Mantenimiento de Recursos Computacionales y Equipos

Código

IGI-04 v.03

Página

1 de 6

1. Objetivo y Alcance Establecer cada uno de los pasos a seguir para atender eficientemente las solicitudes de mantenimiento de maquinaria y/o equipo de la Universidad de Pamplona realizadas por la comunidad universitaria. El Instructivo comprende desde el momento en que la persona interesada realiza la solicitud del Servicio de Mantenimiento de maquinaria y/o equipo hasta el archivo de registro de solicitudes y asignaciones de actividades. 2. Responsable El Responsable de verificar el correcto funcionamiento de la maquinaria y equipos de es el Coordinador de mantenimiento de Infraestructura Tecnológica de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Mantenimiento Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos, máquinas, construcciones civiles, instalaciones. 3.2. Mantenimiento Correctivo Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo y el paro súbito de la máquina o instalación. Dentro de este tipo de mantenimiento podríamos contemplar dos tipos de enfoques: Mantenimiento paliativo o de campo (de arreglo) o Mantenimiento curativo (de reparación). 3.3 Equipo de Trabajo Grupo de ingenieros y técnicos que conforman el centro interno de mantenimiento según la planta actual se cuenta con cinco técnicos grado 8 y un profesional grado 15 3.4 Mantenimiento Preventivo Este tipo de mantenimiento surge de la necesidad de rebajar el correctivo y todo lo que representa. Pretende reducir la reparación mediante una rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos dañados, si la segunda y tercera no se realizan, la tercera es inevitable.

Fecha

Elaboró

Revisó

Aprobó

Firma Iván Dario Lizcano Ruiz

Firma Yohana Milena Arb García

Firma María Victoria Baustista

Octubre 17 de 2007

Fecha

Octubre 17 de 2007

Fecha

Octubre 25 de 2007

Mantenimiento de Recursos Computacionales y Equipos

Código

IGI-04 v.03

Página

2 de 6

3.5 Comité de Bajas Grupo de personas encargadas de coordinar el destino de todos los bienes de la Universidad que por deterioro o daños irreparables deben ser sacados del inventario de la Universidad. Esto se hace mediante el soporte de un concepto técnico dado por un funcionario de la Universidad que tenga la competencia para hacerlo. 3.6 Mantenimiento Predictivo Mantenimiento basado fundamentalmente en detectar una falla antes de que suceda, para dar tiempo a corregirla sin perjuicios al servicio, ni detención de la producción, etc. Estos controles pueden llevarse a cabo de forma periódica o continua, en función de tipos de equipo, sistema productivo, etc. Para ello, se usan para ello instrumentos de diagnóstico, aparatos y pruebas no destructivas, como análisis de lubricantes, comprobaciones de temperatura de equipos eléctricos, etc. Las demás definiciones que aplican para el presente instructivo se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido Responsable: Dependencia y/o Usuario Interesado, Coordinador de mantenimiento de Infraestructura Tecnológica, La persona interesada en recibir el servicio realiza la solicitud vía e-mail a [email protected] o en medio físico diligenciado el FGI-02 “Solicitud de Servicio de Mantenimiento” en la oficina de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico. Esta solicitud es registrada en el FGI-14 “Registro de Solicitudes”. 4.1. Solicitud del Servicio de Mantenimiento de Maquinaria y/o Equipo

Responsable: Dependencia y/o Usuario Interesado, Coordinador de 4.2. Asignación de Actividades mantenimiento de Infraestructura Tecnológica Recibida la solicitud en el FGI-02 “Solicitud de Servicio de Mantenimiento”, clasificada como mantenimiento de recursos computacionales y/o equipo. El Coordinador de Mantenimiento de Infraestructura Tecnológica asigna al funcionario responsable de dicho mantenimiento, y lo registra posteriormente en el FGI-02 “Solicitud de Servicio de Mantenimiento. Coordinador de Mantenimiento de Infraestructura Tecnológica diligencia el FGI-47 “Asignación de Actividades”, y lo entrega a la persona de su equipo de trabajo quien se encargará directamente de realizar el servicio.

Mantenimiento de Recursos Computacionales y Equipos

Código

IGI-04 v.03

Página

3 de 6

Responsable: Coordinador de mantenimiento de Infraestructura Tecnológica Si la solicitud recibida es la instalación de un nuevo equipo se diligencia los formatos HGI01 “Ficha Técnica de Equipos” o HGI-02 “Ficha Técnica de Hardware y Software” Como complemento el equipo tendrá el HGI-03 “Ficha de Revisión”, el cual indica la fecha de la última revisión y cuando será su próximo mantenimiento, en los laboratorios se llevara una sola ficha de revisión donde indique el numero de equipos revisados. Si el equipo es un automóvil se debe diligenciar tanto el HGI-05 “Ficha Técnica de Vehículo” y el FGI-07 “Hoja de vida de Vehículo”. 4.3.

Instalación de Nuevos Equipos

Responsable: Técnico de Sistemas, Técnico de Eléctrica, Técnico de Electrónica, Técnico de Microscopia, Técnico de Redes El personal asignado por el Coordinador de mantenimiento de Infraestructura Tecnológica se dirige a la dependencia que hace la solicitud para realizar una valoración del trabajo llevando consigo el formato FGI-47 “Asignación de Actividades”, los tipos de mantenimiento que se pueden presentar son de hardware-software (ver guía GGI-10 “Mantenimiento de Hardware y Software”), telefonía, mantenimiento general de equipo (ver guía GGI-10 “Mantenimiento de Hardware y Software”) y microscopia, 4.4. Prestación del Servicio de Mantenimiento

Si el mantenimiento no necesita de herramientas ni materiales el personal asignado realiza la actividad inmediatamente sin trasladar el equipo y la persona solicitante del servicio firma el FGI-47 “Asignación de Actividades” como constancia del servicio prestado y el recibido de conformidad. Si el mantenimiento no se puede realizar en el sitio donde funciona el equipo, éste se debe trasladar al centro interno de mantenimiento para su valoración, después se determina un tiempo de espera para reparar el equipo y esto es comunicado al solicitante por medio escrito. Si la actividad requiere de herramienta y/o materiales se remite al paso 4.5. solicitud de elementos de trabajo, después de obtenerlos los materiales necesarios, el personal asignado realiza la actividad y hace firmar el FGI-47 “Asignación de Actividades” como constancia del servicio prestado y el recibido de conformidad Si la actividad no puede ser realizada por la persona asignada o no tiene reparación, ésta se remite al Coordinador de mantenimiento de Infraestructura Tecnológica para que este a su vez pase un reporte por escrito al Jefe de la Sección para que proceda según se indica en el paso 4.6.

Mantenimiento de Recursos Computacionales y Equipos

Código

IGI-04 v.03

Página

4 de 6

Responsable: Jefe de la Sección de Gestión del Recursos Físicos y Apoyo Logístico, Coordinador de Mantenimiento 4.5. Solicitud y Entrega de Materiales de Infraestructura Tecnológica y/o el Coordinador de Recurso Físico y Apoyo Logístico Tecnólogo de Obras Civiles y Personal Asignado Si la realización del servicio requiere de materiales y/o herramientas, la persona asignada se dirige al Jefe de Sección, para que autorice la entrega de los mismos El responsable asignado para la realización del mantenimiento, diligencia el FGI-03 “Solicitud Materiales del Depósito”, el cual es revisado por el Jefe de la Sección y autorizado por medio de la firma para la respectiva entrega del material. Este formato es archivado en la Oficina de la Sección. 1. Si hay materiales y/o herramientas los entrega al operario, mediante FGI-04 “Registro de Entrada y Salida de Materiales del Depósito”, y lo hace firmar del funcionario. 2. Si no hay materiales el Jefe de la Sección solicita la compra de los mismos a la Sección de adquisiciones y Almacén diligenciando el FAD-01 “Requerimientos de Bienes y Servicios”. En caso de que todo el material no haya sido utilizado, se hace la devolución del mismo, diligenciando el FGI-03 “Solicitud Materiales del Depósito”, para el almacén de depósito de materiales de la Sección de Gestión de Recurso Físico y Apoyo Logístico. Responsable: Jefe de Sección de Gestión del Recurso Físicos y Apoyo Logístico y Coordinador de Mantenimiento de Infraestructura Tecnológica Si el mantenimiento no se puede realizar porque el personal no esta capacitado o no tiene la herramienta para hacerlo el Jefe de Recursos Físicos procede a cotizar externamente la reparación, dependiendo de la cuantía de la cotización se hace la solicitud de Disponibilidad Presupuestal al Vicerrector Administrativo y financiero mediante el FAD-01 “Requerimientos de Bienes y Servicios”, o al Ordenador del Gasto (Rector de la Institución) mediante el FGI-45 “Solicitud de Disponibilidad”, para su respectiva aprobación. 4.6. Contratación de Mantenimiento Externo, Solicitud de Garantía y Comité de Bajas

Si la Disponibilidad es aprobada se comienza contratación externa según el proceso que determine la Oficina de Jurídica. Si el equipo y/o maquinaria no puede ser revisado porque lo cubre la garantía, el Coordinador de mantenimiento de Infraestructura Tecnológica se encarga de hacer efectiva la garantía con la empresa correspondiente, esto se hace mediante medio escrito. Si el equipo no tiene arreglo, el Coordinador de mantenimiento de Infraestructura

Mantenimiento de Recursos Computacionales y Equipos

Código

IGI-04 v.03

Página

5 de 6

Tecnológica emite un concepto técnico y se lo envía al Jefe de Recursos Físicos para que éste a su vez solicite a la Sección de Adquisición de Bienes y servicios que sea llevado al comité de bajas. Responsable: Coordinador de Mantenimiento de Infraestructura Tecnológica Auxiliar Administrativo El Coordinador de mantenimiento de Infraestructura Tecnológica y equipos hace llegar diariamente a la Oficina de Gestión del Recurso Físicos y apoyo Logístico y el Auxiliar Administrativo archiva el FGI-47 Asignación de Actividades junto con el FGI-02 Solicitud de Servicio de Mantenimiento”, en la misma oficina para posteriores análisis estadísticos. 4.7 Archivo de Registro

5. Documentos de Referencia • • • • • • • •

NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica HGI-01 “Ficha Técnica de Equipos” HGI-02 “Ficha Técnica de Hardware y Software” HGI-03 “Ficha de Revisión” HGI-05 “Ficha Técnica de Vehículo” GGI-10 “Mantenimiento de Hardware y Software”

6. Historia de Modificaciones Versión 00 01 02

Naturaleza Del Cambio Cambio de nomenclatura de las fichas FGI a HGI Actualización de documentos Por directrices de la Administración del Sistema de Gestión de la Calidad

Fecha Del Cambio

Aprobación Del Cambio

Octubre 25 de 2005 Noviembre 10 de 2005 Octubre 27 de 2006 Noviembre 16 de 2006 Octubre 17 de 2007

Octubre 25 de 2007

7. Administración de Registros Cód.

FGI-02

Nombre

Responsable

Ubicación

Acceso

Coordinador de Archivo de la Auxiliar Mantenimiento de Sección de Administrativo y Solicitud de Servicio Infraestructura Gestión del Jefe de la Sección Tecnológica de Mantenimiento Recurso Físico de Gestión del y Apoyo Recurso Físico y Logístico Apoyo Logístico

Tiempo de Retención

1 Año

Disposición final Centro de Recursos Bibliográficos y Administración de Documentos

Mantenimiento de Recursos Computacionales y Equipos

Auxiliar Administrativo

Archivo de la Auxiliar Sección de Administrativo y Gestión del Jefe de la Sección Recurso Físico de Gestión del y Apoyo Recurso Físico y Logístico Apoyo Logístico

FGI–03

Solicitud Materiales del Deposito

FGI-04

Archivo del Registro de Entrada Jefe de la Sección Depósito de la Almacenista y Jefe de la Sección de Sección de y Salida de de Gestión del Gestión del Gestión del Materiales del Recurso Físico y Recurso Físico Recurso Físico y Deposito Apoyo Logístico Apoyo Logístico y Apoyo Logístico

FGI-07

Hoja de Vida de Vehículo

FGI-14

FGI-45

FGI-47

8. Anexos “No aplica”.

Sección de Coordinador de Mantenimiento de Gestión del Infraestructura Recurso Físico y Apoyo Tecnológica Logístico

Personal Autorizado

Registro de Solicitudes

Archivo de la Auxiliar Coordinador de Sección de Administrativo y Mantenimiento de Gestión del Jefe de la Sección Infraestructura Recurso Físico de Gestión del Tecnológica y Apoyo Recurso Físico y Logístico Apoyo Logístico

Solicitud de Disponibilidad

Archivo de la Auxiliar Administrativo y Jefe de la Sección Sección de Gestión del Jefe de la Sección de Gestión del Recurso Físico y Recurso Físico de Gestión del y Apoyo Recurso Físico y Apoyo Logístico Logístico Apoyo Logístico

Asignación de Actividades

Coordinador de Mantenimiento de Infraestructura Tecnológica

Archivo de la Auxiliar Sección de Administrativo y Gestión del Jefe de la Sección Recurso Físico de Gestión del y Apoyo Recurso Físico y Logístico Apoyo Logístico

Código

IGI-04 v.03

Página

6 de 6

1 Año

1 Año

1 año

1 Año

1 Año

1 Año

Centro de Recursos Bibliográficos y Administración de Documentos

Centro de Recursos Bibliográficos y Administración de Documentos

Centro de Recursos Bibliográficos y Administración de Documentos

Centro de Recursos Bibliográficos y Administración de Documentos

Centro de Recursos Bibliográficos y Administración de Documentos

Centro de Recursos Bibliográficos y Administración de Documentos