INSTRUCTIVO CODIGO: INTCML05 Documento vigente a partir de: 2011 06 03 Elaboración de Boletín Diario en los Puntos de VERSIÓN: 03 Página 1 de 6 Venta

1. OBJETO: Definir y establecer las actividades a desarrollar para elaborar los informes diarios de los puntos de venta. Estos boletines deben ser remitidos al área financiera de la Entidad.

2. ALCANCE: Puntos de venta de Artesanías de Colombia.

3. CONDICIONES GENERALES La elaboración del boletín dentro de los puntos de venta de Artesanías de Colombia se realiza diariamente y se debe reportar al área financiera de la Entidad por lo menos dos días a la semana. Es responsabilidad del Administrador del punto de venta tanto la información allí suministrada, como la entrega oportuna de éstos documentos. En el caso del Punto de Venta de las Aguas se debe hacer la entrega diaria del boletín.

4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES FASE I. CIERRE DATAFONO: El primer paso a seguir en el momento de finalizar las ventas del día es realizar el cierre del data fono, sacando los informes suministrados por el (totales, detallado y cierre); por ningún motivo se debe realizar ésta actividad al día siguiente, si esto llegase a ocurrir por fallas técnicas, se debe informar al área financiera por medio de un memorando para que se tenga en cuenta en el momento de realizar las conciliaciones bancarias. Ver Anexo 1 Función Cierre Ingrese Clave Función Enter FASE II. Generación de informes del Sistema SHOP: La realización de las actividades de ésta fase, es diaria y forman parte del cierre de las ventas diarias en el almacén. •

INFORME DE KARDEX POR REFERENCIA Pasos a seguir en el Sistema Shop: Æ Inventario È Informe de kardex È Kardex de Referencia

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È È È Æ •

INFORME DE TRANSACCIONES Æ È È È È È

•

Movimiento por tipo de documento Resumido Imprimir Escape

INFORME DE CAJA Æ È È È

•

Informe de transacciones Costo de mercancía vendida Seleccionar mercancía grupo 90 Aceptar Imprimir Escape

INFORME DE TRANSACCIONES Æ È È È

•

Resumido Aceptar Imprimir Escape

Movimiento de caja Aceptar Imprimir Escape

INFORME DE CAJA Æ È È È

Informe de caja por tipo de documento Aceptar Imprimir Escape

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ELABORACIÒN DEL BACKUP Æ È È È È È È È

Utilidades Copia del soporte Localización Inventario Confrontar fecha del día correspondiente Aceptar Realizar Backup Escape

Se debe tener en cuenta que el backup se debe realizar diariamente •

RECOGIA Æ È È È È È

F8 Aceptar Seleccionar Cajero Supervisor Aceptar Realizar recogida Escape

Cada uno de estos informes se genera el original, que se envía a Contabilidad y una copia para el punto de venta. A la información que se envía a Contabilidad se adjunta la tirilla (original y copia), que corresponde al movimiento reportado por el datáfono. •

MOVIMIENTO DE CAJA DIARIO. Æ È È È È Æ

Ventas Informe de Caja Movimiento de Caja Diario Fecha: Día correspondiente Imprimir: Facturas discriminadas Escape

El original de éste informe se adjunta a los documentos que corresponden al punto de venta, dado que la copia rosada de las facturas se envía a Contabilidad.

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CIERRE DIARIO. Æ È È Æ

•

Procesos Cierre diarioç Aceptar Escape

CIERRE DE PERIODO. Æ Procesos È Cierre È Cierre De Periodo El cierre de periodo se realiza después de haber realizado el cierre diario del último día de cada mes. Nota. Los soportes del cierre van al archivo del almacén

FASE III. ELABORACION DE BOLETINES Teniendo los reportes anteriores se elaboran los boletines como se presenta a continuación: •

BOLETIN 1. ANEXOS

TARJETAS DE CREDITO – MONEDA EXTRANJERA – OTROS

En este informe se relacionan las ventas que se hacen con tarjetas (crédito o débito), se calculan los descuentos por porcentaje de las tarjetas, según tabla. también se relacionan las ventas que se hacen en efectivo y cheque al igual de las que se hacen en moneda extranjera, dicho informe se imprime en el formato de TARJETAS DE CREDITO. Este formato tiene 4 copias las cuales se entregan de la siguiente manera: •

Tesorería: original (copia blanca) a la cual se le anexa el cierre del datáfono (copia blanca) y el recibo de consignación de las ventas del día de elaboración del boletín, hechas en efectivo o cheque.

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Punto de venta: copia rosada, a la cual se le anexa el cierre del datáfono (copia amarilla).

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Contabilidad: copia verde a la cual se anexan los bouchers de las ventas realizadas con tarjetas1 y la copia rosada de las facturas de ventas2.

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Copia Amarilla: esta se utiliza para llevar un consecutivo del recibido.

BOLETIN 2. RESUMEN Aquí se llenan los datos de acuerdo al informe de TARJETAS DE CREDITO, y del informe que arroja el sistema INFORME DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO POR REFERENCIA. En la parte de los costos se deben discriminar de acuerdo a las ventas realizadas del día, la hoja en Excel en la que se trabaja este informe ya tiene las formulas establecidas se requiere solamente ingresar datos. El original de éste informe se envía a Contabilidad y la copia queda en el archivo del punto de venta.

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BOLETIN 3. MOVIMIENTO DIARIO DE MERCANCIA En este Boletín se presentan los costos de la mercancía vendida, además se relacionan las entradas, las salidas, las remisiones, etc.

Este informe se divide en dos:

1 2

Ver Anexo 9 Ver Anexo 10

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MOVIMIENTO DIARIO DE MERCANCIA EN CONSIGNACION En este informe se relacionan las ventas, entradas y remisiones a proveedores que se realicen de la mercancía en consignación. Las entradas se relacionan en las casillas de los ingresos y las salidas en los espacios de egresos. Este informe muestra un saldo Inicial al cual se le suman las entradas y se le restan las salidas (ventas), el cual da como resultado el saldo final. El saldo final del día es el saldo inicial del día siguiente. Es importante tener en cuenta que se debe discriminar nombre y costo de cada artesano proveedor cuya mercancía haya presentado movimiento durante el día.

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MOVIMIENTO DIARIO DE MERCANCIA DE LA EMPRESA En este informe no es necesario discriminar a cada artesano proveedor y se diligencia igual que el informe de mercancía en consignación descrito en el punto inmediatamente anterior. Los originales de éstos boletines se entregan al área de Contabilidad y la copia queda en el archivo del punto de venta.

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INFORME DE MERCANCIA EN CONSIGNACION En este informe se relacionan las ventas diarias de mercancía en consignación, este debe mostrar cantidades, referencia, detalle, nombre del artesano, costo unitario y costo total. Un segundo informe que muestre un total por artesano. (Hoja Excel). Se debe entregar al área de Compras quincenalmente.

Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

Claudia Chacón Administradora Punto de Venta

Leonardo Martin Coordinador de Calidad

Juan Alberto Duque García Subgerente Comercial