LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN INTERINSTITUCIONAL Lic. Wilfredo Aquije Uchuya Director de la Oficina de Comunicaciones DIRESA-ICA.

LA COMUNICACIÓN • La comunicación constituye la principal herramienta de trabajo para todo tipo de actividad que desarrolla el ser humano. • Sin comunicación, que es el principal proceso psico-social de la interacción humana, no hay integración. • De tal manera que la comunicación es el medio más eficaz para lograr la integración social y consolidar los cambios culturales necesarios para conseguir entendimiento, cooperación, participación e identificación.

DE QUÉ COMUNICACIONES HABLAMOS? • Nos referimos a las comunicaciones que, cumpliendo los requisitos técnicos y teóricos de un buen proceso o circuito comunicacional (diálogo de ida y vuelta), contengan un mensaje de solidaridad humana, que conlleve al cumplimiento de una responsabilidad social. • Consecuentemente, esto implica la plena y total integración.

LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL • La comunicación organizacional se entiende como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos.

EN RESUMEN • Para que se desarrolle una comunicación organizacional interinstitucional será necesaria la participación activa de los actores involucrados en el proceso, sin el compromiso de éstos y de las instituciones que le permitan a sus representantes tomar decisiones, se correrá el riesgo de no cumplir con los objetivos trazados, en conclusión, se necesita voluntad y liderazgo para alcanzar las metas planeadas.

Cómo debemos trabajar de manera intersectorial? • Con mensajes en una sola voz y con un mismo contenido. • Debemos trabajar en la prevención de una situación de emergencia integralmente y a distintos niveles: tener presencia en todos los sectores de la población. • Tenemos que integrar esfuerzos y recursos económicos, logísticos y humanos. • Hay que evitar confusión y asumir liderazgos: definir roles y funciones ante una crisis (cada quien sabe que debe hacer).

Lecciones Aprendidas • Comunicación Interna: Debemos contar con estrategias, planes de acción y respaldo de la alta dirección y líderes políticos para: • Efectuar los primeros anuncios • Considerar los límites de la transparencia • Designar voceros • Considerar la capacitación, los mensajes, los públicos y los canales de comunicación. • Comunicación Externa: – A través de los responsables de prensa de otras instituciones y/o ministerios – Mediante la movilización comunitaria.

Lecciones Aprendidas • Buscar expertos en el tema • Brindar información básica en salud • Ajustarse a las necesidades del público y de los medios.

Quién es su cliente interno?

Usted Su equipo técnico

Su Director Comité Nacional

Su Ministro

Qué hacemos a nivel interno? Lista de verificación de la OPS ™ Incorporación del responsable (o equipo) de comunicación. Conformar un grupo de comunicaciones. ™ Definir quién dirigirá las actividades de comunicación. ™ Nombrar y capacitar a los portavoces (voceros). ™ Capacitación a otros funcionarios de alto nivel. ™ Crear una línea jerárquica.

™ Elaboración de los planes de acción. ™ Colaborar estrechamente con las autoridades técnicas para apoyar. ™ Presentar simulaciones, tratar las situaciones. ™ Investigar qué es lo que el público percibe y cree. ™ Diálogo formal e informal con la comunidad. ™ Tratar de llegar a socios.

™ Obtener el apoyo de los médicos de atención primaria, las enfermeras. ™ Crear mensajes de preparativos. ™ Crear materiales informativos. ™ Decidir qué canales de comunicación se usarán. ™ Actualizar las listas de medios de comunicación. ™ Implicar a los medios de comunicación ahora. ™ Planificar sesiones de capacitación de los medios de comunicación.

Qué debe hacer usted internamente? • Debe tener listo un plan comunicación de riesgo de rápida activación en una situación de emergencia. • Hay que tener identificados y entrenados a los voceros. • Debe considerar la posibilidad de reunirse con el comité de crisis o las principales autoridades después de notificada la crisis, para proveerles de una evaluación de la crisis desde la perspectiva de los medios.

Qué debe hacer usted internamente? • Hay que tener la capacidad de informar a las autoridades regularmente sobre los pasos específicos que se están tomando internamente y por otras organizaciones para interactuar con los medios • Puede identificar dentro de la organización a todos aquellos que deberían estar informados acerca del plan de comunicación en caso de que ocurra una crisis. • Debemos planificar al interior de nuestra institución pero tomando en cuenta que somos parte de un Grupo Interagencial, multisectorial e interinstitucional de Comunicación de Riesgo. • Identifique a otros socios claves fuera de la institución.

…active un sistema de comunicación • • • • •

Desarrolle procedimientos de coordinación con socios claves. Acuerden quien tiene la propiedad de la información (quién la lanza (el vocero) cuándo luego de la investigación) cómo (utilizando los medios de comunicación); Coordine el lanzamiento de información antes de que llegue al público; Coordine hablar con una sola voz (usando un mismo lenguaje); Identifique a los voceros designados en otras instituciones socias.

Aprueben los procedimientos • Informar tempranamente, es un elemento crítico para mantener la confianza. Esto implica que los procedimientos tienen que ser claros para lograr una aprobación clara y efectiva de la información. • Asegure la aprobación de la información para su distribución al público y coordínela con otros socios. • Facilite el lanzamiento de la información (idealmente al término de pocas horas) para fortalecer la credibilidad. • Desarrolle procedimientos simples para verificar la información y conseguir su aprobación.

Debemos estar preparados, para que esto, no vuelva a ocurrir…

¡UNIDOS, TODO LO PODEMOS!

• MUCHAS GRACIAS.