

2

3

X

X

1

2

3

X

X

1

2

3

X

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

X

Sección 8C Tecnologías y Servicios de la Información 8C.16 8C.16.1 8C.16.2 8C.16.3 8C.16.4 8C.17 8C.18 8C.21

Administración y servicios de archivo Transferencia primaria Transferencia secundaria Baja documental Préstamos documental Administración y servicios de correspondencia Administración y servicios de bibliotecas Instrumentos de consulta

Sección 10C Control y Auditoría de Actividades Públicas 10C.3 10C.15

Auditoría Entrega - recepción

X X

X

S ió 12C TTransparencia i yA f ió Sección Acceso a lla IInformación 12C.5

Comité de Información Solicitudes de acceso a la información Clasificación de información reservada Clasificación de información confidencial

12C.6 12C.8 12C.9

Sección 1S Gobierno 1S.1 1S.1.1 1S.1.2 1S.2 1S.2.1 1S.2.2 1S.2.3 1S.2.4

Organigrama Organigrama Funcional Organigrama Autorizado Convenios Convenio con CONACyT Convenio de Desempeño Convenios con Consejos Convenios con la BUAP

Vigencia Documental Código Serie

Subserie

1S.2.5 1S.2.6 1S.2.7 1S.2.8 1S.2.9 1S.2.10 1S.2.11 1S.2.12 1S.2.13 1S.2.14 1S.2.15 1S.2.16 1S.2.17 1S 2 18 1S.2.18 1S.2.19 1S.2.20 1S.2.21 1S.2.22 1S.2.23 1S.2.24 1S.2.25

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Convenios con Gobierno de Puebla Convenios con Gobiernos Convenios con ASF Convenios con Asociaciones Convenios con AsociacionesANUIES Convenios con AsociacionesANUIES Región Centro Sur Convenios con Centros Convenios con Comisiones Convenios con CONACyT Convenios con SNI Convenios con Empresas Convenios con Fideicomisos Convenios con Fundaciones Convenios con GTM Convenios con Institutos Convenios con Investigadores Convenios con la UNAM Convenios con Laboratorios Convenios con los CPI’S Convenios con Secretarías

Convenios con Servicios de Salud 1S.2.26 Convenios con SUTINAOE 1S.2.27 Convenios con Universidades 1S.2.28 Convenios de Administración por resultados (CAR) 1S.2.29 Convenios Presidencia Municipal de Puebla 1S.2.30 Convenios Varios 1S.2.31 Convenios con Observatorios 1S.2.32 Convenios con PROCYT

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

Plazos de Conservación Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Vigencia Documental Código Serie

1S.3

1S.4

1S.5 1S.6 1S.7

1S.8

Subserie

Valor Documental

Niveles de Clasificación

1S.2.33 Convenios con Sociedades Actas 1S.3.1 Acta de la Comisión Evaluadora 1S.3.2 Acta del Comité Ejecutivo Nacional del SUTINAOE Manuales de procedimientos 1S.4.1 Manual de Identidad Institucional 1S.4.2 Manual de Políticas y Procedimientos del departamento de Recursos Financieros Planes de trabajo Directorio Comités 1S.7.1 Expediente de la Comisión Dictaminadora Externa 1S 7 2 Expediente de la Comisión 1S.7.2 Dictaminadora Interna 1S.7.3 Expediente del Comité Externo Evaluador 1S.7.4 Actas de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene 1S.7.5 Expediente del Comité del Código de Conducta Interno del INAOE 1S.7.6 Expediente del Comité de Desempeño Destacado 1S.7.7 Expediente del Comité de Ética del INAOE 1S.7.8 Expediente del Comité de Obras Públicas y Servicios Relacionados Oficios

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

Plazos de Conservación Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Vigencia Documental Código Serie

Subserie

1S.9

1S.10 1S.10.1 1S.10.2 1S.10.3 1S.10.4 1S.10.5 1S.10.6 1S.10.7 1S.10.8 1S.10.9 1S.10.10 1S.10.11 1S 10 12 1S.10.12 1S.10.13 1S.10.14 1S.10.15 1S.10.16 1S.10.17 1S.10.18 1S.10.19 1S.10.20 1S.10.21 1S.10.22 1S.10.23 1S.11 1S.12

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Formatos (Contiene los formatos de solicitudes de acceso con vehiculo, bungalow y comedor) Contratos Contratos con Asociaciones Contratos con Comisiones Contratos con CONACyT Contratos con Consejos Contratos de Donación Contratos con Empresas Contratos con Fideicomisos Contratos con FideicomisosFondo de Ahorro Contratos con Gobierno Federal Contratos con GTM Contratos con GTM Contratos con la BUAP Contratos con Laboratorios Contratos con los CPI’S Contratos con Pemex-Gas Contratos con Planetarios Contratos con Profesionistas Contratos con Secretarias Contratos con Servicios de Salud Contratos con Telecom Contratos con Universidades Contratos de Donación Contratos de Obra Pública Órgano de Gobierno Consejo Técnico Consultivo Interno

Sección 2S Investigación 2S.1 2S.2

Proyectos de Investigación Conferencias Científicas

Plazos de Conservación

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

X

1

4

5

X

X

1

4

5

X

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

Vigencia Documental Código Serie

Subserie

2S.3 2S.4 2S.5 2S.6 2S.7 2S.8

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

Plazos de Conservación Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

2

28

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Normatividad en la materia Expedientes Académicos Manuales de Procedimientos Planes de Trabajo Líneas de Investigación Reportes e Informes

Sección 3S Docencia 3S.1 3S.2 3S.3 3S.4 3S.5 3S.6 3S.7 3S.8 3S.9 3S.10 3S.11 3S.12 3S.13 3S.13.1 3S.13.2 3S.13.3

Programa de Maestría en Óptica Programa de Maestría en Electrónica Programa de Maestría en Astrofísica Programa de Maestría en Ciencias Computacionales Programa de Doctorado en Óptica Programa de Doctorado en Electrónica Programa de Doctorado en Astrofísica Programa de Doctorado en Ciencias Computacionales Programa de Intercambio en el Extranjero Expedientes estudiantes Idiomas Becas Administración escolar Grado académico Certificados Proyecto integrador

X

30

X

Vigencia Documental Código Serie

Subserie

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Plazos de Conservación

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

X

1

4

5

X

X X

1 1

4 4

5 5

X X

X

1

2

3

X

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

Sección 4S Vinculación y Servicios 4S.1 4S.2

4S.8 4S.9

Normatividad en la materia Planes y Programas Proyectos con Financiamiento Externo Oficina de Transferencia de Tecnología Patentes Programas y proyectos de Desarrollo Tecnológico Programas y proyectos en Vinculación y Servicios Programas en materia de vinculación y servicios Proyectos en materia de vinculación y servicios Comerciales Estratégicos En sitio De infraestructura Desarrollo de Soluciones Tecnológicas Calidad de Soluciones Tecnológicas Administración del cambio Capacitación Asesorías

4S.10

Apoyos externos (subsidios federales, estatales y/o locales, nacionales e internacionales)

4S.3 4S.4 4S.5 4S.6 4S.7 4S.7.1 4S.7.2 4S 7 2 1 4S.7.2.1 4S.7.2.2 4S.7.2.3 4S.7.2.4 4S.7.2.5 4S.7.2.6 4S.7.2.7

Hoja de Cierre Secciones

Núm. de Series

Núm. de Subseries

2C Asuntos Jurídicos 6 3C Programación, Organización y Presupuestación 2 4C Recursos Humanos 11 5C Recursos Financieros 9 6C Recursos Materiales y Obra Pública 14 9 7C Servicios Generales 8C Tecnologías y Servicios de la Información 4 4 10C Control y Auditoría de Actividades Públicas 2 12C Transparencia y Acceso a la Información 4 1S Gobierno 70 12 2S Investigación 8 3S Docencia 13 3 4S Vinculación y Servicios 10 9 Total de Series y Subseries 104 86 El presente Catálogo está integrado por 9 Secciones Comunes y 4 Secciones Sustantivas con un total de 104 series documentales y 86 subseries. Además de contener un listado para identificar la documentación de comprobación administrativa inmediata y de apoyo informativo.

María Luisa Hernández Simón Coordinadora de Archivos Instituto Nacional de Astrofísica, Óptica y Electrónica

Dr. Alberto Carramiñana Alonso Director General Presidente del Comité de Información Instituto Nacional de Astrofísica, Óptica y Electrónica

Vigencia Documental Código Serie

Subserie

Valor Documental

Niveles de Clasificación

Administrativo

Legal

Contable o Fiscal

Plazos de Conservación Archivo de Trámite

Archivo de Concentración

Información Período de Total Eliminación Conservación Muestreo Observaciones Reserva Confidencial Técnicas de Selección Documental

Lista de documentos de comprobación administrativa inmediata y de apoyo informativo 1

0

6 meses

6 meses

0

6 meses

X

X

6 meses

0

6 meses

X

X

6 meses

0

6 meses

X

X

6 meses

0

6 meses

X

X

6 meses

0

6 meses

X X

2

Copias de conocimiento Sesiones de comités (duplicados)

X

3

Control de entradas y salidas del parque vehicular

4

Copias de afectación presupuestal

5 6

Copias de memorándums recibidos Copias p de memorándums entregados

X

6 meses

X

7

Copias de requisiciones

X

6 meses

0

6 meses

8

Copias de resguardos

X

6 meses

0

6 meses

X

9

Proposiciones desechadas durante la licitación

X

6 meses

0

6 meses

X

Los documentos de comprobación administrativa inmediata y de apoyo informativo no se transfieren al archivo de concetración, una vez conluida su vigencia se eliminan bajo supervisión y levantamiento de acta administrativa firmada por el área generadora correspondiente, el responsable el archivo de trámite, el responsable del archivo de concentración y el coordinador de archivos.