Junta Administradora Fondo de Ahorro y Préstamo Universidad de Costa Rica
Informe de Labores
Año 2003
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica
Contenido
Página
1 – RESUMEN EJECUTIVO
1
2 – MENSAJE DE LA JUNTA DIRECTIVA
4
3 – EQUIPO DE TRABAJO
5
4 – GESTIÓN REALIZADA
6
4.1 – Principales Acciones
6
4.1.1 – Actividades Junta Directiva
6
4.1.2 – Normativa de Inversiones
6
4.1.3 – Creación del Comité de Inversiones
7
4.1.4 – Normativa Sistema de Ahorro Extraordinario a Plazo (SAEP)
7
4.1.5 – Manual de Normas Técnicas de Presupuesto
7
4.1.6 – Cambios en Normativa de Préstamos de Postgrado y sobre el Ahorro a la Vista
8
4.1.7 – Finiquito Laudo Arbitral Condominio Cincuentenario
8
4.1.8 – Celebración del 60 Aniversario de JAFAP
8 9
4.2 – Programa de Vivienda 4.2.1 – Convenio con la Fundación Costa Rica Canadá
9
4.2.2 – Desarrollo urbanístico en la Franja El Cedral
9
4.3 – Atención al Afiliado
9
4.3.1 – Soluciones de Crédito
9
4.3.2 – Captación de Ahorro
12
4.3.3 – Servicio al Afiliado
13
4.3.4 – Comunicación
16
4.4 – Reglamentos y Normativas
17
4.4.1 –Normativas de Crédito
17
4.4.2 – Reglamento de la JAFAP
17
4.4.3 – Aspectos Laborales
18
4.5 – Acciones para el 2004
18
4.5.1 – Medio de Pago
18 ii
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Contenido
Página
4.5.2 – Política Salarial
18
4.5.3 – Desarrollo Urbanístico El Cedral
19
4.5.4 – Programa de Vivienda
19
4.5.5 – Estudio de plazos, montos máximos y mínimos para crédito
19
de Vivienda. 4.5.6 – Construcción del tercer piso 5 – PRINCIPALES ACUERDOS 2003
19 20
5.1 – Acuerdos Ejecutados
20
5.2 – Acuerdos Pendientes y en Proceso de Ejecución
20
6– ASPECTOS LEGALES
22
7 – SITUACIÓN FINANCIERA
23
7.1 - Análisis del Balance de Situación al 31-12-2003 7.1.1 – Activo
23 25
7.1.1.1 – Cartera de Crédito
25
7.1.1.2 – Cartera de instrumentos Financieros
29
7.1.2 – Pasivo
32
7.1.2.1 – Ahorro a la Vista
33
7.1.2.2 – Ahorro Anual
33
7.1.3 – Patrimonio
34
7.2 - Análisis del Estado de Resultados al 31-12-2003
36
7.2.1 – Ingresos y Gastos
37
7.2.2 – Rentabilidad
38
7.3 - Principales Razones Financieras
39
7.4 - Auditoría
43
7.4.1 – Auditoría Interna
43
7.4.2 – Auditoría Externa
44
7.4.2.1 – Recomendaciones de Auditoría Externa
iii
44
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Contenido 8 – PRESUPUESTO
Página 47
8.1 - Presupuesto de Operación
47
8.2 - Presupuesto de Colocación
47
9 – ANEXOS
49
Anexo No.1
Préstamos Otorgados por línea de Crédito
50
Anexo No.2
Modificación a las Políticas Crediticias
52
Anexo No.3
Principales Acuerdos Ejecutados
53
Anexo No.4
Aspectos Legales
54
Anexo No.5
Criterios mínimos para la elección y evaluación Puestos
55
Bolsa Anexo No.6
Portafolio de Inversiones
56
Anexo No.7
Estado de Liquidación Presupuestaria
59
Anexo No.8
Presupuesto de Colocación
60
Anexo No.9
Principales Razones Financieras
61
Anexo No.10 Principales Recomendaciones de Contraloría Universitaria
62
referentes al Informe de Labores de la JAFAP Anexo No.11 Estados Financieros Auditados
64
Anexo No.12 Carta de Gerencia
86
iv
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Índice de Gráficos
Página
Gráfico No.1 Montos de Créditos Otorgados 2001-2003
11
Gráfico No.2 Soluciones de Créditos otorgados 2001-2003
11
Gráfico No.3 Número de Afiliados Ahorro a la Vista 2001-2003
12
Gráfico No.4 Numero de Afiliados Ahorro Anual 2001-2003
12
Gráfico No.5 Numero de Afiliados con Depósito Automático de Salarios
13
2001-2003 Gráfico No.6 Monto captado mediante Depósito Automático de Salarios
13
2001-2003 Gráfico No.7 Número de Transacciones en Cajas 2001-2003
14
Gráfico No.8 Mecanismos de Captación de Ahorros 2002-2003
15
Gráfico No.9 Saldo de la Cartera de Crédito 2001-2003
25
Gráfico No.10 Distribución porcentual de la Cartera de Crédito 2003
26
Gráfico No.11 Total de Inversiones 2001-2003
30
Gráfico No.12 Comparación Inversiones 2001-2003
30
Gráfico No.13 Total Ingresos por Inversiones 2001-2003
31
Gráfico No.14 Composición de Ingresos por Inversiones 2001-2003
32
Gráfico No.15 Saldo Ahorro a la Vista 2001-2003
33
Gráfico No.16 Ahorro Anual noviembre 2001-2003
34
Gráfico No.17 Ahorro Anual diciembre 2001-2003
34
Gráfico No.18 Patrimonio 2001-2003
35
Gráfico No.19 Distribución Patrimonio 2003
35
Gráfico No.20 Liquidaciones de Patrimonio 2001-2003
36
v
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Índice de Cuadros
Pagina
Cuadro No.1 Soluciones de Créditos Otorgados
11
Cuadro No.2 Distribución del número de transacciones en cajas
14
Cuadro No.3 Visitas a Sedes o Unidades de UCR
16
Cuadro No.4 Principales Acuerdos Pendientes y en Proceso de Ejecución
20
Cuadro No.5 Resumen Balance de Situación al finalizar el periodo 2003-2002-
24
2001 Cuadro No.6 Distribución cartera de Crédito por tasa de interés
27
Cuadro No.7 Índice de Morosidad Créditos con más de 31 días atraso 2001-2003
28
Cuadro No.8 Índice de Morosidad JAFAP - SUGEF 2003
28
Cuadro No.9 Resumen Estado de Resultados al finalizar el período 2003-2002-2001
37
Cuadro No.10 Porcentaje de Rentabilidad 2003-2002-2001
38
Cuadro No.11 Recomendaciones Auditoría Externa 2003
45
vi
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1.- Resumen Ejecutivo Con el presente documento, se rinde el informe anual de labores correspondiente al período 2003 de la Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo de la Universidad de Costa Rica.
En los primeros cuatro apartados, se presentan los informes del Presidente y de la Gerencia. Asimismo, la lista de los miembros de la Junta Directiva, gerente y los responsables de las diferentes áreas que hacen posible la gestión administrativa y operacional.
El punto No. 5 describe las principales acciones realizadas durante el año 2003; a saber: aprobación de normativas de Inversiones en Títulos Valores, de Presupuesto y la constitución del Comité de Inversiones. Además, se detallan importantes cambios en las normativas de crédito de postgrado y sobre el ahorro a la vista, así como la firma del Convenio de Colaboración con la Fundación Costa Rica-Canadá. Se destaca también la aprobación del nuevo instrumento de captación, denominado Sistema de Ahorro Extraordinario a Plazo (SAEP). Como uno de los logros, sobresale la aprobación de un desarrollo de lotificación en la franja de terreno, propiedad de la JAFAP, que se encuentra ubicada en la Urbanización El Cedral, Cedros de Montes de Oca. El proyecto consta de 20 lotes, los cuales serán exclusivamente para afiliados.
En relación con el servicio al afiliado, se continuaron ofreciendo diferentes opciones de financiamiento en las líneas de crédito sobre el ahorro, especial, hipotecario y sobre el ahorro a la vista. Además, se mantuvo vigente el cobro de los diferentes servicios públicos y los programas de ahorro,
así como el depósito automático de salarios, los cuales
mostraron un crecimiento de afiliación y número de transacciones respecto a los años anteriores.
1
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Universidad de Costa Rica En lo que corresponde a colocación, el monto global de préstamos otorgados pasó de ¢7.640 millones en el año 2002 a ¢8.450 millones al final de período 2003, con un crecimiento del 10.50%.
Destaca también el crecimiento reflejado en el número de
soluciones de crédito hipotecario, que alcanzó un total de 252; 45 casos más que los atendidos durante el año 2002, con un aumento del 21%. En cuanto a la captación de ahorro voluntario, destaca el crecimiento en el número de afiliados al Sistema de Ahorro Anual; pasó de 134 en el año 2002, a 265 en el 2003, para un incremento del 98%. Asimismo, el monto acumulado pasó de ¢27.9 millones en el 2002 a 50 millones en el período 2003, o sea un aumento del 79%. En el apartado de Reglamentos y Políticas, se destaca la propuesta de modificación parcial al Reglamento, la cual está siendo analizada por el Consejo Universitario. Además, la Junta Directiva inició una revisión exhaustiva de la Normativa Laboral y la estructura organizativa, con el propósito de definir la política salarial.
Se describen también, las principales acciones por realizar para el período 2004, en relación con el medio de pago, desarrollo urbanístico y estudio de liquidez de la JAFAP.
En el punto 6, se adjuntan los principales acuerdos de la Junta Directiva. En el apartado número 7, se menciona el estado de los principales aspectos legales.
En el punto 8, se presenta un amplio análisis de los principales rubros que componen el Balance de Situación y el Estado de Resultados. Se compara el comportamiento mostrado en las diferentes cuentas, durante los últimos tres períodos. El total del Activo pasó de ¢12.497 millones en el año 2002 a ¢14.658 millones al finalizar el período 2003, con un incremento del 17%. El patrimonio total al 31 de diciembre de 2003 fue de ¢13.904 millones; tuvo un crecimiento del 18%, justificado principalmente por la capitalización de las utilidades netas del período 2003 que ascendieron a ¢1.763 millones.
2
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Universidad de Costa Rica La cartera de inversiones al cierre del 2003 alcanzó un saldo de ¢1.934 millones, con un crecimiento del 12% respecto al año 2002. Además, una descripción de las principales razones financieras de los últimos tres años. Se incluyen también aspectos relacionados con las recomendaciones emitidas por la Auditoría Externa.
En el apartado número 9, se detalla la liquidación del presupuesto de operación y colocación ejecutado durante el año 2003.
Por último, es importante mencionar que para el desarrollo del presente Informe de Labores, se consideran las principales recomendaciones emitidas por la Contraloría Universitaria (Anexo No. 10).
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2- Mensaje de la Junta Directiva Estimados lectores, tienen en sus manos el informe de labores del año 2003, el cual cumple con la finalidad de informar sobre los resultados de la gestión de la Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo (JAFAP) durante dicho período. La Junta Directiva del Fondo ha asumido con seriedad y determinación, las obligaciones que le corresponden en la gestión del Fondo. Durante el año 2003, se ha planteado el reto de promover con la intervención de los directivos, el logro de mayores beneficios para los afiliados, aplicando conceptos de equidad y solidaridad. Para ello se han propuesto nuevos proyectos y se ha buscado el fortalecimiento de los ya existentes. Las acciones han estado orientadas a promover una mejor calidad de vida para los afiliados. Lo anterior, unido a una sana administración de los fondos. El año 2003 tuvo un especial significado pues la JAFAP cumplió 60 años de vida institucional, lo cual representó una oportunidad propicia, para reflexionar sobre el significado y valor que tiene la Junta y sobre el compromiso de realizar esfuerzos, para darle a este proyecto institucional la garantía de permanencia en el futuro. Dentro de las principales estrategias de trabajo planteadas durante este periodo están el fortalecimiento en las políticas crediticias, la visión de equidad para apoyar a los sectores con más necesidad financiera, la reforma reglamentaria, el fortalecimiento del programa de vivienda, la redefinición de la estructura organizativa y la política salarial; estos son algunos de los esfuerzos que permitirán ofrecer una institución con una gran proyección y visión de una organización moderna y atenta a los cambios que los tiempos exigen. El año 2004 será de gran importancia para consolidar algunos proyectos que ya se han iniciado. En este informe de labores presentaremos un esbozo de los esfuerzos que debemos abocarnos a realizar, siempre con mística y voluntad y con la convicción de que los afiliados son la razón de ser de esta gran institución. 4
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3.- Equipo de Trabajo
Junta Directiva Dr. Gabriel Macaya Trejos Lic. Gerardo Corrales Guevara Dr. Rónald García Soto Dr. William Brenes Gómez Lic. José Luis Tijerino Sancho
Presidente Secretario Director Director Director
Administración Gerente (inicia 6/10/2003) MBA Mario Arroyo Jiménez
Auditor Interno Lic. Jorge Bustos Vargas
Gerente a.i. (14/08/2002 al 5/10/2003) Lic. Marvin Sanabria Sánchez
Asesores Legales Lic. Rogelio Sotela Montagne Lic. José L. Céspedes Ruiz Dr. Federico Sosto López Lic. Mario Gutierrez Quintero
Crédito Lic. Carlos Vargas Vargas Tesorería / Informática Lic. Gonzalo Valverde Calvo
Auditores Externos Carvajal & Colegiados
Contabilidad Lic. José Aguilar Jara
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4. - Gestión Realizada 4.1 - Principales Acciones
4.1.1
– Actividades Junta Directiva
Durante el periodo 2003, se realizaron 50 sesiones, que permitió conocer analizar y resolver oportunamente las situaciones normales y extraordinarias que se presentaron. Dentro de los principales temas conocidos en dichas sesiones se encuentran: •
Análisis y aprobación a las Normativas y Políticas.
•
Soluciones de situaciones especiales a los Afiliados.
•
Soluciones de Vivienda.
•
Estructura Salarial.
Por otra parte, con el propósito de un mayor análisis y la toma de decisiones relacionadas con diferentes temas de crédito, inversiones y vivienda, se han establecido comités, los cuales cuentan con una alta participación de algunos miembros de Junta Directiva y la Administración, y programan reuniones quincenales.
4.1.2
- Normativa de Inversiones
En la sesión 1253 celebrada el 27/02/2003, la Junta Directiva aprobó el documento denominado “Normativa de Inversiones”, mediante el cual se regula el manejo de la cartera de inversiones en títulos valores, se dictan lineamientos generales que permiten su adecuado control y se establece un Comité de Inversiones.
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Universidad de Costa Rica 4.1.3 - Creación del Comité de Inversiones
Como lo indica la normativa aprobada, la Junta Directiva procedió a constituir el Comité de Inversiones integrado por dos miembros de la Junta Directiva, el Gerente y el Jefe de Tesorería y Administración. Al comité le corresponde analizar los informes financieros y velar por el adecuado manejo y control de los saldos de efectivo que son colocados en títulos valores 100% públicos.
4.1.4
- Normativa Sistema de Ahorro Extraordinario a Plazo (SAEP)
En el año 2003, la Junta Directiva aprobó la propuesta presentada por la Administración para la incorporación de un nuevo instrumento de captación denominado “Sistema de Ahorro Extraordinario a Plazo” (SAEP), que consiste en una opción de ahorro a plazo fijo; de manera que el afiliado pueda invertir recursos a corto plazo, de acuerdo con sus planes. Este mecanismo ofrece plazos de tres, seis, nueve y doce meses, con tasa fija referida por las tasas de mercado. A partir del año 2004, se inicia la implementación de este nuevo producto.
4.1.5 -Manual de Normas Técnicas de Presupuesto
Con el propósito de contar con un documento que contemple los diferentes aspectos que se deben cumplir en el proceso presupuestario, la Junta Directiva aprobó el “Manual de Normas Técnicas para la Formulación, Aprobación, Ejecución, Evaluación y Control del Presupuesto”, en el cual se considera una serie de lineamientos que permitirán un seguimiento oportuno en todas las fases del plan de ejecución y control presupuestario.
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Universidad de Costa Rica 4.1.6- Cambios en normativa de préstamos de Postgrado y sobre el Ahorro a la Vista
Con el propósito de brindar soluciones más integrales y accesibles para los afiliados en este periodo, se acordó aumentar el plazo de cancelación en los préstamos para estudio de Postgrado, pasando de 24 meses a 48 meses. Por otra parte, el monto máximo que se otorga en los préstamos sobre Ahorro a la Vista pasó de 400 mil colones a 2 millones de colones.
4.1.7- Finiquito laudo arbitral Condominio Cincuentenario
Se logró finiquitar la formalización de la venta de dos apartamentos pertenecientes a la Etapa No. 1 del Condominio Cincuentenario, con lo cual se cumplió con lo establecido por el Laudo Arbitral correspondiente.
4.1.8- Celebración del 60 aniversario de la JAFAP
El pasado 14 de noviembre del 2003 se celebró el 60 aniversario de la creación del Fondo. Dicha celebración se realizó con la participación de los actuales miembros de Junta Directiva,
miembros
del
Consejo
Universitario,
Exdirectores,
Funcionarios
y
Exfuncionarios de la JAFAP. En esta actividad, se resaltaron los principales logros obtenidos por la institución y se reafirmo que el objetivo principal de la JAFAP es brindar una mejor calidad de vida al Afiliado.
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4.2 - Programa de Vivienda 4.2.1- Convenio con la Fundación Costa Rica Canadá
El 21 de julio de 2003, se procedió a firmar un convenio de colaboración con la Fundación Costa Rica - Canadá, dirigido principalmente a la tramitación de bonos de vivienda para los afiliados con una escala salarial inferior. A partir del mes de setiembre de 2003 se conformó una comisión de vivienda, integrada por tres miembros de la Junta Directiva, el Gerente, el Jefe de Crédito, y el Jefe de Tesorería, con la tarea de identificar los posibles casos que califican para un programa de vivienda complementado con el bono y, a su vez, impulsar el desarrollo de programas de vivienda.
En el mes de noviembre de 2003 se envió un cuestionario de vivienda dirigido a un sector de afiliados cuyo salario con la Universidad es inferior a los ¢300 mil. Sus resultados se analizan a principios del 2004.
4.2.2- Desarrollo urbanístico en la Franja El Cedral
Luego de una serie de estudios y reuniones preliminares, la Junta Directiva aprobó que la Franja de Terreno ubicada en la Urbanización el Cedral sea destinada al desarrollo de un proyecto urbanístico, con veinte lotes. En el 2004 se iniciarán los trabajos de preparación de terreno.
4.3- Atención al Afiliado 4.3.1 – Soluciones de Crédito Al igual que los años anteriores, durante el período 2003, se atendió de manera interrumpida el 100% de la demanda de crédito, enfocada por los afiliados a solucionar 9
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Universidad de Costa Rica aspectos de salud, educación, vivienda, gastos personales e imprevistos o situaciones especiales. Es importante mencionar que durante el año 2003, se continuó implementando diferentes cambios en políticas y normativas, con el principal objetivo de mantener las mejores condiciones de financiamiento para los afiliados. A continuación, se presenta la distribución de los créditos, los cuales, para efectos de presentación, se agrupan en cuatro grandes líneas; a saber: •
Préstamos Ahorro Obligatorio: Incluye todos aquellas operaciones que se calculan con base en el ahorro obligatorio (No Fiduciario, Corriente, Gastos Navideños).
•
Especiales: dentro de estos se encuentran los préstamos Especiales, Situaciones Especiales, Personal Extraordinario, Compra de Vehículo, Línea Blanca, Salud, Educación, Postgrado, Cómputo, Pólizas, entre otros.
•
Sobre el Fondo de Ahorro a la Vista: son todos los préstamos otorgados a los ahorrantes y no ahorrantes al Sistema de Ahorro a la Vista.
•
Vivienda: Se incluyen todos los préstamos hipotecarios, tanto para compra de lote, construcción, mejoras, ampliación y compra de vivienda.
En el anexo No.1 se presenta un detalle de las soluciones y el monto total de créditos otorgados, distribuidos por líneas y comparando los últimos tres años.
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Gráfico No.1 Montos de Créditos Otorgados 2001 al 2003 (en m illones de colones) 10,000.0 8,000.0
7,640.8
Gráfico No.2 Soluciones de Créditos Otorgados 2001 -2003
8,000
8,450.2
6,311.1
7,914
7,500
6,000.0 4,000.0
7,000
2,000.0
6,500
2001
2002
7,082
6,929
6,000
2003
2001 Fuente: Crédito y Cobro.
Fuente: Crédito y Cobro.
2002
2003
Las soluciones de créditos otorgados, en el año 2003, alcanzó un total de 6.929 soluciones, el cual fue inferior al 2002 en 153 créditos. Esta disminución se debe principalmente a la baja utilización por parte de los afiliados de los programas de Vacunación y de Óptica.
No obstante, el monto bruto de los créditos otorgados pasó de 7.640 millones de colones en el 2002 a 8.450 millones de colones en el año 2003, con un aumento de 810 millones de colones, correspondiente a un 10.50%, respecto al año anterior.
Cuadro No.1 Soluciones de Créditos Otorgados 2001 – 2002 - 2003 Créditos 2001 2002 Préstamo Ahorro Obligatorio 4261 4111 Especiales 3414 2733 Vivienda 152 207 Ahorro Vista 87 31 Total 7914 7082
2003 4644 1994 252 39 6929
Fuente: Crédito y Cobro.
En el cuadro No.1 se observa un crecimiento en el número de créditos de vivienda, pasando de 152 en el 2001 a 252 al final del 2003, para una variación porcentual del 63%, durante los últimos 3 años. 11
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Universidad de Costa Rica En el anexo No.1 se puede apreciar que en dicho comportamiento influye, de manera representativa, la colocación del crédito Hipotecario Garantía Real, debido a las condiciones de plazo e interés vigentes al cierre del 2003 (al cierre de diciembre 2003 la tasa de interés vigente alcanzó el 15.25% anual).
4.3.2
– Captación de Ahorro
Se continuó realizando esfuerzos para seguir aumentado el número de ahorrantes en los sistemas de ahorro voluntario, como se puede apreciar en los gráficos número 3 y 4, siguientes: Gráfico No.3 Número de Afiliados Sistema de Ahorro a la Vista 2001-2003 3,800 3,600
3,511
Gráfico No.4 Número de Afiliados Sistema de Ahorro Anual 2001-2003 300 250 200 150 100 50 -
3,615
3,400 3,200
3,116
3,000 2,800 2001
2002
2003
265 134
9 2001
Fuente: Tesorería.
2002
2003
Fuente:Tesorería.
Como aspecto importante, en el gráfico No.4 se observa un aumento en el número de afiliados al Sistema de Ahorro Anual, pasando de 134 en el 2002 a 265 al final del 2003, lo cual representa un incremento del 98%.
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Gráfico No.6 Monto captado mediante Depósito Automático Salario 2001-2003 (en millones de colones)
Gráfico No.5 Número de Afiliados con Depósito Automático Salario 2001-2003 300 250 200 150 100 50 0
60.0
262
50.0
50.0 40.0
160
27.9
30.0
111
20.0
17.0
10.0 2001
2002
0.0
2003
2001
2002
2003
Fuente: Tesorería.
Fuente: Tesorería.
En el gráfico No.6, se destaca el crecimiento acelerado en el número de afiliados al sistema de Depósito Automático de Salarios, con un incremento del 63.75% respecto al año 2002 y un 136% de crecimiento respecto al 2001. Lo anterior es el resultado de las gestiones realizadas para la atracción de afiliados.
4.3.3 – Servicio al afiliado
Durante el año 2003 se implementó un plan piloto, con el propósito de brindar un mejor servicio al afiliado, mediante la incorporación de cajas auxiliares para atender la demanda de servicios, procurando minimizar los tiempos de espera, especialmente en días especiales por motivo de pago de salarios, matrícula universitaria y otros eventos estacionales.
El siguiente gráfico muestra el incremento de las transacciones en cajas.
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Gráfico No.7 Número de Transacciones en Cajas 2001-2003 100,000
88,453 73,282
80,000 60,000
55,393
40,000 20,000 2001
2002
Fuente:Tesorería.
2003
Como se puede observar, las transacciones en cajas aumentaron en 33.000 operaciones en el año 2003, respecto al año 2002, para una variación porcentual del 21%. El crecimiento respecto al año 2001 fue de un 60%. En el cuadro No.2 se ilustra la distribución de las transacciones durante los períodos 2001, 2002 y 2003.
Cuadro No.2 Distribución del número de Transacciones en Cajas 2001-2003
Transacción Retiros de Ahorro Servicios Otros Entrega Cheques Depósitos de Ahorro Recibos de Préstamos Cambio Cheques Depósitos Total
2001
2002
28,804 5,539 4,986 4,985 4,431 3,878 2,216 554 55393
Fuente: Tesorería. 14
39,572 8,794 5,862 7,328 5,863 3,664 1,466 733 73282
2003 43,109 20,471 7,639 6,431 5,215 3,123 1,864 601 88453
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Universidad de Costa Rica Como se puede observar, la mayoría de las transacciones corresponden a retiros de ahorro a la vista (49%), comportamiento similar al mostrado en los años anteriores. Como dato adicional, se destaca el incremento en las transacciones por concepto de pago de servicios, justificado principalmente por la implementación del cobro en línea de los servicios telefónicos, el cual se inició a finales del 2002.
Con relación a los mecanismos de captación, el gráfico No. 8 muestra un importante crecimiento en los depósitos mediante deducción, pasando de un 38% en el 2002 a un 51% en el 2003.
Gráfico No.8 Mecanismo de Captación Ahorro 2002-2003 70%
61%
60%
51%
50%
48% 38%
40% 30% 20% 10%
1%
1%
0% 2003 Depositos bancarios
2002 Planilla
Ventanilla
Fuente: Tesorería.
Es importante mencionar que dicho comportamiento se podría acelerar, si se llega a establecer el medio de pago, el cual permitirá un mayor acceso de afiliados, principalmente en el depósito automático de las diferentes operaciones que se realizan.
15
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica 4.3.4 – Comunicación
Durante el año 2003, se continuó realizando reuniones con diferentes grupos de afiliados, con el propósito de brindar informes de gestión y escuchar las diferentes opiniones e ideas de los afiliados, las cuales son consideradas dentro del plan de acción de la JAFAP. A continuación se presenta el cuadro No.3 que detalla las visitas realizadas durante el año 2003.
Cuadro No.3 Visitas a Sedes o Unidades de UCR 2003 UNIDAD / SEDE
MES
Biblioteca Luis Demetrio Tinóco
Mayo
Facultad de Letras
Junio
Facultad de Bellas Artes
Junio
Facultad de Educación
Julio
Facultad de Ingeniería
Agosto
Oficina de Servicios Generales
Setiembre
Sede Regional del Atlántico
setiembre
Escuela de Filología
setiembre
Oficina de Recursos Humanos
Setiembre
Facultad de Derecho
Setiembre
Recinto de Limón
Setiembre
Recinto de Guápiles
Setiembre
Estación Experimental Fabio Baudrit
Fuente: Crédito y Cobro.
16
Octubre
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Como complemento a la divulgación, se continuó con la elaboración de boletines y mantas, detallando los diferentes productos y servicios ofrecidos.
Se enviaron estados de cuenta trimestrales, indicando los saldos de los ahorros y préstamos, así como los compromisos por fianzas otorgadas. Es importante indicar que dentro de estos estados se informó también sobre los diferentes productos y servicios.
4.4 - Reglamentos y Normativas 4.4.1 –Normativas de Crédito
Durante el año 2003 se revisaron, analizaron y ajustaron aspectos relacionados con las normativas de crédito. En el anexo No.2, se detallan los principales cambios en normativas de crédito, aprobados por la Junta Directiva, y se elaboró un compendio de normas. Las normativas vigentes están publicadas en la página de Internet.
4.4.2 – Reglamento de la JAFAP.
En enero del 2003, la Junta Directiva finalizó el estudio de la propuesta de reforma parcial al Reglamento, que pretende una mayor agilidad en el manejo de los recursos financieros. Asimismo, eventualmente se podrían otorgar diferentes líneas de crédito a los afiliados en condiciones más favorables de tasa y plazo, manteniendo siempre el sano equilibrio de la rentabilidad y el aspecto social, enfocado al mejoramiento en la calidad de vida de los afiliados.
Mediante oficio JD -05-2003 de fecha 3 de marzo de 2003, la Junta Directiva remitió al Consejo Universitario el documento “Propuesta de Reforma Reglamentaria”, el cual está siendo analizado por la Comisión de Reglamentos.
17
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica 4.4.3 – Aspectos Laborales
Mediante oficio JD-JAFAP-No.46-03 de fecha 17/11/2003, la Junta Directiva informó al Consejo Universitario, sobre las acciones por realizar con relación a la política salarial de la JAFAP, específicamente lo indicado por la Oficina de Contraloría Universitaria mediante el OCU-077-2001. Es importante destacar que en la sesión No. 1291 del 1º de diciembre de 2003, la Junta Directiva aprobó una nueva estructura organizativa, la cual será material de insumo para definir la política salarial.
4.5 - Acciones para el 2004
4.5.1- Medio de Pago
Como parte de los esfuerzos realizados para contar con un medio de pago, se continuará analizando diferentes opciones que le permitan ofrecer a los afiliados una tarjeta de débito, para realizar operaciones con comercios afiliados y una amplia red de cajeros automáticos, procurando establecer las mejores condiciones económicas y de seguridad.
4.5.2
-Política Salarial
Durante los primeros meses del 2004, la Junta Directiva continuará con el análisis y revisión de la política salarial, en cumplimiento de lo solicitado por el Consejo Universitario. Como primer paso, ya fue debidamente analizada y aprobada la nueva estructura organizativa, tal y como se indicó en el apartado 5.4.3 del presente informe.
18
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica 4.5.3 - Desarrollo Urbanístico El Cedral
A partir del mes de mayo de 2004, se iniciarán los trabajos preliminares en la franja de terreno El Cedral, con el fin de consolidar el proyecto urbanístico, con el desarrollo de 20 lotes para construir, los cuales serán adjudicados exclusivamente para los afiliados.
4.5.4
- Programa de Vivienda.
Durante el último trimestre del año 2003, se procedió con la aplicación de un cuestionario sobre vivienda, dirigido a los afiliados con salarios inferiores a los ¢300 mil mensuales. Los resultados preliminares muestran que de dicho segmento, seis de cada diez afiliados no cuentan con vivienda propia y que nueve de cada diez requieren mejorar su vivienda actual. Por lo anterior, para el año 2004, se procederá a analizar con mayor profundidad los datos, con el fin de estudiar la posible incorporación de un programa de vivienda dirigido a este sector.
4.5.5 - Estudio de plazos, montos máximos y mínimos para el crédito de vivienda
A partir de enero de 2004, la Junta Directiva analizará dentro de otros aspectos el tema de la liquidez, con el fin de determinar la viabilidad de ampliar los topes y plazos, principalmente en las líneas de crédito hipotecario, con el propósito de ofrecer mejores condiciones de financiamiento y soluciones integrales de vivienda a los afiliados.
4.5.6
- Construcción del Tercer Piso
Durante el 2003 no fue posible iniciar la construcción del tercer piso, que se tenía prevista para este periodo; esto obedece, principalmente, a aspectos técnicos y de gestión en los trámites preliminares. El proyecto se encuentra en proceso de ejecución, para lo cual se cuenta con la accesoria de la Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones de la Universidad de Costa Rica. Se espera que en el 2004 se finiquite el trámite correspondiente. 19
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5.- Principales Acuerdos 2003 Durante el período 2003, la Junta Directiva aprobó una serie de proyectos, políticas y otros aspectos importantes para mejorar el funcionamiento de la JAFAP.
5.1 – Acuerdos Ejecutados En el anexo No.3 se resumen los principales acuerdos ejecutados al 31 de diciembre del 2003.
5.2 – Acuerdos Pendientes y en Proceso de Ejecución En el cuadro No.4 se muestran los principales acuerdos que se encontraban pendientes y en proceso de ejecución al finalizar el período 2003.
Cuadro No.4 Principales Acuerdos Pendientes y en Proceso de Ejecución 2003 Sesión
Fecha
Estado
Acuerdo
1255
13-03-2003
PR
1266
09-06-2003
P
1275
18-08-2003
PR
1278 1281
08-09-2003 29-09-2003
P PR
1285
27-10-2003
P
Operacionalización del Convenio JAFAP-Fundación Costa Rica-Canadá. Se gestiona criterio legal sobre la Ley General de Control Interno Remitir la justificación del proyecto de construcción del tercer piso para el análisis respectivo. Plan General de Capacitación. Realizar la venta de los apartamentos 1 y 9 del Condominio Cincuentenario. Solicitar a la Administración que proponga un programa de gestión de calidad para la JAFAP. 20
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica
Sesión
Fecha
Estado
Acuerdo
1285
27-10-2003
P
1286
03-11-2003
PR
1286 1286
03-11-2003 03-11-2003
PR PR
1288 1288
17-11-2003 17-11-2003
PR P
1291
01-12-2003
P
1292
08-12-2003
PR
1294
15-12-2003
PR
1294
15-12-2003
P
1294 1294
15-12-2003 15-12-2003
PR P
1294
15-12-2003
PR
Propuesta sobre una valoración anual de los servicios que brindan a la JAFAP los abogados, notarios, peritos, agentes de seguro y puestos de bolsa. Que se analice el término calidad en forma integral. Valorar la experiencia en cuanto a montos promedios aprobados, cantidad de solicitudes tramitadas, tamaño de la cartera, cobertura y otros argumentos o criterios que podrían modificar la actualización en primera instancia del monto máximo para este tipo de préstamo y que se incluya el piso de la tasa de interés. Propuesta para digitalización de las actas. Propuesta de “Programa de Inducción a nuevos directores” que incluya aspectos de protocolo de Juntas Directivas, responsabilidades, toma de decisiones y otros temas a considerar que sean importantes para mejorar la dinámica y la gestión de la Junta. Elaborar manuales de procedimientos. Se acuerda solicitar a la Administración una justificación actuarial de los porcentajes (cuota versus ingresos líquidos) establecidos en las normativas. Incluir en las primeras sesiones del 2004, el tema del Plan de Capacitación referente al área de Informática. Dar por recibido y dejar para estudio la Propuesta de redacción y ampliación de la normativa presupuestaria sobre el tema de creación de plazas, nombramientos y control presupuestario presentada por la Gerencia del Fondo. Solicitar a la Administración un estudio valorando la provisión para incobrables y su razonabilidad. Que el plan de inversión para los años 2005, 2006 y 2007 se debe presentar como proyectos individuales, los cuales serán analizados y posteriormente aprobados por la Junta Directiva. Presentar una propuesta del Manual de Políticas Contables Mantener vigente durante el año 2004 el Manual de Normas Técnicas para la Formulación, Aprobación, Ejecución, Evaluación y Control del Presupuesto vigente aprobado en sesión 1257, y solicitar a la Administración que presente la propuesta de cambios requeridos para este Manual, en el mes de abril de 2004. Con base en el acuerdo del Acta 1247 celebrada el 30 de enero de 2003, la administración debe presentar el Plan Estratégico 21
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica
Sesión
1294
Fecha
15-12-2003
Acuerdo
Estado
PR
del Área de Informática. Con base en el acuerdo del Acta 1252 celebrada el 24 de febrero de 2003, se solicita al Comité de Inversiones analizar el tema de liquidez de la JAFAP, de acuerdo con la propuesta que al efecto elabore la Administración.
P: Pendiente. PR: En Proceso. Fuente: Actas Junta Directiva
6.- Aspectos Legales Durante el año 2003, no fue necesario realizar remate de propiedades ofrecidas en garantía. Se ha procurado realizar los cobros de los créditos morosos, agotando la vía administrativa y en casos extremos la Judicial. No obstante, al cierre del período 2003, existían ocho juicios en proceso contra afiliados,
por motivo de incumplimiento en el pago de
obligaciones crediticias. (Anexo No.4)
Es importante mencionar que durante el periodo 2003, la Junta Directiva y la Administración continuaron
realizando esfuerzos para atender los aspectos legales
relacionados con el Condominio Cincuentenario, como: la situación de la calle interna y la formalización de escrituras pendientes.
En relación con la situación de la Calle Interna del Condominio Cincuentenario, la JAFAP se encuentra agotando las vías administrativas que le permitan lograr una solución extrajudicial con la Municipalidad de Montes de Oca, considerando que el juicio presentado por dicho ayuntamiento fue declarado nulo por el
Juzgado Contencioso
Administrativo y Civil de Hacienda del Segundo Circuito Judicial, dictado a las ocho horas 22
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Universidad de Costa Rica y cincuenta minutos del catorce de octubre del año dos mil dos, tal como se indicó en el Informe del período 2002. Una vez resuelto lo expuesto anteriormente, se retomará el tema del lote ubicado contiguo al condominio en Vargas Araya.
En cuanto a la formalización de escrituras pendientes, se llegó a un arreglo satisfactorio con los condóminos que participaron en el proceso, en el mes de junio del 2003.
Por otra parte, al 31 de diciembre de 2003 se encontraba en proceso, una demanda planteada por un exfuncionario de la JAFAP, quien fue despedido con responsabilidad patronal en el año 1999 y que pretendía la reinstalación en su puesto.
7.- Situación Financiera La JAFAP trabaja bajo un estricto apego a las Normas Internacionales de Contabilidad, como fuente primaria del manejo contable; asimismo, ha adoptado las diferentes directrices de la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) en materia contable. Además, como parte del adecuado manejo de la información financiera, constantemente se realizan monitoreos que permiten actualizar el tratamiento de las cuentas contables en los Estados Financieros de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIFI’S).
A continuación se presentan los principales aspectos que se reflejan en la información financiera al 31 de diciembre de 2004.
7.1 - Análisis del Balance de Situación al 31-12-2003 El Balance de Situación suministra información acerca de los Activos, obligaciones (Pasivos) y el Capital (Patrimonio). En el presente apartado se analizarán las partidas más importantes. 23
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Cuadro No. 5 Resumen Balance Situación al finalizar el período 2003-2002-2001 (en millones de colones) ACTIVOS
Dic-03
Disponibilidades
Dic-02
Dic-01
524
363
347
1,124
1,031
747
11,598
10,226
8,677
Otras cuentas por cobrar
444
369
295
Inversiones permanentes
738
336
391
Bienes realizables
55
68
69
Bienes de uso
95
89
79
Otros activos
79
15
9
14,658
12,497
10,615
616
642
446
-
(30)
-
138
121
178
753
733
624
Inversiones temporales Cartera de Crédito
Total de Activos PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO Obligaciones con el público Otras obligaciones con entidades financieras Obligaciones cuentas por pagar y provisiones Total de Pasivos PATRIMONIO
-
Fondo de Ahorro
11,837
10,104
8,616
Reservas patrimoniales
161
79
6
Excedentes acumulados de ejercicios anteriores
172
160
191
Pago anticipado de excedentes
(28)
(21)
(37)
1,763
1,442
1,215
Total de Patrimonio
13,904
11,763
9,991
Total de Pasivo y Patrimonio
14,658
12,497
10,615
Excedente del período
24
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Universidad de Costa Rica 7.1.1 – Activo
Dentro de esta partida se encuentran las inversiones, la cartera de crédito, los bienes o productos adquiridos para la venta, los bienes de uso y otros activos; sin embargo, para efectos de análisis, se muestran las dos partidas más significativas del balance, la Cartera de Crédito y las Inversiones.
7.1.1.1 – Cartera de Crédito
El saldo de la cartera de crédito, para el período terminado al 31 de diciembre del 2003, refleja un monto de 11.660 millones de colones; creció un 13% respecto al año anterior. (Ver Gráfico No.9).
Gráfico No.9 Saldo de la cartera de Crédito del año 2001 al 2003 (en millones de colones)
14,000
11,660
12,000 10,000
10,279 8,716
8,000 6,000 4,000 2,000 2001
2002
2003
Fuente: Crédito y Cobro.
Durante el año 2003, se continuó atendiendo de manera constante la demanda de crédito por parte de los afiliados, dirigida al crédito sobre el ahorro, especial y vivienda. Asimismo, se mantuvieron las condiciones de tasa, plazo y montos máximos.
25
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Universidad de Costa Rica Es importante mencionar que la cartera de crédito bruta consolidada al 31 de diciembre del 2003 la conforman 10.888 préstamos, de los cuales, 1.776 son préstamos para resolver problemas de vivienda, 4.433 lo componen todos los préstamos que contribuyeron a solucionar algún problema de índole especial (salud, situaciones especiales, cómputo, entre otros) y 4.679 son todos los créditos sobre el ahorro obligatorio.
En el gráfico No.9 se observa la distribución de la cartera crediticia del periodo 2003, mostrando, además, el peso de esta en las diferentes agrupaciones de créditos.
Gráfico No.10 Distribución Porcentual de Cartera de Crédito 2003 0.1%
30.8%
50.6%
18.5% Ahorro obligarorio
Especiales
Vivienda
Ahorro Vista
Fuente: Crédito y Cobro.
Los préstamos sobre el ahorro obligatorio representan un 50.6% de la cartera total, es decir ¢5.896 millones; los créditos para vivienda incluyendo los de Garantía Real, y que tienen como fin resolver problemas habitacionales, alcanzaron un 30.8% (¢3.595.7 millones). La línea de crédito especial pesa un 18.5% sobre la cartera (¢2.157 millones); por último, el programa de crédito de ahorro a la vista representa un 0.1% (10 millones de colones). 26
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Universidad de Costa Rica Al mes de diciembre del 2002, el peso de la cartera de crédito para vivienda con tasa de intereses fijos del 12% y plazos hasta de 144 meses, era de 27.40%, mientras que en el 2003 su peso relativo fue de un 25%, disminuyendo aproximadamente
en 2 puntos
porcentuales. La disminución se justifica por la creación de nuevas líneas de crédito, y el comportamiento ascendente del nuevo crédito hipotecario con tasa variable. La cartera de crédito de vivienda extraordinario presenta un peso relativo del
7%,
mostrando un crecimiento de 5 puntos respecto al período 2002, justificado por las condiciones favorables de dicho crédito derivadas de las disminuciones en la Tasa Básica Pasiva del Banco Central de Costa Rica, parámetro sobre el cual se determina el tipo de interés para esta línea hipotecaria. (TBP + 1.5, al 31-12-2003: 15.25%).
En el siguiente cuadro, se muestra la distribución de la cartera según su tasa de interés, para los períodos que terminan al 31 de diciembre del 2001, 2002 y 2003.
Cuadro No. 6 Distribución cartera por tasa de interés (en millones de colones) Tasa de Interés 0% (1) 12% 15.5% (2) 17.5% (2) 18% 18.5% (2) 19% (2) 21% 22% (2) 24% 26% Total (1) Se refiere al programa de
2001 49.68 2,769.94 4,481.77 1.74 1,398.05 12.20 2.61 8,716
2002 0.51 2,816.45 5,145.67 232.31 2,061.97 11.31 7.20 3.08 10,279
2003 0.64 2,848.98 756.97 61.97 5,863.98 31.07 2,085.26 5.95 4.69 11,660
vacunación, que se implementó durante el período 2001, por el cual no se cobró interés financiero. (2) Referenciadas a la Tasa Básica del Banco Central.
Fuente: Crédito y Cobro. 27
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Universidad de Costa Rica Por otro lado, al igual que en el período anterior, se logró controlar la morosidad, manteniendo niveles inferiores al 1.5% para créditos con más de 31 días de atraso.
Cuadro No.7 Índice de Morosidad Créditos con más de 31 días de atraso 2001-2003 Descripción 2001 2002 Porcentaje de Morosidad
2.06%
1.16%
2003 1.07%
Fuente: Crédito y Cobro.
Como se puede observar en el cuadro No.6, el porcentaje de morosidad del período 2003 se mantuvo relativamente similar al reflejado en el año 2002. Comparando el índice de la JAFAP con el establecido por la SUGEF, en su Acuerdo 24-00 “Reglamento para Juzgar la Situación Económica-Financiera de las Entidades Fiscalizadas” se obtiene el siguiente resultado:
Cuadro No.8 Índice de Morosidad JAFAP - SUGEF 2003 Descripción
TASA
Créditos con 91 o más días de atraso
0.45%
según SUGEF Créditos con 31 o más días de atraso según JAFAP Fuente: Crédito y Cobro.
28
1.07%
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Universidad de Costa Rica La SUGEF, para dictar el índice de morosidad en las entidades financieras toma en cuenta créditos con más de 91 días de atraso, según el acuerdo mencionado en el párrafo anterior, mientras que la JAFAP actúa de una forma más estricta, ya que toma como base, los préstamos con más de 31 días de atraso. Lo anterior, con el propósito de mantener los menores índices de morosidad, considerando también el sistema de deducción, en lo que corresponde a la planilla de la Universidad de Costa Rica, y al convenio de deducciones para exfuncionarios, vigente con la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda.
7.1.1.2 – Cartera de Instrumentos Financieros
Otra partida importante, dentro del Balance de Situación, son las Inversiones en Títulos Valores por un monto de 1.934 millones de colones, las cuales dentro del ciclo de operación juegan un papel muy importante, ya que contribuyen a la rentabilidad del Fondo en la atención oportuna de la demanda crediticia y gastos de operación, así como a mantener las reservas de liquidez.
Cabe agregar que, en cumplimiento de lo estipulado en el Reglamento, los recursos se invierten prioritariamente en la colocación de créditos a los afiliados y los gastos de operación. Una vez atendida la demanda correspondiente, se procede a invertir los saldos en efectivo en títulos valores del sector público, de acuerdo con las mejores condiciones de rentabilidad y seguridad. Dichas inversiones mantienen siempre una condición cuasilíquida que permite atender, de manera oportuna, salidas atípicas de efectivo por concepto de liquidaciones, retiros de ahorro voluntario y apertura de nuevas líneas de crédito.
Las inversiones se encuentran clasificadas en: Disponibilidades (a la vista), Temporales (corto plazo) y Permanentes (largo plazo).
El siguiente gráfico muestra un comparativo de las inversiones totales del 2001, 2002 y 2003. Como se puede observar, las inversiones crecieron un 12% aproximadamente 29
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Universidad de Costa Rica respecto al año anterior, por los saldos mayores de efectivo que se generan en el mes de diciembre, debido a los días de receso.
Grafico No.11 Total Inversiones 2001-2003 (en millones de colones) 2,500 1,934
2,000
1,729 1,485
1,500
1,000
500
2001 Fuente: Tesorería.
2002
2003
El siguiente gráfico refleja la distribución de las inversiones clasificación por plazos.
Gráfico No.12 Comparación Inversiones 2001-2003
70%
60%
60%
56%
51%
50% 40% 30%
23%
26%
21%
27% 19%
20%
17%
10% 0% 2001
Disponibilidades
2002
Temporales
Fuente: Tesorería.
30
2003
Permanentes
de acuerdo con su
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Universidad de Costa Rica El incremento se refleja específicamente en las inversiones permanentes, justificado por la renovación de inversiones de largo plazo que vencieron en el transcurso del 2003 y que se procedieron a renovar incluyendo los intereses acumulados.
En el anexo No.6 se muestra la distribución de las inversiones (Portafolio de inversión) de acuerdo con su clasificación por tipo de inversión y Puesto de Bolsa. Los ingresos por inversiones al finalizar el período 2003 ascendieron a ¢289.4 millones, ¢49.6 millones más, respecto al 2002 (ver Gráfico No.13).
Gráfico No.13 Total Ingresos por Inversiones (en millones de colones)
350 289.4
300 250
239.8 196.8
200 150 100 50 0 2001
2002
2003
Fuente: Tesorería.
Para efectos de mostrar la composición del ingreso por inversiones al 31 de diciembre del 2003, se dividen en dos grandes grupos: los generados por inversiones a corto plazo (menos de un año) y los generados por inversiones a largo plazo (más de un año). El siguiente gráfico muestra dicha composición y su comportamiento.
31
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Universidad de Costa Rica
Gráfico No. 14 Composición de Ingresos por Inversiones (en millones de colones)
250 200 150 100 50 0
2001
2002
2003
corto plazo
141.5
167.6
236.2
largo plazo
55.1
72.1
53.2
Fuente: Tesorería.
El rendimiento anualizado de las Inversiones en Títulos Valores al finalizar el 2003 alcanzó el 16.11%, lo cual superó la inflación en 6 puntos aproximadamente. Disminuyó en 1.33 puntos respecto al 2002, debido principalmente al comportamiento descendente de las tasas de interés del mercado bursátil.
Como aspecto adicional, se informa que en la sesión Nº 1253 del 27 de febrero de 2003, la Junta Directiva aprobó la “Normativa para el manejo de las Inversiones en Títulos Valores”. En esa misma sesión se procedió a constituir el Comité de Inversiones, conformado por dos miembros de la Junta Directiva, el Gerente, y el Jefe de Tesorería y Administración.
Asimismo, para la elección y evaluación de los diferentes puestos de bolsa, se considera una serie de requisitos mínimos de valoración, los cuales se mencionan en el anexo No.5.
7.1.2 – Pasivo
En este apartado, se muestran las obligaciones de la JAFAP; para efectos del análisis se toman en cuenta únicamente las partidas más relevantes; a saber: las Captaciones de Ahorro a la Vista y Ahorro Anual. 32
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Universidad de Costa Rica 7.1.2.1 – Ahorro a la Vista
El saldo de las captaciones de Ahorro a la Vista disminuyó en un 3% respecto al 2003, justificado por un mayor dinamismo en los retiros por parte de los afiliados.
Gráfico No.15 Saldo de Ahorro a la Vista (en millones de colones)
700.0 600.0 500.0 400.0 300.0 200.0 100.0 0.0
633.1
612.1
2002
2003
449.5
2001 Fuente: Tesorería.
Se indica también que el promedio mensual de la cartera de Ahorro a la Vista se mantiene en 600 millones de colones, comportamiento muy similar al mostrado durante el período 2002.
7.1.2.2 – Ahorro Anual
Al 30 de noviembre de 2003, el saldo acumulado reflejó un monto de 30.3 millones de colones, para un incremento del 32.89% en relación con el periodo 2002 (gráfico No.16); se redoblan esfuerzos para que este programa continúe en ascenso, y de esta forma seguir cumpliendo con uno de los objetivos, específicamente en lo que corresponde a estimular el ahorro.
33
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Es importante destacar que para este análisis se consideran los saldos al 30 de noviembre, debido a que en el mes de diciembre de cada año vence el plazo pactado del ahorro anual, el cual es retirado por la mayoría de los afiliados.
Gráfico No.16 Ahorro Anual a noviembre (en millones de colones)
35
Gráfico No.17 Ahorro Anual a diciembre (en millones de colones)
10.000
30.3
30
8.000
22.8
25
9.1
20
6.000
15
4.000
3.4
10 5
2.000 0.091
0.091
0
2001
2002
2003
2001
Fuente: Tesorería.
2002
2003
Fuente: Tesorería.
7.1.3 – Patrimonio
El patrimonio está compuesto principalmente por el Fondo de Ahorro Obligatorio y los Excedentes Acumulados.
Al cierre del período 2003, el patrimonio alcanzó la suma de 13.904 millones de colones, mostrando un incremento del 18.21% respecto al año 2002 (ver gráfico No.18). Este aumento se justifica por la capitalización de excedentes y los aportes obligatorios del 5% mensual sobre los salarios del afiliado (2.5% del aporte obrero y 2.5% del aporte patronal).
34
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica
Gráfico No.18 Patrimonio (en millones de colones) 16,000
13,904
14,000 12,000
11,762 9,990
10,000 8,000 6,000 4,000 2,000 2001
2002
2003
Fuente: Contabilidad.
La distribución del patrimonio para el período 2003 se muestra en el gráfico No.19; el 38% del Capital está compuesto por los excedentes, el 48% por los aportes obrero patronal, el 12% por los excedentes del período 2003 y un 2% conformado por las reservas autorizadas.
Gráfico No. 19 Distribución Patrimonio 2003 24% 38%
Aporte Obrero Aporte Patronal Reservas
24%
12% Fuente: Contabilidad.
2%
35
Excedentes del periodo Excedentes acum.
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Universidad de Costa Rica Durante el año 2003, se realizaron liquidaciones de ahorros por 749 millones de colones, de los cuales se aplicaron cancelaciones de créditos por un monto de 510 millones de colones, para un desembolso de efectivo de 239 millones de colones aproximadamente. El siguiente gráfico ilustra el comportamiento de las liquidaciones durante los últimos tres periodos.
Gráfico No.20 Liquidaciones de Patrimonio 2001-2003 (en millones de colones) 900
857 749
800 640
700 600
551
512
510
500 400
Liq. Ahorros
300
Liq. Préstamos
200 100 2001
2002
2003
Fuente: Contabilidad.
7.2 - Análisis del Estado de Resultados al 31-12-2003 El Estado de Resultados muestra los excedentes obtenidos durante el año 2003. Para efectos de análisis, se toman en cuenta las partidas importantes de Ingresos y Gastos ejecutados durante dicho período.
El excedente al 31 de diciembre de 2003 refleja un monto de 1.762.7 millones de colones, superando el período que le antecede en un 22.25%. Lo anterior representa aproximadamente 3.5 puntos porcentuales más que el incremento reflejado en el 2002 con respecto al 2001, el cual fue de un 18.69%. (Cuadro No.8)
36
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Universidad de Costa Rica 7.2.1 – Ingresos y Gastos Cuadro No.9 Resumen Estado de Resultados al finalizar el período 2003-2002-2001 (en millones de colones) Descripción
2003
2002
2001
2.178.2
1,869.2
1,566.6
69.8
74.1
44.4
2.108.4
1,795.0
1,522.2
8.8
10.9
5.4
2.099.6
1,784.0
1,516.7
Ingresos Operativos
5.6
4.3
4.1
Gastos Operativos
0.8
1.1
1.3
2.104.4
1,787.2
1,519.6
318.2
335.5
295.8
1.786.2
1,451.7
1,223.7
23.7
13.1
19.8
0.2
3.3
10.8
1.762.7
1,441.8
1,214.7
Ingresos Financieros Gastos Financieros Excedente Financiero Bruto Gastos incobrables y desvalorización de activos Excedente Financiero Neto
Excedente Operativo Bruto Gastos de Administración Excedente Operativo Gastos períodos anteriores Ingresos períodos anteriores EXCEDENTE NETO DEL PERÍODO Fuente: Contabilidad.
Los Ingresos Financieros que se derivan principalmente de los intereses generados por la cartera crediticia y las Inversiones en títulos valores, mostraron un crecimiento de 309 millones de colones. Los gastos financieros disminuyeron en un 6% respecto al 2002, justificado por la tendencia a la baja suscitada en la Tasa Básica Pasiva del Banco Central de Costa Rica durante el 2003.
Otro rubro importante lo constituyen los Gastos de Administración, en donde se revelan todos los egresos en los cuales se incurre para realizar las operaciones normales en la administración de los recursos. Algunas de estas partidas son los gastos por depreciaciones, 37
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Universidad de Costa Rica seguros, mantenimiento, papelería, amortizaciones, gastos de personal, entre otros. Dichos gastos representan un 2.29% del Patrimonio que se administra al 31/12/2003.
Como aspecto importante, el periodo 2003 muestra una disminución de los gastos de administración en un 5% respecto al periodo anterior, justificado principalmente por tres plazas vacantes que no fueron ocupadas durante la mayor parte del período 2003. Después de un largo proceso, la Junta Directiva efectuó el nombramiento del Gerente General a partir del 6 de octubre de 2003. Asimismo, los gastos financieros sobre las captaciones de ahorro voluntario, debido a la disminución presentada en Tasa Básica Pasiva durante el período 2003.
7.2.2 – Rentabilidad
El nivel de rentabilidad mostró al final del periodo 2003 un resultado satisfactorio, pasando del 14.27% en el 2002, al 14.89% al cierre del 2003, para una diferencia a favor de 0.62 puntos. Asimismo, se superó la inflación en 5.02 puntos porcentuales.
El siguiente cuadro ilustra con detalle el comportamiento de los últimos tres anos.
Cuadro No.10 Porcentaje de Rentabilidad 2003-2002-2001 Detalle
2003
2002
2001
Rentabilidad
14.89%
14.27%
14.10%
Inflación
9.87%
9.68%
10.96%
Diferencia en puntos %
5.02
4.59
3.14
Tasa real de rendimiento
4.57%
4.18%
2.82%
Fuente: Contabilidad.
38
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7.3 - Principales Razones Financieras
A partir del 2002, se ha incorporado el uso de razones financieras, con la necesidad de disponer de un marco de referencia para evaluar los resultados de la gestión realizada. Estas razones establecen una relación cuantitativa entre dos cantidades que correspondan a un mismo proceso o procesos diferentes. Por sí solas no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara. Para efectos del análisis se utiliza la tendencia histórica de la JAFAP, a partir del 2001; esto con el propósito de medir el desempeño obtenido.
En el anexo No.9 se presentan algunas de las razones financieras y a continuación se realiza un comentario de cada una de ellas, las cuales permiten tener un panorama más amplio para evaluar los resultados de la gestión realizada.
Estructura de Activos 1 Activo Productivo / Activo Total Cartera al día y con atraso hasta 90 días / Activo 2 Productivo de Intermediación
2003
2002
2001
92.39%
92.34%
91.37%
84.58%
88.66%
88.67%
1. La productividad del activo total al 31/12/2003 es de un 92.39%, superando en 0.5 puntos el resultado obtenido en el año 2002. El activo productivo está compuesto por la cartera de crédito y las inversiones en valores, del cual un 84.58% corresponde a la cartera al día y con atraso de hasta 90 días.
Estructura de Activos 3 Inversiones / Activo Productivo de Intermediación
2003
2002
2001
15.98%
11.34%
11.33%
2. Las inversiones en títulos valores representan un 15.98% del activo productivo. Se muestra un crecimiento de 4 puntos respecto al 2002, justificado por el crecimiento en la cartera de inversiones, debido a la renovación de títulos más intereses que vencieron durante el año 2003. 39
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Estructura de Activos
2003
4 Morosidad mayor a 90 días / Cartera Directa Estimaciones sobre cartera de créditos / Cartera con 5 atraso mayor a 90 días
2002
2001
0.44%
0.47%
1.34%
118.71%
110.34%
36.58%
3. La morosidad para la cartera de crédito con más de 90 días es de un 0.44%, manteniendo un comportamiento relativamente similar al del período anterior, como resultado de un monitoreo y gestión de cobro constantes. Dicha cartera está protegida en un 118.71%. La administración procederá a valorar el ajuste mensual correspondiente, para determinar la viabilidad de ajustar la provisión correspondiente con un tope máximo del 100%.
Estructura de Activos 6 Cartera (A + B) / Cartera Total
2003
2002
2001
99.56%
99.53%
98.66%
4. Un 99.56% de la cartera total está conformada por los créditos al día y con atraso hasta de 90 días, comportamiento similar al reflejado durante el año 2002. Este indicador revela que se mantiene una cartera crediticia sana.
Estructura de Activos
2003
2002
2001
7 Solidez
19.4594
17.0453
17.0190
8 Solvencia
19.0701
17.4469
17.3201
5. El activo total cubre 19 veces el Pasivo total, presentando un incremento de casi 2 puntos respecto al 2002, justificado por el comportamiento estable en los saldos de captación al final del 2003.
40
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Estructura de Pasivos
2003
9 Pasivo con costo / Pasivo Total
81.72
2002 87.62
2001 71.48
6. El pasivo con costo representa un 81.72% del Pasivo total; diminuyó en 6 puntos respecto al período 2002, justificado principalmente por la baja en el costo financiero, debido a las disminuciones presentadas en la tasa básica pasiva del Banco Central de Costa Rica.
Estructura de Pasivos 10 Apalancamiento
2003
2002
2001
0.06278
0.07199
0.06930
7. El nivel de apalancamiento, representado por las captaciones de ahorro, es de 0.06 veces respecto al Patrimonio total, mostrando una leve disminución respecto al 2002.
Estructura de Pasivos
2003
11 Grado de Obligación
5.14%
2002 5.87%
2001 5.88%
8. El grado de obligación alcanzó un 5.14% del Activo total, representado principalmente por las captaciones. Dicho porcentaje se mantuvo relativamente similar al 2002.
Estructura de Patrimonio 12 Grado de Independencia Financiera
2003
2002
2001
94.86%
94.13%
94.12%
9. El Grado de Independencia es de un 94.86%, o sea, el capital se encuentra compuesto por un 94.86% del activo total, mostrando un comportamiento estable respecto al 2002.
41
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Resultados 13 Rentabilidad nominal sobre Patrimonio Promedio
2003
2002
2001
14.75%
13.33%
13.00%
10. La Utilidad Bruta alcanzó el 14.75% al cierre del período 2003 para un incremento de 1.4 puntos respecto al año 2002. Comportamiento similar al reflejado en el 2002 en relación con el 2001.
Resultados Utilidad Operacional Bruta / Gastos de 14 Administración
2003 5.61
2002 5.33
2001 5.29
11. La utilidad operacional cubre 5.61 veces los gastos administrativos, reflejando un leve crecimiento respecto al año anterior.
Resultados 15 Eficiencia de Operación
2003
2002
2001
106.72%
100.36%
103.05%
12. El nivel de cumplimiento obtenido es de un 106.72%, correspondiente a la utilidad bruta obtenida durante el período 2003,
el cual se mide con la ejecución del
presupuesto de operación correspondiente. (Anexo No.7)
Resultados Activo Productivo de Intermediación / Pasivo con 16 costo
2003 22.00
2002 17.96
2001 21.76
13. El pasivo con costo está protegido 22 veces, por el activo productivo de intermediación (cartera de crédito al día + cartera de crédito con atraso hasta 90 días + inversiones en títulos valores).
42
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7.4 - Auditoría 7.4.1 – Auditoría Interna
Durante el año 2003, la Auditoría Interna llevó a cabo sus actividades, conforme al plan de trabajo y a solicitudes expresas por parte de miembros de la Junta Directiva. Asimismo, se realizaron otras labores no contempladas en dicho plan, cuando las circunstancias así lo ameritaron.
Dichas labores fueron llevadas a cabo con el fin de determinar la suficiencia y propiedad de los mecanismos de control establecidos por la Administración en las diferentes áreas de actividades, con el fin de asegurarse la protección de los activos, la confiabilidad de los sistemas de información financiero-contables, la promoción de la eficiencia operacional y la adherencia a las políticas administrativas prescritas.
Como producto de nuestra labor durante el año, se determinó para los diferentes aspectos auditados, una serie de situaciones referentes a los sistemas de control interno operacionales y contables, las cuales fueron sometidas a conocimiento de la Gerencia, la Junta Directiva, así como las áreas interesadas, según correspondiera; en cada caso se permitieron las recomendaciones que se consideraron necesarias con el fin de subsanar. Asimismo, se dio seguimiento a dichas recomendaciones con el propósito de determinar su ejecución.
Durante este período, nuestras evaluaciones se realizaron en las áreas de Crédito y Cobro, Administración Financiera, Tecnología de Información, Contabilidad y Administración.
Finalmente, como parte de las labores de la Auditoría Interna, en el año 2003 se trabajó conjuntamente con la Junta Directiva, realizan una función de
asesoría en asuntos
relacionados con normativas, materia presupuestaria, aspectos gerenciales, nuevos proyectos y temas relativos al quehacer diario de la institución. 43
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica 7.4.2 - Auditoría Externa
Como parte de un adecuado control interno y evaluación financiera, la Junta Directiva tiene como política, rotar cada dos años los diferentes despachos de auditoría externa. A partir del período 2003, le corresponde esta labor al Despacho Carvajal & Colegiados. Al igual que en los últimos dos períodos, se practican visitas trimestrales, con el propósito de obtener una auditoría preventiva, un seguimiento constante del cumplimiento de las recomendaciones y corregir de manera oportuna situaciones detectadas en el proceso de revisión.
En el anexo No.11 se presenta el documento denominado “Estados Financieros y Opinión de los auditores”, en el cual se detalla lo siguiente:
Opinión de auditores Balance de situación auditado. Estado de resultados auditado. .Estado de flujo de efectivo. Estado de variación en el Patrimonio. Notas a los estados financieros.
Por otra parte, en el Anexo No.12 se presenta la “Carta de Gerencia” preparada por dicho despacho, en donde exponen los distintos hallazgos y recomendaciones.
7.4.2.1 –Recomendaciones de Auditoría Externa A continuación se presenta un cuadro resumen con las principales observaciones y recomendaciones indicadas en la carta de gerencia, así como los comentarios por parte de la Administración.
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Universidad de Costa Rica Cuadro No.11 Recomendaciones Auditoría Externa 2003 ASUNTO
RECOMENDACIÓN
“Diferencia entre el Sistema Girar las instrucciones necesarias para de Bancos y el Sistema que dicha diferencias sean Contable Respecto a los identificadas con el fin de realizar los Saldos de Cuentas ajustes necesarios Corrientes.”
“Uso de partidas Transitoria denominadas cuentas puentes en los registros financieros de la institución.”
“Falta de un registro de Productos por cobrar en la base de datos de préstamos”
“Falta de un registro de Productos por cobrar en la base de datos de Inversiones”
Evitar el uso de partidas puente en los estados financieros para integrar las bases de datos, y en lugar de ello procurar solventar las deficiencias existentes en la integración de la información financiera, evaluando la posibilidad de un estudio integral de los registros en la base de datos. Evaluar la posibilidad de integrar el proceso de cálculo de los productos por cobrar, con el fin de poseer un parámetro en el cálculo de la estimación por incobrables en el Fondo. Y de no considerarse necesario, llevar este control mediante un reporte y registrar el monto en cuentas de orden. Evaluar la posibilidad de integrar el proceso de cálculo de los productos por cobrar en la base de datos de inversiones, con el fin de evitar la redigitación de información, lo cual podría ocasionar la presencia de información inusual entre el archivo de Excel y la base de inversiones.
“Falta de un plan estratégico de parte del Departamento de Informática.”
Evaluar la posibilidad brindar los recursos necesarios para que el plan estratégico del departamento informática se encuentren en funcionamiento, con el fin de contar con metas y objetivos que beneficien las necesidades del Fondo.
“Falta de alarmas contra incendio en el área donde se ubican los servidores.”
Evaluar la posibilidad de colocar alarmas contra incendio en el área donde se ubican los servidores, con el fin de contar con medios que adviertan de manera oportuna en caso de ocurrir un siniestro.
COMENTARIO ADMINISTRACIÓN
ESTADO
Anteriormente no se llevaba un control de la conciliación desde el módulo de bancos, por lo que la conciliaciones se realizaban de manera manual, debido a esto se ingresaban asientos manuales que no eran mostrados en los auxiliares de bancos, los que provocaron las inconsistencias en los saldos. Actualmente se encuentra en procesos de análisis estas partidas para determinar y corregir estas inconsistencias Actualmente la Unidad de Contabilidad, en coordinación con el Departamento de Informática se encuentra en proceso de revisión de esas cuentas con el fin de integrar la información financiera y así lograr minimizar el uso de las cuentas puente. Actualmente se posee un reporte el cual emite los productos por cobrar de forma automatizada, sin embargo se encuentra en estudio la política que debe de tomar la Junta para su aplicación.
PR
Debido a que la cartera de inversiones es diversificada, las formas de cálculo de los productos por cobrar de los títulos adquiridos en los diferentes puestos de bolsa, no hay un patrón específico para la forma cálculo. Se iniciará el levantamiento de requerimientos para establecer un modelo propio para la JAFAP. Actualmente se encuentra en elaboración el documento “Plan Estratégico en Tecnología de Información”, por parte del departamento de sistemas.
P
Se encuentra dentro del proyecto de construcción del tercer piso como plan integral, en lo correspondiente a seguridad del edificio.
“Falta de una adecuada Evaluar la posibilidad de adecuar el Se encuentra dentro del proyecto de infraestructura en el área área donde se ubican los servidores edificación del tercer piso como un
45
PR
PR
PR
PR
P
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Cuadro No.11 Recomendaciones Auditoría Externa 2003 donde se almacenan servidores.”
los con una adecuada infraestructura que plan integral. proporcione las condiciones adecuadas para el buen funcionamiento de los equipos.
“Falta de planes de capacitación por parte del Departamento de Informática.”
Evaluar la posibilidad de poseer planes de capacitación para los empleados que trabajan con los sistemas del Fondo, con el fin de evitar errores por parte de los usuarios debido al desconocimiento del uso y funcionamiento de los sistemas. “Falta de políticas para Evaluar la posibilidad de poseer efectuar cambios a los políticas para efectuar cambios a los datos.” datos con el fin de evitar cambios en los datos de los sistemas de información sin control alguno y sin autorización por parte de las áreas encargadas.
Este punto esta contemplado dentro de un Plan de Capacitación a nivel de toda la JAFAP.
PR
Existe una propuesta para la seguridad lógica, que contempla dichas políticas; se agilizará la revisión y su aprobación.
PR
“Falta de un diccionario de Evaluar la posibilidad de poseer un datos en los sistemas.” diccionario de datos en los sistemas con el fin de poseer la información mínima de los sistemas y por ende, tener un conocimiento del funcionamiento de los mismos. “Manual para la seguridad Evaluar la posibilidad de poner en física y lógica de la operación el Manual para la tecnología de informática Seguridad Lógica y fuera de operación.” Física de la Tecnología de Información para el buen control de los sistemas y equipos.
Se procederá a solicitarle a la empresa OPTISOFT, la documentación necesaria para la preparación del diccionario de datos.
P
Actualmente la JAFAP cuenta con procedimientos para la seguridad lógica y física en tecnología de información, principalmente de respaldos y seguridad en los procesos operativos. Actualmente existe un manual para la seguridad física y lógica de la tecnología de información, el cual se encuentra en su revisión para su debida aprobación, Se procederá a agilizar dichos trámites
PR
P: Pendiente. PR: Proceso Fuente: Auditoría Externa.
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8.- Presupuesto 8.1. Presupuesto de operación
En el anexo No.7 se detalla el estado de liquidación presupuestaria al 31 de diciembre del 2003, el cual muestra una comparación de lo presupuestado y lo ejecutado en este periodo.
Los ingresos totales estimados para el periodo 2003 fueron de ¢2.165 millones, mientras que el monto ejecutado en dicho período fue de ¢2.183 millones, por lo que se obtuvo una sobre ejecución de ingresos de 0.84%. Esta diferencia fue marcada principalmente por los ingresos financieros por disponibilidades, inversiones temporales y los créditos vigentes.
Por otra parte, el total de gastos se presupuestó en 513 millones de colones, ejecutándose 421 millones de colones (incluyendo los gastos de períodos anteriores), para una subejecución del 18%.
8.2 Presupuesto de Colocación
El presupuesto de colocación cumplió con las expectativas de movimiento de la cartera para el presente período, ya que, como puede observarse, la variación global de lo ejecutado con lo esperado fue un 4% superior a lo presupuestado. (Anexo No.8)
En algunas líneas de crédito se colocó más de lo presupuestado, como en el Préstamo Hipotecario de
Garantía Real, debido principalmente a los cambios en el plazo de
cancelación aprobados a finales del año 2002, lo que incidió para que en el 2003 los afiliados encontraran este préstamo más atractivo, ya que la variación en el plazo de cancelación representó una cuota menor para pagar. El sentido de ayuda a los afiliados estimuló el crecimiento del rubro de Situaciones Especiales, que es la partida destinada a
47
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Universidad de Costa Rica colaborar con los afiliados, que han tenido urgencias o necesidades muy especiales y que no se podían solventar por otro medio.
Algunas otras partidas no tuvieron el movimiento esperado, como el caso del Préstamo Especial Extraordinario, línea de crédito que se abrió en el segundo semestre del 2001 y tuvo su máximo de colocación en el año 2002. Además, para el 2003 la aplicación de limitaciones por fianzas y por salario líquido, produjo una disminución en la demanda por parte de los afiliados.
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ANEXOS
49
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Universidad de Costa Rica Anexo No.1 Préstamos otorgados por líneas 2001 - 2002 - 2003 (en colones) Tipo de Préstamo Soluciones
2003 Monto
P. Relativo
Soluciones
Ahorros 001 Préstamos NO Fiduciarios
780
183,912,554.15
2%
546
002 Préstamos Corrientes
3208
6,070,100,691.55
72%
2,983
200 Préstamos Gastos Navideños Total Crédito sobre Ahorros Especiales
656 4644
96,856,069.40 6,350,869,315.10 618,726,350.00
2002 Monto
P. Relativo
Soluciones
102,322,291.16
1%
728
5,264,841,641.70
69%
3,125
73,508,376.10
1%
408 4,261
P.Relativo
126,431,802.83
2%
4,674,948,830.12
74%
1%
582
75%
4,111
7%
1,001
758,192,999.00
10%
887
595,410,751.57
9%
0%
3
1,494,869.51
0%
194
82,106,581.86
1%
5,440,672,308.96
71%
2001 Monto
38,414,800.00 4,839,795,432.95
1% 77%
003 Préstamos Especiales
842
005 Préstamos Cómputo
0
008 Préstamo Educativo
109
9,535,100.00
0%
93
7,171,544.75
0%
213
13,972,800.00
0%
009 Préstamos Postrados
9
13,579,000.00
0%
6
6,286,000.00
0%
4
4,631,907.00
0%
010 Préstamos Situaciones Especiales
18
28,233,500.00
0%
10
13,740,000.00
0%
6
7,720,000.00
0%
011 Prést. Especial Personal Extraordinario
536
391,623,297.40
5%
825
657,484,734.85
9%
378
313,404,723.00
5%
012 Préstamo de Cómputo (Tasa Ajustada)
79
37,778,943.93
0%
122
54,072,532.69
1%
0
0
0%
015 Préstamo Educativo (Inhabilitado 2003)
0
0%
9
1,359,200.75
0%
0
0
0%
030 Prést. Especial Compra Vehículo Automotor
10
0%
2
12,000,000.00
0%
0
0
0%
-
29,376,000.00
031 Prést. Especial Recreación
0
-
0%
2
325,901.95
0%
0
0
0%
100 Préstamo Especial : Editorial Costa Rica
0
-
0%
18
795,000.00
0%
0
0%
101 Préstamo Especial : Accesorios Automóviles
0
-
0%
2
117,815.70
0%
16
0 1,393,762.15
105 Prog. Especial de Salud (vacunas)
0
-
0%
0
-
0%
348
10,130,200.00
0%
106 Programa Especial Salud (ópticas)
31
1,307,906.65
0%
78
2,321,521.00
0%
374
12,177,963.46
0%
110 Préstamos Línea Blanca
7
1,277,889.13
0%
8
1,428,825.53
0%
37
5,737,859.95
0%
112 Préstamos Marchamo
0
0%
5
241,518.95
0%
2
58,453.25
0%
-
0%
150 Préstamo Póliza Incendio
264
6,034,962.90
0%
397
9,172,594.20
0%
558
9,497,180.39
0%
151 Préstamo Póliza Vehículos
77
6,723,278.15
0%
138
11,275,333.77
0%
224
14,778,618.12
0%
152 Préstamos Avalúos
0
0%
2
40,385.70
0%
124
2,500,000.00
0%
-
50
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica
Préstamos otorgados por líneas 2001 - 2002 - 2003 (en colones) Tipo de Préstamo 153 Honorarios y Gastos Legales
Soluciones 5
900 Préstamo Arreglo de Pago
0
999 Préstamos por Intereses no Cubiertos
7
Total Préstamos Especiales
1,994
2003 Monto 1,864,829.40 10,556.05 1,146,071,613.61
P. Relativo 0%
Soluciones 0
0%
0
0%
12
14%
2,733
2002 Monto -
P. Relativo 0%
Soluciones 0
-
0%
1
141,497.15 1,537,662,275.50
0%
48
20%
3,414
2001 Monto 4,249.70 296,620.34 1,073,821,670.79
P.Relativo 0% 0% 0% 17%
Vivienda 006 Préstamos Hipotecario
0
0%
0
-
0%
48
133,191,935.37
2%
016 Hipotecarios Contratos INVU
5
14,018,794.69
0%
12
34,787,885.61
0%
29
37,171,933.14
1%
017 Hipotecario Compra / Construcción Vivienda
43
165,125,400.00
2%
44
159,649,000.00
2%
23
87,500,000.00
1%
018 Hipotecario Compra de Lote
18
64,285,000.00
1%
23
76,540,000.00
1%
11
36,575,000.00
1%
019 Hipotecarios Mejoras / Ampliaciones a Vivienda
52
102,300,000.00
1%
62
121,850,000.00
2%
38
70,450,000.00
1%
020 Hipotecarios Canc. Hipoteca Otras Instituciones
10
30,300,000.00
0%
2
3,200,000.00
0%
2
4,828,000.00
0%
021 Prést. Garantía Real Canc. Otras Instituciones
16
95,400,000.00
1%
12
45,635,000.00
1%
1
1,963,000.00
0%
022 Prést. Garantía Real Compra / Construcción
34
183,959,000.00
2%
25
126,997,000.00
2%
0
0
0%
023 Prést. Garantía Real Compra de Lote
33
162,941,000.00
2%
12
48,229,000.00
1%
0
0
0%
024 Prést. Garantía Real Mejoras / Ampliaciones
30
93,599,687.00
1%
12
33,485,000.00
0%
0
0
0%
025 Prést. Hipot. Mejoras Vivienda (Fiduciario)
5
2,850,000.00
0%
3
1,200,000.00
0%
0
0
0%
026 Prést. Contratos INVU (con Extraordinario)
6
21,837,966.57
0%
0
-
0%
0
0
0%
11%
207
9%
152
Total Préstamo Vivienda
252
-
936,616,848
651,572,886
371,679,869
6%
Sobre Ahorro Vista 004 Préstamos Ahorro Vista
11
4,286,600.00
0%
19
7,219,000.00
0%
35
11,644,000.00
0%
014 Préstamo Ahorro Vista Especial
28
12,362,000.00
0%
12
3,680,000.00
0%
52
14,124,674.45
0%
39
16,648,600.00
31
10,899,000.00
87
25,768,674.45
7,082
7,640,806,470
7,914
6,311,065,647
Total Préstamos Sobre Ahorro Vista Total General
6,929
8,450,206,376.97
0% 100%
Fuente: Crédito y Cobro
51
0% 100%
0% 100%
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Anexo No.2
Modificación a las Políticas Crediticias 2003 Detalle Sesión Fecha Modificación a la Normativa Postgrado, pasa la tasa interés del 21% a TB + 1274 04/08/2003 2 puntos y se aumenta el plazo a 4 años. Se aumenta el tope del préstamo de Ahorro a la Vista hasta dos millones de 1266 13/02/2003 colones. Adjudicación de Contratos INVU en Préstamo Hipotecario Garantía Real 1248 06/02/2003 para afiliados que no poseen vivienda. Modificación a la Normativa de Préstamo Hipotecario para compra de 1252 24/02/2003 vivienda Se aprueban las condiciones para préstamo honorarios y gastos legales, 1263 19/05/2003 Condiciones para préstamo arreglo de pago. Modificación a la Normativa Préstamo Ayuda Situaciones Especiales, 1267 16/06/2003 establece como plazo máximo de cancelación el vigente para los préstamos especiales y la tasa del 18% a.s.s. Modificación a la Normativa de Préstamo Hipotecario con Garantía Real, se 1276 25/08/2003 elimina la antigüedad de los préstamos hipotecarios para cancelar con el préstamo de Garantía Real, siempre que su origen sea Compra de lote, vivienda o construcción. Modificación a la Normativa Postgrado, la cuota no debe exceder el 60% de 1288 17/11/2003 los ingresos líquidos mensuales devengados por el solicitante; para el calculo de este porcentaje se pueden considerar otros ingresos debidamente comprobados. Fuente: Crédito y Cobro.
52
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Anexo No.3
Principales Acuerdos Ejecutados 2003 Acuerdo
Sesión 1246
Fecha 23/01/2003
Delimitación de linderos de la Franja El Cedral.
1247
30/01/2003
Análisis del perfil del afiliado. Gestiones para la construcción del tercer piso. Se aprueba la Normativa de Inversiones. Se nombra el Comité de Inversiones Mejoras a la seguridad del Condominio Cincuentenario. Póliza Colectiva de Vida, trámites ante el INS. Normativa Sistema de Ahorro Extraordinario SAEP. Manual de Normas para la Formulación, Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación del Presupuesto. Definir la viabilidad de desarrollar un proyecto urbanístico, franja Cedral. Se informa de la formalización de la compra-venta de los Apartamentos CC. Primera Etapa. Modificaciones al Manual de Políticas para la Contratación de Bienes y Servicios. Se gestiona criterio legal sobre la Ley General de Control Interno. Modificaciones al Manual de Políticas para la Contratación de Bienes y Servicios. Celebración del Día Mundial del Ahorro y los sesenta años de la JAFAP. Se firma el Convenio Fundación Costa Rica-Canadá. Modificación Reglamentaria referente al impedimento legal de realizar donaciones o aportes económicos. Se crea el Comité de Vivienda para la operacionalización del Convenio Fundación Costa Rica-Canadá. Nombramiento del Gerente de la JAFAP. Aprobación Estructura Organizativa. Propuesta de Registro de Firmas y Rangos de Autorización. Se aprueba el Presupuesto del período 2004.
1252 1253 1253 1253 1254 1254 1255
24/02/2003 27/02/2003 27/02/2003 27/02/2003 06/03/2003 06/03/2003 13/03/2003
1255
13/03/2003
1259 1265
10/04/2003
Modificación Reglamentaria
Fuente:: Actas Junta Directiva.
53
02/06/2003 1265 1266 1268
02/06/2003 09/06/2003 23/06/2003
1270 1271 1275
07/07/2003 21/07/2003 18/08/2003
1278 1281 1291 1292 1295
08/09/2003 29/09/2003 01/12/2003 08/12/2003 19/12/2003
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Anexo No.4
54
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Anexo No. 5
Criterios mínimos para la elección y evaluación de Puestos de Bolsa •
Que se encuentre en el mercado bursátil entre los primeros diez del ranking nacional, tanto en lo correspondiente a volumen de operaciones como indicadores de rentabilidad.
•
Debidamente autorizados e inscritos ante la Bolsa Nacional de Valores y regulado por la SUGEF y la SUGEVAL.
•
Que emita información sobre la rentabilidad neta de las inversiones.
•
Monto o porcentajes de comisión.
•
Que los estados de cuenta sean claros y su envío oportuno (mensualmente).
•
Que brinde servicios de asesoría y atención personalizada.
•
Que el Puesto de Bolsa tenga al menos cinco años de estar en el mercado.
•
El Puesto de Bolsa deberá demostrar su solvencia financiera mediante la presentación periódica de estados financieros.
Fuente: Tesorería.
55
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Anexo No. 6
Portafolio de Inversiones ( * ) ( en colones ) Descripción
Dic-03
Dic-02
Dic-01
Inversiones a la vista INS Valores Puesto de Bolsa BN Valores Puesto de Bolsa ALDESA BCR Valores INTERFIN Valores
326,817,064.00 44,218,175.00 38,519,503.00 55,493,389.00 186,533,199.00 2,052,798.00
180,945,785.00 20,185,178.00 84,971,687.00 55,493,389.00 20,295,530.00 0.00
183,540,573.00 0.00 126,399,004.00 55,493,389.00 0.00 1,648,180.00
Inversiones a corto plazo INS Valores Puesto de Bolsa BN Valores Puesto de Bolsa BCR Valores
1,083,769,625.00 787,671,706.00 296,097,919.00 0.00
970,158,725.00 503,392,331.00 303,024,083.00 163,742,311.00
702,632,572.00 252,671,824.00 307,293,188.00 142,667,559.00
Inversiones Permanentes INS Valores Puesto de Bolsa BN Valores Puesto de Bolsa BCR Valores INTERFIN Valores
523,582,400.00 375,500,000.00 109,082,400.00 16,000,000.00 23,000,000.00
153,122,040.00 80,500,000.00 33,622,040.00 16,000,000.00 23,000,000.00
212,858,197.00 136,804,219.00 19,900,000.00 32,911,140.00 23,242,837.00
1,934,169,089.00
1,304,227,052.00
1,099,031,343.00
289,488,317.00
239,820,660.00
196,680,564.00
Participación porcentual a la Vista Participación porcentual a Corto Plazo Participación porcentual Permanentes
16.90% 56.03% 27.07%
13.88% 74.38% 11.74%
16.71% 63.93% 19.36%
Índice de Precios al Consumidor Tasa Básica Pasiva. BCCR Rendimiento anualizado
9.87% 13.75% 16.11%
9.68% 17.50% 17.44%
10.96% 15.50% 15.76%
Total inversiones Ingresos por Inversiones
( * )No incluye productos acumulados, todas las inversiones son en títulos 100% públicos Fuente: Contabilidad.
56
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Pré Préstamo Universidad de Costa Rica RESUMEN CARTERA DE INVERSIONES EN TITULOS VALORES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2003 Operación Vencimiento Facial Instrumento
Título BCR VALORES S.A. 1365
2589793
10/08/2015
18225 54163
31/01/2004 31/01/2004
22,422,215.00 VISTA 164,110,984.44 VISTA ₡186,533,199.44 ₡202,533,199.44 202,533,199.44
22,422,215.00 164,110,984.44 ₡186,533,199.44 ₡202,533,199.44
348-A 4050
31/01/2004 31/01/2004
18,581,422.33 TP$ 199,938,080.50 VISTA ₡218,519,502.83 218,519,502.83
18,581,422.33 19,938,080.50 ₡38,519,502.83
999900000622 664 664 Total a corto plazo
3096172 3124554 3124555
07/04/2004 07/01/2004 07/01/2004
209,000,000.00 TP0 100,000,000.00 TP0 1,000,000.00 TP0 ₡310,000,000.00
196,036,000.00 99,071,207.43 990,712.07 ₡296,097,919.50
980900032-33 32 2875991 3004912 3004992 99990000616 Total a largo plazo inversió Total inversi ón BN Valores ALDESA VALORES 96 81 140 52 45 14 Total Fondo de crecimiento Total inversión inversión Aldesa Valores INS VALORES 12236 12622 Total a la vista 56010 12442 12402 12410/12425/12433 3102688 3125376 3125519 3126180 3128149 3128132
3110099 2856122 2875991-1 3004912 3004992 3095976
24/09/2013 08/03/2011 15/05/2009 01/08/2020 01/08/2020 24/03/2005
20,000,000.00 10,869,040.00 4,180,400.00 4,180,400.00 5,852,560.00 64,000,000.00 ₡109,082,400.00 ₡637,442,803.44
TPTBA TP$ BDE09 BDE09 BDE09 TP0
20,000,000.00 10,869,040.00 4,180,400.00 4,180,400.00 5,852,560.00 64,000,000.00 ₡109,082,400.00 ₡443,699,822.33
PART-96 PART-81 PART-140 PART-52 PART-45 PART-14
07/06/2004 26/07/2005 28/09/2005 19/07/2005 26/07/2005 27/11/2005
51,906,940.80 43,622,274.60 74,357,822.00 28,046,090.80 24,234,597.00 7,335,525.40 ₡229,503,250.60 ₡229,503,250.60
TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA
12,017,539.20 10,314,005.40 18,865,378.00 6,579,669.20 5,730,003.00 1,986,794.60 ₡55,493,389.40 ₡55,493,389.40
12236 12622
31/01/2004 31/01/2004
VISTA VISTA
3016899 3039530 3087369 3057780 3102688 3125376 3125519 3126180 3128149 3128132
07/01/2004 07/01/2004 07/04/2004 07/04/2004 06/10/2004 07/01/2004 07/01/2004 07/01/2004 07/01/2004 07/01/2004
100,000,000.00 834,024.00 ₡100,834,024.00 80,000,000.00 140,000,000.00 99,000,000.00 120,250,000.00 56,800,000.00 10,650,000.00 23,100,000.00 77,000,000.00 82,900,000.00 32,000,000.00
43,384,151.58 834,024.00 ₡44,218,175.58 70,337,715.61 127,221,324.72 91,952,532.00 107,530,900.94 49,971,651.45 10,558,404.50 22,899,880.49 76,391,128.25 82,387,928.40 31,804,575.09
Total largo plazo 18225 22056 Total a la vista Total inversión inversión BCR Valores BN VALORES S.A. 348 4568 Total a la vista
57
16,000,000.00 TPTBA ₡16,000,000.00
Saldo
TP0 BEM0 BEM0 BEM0 BEM0 BEM0 BEM0 BEM0 BEM0 BEM0
16,000,000.00 ₡16,000,000.00
Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo
Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Pré Préstamo Universidad de Costa Rica RESUMEN CARTERA DE INVERSIONES EN TITULOS VALORES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2003 Título Operación Vencimiento Facial Instrumento 3125607 3125607 07/01/2004 50,000,000.00 BEM0 3125912 3125912 07/01/2004 67,500,000.00 BEM0 ₡839,200,000.00 Total corto plazo plazo 1250-1 1365 22261 1686 466 22261 27186 180 100917 27346 206 99990000455 25001 25898 100984 100833/4 100874 25983 18.0 180.. 180. 180... Total a largo plazo Total inversión inversión INS Valores INTERFIN VALORES S.A. 16236 15836 Total a la vista
2635788 2589764 2542044 2635790 2635786 2542043 2544831 2653160 2532645 2759924 2760961 3086493 3063823 3063822 3063837 3063848 3063849 3063850 3063906 3076662 3076615 3077358
12/11/2007 10/08/2015 05/11/2012 04/03/2008 04/06/2007 06/11/2012 09/03/2015 07/12/2015 13/01/2015 09/03/2015 07/12/2015 06/07/2005 12/08/2014 23/12/2014 13/01/2015 06/01/2015 06/01/2015 13/01/2015 07/12/2015 07/12/2015 07/12/2015 07/12/2015
23203 22706
31/01/2004 31/01/2004
23687 23686 17825 17731
2291732 2291827 2415654 2528751
26/03/2013 26/03/2013 06/03/2012 06/03/2012
Total a largo plazo Total inversió inversión Interfin Valores
Fuente: Tesorería
58
4,000,000.00 16,000,000.00 5,000,000.00 3,500,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 2,000,000.00 13,000,000.00 25,000,000.00 1,000,000.00 1,000,000.00 100,000,000.00 10,000,000.00 10,000,000.00 10,000,000.00 20,000,000.00 10,000,000.00 10,000,000.00 25,000,000.00 22,000,000.00 28,000,000.00 50,000,000.00 ₡375,500,000.00 ₡1,315,534,024.00
TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA BEM0 TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA
1,770,648.00 VISTA 282,150.00 VISTA ₡2,052,798.00 10,000,000.00 10,000,000.00 2,000,000.00 1,000,000.00 ₡23,000,000.00 ₡25,052,798.00
TPTBA TPTBA TPTBA TPTBA
Saldo 49,623,687.04 66,991,977.50 ₡787,671,705.99 4,000,000.00 16,000,000.00 5,000,000.00 3,500,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 2,000,000.00 13,000,000.00 25,000,000.00 1,000,000.00 1,000,000.00 100,000,000.00 10,000,000.00 10,000,000.00 10,000,000.00 20,000,000.00 10,000,000.00 10,000,000.00 25,000,000.00 22,000,000.00 28,000,000.00 50,000,000.00 ₡375,500,000.00 ₡1,207,389,881.57 1,770,648.00 282,150.00 ₡2,052,798.00 10,000,000.00 10,000,000.00 2,000,000.00 1,000,000.00 ₡23,000,000.00 ₡25,052,798.00
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Universidad de Costa Rica Anexo No.7
ESTADO DE LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA RESUMEN CONSOLIDADO DEL PRESUPUESTO Al 31 de diciembre de 2003 Cifras nominales DESCRIPCIÓN
PRESUPUESTO TOTAL
EJECUCIÓN Año 2003
% Ejecución
INGRESOS INGRESOS FINANCIEROS Disponibilidades Inversiones temporales Créditos Vigentes Inversiones Permanentes Otros Ingresos Financieros Total Ingresos Financieros INGRESOS OPERATIVOS Comisiones por servicios
60,846,600 147,528,000
85,417,232 156,710,278
140.38% 106.22%
1,865,873,429 77,001,600
1,885,341,466 50,807,929
101.04% 65.98%
10,000,000
0
2,161,249,629
2,178,276,904
100.79% 132.93%
0.00%
3,984,000
5,295,804
Bienes realizables Otros Ingresos Operativos
471,976 0
0 309,679
Total ingresos operativos TOTAL INGRESOS
4,455,976 2,165,705,605
5,605,483 2,183,882,387
125.80% 100.84%
GASTOS GASTOS FINANCIEROS Obligaciones con el Público
79,219,167
67,593,912
85.33%
Obligaciones con Entidades ( recompras) Gastos por incobrabilidad de créditos
4,020,000 19,800,000
2,301,421 8,821,412
57.25% 44.55%
Otros Gastos Financieros
0
5
0.00%
Total gastos financieros
103,039,167
78,716,750
76.39%
1,728,000
816,398
47.25%
510,000
0
0.00%
GASTOS OPERATIVOS DIVERSOS Comisiones por giros y transferencias Bienes realizables Total gastos operativos diversos
0.00% 0.00%
2,238,000
816,398
36.48%
GASTOS ADMINISTRACIÓN Personal
325,976,126
253,691,642
77.83%
Servicios externos Movilidad y Comunicaciones
14,100,000 3,696,000
9,169,690 3,670,312
65.03% 99.30%
Infraestructura Generales
30,744,462 34,190,986
28,809,497 22,901,391
93.71% 66.98%
408,707,574 513,984,741 1,651,720,864
318,242,532 397,775,679 1,786,106,708
77.87% 77.39% 108.14%
1,651,720,864
1,762,654,857
Total gastos administración TOTAL GASTOS EXCEDENTE Ajustes períodos anteriores (1) EXCEDENTE FINAL
23,451,851
(1) Corresponde al neto de Ingresos menos Gastos de periodos anteriores.
59
106.72%
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PRESUPUESTO DE COLOCACIÓN DE CRÉDITOS 2003
Créditos Préstamos Sobre Ahorros
Presupuesto 1,520,000,000.00
Préstamos Especiales
1,028,000,000.00
932,061,736.47
-9%
912,000,000.00
955,167,699.82
5%
17,500,000.00
16,905,085.40
-3%
3,477,500,000.00
3,610,529,714.91
4%
Préstamos Vivienda Préstamos Ahorro Vista Total Fuente: Crédito y Cobro.
60
Desembolsos reales % Ejecución 1,706,395,193.22 12%
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Universidad de Costa Rica Anexo No. 9
JUNTA ADMINISTRADORA FONDO AHORRO Y PRÉSTAMO PRINCIPALES RAZONES FINANCIERAS 2003-2002-2001 Estructura de Activos
2003
2002
2001
1 Activo Productivo / Activo Total Cartera al día y con atraso hasta 90 días / Activo Productivo de 2 Intermediación
92.39%
92.34%
91.37%
84.58%
88.66%
88.67%
3 Inversiones / Activo Productivo de Intermediación
15.98%
11.34%
11.33%
0.44%
0.47%
1.34%
118.71% 110.34%
36.58%
4 Morosidad mayor a 90 días / Cartera Directa Estimaciones sobre cartera de créditos / Cartera con atraso 5 mayor a 90 días 6 Cartera (A + B) / Cartera Total
99.56%
99.53%
98.66%
7 Solidez
19.4594
17.0453
17.0190
8 Solvencia
19.0701
17.4469
17.3201
81.72
87.62
71.48
0.06278
0.07199
0.06930
5.14%
5.87%
5.88%
94.86%
94.13%
94.12%
14.75%
13.33%
13.00%
5.61
5.33
5.29
Estructura de Pasivos 9 Pasivo con costo / Pasivo Total 10 Apalancamiento 11 Grado de Obligación Patrimonio 12 Grado de Independencia Financiera Resultado 2/ 13 Rentabilidad nominal sobre Patrimonio Promedio 14 Utilidad Operacional Bruta / Gastos de Administración 15 Eficiencia de Operación
106.72% 100.36% 103.05%
Manejo 16 Activo Productivo de Intermediación / Pasivo con costo Fuente::Contabilidad.
61
22.00
17.96
21.76
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Principales Recomendaciones de la Contraloría Universitaria referentes al Informe de Labores de la JAFAP NO. OFICIO R-A-26-99
OCU-3342002
OCU-R038-2003
FECHA 16-02-1999
26-06-2002
27-02-2003
ASUNTO Establecer rotulación de los cuadros y gráficos siguiendo la técnica estadística (nombre de la Institución, título del gráfico o cuadro, período al que corresponden los datos, título eje vertical y horizontal, fuente, etc.). Que junto con la remisión de los estados financieros auditados, se envíe también al Consejo Universitario información de la Directiva y de la Gerencia de la Junta, en torno a las acciones o propuestas orientadas a solucionar cada una de las recomendaciones y observaciones que emita la auditoría externa. Sesión 4614, artículo 6 el Consejo Universitario indicó lo siguiente: “…3) Establecer el 31 de marzo como fecha límite para la presentación de los subsiguientes informes de labores…” de la JAFAP. Temas no incluidos en el informe: Reforma Reglamentaria. Condominio Cincuentenario. Proyecto en Urbanización El Cedral Lote en el Barrio Vargas Araya. Reglamento Interior de Trabajo. Política de Inversiones en Valores. Análisis de Puestos y Escala Salarial de la JAFAP. “…El Consejo Universitario debe solicitar a la JAFAP que incluya en el próximo informe anual de labores un detalle con referencias documentales en relación con aspectos indicados, que permita contar con más elementos de juicio para evaluar la situación particular de cada uno de los temas…” “…Adicionalmente a los temas anteriores, en esta oportunidad el Informe de Labores no incluyó aspectos como: 1) Presupuesto por partidas aprobado ... 2) Ejecución del presupuesto del año… 3) Resultados operativos comparativos con años anteriores… 4) Desarrollo de algunos índices financieros como: costo de intermediación tendencias de crecimiento tendencia porcentual de utilidad vs inflación y algunos índices acerca de la rentabilidad de la JAFAP… “…Resumen analítico de acuerdos de Junta Directiva, que al finalizar el período hayan quedado pendiente de ejecución separado de los aspectos finiquitados…” “…es conveniente que el Consejo Universitario establezca los requisitos mínimos que debe cumplir el Informe de Labores de la JAFAP…” Sesión 4614, artículo 6 el Consejo Universitario indicó lo siguiente: “…3) Establecer el 31 de marzo como fecha límite para la presentación de los subsiguientes informes de labores…” de la JAFAP. Sobre los préstamos hipotecarios El Consejo Universitario en Sesión 4417, artículo 4, inciso 2.3, del 11 de febrero de 1999 solicitó a la JAFAP le indicara con estudios lo siguiente: “…a) Si el afiliado está resolviendo en forma aceptable su necesidad
62
ESTADO Ejecutado.
Ejecutado.
Ejecutado.
Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado.
Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado.
Ejecutado.
Proceso.
Ejecutado.
Ejecutado.
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Principales Recomendaciones de la Contraloría Universitaria referentes al Informe de Labores de la JAFAP NO. OFICIO
FECHA
ASUNTO de vivienda con el tope de crédito hipotecario establecido para estos efectos. b) Si sería conveniente para las dos partes, que la JAFAP financie una solución real de vivienda al afiliado, pero con un interés más ajustado a la realidad del mercado, que le permita a su vez garantizarse un rendimiento aceptable para su adecuada operacionalidad. c) Las variaciones que se requieren en las tasas de interés o en la aplicación de tasas de interés diferenciadas según el plan de inversión del asociado y en observancia el principio de solidaridad.” “…se continúan ofreciendo frases sobre las cuales no se presenta el debido respaldo que permita al lector valorar por sí mismo dichas afirmaciones, pues en la página No. 9 del informe se indica que en cuanto a servicios de valor agregado la JAFAP tuvo el mayor crecimiento de los últimos años, pero no se respalda con datos fehacientes…” “Inversiones Transitorias Comparación de varios períodos anteriores del nivel de inversiones con respecto a los excedentes de efectivo. Condiciones de Rentabilidad. Volumen de inversiones que se mantiene en los diferentes puestos de bolsa. Garantías que respaldan las inversiones de la JAFAP. Políticas que utiliza la JAFAP para elegir el puesto de bolsa en el cual se colocan las inversiones.” El tema relacionado con el análisis de puestos y escala salarial de la JAFAP. OCU-R22-08-2003 Sesión 4614, artículo 6 el Consejo Universitario indicó lo siguiente: 117-2003 “…3) Establecer el 31 de marzo como fecha límite para la presentación de los subsiguientes informes de labores…” de la JAFAP. “…el Consejo Universitario defina los temas que, fundamentalmente, deben ser tratados en el Informe de Labores de la JAFAP, quedando, claro está, a criterio de la JAFAP, aquellos otros temas que consideren necesario abordar según la situación de cada año...” “…Con esas nuevas condiciones que ofrece el crédito hipotecario extraordinario se estaría cumpliendo parcialmente con el acuerdo del Consejo Universitario; no obstante, falta información con respecto al punto a) por ejemplo, cuántas operaciones de crédito se han abierto o solicitado y cuántas han sido aprovechadas en realidad, de manera que la información brinde parámetros claros de comparación y facilite la toma de decisiones con base en los resultados obtenidos…” “…Sobre este aspecto no se incluye información que permita analizar la razonabilidad de que se mantengan inversiones transitorias en vez de créditos más redituales…” Fuente: Expediente Contraloría Universitaria
63
ESTADO
Ejecutado.
Pendiente. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado. Ejecutado.
Ejecutado. Ejecutado
Ejecutado.
Ejecutado.
Ejecutado.
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JUNTA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE AHORRO Y PRESTAMO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA BALANCES DE SITUACION AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2003 Y 2002 (Expresados en colones costarricenses) Notas
2003
2002
Disponibilidades
2y5
523.945.525
392.788.832
Inversiones Temporales
2y6
1.124.343.710
1.030.758.370
1.083.769.625 --40.574.085
970.158.726 1.700.000 58.899.644
11.597.851.937
10.259.824.616
11.659.188.744 118 (61.336.925)
10.313.255.915 16.664 (53.447.963)
ACTIVOS
Inversiones y títulos valores corto plazo Inversiones en entidades financieras del país Productos por cobrar por inversiones temporales Cartera de Crédito
7
Créditos vigentes Créditos vencidos Estimación para incobrables de créditos Otras Cuentas por Cobrar
8
443.920.715
368.751.605
Inversiones Permanentes
9
738.182.159
336.171.451
546.222.991 150.690.755 41.268.413
157.359.334 153.288.985 25.523.132
55.311.505 94.654.176 79.407.377
68.373.214 88.744.200 14.949.555
14.657.617.104
12.560.361.843
Títulos valores públicos en entidades financieras del país Otras inversiones permanentes Productos por cobrar por inversiones permanentes Bienes Realizables Bienes de Uso Otros Activos
10 11 12 Total Activos
(Continua…)
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Universidad de Costa Rica (...finaliza) JUNTA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE AHORRO Y PRESTAMO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA BALANCES DE SITUACION AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2003 Y 2002 (Expresados en colones costarricenses) Notas
2003
2002
PASIVO Y PATRIMONIO Pasivo Obligaciones con el Público
615.573.375
642.349.284
615.573.375
642.349.284
137.667.717
154.630.539
753.241.092
796.979.823
11.836.617.315 160.943.864 144.159.978 1.762.654.855
10.103.920.867 79.483.715 138.106.528 1.441.870.910
Total Patrimonio
13.904.376.012
11.763.382.020
Total Pasivo y Patrimonio
14.657.617.104
12.560.361.843
13.393.419.510
11.684.816.438
13
Captaciones a la vista y ahorro anual Otras Cuentas por Pagar y Provisiones
14
Total Pasivo Patrimonio Fondo de ahorro Reservas patrimoniales Excedentes acumulados Excedente del periodo
15 16
Cuentas de orden
18
Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros.
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Universidad de Costa Rica JUNTA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE AHORRO Y PRESTAMO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ESTADOS DE RESULTADOS Por los períodos terminados el 31 de diciembre del 2003 y 2002 (Expresados en colones costarricenses) Nota
Ingresos financieros Por inversiones temporales Por créditos vigentes Por inversiones permanentes Otros ingresos financieros
2003
2002
2.178.276.904
1.869.271.724
242.127.509 1.885.341.466 50.807.929 ---
174.114.668 1.616.312.969 65.705.992 13.138.095
69.895.339
74.269.587
2.108.381.565
1.795.002.137
8.821.412
10.946.372
2.099.560.153
1.784.055.765
5.605.482
4.388.210
816.398
1.176.878
2.104.349.237
1.787.267.097
318.242.532
335.566.633
1.786.106.705
1.451.700.464
23.738.184 286.334
13.196.733 3.367.179
1.762.654.855
1.441.870.910
Gastos financieros Por obligaciones con el público y entidades Excedente financiero bruto Gastos por incobrables y desvalorización de activos financieros Excedente financiero neto Ingresos operativos diversos Gastos operativos diversos Excedente operativo bruto Gastos de administración
17
Excedente operativo Gastos de períodos anteriores Ingresos de períodos anteriores Excedente neto del período
Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros.
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Universidad de Costa Rica JUNTA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE AHORRO Y PRESTAMO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO Por los períodos terminados el 31 de diciembre del 2003 y 2002 (Expresados en colones costarricenses) 2003
2002
Actividades de Operación Excedente del período Partidas aplicadas a resultados que no requieren uso de recursos: Liquidación de Créditos Gastos por Incobrabilidad Depreciaciones y amortizaciones Subtotal Variación neta de otras cuentas por cobrar Variación neta de otros activos Variación neta en inversiones temporales Variación neta en otras cuentas por pagar y provisiones Total Recursos Generados por las Actividades de Operación
1.762.654.855
1.441.870.910
(42.282.541) 8.821.412 18.870.671
--10.946.372 17.627.172
1.748.064.397
1.470.444.454
(75.169.110) (64.457.822) 583.728.206 (16.962.822)
(73.840.831) (5.966.360) (633.699.857) (23.246.423)
2.175.202.849
733.690.983
(26.775.909) (27.761.556) 1.200.413.042 (752.029.808)
196.536.100 (21.453.160) 1.027.550.044 (604.843.625)
393.845.769
597.789.359
(1.346.848.733) 13.061.709 (402.010.708) (24.780.647)
(1.664.740.353) 688.611 54.667.055 (27.117.284)
(1.760.578.379)
(1.636.501.971)
808.470.239 789.847.345
(305.021.629) 1.094.868.974
1.598.317.584
789.847.345
Actividades de Financiamiento Variación neta en obligaciones con el público Liquidaciones anticipadas de excedentes del periodo Aportes de capital recibidos Liquidaciones y retiros de aportes de capital Total Recursos Generados en Actividades de Financiamiento Actividades de Inversión Variación neta en cartera de crédito Variación neta en bienes realizables Variación neta de inversiones permanentes Incorporación (venta) de bienes de uso Total Recursos utilizados en actividades de inversión Variación neta de disponibilidades e inversiones temporales Disponibilidades e inversiones temporales al inicio Disponibilidades e inversiones temporales al final
Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros.
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Universidad de Costa Rica JUNTA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE AHORRO Y PRESTAMO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ESTADOS DE VARIACIONES EN EL PATRIMONIO Por los períodos terminados el 31 de diciembre del 2003 y 2002 (Expresados en Colones Costarricenses)
Fondo de Ahorro Saldo al 31 de diciembre del 2001 Aportes recibidos Liquidaciones y retiros Traslados a Reservas Liquidación de créditos Distribución y capitalización excedentes 2001 Excedente del período Liquidaciones anticipadas de excedentes Saldos al 31 de diciembre del 2002 Aportes recibidos Liquidaciones y retiros Traslados a reservas Liquidación de créditos Distribución y capitalización excedentes 2002 Excedente del período Liquidaciones anticipadas de excedentes Saldos al 31 de diciembre del 2003
Reservas patrimoniales
Excedentes acumulados
Total Patrimonio
8.615.922.705
5.592.766
1.369.366.999
9.990.882.470
1.027.550.044 (604.843.626) ----1.065.291.744 -----
----76.452.070 (2.561.121) -------
----(76.452.070) (68.063.497) (1.065.291.744) 1.441.870.910 (21.453.160)
1.027.550.044 (604.843.626) --(70.624.618) --1.441.870.910 (21.453.160)
10.103.920.867
79.483.715
1.579.977.438
11.763.382.020
1.200.413.042 (752.029.808) ----1.284.313.214 -----
----81.460.149 ---------
(81.460.149) (42.282.541) (1.284.313.214) 1.762.654.855 (27.761.556)
1.200.413.042 (752.029.808) --(42.282.541) --1.762.654.855 (27.761.556)
11.836.617.315
160.943.864
1.906.814.833
13.904.376.012
Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros
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Universidad de Costa Rica JUNTA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE AHORRO Y PRESTAMO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 (Expresadas en Colones Costarricenses)
Nota 1. Naturaleza de las operaciones y principales políticas contables Organización La Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo de la Universidad de Costa Rica (la Junta) se originó con la promulgación de la Ley Orgánica de la Universidad de Costa Rica el 26 de agosto de 1940, que posteriormente fue modificada (La Gaceta número 288 del 17 de diciembre de 1968). El objetivo de la Junta es estimular el ahorro y el crédito personal y solidario entre sus afiliados, además de ofrecerles orientación sobre el mejor uso de estos créditos. Principales Políticas Contables La situación financiera y los resultados de operación de la Junta se presentan de acuerdo con las normas internacionales de contabilidad. Las políticas contables más importantes se detallan a continuación: Reconocimiento de ingresos y gastos Se utiliza en general el principio contable de devengado para el reconocimiento de los ingresos y los gastos, excepto los ingresos de la cartera de crédito que se reconocen en el momento de recibir las deducciones de planillas efectuadas por la Universidad de Costa Rica, y en los préstamos que se encuentran inactivos (moratoria), a los cuales no se les acumulan intereses hasta la fecha en que son reactivados. Los gastos financieros originados en el ahorro a la vista se acreditan mensualmente sobre los saldos mínimos a una tasa del 14% anual hasta el mes de mayo del 2001, y a partir del mes de junio del 2001 a la tasa básica pasiva del BCCR menos 2,5 puntos. Estimación para la incobrabilidad Se aplica 1% sobre el saldo total de la cartera de crédito, excepto los créditos corrientes, al estar garantizados con el ahorro de los afiliados. Valuación de las inversiones temporales Las inversiones en valores se mantienen registradas al costo, excepto los fondos de inversión, al ser adquiridas por lo general directamente de los emisores y redimidas en la fecha de vencimiento.
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Universidad de Costa Rica Estas inversiones están constituidas por depósitos a plazos no mayores a 180 días y otras inversiones en títulos valores con la intención de mantenerlas a plazos no mayores al indicado. Pueden ser convertidas fácilmente en efectivo en el corto plazo y han sido adquiridas con la finalidad de obtener una adecuada rentabilidad de los excedentes temporales de liquidez. Las inversiones en fondos de inversión están valuadas a su valor de mercado debido a que las administradoras de fondos de inversión deben realizar esa valuación de sus carteras. Los rendimientos de los fondos de inversión incluyen además de los ingresos financieros por intereses, un componente relacionado con la valoración a precios de mercado. Este efecto se incluye en los resultados del período. Valuación de bienes de uso y su depreciación Los inmuebles, el mobiliario y el equipo son registrados originalmente al costo. La depreciación sobre los edificios, el mobiliario y el equipo es calculada por el método de línea recta sobre los años de vida útil estimada; el software se amortiza en cinco años. La utilidad o pérdida en el retiro o venta de los activos se incluye en el resultado del período en que se origina. Bienes adjudicados La Administración registra ingresos financieros a razón de 15% anual de los bienes adjudicados que están adquiriendo valor (lote urbanización Doña Mercedes). Inversiones permanentes Estas inversiones están constituidas por depósitos cuyo vencimiento es mayor a 360 días, mediante títulos emitidos por el Gobierno de Costa Rica. Estas inversiones se valúan a su valor facial, por lo cual se mantienen registradas las primas y descuentos originados en la negociación de los mismos. Impuesto sobre la renta De acuerdo con una interpretación de la Dirección General de Tributación, la Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo de la Universidad de Costa Rica está exenta del pago del impuesto sobre la renta, por cuanto se considera un apéndice de la Universidad de Costa Rica, y si esta desapareciera la Junta también dejaría de existir. Distribución de excedentes La Junta establece al finalizar cada ejercicio económico el porcentaje de excedentes que le corresponden a cada afiliado; estos excedentes son capitalizados en las cuentas individuales y únicamente se entregan en caso de retiro de la Universidad de Costa Rica por decisión propia, jubilación, despido o fallecimiento.
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Universidad de Costa Rica Productos por cobrar Los productos por cobrar sobre la cartera de crédito no se acumulan sino que se reconocen como ingreso en el momento de recibir las deducciones aplicadas sobre los sueldos de los funcionarios de la Universidad de Costa Rica (UCR). Provisión para prestaciones legales La compensación por auxilio de garantía que se acumula a favor de los empleados según el tiempo de servicio de acuerdo con las disposiciones de la Universidad de Costa Rica, pueden llegar a ser pagadas en caso de muerte, pensión o despido injustificado, equivalente a un mes de sueldo por cada año de servicio con un limite de 15 años. La Junta acumula una provisión por esta contingencia de 8,33% sobre el monto de los sueldos y traslada 7,5% a la Asociación de Empleados de la Junta de Ahorro y Préstamo (ASEJAP). Los pagos por indemnizaciones al personal que cese de laborar para la Junta, se cargan a esta provisión. Cargos diferidos y su amortización Los cargos diferidos se registran por su monto original y se amortizan de acuerdo con el período de pago que cubre el desembolso. Reservas patrimoniales Por acuerdo de la Junta en setiembre del 2000 se estableció la Reserva para Saldos Deudores, con el fin de cancelar saldos de préstamos hipotecarios que el seguro del Instituto Nacional de Seguros (INS) no cubra. Deterioro en el valor de los activos A partir del último trimestre del 2001 se procedió a identificar, cuantificar y localizar los activos improductivos, y por ende gestionar su venta. Instrumentos financieros Los instrumentos financieros se valúan a su costo. Equivalentes de efectivo Se consideran equivalentes de efectivo los saldos en bancos, cajas e inversiones a la vista con vencimientos menores a 180 días. Plan de aportaciones definidas La Universidad de Costa Rica realiza los aportes correspondientes al Fondo y no tiene obligación legal ni efectiva de realizar contribuciones adicionales, en el caso de que el Fondo no tenga suficientes activos para atender los beneficios de los empleados que se relacionen con los servicios que éstos han prestado en el período corriente y en los anteriores.
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Nota 2- Conciliación del efectivo e inversiones del balance de situación y del Estado de flujo de efectivo Las normas internacionales de contabilidad requieren una conciliación entre el efectivo equivalentes de efectivo al final del período revelados en el estado de flujos de efectivo y los saldos en el balance de situación, al 31 de diciembre del 2003 y 2002 se compone de la siguiente forma: 2003 Saldo en caja y bancos Saldo de inversiones temporales Inversiones temporales con vencimientos a más de 180 días Saldo efectivo y equivalentes de efectivo en el estado de flujos de efectivo
2002
523.945.525 1.124.343.710
392.788.832 (1) 1.030.758.370
(49.971.651)
(633.699.857)
1.598.317.584
789.847.345
(1) En este monto se incluyen ¢ 30.095.000 correspondientes a una reclasificación contable del registro de vencimientos de recompras adquiridas por la Junta. Dicha situación obedece a presentación de información en los Estados Financieros.
Nota 3. Transacciones con partes relacionadas Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 la Junta tiene las siguientes transacciones con partes relacionadas: 2003 Deducciones por cobrar Universidad de Costa Rica
411.742.971
2002 359.022.712
Nota 4. Activos y pasivos en monedas extranjeras
El resumen de los activos y pasivos monetarios en dólares de los Estados Unidos de América al 31 de diciembre del 2003 y 2002 es el siguiente: 2003 Activos Pasivos
US $ 108.289,49 --Exposición neta
US $ 108.289,49
2002 US $ 167.334,00 --US $ 167.334,00
Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 las cuentas en dólares de los Estados Unidos de América fueron valuadas al tipo de cambio de compra de ¢418.09 y ¢378,39 por cada US $1 (dólar) respectivamente. Composición de los rubros de los estados financieros Teléfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail:
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Nota 5. Disponibilidades
Las disponibilidades al 31 de diciembre del 2003 y 2002 se detallan así:
Dinero en cajas y bóvedas Efectivo en tránsito Cuentas corrientes Depósitos a la vista en entidades financieras Productos por cobrar Total
2003
2002
21.513.541 6.381.044 (72.070.739) 326.817.065 241.304.614
13.275.244 53.472.686 (44.217.406) 180.946.286 189.312.022
523.945.525
392.788.832
Los depósitos a la vista en entidades financieras corresponden a inversiones a la vista en INS Valores Puesto de Bolsa, S.A., BN Valores Puesto de Bolsa, S.A. y en participaciones al costo en el Fondo de Crecimientos administrado por Aldesa Sociedad de Fondos de Inversión, S.A, respaldados con títulos 100% públicos. Los productos por cobrar se originan en la diferencia entre el valor al costo de las participaciones en el Fondo de Crecimiento y su valuación al valor de las participaciones al 31 de diciembre del 2003 y 2002. El saldo acreedor en las cuentas corrientes se origina en las transferencias realizadas por la Universidad de Costa Rica en el mes de diciembre (cierre del año) por deducciones de planillas, las cuales no quedaron debidamente registradas en ese mes. En esta partida se incluyen ¢ 30.095.000 correspondientes a una reclasificación contable del registro de vencimientos de recompras adquiridas por la Junta. Dicha reclasificación es para efectos de presentación de información en los Estados Financieros. NOTA 6. Inversiones temporales
Los títulos que componen las inversiones al 31 de diciembre del 2003 y 2002 son los siguientes: 2003 Bonos de estabilización monetaria, cero cupón Títulos de propiedad tasa básica (macrotítulo) Títulos de propiedad, cero cupón Operaciones de recompra
Productos por cobrar Total
2002
717.333.990 --366.435.635 ---
400.193.925 35.121.570 455.134.241 81.408.990
40.574.085
58.899.644
1.124.343.710
1.030.758.370
Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 estas inversiones tienen rendimiento promedio de 14.38 % y 17,52% anual respectivamente.
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Las inversiones en el sector público se encuentran depositadas en la Central de Valores (CEVAL), en las custodias de los puestos de bolsa con que trabaja la Junta, y se negociaron a través de INS Valores Puesto de Bolsa, S.A., BCR Valores Puesto de Bolsa, S.A. y BN Valores Puesto de Bolsa, S.A. Nota 7. Cartera de Crédito
Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 la cartera de crédito vigente, por línea de crédito, se detalla como sigue: 2003 Créditos vigentes No fiduciarios Corrientes Especial Ahorro a la vista Equipo de cómputo Arreglos de pago Hipotecarios Lotes Llantas, lubricantes y baterías Editorial Costa Rica Escolar Póliza incendio Póliza automóviles Póliza saldos deudores Programa Posgrado Programa especial óptica Programa línea blanca Especial marchamos Situaciones especiales Gastos navideños Personal extraordinario Especial compra de vehículo Especial recreación Honorarios y gastos legales Hipotecario extraordinario con garantía real Total Créditos Vigentes
Créditos Vencidos Estimación para Incobrables Total Cartera de Préstamos (Neto)
2002
62.051.491 5.736.710.191 1.153.388.998 10.632.411 68.068.456 --2.845.730.146 3.300.224 ----1.062.120 1.752.058 884.754 163.960 8.470.119 235.084 508.791 --30.362.824 97.111.249 859.159.577 31.072.757 9.860 1.775.396 746.738.278
¢38.671.464 5.054.549.141 1.117.267.980 9.962.042 78.606.407 42.535 2.814.404.230 4.119.291 60.707 34.848 835.300 3.293.352 747.240 34.186.183 4.460.296 106.972 1.068.354 183.107 18.492.637 70.992.711 816.605.535 11.737.926 245.491 --232.582.164
11.659.188.744
10.313.255.915
118
16.664
(61.336.925)
(53.447.963)
11.597.851.937
10.529.824.616
(1)
La tasa de interés promedio de la cartera de crédito al 31 de diciembre del 2003 y 2002 era de 16.30% y 16,82% anual respectivamente, siendo las líneas más importantes el crédito hipotecario con 12% de interés y el crédito corriente con 18% de interés anual; todos los créditos están
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Universidad de Costa Rica garantizados con el ahorro del afiliado, con garantía fiduciaria y en algunos casos garantía hipotecaria. Por acuerdo de la Junta Directiva en sesión ordinaria 1248 celebrada el 06 de febrero del 2003 se acordó, debido a su suspensión de cobro la póliza colectiva de vida que cubre los saldos deudores de los afiliados, liquidar el saldo por cobrar de la póliza colectiva de vida de los excedentes acumulados y a manera contable se reclasifican estos saldos a una partida por cobrar de retenciones de pólizas de saldos deudores. Posteriormente con los excedentes del periodo aprobados debidamente por la Junta Directiva se liquidan estas partidas por cobrar del balance general de la Junta. (1) En este saldo se encuentran registrados ¢ 33.799.103 correspondientes a retenciones de las pólizas que al final de la vida útil se cancelarán con las utilidades retenidas, esto debidamente aprobado por la Junta Directiva. Nota 8. Otras cuentas por cobrar
Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 las otras cuentas a cobrar consisten en:
Anticipos a proveedores Cuentas a cobrar al personal Depósitos en garantía Productos por cobrar por depósitos en garantía Póliza de saldos deudores Deducción de planillas Otras cuentas por cobrar Total
2003
2002
913.125 1.128.673 1.700.000 25.208 24.899.773 412.158.411 3.095.525 443.920.715
5.744.522 --------359.022.712 3.984.371 368.751.605
Nota 9. Inversiones Permanentes
Las inversiones permanentes al 31 de diciembre del 2003 y 2002 se componen de títulos del sector público:
Títulos valores de BCCR Bonos deuda externa en dólares Bonos de estabilización monetaria, cero cupón Título propiedad tasa básica Título propiedad cero cupón Título propiedad en dólares Primas en compras de títulos valores Contratos INVU en proceso de maduración Productos por cobrar por inversiones Productos por cobrar por contratos Total
2003
2002
--14.213.360 100.000.000 334.500.000 64.000.000 10.869.040 22.640.591 150.690.755 25.420.081 15.848.332
139.500.000 3.783.900 ------9.838.140 4.237.294 153.288.985 7.808.790 17.714.342
738.182.159
336.171.451
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Universidad de Costa Rica Al 31 de diciembre del 2003 los rendimientos promedio reportados por dichas inversiones fueron de 17.60% para TPTBA, 17.25% para BEM0, 8.06% para BDE09, 15.33% para TP0 y 7.64% para TP$. En diciembre 2002 estas inversiones tuvieron rendimientos promedio de 16,65% anual. Las inversiones en el sector público consisten principalmente en títulos tasa básica; se encuentran depositadas en la CEVAL, en las custodias de los puestos de bolsa con que trabaja la Junta y se negociaron a través de INS Valores Puesto de Bolsa, S.A, Interfin Valores Puesto de Bolsa, S.A, BN Valores Puesto de Bolsa, S.A y BCR Valores Puesto Bolsa, S.A. Los contratos INVU en proceso de maduración corresponden a los aportes en los instrumentos de ahorro del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo en nueve modalidades de plazo en cuotas fijas; al vencer el plazo del ahorro se puede disponer de un crédito hipotecario a un interés anual del 9%; cuando se maduran los contratos la Junta los registra en la cuenta de bienes realizables hasta que sean colocados entre los afiliados. Nota 10. Bienes realizables
Los bienes realizables al 31 de diciembre del 2003 y 2002 consisten en los siguientes bienes adquiridos disponibles para la venta, los cuales se encuentran registrados al costo de adquisición. 2003 Condominio cincuentenario Condominio cincuentenario (Etapa 2) Lote Vargas Araya Lote Urbanización Doña Mercedes Franja el Cedral Especies Fiscales Contratos INVU maduros Productos por cobrar Total
2002
--27.829.498 3.473.116 3.146.532 1.297.166 236.555 11.557.969 7.770.669
12.205.589 27.829.498 3.473.116 3.146.532 1.297.166 237.405 6.335.112 13.848.796
55.311.505
68.373.214
Los productos por cobrar se relacionan con la política de valuación que se indica en la nota 1. Como se describen en las políticas contables, la entidad adoptó el registro contable de las inversiones en inmuebles a su costo de adquisición; para efectos informativos y en cumplimiento con lo requerido por la NIC 40, se presenta a continuación el valor razonable de estos bienes, determinado mediante avalúo de perito independiente, excepto para el Condominio cincuentenario.
Valoración costo Condominio cincuentenario II Lote Vargas Araya Urbanización Doña Mercedes Franja el Cedral Total
Valor razonable
Diferencia
27.829.498 3.473.116 3.146.532 1.297.165
27.829.498 9.047.150 7.962.460 87.225.150
--5.574.034 4.815.928 85.927.985
35.746.311
132.064.258
96.317.947
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Universidad de Costa Rica El condominio cincuentenario etapa II corresponde a inmuebles valorados a partir de estimaciones de precios de venta.
Nota 11. Bienes de uso
Los rubros principales de los bienes de uso al 31 de diciembre del 2003 y 2002 se presentan a continuación: Tasa anual depreciación Edificios Mobiliario y equipo Equipo de cómputo Biblioteca y obras de arte
2% 10% 20%
2003
Adiciones y Mejoras
Retiros
2002
53.869.181 46.439.272 47.310.021 471.830
2.413.358 12.571.532 9.891.066 80.830
--(8.777.652) (29.098.964) (216.075)
51.455.823 42.645.392 66.517.919 607.075
148.090.304
24.956.786
(38.092.691)
161.226.209
Depreciación acumulada
(53.436.128)
35.113.346
(16.067.465)
(72.482.009)
Bienes de uso, neto
94.654.176
60.070.132
(54.160.156)
88.744.200
Estos bienes no están sujetos a ningún tipo de gravamen o restricción. Nota 12. Otros activos
El rubro de otros activos al 31 de diciembre del 2003 y 2002 se desglosa de la siguiente manera:
Gastos anticipados Cargos diferidos Bienes diversos Operaciones pendientes de imputación Total
2003
2002
768.405 5.408.636 2.968.017 70.262.319
1.285.173 11.334.141 2.220.808 109.433
79.407.377
14.949.555
Nota 13. Obligaciones con el público
Las obligaciones con el público al 31 de diciembre del 2003 y 2002 se componen como sigue: 2003 Depósitos por ahorro a la vista Depósitos por ahorro anual Total
2002
612.155.337 3.418.038
633.157.863 9.191.421
615.573.375
642.349.284
Teléfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail:
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Informe de Labores 2003
Universidad de Costa Rica A los depósitos por ahorro a la vista voluntario se les reconoce un interés anual sobre los saldos mínimos mensuales equivalente a la tasa básica pasiva del BCCR menos 3,5 puntos. Para diciembre 2003 la tasa de interés fue del 10.25% Los depósitos de ahorro anual corresponden a ahorros de doce cuotas mensuales, las cuales pueden retirarse en la primera semana de diciembre (cada año); devengan un interés anual equivalente a la tasa básica pasiva menos 2,5 puntos. Para diciembre 2003 se estableció en 11,25%. Nota 14. Otras cuentas por pagar y provisiones
Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 las otras cuentas por pagar y provisiones se detallan de la siguiente manera:
Otras cuentas por pagar Aportes patronales por pagar Retenciones por pagar Depósitos por compra de bienes Cheque anulados Cheques emitidos y no retirados Retención de póliza de seguros a afiliados Préstamos por girar Ahorros liquidados y no retirados Saldos acreedores por préstamos Acreedores varios Provisiones Provisiones para obligaciones patronales
2003
2002
3.469.250 3.168.123 339.580 948.168 5.241.326 2.039.278 --51.650.456 37.159.978 1.708.055
2.889.880 2.806.118 2.007.590 948.168 14.846.431 --119.674 42.683.129 47.810.933 3.702.671
105.724.214
117.814.594
31.943.503
36.815.945
(1)
137.667.717 154.630.539 Total (1) Esta partida fue reclasificada contablemente para efectos de presentación de Estados Financieros. Ver nota 7 de este informe Nota 15. Fondo de ahorro
Está formado por el aporte de 2,5% del patrono (UCR), para un total del 5% de los salarios y los excedentes por distribuir. El detalle al 31 de diciembre del 2003 y 2002 es el siguiente: 2003 Aporte obrero Aporte patronal Excedentes por distribuir Total
2002
3.277.605.474 3.277.605.474 5.281.406.367
2.863.777.633 2.863.777.632 4.376.365.602
11.836.617.315
10.103.920.867
Nota 16. Reservas patrimoniales
Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 las reservas patrimoniales se detallan como sigue:
Teléfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail:
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Informe de Labores 2003
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2002
Reserva de préstamos especiales Reserva de saldos deudores Reserva de crecimiento Reserva de capital
162.774 2.868.871 132.175.999 25.736.220
162.774 2.868.871 60.082.454 16.369.616
Total
160.943.864
79.483.715
Nota 17. Gastos de administración
Por los períodos de un año terminados el 31 de diciembre del 2003 y 2002 los gastos de administración incluyen: 2003 Gastos de personal Gastos por servicios externos Gastos movilidad y comunicaciones Gastos de infraestructura Gastos generales Total
2002
253.691.642 9.169.690 3.670.312 28.809.497 22.901.391
265.131.848 9.379.812 3.440.786 30.065.889 27.548.298
318.242.532
335.566.633
Nota 18. Cuentas de orden
Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 las cuentas de orden incluyen los siguientes conceptos: 2003 Garantías recibidas Cuotas atrasadas de créditos Total
2002
13.386.327.863 7.091.646
11.677.724.792 7.091.646
13.393.419.510
11.684.816.438
Teléfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail:
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Universidad de Costa Rica Nota 19. Vencimiento de activos y pasivos
Al 31 de diciembre del 2003 y 2002 se presenta el siguiente vencimiento de activos y pasivos: Al 31 de diciembre del 2003 Concepto INVERSIONES A la Vista Temporales Permanentes Totales CRÉDITOS No Fiduciarios Corriente Especial Especial personal Extraordinario Ahorro a la Vista Cómputo Especiales otros Hipotecarios Hipotecarios Garantía Real Ex afiliados Otros Totales Total activos CAPTACIONES Aporte obrero Aporte patronal Utilidades acumuladas Ahorro Vista Ahorro anual Total pasivo DIFERENCIA
Menos de un mes
Hasta un mes
De 1 a 3 meses
De 3 a 6 meses
De 6 a 1 año
De 1 a 5 años
Más de 5 años
Total Monto
523.945.525 ----523.945.525
--660.842.512 --660.842.512
---------
--412.536.333 --412.536.333
--50.964.865 --50.964.865
----195.826.650 195.826.650
----542.355.509 542.355.509
523.945.525 1.124.343.710 738.182.159 2.386.471.394
-------------------------
-------------------------
-------------------------
-------------------------
4.126.718 1.231.806 893.766 31.660 ------8.246.928 --128.205 1.765.331 16.424.414
28.366.574 129.762.109 1.136.870.155 845.568.956 10.332.826 68.043.138 60.149.331 8.441.794 1.440.933 29.948.162 109.433.060 2.428.357.038
29.655.209 5.605.662.930 --------1.296.111 2.590.569.078 731.761.738 253.274.308 2.188.036 9.214.407.410
62.148.501 5.736.656.845 1.137.763.921 845.600.616 10.332.826 68.043.138 61.445.442 2.607.257.800 733.202.671 283.350.675 113.386.427 11.659.188.862
523.945.525
660.842.512
---
412.536.333
67.389.279
2.624.183.688
9.756.762.919
14.045.660.256
------(612.155.337) ---
-----------
-----------
-----------
--------(3.418.038)
-----------
(3.277.605.474) (3.277.605.474) (5.281.406.367) -----
(3.277.605.474) (3.277.605.474) (5.281.406.367) (612.155.337) (3.418.038)
(612.155.337)
---
---
---
(3.418.038)
---
(11.836.617.315)
(12.452.190.690)
(88.209.812)
660.842.512
---
412.536.333
63.971.241
2.624.183.688
(2.079.854.396)
1.593.469.566
Teléfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail:
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Universidad de Costa Rica Al 31 de diciembre del 2002: Concepto
Menos de un mes
Hasta un mes
De 1 a 3 meses
De 3 a 6 meses
De 6 a 1 año
De 1 a 5 años
Más de 5 años
Total Monto
INVERSIONES A la vista Temporales Permanentes Totales
362.693.832 ----362.693.832
---------
--325.766.461 --325.766.461
---------
--704.991.908 --704.991.908
---------
----336.171.452 336.171.452
362.693.831 1.030.758.370 336.171.452 1.729.623.653
CRÉDITOS No Fiduciarios Corrientes Especial Ahorro vista Cómputo Hipotecario Especiales Otros Totales
2.500 136.904 ----62.445 512.848 --17.861 732.561
--------------435.880 435.880
21.229 151.393 ------------172.622
358.729 278.749 --------350.786 747.240 1.735.504
3.128.174 2.138.032 538.701 --73.282 --2.347.899 3.293.352 11.519.440
20.614.927 113.950.295 1.116.729.279 9.962.042 78.470.681 15.067.885 918.739.037 --2.273.534.146
--14.642.913 4.937.840.423 ----3.035.525.133 3.386.162 42.535 7.991.437.166
24.125.561 131.298.286 6.055.108.403 9.962.042 78.606.407 3.051.105.865 924.823.884 4.536.872 10.279.567.320
Total activos
363.426.393
435.880
325.939.083
1.735.504
716.511.348
2.273.534.146
8.327.608.618
12.009.190.973
------(633.157.863) ---
-----------
-----------
-----------
--------(9.191.421)
-----------
(2.863.777.575) (2.863.777.575) (4.376.363.358) -----
(2.863.777.575) (2.863.777.575) (4.376.363.358) (633.157.863) (9.191.421)
(633.157.863)
---
---
---
(9.191.421)
---
(10.103.918.508)
(10.746.267.792)
(269.731.469)
435.880
325.939.083
1.735.504
707.319.927
2.273.534.146
(1.776.309.890)
1.262.923.181
CAPTACIONES Aporte Obrero Aporte Patronal Utilidades acumuladas Ahorro a la Vista Ahorro Anual Total Pasivo Diferencias
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Nota 20. Instrumentos financieros Riesgo de tasa de interés
La Junta establece tasas fijas en los activos (créditos), lo cual representa un riesgo en el ingreso de flujos financieros futuros que no se ajustan al mercado, principalmente cuando las tasas aumentan, provocando una pérdida de valor de ingresos y una reducción de la rentabilidad. No obstante con la aprobación de nuevas líneas de crédito con tasas variables, dicho efecto es menor. En razón de lo anterior, a partir de octubre del 2001 la Junta decidió que nuevas líneas de créditos se ofrecieran a tasas referenciadas a la tasa básica; ejemplo: equipo de cómputo, compra de segunda vivienda, y el de ahorro a la vista. Eso ha permitido iniciar un proceso de amortiguamiento del impacto de la tasa de interés, contribuyendo a mantener un flujo estable y ajustado de ingresos a la Junta, con lo cual el margen de intermediación se mantiene estable. El sistema de ahorro a la vista (SAV), pagan una tasa de interés ajustada al mercado, al igual que el sistema de ahorro anualizado (navideño) (SAA), que también es ajustada a las tasas del mercado, con lo que hace que el costo financiero de la Junta se ajuste al comportamiento fluctuante del mercado, contribuyendo a mantener el margen de intermediación financiero estable, medible y monitoreable. La Junta mantiene 90% de las inversiones a tasas flexibles (TB + premio), con lo cual se reduce la exposición a variación de tasas de interés, principalmente en lo que a los flujos de ingresos se refiere, dado que al variar las tasas el ingreso a recibir se ajusta proporcionalmente. El comportamiento inflacionario de 9.87%, así como las expectativas adicionales de crecimiento de precios, provocan un deterioro o un descenso de la rentabilidad real, en el tanto las tasas nominales de interés no se ajustan al alza para compensar el efecto de una mayor devaluación. No obstante, en el cierre del 2003 la rentabilidad superó favorablemente a la inflación en cerca de 5 puntos porcentuales. Riesgos de flujo de efectivo
A partir del 2002 se mantienen colocados los excedentes de efectivo. Se ha planteado un calce de plazos para febrero del 2002 para evidenciar la relación de las operaciones del lado del activo y del pasivo, valorando la relación de compromisos versus ingresos previstos en inversiones de corto y mediano plazo, previendo variaciones importantes en el comportamiento de las tasas. Riesgos de mercado
Aunque las inversiones son 100% sector público, cero riesgo, existe la desventaja competitiva de que el mercado de fondos de inversión y otros instrumentos del sector privado, que ofrecen mejores tasas, no se pueda acceder. Esto hace que el rendimiento promedio a ofrecer a afiliado podría ser más competitivo en las condiciones del mercado.
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Riesgo de tasa de cambio
Este tipo de riesgo existe cuando el valor de sus activos y pasivos en monedas extranjeras se ven afectados por las variaciones en el tipo de cambio y los montos correspondientes se encuentran descalzados. En este sentido, previendo impactos desfavorables en el portafolio de inversiones y para evitar que el patrimonio expresado en colones descienda, la Junta mantiene un proceso de diversificación del portafolio en moneda extranjera (US dólares). Riesgo de crédito
Existe el riesgo de que devaluaciones aceleradas de la moneda local reduzcan la capacidad de pago de los afiliados, y como existen afiliados con exceso de fianzas, ello puede perjudicar al afiliado y a la Junta, en términos acumulados. Constantemente se efectúan análisis de las fianzas de los deudores para evitar un exceso de la capacidad de atención de deudas, y por ende reducir la exposición a un alto riesgo individual. Al 31 de diciembre del 2003, la morosidad derivada de la poca capacidad de pago presenta un índice del 1.07% sobre una base de 31 días o más. A la misma fecha la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) estableció un índice de morosidad de 0.44% sobre una base de 61 días o más. La cartera no está clasificada por la incobrabilidad (A, B1, B2, C, D, E) con una provisión proporcional a la establecida por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF). Se han creado provisiones y reservas para imprevistos, así como para atender la cartera morosa. Con la incorporación de nuevas líneas de crédito se ha logrado reducir considerablemente la concentración de recursos colocados a tasa fija anual de 12%. Asimismo, se ha atendido normalmente la demanda de dicho tipo de crédito. Nota 21. Unidad Monetaria
Los registros contables son llevados en colones costarricenses, que es la moneda de curso legal de la República de Costa Rica. Las transacciones en moneda extranjera son registradas al tipo de cambio de mercado que es similar al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica que era de ¢418.04 y ¢378.39 para la compra y de ¢ 419.01 y ¢379.05 para la venta, al 31 de diciembre del 2003 y 2002 respectivamente.
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Anexo No. 12
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TRABAJO REALIZADO En nuestra evaluación de control interno y pruebas sustantivas, correspondientes a la tercera visita al menos revisamos las siguientes áreas:
AMBIENTE DE CONTROL Dimos lectura a las actas de Junta Directiva agosto a diciembre del 2003, a fin de determinar acuerdos que pudieran tener un efecto importante en el resultado de la auditoría. Revisamos los informes de Auditoría Interna que consideramos importantes para obtener un conocimiento del ambiente de control interno de la Junta. Dimos lectura a los Reglamentos y Normativa aplicable a fin de diseñar pruebas de auditoría para verificar el cumplimiento por parte de la Administración del Fondo.
DISPONIBILIDADES Revisamos las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes en moneda nacional y extranjera mantenidas por el Fondo en el Sistema Bancario Nacional. En todas estas cuentas revisamos que los saldos mostrados en las conciliaciones bancarias, conciliara con su respectivo saldo en la cuenta mayor y con el estado de Banco a la misma fecha. Revisamos la antigüedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las gestiones hechas por la Administración para documentar y registrar las partidas pendientes. Enviamos confirmaciones de saldos a los diferentes bancos donde se mantienen cuentas corrientes, con el fin de corroborar la información presentada en el mayor general. INVERSIONES TEMPORALES Y PERMANENTES Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2003. Cotejamos saldos con estados de cuentas de los puestos de bolsa y administradoras de fondos de inversión. 87
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Revisamos las conciliaciones del sistema de inversiones con los puestos de bolsa, fondos de inversión y mayor general. Analizamos la concentración de las inversiones al 31 de diciembre del 2003. Revisamos y analizamos el saldo de los intereses por cobrar sobre inversiones. Enviamos confirmaciones de saldos a los puestos de bolsa y sociedades administradoras de fondos de inversión para corroborar los saldos presentados en los registros auxiliares. CARTERA DE PRÉSTAMOS Revisamos las conciliaciones del sistema de préstamos con el mayor general al 31 de diciembre del 2003 y cotejamos los saldos con el registro auxiliar. Verificamos el cumplimiento al Reglamento de Crédito de la Junta mediante la revisión de expedientes de nuevos créditos otorgados durante el período 2003. Verificamos la razonabilidad del ingreso financiero por concepto de intereses sobre préstamos. CUENTAS POR COBRAR Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2003. Revisamos las conciliaciones entre el sistema (registro auxiliar) y el mayor general. Revisamos variaciones significativas presentadas en las diferentes cuentas que componen este rubro. BIENES ADQUIRIDOS O CONSTRUIDOS PARA LA VENTA Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2003. Revisamos las conciliaciones entre el registro auxiliar y el mayor general. BIENES DE USO Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2003. Realizamos análisis comparativo mensual para determinar variaciones significativas y ser cotejadas contra los registros originales. 88
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Revisamos la documentación soporte de las adquisiciones realizadas y su adecuado registro, y de las bajas de activos depreciados. Revisamos el cálculo global de la depreciación correspondiente. OTROS ACTIVOS Cotejamos los registros auxiliares de software y su respectiva amortización así como de los bienes diversos y su depreciación acumulada al 31 de diciembre del 2003. Revisamos los registros auxiliares de gastos diferidos y el registro de las pólizas de seguros y sus respectivas conciliaciones al 31 de diciembre del 2003. Verificamos el registro de la papelería, útiles y otros materiales y su respectiva conciliación con el mayor general. OBLIGACIONES CON EL PÚBLICO Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2003. Revisamos las conciliaciones entre el sistema de ahorros a la vista y anual, con el mayor general. Revisamos la razonabilidad del gasto financiero por concepto de obligaciones con el público. Verificamos el método de calculo utilizado por el sistema para el cálculo de los intereses devengados por los ahorros a la vista y anual, y su adecuado registro mensual en las cuentas de los afiliados. CUENTAS POR PAGAR Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2003. Revisamos variaciones significativas presentadas en las diferentes cuentas durante el periodo de revisión. PROVISIONES Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2003. Verificamos la suficiencia de las provisiones a la fecha de cierre. PATRIMONIO Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2003.
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Revisamos las conciliaciones del registro auxiliar de aportes acumulados con el mayor general al 31 de diciembre del 2003 y las cotejamos los saldos con el registro auxiliar. Realizamos un análisis comparativo mensual para determinar variaciones significativas. Revisamos variaciones significativas presentadas por las diferentes cuentas de patrimonio. INGRESOS Y GASTOS Verificamos la razonabilidad de los gastos e ingresos financieros mediante la realización de prueba globales. Realizamos un análisis comparativo mensual de las partidas más significativas de ingresos y gastos con el fin de determinar variaciones importantes. Realizamos un análisis de los salarios reportados a la Caja Costarricense de Seguro Social, la Instituto Nacional de Seguros y el gasto registrado en contabilidad, para verificar los saldos presentados en los registros contables al 31 de diciembre del 2003. Realizamos el recálculo de las cargas sociales patronales para compararlas con el gasto contable y verificar la suficiencia de las provisiones y oportunidad de los registros.
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Informe de Labores 2003
HALLAZGO 1: DIFERENCIAS ENTRE EL SISTEMA DE BANCOS Y EL SISTEMA CONTABLE RESPECTO A LOS SALDOS DE CUENTAS CORRIENTES. CONDICIÓN: Al efectuar la revisión de las conciliaciones bancarias al 31 de diciembre del 2003 determinamos que las mismas se realizan tomando el saldo presentado por el sistema de bancos y no el saldo en los registros contables libros del cual difiere en los siguientes casos: Número de Cuenta Banco Popular 2029-9 Banco Nacional 533-3
Saldo según Sistema de bancos ¢
2.424.379 (92.242.708)
Saldo según registros contables 1.575.621 (76.943.584)
Diferencia ( 848.758) 15.299.124
CRITERIO: Los sistemas auxiliares utilizados por la contabilidad deben presentar los saldos conciliados con el sistema general de contabilidad (mayor general) y estar integrados con el mismo. CAUSA: El sistema auxiliar de bancos no se encuentra completamente integrado con el mayor general y el mismo ha venido presentando diferencias en los casos descritos anteriormente, pero al tener este la información relativa a los movimientos bancarios, debe ser esta la que se concilia con los estados de cuenta emitidos por el Banco. EFECTO: Los montos presentados en el mayor general no reflejan el saldo real de las cuentas corrientes. RECOMENDACIÓN: Girar las instrucciones necesarias para que dicha diferencias sean identificadas con el fin de realizar los ajustes necesarios. COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN: Anteriormente no se llevaba un control de la conciliación desde el módulo de bancos, por lo que las conciliaciones se realizaban de manera manual, debido a esto se ingresaban asientos manuales que no eran mostrados en el auxiliar de bancos, los que provocaron las 91
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Informe de Labores 2003
inconsistencias en los saldos. Actualmente se encuentra en proceso de análisis estas partidas para determinar y corregir estas inconsistencias.
SEGUIMIENTO CARTA GERENCIA CG-1 2003 En Proceso HALLAZGO 2:
USO DE PARTIDAS TRANSITORIAS DENOMINADAS “CUENTAS PUENTES” EN LOS REGISTROS FINANCIEROS DE LA INSTITUCIÓN. X
CONDICIÓN: En la revisión efectuada sobre las principales partidas que posee la Junta al 30 de abril del 2003, determinamos que no se tienen integrados los módulos de Bancos e Inversiones, situación por la cual para realizar una transacción entre dichos módulos es necesario la utilización de cuentas puente que realicen los pases respectivos. Dichas cuentas se crean para esos casos concretos y ser liquidadas una vez que se realice toda la transacción, sin embargo después de nuestra revisión se determinó que dicho procedimiento no esta siendo realizado oportunamente.
SEGUIMIENTO A CARTA DE GERENCIA CG 2-2003 DE SISTEMAS
Pendiente HALLAZGO 4:
FALTA DE UN REGISTRO DE PRODUCTOS POR COBRAR EN LA BASE DE DATOS DE PRÉSTAMOS.
CONDICION: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que en la base de datos de préstamos no se registran los productos por cobrar de forma automatizada.
92
En Proceso
x
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Informe de Labores 2003
Actualmente se posee un reporte el cual emite los productos por cobrar de forma automatizada, sin embargo se encuentra en proceso la política que debe de tomar la Junta Directiva para su uso. HALLAZGO
5:
FALTA DE UN REGISTRO AUTOMATIZADO DE PRODUCTOS POR COBRAR EN LA BASE DE DATOS DE INVERSIONES.
x
CONDICIÓN: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que en la base de datos de inversiones no se registran los productos por cobrar de forma automatizada.
Pendiente HALLAZGO 7:
En Proceso
FALTA DE UN PLAN ESTRATEGICO DE PARTE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA.
CONDICIÓN: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que la Junta no cuenta con un plan estratégico de parte del Departamento de Informática, el cual contenga los objetivos y metas propuestos para el área de informática y que lleve una debida relación con el plan de la Junta.
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Actualmente se encuentra en elaboración el documento “ Plan Estratégico en Tecnologías de Información, por parte del departamento de sistemas. HALLAZGO 10:
FALTA DE ALARMAS CONTRA INCENDIO EN EL ÁREA DONDE SE UBICAN LOS SERVIDORES.
CONDICIÓN: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que la Junta no cuenta con alarmas contra incendio 93
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Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo Universidad de Costa Rica
Informe de Labores 2003
en el área donde se ubican los servidores.
Pendiente HALLAZGO 11:
En Proceso
FALTA DE UNA ADECUADA INFRAESTRUCTURA EN EL ÁREA DONDE SE ALMACENAN LOS SERVIDORES.
CONDICIÓN: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que la Junta no cuenta con una adecuada infraestructura en el área donde se almacenan los servidores, esto debido a que no se guarda una relación entre la cantidad de equipos y la cantidad de mobiliario contenido en esta área. HALLAZGO 13:
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FALTA DE PLANES DE CAPACITACIÓN POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA.
CONDICIÓN: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que la Junta no cuenta con planes de capacitación por parte del Departamento de Informática.
HALLAZGO 14:
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FALTA DE POLITICAS PARA EFECTUAR CAMBIOS A LOS DATOS.
CONDICIÓN: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que la Junta no cuenta con políticas para efectuar cambios a los datos que se almacenan en los sistemas de información.
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Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo Universidad de Costa Rica
Informe de Labores 2003
Pendiente HALLAZGO 15:
En Proceso
FALTA DE UN DICCIONARIO DE DATOS EN LOS SISTEMAS.
CONDICIÓN: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que la Junta no cuenta con un diccionario de datos en los sistemas. HALLAZGO 16:
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MANUAL PARA LA SEGURIDAD FÍSICA Y LÓGICA DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMÁTICA FUERA DE OPERACIÓN.
CONDICION: Al realizar el estudio de control interno de los sistemas, se determinó que el Manual para la Seguridad Lógica y Física de la Tecnología de Información se encuentra fuera de operación, el cual contiene los procesos y metodologías para la seguridad física y lógica de los sistemas. Además de contener las recomendaciones realizadas por las auditorías anteriores.
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