INSTRUCTIVO REGISTRO, CONTROL Y RECAUDO COMPARENDOS IMPUESTOS POLCA

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INSTRUCTIVO REGISTRO, CONTROL Y RECAUDO COMPARENDOS IMPUESTOS POR LA POLICIA DE CARRETERAS

BOGOTA D.C., AGOSTO 2006

INSTRUCTIVO REGISTRO, CONTROL Y RECAUDO COMPARENDOS IMPUESTOS POLCA

CONTENIDO

1. INTRODUCCION

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2. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO

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3. ALCANCE DEL MANUAL

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4. DEFINICIONES

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5. REFERENCIAS LEGALES

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6. ESQUEMA GENERAL TECNOLOGICO

7

7. PROCEDIMIENTO GENERAL

7

7.1.

Asignación comparenderas

7.2.

Imposición comparendo

7.3.

Entrega de los comparendos a los centros de digitación

7.4.

Recibo de los comparendos impuestos

7.5.

Control de calidad y digitación de comparendos

7.6.

Control, validación y cargue en la base de datos nacional

7.7.

Envió de los archivos a los organismos de transito

7.8.

Recibo archivos organismos de transito

8. PROCEDIMIENTO DE PAGO DE UN COMPARENDO 8.1.

Pago Nacional- SIMIT-POLCA

8.2.

Pago local

8.3.

Transferencias a la POLCA

9. REPORTES A LA POLCA

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10. ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA PARA UNA BUENA OPERACIÓN

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11. APOYO A LA POLCA

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12. CONSULTA ESTADO DE CUENTA POR INTERNET

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1. INTRODUCCIÓN La Policía Nacional firmó contrato INTERADMINISTRATIVO con la Federación Colombiana de Municipios (FCM) que tiene como objetivo: “Desarrollar, instalar y poner en marcha un sistema de información que permita un control real de los comparendos impuestos, que garantice realizar un seguimiento de la imposición y recaudo de multas por concepto de infracciones de tránsito en carreteras nacionales y que impone la Policía de Carreteras.”. El contrato INTERADMINISTRATIVO entre la Federación Colombiana de Municipios (FCM) y la Policía se firmó en abril de 2004 y su implementación inició en julio de 2004. En términos generales el contrato interadministrativo entre la Federación Colombiana de Municipios (FCM) y la Policía de Carreteras (POLCA) tiene los siguientes objetivos generales: •

Registrar y mantener actualizada la Base de Datos Nacional generada por comparendos impuestos por POLCA en vías nacionales.

•

Realizar el seguimiento a la ejecución del proceso contravencional en los Organismos de Tránsito.

•

Implementar un sistema de recaudo NACIONAL para el pago de multas por comparendos POLCA.

•

Fortalecer los planes de educación y seguridad vial de la Policía de Carreteras.

2. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO Informar al personal de la Policía de Carreteras de forma detallada del procedimiento seguido a nivel nacional en el registro y control de los comparendos de POLCA.

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3. ALCANCE DEL MANUAL Establecer los requisitos, recursos, actividades, responsables, controles, indicadores y reportes de los proyecto POLCA – SIMIT. El presente Instructivo va dirigido a comandantes de estación de departamento de POLCA y/o responsables del control en la imposición y envío de comparendos para su digitación e incorporación en la base de datos nacional SIMIT. El SIMIT solamente registra y controla los comparendos por infracciones al tránsito, no incluye las violaciones a las normas relacionadas con transporte. Ningún tramite de los que son competencia de los organismos de tránsito se podrán realizar si la persona en cualquiera de sus calidades no se encuentra a paz y salvo en el pago de las multas por infracciones de tránsito a nivel nacional. 4. DEFINICIONES •

Federación Colombiana de Municipios (FCM).

La Federación Colombiana de Municipios es una persona jurídica sin ánimo de lucro, de naturaleza asociativa y de carácter gremial, que se rige por el derecho privado, organizada con base en la libertad de asociación prevista en el artículo 38 de la Constitución Política. A ella pertenecen por derecho propio todos los municipios, distritos y asociaciones de municipios del país y tiene como finalidad la defensa de sus intereses. La FCM recibió a través de la ley 769 de Noviembre de 2002 la autorización para la implementación y mantenimiento de SIMIT. •

Policía de Carreteras (POLCA).

La Policía de Carreteras es la unidad especializada de la Policía Nacional responsable del control sobre las vías nacionales.

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•

SIMIT.

Sistema Integrado de Información de Multa y Sanciones por infracciones de Tránsito que está a cargo de la Federación Colombiana de Municipios. •

Bancos.

Entidades financieras donde se efectuarán los recaudos de las multas y sanciones de Tránsito y que remiten la información de recaudo para su respectiva actualización en la Base de Datos Nacional. •

Nodo Central.

Ente de la Federación Colombiana de Municipios que integra y monitorea la información nacional contenida en la base de datos nacional del SIMIT. •

Autoridades de Tránsito.

Las autoridades de tránsito según el artículo 3 de código de tránsito son: El Ministerio de Transporte; los Gobernadores y los Alcaldes; los organismos de tránsito de carácter departamental, municipal o distrital; la Policía Nacional en sus cuerpos especializados de policía de tránsito urbano y policía de carreteras; los Inspectores de Policía, los Inspectores de Tránsito, Corregidores o quien haga sus veces en cada ente territorial; la Superintendencia General de Puertos y Transporte; las fuerzas militares para cumplir exclusivamente lo dispuesto en el parágrafo 5° de este artículo; los agentes de Tránsito y Transporte. •

Coordinador Institucional FCM - POLCA

Persona responsable de la coordinación institucional entre la Federación Colombiana de Municipios y la Policía de Carreteras.

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5. REFERENCIAS LEGALES (Código de Transito Ley 769) •

Articulo 10. Sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito. Con el propósito de contribuir al mejoramiento de los ingresos de los municipios, se autoriza a la Federación Colombiana de Municipios para implementar y mantener actualizado a nivel nacional, un sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito (SIMIT), por lo cual percibirá el 10% por la administración del sistema cuando se cancele el valor adeudado. En ningún caso podrá ser inferior a medio salario mínimo diario legal vigente. Parágrafo. En todas las dependencias de los organismos de tránsito y transportes de las entidades territoriales existirá una sede del SIMIT o en aquellas donde la Federación lo considere necesario, con el fin de obtener la información para el consolidado nacional y para garantizar que no se efectúe ningún trámite de los que son competencia de los organismos de tránsito en donde se encuentre involucrado el infractor en cualquier calidad, si éste no se encuentra a paz y salvo.

•

Articulo 159. Cumplimiento. La ejecución de las sanciones que se impongan por violación de las normas de tránsito, estará a cargo de las autoridades de tránsito de la jurisdicción donde se cometió el hecho, quienes estarán investidas de jurisdicción coactiva para el cobro, cuando ello fuere necesario y prescribirán en tres años contados a partir de la ocurrencia del hecho y se interrumpirá con la presentación de la demanda. Parágrafo 1°. Las autoridades de tránsito adoptarán las medidas indispensables para facilitar el pago y el recaudo de las multas y demás derechos establecidos a su favor. Parágrafo 2°. Las multas serán de propiedad exclusiva de los organismos de tránsito donde se cometió la infracción de acuerdo con su jurisdicción. El monto de aquellas multas que sean impuestas sobre las vías nacionales, por parte del personal de la Policía Nacional adscrito a la Policía de carreteras, se distribuirá el 50% para el municipio donde se entregue el correspondiente comparendo y el 50% para apoyar la capacitación del personal de la policía de carreteras y los planes de educación y seguridad vial que adelanta esta Especialidad a lo largo de la Red Vial Nacional.

•

Artículo 160. Destinación. De conformidad con las normas presupuestales respectivas, el recaudo por concepto de multas y sanciones por infracciones de tránsito, se destinará a planes de tránsito, educación, dotación de equipos, combustible y seguridad vial, salvo en lo que corresponde a la Federación Colombiana de Municipios y los particulares en quienes se delegue y participen en la administración, liquidación, recaudo y distribución de las multas.

•

Artículo 161. Caducidad. La acción o contravención de las normas de tránsito caduca a los seis (6) meses, contados a partir de la ocurrencia de los hechos que dieron origen a ella y se interrumpe con la celebración efectiva de la audiencia. El no

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cumplimiento por parte del funcionario con este término será causal de mala conducta. 6. ESQUEMA GENERAL TECNOLÓGICO DEL SIMIT A continuación se presenta la figura, que muestra la conectividad del sistema y como se integra la información de cada una de las zonas al Nodo Central, el que utiliza un servicio de Hosting para el almacenamiento de la Base de Datos. De esta forma se logran unos mejores niveles de servicio y seguridad en la información.

CANAL EXCLUSIVO POLCA

7. PROCEDIMIENTO GENERAL A continuación se describe el procedimiento general seguido para el control de los comparendos POLCA:

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7.1. Asignación de comparenderas. •

La Policía de Carreteras asigna las comparenderas por Departamento y las remite a los comandantes de Estación respectivos.

•

El comandante asigna a su jefes de ruta o patrulleros las comparenderas individuales las cuales registra en el control de la estación.

•

El comandante entrega oficialmente al operador SIMIT - POLCA del departamento o zona respectivo el listado de patrulleros identificados con número de placa a los cuales se les asignó comparendera(s) y a que rango corresponde.

•

El operador SIMIT – POLCA ingresa al sistema el listado remitido por cada comandante para el control a través del sistema SIMIT.

•

Con la información en el sistema la Dirección de la POLCA y los funcionarios autorizados pueden determinar la asignación y entrega de comparendos.

7.2. Imposición del Comparendo. •

La Policía de Carreteras impone al infractor el comparendo por violaciones a las normas de tránsito establecidas en el Código de Tránsito (Ley 769 de Nov de 2002) cumpliendo con lo establecido en el artículo 129. Todos los campos del comparendo deben ser diligenciados.

•

En el momento de la imposición, el patrullero entrega una copia del comparendo al infractor.

•

El original del comparendo debe ser entregado al organismo de tránsito o autoridad de tránsito competente de la jurisdicción del municipio donde se cometió la infracción.

•

El mal diligenciamiento de un comparendo es causal de mala conducta dentro de la Policía de Carreteras.

•

Una copia debe ser entregada o remitida a los centros de digitación de los departamentos o zonas ubicadas en las estaciones de departamento POLCA dentro de los tiempos oportunos y ordenados por la ley 769. A continuación se relacionan los centros de digitación establecidos y los departamentos que atiende cada uno:

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A continuación se muestra el esquema general de conectividad entre los centros de digitación, la sede central de verificación POLCA, la base de Datos SIMIT y los puntos de operación SIMIT del país.

FONTIBON

PALMIRA

MEDELLIN

TUNJA

IBAGUE

NEIVA

VILLAVICENCIO

B/MANGA

PASTO

STA MARTA

CARTAGENA

V/DUPAR

MONTERIA

ARMENIA

SINCELEJO

CHIGORODO

RED DE INTERNET

OPERADORES SIMIT A NIVEL NACIONAL

CONEXIÓN INTERNA SIMIT

SIMIT VERIFICACION OPERADOR POLCA

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7.3. Entrega de los comparendos a los Centros de Digitación. •

El responsable en la estación de Policía de Carreteras agrupa las copias de los comparendos por número de consecutivo, numero de comparendo, cedula del infractor y código de infracción y los entrega relacionados con oficio a los operadores SIMIT (Sevial) – POLCA.

•

El responsable en la estación de POLCA no deben dejar acumular los comparendos impuestos.

•

El procedimiento exige que la entrega sea diaria.

7.4. Recibo de los comparendos impuestos. •

El operador SIMIT (Sevial) – POLCA recibe y verifica que los comparendos relacionados estén en su totalidad y firma oficio de recibido. En caso contrario informa inmediatamente la novedad, en caso de no ser solucionada inmediatamente la registra en oficio dirigido al comandante de Departamento y la entrega al patrullero o persona que realiza la entrega.

•

Verifica de forma general el contenido de los comparendos recibidos y aquellos educativos o que por error fueron incluidos siendo de transporte los devuelve.

7.5. Control de Calidad y Digitación de comparendos. •

El operador SIMIT (Sevial) – POLCA verifica la calidad en el diligenciamiento de forma detallada para cada uno de los comparendos. Los comparendos deben ser diligenciados en la totalidad de sus campos.

•

El operador SIMIT (Sevial) – POLCA digita los comparendos recibidos de forma inmediata a través del software destinado para tal fin.

•

Aquellos comparendos mal diligenciados o incompletos son devueltos mediante acta de devolución al comandante de Departamento y con copia a la Dirección Operativa de Sevial para su reporte al Coordinador Institucional FCM – POLCA.

•

Al final de cada día cada operador SIMIT (Sevial) – POLCA revisa muestralmente lo digitado y verifica que no se hayan cometido errores de digitación.

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•

Diariamente el operador SIMIT (Sevial) – POLCA remite a la sede central de Sevial los archivos planos de lo digitado.

7.6. Control, validación y cargue a la base de datos Nacional. •

La Dirección de Sistemas del operador SIMIT (Sevial) – POLCA en la Sede Central de Sevial Bogotá verifica la calidad y la estructura de la información recibida de cada uno de los centros de digitación a través del software destinado para tal fin.

•

Si la información cumple con los estándares establecidos se procede a realizar la carga respectiva a la base de datos nacional.

•

Cada uno de los archivos recibidos quedan clasificados por Departamento, municipio y fecha de cargue a SIMIT.

7.7. Envío de los archivos a los Organismos de Tránsito. •

Cada uno de los Operadores SIMIT (Sevial – POLCA) inmediatamente después de verificada la estructura de la información por parte de las Dirección Operativa y/o Sistemas envía el archivo plano vía Internet a los correos electrónicos dados para cada uno de los organismos de transito o inspecciones.

•

Este procedimiento es diario o cuando se generen comparendos Polca.

7.8. Recibo archivos Organismos de Tránsito. •

El funcionario responsable en cada organismo de tránsito o inspección recibe los archivos planos los cuales cumplen con los estándares nacionales SIMIT y los carga en la base de datos local.

•

El funcionario responsable en cada organismo de tránsito o inspección debe confirmar vía Internet el recibido de dichos archivos.

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Procedimiento Control Comparendos POLCA

ASIGNACION DE COMPARENDERAS

IMPOSICION COMPARENDO

CONTROL CALIDAD Y DIGITACION COMPARENDOS

INTEGRACIÓN BASE DE DATOS NACIONAL

SEGIMIENTO O.T. RESOLUCIONES

ENVIO IINFORMACION A LOS O.T.

INFORMACION DISPONIBLE PARA LIQUIDACION O PAZ Y SALVO

ARCHIVO ADECUADO DE COMPARENDOS

VERIFICACION ESTRUCTURA PARA CARGUE

PAGO SISTEMA DE RECUADO NACIONAL

En el flujograma que se presenta a continuación se muestra el proceso anteriormente descrito determinando los responsables.

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8. PROCEDIMIENTO DE PAGO DE UN COMPARENDO POLCA El pago de un comparendo POLCA se puede realizar de dos formas a saber: 8.1. Pago Nacional – SIMIT - POLCA •

El usuario se acerca a cualquier punto de atención SIMIT que están localizado en los organismos de tránsito del país y solicita se le entregue la liquidación SIMIT para pago.

•

El funcionario SIMIT digita el número de la cédula y expide la liquidación SIMIT respectiva que se muestra a continuación:

•

El usuario necesita de forma obligatoria la liquidación SIMIT para pago nacional.

•

El usuario se dirige al banco autorizado(s) y cancela en efectivo el valor registrado en la liquidación SIMIT.

•

El Banco AV Villas después de realizado el pago reporta cada tres (3) horas a la FCM los pagos a nivel nacional los cuales son actualizado en la base de datos nacional.

•

El(los) Banco(s) autorizados no reciben el pago con la copia del comparendo.

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•

El pago Nacional no se debe realizar actualmente por cajero automático ya que se pueden generar inconvenientes al usuario por su actualización. Esta alternativa es solo para pago local de Bogotá, Cali y Barranquilla.

8.2. Pago Local (organismo de tránsito) •

El usuario se acerca al organismo de tránsito al cual se le asignó el comparendo según jurisdicción y cancela a través de los bancos o mecanismos establecidos por dicho organismo de tránsito.

•

El organismo recibe el pago y debe reportar la novedad de recaudo al SIMIT de forma diaria.

•

Después que el organismo reporte el recaudo al SIMIT a las 24 horas queda actualizado a nivel nacional.

8.3. Transferencias a la POLCA. •

La FCM transfiere de forma automática y directa a la POLCA los dineros correspondientes por el pago de multas por infracciones generadas por comparendos impuestos por POLCA que se realiza a través del sistema de recaudo nacional a través de los bancos autorizados. Actualmente el banco autorizado es AV Villas.

•

Los municipios, organismos de tránsito o inspecciones tienen la responsabilidad de realizar las transferencias a la FCM por el pago de multas por infracciones de tránsito generadas por comparendos POLCA de forma mensual que corresponden al 55% (10% Simit y 45% Polca). Actualmente los bancos autorizados para recibir las transferencias de los municipios son el Banco AV Villas, Banco Agrario, Banco Popular y Banco Cafetero.

9. REPORTES A LA POLCA El sistema genera de forma permanente y de acuerdo a las necesidades de la Dirección Nacional de la Policía de Carreteras informes periódicos o cuando se requieran;

estos

reportes son remitidos a la Dirección Nacional de Policía de Carreteras

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Algunos de los reportes que genera el sistema son los siguientes: •

Control diario de imposición.

•

Promedios mensuales de imposición por departamento

•

Devolución de comparendos mal elaborados

•

Comparativos mensuales de imposición.

•

Seguimiento de comparendos pendientes de resolución.

•

Cantidad de infracciones día POLCA

•

Mayor infracción POLCA en el mes.

•

Registros actuales POLCA en el SIMIT.

•

Día de mayor infracción POLCA

•

Hora de mayor infracción POLCA

•

Tipo de vehiculo de mayor infracción POLCA.

•

Mayor infractor POLCA

•

Comparendos caducados POLCA

10. ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA POLCA PARA UNA BUENA OPERACIÓN •

No cometer errores de jurisdicción en el proceso de imposición del comparendo.

•

Entregar oportunamente los comparendos a los centros de digitación (máximo 24 horas).

•

Diligenciar completa y de forma legible los comparendos.

•

Los operadores localizados en los Centros de Digitación NO atienden público.

•

En caso de relevos en la Comandancia de la Estación de Departamento POLCA es de suma importancia actualizar al comandante entrante de este procedimiento y entregar el presente documento para su estudio.

11. APOYO A LA POLCA En caso de cualquier inconveniente relacionado con el proceso anteriormente descrito y de responsabilidad de la FCM pueden acudir a las siguientes opciones de apoyo:

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•

Operador (SIMIT – POLCA) SEVIAL S.A. localizado en la Terminal de Transportes Módulo amarillo local 120 cuyo PBX es el 4281710 o al mail [email protected].

12. CONSULTA DE ESTADO DE CUENTA POR INTERNET. Cualquier usuario a través de la pagina en Internet de www.simit.org.co, puede consultar su estado de cuenta sobre multas o infracciones de transito.

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