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MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EDUCAL S.A. DE C.V.
AGOSTO 2012
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EDUCAL, S.A. DE C.V.
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HOJA DE FORMALIZACIÓN CLAVE DEL ÁREA DIRECCIÓN GENERAL 0001 MES
DÍA
AÑO Organización general
23
08 12 AUTORIZACIÓN Tercera Sesión de Consejo de Administración 23 de agosto de 2012
ELABORÓ Lic. Víctor Manuel Bouchán Salinas Gerente Técnico Administrativo
REVISIÓN JURIDICA Lic. Octavio Galindo Gordillo Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos
VIGENCIA: A partir del 23 de agosto de 2012. (Sustituye la versión de fecha Marzo de 2005.) OBSERVACIONES: Este documento es de observancia obligatoria para todas las áreas de Educal, S.A. de C.V. CRÉDITOS: Aspectos administrativos: Lic. Víctor Manuel Bouchán Salinas, Gerente Técnico Administrativo. Aspectos Jurídicos: Lic. Octavio Galindo Gordillo, Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos
CONTROL DE ACTUALIZACIONES Revisión
Motivo o causa: Petición del Órgano Interno de Control en EDUCAL, y actualización.
Hoja (s) No.
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CONTENIDO Hoja
1. Introducción
4
2. Antecedentes
5
3. Misión y objetivos estratégicos
7
4. Marco normativo
8
5. Estructura orgánica
12
6. Organograma
13
7. Funciones
14
Dirección General
14
Secretaría Particular
16
Departamento de Proyectos Especiales
17
Unidad de Asuntos Jurídicos
18
Departamento Contencioso
20
Departamento de Convenios
21
Gerencia de Librerías
22
Departamento de Librerías, Zona Centro
24
Departamento de Librerías Foráneas
26
Departamento de Productos Culturales
28
Departamento de Control Administrativo
29
Gerencia de Distribución
31
Departamento de Ventas
33
Departamento de Almacén
34
Departamento de Abastecimiento y Distribución
36
Gerencia Técnico Administrativa
38
Departamento de Programación y Evaluación
40
Departamento de Recursos Humanos
41
Departamento de Recursos Financieros
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Departamento de Recursos Materiales
44
Departamento de Crédito y Cobranzas
45
Gerencia de Sistemas
46
Departamento de Desarrollo de Sistemas
48
Departamento de Proceso de Datos
50
Departamento de Control de Inventarios
52
8. Glosario
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1. INTRODUCCIÓN Contexto Este documento contiene el Manual de Organización General de la entidad pública paraestatal denominada Educal, S.A. de C.V., que tiene como objetivo principal describir la estructura orgánica y funciones de las áreas que la conforman, con el fin de fundamentar las actividades que se realizan, para dar cumplimiento a la misión que se le ha encomendado. Durante el transcurso de la historia hemos pasado de la era industrial, donde las maquinas tenían por apéndice al hombre, a una nueva etapa en la que se privilegia el conocimiento y las personas constituyen la piedra angular de las empresas. Hoy, con el mismo espíritu, los objetivos se han renovado y se tienen metas de gran alcance. El desarrollo de la ciencia ha llevado a la constante revolución de la tecnología y los procesos, donde la competitividad adquiere una ventaja significativa. Fines Educal, S.A. de C.V. tiene dos fines, aparentemente dicotómicos, pero que deben complementarse. El primero propio de su naturaleza de empresa de participación estatal – sociedad anónima–, persigue el lucro; en tanto que el segundo, que se relaciona, con su origen, ya que al dimanar del sector educativo y, en particular, del subsector cultural, busca promover y difundir la cultura. Como se desprende de lo expuesto, su estructura y operación deben ser capaces de responder a estas dos finalidades, pues la primera subsiste con sus propios recursos, buscando generar más; y la segunda, se sustenta en recursos públicos, que se destinan a otorgar un servicio público a la sociedad. Alcance El presente Manual se desprende de un proceso de actualización periódica, que tiene por objeto responder a los retos que se plantean a la empresa por los cambios de la dinámica del mercado de libros y artesanías. Las funciones del Manual, correspondientes a marzo del 2005, fueron sometidas al escrutinio de los actuales responsables de las áreas administrativas correspondientes, así como a la revisión posterior de los mandos superiores inmediatos. La verificación implicó determinar qué funciones subsistían a la fecha, cuáles se habían suprimido y cuáles han venido a sumarse a las de 2005, y con esa información se actualizó dicho Manual, sin otras aspiraciones, toda vez que la empresa está llevando a cabo un proceso de modernización del que se desprenderán cambios de otra dimensión y trascendencia. Contenido El Manual consta de ocho apartados. El primero está constituido por la presente introducción. El segundo por una sinopsis de los principales antecedentes. El tercero se refiere a la misión y objetivos estratégicos de la empresa. El cuarto, relaciona el marco normativo. En el quinto se presenta la estructura orgánica. En el sexto el organograma. En el séptimo, las funciones de las áreas y, en el último, el glosario.
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2. ANTECEDENTES 1. Creación de la empresa. Educal, S.A. de C.V. fue creada, en el año de 1982 con la escritura pública No. 21,086, por el Consejo Nacional de Fomento Educativo, el Banco Mexicano Somex, S.A. y las empresas: Lanza, S.A. Eductrade, S.A. y Meridiano, S.A. con un capital mínimo fijo de $12,000,000.00, en cuyo objeto social destacaban los siguientes fines: a)
Diseñar modelos mexicanos de material didáctico, de acuerdo a los programas y sistemas educativos.
b)
Fabricar material didáctico.
c)
Aprovechar las fábricas y talleres que elaboran material didáctico, montadas actualmente.
d)
Importar y exportar todo tipo de material didáctico.
2. Principales reformas, hasta abril 28 de 2008. Mediante escritura pública No. 31969 del 16 de enero de 2011 se modificó el objeto social, quedando como sigue: I.
Realizar nacional e internacionalmente las actividades de comercialización y distribución de bienes y servicios culturales, producidos por las unidades administrativas e instituciones públicas, agrupadas por el CONACULTA de la SEP, así como ediciones y productos de otras instituciones públicas, preferentemente de carácter educativo y cultural.
II.
Asesorar y participar, tanto en el sector educativo como con las unidades administrativas e instituciones públicas coordinadas por el CONACULTA, en el desarrollo y comercialización de los bienes y servicios culturales que producen y prestan, así como en la cooperación y contratación del uso y aprovechamiento de espacios comerciales, en los términos que se acuerde.
III.
Adquirir de las editoriales y/o empresas públicas o privadas publicaciones, productos culturales y educativos para el Gobierno Federal en las mejores condiciones, mediante los convenios o instrumentos internacionales correspondientes.
IV.
Proporcionar el servicio de almacenamiento, empaque y distribución de las publicaciones, productos culturales y educativos.
V.
Operar y administrar los puntos de venta y, en su caso, los servicios conexos, de manera directa o en asociación, con personas físicas o morales, públicas o privadas, y llevar a cabo todos los actos específicos necesarios para el desarrollo de esta actividad.
VI.
Realizar la producción, edición, reimpresión y distribución de las publicaciones o bienes culturales relacionados con sus fines.
VII.
Adquirir y poseer bienes muebles o inmuebles que estime necesarios y convenientes para realizar los objetivos de la sociedad.
VIII. En general, llevar a cabo los actos y celebrar todos los contratos que sean necesarios para la realización de tales objetivos y los que fueran conexos.
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3. Sinopsis de su evolución histórica. 1982.
Creación de la empresa.
1982-86.
La importación de modelos educativos genera competitividad y la insolvencia de la empresa.
1986.
El Consejo de Administración decide el cierre temporal de la empresa.
1988.
El Consejo de Administración decide reactivar actividades y subrogarse en los derechos y obligaciones del programa “El Correo del Libro” de la SEP.
1989.
Se crea CONACULTA y EDUCAL pasa a ser coordinada por la primera, saneando sus finanzas y fortaleciendo su infraestructura de librerías.
1990.
Se modifica su objeto social ampliando sus funciones comercialización, para establecer y administrar librerías.
1998.
EDUCAL asume las funciones de coordinación y promoción de la comercialización de CONACULTA.
1999.
La empresa amplía sus actividades a la venta de productos culturales.
2000 a 2006
Actúa como facilitador de la comercialización de libros y servicios de los organismos de CONACULTA incrementando su red de librerías propias y asumiendo la distribución de las publicaciones de CONACULTA en todo el país.
una falta de
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3. MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS MISIÓN Promover y apoyar a la cultura a través de la comercialización de libros y productos culturales del CONACULTA y otras instituciones Públicas y Privadas, por medio del fortalecimiento de los canales de distribución en México y en el extranjero. VISIÓN Ser la mayor comercializadora de libros y productos culturales, mejorando permanentemente nuestro desempeño, con una arraigada cultura de servicio. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Mantener a Educal, S.A. de C.V., como la empresa pública de comercialización de libros más importante a nivel nacional. Ser reconocida por nuestros clientes como una empresa que se preocupa por la cultura y está orientada al servicio al cliente.
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4. MARCO NORMATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF 05-II-1917, última reforma DOF 24-VIII-2011. 4.1 Leyes Ley General de Contabilidad Gubernamental DOF 31- XII -2008 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF 29-XII-1976, última reforma DOF 17-VI-2009. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF 14-V-1986, última reforma DOF 28-XI-2008. A. Para la operación mercantil Ley General de Sociedades Mercantiles DOF 04-VIII-1934, última reforma DOF 02-XI-2009. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito DOF 27-VIII-1932, última reforma DOF 20-VIII-2008. Ley Federal de Protección al Consumidor DOF 24-XII-1992, última reforma DOF 30-VIII-2011 Ley de Fomento para la Lectura y el Libro DOF 24-VII-2008. Ley del Impuesto Sobre la Renta DOF 01-I-2002, última reforma DOF 31-XII-2010. Ley del Impuesto al Valor Agregado DOF 29-XII-1978, última reforma DOF 7-XII-2009. Ley Federal del Procedimiento Administrativo DOF 4-VIII-1994, última reforma DOF 30-V-2000. Ley Federal del Trabajo DOF 01-IV-1970, última reforma DOF 17-I-2006 Ley del Seguro Social DOF 21-XII-1995, última reforma DOF 27-V-2011 B. Para la operación cultural pública Ley de Planeación. DOF 5-I-1983, última reforma DOF 20-VI-2011
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Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF 01-X-2007, última reforma 31-XII-2008. Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación DOF 29-V-2009, última reforma 18-VI-2010. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. DOF 4-I-2000, última reforma DOF 28-V-2009. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF 4-I-2000, última reforma DOF 15-VI-2011. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11-VI-2002, última reforma 05-VII-2010. Ley de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos DOF 29-VI-1992, última reforma 30-VI-2006. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF 13-XII-2002, última reforma DOF 13-VI-2003. 4.2 Códigos: Código de Comercio DOF 07-X-1889, última reforma DOF 09-VI-2011. Código Civil para el Distrito Federal DOF 29-XII-2009, última reforma 22-I-2010. Código Penal Federal DOF 14-VIII-1931, última reforma 08-VI-2011. Código Fiscal de la Federación DOF 31-XII-1981, última reforma 10-V-2011. Código Financiero para el Distrito Federal DOF 31-XII- 1994, última reforma GODF 30-XII-2006. 4.3 Reglamentos: Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF 26-I-1990, última reforma DOF 23-XI-2010. Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta DOF 17-X-2003, última reforma 04-XII-2006. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado DOF 04-XII-2006. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria
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DOF 28-VI-2006, última reforma 04-IX-2009. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. DOF 20-VIII-2001, última reforma 28-VII-2010. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF 20-VIII-2001, última reforma 28-VII-2010. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11-VI-2003. Reglamento del Código Fiscal de la Federación. DOF 29-II-1984, última reforma DOF 7-XII-2009. 4.4 Normatividad del Consejo Nacional de Armonización Contable Marco Conceptual 13-VIII-2009. Postulados Básicos 13-VIII-2009. Acuerdo de Interpretación sobre las Obligaciones establecidas en los artículos Transitorios de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Manual de Contabilidad Gubernamental 4-XI-2010. Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Ingresos 13-VIII-2009. Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Egresos 13-VIII-2009. Principales Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio 15-XII-2010. Lineamientos sobre los Indicadores para Medir los Avances Físicos y Financieros relacionados con los Recursos Públicos Federales 1-XII-2009. Clasificador por Rubros de Ingresos 23-X-2009. Clasificación Funcional I-XII-2009. Clasificación Programática Clasificador por Objeto del Gasto (Capítulo, Concepto y Partida Genérica)
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28-V-2010. Adecuaciones al Clasificador por Objeto del Gasto 4-XI-2010. Clasificador por Tipo de Gasto 28-V-2010. 4.5 Normatividad interna Escritura pública No. 21086, del 21 de enero de 1982, mediante la cual se constituye la sociedad denominada “EDUCAL, Sociedad Anónima de Capital Variable”. Escritura pública No 31969 del 16 de enero de 2011, mediante la cual se efectuó la última modificación al objeto social de la entidad.
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5. ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Dirección General 1.0.1 Secretaría Particular 1.0.2 Departamento de Proyectos Especiales 1.1Unidad de Asuntos Jurídicos 1.1.1 Departamento Contencioso 1.1.2Departamento de Convenios 1.2 Gerencia de Librerías 1.2.1 Departamento de Librerías Zona Centro 1.2.2 Departamento de Librerías Foráneas 1.2.3 Departamento de Productos Culturales 1.2.4 Departamento de Control Administrativo 1.3 Gerencia de Distribución 1.3.1 Departamento de Ventas 1.3.2 Departamento de Almacén 1.3.3 Departamento de Abastecimiento y Distribución 1.4 Gerencia de Técnico Administrativa 1.4.1 Departamento de Programación y Evaluación 1.4.2 Departamento de Recursos Humanos 1.4.3 Departamento de Recursos Financieros 1.4.4 Departamento de Recursos Materiales 1.4.5 Departamento de Crédito y Cobranzas 1.5 Gerencia de Sistemas 1.5.1 Departamento de Desarrollo de Sistemas 1.5.2 Departamento de Proceso de Datos 1.5.3 Departamento de Control de Inventario
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ASAMBLEA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE ACCIONISTAS
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6. ORGANIGRAMA
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CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESPECIALES
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARÍA PARTICULAR
UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS
GERENCIA DE LIBRERIAS
GERENCIA DE DISTRIBUCIÓN
GERENCIA TÉCNICO ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE SISTEMAS
DEPARTAMENTO CONTENCIOSO
DEPARTAMENTO DE LIBRERÍAS ZONA CENTRO
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMAS
DEPARTAMENTO DE CONVENIOS
DEPARTAMENTO DE LIBRERÍAS FORÁNEAS
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS CULTURALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
DEPARTAMENTO DE CONTROL ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
DEPARTAMENTO DE PROCESO DE DATOS
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS
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7. FUNCIONES 1. DIRECCIÓN GENERAL OBJETIVO Administrar y representar legalmente a Educal, S.A. de C.V. mediante la conducción, coordinación y dirección de las áreas y procesos relacionados con la operación pública cultural y la operación mercantil lucrativa. FUNCIONES 1.
Formular los programas institucionales de corto, mediano y largo plazo, así como los presupuestos de Educal, S.A. de C.V. y presentarlos, para su aprobación, al Consejo de Administración.
2.
Formular los programas de organización.
3.
Someter al Consejo de Administración los proyectos, estudios y propuestas a que se refiere la ley o que resulten trascendentes tanto para la OPC o para la OML.
4.
Someter a consideración del Consejo de Administración la estructura orgánica y funcional de Educal, S.A. de C.V., así como sus modificaciones de conformidad con los lineamientos aprobados por dicho órgano y con las disposiciones legales aplicables.
5.
Establecer los métodos que permitan el óptimo aprovechamiento de los bienes muebles e inmuebles de Educal, S.A. de C.V.
6.
Tomar las medidas pertinentes a fin de que las funciones de Educal, S.A. de C.V. se realicen de manera articulada, congruente y eficaz.
7.
Autorizar las estrategias para la óptima comercialización de los libros y productos culturales.
8.
Proponer al Consejo de Administración el nombramiento o la remoción, de los dos niveles siguientes de servidores de Educal, S.A. de C.V., la fijación de sueldos y demás prestaciones conforme a las asignaciones globales del presupuesto de gasto corriente aprobado por el mismo Órgano de Gobierno.
9.
Integrar la información y elementos estadísticos que reflejen el estado de las funciones de Educal, S.A. de C.V. para así poder mejorar la gestión de la misma.
10. Establecer los sistemas de control necesarios para alcanzar las metas u objetivos propuestos. 11. Presentar periódicamente, al Consejo de Administración, el informe del desempeño de las actividades de Educal, S.A. de C.V., incluido el ejercicio de los presupuestos de ingresos y egresos y los estados financieros correspondientes. 12. Establecer los mecanismos de evaluación que destaquen la eficiencia y eficacia con que se desempeña Educal, S.A. de C.V. y presentar al Consejo de Administración por lo menos dos veces al año la evaluación de gestión con el detalle que, previamente se acuerde con la referida Junta de Gobierno y escuchando al comisario público. 13. Ejecutar los acuerdos que dicte al Consejo de Administración.
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14. Establecer indicadores de gestión y sistemas adecuados de operación, registro, información, seguimiento, control y evaluación de las operaciones de la entidad. 15. Suscribir en su caso, los contratos colectivos e individuales que regulen las relaciones de Educal, S.A. de C.V. con sus trabajadores. 16. Delegar facultades a los titulares de las unidades administrativas, sin perjuicio de su ejercicio directo, y expedir las circulares respectivas. 17. Autorizar por escrito a los titulares de las unidades administrativas para que realicen en su ausencia actos y suscriban documentos. 18. Establecer los sistemas de control y adoptar las medidas preventivas y correctivas necesarias. 19. Supervisar el cumplimiento de programas simplificación administrativa y capacitación.
de
modernización,
desconcentración,
20. Establecer, con autorización de al Consejo de Administración, los sistemas de administración de personal, supervisión e incentivos. 21. Someter a la aprobación del Consejo de Administración, la participación de la empresa en muestras y exposiciones de materiales didácticos y culturales que se realicen en el extranjero, señalando los beneficios que ello implicaría para el desarrollo de la misma. 22. Asegurar que se atiendan los requerimientos relativos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y lineamientos emitidos en materia de archivos de la entidad. 23. Realizar las funciones que señalen otras leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y demás disposiciones administrativas aplicables. 24. Establecer procedimientos para controlar la calidad de los suministros y programas de recepción, que aseguren la continuidad en la prestación de los servicios que tiene encomendada la entidad. 25. Proporcionar al Comisario la información que le solicite, relacionada con la empresa. 26. Prever el control y registro de la estructura orgánica de la entidad que haya aprobado el Consejo de Administración, así como también de las modificaciones a la misma y de los manuales de organización y procedimientos autorizados. 27. Celebrar contratos y convenios, así como actos jurídicos de dominio y administración, incluida la emisión, aval y negociación de títulos de crédito que sean necesarios para el funcionamiento de la empresa; formular querellas y otorgar perdón; ejercitar y desistirse de acciones judiciales, inclusive del juicio de amparo; comprometer asuntos en arbitraje y celebrar transacciones. 28. Expedir copias certificadas de los documentos que emita en ejercicio de sus funciones.
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1.0.1
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SECRETARÍA PARTICULAR
OBJETIVO Coordinar las actividades administrativas de la oficina del Director General FUNCIONES 1.
Programar la agenda del Director General y verificar el cumplimiento de las acciones acordadas en las reuniones institucionales.
2.
Supervisar en la organización de los eventos y reuniones institucionales en los que participa el Director General.
3.
Atender todo lo relacionado con las peticiones ciudadanas dirigidas al Director General y asegurar su debida atención por parte de las áreas que correspondan.
4.
Brindar asesoría al Director General en los asuntos que éste le encomiende.
5.
Coordinar al personal administrativo adscrito a la Dirección General.
6.
Llevar el debido control del archivo de la Dirección General.
7.
Organizar y dar seguimiento a los asuntos oficiales del Dirección General.
8.
Revisar, turnar y dar seguimiento a la correspondencia.
9.
Dar seguimiento a los programas, acciones y/o compromisos del Dirección General.
10. Integrar la información requerida para el análisis, ejecución y evaluación de los programas, acciones y/o compromisos Dirección General. 11. Elaborar documentos ejecutivos de los asuntos turnados a la Dirección General para facilitar la toma de decisiones. 12. Coordinar la realización de las sesiones de trabajo que permitan atender los programas, acciones y/o compromisos del Dirección General. 13. Fungir como enlace entre las distintas unidades administrativas de la entidad y el Director General. 14. Fungir como Titular de la Unidad de Enlace, en términos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 15. Atender los requerimientos relativos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
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1.0.2
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DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESPECIALES
OBJETIVO Coordinar el proyecto de publicaciones de los estados y cualquier otro proyecto estratégico que determine la dirección general. FUNCIONES 1.
Coordinar, controlar y autorizar el diseño e impresión de portadillas y el multicopiado de programas audiovisuales, previo acuerdo con el Director General.
2.
Proponer proyectos de programas audiovisuales.
3.
Gestionar, negociar y seleccionar las adquisiciones de publicaciones de los estados con los editores observando los procedimientos que correspondan.
4.
Coordinar la comercialización y distribución de publicaciones de los estados y de videos producidos por el subsector cultura en los puntos de venta de EDUCAL.
5.
Promover y asegurar la presencia de publicaciones de los Estados en los puntos de venta de EDUCAL.
6.
Participar en ferias de libros y eventos de promoción editorial en coordinación con el Departamento de Librerías Foráneas.
7.
Atender a los medios de comunicación para promoción de las publicaciones de los Estados.
8.
Atención a editores de los estados a fin de establecer relaciones comerciales.
9.
Desarrollar y proponer proyectos que tiendan a promover la actividad cultural y comercial de EDUCAL.
10. Inclusión de nuevos programas a los proyectos de publicación de los estados. 11. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Director General.
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1.1 UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS OBJETIVO Asesorar y apoyar a la entidad en el ámbito jurídico corporativo, sancionar los convenios que celebre y representarla en los conflictos judiciales, administrativos y laborales que se presenten, con el propósito de salvaguardar sus intereses. FUNCIONES 1.
Representar legalmente a la entidad ante órganos judiciales, laborales y autoridades administrativas, en los juicios y procedimientos de cualquier naturaleza donde EDUCAL sea parte, formulando, contestando demandas y en general, realizar todas las acciones procesales requeridas, con objeto de salvaguardar los intereses de la empresa.
2.
Emitir las opiniones jurídicas, que requieran las unidades administrativas de la Entidad.
3.
Asesorar en el ámbito jurídico-corporativo a la institución y al director general, gerentes y personal de mando de la empresa en el desarrollo de sus funciones.
4.
Sancionar los convenios que celebre la empresa, cuidando que sus términos se ajusten a la legalidad e intereses de la entidad.
5.
Coordinar el registro de los convenios y demás actos consensuales en la que sea parte la institución.
6.
Representar a la empresa en las gestiones jurídico administrativas ante las dependencias y entidades públicas y privadas que así lo requieran.
7.
Aprobar los dictámenes en materia jurídica y laboral.
8.
Custodiar la documentación relativa a los aspectos jurídicos y corporativos de la empresa.
9.
Asesorar y emitir las opiniones correspondientes, en los procesos de contratación reguladas por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las mismas y demás disposiciones aplicables.
10. Proponer, aplicar y evaluar las políticas de la entidad en materia jurídica. 11. Llevar el registro de las personas designadas como consejeros y accionistas que participen en las sesiones del Consejo de Administración y Asambleas Generales, coadyuvando con la Secretaria de Educación Publica para verificar sus acreditaciones. 12. Asesorar y participar en las sesiones de comités, comisiones o grupos de trabajo, que por Ley o disposición específica le corresponda de los que forme parte la Unidad. 13. Coordinar la compilación y divulgación de las leyes, reglamentos, decretos y acuerdos que se relacionen con la esfera de competencia de la entidad. 14. Rendir los informes requeridos por el director general o la autoridad competente, sobre los asuntos de su competencia 15. Atender las demás funciones jurídico administrativa y corporativas propias de las Sociedades Anónimas.
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16. Atender los requerimientos relativos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y lineamientos emitidos en materia de archivos de la entidad que le competan. 17. Expedir copias certificadas de los documentos que emita en ejercicio de sus funciones. 18. Desarrollar las demás funciones que expresamente le encomiende el Director General.
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1.1.1 DEPARTAMENTO CONTENCIOSO OBJETIVO Representar a Educal S.A de C.V. en los procedimientos judiciales y administrativos en que sea parte la entidad. FUNCIONES 1.
Fungir como apoderado de la entidad ante órganos judiciales, laborales y autoridades administrativas en los juicios y procedimientos de cualquier naturaleza donde EDUCAL sea parte, formular las contestaciones demandas, y absolver posiciones, desistimientos o allanamientos, conciliaciones, previo acuerdo con el Titular de la Unidad.
2.
Presentar y atender denuncias de hechos, querellas, y otorgar perdones ante el Ministerio Público y otras autoridades competentes y coadyuvar en la integración de averiguaciones previas en los que la entidad tenga interés jurídico, previo acuerdo con el Titular de la Unidad.
3.
Asesorar a las unidades administrativas en aspectos jurídicos contenciosos que impliquen interpretación de la Ley y divulgar la normatividad aplicable a fin de prevenir conflictos.
4.
Proponer los dictámenes en materia jurídica y laboral que se le encomiende al Titular de la Unidad y en su caso, preparar la opinión que corresponda.
5.
Elaborar todo tipo de contratos o convenios que en materia contenciosa se requieran para salvaguardar los intereses de la entidad.
6.
Resolver las consultas de carácter jurídico laboral y contencioso que formulen las unidades administrativas y emitir las opiniones jurídicas que correspondan.
7.
Gestionar trámites administrativos relacionados con las actividades de la Unidad ante cualquier dependencia o entidad pública o privada.
8.
Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos.
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1.1.2 DEPARTAMENTO DE CONVENIOS OBJETIVO Analizar y formular los convenios que requiere la empresa, salvaguardando la legalidad de los mismos y buscando las mejores condiciones y protección de los intereses de la entidad. FUNCIONES 1.
Realizar el análisis jurídico de las operaciones contractuales que requiere Educal, S.A. de C.V., emitiendo opiniones respectivas.
2.
Analizar y elaborar los convenios y demás actos contractuales en los que intervenga la entidad, de acuerdo a los requerimientos de las unidades administrativas de la empresa.
3.
Gestionar trámites administrativos relacionados con las actividades del departamento ante cualquier dependencia o entidad pública o privada.
4.
Compilar, revisar, analizar y difundirlas leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y demás disposiciones jurídicas; relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
5.
Establecer y llevar el registro, control y archivo de los convenios formalizados.
6.
Elaborar y proponer las opiniones técnico jurídicas relacionadas con las normas contractuales que se le soliciten.
7.
Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos dentro del ámbito de su competencia.
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1.2 GERENCIA DE LIBRERÍAS OBJETIVO Planear, coordinar y dirigir las actividades relativas al manejo y operación de los puntos de venta de EDUCAL, en el marco del Programa de Cultura vigente y del Plan de Trabajo Institucional autorizado, procurando mantener una oferta editorial y de productos culturales adecuada, de conformidad con el perfil de las librerías y su ubicación. FUNCIONES 1.
Planear, coordinar y controlar el Programa Anual de Ventas de la Gerencia.
2.
Planear, organizar y dirigir el proceso de comercialización del material bibliográfico y productos culturales.
3.
Representar legalmente a EDUCAL, en los actos y convenios administrativos y comerciales acorde con las facultades conferidas por el Director General.
4.
Integrar en colaboración con la Gerencia Técnico Administrativa, el programa operativo anual y su proyecto de presupuesto.
5.
Organizar y controlar las operaciones que realizan los Departamentos adscritos a la Gerencia y delegar funciones a los mismos.
6.
Dirigir la participación de la entidad en las ferias de libros y eventos especiales en el ámbito nacional.
7.
Negociar, planear, organizar y establecer convenios con Instituciones públicas y privadas para la apertura de nuevas librerías y puntos de venta.
8.
Determinar las estrategias relativas a la adquisición de material bibliográfico productos culturales a comercializar.
9.
Autorizar y controlar la adquisición de material bibliográfico y productos culturales y establecer las condiciones comerciales en las mejores condiciones para la Entidad.
y de los
10. Autorizar las importaciones de material bibliográfico y/o productos culturales. 11. Definir y proponer a la Dirección General la imagen institucional de los puntos de venta de la entidad. 12. Establecer estrategias y políticas que impulsen y fortalezcan la comercialización del material bibliográfico y productos culturales. 13. Organizar, evaluar y controlar el desarrollo de las campañas de promoción y publicidad. 14. Promover, establecer y mantener relaciones comerciales con instituciones, Entidades públicas y privadas que impulsen el cumplimiento del objeto social de EDUCAL. 15. Dirigir y establecer el diseño y el montaje de los puntos de venta. 16. Gestionar la capacitación y definir el perfil del personal de los puntos de venta. 17. Gestionar el desarrollo de sistemas de administración y control que simplifiquen y automaticen la operación de los puntos de venta. 18. Asignar la administración de los puntos de venta a los Departamentos a su cargo, previo acuerdo con el Director General.
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19. Establecer los lineamientos para la recepción, almacenamiento y venta de material bibliográfico en los puntos de venta. 20. Gestionar la aplicación de políticas y lineamientos de control interno en el uso y manejo de los recursos con apego a los principios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria. 21. Proponer el esquema de pago de comisiones del personal de las librerías. 22. Controlar el ejercicio del gasto asignado a sus áreas incluyendo el fondo revolvente, con apego a los criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria. 23. Participar en los Comités y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia. 24. Autorizar los procedimientos de la Gerencia y los Departamentos a su cargo. 25. Rendir informes trimestrales, semestrales y anuales de las operaciones relativas a la Gerencia que le solicite el Director General. 26. Atender los requerimientos relativos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y lineamientos emitidos en materia de archivos de la entidad. 27. Organizar el control y supervisión del proceso de revisión y entrega de las devoluciones de las editoriales privadas provenientes de las librerías. 28. Expedir copias certificadas de los documentos que emita en ejercicio de sus funciones. 29. Desarrollar las demás funciones que expresamente le encomiende el Director General
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1.2.1 DEPARTAMENTO DE LIBRERÍAS, ZONA CENTRO OBJETIVO Coordinar la administración y operación de los puntos de venta propios de la zona metropolitana y los que le sean asignados por el Gerente de Librerías. FUNCIONES 1.
Formular el Programa Anual de Ventas de las librerías y tiendas-librerías bajo su administración.
2.
Asesorar y capacitar al personal de las librerías en aspectos operativos, promocionales y de ventas.
3.
Verificar la exhibición, distribución y acomodo del material bibliográfico y otros productos culturales en los puntos de venta asignados.
4.
Coordinar, controlar y evaluar las actividades del personal de los puntos de venta asignados y del Departamento.
5.
Proponer al Gerente del área los estudios de mercado, campañas de promoción y publicidad que se requieran a fin de dar a conocer los productos de la empresa e incrementar las ventas.
6.
Proponer al Gerente del área la apertura de nuevos puntos de venta propios o en coparticipación con Instituciones públicas o privadas, en las zonas que tenga asignado el Departamento.
7.
Autorizar los pedidos de material bibliográfico de los puntos de venta asignados.
8.
Proponer y coordinar el desarrollo de programas de capacitación dirigido al personal de los puntos de venta.
9.
Coordinar la logística en los puntos de venta asignados para la realización de presentaciones de libros, exposiciones o eventos afines.
10. Promover y vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos en los puntos de venta asignados. 11. Coordinar el proceso de inicio de operaciones o entrega-recepción de material bibliográfico y demás recursos en los puntos de venta asignados al Departamento, respaldándolo con la documentación correspondiente. 12. Coadyuvar en la actualización de los controles administrativos de los bienes instrumentales de los puntos de venta asignados. 13. Promover la identificación y clasificación del material bibliográfico obsoleto o dañado en los puntos de venta. 14. Participar en los Comités y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia. 15. Autorizar los procedimientos del Departamento en coordinación con su Gerencia. 16. Coordinar el registro en el sistema de las devoluciones de material bibliográfico en los puntos de venta foráneos
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17. Solicitar a la Gerencia de Sistemas cargar las existencias del material bibliográfico dictaminado para baja en el Sistema de Registro y Consulta del Material Autorizado para Baja y generar su salida. 18. Controlar y supervisar el proceso de revisión y entrega de las devoluciones de las editoriales privadas provenientes de las librerías, así como la actualización de datos de los proveedores a quien se les devuelven materiales bibliográficos y/o productos culturales. 19. Desarrollar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente del área.
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1.2.2 DEPARTAMENTO DE LIBRERÍAS FORÁNEAS OBJETIVO Coordinar la operación de las librerías foráneas de EDUCAL en el interior de la república, así como, coordinar la operación de las ferias nacionales, librobuses y eventos especiales, para el cumplimiento de las metas establecidas por la Gerencia de Librerías. FUNCIONES 1.
Formular el Programa Anual de Ventas de los puntos de venta bajo su administración.
2.
Asesorar y capacitar al personal de las librerías en aspectos operativos, promocionales y de ventas.
3.
Verificar la exhibición, distribución y acomodo del material bibliográfico y otros productos culturales en los puntos de venta asignados.
4.
Coordinar, controlar y evaluar las actividades del personal de los puntos de venta asignados, de las Ferias y Eventos Especiales librobuses y el asignado al Departamento.
5.
Promover el fondo editorial de la empresa en el interior de la República a través de la red de librerías, librobuses y ferias nacionales en las que se participa.
6.
Promover, establecer y mantener relaciones comerciales con instituciones, entidades públicas y privadas que impulsen el cumplimiento del objeto social de la entidad.
7.
Proponer al Gerente del área los estudios de mercado, campañas de promoción y publicidad que se requieran a fin de dar a conocer los productos de la empresa e incrementar las ventas.
8.
Proponer al Gerente la apertura de nuevos puntos de venta propios o en coparticipación con Instituciones públicas o privadas, en las zonas que tenga asignadas el Departamento.
9.
Supervisar los pedidos de material bibliográfico y otros productos culturales en los puntos de venta asignados.
10. Proponer y coordinar el desarrollo de programas de capacitación dirigido al personal de los puntos de venta asignados. 11. Formular el programa anual de ferias y eventos especiales y coordinar la participación de EDUCAL en las ferias de libros, exposiciones y eventos especiales en el ámbito nacional. 12. Reclutar, seleccionar, contratar y evaluar a los Jefes de los puntos de venta asignados al Departamento. 13. Promover y vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos en los puntos de venta asignados. 14. Coordinar el proceso de inicio de operaciones o entrega-recepción de material bibliográfico y demás recursos en los puntos de venta asignados al departamento, respaldándolo con la documentación correspondiente. 15. Coordinar y supervisar la prestación del servicio express a los clientes, así como autorizar los pedidos.
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16. Promover la identificación y clasificación del material bibliográfico obsoleto o dañado en los puntos de venta. 17. Participar en los Comités y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia o el Departamento. 18. Autorizar los procedimientos del departamento en coordinación con su Gerencia. 19. Controlar y supervisar el proceso de revisión y entrega de las devoluciones de las editoriales privadas provenientes de las librerías, así como la actualización de datos de los proveedores a quien se les devuelven materiales bibliográficos y/o productos culturales. 20. Desarrollar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente del área.
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1.2.3 DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS CULTURALES OBJETIVO Administrar y coordinar la adquisición y distribución de artesanías y desarrollar los promocionales y/o souvenirs para los puntos de venta y eventos especiales, así como desarrollar las estrategias comerciales de la empresa en esta materia. FUNCIONES 1.
Coordinar la adquisición de productos culturales en la zona metropolitana y el interior de la República, de acuerdo al público que acude y donde se encuentre el recinto.
2.
Asesorar a los puntos de venta en la exhibición de los productos culturales.
3.
Planear y coordinar la distribución de los productos culturales en los puntos de venta de EDUCAL y clientes en general en el área metropolitana, y coordinarse con el Área de Distribución para el reparto de los productos en el interior de la república.
4.
Desarrollar y proponer estrategias que impulsen y fortalezcan la comercialización de productos culturales.
5.
Dar seguimiento a las campañas de promoción relacionadas con productos culturales.
6.
Organizar y supervisar el manejo óptimo de los productos culturales en el almacén del Departamento.
7.
Promover la identificación y clasificación de los productos culturales obsoletos o dañados en los puntos de venta y el Almacén de productos culturales, a fin de gestionar la baja del material.
8.
Autorizar los procedimientos del Departamento en coordinación con su Gerencia.
9.
Desarrollar los productos promocionales y/o souvenirs para las diferentes ferias, exposiciones, eventos especiales y puntos de venta de EDUCAL.
10. Desarrollar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente del área.
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1.2.4 DEPARTAMENTO DE CONTROL ADMINISTRATIVO OBJETIVO Verificar, gestionar y supervisar las funciones administrativas de todas las librerías de EDUCAL, estableciendo los controles necesarios, para una oportuna toma de decisiones de la Gerencia de Librerías y los departamentos de Librerías Foráneas, Zona Centro. FUNCIONES 1.
Coordinar y supervisar las actividades administrativas de los puntos de venta propios.
2.
Integrar al Programa Anual de Adquisiciones las necesidades de bienes y servicios de los puntos de ventas propios y de los demás Departamentos que integran la Gerencia.
3.
Concentrar y entregar los reportes de ventas y depósitos generados por los puntos de venta, al Departamento de Recursos Financieros, vigilando que los recursos ingresen en tiempo y forma a la cuenta de EDUCAL.
4.
Atender y asesorar, en aspectos administrativos, al personal de los puntos de venta.
5.
Gestionar los requerimientos de bienes y servicios de los puntos de venta, ante el Departamento de Recursos Materiales.
6.
Gestionar las transferencias bancarias por pago de personal, proveedores y recuperación de gastos de los recursos asignados por fondo revolvente a los puntos de venta, ante las áreas correspondientes
7.
Gestionar las altas, bajas y prestaciones del personal asignado a los puntos de venta ante el Departamento de Recursos Humanos, previa conciliación con los Departamentos de la Gerencia.
8.
Verificar la documentación comprobatoria del fondo revolvente y registrar los gastos a comprobar en el sistema para su reposición.
9.
Informar las ventas generadas por los puntos de venta, para el pago de comisiones, al Departamento de Recursos Humanos.
10. Coordinar el registro de las notas manuales, así como el archivo de las mismas y de los tickets de venta. 11. Proporcionar la información para el registro de los recursos materiales, humanos y financieros asignados a los puntos de venta propios. 12. Concentrar y distribuir la documentación correspondiente de los puntos de venta a oficinas centrales de la entidad y viceversa. 13. Coadyuvar en la promoción y cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos administrativos vigentes. 14. Autorizar los procedimientos del Departamento en coordinación con su Gerencia. 15. Entregar los resúmenes de movimiento de los puntos de venta al Departamento de Recursos Financieros. 16. Tramitar y dar seguimiento a las actas administrativas de los asuntos contenciosos de los puntos de venta, al área jurídica.
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17. Dar trámite a las solicitudes de baja y dictamen del material bibliográfico obsoleto o dañado de los puntos de venta, al área de Recursos Materiales. 18. Solicitar y enviar la información para la integración de las actas de entrega-recepción, circunstanciada y de inicio de operaciones, a los coordinadores. 19. Solicitar y entregar la información requerida para la atención de las observaciones del Órgano Interno de Control. 20. Gestionar la elaboración de convenios de los puntos de venta ante el área jurídica. 21. Recibir los resúmenes de movimientos (entradas, salidas y ventas) validados y firmados por los jefes de los puntos de venta, para su entrega al Depto. de Recursos Financieros. 22. Desarrollar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente del área.
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1.3 GERENCIA DE DISTRIBUCIÓN OBJETIVO Coordinar el resguardo, manejo y distribución de los fondos editoriales que ingresen al almacén central de la empresa, supervisando el surtido, empaque, distribución y venta de las publicaciones de manera eficaz. FUNCIONES 1.
Dirigir y coordinar el manejo y operación de los materiales bibliográficos y productos culturales en el Almacén Central de EDUCAL.
2.
Organizar, dirigir y controlar el abasto y distribución de material bibliográfico y de productos culturales a librerías propias, afiliadas, ferias y eventos especiales, centros regionales e instituciones públicas o privadas asegurando la rapidez y confiabilidad en las entregas.
3.
Controlar el material resguardado en el almacén central y gestionar la actualización permanente de los registros.
4.
Integrar en colaboración con la Gerencia Técnico Administrativa, el Programa Operativo Anual y el presupuesto anual del gasto correspondiente a sus áreas.
5.
Representar legalmente a EDUCAL, en los actos y convenios administrativos y comerciales acorde con las facultades conferidas por el Director General.
6.
Integrar el Programa Anual de Ventas a instituciones públicas y privadas.
7.
Coordinar la elaboración y ejecución del programa anual de trabajo de las áreas a su cargo.
8.
Planear las estrategias del Departamento de Ventas que permitan cumplir con las metas de ventas anuales.
9.
Dirigir y coordinar los envíos de material bibliográfico a las Ferias Internacionales en las que EDUCAL participe.
10. Controlar el ejercicio del gasto asignado a sus áreas incluyendo el fondo revolvente, con apego a los criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria. 11. Proponer a la Dirección General, la innovación de procesos, controles internos y lineamientos susceptibles de aplicar a las operaciones de almacenamiento, abastecimiento, distribución y seguridad del material bibliográfico y de otros productos culturales en el almacén central. 12. Colaborar con las áreas respectivas en las campañas de promoción y publicidad que se requieran para dar a conocer los productos de la empresa. 13. Participar en los Comités y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia. 14. Autorizar los procedimientos de la Gerencia y los Departamentos a su cargo. 15. Rendir informes trimestrales, semestrales y anuales de las operaciones relativas a la Gerencia que le solicite el Director General. 16. Atender los requerimientos relativos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y lineamientos emitidos en materia de archivos de la entidad. 17. Expedir copias certificadas de los documentos que emita en ejercicio de sus funciones.
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18. Coordinar el proceso de adquisición de material bibliográfico para instituciones públicas o privadas. 19. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Director General.
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1.3.1 DEPARTAMENTO DE VENTAS OBJETIVO Coordinar y promover las ventas de material bibliográfico a instituciones, puntos de venta privados y otros clientes. FUNCIONES 1.
Formular el Programa Anual de Ventas del Departamento, de acuerdo a las políticas de comercialización establecidas.
2.
Proponer a la Gerencia estrategias de comercialización que permitan incrementar las ventas a instituciones públicas y privadas.
3.
Participar en el proceso de adquisición de material bibliográfico y de otros productos culturales.
4.
Atender y procurar el incremento de la cartera de clientes a fin de establecer relaciones comerciales que permitan incrementar las ventas.
5.
Organizar, coordinar y supervisar las actividades de los promotores y agentes de venta, dirigidas a librerías privadas y organismos públicos y privados, programando sus rutas e instrucciones de trabajo.
6.
Supervisar las actividades del personal asignado a su departamento.
7.
Proponer, desarrollar y supervisar, en coordinación con las áreas respectivas las campañas de promoción y publicidad que se requieran para dar a conocer los productos de la empresa.
8.
Promover y difundir a través de la fuerza de ventas y de la página web, las novedades bibliográficas.
9.
Mantener actualizados los contratos y/o cartas convenios de la cartera de clientes
10. Recibir y dar seguimiento a las solicitudes de crédito. 11. Administrar y controlar el fondo revolvente asignado al Departamento. 12. Atender los envíos de las Ferias Internacionales en las que EDUCAL participa o es invitado. 13. Participar en los Comités y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia. 14. Autorizar los procedimientos del Departamento en coordinación con su Gerencia. 15. Rendir informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales a la Gerencia, de las operaciones realizadas en el Departamento. 16. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente del área.
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1.3.2 DEPARTAMENTO DE ALMACÉN OBJETIVO Organizar y controlar los procesos de recepción, almacenamiento, surtido, y empaque material bibliográfico, salas de lectura y productos culturales resguardados en el almacén central de EDUCAL, así como las salidas por devolución a proveedor asegurando el registro y actualización permanente de los movimientos que afectan al inventario físico. FUNCIONES 1.
Controlar y resguardar el material bibliográfico, Salas de Lectura y productos culturales, que se reciben en el almacén central manteniendo la disponibilidad de los materiales para su distribución.
2.
Supervisar y evaluar las actividades del personal que recibe y resguarda el material en el almacén central y del demás personal asignado al Departamento.
3.
Coordinar la realización de pruebas selectivas al material resguardado en el almacén central a fin de descartar diferencias de inventario, así como el análisis de movimientos en kardex.
4.
Coordinar el proceso de toma del inventario físico en el almacén central conjuntamente con el Departamento de Control de Inventarios o las autoridades fiscalizadoras autorizadas.
5.
Llevar un estricto control en el proceso de recepción.
6.
Organizar el manejo y acomodo óptimo del material en el espacio destinado para su almacenamiento y resguardo.
7.
Coordinar la atención y seguimiento oportuno a los pedidos de material generados por las áreas competentes de la entidad.
8.
Vigilar que el equipo y la maquinaria necesaria para el almacenamiento se mantengan en buen estado de operación y gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo.
9.
Controlar, el material reintegrado al Almacén Central resultado de las devoluciones.
10. Conciliar periódicamente las entradas del material bibliográfico, Salas de Lectura y/o productos culturales. 11. Promover, aplicar y vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene en la operación del Almacén Central procurando la protección de los diversos materiales contra robo, incendio y mermas que afecten los procesos de distribución y comercialización. 12. Aplicar medidas de control interno a fin de asegurar la operación del Almacén y la seguridad del material resguardado. 13. Procurar la coordinación con las áreas que tengan vinculación con el Departamento, a fin de facilitar la toma de decisiones y la actualización constante de los procesos operativos y sistemáticos. 14. Participar en los Comités y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia. 15. Autorizar los procedimientos del Departamento en coordinación con su Gerencia. 16. Rendir los informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales que le solicite la Gerencia.
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17. Coordinar y controlar las existencias del material maltratado, defectuoso, de lento movimiento y remanentes para su devolución al proveedor, donación y/o destrucción 18. Supervisar y coordinar la atención a clientes del servicio especial express 19. Validar reportes de entradas, estados de cuenta, inventario teórico y movimientos registrados en los módulos de la WEB (material para baja, salas de lectura y distribución oficial) 20. Organizar y controlar los procesos de surtido, empaque de material bibliográfico y de otros productos resguardados en el almacén central de EDUCAL, así como las salidas por devolución a proveedor asegurando el registro y actualización permanente de los movimientos que afecten el inventario físico. 21. Supervisar y evaluar las actividades del personal que surte y empaca el material resguardado en el almacén central y del demás personal designado al área. 22. Coordinar la atención y seguimiento oportuno de los pedidos generados por las áreas competentes de la entidad. 23. Vigilar que el equipo y maquinaria necesaria para el empaque y embalaje se mantengan en buen estado de operación y gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo. 24. Coadyuvar con el Departamento de Almacén a promover, aplicar y vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene en la operación del almacén central. 25. Coordinar la vinculación con las áreas, para facilitar la toma de decisiones y la actualización constante de los procesos operativos y sistemáticos. 26. Establecer sistemas de control a fin de asegurar la operación del Almacén de productos culturales y la seguridad del material resguardado. 27. Desarrollar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente del área.
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1.3.3. DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN OBJETIVO Coordinar y controlar el abastecimiento y distribución de material bibliográfico y de otros productos culturales para la entrega a los puntos de venta locales y foráneos, así como ferias y eventos especiales nacionales e internacionales y clientes en general. FUNCIONES 1. Planear y programar las rutas de distribución de material bibliográfico y otros productos culturales en el área metropolitana y foránea. 2.
Organizar y controlar la operación del proceso de distribución de material bibliográfico y otros productos culturales del almacén central a los puntos de venta propios o a terceros.
3.
Formular previo acuerdo con el Gerente del área, la propuesta de gasto anual por concepto de mensajería, paquetería y carga especial, así como de aquellos gastos inherentes a la distribución.
4.
Gestionar la contratación del servicio de transporte foráneo ante el Departamento de Recursos Materiales y coadyuvar con este en el proceso de revisión y selección de los proveedores del servicio.
5.
Validar el cumplimiento del servicio de transporte e informar al Departamento de Recursos Materiales para efectuar su pago.
6.
Controlar los gastos de operación relacionados con la distribución del material bibliográfico y otros productos culturales.
7.
Supervisar y evaluar las actividades del personal asignado al Departamento.
8.
Llevar un estricto control de estacionamiento norte respecto al ágil y oportuno despacho de los transportes a los destinos programados.
9.
Proporcionar la información relativa a los tiempos de entrega que las áreas requieran.
10. Coordinar el registro, recolección y entregar al Almacén Central, las devoluciones de material bibliográfico y otros productos culturales de acuerdo a las solicitudes enviadas por las áreas. 11. Coadyuvar con el Departamento de Recursos Materiales en la integración del programa de mantenimiento preventivo de las unidades de transporte de la empresa. 12. Vigilar que el equipo de transporte necesario para la distribución se mantenga en buen estado de operación y gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo. 13. Mantener comunicación constante con las empresas transportistas, a efecto de que el servicio otorgado sea oportuno. 14. Aplicar medidas de control interno para el buen desempeño de las actividades de esa área. 15. Controlar el fondo revolvente asignado al Departamento. 16. Participar en los Comités y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia. 17. Autorizar los procedimientos del Departamento en coordinación con su Gerencia. 18. Rendir informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales a la Gerencia, de las operaciones realizadas en el Área de Distribución.
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19. Elaborar solicitud de servicio para la contratación del transporte de carga general o consolidada de las áreas requirentes. 20. Gestionar la contratación y operación de importaciones y exportaciones de material bibliográfico y otros productos culturales que soliciten las áreas. 21. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Director General y el Gerente del área.
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1.4 GERENCIA TÉCNICO ADMINISTRATIVA OBJETIVO Planear, organizar, dirigir y controlar los recursos humanos, financieros, materiales, técnicos, de programación y evaluación, crédito y cobranza, así como los servicios generales que requiera la entidad. FUNCIONES 1.
Representar legalmente a EDUCAL en los actos y convenios relacionados con las actividades administrativas, financieras y comerciales acorde a las facultades conferidas por el Director General.
2.
Determinar la estructura orgánica y sus modificaciones de conformidad con las disposiciones administrativas aplicables y los estatutos de la entidad.
3.
Coordinar la formulación e integración del presupuesto anual de ingresos y egresos de la entidad y el programa anual de adquisiciones.
4.
Dirigir los procesos de selección, contratación, inducción, capacitación, control y desarrollo del personal de la entidad.
5.
Coordinar la elaboración de los sistemas administrativos que contribuyan a elevar la eficiencia y eficacia de las actividades de la entidad.
6.
Participar en los comités y grupos de trabajo institucionales a los que sea convocado.
7.
Coordinar el otorgamiento de premios, estímulos y recompensas al personal de la entidad.
8.
Autorizar la emisión de cheques y órdenes de pago para proveedores, personal y pago de servicios.
9.
Vigilar la aplicación de las normas de seguridad e higiene en el trabajo y de las Normas Internas.
10. Suscribir cualquier contrato relativo a adquisiciones, arrendamientos o servicios. 11. Validar los programas anuales de trabajo de las áreas a su cargo. 12. Planear, programar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar la administración de los recursos humanos, financieros y materiales de EDUCAL. 13. Proponer a la Dirección General las normas y procedimientos adecuados para la óptima administración de los recursos humanos, financieros y materiales. 14. Instruir la tramitación y registro de modificaciones y adiciones presupuestarias requeridas, ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, según corresponda. 15. Planear, programar e implantar las medidas y controles de seguridad y vigilancia en las instalaciones de EDUCAL y de las personas que se encuentren en ellas. 16. Autorizar conjuntamente con el Gerente de Librerías y Gerente de Distribución las excepciones para el otorgamiento de créditos a clientes de conformidad con los procedimientos aplicables. 17. Informar periódicamente a la Dirección General, sobre el desarrollo de los programas o subprogramas a su cargo.
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18. Proponer y coordinar la instalación, integración y operación de los comités y subcomités necesarios para el adecuado funcionamiento administrativo de EDUCAL. 19. Atender los requerimientos relativos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y lineamientos emitidos en materia de archivos de la entidad. 20. Expedir copias certificadas de los documentos que emita en ejercicio de sus funciones. 21. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Director General.
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1.4.1. DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN OBJETIVO Integrar, controlar y evaluar los presupuestos y metas programáticas de la entidad, conforme a las normas, procedimientos, disposiciones legales y políticas emitidas por las dependencias competentes y por la Dirección General de la empresa. FUNCIONES 1.
Consolidar las actividades de planeación y programación de la institución para su incorporación al presupuesto.
2.
Presentar e integrar las propuestas de las metas e indicadores programáticos de la entidad, presentados por las distintas áreas de la empresa y registrarlas para su autorización.
3.
Consolidar y presentar el presupuesto anual de ingresos y egresos de la entidad, de acuerdo con la información que proporcionen las diferentes áreas de la empresa, para su registro y autorización ante las instancias competentes.
4.
Registrar los programas y proyectos de inversión que contribuyan al cumplimiento de las metas asignadas a la entidad, en cumplimiento a las disposiciones aplicables.
5.
Evaluar e informar el ejercicio del presupuesto de ingresos y egresos proponiendo las modificaciones y adiciones presupuestarias requeridas.
6.
Elaborar las conciliaciones contables-presupuéstales para la presentación de informes.
7.
Formular los informes periódicos programáticos-presupuestales para su presentación ante las instancias internas y externas.
8.
Evaluar y gestionar las propuestas de modificaciones o reprogramaciones del presupuesto de ingresos y egresos, las propuestas de modificaciones o reprogramaciones del presupuesto de ingresos y egresos.
9.
Examinar el seguimiento de metas e indicadores programático-presupuestales, evaluar su resultado y generar los informes y reportes resultantes.
10. Gestionar las propuestas de modificaciones o reprogramaciones de metas e indicadores necesarios para la realización de las acciones establecidas en el programa de trabajo autorizado a la entidad. 11. Revisar la implementación de medidas de control interno que permitan el uso racional de los recursos asignados a la entidad, para el cumplimiento de las disposiciones de austeridad y disciplina presupuestaria, e informar de sus resultados. 12. Adecuar el Programa Anual de Adquisiciones conforme al presupuesto y calendario autorizados para su adecuado seguimiento. 13. Gestionar la liberación de los recursos fiscales autorizados a la empresa para cubrir los compromisos contraídos. 14. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.
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1.4.2 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS OBJETIVO Operar los sistemas en materia de administración de recursos humanos y proveer a las diversas áreas de la entidad del personal capacitado que permita el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. FUNCIONES 1.
Reclutar, seleccionar y contratar al personal requerido en la entidad, de acuerdo al tabulador y a la plantilla de personal autorizados.
2.
Proponer planes y programas de capacitación y adiestramiento del personal, así como de seguridad, higiene y medio ambiente.
3.
Controlar el otorgamiento de premios, estímulos y recompensas al personal de la entidad.
4.
Vigilar la actualización de los catálogos de puestos, evaluación de desempeño, plazas, categorías escalafonarias y tabulador de sueldos.
5.
Elaborar la nómina del personal técnico operativo, administrativo, de enlace y de mandos medios y superiores de la entidad.
6.
Elaborar los reportes de movimientos de personal para nómina.
7.
Operar el sistema de registro de asistencia del personal de la Entidad
8.
Vigilar la aplicación de las normas, políticas, lineamientos y programas en materia de trabajo y seguridad.
9.
Organizar el reclutamiento de personal de servicio social e implementar el programa de plazas y candidatos de los mismos.
10. Prever, aplicar y operar los trámites, pagos y registros internos y externos de todo el personal relativo a las prestaciones de seguridad social. 11. Integrar, custodiar y controlar los expedientes de la documentación personal y laboral de los empleados. 12. Participar en las negociaciones con la representación sindical para atender y analizar las demandas presentadas y proponer soluciones. 13. Participar en los comités y grupos de trabajo a que sea convocado. 14. Proporcionar constancias laborales o cualquier documento administrativo que garantice el otorgamiento de las prestaciones sociales de todos los empleados. 15. Aplicar los movimientos autorizados de personal, así como pagos por incapacidad médica, descuentos por pensión alimenticia, y demás deducciones que correspondan. 16. Atender los casos de práctica de auditorías internas y externas relacionadas con la administración de recursos humanos. 17. Elaborar los manuales y procedimientos que requieran las diversas áreas de la empresa de acuerdo con las guías y lineamientos que emitan las autoridades competentes. Con asesoría de la Unidad de Asuntos Jurídicos.
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18. Participar conjuntamente con el departamento de programación y evaluación en la integración del presupuesto anual de servicios personales. 19. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.
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1.4.3 DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS OBJETIVO Coordinar la administración sistemática de los recursos financieros y proporcionar la información financiera en forma veraz y oportuna, mediante el registro y control de operaciones contables, financieras y fiscales. FUNCIONES 1.
Formular y presentar los estados y programas financieros de la entidad.
2.
Controlar y registrar la documentación contable que emiten las Unidades Administrativas y los puntos de venta.
3.
Coordinar, controlar, tramitar y registrar el pago de los compromisos económicos y fiscales, incluyendo la nómina.
4.
Proponer el establecimiento de los sistemas contables y de control para el manejo de los recursos financieros de la entidad.
5.
Controlar y supervisar el ingreso contable de las operaciones financieras de la entidad así como la documentación respectiva, y realizar las conciliaciones contables y bancarias respectivas.
6.
Coordinar y preparar la información financiera y fiscal necesaria para el desarrollo de auditorías internas y externas.
7.
Verificar que la documentación justificativa y comprobatoria del gasto se ajuste a las disposiciones que las regulan, como condición para su pago.
8.
Realizar el registro contable de las nóminas de la Entidad, conforme a la normatividad establecida.
9.
Resguardar y custodiar los valores de la entidad.
10. Custodiar los documentos cobrables generados por la comercialización. 11. Verificar las ventas generadas por los puntos de venta, para su facturación y afectación contable, así como las devoluciones. 12. Gestionar los trámites administrativos derivados de las importaciones y exportaciones, tales como la entrega de documentación confidencial, emisión de certificados de origen y todo aquello que se requiera para cumplir con las disposiciones legales vigentes. 13. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.
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1.4.4 DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES OBJETIVO Suministrar y controlar en forma oportuna y eficiente los bienes muebles y servicios con base a los requerimientos de las diferentes áreas de la entidad y el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; así como, el correspondiente a obra pública. FUNCIONES 1.
Integrar, controlar y evaluar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y en su caso el de obra pública, con base en los requerimientos de las distintas áreas de la entidad.
2.
Atender las solicitudes de compra o servicio de los bienes o servicios requeridos por las áreas de la entidad, de acuerdo con las disposiciones presupuestarias.
3.
Proponer el procedimiento aplicable para la adquisición y contratación de bienes y servicios y/u obra pública solicitados.
4.
Supervisar los procedimientos relativos a las adquisiciones o contrataciones autorizados considerando la normatividad aplicable.
5.
Suministrar y controlar las entradas y salidas de los bienes del almacén de consumos internos.
6.
Supervisar la prestación de los servicios generales de recepción de correspondencia, mensajería, fotocopiado, archivo, intendencia, mantenimiento, vigilancia y demás que requieran las unidades administrativas de EDUCAL.
7.
Coordinar y controlar el sistema de inventario de activo fijo de la entidad.
8.
Identificar los bienes que por su estado físico, situación o siniestro deben ser dados de baja, y en su caso proponer su destino final y baja.
9.
Programar y controlar los servicios de conservación y mantenimiento necesarios para el adecuado funcionamiento del equipo de transporte y maquinaria.
10. Proponer los lineamientos para regular las actividades de administración de los recursos materiales y la prestación de servicios generales cuya aplicación corresponda a las unidades administrativas de la entidad. 11. Coordinar los procedimientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios relacionados con las mismas y de obra pública. 12. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.
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1.4.5 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS OBJETIVO Gestionar y efectuar el cobro de los créditos a favor de la entidad, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de recursos, analizar y proponer los montos y antigüedad de los créditos otorgados. FUNCIONES 1.
Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.
2.
Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.
3.
Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables.
4.
Elaborar y validar las notas de crédito de acuerdo a la normatividad.
5.
Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material bibliográfico.
6.
Controlar y supervisar la adecuada guarda y custodia de los documentos cobrables generados por la comercialización.
7.
Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.
8.
Informar a las Gerencias de Librerías y Distribución, así como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.
9.
Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al Departamento.
10. Llevar un control documental de los clientes acreditados. 11. Elaborar y supervisar el cálculo de comisiones catorcenalmente en base a las ventas cobradas correspondientes a la cartera de clientes, ferias y eventos especiales. 12. Asignar las claves correspondientes de los clientes acreditados, en el sistema. 13. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.
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1.5 GERENCIA DE SISTEMAS OBJETIVO Determinar y aprobar los recursos, infraestructura y las políticas generales, en materia de tecnología de la información y comunicaciones que permita a la entidad alcanzar la madurez, a través del uso y aprovechamiento de la tecnología, para alcanzar sus metas y objetivos institucionales, así mismo instruir los mecanismos para la toma de los inventarios del material bibliográfico y productos culturales. FUNCIONES 1.
Coordinar el diseño e instrumentación de los sistemas y nuevas tecnologías de la información y comunicaciones, que agilicen y simplifiquen la operación de la entidad y que contribuya al logro de sus objetivos estratégicos.
2.
Coordinar el desarrollo de los sistemas de información y herramientas que presentan la información a través de medios de comunicación electrónicos.
3.
Administrar las herramientas de comunicación de voz, datos, video e Internet y su transmisión en redes internas y externas que utilice la entidad.
4.
Diseñar políticas y lineamientos encaminados a optimizar el uso de las tecnologías de la información y comunicaciones.
5.
Coordinar el desarrollo e instrumentación de herramientas y sistemas de información tecnológicos para una adecuada administración y control de los inventarios teóricos en el almacén central y puntos de venta propios.
6.
Promover la capacitación del personal en los programas y sistemas de información que se utilizan en la entidad.
7.
Coordinar la actualización y mantenimiento permanente de los sistemas de información y programas de cómputo.
8.
Determinar la elaboración y actualización de manuales e instructivos de operación de los sistemas de información que utiliza la entidad.
9.
Atender los requerimientos relativos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y demás lineamientos, decretos y normatividad que emita el gobierno federal de aplicación en TIC.
10.
Coordinar la implementación de tecnologías de comunicación para la transmisión de voz, datos, video y su explotación en redes internas, externas e Internet.
11.
Determinar y proponer el equipo tecnológico fijo o móvil para el procesamiento de información y de comunicación.
12.
Coordinar e instrumentar herramientas tecnológicas que garanticen la seguridad e integridad de la información
13.
Dirigir en forma administrativa y técnica todas las actividades del área de procesamiento de datos en la empresa.
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14.
Aprobar el software y hardware, desarrollo y operaciones en materia de tecnologías de la información y comunicaciones.
15.
Coordinar la disponibilidad de la infraestructura de hardware para el hospedaje del contenido de los servicios Web en Internet.
16.
Planear y coordinar el desarrollo de sistemas en Web para concentrar las aplicaciones comerciales, a través de un portal hacía el interior y exterior de la Entidad.
17.
Determinar la estructura de almacenamiento, seguridad e integridad de las bases de datos de los sistemas de información de la entidad.
18.
Generar las políticas y reglas de operación para el uso y control de accesos de los servicios de TIC.
19.
Evaluar y definir medios de comunicación seguros para la transmisión de datos entre puntos de venta y oficinas centrales en red.
20.
Asegurar que se lleven a cabo las conciliaciones de movimientos de entradas y salidas de los almacenes y librerías de acuerdo al programa establecido.
21.
Planear y determinar la implementación de sistemas de monitoreo a través de cámaras de video vigilancia en puntos de venta y almacenes con acceso centralizado.
22.
Evaluar y definir nuevos sistemas de recepción de pagos derivado de las operaciones comerciales a través de TIC integrada a los sistemas de información administrativos de la entidad.
23.
Expedir copias certificadas de los documentos que emita en ejercicio de sus funciones.
24.
Desarrollar las demás funciones que expresamente le encomiende el Director General.
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1.5.1 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMAS OBJETIVO Diseñar, desarrollar e implementar sistemas informáticos, así como proporcionar infraestructura y servicios de TIC en términos de oportunidad, calidad y disponibilidad, que permitan optimizar los diferentes procesos y la generación de información para la toma de decisiones susceptibles de aportar beneficios importantes en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad. FUNCIONES 1.
Definir las características técnicas de soluciones tecnológicas a desarrollar o para ser adquiridas, verificando que cubran las necesidades, expectativas y restricciones identificadas en las unidades administrativas de la entidad.
2.
Analizar los procesos sustantivos y administrativos en la entidad con objeto de definir los requerimientos para su automatización.
3.
Establecer los mecanismos para administrar, operar y mantener la infraestructura, así como supervisar su cumplimiento con el propósito de entregar los servicios de TIC conforme a los niveles de servicio en términos de oportunidad, calidad, disponibilidad e integridad.
4.
Revisar los sistemas en operación y las posibles necesidades de información periódicamente, a fin de identificar mejoras para su mantenimiento.
5.
Analizar las tecnologías existentes y emergentes y planear cual dirección tecnológica es la apropiada para materializar los objetivos y estrategias acordes a los requerimientos de la Entidad.
6.
Proponer proyectos eficaces e innovadores de TIC, considerando especialmente aquellos que aporten mejoras a los procesos sustantivos de la entidad y que se coadyuven al cumplimiento de sus metas.
7.
Planificar propuestas para el mejoramiento de redes de telecomunicaciones y cableado estructurado, supervisar su instalación y vigilar un adecuado funcionamiento.
8.
Supervisar la atención en tiempo de acuerdo a los niveles de servicio establecidos de las solicitudes de servicio de TIC registradas por los usuarios de la entidad.
9.
Administrar el uso de las licencias de software utilizadas en la entidad.
10.
Preparar y conducir la operación de puesta en funcionamiento de los sistemas y programas informáticos.
11.
Elaborar y asegurar la actualización de manuales, instructivos de operación y documentación inherente a sistemas de información y de comunicaciones.
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12.
Intervenir en la definición y establecer los mecanismos para evitar retrasos en la ejecución de compromisos contractuales en materia de TIC con proveedores de servicios.
13.
Programar y coordinar la capacitación del personal para el uso de los sistemas y herramientas de las tecnologías de la información y comunicaciones.
14.
Participar en el proceso de adquisición de soluciones tecnológicas, de acuerdo a las disposiciones jurídicas aplicables, así como supervisar el desarrollo y entrega de la solución tecnológica.
15.
Evaluar los riesgos de TIC que permitan identificar los impactos sobre los procesos y los servicios de la Institución.
16.
Evaluar técnicamente las soluciones tecnológicas o servicios propuestos por los diversos proveedores, con el propósito de identificar la mejor propuesta de acuerdo a las necesidades de la entidad.
17.
Supervisar la construcción de soluciones tecnológicas, incluyendo el diseño, desarrollo, verificación, validación e integración de los componentes o productos necesarios para su entrega.
18.
Desarrollar aplicaciones para el mejoramiento de los sistemas de información a fin de proporcionar la información en tiempo y forma.
19.
Elaborar los Manuales de operación de los sistemas de información.
20.
Operar las herramientas de comunicación de voz y transmisión de datos en redes internas y externas que utilice la entidad para el intercambio de la información.
21.
Implementar en coordinación con el Departamento de Desarrollo de Sistemas, herramientas que permitan registrar los movimientos de entradas y salidas de material de los puntos de venta y almacén central de la entidad.
22.
Realizar las demás funciones que alineadas a la misión, visión y objetivos de TIC, que encomiende el Gerente de Sistemas.
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1.5.2 DEPARTAMENTO DE PROCESO DE DATOS OBJETIVO Proporcionar los servicios de procesamiento de datos a solicitud de las áreas sustantivas y administrativas de la entidad, para la toma de decisiones, producto de las operaciones comerciales y financieras, así como el respaldo de la información. FUNCIONES 1.
Coordinar y supervisar los servicios de procesamiento electrónico de datos a solicitud de las áreas sustantivas y administrativas de la Entidad para proyectos especiales, elaboración de reportes o informes para la toma de decisiones, producto de las operaciones comerciales y financieras.
2.
Supervisar el mantenimiento a los sistemas que fueron desarrollados en MS-DOS, para mejorar los procesos sistémicos en funcionamiento.
3.
Programar y coordinar la capacitación del personal operativo y administrativo de la entidad en el uso de los sistemas, equipos y herramientas propias de la tecnología de la información y comunicaciones que se utilizan e implementan, así como revisar y autorizar la elaboración de manuales e instructivos de operación.
4.
Apoyar en el análisis para el desarrollo de sistemas y asegurar la integridad de la información para que sea oportuna, veraz y confiable.
5.
Administrar los sistemas de control de acceso, autorizando y supervisando los privilegios asignados por usuario, que utilizan las diferentes aplicaciones y bases de datos dentro de la infraestructura de tecnologías de la información, para garantizar la integridad y seguridad de los datos, producto de los procesos comerciales de venta y operaciones administrativas de control y registro de la entidad.
6.
Administrar y proporcionar los espacios de almacenamiento de información que requieran los usuarios en los equipos servidores donde se concentran los datos de la empresa para la conservación y manejo de los medios magnéticos.
7.
Supervisar y asegurar el respaldo periódico de la información de las operaciones comerciales, administrativas y financieras de la entidad, para recuperación de datos en caso fortuito o de fuerza mayor.
8.
Consolidar la información de los movimientos de inventarios para conciliar las existencias con la Dirección General de Publicaciones y dependencias del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes.
9.
Supervisar la atención de los requerimientos relativos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
10. Apoyar y Supervisar que las herramientas de comunicación de voz y transmisión de datos, en redes internas y externas que utilice la entidad, para el intercambio y proceso de información entre oficinas centrales y sus puntos de venta 11. Apoyo en el control de los mecanismos que permitan una operación continua de la red de comunicaciones y de la infraestructura de tecnologías de la información relacionada con los servicios informáticos institucionales electrónicos en forma estadística y gráfica hacia el
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interior de la entidad para la toma de decisiones y con terceros para establecer relaciones comerciales y de pago a proveedores. 12. Supervisar la correcta emisión de los reportes solicitados por las áreas, para e cumplimiento de compromisos entre los que se encuentran: ventas, pago a proveedores, pólizas, inventarios, indicadores, entre otros. 13. Analizar los resultados obtenidos en la facturación, y facilitar a las áreas administrativas la información correspondiente, para el registro contable de los ingresos generados. 14. Supervisar el correcto registro y seguimiento de los proyectos registrados en el Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión (SAPMG). 15. Supervisar lo aplicable a la Gerencia de Sistemas, en el Comité de Control y Desempeño Institucional (COCODI), para atender lo correspondiente a Riesgos Institucionales. 16. Administrar los sistemas de control de acceso, autorizando y supervisando los privilegios asignados por usuario, que utilizan las diferentes aplicaciones y bases de datos dentro de la infraestructura de tecnologías de la información, para garantizar la integridad y seguridad de los datos, producto de los procesos comerciales de venta y operaciones administrativas de control y registro de la entidad. 17. Asegurar el otorgamiento de los servicios de procesamientos electrónicos de datos que requieran las áreas de EDUCAL. 18. Asegurar el adecuado almacenamiento de la Información histórica registrada, y procesada por la entidad en medios ópticos y electrónicos. 19. Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente de Sistemas.
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1.5.3 DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS OBJETIVO Planear y coordinar la toma de los inventarios físicos y pruebas selectivas del material bibliográfico y de productos culturales en puntos de venta y almacenes de Educal e informar de los resultados a las áreas sustantivas para la toma de decisiones. FUNCIONES 1.
Auxiliar vía control remoto la toma de los inventarios realizados por los jefes y/o coordinadores de los puntos de venta foráneos del material bibliográfico y productos culturales.
2.
Coordinar y supervisar los inventarios físicos del material bibliográfico y productos culturales de los puntos de venta de EDUCAL, registrando los resultados y presentando la información a través de la emisión de reportes.
3.
Consolidar los resultados de los inventarios en los puntos de venta y almacenes de Educal y comunicar la estadística para la toma de decisiones.
4.
Verificar la adecuada aplicación de movimientos comerciales y administrativos de ferias y eventos.
5.
Supervisar el registro de los movimientos de entradas, salidas y traspasos de material entre los almacenes y los puntos de venta de Educal.
6.
Elaborar la estadística de los resultados de los inventarios en los puntos de venta y almacenes de Educal
7.
Coordinar el seguimiento de las ferias y eventos especiales nacionales de las entradas, salidas y ventas hasta su cierre.
8.
Validar la información de los movimientos de inventarios para conciliar las existencias con la Dirección General de Publicaciones y dependencias del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes.
9.
Realizar en conjunto con el Departamento de Proceso de Datos las conciliaciones del fondo editorial de la Dirección de Publicaciones.
10. Controlar las promociones de material bibliográfico y productos culturales autorizadas en los puntos de venta. 11. Analizar y autorizar las correcciones de movimiento de los puntos de venta y almacenes de Educal. 12. Elaborar las carpetas para las sesiones del Comité de Apoyo para el Análisis de Resultados de Inventarios. 13. Administrar la alta y baja de las promociones de material bibliográfico y productos culturales autorizadas en los puntos de venta. 14. Analizar, validar y autorizar las correcciones de movimiento de entradas y salidas de los puntos de venta y almacenes de Educal. 15. Programar la ejecución de pruebas selectivas de material bibliográfico y productos culturales en los puntos de venta y almacenes de Educal.
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16. Realizar otras funciones que expresamente le encomiende el Gerente de Sistemas.
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FECHA DE ELABORACIÓN
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8. GLOSARIO ACTIVIDAD Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa. AUDITORÍA Revisión, análisis y examen periódico que se efectúa a los libros de contabilidad, sistemas y mecanismos administrativos, así como a los métodos de control interno de una organización administrativa, con el objeto de determinar opiniones con respecto a su funcionamiento. COFAA Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas del IPN CONACULTA Consejo Nacional para la Cultura y las Artes CONAFE Consejo Nacional de Fomento Educativo CONALEP Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica DOF Diario Oficial de la Federación EDUCAL Educal S.A. de C.V. ESTRATEGIAS Es el patrón o plan que integran las principales metas y políticas de una organización, y a la vez, establecen la secuencia coherente de las acciones a realizar. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y asignar con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes. ESTRUCTURA ORGÁNICA Disposición sistemática de los órganos que integran a una institución conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia. FACULTAD Posibilidad jurídica que tiene un sujeto de ejecutar, bajo su responsabilidad, determinados actos administrativos. FUNCIÓN Conjunto de actividades afines, necesarias para alcanzar los objetivos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa, se definen a partir de las disposiciones jurídico administrativas.
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EDUCAL, S.A. DE C.V.
HOJA
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CLAVE
MO-GO 001
REVISIÓN
02
FECHA DE ELABORACIÓN
AGOSTO 2012
FUNDAMENTO JURÍDICO Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas. INAH Instituto Nacional de Antropología e Historia INBA Instituto Nacional de Bellas Artes INEA Instituto Nacional para la Educación de los Adultos MANUAL DE ORGANIZACIÓN Documento en que se registra y actualiza la información detallada de una organización acerca de sus antecedentes históricos, atribuciones, estructura orgánica, funciones de las unidades administrativas que la integran, niveles jerárquicos, líneas de comunicación y coordinación y el organigrama que representan en forma esquemática la estructura entre otros datos. MISIÓN Es un compendio de la razón de ser de una empresa, la naturaleza del negocio, los principios y valores bajo los que se pretende funcionar y es de vital importancia para determinar objetivos y formular estrategias. NORMA Ordenamiento imperativo de acción que persigue un fin determinado con la característica de ser rígido en su aplicación. OBJETIVO Se define como el propósito que se pretende cumplir, los cuales establecen la naturaleza deseada de la empresa y las direcciones en que habrá de dirigirse hasta una serie de metas menos permanentes, y que definen tareas específicas para cada una de las unidades administrativas. ORGANIGRAMA Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución, así como de sus relaciones de jerarquía o de dependencia. ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Órgano del gobierno encargado de vigilar que se cumplan los lineamientos e inspeccionar que se observe la normatividad en materia de planeación, programación, presupuestación, registro, control, evaluación y auditoria. Autorizado por el Consejo de Administración de Educal, S.A. de C.V., en la tercera sesión del 23 de agosto del 2012.