Manual de migración de las cuentas de correo @edu.gva.es

Índice 1.Necesidad y cuentas afectadas.......................................................................................3 2.Características técnicas de las nuevas cuentas de correo...........................................4 3.Calendario de migración..................................................................................................5 4.Guardando los correos de la cuenta antigua................................................................5 5.Guardando la libreta de direcciones............................................................................12 6.¿Cómo acceder a mi nueva cuenta de correo?...........................................................18

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1. Necesidad y cuentas afectadas El correo electrónico (e-mail), es uno de los servicios de Internet de mayor utilidad, permite enviar y recibir mensajes, imágenes, sonidos y toda clase de archivos. La forma en que trabaja es similar a la del correo postal, cada usuario de Internet posee una o más direcciones de correo electrónico y con el uso de un programa administrador de e-mail puede enviar y recibir mensajes. El correo web o webmail es un servicio de correo que para ser utilizado requiere que nos conectemos a una determinada página de Internet e introduzcamos nuestro nombre de usuario y contraseña. Es decir, consultamos y manejamos los correos directamente en el servidor desde una página web en lugar de descargarlos en el PC. Por tanto, su principal ventaja respecto a las cuentas de correos POP (aquellas cuyos mensajes se descargan en la computadora) es su absoluta disponibilidad desde cualquier computadora, ya que no es necesario tener instalado y configurado un software gestor de correos electrónicos como Outlook o Thunderbird. En contrapartida, el hecho de que se esté trabajando en el servidor conlleva un mayor tamaño de nuestro buzón (ya que los mensajes no se descargan nunca en nuestro PC), lo cual, a su vez, provoca que el acceso a nuestra cuenta sea más lento que desde un software gestor. Además, el software gestor suele incluir más opciones de manejo y configuración que su alternativa con webmail. Por razones técnicas y con el fin de mejorar y unificar el servicio, la plataforma de correo electrónico Zimbra (webmail.edu.gva.es) utilizada actualmente para las cuentas de correo con dominio @edu.gva.es va a ser migrada a un nuevo servidor de correo electrónico: webmail Horde (el mismo que ya utilizamos para nuestra cuenta de correo de docente: [email protected]). Se trata de una plataforma de código abierto (open source), basada en estándares, a la que podemos acceder a través de la URL webmail.gva.es. Las cuentas de correo electrónico afectadas son las siguientes: • • • •

[email protected] (ej. [email protected]) [email protected] (ej. [email protected]) [email protected] (ej. [email protected]) [email protected] (ej. [email protected])

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Que pasarán a ser a partir de ahora: • • • •

[email protected] (ej. [email protected]) [email protected] (ej. [email protected]) [email protected] (ej. [email protected]) [email protected] (ej. [email protected])

IMPORTANTE: El cambio en las cuentas de correo afectará directamente a todos aquellos lugares donde aparezcan publicitados, como plantillas, documentos impresos del centro, página web, formularios, etc. Recuerde por tanto modificar toda la documentación relacionada y avisar a todo el personal que pueda verse afectado: proveedores, profesorado, familias, alumnado, etc.

2. Características técnicas de las nuevas cuentas de correo Las características técnicas de las nuevas cuentas de correo son las siguientes: • • • •

• •

•

La cuota estándar por usuario es de 100 MB. Los cuentas que actualmente utilizan entre 100 MB y 1 GB mantendrán la cuota de 1 GB. Los cuentas que por razones justificadas se encuentren entre 1 GB y 8 GB tendrán un límite máximo de 8 GB. La medida máxima de los mensajes está limitado a 20 Mb. En el caso de utilizar webmail como interfaz, la medida máxima de los anexos será de 6 Mb cada uno, hasta un máximo de 20 Mb. No se permiten los envíos masivos y serán rechazados los mensajes si el número de destinatarios supera los 100. Los mensajes con anexos ejecutables serán eliminados a causa del incremento y continua aparición de nuevos virus. Si es necesario se podrá enviar en un archivo comprimido con la contraseña. No se permite el envío de más de 250 mensajes desde la misma IP/cuenta de correo por hora.

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3. Calendario de migración La migración de las cuentas de @edu.gva.es a @gva.es se realizará el día 2 de mayo de 2016. A partir de ese día se comenzarán a recibir todos los correos electrónicos a través de la nueva plataforma (webmail.gva.es) y a su vez, dejarán de recibirse en la antigua (webmail.edu.gva.es). Entre el 2 y el 13 de mayo, dispondremos de un periodo en el que almacenar todos aquellos correos que queramos conservar de la antigua plataforma, ya que a partir del 13 de mayo de 2016 dejará de estar activo el servidor de correo webmail.edu.gva.es. Aunque ya tengamos accesible este manual, así como el usuario y contraseña (como veremos en el siguiente punto), hasta el día 2 de mayo no se podrá acceder a las nuevas cuentas de correo. Aquellos centros que ya acceden a sus cuentas @edu.gva.es a través de un cliente de correo electrónico (como Thunderbird) configurado como POP3 (no IMAP), ya disponen de una copia local de todos los mensajes de correo (porque el cliente de correo electrónico la hace automáticamente) y, probablemente, no utilizarán la libreta de direcciones de webmail sino la del cliente local. Consecuentemente, no es necesario que realicen los puntos 4* y 5. Por tanto, la información de estos dos puntos va dirigida a aquellos centros que acceden a sus cuentas @edu.gva.es a través de webmail (webmail.edu.gva.es).

4. Guardando los correos de la cuenta antigua Como se indicaba en el punto anterior, a partir del 13 de mayo dejará de estar activo el servidor de correo webmail.edu.gva.es, por tanto si queremos conservar los correos electrónicos que teníamos en esa plataforma, ya sea en la carpeta de entrada *

Todos los centros deberían hacer una copia de seguridad de directorio local donde se almacena el correo y guardarla en varios soportes (CD, DVD, disco duro externo, etc.) ya que una vez desactivado el servidor @edu.gva.es ya no se podrá volver a acceder a esta información. Al final del apdo. 4 se explica dónde encontrar ese directorio local.

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o almacenados en carpetas, tendremos que descargarlos sobre un cliente de correo electrónico instalado en nuestro propio equipo. Para ello vamos a explicar cómo instalar y descargar los correos y la libreta de direcciones sobre el cliente de correo electrónico Thunderbird. Si nuestro equipo tiene instalado el sistema operativo Lliurex no será necesario descargar e instalar Thunderbird, ya que viene instalado por defecto. Podemos encontrarlo en Aplicaciones | Internet | Thunderbird, tal y como se puede comprobar en la siguiente imagen:

Para equipos con sistema operativo Windows seguiremos las instrucciones que se indican en el siguiente enlace: https://support.mozilla.org/es/kb/instalar-thunderbirden-windows Una vez instalado el cliente de correo, pasemos a configurarlo para poder descargar toda la información del servidor en nuestro equipo local. Nada más entrar en Thunderbird, si es la primera vez y no tenemos ninguna cuenta de correo configurada, nos aparecerá la siguiente pantalla:

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Haremos clic en la opción marcada e introduciremos los datos de la cuenta a configurar:

Introduciremos el nombre [email protected].

del

Centro

y

su

dirección

de

correo:

Si es un Centro de Secundaria o Conservatorio, dispone de una segunda cuenta. Cuando la configure, deberá escribir la dirección de correo: 7

[email protected], y del mismo modo procederemos con la cuenta de correo de la coordinación TIC: [email protected] y la cuenta de fax: [email protected] . Si su Centro es un Aulario de un Centro Rural Agrupado, y está utilizando una dirección de correo del tipo: [email protected], donde "localidad" es la localidad del Aulario, deberá escribir esa dirección de correo (si tiene dudas, contacte con el SAI (http://sai.edu.gva.es). Al hacer clic en “Continuar” la aplicación comenzará a buscar la configuración por defecto y obtendremos la siguiente pantalla:

Cambiaremos la opción IMAP por la de POP3, para descargar todos los correos al ordenador local, si dejáramos IMAP estaríamos trabajando sobre el servidor, en lugar de descargar sobre nuestro equipo local. Seguidamente haremos clic en Config. manual y comprobaremos que los datos del servidor que aparecen (nombre, puerto, SSL y autenticación) coincidan con los de la imagen:

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Para terminar haremos clic en Hecho. Seguidamente, configuraremos la cuenta para que guarde los correos en el servidor durante los 15 días de que disponemos para realizar los cambios, por seguridad, por si perdiéramos la información o hubiera algún problema. Para ello, pinchamos sobre el nombre de la cuenta y hacemos clic sobre el enlace de la imagen:

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A continuación haremos clic en Configuración del servidor y comprobaremos que se encuentra seleccionada la opción Dejar los mensajes en el servidor e introduciremos el número de días: 15; y haremos clic en Aceptar.

Es importante que nos anotemos en qué carpeta de nuestro ordenador (también denominado Directorio local) se está descargando el correo, para más adelante, cuando terminemos de descargar todas las cuentas, podamos realizar una copia de seguridad. Si utilizamos Lliurex, esta carpeta o directorio se denominará .thunderbird y estará en /home/nombreusuario/.thunderbird.

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Nota: Como se trata de una carpeta oculta, para poder verla tendremos que habilitar su visibilidad haciendo clic en el icono que se marca, arriba a la derecha.

En el caso de utilizar Windows, el correo se descargará en la carpeta o directorio local: C:\Users\nombreusuario\AppData\Roaming\Thunderbird. 11

Una vez se haya descargado en el ordenador local la información de todas las cuentas de correo, se recomienda hacer una copia de seguridad del citado directorio local y almacenarla en varios soportes (CD, DVD, disco duro externo, etc.) ya que una vez desactivado el servidor @edu.gva.es ya no podremos volver a acceder a esta información.

5. Guardando la libreta de direcciones La Libreta de direcciones nos permite mantener un listado organizado con las direcciones de correo electrónico que nos interesen.

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El objetivo de este apartado es conseguir exportar la libreta de direcciones del servidor de correo antiguo «webmail.edu.gva.es» e importarla tanto en el cliente de correo local: Thunderbird, como en el nuevo servidor de correo «webmail.gva.es». Veamos los pasos a seguir para conseguir exportar la libreta de direcciones del servidor antiguo: 1. Entramos al servidor «webmail.edu.gva.es». 2. Seleccionamos la pestaña Preferencias, hacemos clic en Importar/Exportar, seleccionamos Contactos y en desplegable Contactos de Thunderbird. Finalmente hacemos clic en Todas las carpetas.

3. Inmediatamente aparecerá la siguiente ventana, donde podemos elegir la libreta de direcciones de Contactos, o los Contactos respondidos. Según nuestras preferencias, elegiremos una, otra o las dos (en este caso efectuaremos este proceso dos veces, uno por libreta). Al hacer clic en Aceptar, veremos que comienza a descargarse un fichero con la extensión .csv (Contacts.csv) en nuestra carpeta Descargas.

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Ahora ya estamos en disposición de importar esta información en el sistema deseado. Comencemos por nuestro cliente de correo Thunderbird: 1. Hacemos clic sobre la pestaña Direcciones

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2. Y seguidamente sobre Herramientas y seleccionamos Importar…

3. Obtendremos la siguiente ventana, seleccionaremos el tipo de fichero a importar (.csv) y haremos clic en Siguiente

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4. Buscamos el fichero Contacts.csv en la ubicación de nuestro ordenador donde lo habíamos guardado anteriormente (en mi caso en Descargas) y seleccionamos el tipo de fichero “Todos los archivos” en el desplegable de abajo a la derecha. Por último haremos clic en Abrir.

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5. [Optativo] Si queremos, podemos entretenernos en hacer coincidir los campos que aparecen a derecha e izquierda de la siguiente pantalla, pinchando sobre el campo de la izquierda y desplazándolo arriba y abajo con los botones Subir y Mover abajo. Esta tarea se puede realizar para cada uno de los registros, haciendo clic en Siguiente.

6. Una vez terminado el paso anterior, o si decidimos saltárnoslo, simplemente haremos clic en el botón Aceptar y obtendremos la ventana final que nos confirmará que hemos realizado correctamente la importación. Sólo nos quedará hacer clic en el botón Terminar y comprobar que nuestros contactos se han añadido correctamente.

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Para importar el fichero de contactos en la nueva plataforma de webmail, seguiremos las instrucciones que se indican en su manual cuya ubicación se puede encontrar en la última imagen de este documento.

6. ¿Cómo acceder a mi nueva cuenta de correo? El primer paso para acceder a tu nueva cuenta de correo será conseguir el nuevo usuario y contraseña. El usuario será el mismo que tenías hasta ahora, que coincide con la parte que va delante de la “@” (ej. Para la cuenta de correo del centro: [email protected] el usuario antes y ahora es 46000000). Y la contraseña de cada una de las cuentas a migrar podrá ser consultada en ITACA por parte de la dirección del centro seleccionando la pestaña Llistats. 18

Dentro de los documentos, seleccionaremos el que lleva por título: Cuentas de correo y contraseñas iniciales de un centro, obteniendo un documento con el siguiente aspecto:

Una vez localizadas las credenciales (usuario y contraseña) de la nueva cuenta ya podremos iniciar una sesión de correo Web de la Generalitat Valenciana, introduciendo la dirección (o URL) https://webmail.gva.es en el campo de dirección de la pantalla del navegador y rellenando los campos solicitados (usuario, contraseña 19

y código visual o captcha) y pulsando Enter o haciendo clic en el botón Iniciar sesión.

En el manual de la aplicación se puede consultar cualquier duda relacionada con el manejo del portal.

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