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MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A.
CARLOS ANDRÉS HERRERA CÁRDENAS
Proyecto de grado para optar al título de Ingeniero Industrial
Director Juan Carlos Villamizar Perdomo Ingeniero de Producción Agroindustrial
Asesor Ricardo Amaya Gonzalez Jefe de transporte Unilever Andina S.A.
UNIVERSIDAD DE LA SABANA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTAFÉ DE BOGOTA, D.C 2002
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Chia, Junio 25 de 2002
Señores COMISION DE FACULTAD Facultad de Ingeniería
Respetados Señores:
Por medio de la presente certifico que he leído y estoy de acuerdo con el trabajo proyecto de grado MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. presentado por el estudiante CARLOS ANDRES HERRERA CARDENAS
Cordialmente
Juan Carlos Villamizar P Ing Agroindustrial Director de Tesis.
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Chia , Junio 25 de 2002
Señores COMISION DE FACULTAD Facultad de Ingeniería
Apreciados Señores:
Me permito certificar que he asesorado al alumno Carlos Andrés Herrera Cárdenas, en la elaboración y revisión final de su Proyecto de Grado MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. Considero que este proyecto de grado fue elaborado de manera muy satisfactoria para el mejoramiento de nuestra operación a nivel andino y corresponde al marco teórico – conceptual de un Ingeniero Industrial. Por lo anterior considero que es un proyecto digno de su aprobación.
Agradezco la confianza que me han depositado en mi, tanto la Universidad como el estudiante.
Atentamente,
Ricardo Amaya Coordinador Nacional de Transporte. Unilever Andina S.A.
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Chia , Junio 25 de 2002
Señores COMISION DE FACULTAD Facultad de Ingeniería
Apreciados Señores: Presento a su consideración el proyecto de Grado titulado MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A, como requisito para optar al titulo de Ingeniero Industrial de la Universidad de la Sabana. Después de haber tenido la oportunidad de hacer parte de ésta Institución y poder empezar una nueva etapa en mi vida, manifiesto mis mayores y sinceros agradecimientos a las directivas y al plantel, formadores de lideres y personas comprometidas con nuestro país.
Atentamente,
Carlos Andrés Herrera C Código 9713566
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AGRADECIMIENTOS
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“Manifiesto mis más sinceros agradecimientos a todos los que hicieron parte importante en mi formación como profesional”
A mi familia
A mi Novia
A mis Profesores
A mis Amigos
A mis Jefes..........
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TABLA DE CONTENIDO
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RESUMEN ................................................................................................................. 12 ABSTRACT................................................................................................................ 13 ANTECEDENTES ..................................................................................................... 14 OBJETIVO GENERAL.............................................................................................. 16 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................. 16
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CAPÍTULO 1 ................................................................................................................ 17
13 14 15 16 17 18 19
REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA.................................................................................. 17 1.1 EL SECTOR DEL TRANSPORTE EN COLOMBIA ........................................ 17 1.1.1 Oferta de transporte.................................................................................... 17 1.1.2 Demanda de transporte............................................................................... 18 1.1.3 Producción nacional................................................................................... 19 1.1.4 Movilización de carga ................................................................................ 19 1.1.5 Capacidad ofrecida por movilización........................................................ 20
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CAPITULO 2 ................................................................................................................ 21
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
CÓDIGO DE PRINCIPIOS DE UNILEVER ANDINA S.A..................................... 21 2.1 INTRODUCCIÓN........................................................................................ 21 2.2 CONDUCTA STANDARD.......................................................................... 21 2.3 OBEDIENCIA A LA LEY........................................................................... 22 2.4 EMPLEADOS .............................................................................................. 22 2.5 CONFLICTOS DE INTERÉS ...................................................................... 22 2.6 ACTIVIDADES PÚBLICAS ....................................................................... 22 2.7 SEGURIDAD EN LOS PRODUCTOS........................................................ 22 2.8 ASPECTOS AMBIENTALES ..................................................................... 23 2.9 COMPETENCIA .......................................................................................... 23 2.10 CONFIABILIDAD DE LOS INFORMES FINANCIEROS...................... 23 2.11 SOBORNOS............................................................................................... 23 2.12 DADIVAS Y/O COMISIONES ................................................................. 23 2.13 INTERMEDIARIOS .................................................................................. 24 2.14 PAGOS ....................................................................................................... 24 2.15 APLICACIÓN ............................................................................................ 24 2.16 CUMPLIMIENTO ...................................................................................... 24
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CAPITULO 3 ................................................................................................................ 26
39 40 41 42 43 44 45 46
MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A.......................................... 26 3.1. ¿QUÉ ES LA CERTIFICACIÓN? ................................................................... 26 3.1.1 Beneficios de la Certificación ................................................................... 26 3.1.1.1 Para los gobiernos. .................................................................................. 26 3.1.1.2 Para la industria....................................................................................... 27 3.1.1.3 Para el consumidor.................................................................................. 27 3.2 ¿CÓMO OBTENER LA CERTIFICACIÓN EN UNILEVER ANDINA? .......... 27 6
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3.3 LA CALIFICACIÓN ....................................................................................... 28 3.4 CLASIFICACIÓN DE LA TRANSPORTADORA.............................................. 31 3.4.1 Características de una micro transportadora .............................................. 32 3.4.2 Características de una transportadora pequeña .......................................... 32 3.4.3 Características de una transportadora mediana .......................................... 32 3.4.4 Características de una transportadora grande............................................. 33 3.5 REQUISITOS .................................................................................................... 33 3.5.1 Caso 1:........................................................................................................ 34 3.5.2 Caso 2:........................................................................................................ 35 3.5.3 Caso 3:........................................................................................................ 36 3.5.4 Caso 4:........................................................................................................ 37
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CAPITULO 4 ................................................................................................................ 39
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FACTOR ORGANIZACIONAL................................................................................ 39 4.1 IMAGEN CORPORATIVA................................................................................ 39 4.1.1 Misión........................................................................................................ 39 4.1.2 Visión......................................................................................................... 39 4.1.3 Objetivos .................................................................................................... 40 4.1.4 Políticas: .................................................................................................... 40 4.2 POSICIONAMIENTO DE LA TRANSPORTADORA ....................................... 41 4.3 CAPACITACIÓN.............................................................................................. 41 4.4 CONTRATACIÓN............................................................................................. 43 4.5 CALIFICACIÓN FACTOR ORGANIZACIONAL............................................. 44
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CAPITULO 5 ................................................................................................................ 45
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FACTOR FINANCIERO ........................................................................................... 45 5.1 COSTOS ............................................................................................................ 45 5.1.1 Costos Fijos................................................................................................ 45 5.1.2 Costos Variables ........................................................................................ 46 5. 2 ESTADOS FINANCIEROS .............................................................................. 46 5.2.1 Balance General:........................................................................................ 46 5.2.2 Estado de Pérdidas y Ganancias:............................................................... 47 5.2.3 Estado de Flujos de Efectivo..................................................................... 47 5.2.4 Estado de Cambios en el Patrimonio ......................................................... 47 5.2.5 Estado de Cambio en la Situación Financiera de la Empresa.................... 48 5.3 CALIFICACION DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ............................... 48 5.4 CALIFICACIÓN FACTOR FINANCIERO....................................................... 50
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CAPITULO 6 ................................................................................................................ 51
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FACTOR OPERATIVO ............................................................................................. 51 6.1 PERSONAL DE OPERACIONES..................................................................... 51 6.1.1 Coordinador de las Transportadoras .......................................................... 51 6.1.2 Verificadores.............................................................................................. 52 6.1.3 Coteros ....................................................................................................... 52 6.1.4 Pago de coteros .......................................................................................... 53 6.2 COMUNICACIONES ....................................................................................... 53 6.3 PARQUE AUTOMOTOR.................................................................................. 54 Disponibilidad de los vehículos. ......................................................................... 54 6.4 CAPACIDAD DE LOS VEHÍCULOS ............................................................... 55 6.5 DOCUMENTACIÓN DE LOS VEHÍCULOS, ESTADO DE LOS VEHÍCULOS, LIMPIEZA DE FURGONES Y CERTIFICACIÓN DEL CARGUE ANTERIOR.... 56 7
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6.6 DOTACIÓN DE VEHÍCULOS ........................................................................ 58 6.7 TIEMPOS Y CONDICIONES DE ENTREGA .................................................. 59 6.8 PROCEDIMIENTOS: ....................................................................................... 61 6.8.1 Procedimientos de enrutamiento y cargue de vehículos ............................ 61 6.8.1.1 Inscripción del transportador .................................................................. 62 6.8.1.2 Llamado a muelles:................................................................................. 62 6.8.1.3 Anticipos, tanqueos y revisiones preliminares........................................ 62 6.8.1.4 Ubicación en muelle................................................................................ 62 6.8.1.5 Cargue del vehículo ................................................................................ 62 6.8.1.6 Auditorias de cargue ............................................................................... 63 6.8.1.7 Entrega de Crossdocking:........................................................................ 63 6.8.1.8 Separación por ciudades.......................................................................... 64 6.8.1.9 Sellado del furgón................................................................................... 64 6.8.1.10 Recibo de documentos .......................................................................... 64 6.8.1.10.1 Orden de Cargue ................................................................................ 64 6.8.1.10.2 Facturas .............................................................................................. 65 6.8.1.10.3 Lista de empaque ............................................................................... 65 6.8.1.11 Despacho del vehículo .......................................................................... 65 6.8.2 Procedimientos para los desplazamientos de los transportadores.............. 65 6.8.2.1 Caravanas................................................................................................ 65 6.8.2.2 Escoltas ................................................................................................... 65 6.8.2.3 Comunicaciones...................................................................................... 66 6.8.2.4 Seguimiento ............................................................................................ 66 6.8.3 Procedimientos para las entregas ............................................................... 66 6.8.3.1 Despachos masivos ................................................................................. 66 6.8.3.2 Despachos de reexpedición:.................................................................... 66 6.8.4 Procedimientos para devoluciones............................................................. 67 6.8.4.1 Devoluciones en buen estado al momento de la entrega ........................ 67 Entrega de las devoluciones en buen estado ....................................................... 67 6.8.4.2 Devoluciones en mal estado.................................................................... 68 6.8.4.3 Entrada a Bodega .................................................................................... 68 6.8.5 Procedimiento Unilever ............................................................................. 68 6.8.6 Procedimiento Best Foods ......................................................................... 69 6.8.7 Procedimientos de legalización.................................................................. 69 6.8.7.1 Legalización en los distritos de ventas.................................................... 69 6.8.7.2 Legalización de Ordenes con devoluciones............................................ 70 6.8.7.3 Liberación para pagos ............................................................................. 70 6.8.7.4 Cobro a transportadoras por vencimientos en prontos pagos ................. 70 6.8.7.5 Legalización en Bogotá para pago de fletes para entregas Unilever ...... 70 6.8.7.6 Cuentas de cobro y pago de fletes........................................................... 71 6.8.7.7 Vigencia de las tarifas............................................................................. 71 6.8.7.8 Listado de tarifas..................................................................................... 71 6.8.7.9 Diferencias en los valores ....................................................................... 71 6.8.7.10 Pago de cupo por ocupación. ................................................................ 71 6.9 INDICADORES................................................................................................. 73 6.9.1 Cumplimiento en la recolección................................................................ 74 6.9.2 Cumplimiento en la entrega de la mercancía al transportador................... 74 6.9.3 Tiempo de atención vehicular.................................................................... 75 6.9.4 Cumplimiento en la recepción de la mercancía ......................................... 75 6.9.5 Tiempo de espera del vehículo................................................................... 76 8
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6.9.6 Costos de transporte 00.............................................................................. 76 6.9.7 Colocación de vehículos ............................................................................ 77 6.9.8 Utilización de la capacidad vehicular ........................................................ 77 6.10 CALIFICACIÓN FACTOR OPERATIVO....................................................... 78
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CAPITULO 7 ................................................................................................................ 80
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FACTOR DE SERVICIO AL CLIENTE ................................................................... 80 7.1 CULTURA ORGANIZACIONAL...................................................................... 80 7.2 ACTITUD.......................................................................................................... 81 7.3 MOTIVACIÓN .................................................................................................. 81 7.4 PRESENTACIÓN PERSONAL ......................................................................... 82 7.5 CALIFICACIÓN FACTOR SERVICIO AL CLIENTE...................................... 83
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CAPÍTULO 8 ................................................................................................................ 84
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
FACTOR SHE ............................................................................................................ 84 SAFETY, HEALTHY AND ENVIRONMENT......................................................... 84 8.1 SALUD OCUPACIONAL ................................................................................. 84 8.2 SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL.................................................................. 86 8.3 REQUISITOS LEGALES .................................................................................. 88 8. 4 PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD INTERNA.......................................... 88 8.5 SEGURIDAD DEL PARQUE AUTOMOTOR .................................................. 89 8.5.1 Seguridad Industrial................................................................................... 89 8.5.2 Mantenimiento ........................................................................................... 89 8.5.2.1 Mantenimiento preventivo ...................................................................... 90 8.5.2.2 Mantenimiento Corriente ........................................................................ 90 8.5.2.3 Mantenimiento básico............................................................................. 90 8.6 MEDIO AMBIENTE ......................................................................................... 92 8.7 ERGONOMÍA ................................................................................................... 93 8.7.1 Descanso diario.......................................................................................... 93 8.7.2 Descanso semanal...................................................................................... 93 8.8 SISTEMAS DE SEGURIDAD ........................................................................... 94 8.8.1 Escoltas ...................................................................................................... 94 8.8.2 Puestos de control...................................................................................... 95 8.8.3 Comunicaciones......................................................................................... 95 8.8.3.1 Seguimientos satelitales .......................................................................... 95 8.8.3.2 Información compartida.......................................................................... 96 8.9 PÓLIZAS DE SEGUROS .................................................................................. 96 8.10 CALIFICACIÓN FACTOR SHE ..................................................................... 98 CONCLUSIONES ...................................................................................................... 99 RECOMENDACIONES ........................................................................................... 100 GLOSARIO .............................................................................................................. 101 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 104
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INDICE DE TABLAS
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CONFIGURACIÓN VEHICULAR DE CARGA...................................................... 17
7
CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS ....................................................................... 18
8
PRODUCCIÓN NACIONAL (2001)........................................................................... 19
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MOVILIZACIÓN DE CARGA................................................................................... 19
10
CAPACIDAD OFRECIDA POR MOVILIZACIÓN ................................................ 20
11
PESO POR FACTOR................................................................................................... 29
12
FACTORES ................................................................................................................... 30
13
A ESCALA DE 1- 10..................................................................................................... 31
14
TOTAL FACTORES .................................................................................................... 31
15
CATEGORÍA DE EMPRESA..................................................................................... 32
16
FACTOR ORGANIZACIONAL................................................................................. 44
17
FACTOR FINANCIERO............................................................................................. 50
18
CAPACIDAD VEHICULAR ....................................................................................... 55
19
PORCENTAJE DE OCUPACIÓN EN PESO \ VOLUMEN ................................... 72
20
FACTOR OPERATIVO .............................................................................................. 78
21
SERVICIO AL CLIENTE ........................................................................................... 83
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EDAD PARQUE AUTOMOTOR ............................................................................... 91
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NIVEL DE MANTENIMIENTO ................................................................................ 92
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SHE................................................................................................................................. 98
25 26 27
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INDICE DE GRAFICOS
12 13
DISTRIBUCION VEHICULAR POR CONFIGURACION Y CLASE DE SERVICIO......................................................................................................................18
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RESUMEN
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Para ser más competitivas las empresas actualmente se debe tener un control estricto sobre las operaciones logísticas, siendo muy importante dentro de Éstas la distribución y transporte de los productos terminados. Las empresas para no tener una infraestructura de distribución la cual es muy costosa realizan contratos de outsourcing con compañías transportadoras, de las cuales existe una gran variedad en el mercado, por lo que se hace indispensable que las empresas contratantes las certifiquen. Unilever Andina S.A. para su operación de distribución realiza una licitación en la cual se hacen participes las compañías que prestan servicios logísticos de transporte (Transportadoras) Para el análisis de las compañías que se presentan a esta licitación, no se ha realizado un proceso de certificación que permita revisar y valorar los procesos internos de la transportadora. Actualmente se han presentado incumplimientos, falencias en la prestación del servicio y un alto índice de devoluciones. Unilever Andina S.A. consiente de que la prestación de su servicio hacia los clientes se ve opacada por estas falencias en el transporte ha decidido realizar un “Manual para la certificación de las empresas transportadoras”, en búsqueda del mejoramiento continuo en los procesos de distribución y logística no solo en Colombia sino a nivel Andino (Venezuela, Ecuador y Perú) así como el reconocimiento por parte de la IAC Colombia, en cuanto al programa de Excelencia Logística; además de generar para las compañías de transporte un “Good-Will” de su operación que les permita ser reconocidos por otros clientes.
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ABSTRACT
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To be more competitive, companies now need to make a strict control on their logistical operations, being the most important within these, the distribution and shipping of finished products. Since companies do not to have a distribution infrastructure attributable to its high cost; they make contracts of outsourcing with transportation companies, of which there is a great variety in the market. For this reason, it becomes essential that the contracting companies certify them. Unilever Andina S.A. makes a contest for its distribution operation in which they invite the companies that serve logistic of transport (Transporting) to participate. In order to analyze the companies that apply to this contest, a certification, that allows to review and to value the internal processes of the transporter, has not been made yet. At the present time breaches, lack of quality in the service operation and a high rate of returned products have been the constant Unilever Andina S.A. aware of the consequences of these flaws in the transportation service has decided to make Handbook for the certification of the transportation companies, in search of the continuous improvement in the processes not only in the logistic distribution in Colombia but at Andean level (Venezuela, Ecuador and Peru ); as well as the recognition from IAC Colombia, in the program of Logistic Excellence and also to create Good-Will in the operation of transportation companies that allows them to be recognized by other customers.
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ANTECEDENTES
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ANTECEDENTES UNILEVER ANDINA S.A. Unilever Andina S.A. compañía Anglo-Holandesa; inicia operaciones en América Latina en el año de 1931 y 10 años después en Colombia. Desde ese entones la compañía se ha dedicado a la elaboración de productos de consumo masivo entre los que se encuentran, grasas comestibles como Rama, Vitina y La Especial; en cuidado y aseo personal como Sedal, Close-up, Pond´s y Vasenol. En jabones como Coco Varela, Barrigón; y en la línea de Best Foods productos como Maizena, Knorr y Fruco, entre otros. Estos productos que hacen parte del portafolio de productos de Unilever hoy en día en Colombia; gracias a estratégicas alianzas con Varela y Disa; hacen que Unilever Andina posea más del 40% del mercado de consumo masivo frente a sus grandes competidores como lo son Colgate-Palmolive y Procter and Gamble. Unilever Andina S.A. dentro de su cadena de abastecimiento, tiene como estrategia la distribución y logística de sus productos como parte de la organización. Es así como hoy el Centro Nacional de Distribución cumple a cabalidad con la administración y el cumplimiento de los procesos logísticos. Dentro de estos procesos Unilever Andina S.A. desde sus inicios, empezó a manejar la distribución por distritos pequeños ubicados en todo el país y el transporte por medio de outsourcing; aunque no de manera legal. En el año de 1990 Unilever da un giro a su operación y se crea el hoy llamado Centro Nacional de Distribución desde el cual se envían los productos hacia todo el país. Es allí cuando el C.N.D. a la cabeza de Mauricio Duarte recibe la noticia de la existencia del nuevo estatuto de ley que obligaba a legalizar las empresas de transporte. Es así como se da paso a la primera transportadora legal llamada, Transportadora Pavón quien haría el transporte hacia todo el país teniendo precaución con Barranquilla, pues sé hacia necesario llevar la Rama refrigerada. Seis meses después se ve afectada económicamente y hace unión con ARG quien transportaba los productos a más puntos del país y es así como empiezan a venir otras compañías que cumplían la misma operación. El año pasado Unilever Andina S.A. revisando sus operaciones decide cambiar el método de pago de fletes y utilizar dos formas de transporte. Primero, sin la utilización de camiones refrigerados, lo cual hace la operación más barata en términos económicos y segundo manteniendo los procedimientos que se exigen para ello. Por esta razón convoca a licitación a las empresas de transporte. Estas transportadoras que han venido prestando servicio a Unilever Andina S.A. se encargan de la movilización de los productos así:
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ANTECEDENTES
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•
Transporte masivo: Que consiste en la movilización de productos terminados desde un origen (Bodega o Centro de Distribución) hasta uno o tres destinos diferentes bien sean otros Centros de Distribución o clientes.
•
Reexpedición: Es la distribución ejercida a clientes desde una plataforma de un Operador Logístico a través de sus propios medios. Generalmente se reexpide por encima de tres clientes.
Las actividades aquí descritas pueden ser efectuadas por el mismo Operador Logístico o en su defecto puede existir una combinación entre una carga masiva que es entregada a un Operador para reexpedir. En cada caso las condiciones y procedimientos serán aplicados de forma independiente. De igual forma cada una ocasionará un pago de flete diferente. Adicionalmente existe el transporte de carga entre plantas que también origina una movilización del producto hacia las bodegas. Unilever Andina en estos últimos dos años se ha encaminado al mejoramiento de sus procesos en la cadena de abastecimiento y ha logrado en tan poco tiempo ser reconocida por compañías como IAC Colombia, como una de las compañías abanderadas en el desarrollo e implementación de nuevos proyectos para su mejoramiento. Es por ello que Unilever dentro del esquema de desarrollo hacia el perfeccionamiento de su cadena de distribución y logística ve la necesidad de crear un “MANUAL PARA LA CERTIFICACION DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A.”, que trascienda no solo en Colombia sino a nivel Andino y sea un ejemplo de mejoramiento para sus competidores.
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ANTECEDENTES
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OBJETIVO GENERAL Desarrollar un Manual para la Certificación de las Empresas Transportadoras para el área de distribución y logística de Unilever Andina S.A.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS • • • • • • • • • • •
Determinar el procedimiento para la certificación de las compañías de transporte. Determinar los parámetros de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor Organizacional. Diseñar la forma de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor Organizacional. Determinar los parámetros de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor financiero. Diseñar la forma de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor financiero. Determinar los parámetros de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor Operacional. Diseñar la forma de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor Operacional. Determinar los parámetros de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor de servicio al cliente. Diseñar la forma de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor servicio al cliente. Determinar los parámetros de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor SHE (Safety, Healthy and Environment) Diseñar la forma de evaluación para las empresas transportadoras en cuanto a su factor SHE (Safety, Healthy and Enviroment)
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Factor Organizacional
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CAPÍTULO 1 REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA
1.1 EL SECTOR DEL TRANSPORTE EN COLOMBIA 1 1.1.1 Oferta de transporte La oferta vehicular está constituida por la capacidad instalada de todos los vehículos de transporte de carga existentes en el país y cuantificada por el número de toneladas que se puede movilizar en estos vehículos. A diciembre 31 de 1999, el total de vehículos registrados con capacidad mayor a dos (2) toneladas es de 139.702 de los cuales el 44,3% son de servicio particular y el 55,7% pertenecen al servicio público. A continuación en la tabla muestran los tipos de camiones de carga más utilizados en Colombia; allí se evidencia, además, la manera en que se nombraran para el manejo de las tablas y gráficos que muestran el comportamiento de estos en el país. TABLA 1 CONFIGURACIÓN VEHICULAR DE CARGA IDENTIFICACIÓN
DESIGNACIÓN Y CAPACIDAD DEL PARQUE AUTOMOTOR NACIONAL
DESCRIPCIÓN
C2 = 730,512 Ton
Camión sencillo dos ejes
C3 = 170,027 Ton
Camión doble troque
C4 = 3,691 Ton
Camión rígido 4 ejes
1
“Situación actual de oferta del parque automotor” Reporte anual Dic de 2001 Ministerio de transporte. 17
REVISION BIBLIOGRAFICA
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CONFIGURACIÓN VEHICULAR DE CARGA C2S1 Y C2S2 = 11,265 Ton Tractocamión con cabezote de 2 ejes C3S2 y C3S3 = 614,418 Ton
Tractocamión con cabezote de 3 ejes
DISTRIBUCION VEHICULAR POR CONFIGURACION Y CLASE DE SERVICIO DISTRIBUCION VEHICULAR POR CONFIGURACION Y CLASE DE SERVICIO 60,000
C A N T I D A D E S
50,000
40,000
PARTICULAR
30,000
PUBLICO 20,000
10,000
-
C2
C3
C4
C2S
C3S
CONFIGURACIÓN
1.1.2 Demanda de transporte Para los términos del estudio se considera la demanda como la cantidad de productos o mercancías que se necesitan movilizar de un lugar a otro, y se puede definir como carga en potencia de ser transportada. La clasificación de productos se hace de acuerdo a los sectores de producción enunciados a continuación y están en potencia de ser distribuidos al interior del país, de exportarse o importarse según el caso: TABLA 2 CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS SECTORES DE PRODUCCIÓN Agrícola: Manufactura: Pecuario:
Importaciones:
DESCRIPCIÓN Elementos básicos de producción agraria para el consumo. Materia prima o productos terminados que han sufrido alguna transformación, mediante un proceso industrial. Son los alimentos o elementos de origen animal, los cuales son utilizados en su naturaleza original o procesados. Son los productos o mercancías que proceden del 18
REVISION BIBLIOGRAFICA
Producción:
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exterior, por vía marítima, terrestre y otros. Son los productos básicos de producción nacional, susceptibles de ser procesados y manufacturados, para el consumo interno o para su exportación.
1.1.3 Producción nacional Los niveles de producción, se muestran en el siguiente cuadro y están divididos por sectores: Agrícola, manufacturero. minero y pecuario. TABLA 3
SECTORES AGRÍCOLA MANUFACTURADO MINERALES PECUARIOS TOTAL
PRODUCCIÓN NACIONAL (2001) PRODUCCIÓN (Toneladas) 31,895,911.00 44,584,338.19 12,955,204.00 2,697,365.25 92,132,818.44
% 35 48 14 3 100
Se exceptúan combustibles y carbón mineral para los casos en que su transporte no se realiza en el modo carretero. Del total de la producción nacional; 92,132,818 toneladas, podemos observar una mayor participación de los productos provenientes de la industria manufacturera, frente a los demás sectores. 1.1.4 Movilización de carga Se registran un total de 89,399,997.09 toneladas transportadas, movilizadas en 8,541,761 viajes, que comprenden viajes con carga, vacíos y de contenedores, de los cuales 1,809,724 circularon vacíos, lo que equivale a un 21%. TABLA 4
CONFIGURACIÓN DEL VEHÍCULO C2 C3 C4 C2S1 C2S2 C3S2 C3S3 TOTAL
MOVILIZACIÓN DE CARGA TONELADAS No TOTAL DE TRANSPORTADAS VIAJES 21,993,626.81 4,796,353 8,706,656.65 843,148 1,820,705.05 170,418 589,875.87 52,879 1,164,229.47 82,282 22,722,268.89 1,183,370 32,402,634.35 1,413,311 89,399,997.09 8,541,761
% VIAJES VACÍOS 22% 18% 15% 15% 20% 22% 21% 133% 19
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Respecto a la configuración de los vehículos, del total de viajes, el 55% se realiza en vehículos de dos ejes, el 17% en C3S3, el 14% en C3S2 y el 10% en vehículos de tres ejes. 1.1.5 Capacidad ofrecida por movilización Para determinar el índice de ocupación vehicular por movilización de acuerdo a la configuración del vehículo, en el cuadro siguiente se presentan las cifras globales por configuración a nivel de capacidad ofrecida y toneladas de carga transportada. TABLA 5 CAPACIDAD OFRECIDA POR MOVILIZACIÓN CAPACIDAD ÍNDICE OFRECIDA OCUPACIÓN CONFIGURACIÓN TONELADAS POR POR DEL VEHÍCULO TRANSPORTADAS MOVILIZACIÓN MOVILIZACIÓN (Ton) C2 43,167,173.58 21,993,626.81 51% C3 15,176,651.53 8,706,656.65 57% C4 3,749,209.99 1,820,705.05 49% TRACTOCAMIONES 91,061,697.71 56,879,008.58 62% Según el cuadro anterior los vehículos articulados son los que presentan el mayor índice de ocupación vehicular por movilización. La capacidad por movilización ofrecida por los vehículos es de 153,154,732.82 toneladas y se están movilizando 89,399,997.09 toneladas, observándose una operación no adecuada de los vehículos de carga.
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CAPITULO 2
CÓDIGO DE PRINCIPIOS DE UNILEVER ANDINA S.A. 2
UNILEVER ANDINA S. A dará conocimiento del código de principio de los negocios para que las transportadoras certificadas lo cumplan y practiquen. 2.1 INTRODUCCIÓN Unilever goza de una reputación por conducir sus negocios con integridad y respeto hacia los intereses de aquellos que podemos afectar con nuestras actividades. Esta reputación es una ventaja competitiva tan real como nuestra gente, nuestras fábricas y nuestras marcas. Nuestra prioridad es ser un negocio rentable, lo cual significa que debemos invertir para su crecimiento y lograr un balance de intereses a corto y largo plazo. Esto también significa cuidar a nuestros clientes, empleados, accionistas y proveedores, y las comunidades en las cuales desarrollamos nuestras operaciones. En el curso para lograr nuestros objetivos de negocio consideramos esencial que todos los empleados comprendan y cumplan con nuestros valores y por lo tanto compartan la manera Unilever de hacer las cosas. Es muy sencillo dentro del campo ético de los negocios hacer afirmaciones de gran trascendencia pero de muy poco valor práctico. Los principios generales contenidos en este código son pilar fundamental; ya existe una guía detallada hecha para las necesidades de los diferentes países y compañías y desarrollará aún más. Este Código de Principios en los negocios es una declaración fundamental en UNILEVER que nosotros encomendamos a Usted. 2.2 CONDUCTA STANDARD Unilever conduce sus negocios con honestidad e integridad y con respeto por los intereses de aquellos con quienes se relaciona. 2
Principio fundamental de todos los proyectos presentados en Unilever Andina Disposición d la Junta Directiva dictada en el mes de Junio del 2000. 21
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2.3 OBEDIENCIA A LA LEY A las compañías de Unilever se les exige que cumplan con las leyes y reglamentos de los países en los cuales ellas operan. 2.4 EMPLEADOS A las compañías de Unilever se les exige reclutar, emplear y promover los empleados sobre la base exclusiva de las capacidades y habilidades necesarias para el trabajo a desempeñar. Unilever está comprometida a proveer condiciones de seguridad y salud en el trabajo para sus empleados mundialmente. Unilever cree que es necesario mantener una buena comunicación con los empleados, normalmente a través de la información de la Compañía y procedimientos de consulta. 2.5 CONFLICTOS DE INTERÉS Unilever espera que sus empleados eviten actividades personales e intereses financieros los cuales pueden entrar en conflicto con los compromisos de trabajo. Se toman las medidas necesarias para asegurar que los empleados reciban una guía o instrucción apropiada en áreas donde pueden surgir tales conflictos. 2.6 ACTIVIDADES PÚBLICAS Unilever no apoya partidos políticos ni contribuye a los fondos de grupos cuyas actividades están encaminadas a promover intereses de los partidos. Las compañías de Unilever están impulsadas a promover y defender los intereses legítimos de sus negocios. Esto se puede hacer, bien directamente, o a través de entidades como asociaciones de comercio, haciendo preguntas o discutiendo acciones o decisiones particulares del gobierno. En donde su experiencia puede ser útil se anima a cooperar con los gobiernos, individuos, agencias y otras organizaciones en el desarrollo de la legislación propuesta y otras regulaciones que puedan afectar estos intereses legítimos. Las Compañías de Unilever también se encuentran estimuladas para responder a los requerimientos de los gobiernos y de otras agencias sobre información, observaciones u opiniones referentes a aspectos relevantes para el negocio y para la comunidad en donde estas operan.
2.7 SEGURIDAD EN LOS PRODUCTOS
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Unilever tiene el Compromiso de proveer productos que consistentemente ofrecen valor en término de precio y calidad, y los cuales son seguros para el uso que se pretende. 2.8 ASPECTOS AMBIENTALES Unilever está comprometida a desarrollar sus negocios dentro de un ambiente sano y de manera sostenible. De acuerdo con ello, su propósito es asegurar que sus procesos y productos tengan el mínimo impacto ambiental adverso, conmensurable con las necesidades legitimas de los negocios. 2.9 COMPETENCIA Unilever cree en la competencia vigorosa y justa, y apoya el desarrollo de leyes de competencia apropiadas. Los empleados reciben instrucciones y se asegura que entiendan tales leyes y que no las transgredan. 2.10 CONFIABILIDAD DE LOS INFORMES FINANCIEROS Los registros contables de Unilever y los documentos de soporte describen de manera precisa y reflejan la naturaleza de las transacciones fundamentales. No se establecerá o mantendrá ninguna cuenta secreta o no registrada, tampoco fondos o acciones. 2.11 SOBORNOS Unilever no da ni recibe sobornos para conceder o lograr ventajas en los negocios. A los empleados Unilever se les inculca que cualquier demanda u oferta de sobornos debe ser inmediatamente rechaza. 2.12 DADIVAS Y/O COMISIONES Las dádivas y/o comisiones son pequeños pagos hechos en dinero o en especie (ej. productos de la compañía) que se tienen que hacer como es públicamente conocido y comúnmente aceptado para obtener la agilización de trámites oficiales, documentación, trámites aduaneros, etc. No es una política de Unilever incentivar o respaldar estos pagos, pero se reconoce que en ciertas circunstancias pueden ser necesarios. Sin embargo, es importante asegurarse que dichos pagos sean destinados de acuerdo con el tipo de circunstancias aquí descritas y no se conviertan en sobornos, los cuales están absolutamente prohibidos en el Código de Ética de Unilever. Existen dos casos típicos en los que se acepta; primero, que el efectuar dichos pagos sea una práctica conocida y aceptada en el medio; y segundo, que el servicio obtenido por dicho pago represente la labor legítima del personal involucrado y que no se utilice para obtener ventaja en favor de Unilever en comparación con otras compañías.
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Cuando un Gerente autoriza dichos gastos, directamente o a través de terceros, se deben establecer reglas locales para asegurar que la imagen de Unilever no se vea afectada y que se hagan los controles pertinentes. Se espera que cada Gerente consulte este tema con el Vicepresidente de su área, con LACA y se comunique a Auditoria Corporativa. 2.13 INTERMEDIARIOS Unilever no debe emplear intermediarios ya que esto va en contra del código de ética, cuando sea indispensable hacerlo, su remuneración no debe exceder la tarifa normal y razonable acorde con los servicios que prestan. Se debe mantener un registro de los nombres y términos de los contratos de empleo de los intermediarios que tengan que ver con transacciones con empresas del estado o cuerpos públicos. Cada Presidente de las diferentes compañías de Unilever debe establecer las políticas al respecto y consultarlas con su cuerpo de gerentes. 2.14 PAGOS Unilever sólo efectuará pagos a los proveedores por mercancías y los servicios que reciba. Si se requiere realizar un pago a una entidad o persona fuera de este rango, y tal pago va en contra de los impuestos legales, control de cambios, regulaciones de inversión y moneda local, dichos pagos no se deberán efectuar. 2.15 APLICACIÓN Este código se aplica a las compañías Unilever a través de todo el mundo. En donde las compañías de Unilever participan en conjunto (Jointventures) con otras empresas, la aplicación de éstos principios debe ser promocionada activamente; esto influenciará de manera significativa la decisión de asociarse o continuar cualquier jointventure con otra compañía. 2.16 CUMPLIMIENTO Es responsabilidad de la Junta de Unilever asegurarse de que los principios contenidos en este código sean comunicados, comprendidos y observados por todos los empleados. Una auditoria interna, funcionalmente independiente, apoya a la Junta en el monitoreo de este código. La junta de Unilever no criticará la administración por la pérdida de cualquier negocio como resultado de la adhesión a estos principios. Igualmente, la Junta de Unilever hace entender que ningún empleado sufrirá como consecuencia de llamar la atención, por la violación o sospecha de violación de alguno de estos principios. En este Código, las expresiones "Unilever" y "compañías de Unilever" son empleadas para conveniencia y significan las compañías del grupo de Unilever que
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comprenden Unilever NV Unilever PLC y sus respectivas compañías subsidiarias. La Junta de Unilever significa los Directores Unilever N.V. y Unilever PLC.
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CAPITULO 3 CERTIFICACIÓN MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Ingeniero Industrial Gerente de Transportes Gerente del Centro Nacional de Distribución
Carlos Andrés Herrera C. Ricardo Amaya Fabio Parra
3.1. ¿QUÉ ES LA CERTIFICACIÓN? La certificación es el procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al comprador asegura por escrito que un producto, un proceso o un servicio, cumple los requisitos especificados. Convirtiéndose en la actividad más valiosa en el intercambio de las transacciones comerciales nacionales e internacionales. Es un elemento insustituible para generar confianza en las relaciones cliente-proveedor. 3.1.1 Beneficios de la Certificación 3 3.1.1.1 Para los gobiernos. La certificación asegura que los bienes o servicios cumplen requisitos obligatorios relacionados con la salud, la seguridad, el medio ambiente etc. Sirve como medio de control en importaciones y exportaciones, es una herramienta importante en la evaluación de proveedores en procesos contractuales y para verificar 3
Normas ICONTEC http://www.icontec.org.co/certificación.
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que el bien adjudicado en un proceso contractual sea entregado cumpliendo con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones. 3.1.1.2 Para la industria.
La certificación le permite demostrar el cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos en los acuerdos contractuales o que hacen parte de las obligaciones legales. 3.1.1.3 Para el consumidor.
La certificación lo protege en la adquisición de productos o servicios de mala calidad, el consumidor puede acceder a medios donde puede presentar sus reclamos o sugerencias frente a los productos certificados. Cada vez son más las empresas que exigen la certificación como factor fundamental en sus relaciones de negocios.
3.2 ¿CÓMO OBTENER LA CERTIFICACIÓN EN UNILEVER ANDINA? 1. Se evalúa el Sistema y se certifica el proceso de manera que sea confiable para la operación con Unilever. 2. Se otorga la Certificación por parte de los directivos; conformado por un equipo multifuncional que revisara los procesos ellos son: -
Gerente de Distribución y Logística.
-
El Jefe de Transporte.
-
El Jefe de Servicio al Cliente.
-
El Coordinador de Operaciones de la Bodega.
-
El Coordinador SHE.
A partir de éste momento, el transportador trabaja con Unilever como empresa certificada. 3. Posteriormente, se efectúan auditorias de seguimiento, con el fin de comprobar que se mantienen las condiciones que le hicieron merecedor de la certificación. 27
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3.3 LA CALIFICACIÓN El estudio de las operaciones logísticas y de distribución de las diferentes áreas de una compañía transportadora, lleva a determinar que los factores que se mencionarán a continuación tienen un peso o porcentaje, que se asignó buscando profundizar en los aspectos más relevantes en la toma de decisiones cuando se contrata una compañía de transporte. Existen cinco factores a ser evaluados, cada uno de los cuales tiene un peso en la calificación total de la transportadora. Para determinar las ponderaciones de cada factor, se realizo un análisis del impacto de cada uno de ellos en la operación con Unilever Andina S.A; a partir de ello se asignaron unas ponderaciones preliminares que luego fueron revisadas y aprobadas por el equipo multifuncional que certificará la transportadora (Ver tabla 6). Para cada uno de estos factores se determinaron una serie de subfactores, de los cuales se seleccionaron los más relenvantes para la operación de transporte, asignándoles la misma ponderación, ya que se consideró que tienen el mismo impacto en la operación. La calificación para este manual se hizo de la siguiente forma: Los subfactores serán calificados con una puntuación de 2 a 5 (en el caso en el que éste aplique a la transportadora). Cada nivel de evaluación será codificado con un número de la siguiente manera: Nivel 1 = 5 puntos Nivel 2 = 4 puntos Nivel 3 = 3 puntos Nivel 4 = 2 puntos Nivel 5 = Cuando el ítem no aplica para la transportadora. La calificación del factor se determinará sumando la calificación de cada subfactor. Luego estas calificaciones deben ser llevadas a una escala entre uno y diez; ya que todos los factores no tienen el mismo número de subfactores y para aplicar la ponderación las medidas de todos debe estar en la misma escala. En la tabla siguiente se muestran las ponderaciones de los diferentes factores.
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TABLA 6
FACTORES F. Organizacional F. Financiero F. Operativo F. Servicio al cliente F. SHE TOTAL
PESO POR FACTOR PORCENTAJES 10% 15% 30% 20% 25% 100%
MÁXIMA PUNTUACIÓN OBTENIDA 5*(4-#noaplica) 5*(1-#noaplica) 5*(9-#noaplica) 5*(4-#noaplica) 5*(9-#noaplica)
La máxima puntuación obtenida representa la calificación que tendría si todos los subfactores que aplican a la transportadora fueran calificados con nivel uno. Para cada factor será el número de subfactores de éste menos el número de subfactores que no apliquen a la transportadora, ya que si un factor no es susceptible de ser medido para una transportadora no puede castigarse a ésta con una mala calificación, afectando así su puntaje final. Para llevar la calificación de cada uno de los factores a la escala de uno a diez se aplica la siguiente formula: Puntaje = (10 * Puntuación obtenida)/ Máxima puntuación posible a obtener. Las calificaciones para la certificación en la contratación de las transportadoras estarán condicionadas por: Ø La transportadora será calificada como certificada, aceptable o de alto riesgo para operar con Unilever Andina S.A. Ø Cada calificación deberá ir acompañada de un reporte textual. De acuerdo con el porcentaje obtenido las transportadoras se clasificaran: De 0 a 4.9 se considera una transportadora de alto riesgo: La transportadora que se encuentre en este nivel, no debe ser contratada por la compañía para transportar sus productos, ya que no cumple con las normas y reglas de nuestra empresa, y por lo tanto puede resultar perjudicial para el desarrollo de nuestras operaciones. De 5.0 a 7.4 se considera una transportadora de nivel aceptable: La transportadora que se encuentra en este rango deberá mejorar en todos los aspectos de la evaluación para continuar su contrato con Unilever Andina S.A, pues de no tomar acciones sobre ello la empresa podrá pasar a ser una de alto riesgo. La contratación o la continuación del contrato quedan condicionada a que la transportadora contratada tome medidas específicas dentro de un periodo de un
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año. Luego de identificado los puntos débiles Unilever Andina S.A. dará a la transportadora el apoyo necesario para desarrollarla. De 7.5 a 10 se considera una transportadora certificada: La transportadora que cumpla con este puntaje; cumple con las normas y reglas de nuestra compañía y amerita ser Certificada por Unilever Andina S.A. como una transportadora de prestigio. Si se encuentran algunos puntos débiles deberá reforzarse y con este compromiso se dará a ésta una auditoria posterior. La evaluación se hará de la siguiente manera; ejemplo: 1. El formato de evaluación será el siguiente dependiendo de cada tipo de factor. TABLA 7 MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. EMPRESA TRANSPORTADORA FECHA EVALUADOR FACTOR ORGANIZACIONAL Imagen Corporativa Posicionamiento Capacitación Contratación TOTAL
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
2. Luego de llenar completamente cada una de las tablas, con los valores correspondientes, el evaluador tendrá unos resultados de la siguiente forma: En el factor operativo se encontró un subfactor que no aplica a esta transportadora, por lo tanto su máxima puntación obtenida será: Máxima puntuación posible a obtener= 5*(9-1)=40. TABLA 8 FACTORES F. Organizacional F. Financiero F. Operativo F. Servicio al cliente F. SHE
TOTAL 15 4 35 15 30
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3. El evaluador deberá pasar este puntaje a escala de 1 a 10: En este caso el factor Organizacional calificado sobre diez es: X = 7.7
Y así se deberá realizar con los otros factores; para obtener al final: TABLA 9 FACTORES F. Organizacional F. Financiero F. Operativo F. Servicio al cliente F. SHE
TOTAL 15 4 35 15 30
A ESCALA DE 1- 10 7.5 8 8.7 7.5 6.6
Nota: Se manejarán solo una cifra decimal. 4. El evaluador asignara a cada factor el peso por factor correspondiente: TABLA 10
FACTORES F. Organizacional F. Financiero F. Operativo F. Servicio al cliente F. SHE TOTAL
TOTAL 15 4 35 15 30
PUNTAJE A ESCALA PESO POR TOTAL MÁXIMO DE 1- 10 FACTOR FACTORES 20 7.5 10% 0.75 5 8 1.2 15% 40 8.7 30% 2.6 20 7.5 20% 1.5 45
10
6.7
25% 100%
1.7 7.7
5. La calificación para está transportadora es de 7.7 lo que quiere decir que será certificada.
3.4 CLASIFICACIÓN DE LA TRANSPORTADORA Antes de iniciar con la certificación es muy importante clasificar la empresa, es decir, determinar a que categoría pertenece. Frecuentemente se escuchan las expresiones micro, pequeña, mediana y gran empresa, en términos que para muchos no resultan ser claros. Para la certificación de una transportadora es muy importante determinar esta clasificación, pues de allí depende en gran parte la veracidad y enfoque que se le de a la calificación. Existe gran diversidad de variables a considerara a la hora de
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categorizarlas; con él propósito de tener un criterio en cuanto al tamaño de las empresas se refiere, se toma la siguiente referencia como parámetro. TABLA 11 Categoría de empresa Micro Pequeña Mediana Grande
Numero de personas empleadas 1a9 10 a 49 50 a 499 500 o más
3.4.1 Características de una micro transportadora Tiene un ritmo lento de crecimiento. Suele tardar algún tiempo antes de que la diversidad y complejidad de funciones provoque modificación en la organización. Los asuntos relacionados con la operación, la administración, el servicio al cliente y las finanzas son atendidas personalmente por el propietario o director. Existe un conjunto de necesidades muy sencillas lo que facilita su operación. Los equipos de trabajo y el parque automotor no son muy sofisticados. Carece de sistemas y controles. La transportadora y el capital, por lo general, son de propiedad individual. 3.4.2 Características de una transportadora pequeña El ritmo de crecimiento de la transportadora es superior a la de una micro transportadora y en algunos casos tan grande como el de la mediana o grande. La complejidad de las funciones, así como la resolución de problemas que se presentan, origina una mayor división del trabajo, que requiere una adecuada división de funciones y la delegación de la autoridad. La coordinación de la operación requiere una mayor organización. Puede abarcar el mercado local y regional con facilidad, mediante equipos de red. Esta en plena competencia con transportadoras similares. Todavía utiliza demasiada mano de obra para sus operaciones. 3.4.3 Características de una transportadora mediana Es una transportadora que ya no puede ser manejada por una sola persona. 32
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Requiere de un equipo de personas de diferentes niveles jerárquicos. Posee áreas bien definidas con responsabilidades y funciones. Intervienen varias personas para operar. Sus ventas superan los 2000 salarios mínimos anualizados. Tienen sistemas y procedimientos automatizados. Se preocupan por la capacitación y desarrollo del personal. 3.4.4 Características de una transportadora grande Es una transportadora que tiene sucursales nacionales e internacionales. Tiene varios empleados de confianza y sindicalizados. Sus ejecutivos tienen conocimientos de alta dirección y están bien remunerados. Cuenta con sistemas de administración y operación avanzados. Maneja capital y financiamiento grandes. Por lo general sus instalaciones son propias o grandes. Sus ventas son superiores a 5000 salarios mínimos anualizados. Pueden obtener líneas de crédito y prestamos por altos montos. Son muy reconocidos en el sector. Con base en estas características el evaluador iniciará su certificación, teniendo en cuenta el tipo de transportadora.
3.5 REQUISITOS Para pertenecer a Unilever Andina S.A. como compañía transportadora; esta deberá cumplir con la siguiente documentación y ser certificada bajo los siguientes factores que se evaluaran de manera cuantitativa y cualitativa. A continuación se muestra cuales son los requisitos indispensables, que debe tener toda transportadora vinculada con la operación de Unilever Andina; y en seguida los factores para la debida certificación.
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Las transportadoras deberán contar con los siguientes requerimientos para hacer parte de la operación; según se estipula: 3.5.1 Caso 1: Una empresa que este constituida, ya sea por una persona natural o jurídica; y quiera prestar el servicio de carga como empresa de transporte a nivel nacional, y desee prestar el servicio a Unilever Andina, deberá: Diligenciar y entregar formato de contratación de proveedores para poder laboral de manera legal con nuestra organización. (Anexo 1) La transportadora deberá contar con el código de EPSL suministrado por I.A.C. Colombia. Contar con el formato único de Manifiesto de Carga; documento que permite amparar y llevar un reporte de la mercancía transportada, al igual que efectuar un control sobre el pago de los fletes. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o NIT. Registro Mercantil o Certificado de Existencia y Representación Legal, con un tiempo de expedición no mayor a 90 días. Relación del personal contratado por la empresa, discriminándolo entre administrativo, técnico y operativo que labora en la empresa. Relación de las instalaciones locativas que tenga a disposición para las operaciones de la empresa en propiedad o a cualquier otro título. Certificado sobre la existencia de los contratos de trabajo, firmada por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal. Certificado sobre la existencia de los contratos de vinculación del parque automotor a la empresa, firmada por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal. Organigrama de la estructura organizacional de la empresa, indicando la preparación y experiencia laboral del personal vinculado. Señalar los avances técnicos que utilizarán para la prestación del servicio. Relación del parque automotor vinculado, indicando nombre del afiliado, cédula de ciudadanía, clase, marca, modelo, placa, número de chasis, capacidad. Acreditar a través de escritura pública, contrato de arrendamiento u otros, el área de servicio al usuario y parqueo de vehículos. Logotipos y distintivos de la empresa. 34
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Relación de los servicios complementarios que ofrecerá al equipo y a la tripulación. Pólizas obligatorias vigentes. Declaración de renta de los dos últimos años. Información detallada sobre la procedencia del capital aportado. Indicar el lugar y la dirección del domicilio principal y de las oficinas donde se encuentra operando. Relación de sedes operativas y talleres de mantenimiento, indicando dirección. 3.5.2 Caso 2: Una persona natural, propietario o tenedor de un vehículo con capacidad igual o superior a tres toneladas, denominado por el ministerio de transporte como “Transportador u Operador individual de carga”; que desee prestar el servicio de transporte de carga a nivel nacional para Unilever Andina; deberá: Diligenciar y entregar formato de contratación de proveedores para poder laboral de manera legal con nuestra organización. (Anexo 1) La transportadora deberá contar con el código de EPSL suministrado por I.A.C. Colombia. Contar con el formato único de Manifiesto de Carga; documento que permite amparar y llevar un reporte de la mercancía transportada, al igual que efectuar un control sobre el pago de los fletes. Acreditar la propiedad o la existencia del contrato de arrendamiento financiero del respectivo vehículo con la tarjeta de propiedad o la fotocopia del contrato de leasing. Certificado de registro como comerciante, expedido por la cámara de comercio de su domicilio. Acreditar las condiciones técnico - mecánicas requeridas por las autoridades competentes para transitar y para ejecutar la movilización de mercancías. Fotocopias de los seguros establecidos en el decreto 1554 de 1998. Presentar el logotipo de la empresa el cual deberá llevar la expresión "Tranportador u Operador Individual de Carga ". Relación de las sedes operativas indicando su ubicación y dirección.
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Manual para la Certificación
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Estados financieros básicos certificados de los dos últimos años elaborados. Declaración de renta del operador individual de carga correspondiente a los dos últimos años anteriores a la presentación de la solicitud y presentados de acuerdo al decreto 2649 de 1993. Si no está obligado a presentar declaración de renta, deberá anexar los certificados de Ingresos y Retenciones o declaración simple de los dos últimos años. 3.5.3 Caso 3: Si la transportadora nacional de carga desea realizar operaciones de transporte internacional con los paises en los cuales Unilever tiene operaciones, deberá: Diligenciar y entregar formato de contratación de proveedores para poder laboral de manera legal con nuestra organización. (Anexo 1) La transportadora deberá contar con el código de EPSL suministrado por I.A.C. Colombia. Contar con el formato único de Manifiesto de Carga; documento que permite amparar y llevar un reporte de la mercancía transportada, al igual que efectuar un control sobre el pago de los fletes. Solicitud escrita para laborar internacionalmente con Unilever Andina S.A. dirigida al Jefe de Transporte. Copia del documento constitutivo de la empresa trasnportadora, y reforma de sus estatutos en caso de existir, con la respectiva anotación de su registro, o en su defecto, certificado de constitución de la misma, indicando su objeto social, reformas, capital y vigencia, otorgado por el organismo competente. Copia del nombramiento de representante legal de la empresa transportadora o en su defecto, certificado del mismo otorgado por el organismo competente. Carta compromiso de contratación de Póliza Andina de Seguro de Responsabilidad Civil para el Transportista Internacional por Carretera y anexo de Accidentes Corporales para Tripulantes. Ambito de operación, señalando los países miembros por cuyo territorio pretende operar, incluido el de origen. Relación e identificación de los vehículos que va a utilizar para el transporte de los productos de Unilever. Indicando los que son de su propiedad, los de terceros vinculados y los tomados en arrendamiento financiero (leasing), adicionando los siguientes documentos e información: Copia de la matrícula o del registro de propiedad del vehículo. 36
Cuando se solicite la habilitación para un camión o tracto-camión de propiedad de un tercero, se acompañara además copia del contrato de vinculación, que contenga los siguientes requisitos: Nombre o razón social; dirección de la empresa o transportista autorizado; así como del propietario del vehículo o unidad de carga a vincular. Declaración; en el sentido de que el propietario del vehículo o de la unidad de carga a vincular, conoce y acepta; que el mismo será destinado al transporte internacional de mercancias por carretera. Identificación del vehículo o unidad de carga (placa y país, marca, tipo, numero de ejes, peso vehícular o tara, dimensiones externas, capacidad máxima de arrastre o carga, año de fabricación y numero o serie de chasis). Precisar la fecha de inicio y término del contrato de vinculación, el que deberá estar firmado por los representantes legales de ambas partes. Fotocopia del NIT. 3.5.4 Caso 4: Si la trasnportadora es una empresa extranjera de carga y ha obtenido en su país de origen el Certificado de Idoneidad y desea realizar operaciones de transporte internacional con Unilever Andina, deberá: Diligenciar y entregar formato de contratación de proveedores para poder laboral de manera legal con nuestra organización. (Anexo 1) La transportadora deberá contar con el código de EPSL suministrado por I.A.C. Colombia. Contar con el formato único de Manifiesto de Carga; documento que permite amparar y llevar un reporte de la mercancía transportada, al igual que efectuar un control sobre el pago de los fletes. Por intermedio del representante legal en Colombia de la empresa, presentar la solicitud escrita aprobada por la Dirección General de Transporte y Transito Automotor de este Ministerio. Que lo acredita como empresa de transporte Internacional. Copia del certificado de idoneidad con : I. relación de parque automotor y II.ámbito de operación Copia del poder notarial por escritura pública, en el cual conste la designación de representante legal en nuestro país, con plenas facultades para
representar a la empresa en todos los actos administrativos, comerciales y judiciales en los que deba intervenir. Ciudad y dirección del domicilio del representante legal de la empresa en nuestro país. Carta compromiso de contratación de la Póliza Andina de Seguro de Responsabilidad Civil para el Transportista Internacional por Carretera y anexo de Accidentes Corporales para Tripulantes. Relación e identificación de los vehículos habilitados y unidades de carga con los que operará en nuestro País y los cuales registro. Señalará los que son de su propiedad, los de terceros vinculados y los tomados en arrendamiento financiero (leasing).
Factor Organizacional
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CAPITULO 4 FACTOR ORGANIZACIONAL
Busca ahondar en temas correspondientes al objeto social de la transportadora respecto a:
4.1 IMAGEN CORPORATIVA 4.1.1 Misión Se refiere a lo que pretende hacer la empresa y para quien lo va hacer. Es el motivo de su existencia, da sentido y orientación a las actividades de la empresa; es lo que se pretende realizar para lograr la satisfacción de sus clientes potenciales, del personal, de la competencia y de la comunidad en general.
4.1.2 Visión Se refiere al futuro de la transportadora, a lo que quiere ser en el futuro, en que negocios nuevos entra, que negocios elimina y cuales mantiene. La visión debe dar respuesta clara a: 4 Ø Ø Ø Ø Ø
¿Qué productos se están ofreciendo al mercado? ¿Por qué son "diferentes"? ¿Qué beneficios van a traer los productos a los clientes? ¿Cómo van a estructurar las relaciones con los proveedores? ¿Cómo van a organizar la distribución de los productos?
4
Harold Koontz 1998 Administración una perspectiva global Editorial McGraw Hill 39
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Ø ¿Cómo pretenden desarrollar una propuesta de valor para los empleados? Ø ¿Por qué deberían trabajar para nosotros? 4.1.3 Objetivos Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Deben mencionase, en su conjunto, los objetivos generales a corto, mediano y largo plazo de la transportadora; así como los objetivos específicos y las metas con relación a los siguientes conceptos: • • • • • • •
Ventas Compras Finanzas Inventarios Personal Producción Utilidades
4.1.4 Políticas: 5 Consiste en enunciados o criterios generales de las empresas, que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Su propósito es asegurar que las decisiones no rebasen ciertos límites. Las políticas ayudan a decidir asuntos antes que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo así delegar autoridad sin perder el control de las acciones de los subordinados. Calificación: El evaluador deberá certificar sí la transportadora cuenta con una misión, visión, objetivos y políticas definidas; además de que cada uno de sus trabajadores las conocen y practican. Ø Nivel 1: La transportadora tiene una imagen corporativa clara y sus empleados la conocen además de practicarla. Ø Nivel 2: La transportadora tiene una imagen corporativa clara a pesar de que muchos de sus empleados no la conocen. Ø Nivel 3: La transportadora no cuenta con imagen corporativa; sin embargo, tiene un horizonte definido (esto quiere decir que cuenta con políticas en las cuales tiene un fin propuesto) Ø Nivel 4: La transportadora no cuenta con imagen corporativa establecida y bien definida.
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Factor Organizacional
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4.2 POSICIONAMIENTO DE LA TRANSPORTADORA Se refiere al reconocimiento que tiene la empresa transportadora en el medio de transporte de carga masiva a nivel nacional e internacional, del prestigio que goza, la forma en como el Unilever la percibe, el número de clientes con los que ha trabajado y cuales son sus referencias. Para lograr este posicionamiento la transportadora necesita: •
Atención personalizada.
•
Precios de fletes competitivos y relacionados con los que ofrece.
•
Proporcionar a Unilever asesoría.
•
Satisfacer las necesidades de transporte de Unilever Andina S.A.
•
Ser serios y ofrecer la mejor opción.
•
Proporcionar servicios alternos, que mejoren la operación, como paginas en internet.
El evaluador deberá verificar si estas características hacen parte de la transportadora; además, comunicarse ya sea por medios propios o por intermedio de la transportadora; con otros clientes de ésta, para pedir por lo menos tres recomendaciones o referencias. Ø Nivel 1: La empresa transportadora posee varios años de experiencia en el sector y goza de prestigio por la calidad del servicio que brinda. Ø Nivel 2: La empresa transportadora sé esta dando a conocer y es aceptada en el sector por el buen servicio que presta. Ø Nivel 3: La empresa transportadora es conocida en el sector pero no goza de prestigio. Ø Nivel 4: La empresa tiene mínimo respaldo administrativo y de dirección; por lo tanto no goza de reconocimiento y posicionamiento en el sector.
4.3 CAPACITACIÓN
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Factor Organizacional
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Determinar si la transportadora se encarga de dar capacitación a todos sus empleados en cada uno de los procesos que allí se realizan. Es importante que cada transportadora lleve a cabo un proceso de capacitación en los primeros días de trabajo; que consiste en planear y proporcionar la información requerida por el personal nuevo que ingresa; con él propósito de facilitar su adaptación al trabajo que va a realizar y darlo a conocer en la organización, especialmente con sus colaboradores, además de identificarlo con los objetivos de la transportadora, el tamaño y tipo de transportadora de la cual hace parte. Un programa de capacitación debe incluir: •
Antecedentes de la empresa.
•
Descripción del trabajo, deberes y normas.
•
Explicación general de la operación total de la transportadora.
•
La rutina diaria del empleado.
•
La imagen corporativa de la transportadora.
•
Política del personal.
•
Políticas de seguridad.
•
Presentación con compañeros de trabajo y jefe a cargo.
•
Servicios y productos de la transportadora.
•
Uso de la maquinaria que empleará para el desarrollo de su trabajo.
El evaluador verificará cual es el procedimiento que la transportadora utiliza para la capacitación de los empleados, y si, esta capacitación cuenta con los ítems anteriormente mencionados. Ø Nivel 1: Existe un programa de capacitación al personal, desde el momento del ingreso a la transportadora de manera especializada; en todo lo concerniente a lo anotado anteriormente. Ø Nivel 2: Se capacita solamente a cierto tipo de personal que se encarga de procesos especiales en la transportadora, en todo lo enunciado anteriormente. Ø Nivel 3: Solo se capacita a los altos directivos; o solamente a los transportadores en los aspectos mencionados anteriormente. Ø Nivel 4: No existe ningún tipo de capacitación al personal de la transportadora tanto administrativo como operativo. 42
Factor Financiero
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4.4 CONTRATACIÓN Se refiere al reclutamiento, tipo de contratación y perfil del empleado con que cuenta la empresa transportadora. Para tener un buen equipo de trabajo es necesario establecer criterios y procedimientos específicos para el reclutamiento, la selección, la contratación, la capacitación y la compensación del personal. Es importante que una transportadora cuente con un determinado número de fuentes de reclutamiento para disponer, en cualquier momento, del personal necesario y adecuado; que supla las vacantes temporales o permanentes que se presenten. Es necesario conocer los requerimientos de personal de las diferentes áreas de la empresa para definir una estrategia de reclutamiento que garantice la captación del personal solicitado en el tiempo requerido. Se pretende determinar por medio del evaluador si la transportadora cuenta con procesos de reclutamiento claros, precisos y realistas, a la hora de vincular a un trabajador. Además, deberá encargase de determinar si todos los empleados de la transportadora están vinculados bajo un contrato de trabajo que debe realizar el empleador y que a su vez, deberá tener los beneficios para la prestación del servicio los cuales están estipulados por la ley en el Código Sustantivo del Trabajo que denota las modalidades de contratación contenidos en el Art 37-54, remuneración Art 127-144 y prestaciones Art 260-308. El trabajador vinculado a una transportadora deberá contar con la siguiente documentación: •
Aprobación de examen médico.
•
Certificación de estudios.
•
Carta de recomendación.
•
Solicitud de empleo.
•
Fotocopias de la cédula de ciudadanía.
•
Pasado Judicial.
•
Fotocopia de la EPS en caso de estar afiliado.
Además de cumplir con el perfil que la transportadora exige para hacer parte de su empresa. Ø Nivel 1: El personal es contratado con base en requerimientos legales. El aspirante cumple con la información requerida. La transportadora desde el mismo momento en que se hace público o privado el requerimiento de un empleado recibe las hojas de vida, se efectúa el proceso de entrevistas, pruebas, visitas
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Factor Financiero
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domiciliarias y se hace la contratación con base en el perfil requerido y la autorización del ente que regula la admisión a la compañía. Ø Nivel 2: Se contrata el personal y se selecciona con base en recomendación, hoja de vida del aspirante. Se hace la contratación con base en el perfil requerido y la autorización del ente que regula la admisión a la compañía; se hace contrato legal pero el aspirante no cumple con la documentación exigida y, sin embargo, hace parte de la compañía. Ø Nivel 3: Se contrata personal con base únicamente en la hoja de vida se tiene en cuenta la determinación de la persona que regula la admisión a la empresa, pero no cuenta con la documentación exigida y el contrato no cumple con las condicione legales. Ø Nivel 4: Se contrata el personal únicamente basándose en la hoja de vida del postulado y se ingresa sin determinar si cuenta o no con el perfil de la transportadora, ni la documentación además de no hacerse contrato de trabajo.
4.5 CALIFICACIÓN FACTOR ORGANIZACIONAL TABLA 12 FACTOR ORGANIZACIONAL MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. EMPRESA TRANSPORTADORA FECHA EVALUADOR FACTOR ORGANIZACIONAL Imagen Corporativa Posicionamiento Capacitación Contratación TOTAL
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
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Factor Financiero
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CAPITULO 5 FACTOR FINANCIERO Este factor se refiere al tipo de documentación financiera mediante la cual se soporta la transportadora. La certificación busca precisar que los asientos hechos en la contabilidad y que se muestran en los estados financieros sean verídicos; así como identificar que la transportadora maneja indicadores que le permiten medir su gestión
5.1 COSTOS En cualquier actividad productiva o comercial hay dos tipos de costos; fijos y variables. Los costos fijos son aquellos a que se ve obligado todo trasportador, así no se tenga trabajando el camión, a registrar. Estos costos hay que registrarlos aparte para saber precisamente cuanto le cuesta al transportador. El solo hecho de tener el camión genera los siguientes costos: 5.1.1 Costos Fijos a. Salarios y prestaciones sociales: Corresponde al salario del conductor del vehículo y sus prestaciones legales, tales como primas, cesantías y seguridad social. b. Impuestos del vehículo: Este rubro se refiere a impuestos de rodamiento, impuestos del vehículo y calcomanías. c. Seguros: Incluye los seguros del vehículo, seguro obligatorio de accidentes y la contribución al Fondo Nacional de Seguridad Social. d. Tarjeta de Operación: Este costo se refiere al valor que debe pagar el propietario por la expedición de la tarjeta de operación del vehículo. e. Garajes o bodegas: Incluye el costo mensual del parqueo en una bodega o garaje donde estará el vehículo mientras no este operando. 45
Factor Financiero
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f. Depreciación del vehículo: La depreciación es la perdida de valor del vehículo. g. Gastos Financieros: En este costo incluye el valor de los intereses mensuales que se pagará por el préstamo para la adquisición de nuevos activos como vehículo o maquinaria para la operación. 5.1.2 Costos Variables Son los que se ejecutan con la operación del vehículo y varían en proporción al numero de kilómetros recorridos. a. Comisiones al conductor: Las comisiones son los pagos que se hacen al conductor, correspondientes a su participación sobre el producido del vehículo durante el mes. b. Insumos: Combustibles, llantas, neumáticos, protectores, filtros y lubricantes: Estos costos incluyen el valor de los insumos necesarios para la movilización de su vehículo calculados, para un mes de funcionamiento.
5. 2 ESTADOS FINANCIEROS Las transportadoras deberán contar con los siguientes estados financieros: 5.2.1 Balance General: 6 Presenta la situación financiera del ente económico a una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez por año, al cierre de cada periodo contable, pero para usos administrativos y por requerimientos legales se suele preparar para periodos más cortos: mensual, trimestral o semestral. El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer información a usuarios externos del ente económico, quienes sin tener acceso a sus registros contables se interesen en conocer su situación financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos de la organización para la toma de decisiones financieras. El Decreto 2649 de 1993, en su capítulo IV, reglamenta la presentación de los estados financieros y define cada uno de los elementos que los constituyen. Para el balance general, este decreto establece como elementos los siguientes:
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Gonzalo Sinisterra – Luis E. Polanco – Harvey Henao CONTABILIDAD “Sistema de información para las organizaciones” Editorial Limusa
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Activo. Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se esperan fluyan beneficios futuros. Pasivo. Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. El Decreto 2894 del 300 de diciembre de 1994, en su artículo 5, determina que toda presentación de estados financieros básicos a administradores, socios, entidades de estado y terceros, debe efectuarse utilizando las denominaciones indicadas en el catalogo contenido en el Plan Único de Cuentas. 5.2.2 Estado de Pérdidas y Ganancias: Denominado anteriormente como estado de ganancias y pérdidas, el estado de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para evaluar la gestión económica de una organización, así como también una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales. El estado de resultados resume las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos incurridos alo largo de un periodo contable. De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda por la empresa durante el periodo. 5.2.3 Estado de Flujos de Efectivo Este muestra el efectivo originado y aplicado por el ente económico durante un periodo contable en sus actividades de operación, financiación e inversión. Su objetivo básico es proporcionar información sobre los recaudos y desembolsos de dinero de la organización, con el fin de que los usuarios puedan examinar la capacidad de la empresa para generar flujos favorables de efectivo. El estado de fulos de efectivo permite, además, evaluar la capacidad de la organización para responder a sus obligaciones con proveedores, empleados, entidades financieras, accionistas o socios y demás acreedores. 5.2.4 Estado de Cambios en el Patrimonio Como su nombre lo indica, el estado de cambios en el patrimonio, muestra las variaciones producidas en el patrimonio del ente económico, durante un periodo contable, como las ocurridas por aumentos de capital, distribución de utilidades o excedentes, readquisición o amortización de aportes propios, colocación de los aportes propios readquiridos y movimiento de reservas o fondos patrimoniales. 47
Factor Financiero
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5.2.5 Estado de Cambio en la Situación Financiera de la Empresa Anteriormente denominado estado de fuentes y usos de fondos o estado de origen y aplicación de fondos, el estado de cambios en la situación financiera proporciona información referente a las actividades de financiación e inversión del ente económico durante el periodo contable. Tiene como principal objetivo mostrar el flujo de fondos de la organización a lo largo del periodo fiscal, señalando los orígenes de esos fondos, así como las aplicaciones o usos dados por la empresa.
5.3 CALIFICACION DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA El alcance de la certificación debe buscar que Ésta sea representativa, suficiente y que sirva para emitir un dictamen sobre la situación financiera de la transportadora. La tarea del evaluador debe ser estratégica y enfocarse en puntos concretos; en muestras representativas de la operación; ya que de otra manera tendría que verificar las operaciones contables en su totalidad. La experiencia del evaluador sirve para que durante la revisión, pueda seleccionar y profundizar en aquellos puntos que considere irregulares. El evaluador básicamente certifica: •
Si cuenta con los cinco estados financieros básicos completos y actualizados a la fecha.
•
Si la transportadora cuenta con un sistema de costos; y este a su vez cuenta con los rubros anteriormente mencionados.
•
Si son ciertos los valores que figuran en el activo y el pasivo.
•
Si son ciertas las cifras de ingresos y egresos.
•
Si son ciertas las cifras del patrimonio.
•
Si no hay simulaciones u omisiones.
Ø Nivel 1: •
La transportadora cuenta con estados financieros completos y actualizados.
•
La transportadora cuenta con un sistema de costos donde se encuentran como mínimo los anteriores rubros.
•
Son ciertos los valores que figuran en el activo y el pasivo.
•
Son ciertas las cifras de ingresos y egresos. 48
Factor Financiero
•
Son ciertas las cifras del patrimonio.
•
No hay simulaciones u omisiones.
49
Ø Nivel 2: •
La transportadora cuenta con algunos estados financieros básicos.
•
La transportadora no cuenta con un sistema de costos donde se encuentran como mínimo con los anteriores rubros.
•
Son ciertos los valores que figuran en el activo y el pasivo.
•
Son ciertas las cifras de ingresos y egresos.
•
Son ciertas las cifras del patrimonio.
•
No hay simulaciones u omisiones.
Ø Nivel 3: •
La transportadora cuenta con algunos estados financieros que demuestran el comportamiento de esta.
•
La transportadora no cuenta con un sistema de costos donde se encuentran como mínimo con los anteriores rubros.
•
Son ciertos los valores que figuran en el activo y el pasivo.
•
No son ciertas las cifras de ingresos y egresos.
•
Son ciertas las cifras del patrimonio.
•
Hay simulaciones u omisiones
Ø Nivel 4: •
La compañía no cuenta ningún tipo de estados financieros o parecido.
•
La transportadora no cuenta con un sistema de costos donde se encuentran como mínimo con los anteriores rubros.
•
No ciertos los valores que figuran en el activo y el pasivo.
•
No son ciertas las cifras de ingresos y egresos.
•
No son ciertas las cifras del patrimonio.
•
Existen simulaciones u omisiones en algunos documentos presentados. 49
Factor Financiero
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5.4 CALIFICACIÓN FACTOR FINANCIERO TABLA 13 FACTOR FINANCIERO MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. EMPRESA TRANSPORTADORA FECHA EVALUADOR FACTOR FINANCIERO
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
Información Financiera TOTAL
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Factor Operativo
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CAPITULO 6 FACTOR OPERATIVO
En este se factor certificará la operación logística y de distribución de cada transportadora. Si la transportadora cuenta con una bodega o trabaja, además, como operador logístico el evaluador verifica que cumpla con los requerimientos mínimos de bodegaje y estanterías contenidos en el Anexo 1.
6.1 PERSONAL DE OPERACIONES Cada empresa transportadora deberá contar con los servicios, de los siguientes coordinadores de operación que son esenciales dentro de la cadena de abastecimiento. 6.1.1 Coordinador de las Transportadoras Para cada centro de distribución o bodega en cada una de las ciudades donde operen las empresas de nuestros clientes, las transportadoras asignarán un funcionario; bajo su cargo con el objetivo de canalizar cada una de las solicitudes de Unilever. Este funcionario deberá tener toda la autonomía y poder de decisión para comprometer los recursos humanos y flota de su empresa. El horario del mismo estará sujeto al horario en cada centro de distribución y en la jornada que cada centro de distribución opere. Este funcionario en primera instancia recibirá solicitudes de los enrrutadores o jefes de bodega según sea el caso y se comprometerá a cumplir los requerimientos de una forma veraz y oportuna.
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Factor Operativo
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Otras funciones del coordinador consistirán en labores de gestión documental para cada uno de los procedimientos que más adelante se detallarán. El mismo será el responsable ante Unilever de su gestión; atendiendo solicitudes de los funcionarios de Unilever cuando éstos las requieran. En resumen, el Coordinador de las transportadoras será un facilitador de los documentos y agilizador del proceso de legalización. 6.1.2 Verificadores Es responsabilidad de las transportadoras el recibo en conformidad de las mercancías en cantidades y referencias descritas en cada documento expedido por Unilever. Por esta razón las transportadoras delegarán en personal idóneo la recepción y conteo de los productos a distribuir bien sea en conductores o auditores de cargue. En todo caso siempre deberá haber un funcionario de la transportadora recibiendo las mercancías entregadas, para lo cual, al final del cargue firmará el documento remisorio que contiene las referencias y cantidades despachadas y que fueron recibidas en conformidad y sobre las cuales se hace responsable en su totalidad. Los Operadores Logísticos en funciones de reexpedición asignarán personal calificado en la recepción de mercancías a las transportadoras masivas y presentarán un procedimiento de recepción a Unilever en el cual especifiquen la metodología de conteo y la manera de conciliar diferencias al momento del recibo acompañado de la documentación pertinente. Al final del proceso deberá ser claro si hubo diferencias o no al momento del recibo, y quien o cual transportadora es la responsable en caso de diferencias en cantidades o referencias y la metodología para cobro de faltantes. 6.1.3 Coteros Unilever en cada centro de distribución, dispone de cuadrillas especializadas en el cargue y distribución de los vehículos. Estas cuadrillas poseen experiencia y conocimiento adecuado para el tipo de productos a transportar y son de su entera confianza. Las cuadrillas están debidamente organizadas (cooperativas) y poseen la documentación y amparos exigidos por Unilever y las leyes. Por esta razón Unilever se reserva el derecho a elegir quien o quienes están autorizados para el cargue / descargue de los vehículos dentro de sus instalaciones. En condiciones especiales, que serán estudiadas en conjunto Unilever vrs transportadoras; se podrán admitir cuadrillas de las transportadoras, sólo cuando se demuestre que las mismas son idóneas, estén debidamente organizadas, amparadas, adquieran la experiencia y confianza que las empresas requieren. Las excepciones a estas condiciones corresponden a los vehículos que tiene el manejo de terceros, quienes deberán poseer tripulaciones de conductor-ayudante debidamente amparados por las transportadoras.
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Factor Operativo
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6.1.4 Pago de coteros Por tratarse de labores contratadas, controladas y supervisadas por las transportadoras, los valores que estos trabajos ocasionen serán cancelados por las transportadoras a las respectivas cuadrillas de coteros y las transportadoras deberán garantizar el pago oportuno a las mismas, previo acuerdo de la forma de pago. Las tarifas serán concertadas por parte de las cuadrillas con las transportadoras y anunciadas con antelación mediante comunicación escrita. Unilever participará de forma pasiva en la definición de las mismas y velará porque los valores estén dentro del promedio manejado por el medio. Se entiende que los valores del cargue y descargue de los vehículos, están considerados dentro de la tarifa cancelada a las transportadoras, por lo cual no existirán pagos adicionales por este concepto. En los procesos de descargue de las mercancías a clientes pueden existir igualmente cuadrillas dedicadas a esta labor y los clientes pueden requerir exclusividad en la utilización de las mismas. En estos casos las transportadoras deberán cumplir con las normatividades de los clientes y utilizarán el personal requerido. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora cuenta con un coordinador, verificador y tiene manejo adecuado de los coteros cumpliendo en su totalidad con las funciones y pago de coteros descritas anteriormente. Ø Nivel 2: La transportadora cuenta con un coordinador, verificador y tiene manejo adecuado de los coteros pero no hacen las funciones anteriormente establecidas, sin embargo, prestan el servicio adecuado y pagan los coteros según lo estipulado. Ø Nivel 3: La transportadora cuenta con un coordinador que a su vez hace la función de verificador y no tiene manejo adecuado de los coteros; ni con su pago. Ø Nivel 4: La transportadora no cuenta con un coordinador de operaciones esta se delega a cualquier persona en el momento de cargue o descargue; además, gozan de mala reputación por parte de las cuadrillas.
6.2 COMUNICACIONES Se refiere al tipo de comunicaciones que tiene transportadora; con el único fin de soportar la operación.
la
En cada centro de distribución la empresa transportadora destinará una unidad de comunicación a su cargo (Satelital, Avantel, celular o radio con sus respectivos cargadores) que garantice una inmediata y efectiva comunicación con cada transportadora a la persona encargada de coordinar el tranporte. 53
Factor Operativo
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Unilever se responsabilizará por el buen uso de las unidades, las que serán devueltas nuevamente por solicitud de las transportadoras o cuando cesen las labores de éstas en cada centro de distribución. El sistema de operación deberá estar soportado en un equipo de comunicaciones suficiente y eficiente. El Coordinador de Transporte de las empresas en cada centro de distribución (Cali – Bogotá – Barranquilla) deberá tener acceso a éste sistema a través de un equipo entregado por las transportadoras para poder coordinar adecuadamente los desplazamientos o solicitar la información que considere conveniente. Algunas transportadoras poseen equipos de seguimiento satelital. La información que de ellos se obtenga en cuanto a los desplazamientos de las mercancías de Unilever deberá ser reportada (para casos de emergencia) al Coordinador de transporte de las Empresas. Se espera hacia un futuro que las transportadoras que tengan sede en los centros de distribución a través de su Coordinador, puedan tener acceso directo para de esta forma tener un control mas detallado de los desplazamientos así como de las entregas. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: Se cuenta con un sistema satelital de seguimiento a vehículos, sistema de radio con los vehículos (nacional) y sistema de comunicación urbana. Ø Nivel 2: Se cuenta con sistema de comunicación por radio HF a nivel nacional con todos los vehículos. Ø Nivel 3: Se cuenta con sistema de comunicación en algunos vehículos y se complementa con algunos mediante celulares. No existe en la totalidad. Ø Nivel 4: La comunicación que existe es sólo entre oficinas y con pocos vehículos.
6.3 PARQUE AUTOMOTOR Disponibilidad de los vehículos. Unilever a través de sus funcionarios (enrrutadores) solicitan los vehículos con especificaciones determinadas que las transportadoras deberán suministrar de acuerdo con la solicitud. Si la transportadora a la cual se solicitó determinado vehículo no lo posee o no lo tiene disponible, deberá informar de forma inmediata a los enrrutadores quienes buscarán otras opciones con otras transportadoras a fin de no entorpecer el funcionamiento del centro de distribución. En todo caso las transportadoras no deberán comprometerse con vehículos que no poseen o que no estén disponibles así se encuentren en proceso de descargue, pues de ninguna manera se puede asegurar que estarán disponibles en el momento que sean llamados a muelle. Este punto, en particular, es crítico en los centros de distribución de Unilever donde no se dispone de muelles suficientes ni espacio de alistamiento para guardar cargues. 54
Factor Operativo
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Unilever tomará como indicador el porcentaje de cumplimiento en tipos de vehículos y cumplimiento de horarios en muelle. Podrán a su vez ejercer sanciones a las transportadoras que comprometan recursos que no están disponibles. Es autonomía de las transportadoras en labores de reexpedición la asignación de vehículos en su labor de acuerdo con características de recibo de los clientes, horarios, restricciones, siempre y cuando cumplan con las normas de seguridad e higiene. Este factor aplica únicamente para empresas que hayan o estén laborando con Unilever Andina. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora suministra los vehículos a tiempo y sin inconvenientes de acuerdo con lo exigido por los enrrutadores. El indicador de porcentaje de cumplimiento se encuentra entre un 70 y 100 %. Ø Nivel 2: La transportadora suministra los vehículos a tiempo y pero se comprometen un sin saber si el vehículo lo tienen a su disposición. El indicador de porcentaje de cumplimiento se encuentra entre un 40 y 69%. Ø Nivel 3: La transportadora no suministra los vehículos a tiempo; sin embargo, no presentan inconvenientes operacionales de acuerdo con lo exigido. El indicador de porcentaje de cumplimiento se encuentra entre un 10 y 39 %. Ø Nivel 4: La transportadora con frecuencia presenta retrasos e inconvenientes de acuerdo con lo exigido por los enrrutadores. El indicador de porcentaje de cumplimiento es menor del 10%.
6.4 CAPACIDAD DE LOS VEHÍCULOS ♦ Los tipos de vehículos requeridos por las empresas están dados por sus capacidades en peso y volumen a saber: TABLA 14 CAPACIDAD VEHICULAR Ton 1.0 ton 2,0 ton 5,0 ton
M3 2 M3 3 M3 15 M3
Ton 25 ton 32 ton 35 ton
M3 40 M3 55 M3 60 M3
Ton 10 ton 12 ton 18 ton
M3 20 M3 25 M3 30 M3
♦ Están dados por su tipo de carrocería: Furgones secos (láminas), furgones térmicos y carpados o carrozados. ♦ Están dados por atributos adicionales como: Equipos de refrigeración (refrigerados), Transporte de paletizados, tanques.
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Factor Operativo
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Se entiende que los carros suministrados por las transportadoras corresponden exactamente a la solicitud de Unilever y cumplen con las especificaciones del Ministerio del Transporte en cuanto a capacidades y características específicas. (Revisar manifiesto de carga) Unilever cargará los vehículos de acuerdo con los cupos anunciados por las transportadoras en las respectivas Ordenes de Cargue y asumirá que dichos valores son reales por lo cual no asumirán sanciones para los casos en los cuales se exceda el peso bruto autorizado por el Ministerio del transporte en carreteras. El evaluador hará énfasis en la capacidad vehicular. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: Que vehículos los pedidos por Unilever a través de los enrrutadores corresponden a las capacidades y características solicitadas además de corresponder a los estamentos el Ministerio de Transporte. Ø Nivel 2: Los vehículos que se suministran cumplen con las capacidades y características establecidas pero no con los estamentos legales. Ø Nivel 3: Los vehículos no cumplen con las capacidades y características establecidas pero sí con los estamentos legales. Ø Nivel 4: Los vehículos no cumplen ni con la capacidad exigida ni con los estamentos legales.
6.5 DOCUMENTACIÓN DE LOS VEHÍCULOS, ESTADO DE LOS VEHÍCULOS, LIMPIEZA DE FURGONES Y CERTIFICACIÓN DEL CARGUE ANTERIOR Fuera de todos los documentos solicitados por las autoridades de tránsito a los vehículos de carga (Anexo 2) deberán contar con el Manifiesto de Carga; las transportadoras deberán asegurar que los vehículos suministrados cumplan las normas vigentes en cuanto a contaminación ambiental y posean los certificados de emisión vigentes; que en determinados momentos podrán ser exigidos por los funcionarios del departamento de SHE de Unilever Andina S.A. Unilever Andina da conocimiento del Decreto 491/96 contempla: “Artículo 7” La licencia de conducción de vehículos de servicio público (Categorías 4ª, 5ª y 6ª) y las señales de transito, reglamentarias vigentes y que todo transportador deberá de conocer y practicar según se indica ( Anexo 3) Cuando los transportadores provean vehículos refrigerados, deberán certificar que los gases utilizados en los equipos de refrigeración cumplen con las normas ambientales exigidas por Unilever y los entes controladores del medio ambiente. Las transportadoras también tramitarán ante el Ministerio de Salud las licencias para el transporte de alimentos de los vehículos que transportarán mercancías con estas 56
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características tales como: productos de la División Lever de Unilever (margarinas de mes, margarinas industriales, Té y pastas de tomate) Los clientes de Unilever podrán manifestar inconformidades sobre el estado de los vehículos que entregan productos bien sea de forma directa o en reexpedición y las mismas serán tenidas en cuenta y calificadas por Unilever. Unilever se reserva el derecho de investigar antecedentes de vehículos y consulta a los listados de asociaciones como Defencar, Colfecar, a fin de verificar y vetar vehículos reportados por estas. Por tratarse en un alto porcentaje de transporte de alimentos Unilever exige la máxima pulcritud en limpieza e higiene de los furgones por lo cual el personal de bodegas y centros de distribución están facultados y entrenados para revisar y rechazar furgones dañados, sucios o con olores. Para estos casos las transportadoras deberán tener procedimientos específicos para la limpieza y mantenimiento de furgones con equipos y detergentes especializados que deberán anunciarse a fin de certificar sus procesos de higiene. Unilever podrán exigir en casos determinados certificados de cargue de mercancías anteriores a los vehículos con el fin de asegurar que no existen riesgos de contaminaciones cruzadas por impregnación de furgones. Para estos casos las transportadoras deberán procurar las documentaciones exigidas a fin de ser analizadas por las Empresas. En otros casos también podrán solicitar limpieza o lavado de furgones. Nota: Para los casos en que se realice transporte entre plantas; el transportador debe contar con una copia de aprobación de Formato de Verificación de Condiciones Físicas y de Higiene en Vehículos para Traslado de Plantas (Anexo 6) expedidas por las plantas, que envían el producto a la bodega. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora cuenta con toda la documentación de los vehículos y transportadores; buen estado de los vehículos en cuanto a limpieza de furgones, además, de contar con certificaciones de cargue anterior, expedidas por Unilever o terceros. Ø Nivel 2: La transportadora cuenta con algunos de los documentos exigidos; sus vehículos se encuentran en buen estado en cuanto a limpieza de furgones, además, de contar con certificaciones de cargue anterior expedidas por Unilever o terceros. Ø
Nivel 3: La transportadora no cuenta con la debida documentación de los vehículos; cuenta con un buen estado de los vehículos en cuanto a limpieza de furgones pero no con certificaciones de cargue anterior, expedidas por Unilever o terceros.
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Ø Nivel 4: Los vehículos no cumplen con la documentación exigida, además de no contar, con un buen estado de los vehículos en cuanto a limpieza de furgones y certificaciones de cargue anterior, expedidas por Unilever o terceros.
6.6 DOTACIÓN DE VEHÍCULOS Se refiere a los elementos de seguridad que suministra la transportadora para evitar cualquier imprevisto. Certificaremos el estado actual del botiquín el cual debe contener los siguiente elementos primordiales: • • • • • • • • • • • • • • • •
Algodón. Gasas Estériles. Esparadrapo. Jabón. Antisépticos. Tijeras afiladas. Tiritas. Termómetro. Aspirina u otro analgésico. Agua Oxigenada. Alcohol de 96°. Solución antiséptica tipo "Betadine". Crema antiséptica tipo "Bacitracina". Crema de hidrocortisona, para picaduras e inflamaciones locales. Emulsión al amoníaco tipo "Afterbite". Vendas o esparadrapo quirúrgico.
Además deberá de contar con: • • • • • • • • • •
Extintor cargado. Herramientas tales como destornillador de pala, estrella y alicates. Cruceta. Gato hidráulico. Bayetillas. Linterna. Guantes de carnaza. Tacos de madera. Triángulo de señalización. Palanca para gato.
El evaluador certifica: Ø Nivel 1: Se suministra a todos los vehículos todos los elementos de seguridad necesarios para su operación (extintores, botiquín actualizado, elementos, etc.), estos son revisados periódicamente y se constata su uso y que el
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conductor los puede operar en todo momento. Adicionalmente cuenta con manuales e instrucciones especiales para el manejo de los productos. Ø Nivel 2: La transportadora suministra todos los elementos básicos exigidos por la ley y solamente hace control sobre estos anualmente. Ø Nivel 3: La transportadora suministra elementos a los vehículos, sin embargo, no tiene ningún control sobre estos. Ø Nivel 4: La transportadora no suministra los elementos anteriormente mencionados.
6.7 TIEMPOS Y CONDICIONES DE ENTREGA Se tienen establecidos tiempos de entrega por áreas geográficas dependiendo del centro de distribución de origen. Estos tiempos están dados en días. Para la presente actividad se debe tener en cuenta que los Lead Time deberán ser menores a los establecidos; puesto que las transportadoras seleccionadas están autorizadas para realizar desplazamientos nocturnos. De igual forma Unilever contrata el cumplimiento de los Lead Time en un 100%. Además de ello Unilever suministrará a los transportadores masivos a clientes o a los operadores los listados donde están determinados los Lead Times por ciudad. Sin embargo, a continuación se presentan algunos casos de Lead Time: •
Autoservicios, Mayoristas, Caterplan, tenderos: Se requieren entregas en cuarenta y ocho horas, contadas desde la hora en que finaliza el proceso de facturación hasta la entrega en la bodega del cliente. Existen excepciones sobre clientes que manejan horarios y días específicos y estos son acordados por Unilever e informados a las transportadoras.
Puesto que el compromiso de las transportadoras es realizar las entregas dentro de los tiempos establecidos, es de esperarse que las transportadoras posean la suficiente infraestructura logística y administrativa para trabajar en horarios y días habituales. Esto no quiere decir que si su operación lo requiere, las transportadoras adopten otros horarios (turnos rotativos, horas extras, temporales, etc.) y trabajo en días festivos sin que ésto implique un recargo en costos o responsabilidades a las Empresas. Las entregas efectuadas a clientes deberán ser en su totalidad exacta por ítems y unidades, así como referencias. Puesto que el proceso de cargue en cada centro de distribución ha sido auditado por las transportadoras, así como en los procesos de reexpedición el operador logístico ha recibido en conformidad de cantidad y
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referencia los productos a redistribuir, no deberán existir diferencias al momento de las entregas. Si llegara a surgir diferencia, las transportadoras deberán asumir los costos que en contra de Unilever surjan; es decir si las transportadoras entregan erradamente un ítem de un valor mayor a un cliente y como consecuencia de este error necesariamente otro cliente recibirá uno de menor valor al solicitado, el cliente lo devolverá al transportador, éste a su vez a Unilever y Unilever generará cuentas de cobro por las diferencias en valores. De cualquier forma las transportadoras deberán garantizar que este tipo de errores no surja y el proceso de selección y capacitación sea el mejor. •
Items completos: Los ítems facturados deben ser entregados a los clientes en su totalidad. Las transportadoras reportarán en sus indicadores el cumplimiento de esta meta. Serán contabilizados por factura.
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Unidades completas: Las unidades registradas en las facturas (Cajas, unidades venta o unidades) deberán ser entregadas al 100%. Igualmente en los indicadores las transportadoras informarán el porcentaje de cumplimiento por factura.
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Referencias cambiadas: No deberán existir cruces entre referencias. En caso de existir las transportadoras deberán reportarlas en sus indicadores como numero de referencias cambiadas sobre el número de referencias entregadas por factura.
El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora cumple con los tiempos establecidos para la entrega a los clientes estipuladas por Unilever; Así como sus condiciones de entrega, por ítems, unidades y referencias. Ø Nivel 2: La transportadora no cumple con los tiempos establecidos para la entrega a los clientes estipuladas por Unilever; pero sí con las condiciones de entrega, por ítems, unidades y referencias estipuladas. Ø Nivel 3: La transportadora cumple con los tiempos establecidos para la entrega a los clientes estipuladas por Unilever; pero no con las condiciones de entrega, por ítems, unidades y referencias estipuladas. Ø Nivel 4: La transportadora no cumple con los tiempos establecidos para la entrega a los clientes estipuladas por Unilever; además de no cumplir con las condiciones de entrega, por ítems unidades y referencias estipuladas.
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6.8 PROCEDIMIENTOS: Este aspecto busca certificar los procesos que tiene la transportadora para realizar su operación y el cumplimiento de los requisitos mínimos que Unilever exige para el manejo adecuado de su producto. El siguiente es un resumen de los procedimientos más relevantes del trabajo cotidiano de las transportadoras en Unilever Andina S.A; existe una descripción mas detallada que podrá ser suministrada por Unilever a solicitud de las transportadoras o en casos de duda en la aplicación de alguno de ellos. Sin embargo, los procedimientos que se enuncian a continuación contienen la información necesaria para realizar los procesos de operación en las instalaciones de Unilever Podrán existir procedimientos con información confidencial que no serán entregados a las transportadoras y para estos casos las dudas en la aplicación serán concertadas entre las transportadoras y los representantes de Unilever. 6.8.1 Procedimientos de enrutamiento y cargue de vehículos El proceso de formación de carga en Unilever consiste en agrupar pedidos para clientes por rutas específicas, en cuyo caso el enrrutador selecciona un vehículo de acuerdo con las condiciones de la carga (peso, volumen, tipo de cliente, tipo de producto) Esta formación se hace sobre determinado vehículo en tipo (Refrigerado, térmico o carpado) y capacidad del mismo; teniendo en cuenta restricciones en cuanto muelles de clientes, horarios de circulación con restricción o no, tipo de negocio (tienda, supermercado, estoquista, mayorista o minorista) Para el caso de entregas urbanas en Bogotá, Cali, y para entregas directas; uno a tres clientes por fuera de los perímetros urbanos; los vehículos seleccionados, sé enrrutan, para entregar directamente sin realizar proceso de redistribución en un tercero, por lo cual los productos se entregan de forma consolidada para que el conductor y su ayudante seleccionen los productos dentro del furgón para y sean entregados a los clientes. Cuando la carga va consolidada a Operadores Logísticos para redistribución, la misma se entrega por referencias y se carga en un vehículo donde se considera flete masivo pues descargará en un solo sitio (Operador Logístico). El Operador Logístico desconsolidará la mercancía y separará por clientes de acuerdo con formularios entregados por Unilever que permiten agrupar diferentes facturas por cliente. Normalmente esta modalidad se utiliza cuando la entrega es a mas de 3 clientes o tiene alto número de referencias a 2 clientes en cuyo caso se predefinirá en el documento de entrega. Una vez efectuado el enrutamiento se informará al coordinador de la transportadora el tipo de vehículo y el sistema de entrega que realizará, así como el sitio de cargue y hora aproximada. Como se dijo anteriormente el coordinador no deberá comprometer recursos que no posea o no estén disponibles. 61
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Las rutas son asignadas a las transportadoras de acuerdo con su infraestructura; es de esperarse que las transportadoras "dueñas" de una ruta específica cumplan las solicitudes de Unilever y bajo ningún motivo, la transportadora, ni el conductor deberán negarse a transportar determinada ruta o destino so pena de ser retirados de la ruta o de Unilever. 6.8.1.1 Inscripción del transportador Antes de ingresar a muelles el transportador deberá registrarse en las porterías del centro de distribución de Unilever a fin de inscribir sus datos; vehículos, placa o furgón, para el caso en los que se emplea él van como unidad de carga, destino y empresa transportadora. Se entiende, que previamente la transportadora ha tramitado el "Formato para ingreso de contratistas"; en el cual relacionó con cédula y nombre, los funcionarios que atenderán la labor ante el centro de distribución de Unilever; el cual tiene vigencia de un mes, y al cual fue anexado el recibo de pago de afiliación a las EPS así como los documentos que demuestran que el o los transportadores están cobijados por una ARP. 6.8.1.2 Llamado a muelles: Una vez inició el proceso de alistamiento y de acuerdo con el espacio disponible en los muelles, el transportador es llamado a cargar, para lo cual debe ubicarse en el muelle indicado. También se entiende que el vehículo fue inspeccionado y está en condiciones adecuadas para viaje. 6.8.1.3 Anticipos, tanqueos y revisiones preliminares Los vehículos que han llegado a los centros de distribución de Unilever deberán estar aptos para viajar de forma inmediata, por lo cual deberán estar tanqueados y con las revisiones pertinentes para los viajes. Nunca deberán salir a realizar estos u otro tipo de actividades, ya cargados, pues ponen en peligro la seguridad del desplazamiento y la carga. El personal de seguridad estará atento al cumplimiento de estas normas y reportarán anomalías al respecto. 6.8.1.4 Ubicación en muelle Para este efecto deberán ingresar a los muelles de manera coordinada con los verificadores y el personal de coteros. Nunca podrán ubicarse de forma autónoma. Una vez en muelle los furgones serán inspeccionados. 6.8.1.5 Cargue del vehículo Mientras el vehículo permanezca en muelles deberá estar presente su conductor o en último caso su ayudante; en todo caso nunca deberá quedar solo pues en casos de emergencia deberá estar disponible para evacuar el muelle. El conductor o el verificador, delegado por la transportadora para conteo, trabajará en forma coordinada con el verificador de entregas para lo cual, el mismo le suministrará una 62
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copia de la "Orden de separación" la cual contiene los productos a cargar con sus respectivos códigos y descripciones así como las cantidades a cargar expresadas en pallets, cajas o unidades de venta. (Docenas, medias docenas, promoción) El verificador de despachos entregará por tipo de producto las cantidades expresadas en el documento, las cuales serán acomodadas dentro del furgón por el personal de coteros. Tanto el verificador, como el conductor y coteros deberán velar por la calidad del producto; rigiéndose por las reglas sobre apilamiento máximo de unidades, mezcla de productos no compatibles, espacio para circulación de aire, homogeneización de la carga dentro del furgón, balanceo del peso dentro del furgón y demás normas de las charlas sobre "Cargue Lógico" dictadas a las transportadoras. Entiéndase por cargue lógico; la mejor manera de acomodar y colocar los productos dentro de mi vehículo. Se utiliza cuando hay un gran volumen de un solo producto e implica mucho peso. Se deberá tener en cuenta el no desbalanceo del camión distribuyendo el peso; ya que el producto más pesado se reparte equitativamente a lo largo y ancho del camión, además de colocar los productos personales en la parte superior, que generalmente es lo que menos pesa; y así evitar oprimir los productos que van abajo. El cargue debe hacerse de tal manera que los productos de aseo personal y jabones no estén acompañados de grasas. Para los casos sobre mezcla de productos no compatibles como jabones o detergentes con alimentos o productos personales, deberán tomarse las precauciones pertinentes como separación a través de productos inertes como los productos personales o por medio de barreras como cartones o plásticos. Cualquier duda que surja en cuanto a la mezcla de productos será definida por el verificador de despachos o el jefe de transportes. Si al final del cargue, surgiera duda acerca de las cantidades cargadas bien sea por productos sobrantes o faltantes, el transportador o el verificador están en el derecho de exigir reconteo de la mercancía para lo cual se bajará de nuevo la carga hasta dirimir la duda. El pago a los coteros por esta labor adicional lo asumirá Unilever; si se determinó error de alistamiento o verificación, será cancelada por el transportador. 6.8.1.6 Auditorias de cargue Esporádicamente funcionarios de Unilever podrán auditar, vehículos cargados o en proceso de cargue, para lo cual se procederá a bajar toda la mercancía y se realizará un nuevo conteo por parte de los mismos. En este caso el costo del cargue y descargue será asumido por Unilever. 6.8.1.7 Entrega de Crossdocking: Existe un tipo de entrega paletizado a clientes; llamado croosdocking en el cual el cliente exige entrega paletizada y forrada con plástico stretch de sus productos separados por referencias. Para estos casos el conductor o verificador participará en el proceso de conteo sobre los palets y verificará su contenido antes del forrado con 63
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plástico. Para estos casos la capacidad en peso o volumen de los vehículos no se copará pues solo se apilarán estibas a un solo nivel por lo cual la transportadora deberá concertar una tarifa especial bien sea por vehículo o palet cargado, teniendo en cuenta que con éste proceso los tiempos de cargue y descargue del furgón son inferiores a cuando se carga al piso del furgón. 6.8.1.8 Separación por ciudades Cuando se realizan entregas directas del transportador a distintas ciudades dentro de un mismo cargue, el transportador podrá exigir separación de las mercancías por ciudades y cargar el furgón, de acuerdo a su ruta preestablecida. Esta solicitud se deberá hacer a los enrrutadores y el cargue coordinarse con los verificadores de despacho. 6.8.1.9 Sellado del furgón Una vez completado el cargue en presencia de funcionarios de la transportadora y en especial para los procesos de crossdocking el furgón será sellado a fin de garantizar que el mismo no sea abierto hasta su destino. El hecho de sellar el furgón, no exime al conductor, ni a la transportadora, de la responsabilidad de la mercancía la cual se verificará en su destino. El sellado de los furgones es labor de las transportadoras, y el control de la numeración de los sellos es de las mismas, exceptuando el proceso de crossdocking en cuyo caso funcionarios de seguridad de Unilever colocarán los sellos pues se trata de una entrega certificada a clientes determinados. 6.8.1.10 Recibo de documentos Una vez finalizado el cargue, el conductor únicamente (quien se inscribió en portería para cargar) se presentará ante los enrrutadores con el original de la orden de cargue firmada por el verificador que lo cargó y solicitará la entrega de los documentos que acompañan él cargue a saber: 6.8.1.10.1 Orden de Cargue Documento que contiene toda la información del cargue acerca de nombre del conductor, identificación, origen, destino, placa del vehículo o número del tráiler, peso bruto y neto de las mercancías, volumen del cargue, número secuencial de la orden, fecha del cargue, hora de salida (colocada por el personal de portería a través de reloj marcador) Resume todos los productos cargados en el vehículo marcados por referencia, descripción, cantidad cargada, unidad cargada (caja y/o unidad de venta), valor por producto de acuerdo con las cantidades cargadas, valor total de la orden a precio de costo y número de las facturas que lleva la orden.
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6.8.1.10.2 Facturas Documento que contiene datos sobre el cliente al cual serán entregadas las mercancías, nombre, dirección, número secuencial de la factura, división a la cual pertenecen los productos, fecha de vencimiento de la misma, número del pedido u orden de compra del cliente, observaciones especiales, código de barras de los productos, cantidades por producto en cajas, empaques y unidades, valor por producto, valor total de la factura, fechas acordadas de pago con el cliente (prontos pagos)
6.8.1.10.3 Lista de empaque Este documento resume las mercancías a entregar a cada uno de los clientes que puede contener una o más facturas en la entrega. Indica el código del producto, descripción del producto, cantidades a entregar según el embalaje (Cajas o unidades de venta), las facturas resumidas y es entregado al conductor que lleva la carga. Instrucciones especiales: En algunos casos el cargue normal va acompañado de entregas adicionales a oficinas distritales de Unilever, muestras, productos en desarrollo, empaques o materias primas. En estos casos se anexarán documentos adicionales que soportan la entrega y que contienen instrucciones sobre el destino de los productos (generalmente e-mail's) 6.8.1.11 Despacho del vehículo Recibidos los documentos, el transportador firma como recibo en conformidad y a partir de ese momento se hace responsable por las mercancías cargadas, luego se dirige de nuevo a portería para registrar la salida y en la orden de cargue se marca la hora de salida la cual será la hora oficial del despacho. 6.8.2 Procedimientos para los desplazamientos de los transportadores 6.8.2.1 Caravanas El equipo de seguridad de Unilever, conforma caravanas de vehículos para desplazamiento por las diferentes rutas del país. El transportador, se compromete a seguir en las mismas hasta su destino final por lo cual firma un documento donde se comprometo a eso. 6.8.2.2 Escoltas El servicio de acompañamiento de escoltas de Unilever; es efectuado de forma aleatoria; ya que para aquellos cargues, que el coordinador de seguridad disponga algunas veces este acompañamiento se realiza de forma encubierta.
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El servicio de seguridad de las empresas, es mas de control que operativo y de reacción; pues las empresas contratadas deben poseer la infraestructura en seguridad que garantice los desplazamientos sin ningún riesgo. Este equipo audita los sistemas de seguridad de las empresas transportadoras y su fin no es operativo. En algunas ocasiones las empresas podrán solicitar el acompañamiento del equipo de seguridad de Unilever pero estará supeditado a la disponibilidad de equipos y a prioridades definidas por el coordinador. 6.8.2.3 Comunicaciones Las empresas seleccionadas deben poseer un completo equipo de comunicaciones a fin de mantener informado a Unilever sobre su ubicación y posibles inconvenientes en los desplazamientos; así como cierres de vías por los diferentes factores; y a manera de brindar información a los clientes sobre retrasos en las entregas. Esta comunicación será canalizada a las empresas a través del coordinador de las transportadoras, en cada centro de distribución. 6.8.2.4 Seguimiento Las empresas deberán contar con un sistema de seguimiento y rastreo, a sus equipos en carreteras, bien sea satelital, puestos de control, escoltas motorizados, o reportes por medios de comunicación móviles. En cualquier caso las transportadoras estarán en capacidad de brindar información de la ubicación de sus equipos. 6.8.3 Procedimientos para las entregas Las entregas se dividen en dos dependiendo del destino final de la carga así: 6.8.3.1 Despachos masivos Los transportadores arriban a su destino final, bien sea a clientes (máximo tres) o a operadores logísticos para reexpedir. Se considera que la responsabilidad de la transportadora cesó cuando el receptor ha firmado y sellado en conformidad el documento que ampara las mercancías que serían facturas a cada uno de los clientes y la copia rosada de la orden de cargue firmada por el representante del operador logístico con su respectivo sello. Para entregas a operadores, el transportador que entregó el cargue masivo entrega junto con las facturas y listas de empaque la copia amarilla de la orden de cargue al operador como documento legal de posesión de dichas mercancías hasta su entrega a clientes. 6.8.3.2 Despachos de reexpedición: Son las entregas reexpedidas, desde las instalaciones del operador hasta los respectivos clientes quienes firmarán y sellarán en conformidad las facturas 66
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recibidas. Si el cliente no coloca la fecha de recibo, el transportador la anotará en presencia del cliente de forma legible. 6.8.4 Procedimientos para devoluciones Existen dos tipos de devoluciones según el origen de las mismas. Los transportadores en reexpedición serán los responsables de atender las mismas de acuerdo con el origen así: 6.8.4.1 Devoluciones en buen estado al momento de la entrega Estas se originan cuando a pesar de que el transportador en conjunto con el grupo de ventas y servicio al cliente tratan de evitar que los clientes devuelvan las mercancías por las diferentes causales (Anexo 4), el producto nunca será recibido por el cliente. Estas devoluciones pueden ser totales, refiriéndose totales al total de una factura y parciales cuando se está devolviendo solo un ítem o parte de éste dentro de una factura. En los casos de Unilever; el transportador se dirigirá al distrito de ventas correspondiente según la ciudad donde se está realizando la entrega y previa autorización de ventas en el mismo distrito; solicita elaboración de las notas crédito para así liberar la cartera del cliente. En este punto las mercancías quedan en un estado de tránsito; cargadas a la transportadora que efectuó la entrega, junto con la elaboración de la nota crédito. Cada distrito entrega a la transportadora un documento denominado “Resumen para entrega de productos” donde figuran los productos y cantidades devueltas las cuales deberán retornar al centro de distribución de donde fue cargado el vehículo junto con el respectivo documento. Entrega de las devoluciones en buen estado Como se dijo anteriormente las devoluciones en buen estado deberán retornar al centro de distribución de origen Cali o Bogotá. La transportadora masiva, que realizó la entrega al cliente se dirige al respectivo centro de distribución, con el listado “Resumen para entrega de producto en buen estado” y los productos devueltos. Se presenta ante el funcionario de transportes para la asignación del peso a pagar de acuerdo con la ocupación del vehículo y las tarifas establecidas. Posteriormente procede a entregar la mercancía ante el funcionario del centro de distribución encargado, quien recibe cajas o unidades de venta en buen estado, rechazando aquellas mercancías que no cumplan con los estándares de la compañía y anotando las cantidades recibidas, resaltando los casos de mercancías faltantes. En cuanto a las devoluciones de Best Foods; la transportadora, anotará la causal de la devolución y la reportará antes de veinticuatro horas. En este momento los productos quedarán cargados a una localización predeterminada en el sistema para la transportadora. Posteriormente las mercancías deberán retornar al centro de distribución despachador Cali o Barranquilla; en donde se elaborará la respectiva 67
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nota crédito al cliente y una vez recibidas se exonerará a la transportadora de la cobranza de dichos productos. 6.8.4.2 Devoluciones en mal estado Son productos deteriorados o vencidos en las bodegas de los clientes quienes a través de formatos dispuestos para tal fin solicitan la recolección de dichos productos. Estos formatos son: 6.8.4.3 Entrada a Bodega Es el documento oficial de recolección de productos en mal estado de los clientes. Dicho formato contiene la información sobre: Datos de los clientes (nombre/dirección), fecha en la cual se elabora el formato, descripción y código de los productos a recolectar, unidades a recibir del producto, observaciones, nombre o firma del representante de ventas solicitantes, autorización del gerente de ventas de la zona, firma del conductor que recibe la devolución, firma del cliente o su representante que entrega la devolución, y firma del representante de la bodega que recibe finalmente el producto deteriorado. Algunos clientes de cadena realizan devoluciones sin el documento anterior y entregan el producto en cajas selladas. Para estos casos el auxiliar de servicio al cliente de la zona autorizará vía telefónica o avantel al transportador quien recibirá cajas selladas para posteriormente entregarlas en igual estado al tercero que recibe los productos. En otras ocasiones se autoriza la recolección de las averías sobre formatos del cliente. Para estos casos solo se deberán recolectar los productos en estos formatos a los clientes autorizados expresamente por los auxiliares de servicio. 6.8.5 Procedimiento Unilever Los clientes solicitan al representante de ventas la recolección de averías con frecuencias determinadas. El representante de ventas verifica la causal de la devolución y autoriza su recolección a través del formato de entrada a bodega firmando dicha solicitud. Esta, igualmente deberá ser autorizada por el gerente de ventas de la zona del representante de ventas. Estas entradas a bodega son recolectadas en cada uno de los distritos de venta y son entregadas a las transportadoras que atienden en cada zona, quienes firman un formato donde se relacionan la entrada a bodega recibidas, así como la fecha de recibo de estas. Posteriormente, el operador inicia la recolección asignando un vehículo para la recogida de los productos. El conductor del vehículo de las devoluciones recibe contados los productos y compara contra las cantidades escritas en la entrada a bodega. Si estas cantidades son diferentes, anotará en la columna de cantidades recibidas el total de unidades por producto. Finalmente firmará la entrada a bodega de la cual el cliente se quedará con la copia amarilla y entregará al transportador el resto de las copias. Con las copias de la entrada a bodega recolectadas, el transportador se dirige al respectivo 68
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distrito donde recibió la entrada a bodega y entrega el original y la copia azul al Auxiliar de nota crédito del distrito y se quedará con la copia verde. El auxiliar de nota crédito elaborará la respectiva nota crédito al cliente y entregará al transportador el documento “Resumen para entrega de productos” en donde figuran todos los productos con sus respectivas cantidades de las entradas a bodega que recolectó; dejando dichos productos en tránsito, pero cargados a una bodega ficticia a cargo del operador logístico. Dependiendo de la frecuencia o cantidades, el transportador retornará dichos productos al tercero que administra dichos productos en Bogotá (TERCER LTDA); en un vehículo destinado exclusivamente para tal fin; pues se trata de productos en mal estado que podrían contaminar otros productos. Una vez en Bogotá y antes de entregar al tercero, el transportador, deberá dirigirse al centro nacional de distribución para que el departamento de transportes asigne el tonelaje a pagar por la devolución según la ocupación del vehículo. Luego se procede a la entrega en el tercero quien recibirá unidades contadas. Si llegase a existir faltantes entre las cantidades registradas en el formato “Resumen para entrega de productos”, el tercero anotará solo las cantidades recibidas y se generará de forma automática una cuenta de cobro a cargo del operador que será descontada de sus fletes. 6.8.6 Procedimiento Best Foods Estas devoluciones son recolectadas por el operador, contabilizadas y destruidas en cada ciudad bajo supervisión de la Unilever, tramitando en cada centro de distribución de Best Foods las respectivas notas crédito. 6.8.7 Procedimientos de legalización Finalizada la etapa operativa de la distribución las transportadoras deben asegurar el correcto diligenciamiento administrativo de los documentos que acompañan los cargues con el fin de dar continuidad a los procesos administrativos y de cartera de Unilever así como la autorización para facturación de las transportadoras por los fletes causados. 6.8.7.1 Legalización en los distritos de ventas Las transportadoras que entregaron directamente a clientes o los operadores que realizaron redistribución deberán dirigirse a cada uno de los distritos de ventas de Unilever, a fin de presentar la documentación (facturas) firmada y sellada por los clientes para así iniciar el proceso de recuperación de cartera de Unilever. Este proceso se denomina legalización y en esta interviene, el transportador que hizo la entrega a clientes en carga masiva y el representante en el distrito del operador logístico que agrupa dichos documentos. El representante de Unilever verifica las firmas y sellos de los clientes y si no existen dudas o las facturas no poseen observaciones firma y sella la copia rosada de la orden de cargue mediante la cual afirma que no hubo inconvenientes en las entregas y autoriza la cancelación
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del flete. Si existen devoluciones, se seguirá el procedimiento para devoluciones en buen estado al momento del recibo tal como se indicó anteriormente. En este caso el representante de Unilever verifica las observaciones en las facturas que generalmente son ocasionadas por devoluciones o productos errados y procede a anotar el número o números de las notas crédito elaboradas sobre las devoluciones en la copia rosada de la orden de cargue para que el funcionario legalizador en Bogotá retenga los fletes hasta aclaración de las observaciones o recibo de las devoluciones en buen estado como se indicó en el punto de devoluciones. 6.8.7.2 Legalización de Ordenes con devoluciones Una vez efectuada la entrega el operador se dirige ante el funcionario receptor de cuentas, quien verifica si la entrega se realizó completa o si por el contrario hubo faltantes o mercancías averiadas. En el caso de faltantes la orden se legaliza y el sistema genera automáticamente una cuenta de cobro al operador con el valor de la mercancía extraviada. Para los casos de productos averiados, el coordinador de la bodega que recibe, puede remitir estos productos al tercero que recibe las mercancías en mal estado y en este caso se realiza también un cobro sobre la mercancía averiada pero a precio de costo. En caso de que el operador decida tomar la mercancía, se procederá al cobro como producto no entregado. 6.8.7.3 Liberación para pagos Luego de recibidos todos los documentos en conformidad por el receptor de cuentas, el mismo procede a liberar del sistema (Open Notes) las facturas y posteriormente las ordenes de cargue. En este punto concluye la legalización. Las ordenes de carga ya legalizadas se entregan al coordinador de transportes quien las liberará del sistema en el módulo de fletes para que las mismas aparezcan en los listados de ordenes a cobrar por las transportadoras según se indica mas adelante. 6.8.7.4 Cobro a transportadoras por vencimientos en prontos pagos Las facturas poseen fechas estipuladas de pago con los clientes y en algunos casos los clientes obtienen descuentos si los pagos se efectúan en lapsos de fechas establecidos. Si las transportadoras no legalizan los documentos a tiempo y se vencen los prontos pagos, deberán asumir el valor de los descuentos otorgados a los clientes pues los mismos se los tomarán y Unilever no podrán perderlos. Por esta razón es conveniente que las transportadoras a través del coordinador estén atentas a dichas fechas a fin de no recibir estos cobros, además de acelerar el proceso de cancelación del respectivo flete. 6.8.7.5 Legalización en Bogotá para pago de fletes para entregas Unilever Con la copia rosada de la orden de cargue legalizada en distrito el coordinador de la transportadora se dirige al receptor de cuentas del centro nacional de distribución en Bogotá y se la presenta para que la misma sea descargada del sistema de notas denominado Open Notes que lleva un control de todos los documentos legalizados. Posteriormente entrega dicha copia rosada de la orden de cargue al coordinador de 70
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transportes para liberar del sistema dicha orden en el sistema de fletes, los mismos, sean liquidados cuando se corre la liquidación semanal del sistema. El coordinador de transportes entregará semanalmente al coordinador de las transportadoras el listado que contiene las ordenes ya legalizadas y con los valores a cancelar para cada orden. 6.8.7.6 Cuentas de cobro y pago de fletes Con el listado en mención, las transportadoras elaboran las respectivas cuentas de cobro limitándose a transcribir los valores liquidados por el sistema; y las entregaran directamente en el departamento de cuentas por pagar de Unilever dejando copia de dichas facturas en la oficina de transportes de Unilever. El pago de fletes se realiza dentro de los siguientes veinticinco días hábiles a la presentación de las facturas. Las transportadoras deberán llevar un estricto control de los cobros a fin de no repetir cuentas sobre ordenes ya facturadas pues entorpecerán sus pagos y tomarán mas tiempo de procesamiento cuando el sistema detecta ordenes ya facturadas. Es importante que las transportadoras tengan en cuenta las fechas de cierre de Unilever a fin de no facturar fletes en fechas posteriores a los cierres ciclicales, pues en estos casos deberán pasar las facturaciones con la fecha dentro del ciclo en curso. 6.8.7.7 Vigencia de las tarifas Las tarifas tendrán vigencia de un año a partir de la fecha en la cual se inicia la operación de distribución. 6.8.7.8 Listado de tarifas Las tarifas aplicadas estarán de acuerdo con lo aprobado en la licitación de transporte y estarán vigentes hasta el cambio oficial previamente anunciado por Unilever. 6.8.7.9 Diferencias en los valores Cuando las transportadoras reciben los listados de liquidación verificarán si están de acuerdo con las tarifas pactadas y en casos de diferencias bien sea mayores o menores deberán informar al coordinador de transportes para corregir dicha tarifa. 6.8.7.10 Pago de cupo por ocupación. Las transportadoras suministrarán los vehículos adecuados, de acuerdo con las solicitudes de Unilever por lo cual se pagarán solo las capacidades contratadas de acuerdo con las siguientes condiciones:
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Factor Operativo
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TABLA 15 PORCENTAJE DE OCUPACIÓN EN PESO \ VOLUMEN Del 50% al 60% Del 61% al 70% Del 71% al 80% Del 80% o más
PAGOS DE LA CAPACIDAD DEL PESO 60% 70% 80% Cupo del vehículo
Cualquier excepción a esta norma deberá ser negociada entre la transportadora a través de su coordinador y el o los representantes de las transportadoras; y aceptada por escrito en los documentos del cargue (Orden de Cargue) especificando el motivo que origina el acuerdo. Para los vehículos empleados en el transporte urbano para procesos de Crossdocking donde se requiere cargue de palets sin completar el cupo de los vehículos, se deberá determinar una tarifa específica que debe ser inferior a la aplicada en cargue al piso, pues los tiempos de cargue y descargue así como la utilización de la capacidad del vehículo son inferiores. Además de esto la transportadora contará con una tabla de fletes que determina el área de distribución y logística y que están por encima de las tablas legales impuestas por el ministerio de transporte. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora conoce los procedimientos mencionados anteriormente correspondientes a: a) Enrrutamiento y cargue de vehículos. b) Procedimientos para los desplazamientos de los transportadores. c) Procedimientos para las entregas. d) Procedimientos para las devoluciones. e) Procedimientos de legalización. Además de tenerlos claros; los cumplen a cabalidad, y existe un numero de personas de la transportadora que vela por que estos procedimientos se cumplan y se mantengan actualizados a los cambios y modificaciones que se hacen por parte de Unilever Andina. Ø Nivel 2: La transportadora conoce los procedimientos mencionados anteriormente correspondientes a: a) Enrrutamiento y cargue de vehículos. b) Procedimientos para los desplazamientos de los transportadores. 72
Factor Operativo
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c) Procedimientos para las entregas. d) Procedimientos para las devoluciones. e) Procedimientos de legalización. Además de tenerlos claros los cumplen a cabalidad, y existe un número de personas de la transportadora que vela por que éstos procedimientos se cumplan; pero no están al tanto de las actualizaciones, cambios y modificaciones que se hacen por parte de Unilever Andina a estos procedimientos. Ø Nivel 3: La transportadora conoce algunos mencionados anteriormente, correspondientes a:
de
los
procedimientos
a) Enrrutamiento y cargue de vehículos. b) Procedimientos para los desplazamientos de los transportadores. c) Procedimientos para las entregas. d) Procedimientos para las devoluciones. e) Procedimientos de legalización. Sin embargo, cumplen con la operación. Ø Nivel 4: La transportadora no tiene claro los procedimientos de: a) Enrrutamiento y cargue de vehículos. b) Procedimientos para los desplazamientos de los transportadores. c) Procedimientos para las entregas. d) Procedimientos para las devoluciones. e) Procedimientos de legalización. Presentando inconvenientes frecuentes con Unilever Andina S.A.
6.9 INDICADORES Este aspecto tiene por objeto medir la eficiencia del proceso de transporte y distribución de mercancía; es información de vital importancia, pues esta actividad representa el 52,3% de los costos logísticos de una compañía.7 7
Manual de Indicadores de Gestión Logística “I.A.C. Colombia” 2001 73
Factor Operativo
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Toda transportadora vinculada con Unilever Andina S.A. deberá manejar los siguientes indicadores: 1. Cumplimiento en la recolección. 2. Cumplimiento en la entrega de mercancía al cliente. 3. Tiempo de atención vehicular. 4. Cumplimiento en la Recepción de la Mercancía. 5. Tiempo de espera de los vehículos. 6. Costo de transporte. 7. Colocación de Vehículos. 8. Utilización de la capacidad vehicular. A continuación se hace referencia a estos indicadores basados principalmente en el manual que entrega IAC COLOMBIA para medir la operación en procesos de logística y distribución. 6.9.1 Cumplimiento en la recolección Este indicador mide el nivel de cumplimiento del transportador para llegar en la fecha y hora pactada y con el vehículo en las condiciones requeridas, al lugar establecido por el generador de la carga para recoger la mercancía. Calculo: % Cumplimiento en la = Número de citas cumplidas por el proveedor de transporte recolección en el periodo X Número total de citas pactadas para el periodo X 6.9.2 Cumplimiento en la entrega de la mercancía al transportador Este indicador tiene por objetivo medir el cumplimiento en la entrega de la mercancía por parte de los generadores de cargue a los transportadores, en la fecha y hora pactada. Lo anterior implica que tanto el proceso de recepción de documentos como él cargue del vehículo se llevan a cabo a tiempo. Calculo:
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Factor Operativo
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% Cumplimiento en la = Número de entregas realizadas en la fecha y hora pactadas entrega durante el periodo X Número total de entregas efectuadas en el periodo X Se debe tener en cuenta para él calculo: • Solamente se deben incluir los procesos de entrega de mercancía en los cuales el vehículo llegó a tiempo a las instalaciones del generador Unilever. 6.9.3 Tiempo de atención vehicular Este indicador mide el tiempo de atención de los vehículos, desde el momento en que éstos llegan a las instalaciones del generador de la carga, donde se debe recoger la mercancía, hasta que salen de las mismas. Incluye el tiempo de cargue del vehículo y cualquier proceso administrativo involucrado en la entrega. Cálculo: Tiempo de Atención = Promedio de los tiempos de atención vehicular registrados. Vehicular En el periodo X Se deberá tener en cuenta: •
Este indicador se maneja únicamente para el transporte masivo.
•
Se debe diferenciar este indicador para operaciones paletizadas y en arrume negro. Es importante en este último caso estudiar el promedio del número de personas involucradas en él cargue.
•
La medición debe hacerse diferenciando las distintas categorías del vehículo.
La transportadora podrá evalúa este indicador en las instalaciones de sus clientes, generadores de carga o bien en sus instalaciones. 6.9.4 Cumplimiento en la recepción de la mercancía Este indicador tiene por objeto medir el cumplimiento, por parte del destinatario de la carga, en el proceso de recepción. Esto implica recibir la mercancía en la fecha y hora pactada, teniendo en cuenta tanto el proceso de recepción de documentos como el descargue del vehículo. Cálculo:
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Factor Operativo
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% Cumplimiento = Número de recepciones realizadas en la fecha y hora pactada en la Recepción durante el periodo X Número total de recepciones presentadas en el periodo X Para el cálculo se debe tener en cuenta: •
Solamente incluir los procesos de recepción en los cuales el vehículo llegó a tiempo a las instalaciones del receptor de la carga.
•
Es importante identificarlas principales causas de incumplimiento de las citas pactadas, y su incidencia con respecto al total de problemas registrados.
6.9.5 Tiempo de espera del vehículo Este indicador mide el tiempo de espera de los vehículos en las instalaciones donde se realizan las operaciones de entrega de mercancía. Abarca desde el momento en que el vehículo llega a las instalaciones del destinatario, hasta que sale de las mismas. Tiempo de espera = Promedio de los tiempos de espera registrados en el periodo X del vehículo Se deberá tener en cuenta: •
Este indicador se maneja únicamente para el transporte masivo.
•
Se debe diferenciar este indicador para operaciones paletizadas y en arrume negro; Es importante en este último caso estudiar el promedio del número de personas involucradas en él cargue.
•
La medición debe hacerse diferenciando las distintas categorías del vehículo.
La transportadora podrá evalúa este indicador en las instalaciones de sus clientes, generadores de carga o bien en sus instalaciones. 6.9.6 Costos de transporte Este indicador tiene por objeto establecer el costo del transporte por unidad de peso volumen transportada, por unidad de empaque movilizada y por kilómetro recorrido. Cálculo: Por unidad Peso/ Volumen
Costo de transporte en el periodo X = Total de kilómetros recorridos en el periodo X 76
Factor Operativo
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En donde; COSTO DE TRANSPORTE
• • • • • • • • • • • •
Valor del transporte subcontratado ( Sí tiene) Salario del personal directamente involucrado en las operaciones de carga, descarga y conducción de vehículos. Viáticos de conductores y ayudantes Arrendamiento de espacio para vehículos Combustible y lubricantes Mantenimiento y repuestos Llantas Impuestos Seguros de vehículos Papelería Depreciación equipos de oficina. Arrendamiento/Depreciación oficinas.
6.9.7 Colocación de vehículos Este indicador mide la capacidad del operador logístico para satisfacer la demanda de vehículos de generador de carga, bien sea con flota propia o subcontratada. Cálculo: Colocación de = Vehículos
Número de vehículos colocados en el periodo X Número total de vehículos solicitados en el periodo X
6.9.8 Utilización de la capacidad vehicular Este indicador mide el porcentaje de utilización de los vehículos propios o subcontratados, de acuerdo con las capacidades nominales de los mismos en peso y volumen. Cálculo % Utilización de la = Promedio Peso / volumen de la carga despachada en cada Capacidad Vehicular vehículo Capacidad total Peso / volumen del vehículo Estos son los indicadores más utilizados para la valoración del proceso de transportes; a continuación se presenta la forma en la cual se evaluará cada transportadora: Ø Nivel 1: La transportadora cuenta con todos los indicadores que se presentaron además de que se obtiene de manera fácil y rápida lo cual les 77
Factor Operativo
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permite medir eficientemente su operación y envía estos resultados oportunamente a Unilever. Ø Nivel 2: La transportadora cuenta con algunos indicadores de los establecidos pero se obtiene de manera fácil y rápida lo cual les permite medir eficientemente su operación y envía estos resultados oportunamente a Unilever. Ø Nivel 3: La transportadora cuenta con algunos de los indicadores propuestos pero no se obtiene de manera fácil y rápida lo cual no les permite medir eficientemente su operación y no envía estos resultados oportunamente a Unilever. Ø Nivel 4: La transportadora no cuenta con indicadores que ayuden para la medición de su operación. Nota: Algunas transportadoras miden de otra manera su operación a través de otros indicadores; en este caso el evaluador deberá compara esta información y confrontarla contra la existente en Unilever y dará una calificación. Sin embargo, para futuras evaluaciones las transportadoras deberán contar con estos indicadores que serán universales. La transportadora además de contar con ellos deberá tener métodos o sistemas que le permitan captar rápidamente la información sobre el desarrollo de su operación.
6.10 CALIFICACIÓN FACTOR OPERATIVO TABLA 16 FACTOR OPERATIVO MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. EMPRESA TRANSPORTADORA FECHA EVALUADOR FACTOR OPERATIVO
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
Personal de Operaciones Comunicaciones Parque Automotor Capacidad de los Vehículos Documentación de los vehículos, estado de los vehículos, limpieza de furgones y certificación 78
Factor Operativo
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del cargue anterior Dotación de Vehículos Tiempos de Entrega Procedimientos Indicadores TOTAL
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Factor Servicio la Cliente
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CAPITULO 7 FACTOR DE SERVICIO AL CLIENTE
“El servicio al cliente es el conjunto de estrategias que una compañía diseña para satisfacer, mejor que sus competidores las necesidades y expectativas de sus clientes externos. 8 El servicio al cliente debe ser intangible, perecedero, continuo, integral, debe medir la satisfacción de sus clientes, además ser foco del servicio y generar un valor agregado a la cadena de abastecimiento. El servicio, es un conjunto de estrategias que una empresa diseña para escuchar en forma metódica y sistemática, la evaluación que el cliente hace de la calidad y los niveles de satisfacción, con el servicio que recibe, dentro de los estándares de excelencia previamente acordados o definidos”. Este aspecto certifica la respuesta efectiva, ágil y rápida que tiene la transportadora con Unilever Andina S.A. y nuestro cliente; para el buen desarrollo de nuestra operación respecto a:
7.1 CULTURA ORGANIZACIONAL Se refiere al tipo de políticas que la transportadora tiene elaboradas para el manejo con los clientes y el conocimiento de éstas por parte de las personas que pertenecen a la transportadora. 8
Humberto Serna Servicio al Cliente Editorial 3R 80
Factor Servicio la Cliente
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El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora tiene claramente definida una cultura de servicio al cliente. Para esto tiene definida una política; es conocida por todo el personal y es aplicada. Esto se refleja en la atención que reciben los clientes en las entregas, es claramente divulgada y conocida por todos. Ø Nivel 2: Se tiene una política definida, sin embargo, no todo el personal la conoce y aplica. De todas formas los clientes expresan satisfacción. Ø Nivel 3: No existe política, sin embargo, el personal se esmera por tener un buen servicio con sus clientes. Esto se demuestra en su comportamiento y resultados. Ø Nivel 4: No se tiene ningún tipo de política ni acciones encaminadas a servicio al cliente por el personal de la empresa.
7.2 ACTITUD Se refiere a la disposición que muestran las personas que están directamente vinculadas con la transportadora. Se certifica a cerca de cómo la transportadora compromete a su personal con el objetivo de la empresa. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: El personal que hace entregas a los clientes cuenta las habilidades y actitudes necesarias para tener una excelente comunicación con el cliente. Su presencia da confianza y seguridad. Ø Nivel 2: El personal no maneja todas las habilidades para dar imagen de buen servicio. Ø Nivel 3: No están capacitados para prestar un buen servicio, sin embargo no dañan la imagen de la compañía en este campo. Ø Nivel 4: No tienen ningún tipo de actitud, ni de capacitación para prestar un buen servicio y generan desconfianza.
7.3 MOTIVACIÓN Se refiere a la evaluación en cuanto a los beneficios extralegales, que la compañía tiene para con sus empleados. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La empresa cuenta con planes específicos para motivar a mejorar el servicio al cliente. Estos planes son periódicos y programados. 81
Factor Servicio la Cliente
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Ø Nivel 2: Existe motivación hacia el personal para mejorar el servicio, sin embargo, no es permanente. Ø Nivel 3: Existe motivación sólo por solicitud del cliente. Ø Nivel 4: No existe ningún tipo de motivación.
7.4 PRESENTACIÓN PERSONAL Se refiere al atuendo con el que cuentan las personas que laboran para la transportadora y los modales que emplean cuando tiene que prestar algún servicio. Todo el personal, conductores, ayudantes y coordinadores, deberá estar debidamente presentado; esto se refiere a dotación en cuanto a botas, overol con logo de la transportadora, carnet, así como accesorios que lo identifique; y su actitud, deberá ser el más adecuado tanto a funcionarios de las empresas transportadoras como a los clientes de las mismas. Cualquier anomalía a este respecto acarreará la suspensión inmediata del transportador cuestionado y afectará la calificación otorgada a la empresa transportadora. Merece especial atención el personal de los operadores logísticos, en las plazas de reexpedición por tratarse de la imagen de Unilever; así como de las transportadoras ante los clientes quienes son el final eslabón de la cadena de distribución. Este personal deberá ser él más idóneo y con amplio conocimiento de los productos, referencias, usos y valores; son extensión de Unilever ante los consumidores su presentación y vestido deberán ser impecable y su trato amable. Unilever Andina se reservarán el derecho de investigar a todo el personal de las transportadoras, así como consultar los listados de las asociaciones (Defencar, Colfecar, etc.) sobre restricciones o vetos a personas. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: El personal que se encarga de hacer las entregas al cliente, está debidamente presentado con uniforme distintivo de la empresa. Ø Nivel 2: El personal que se encarga de hacer las entregas al cliente esta debidamente presentado. Sin embargo, el uniforme no corresponde a la transportadora. Ø Nivel 3: El personal que se encarga de hacer las entregas al cliente no esta debidamente presentado y no porta ningún distintivo de la transportadora a pesar de que la transportadora le suministra el vestuario. Ø Nivel 4: El personal de la transportadora no cuenta con una presentación personal adecuada y la compañía tampoco se lo suministra.
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Factor Servicio la Cliente
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7.5 CALIFICACIÓN FACTOR SERVICIO AL CLIENTE TABLA 17 SERVICIO AL CLIENTE
MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. EMPRESA TRANSPORTADORA FECHA EVALUADOR FACTOR SERVICIO AL CLIENTE
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
Cultura Organizacional Actitud Motivación Presentación Personal TOTAL
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Factor SHE
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CAPÍTULO 8 FACTOR SHE SAFETY, HEALTHY AND ENVIRONMENT “SEGURIDAD: ES UN CONJUNTO DE TÉCNICAS TENDIENTES A MINIMIZAR LOS RIESGOS PRESENTES EN TODA ACTIVIDAD.” Este factor certifica los sistemas de salud, seguridad y medio ambiente con los que cuenta la transportadora. Este factor estará basado en las normas y procedimientos del área de SHE propios de Unilever Andina S.A.
8.1 SALUD OCUPACIONAL La certificación comprende lo referente al tipo de asistencia médica, elementos de protección personal y capacitación que presta la empresa transportadora a su equipo de trabajo.
La salud ocupacional, es una rama de la Salud Pública orientada a promover y mantener el mayor grado posible de bienestar físico, mental y social de los trabajadores, protegiéndolos en su empleo de todos los agentes perjudiciales para su salud, en suma, adapta el trabajo al hombre y cada hombre en su actividad. Su propósito es proporcionar condiciones de trabajo seguras, sanas, higiénicas y estimulantes para los trabajadores con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales así como la productividad de la empresa. Los principales objetivos de la Salud Ocupacional son los siguientes: •
Propender por el mejoramiento y conservación de las condiciones de vida y salud de los trabajadores.
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Factor SHE
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•
Prevenir todo daño para la salud que pueda ser causado por las condiciones de trabajo.
•
Proteger la persona contra los riesgos relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales, mecánicos, eléctricos y otros derivados de la organización laboral que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo.
•
Eliminar o controlar todos los factores de riesgo y agentes nocivos, que puedan causar accidentes de trabajo o enfermedades ocupacionales.
•
Proteger a los trabajadores y a la población contra los riesgos para la salud provenientes de la producción, almacenamiento, transporte, expendido, uso y disposición de las sustancias peligrosas para la salud pública.
•
Establecer procedimientos y métodos de trabajo y producción, con el mínimo de riesgos para la salud.
El decreto 614 de 1984 establece los lineamientos de la salud ocupacional y las bases para su organización y administraciones del país; fijando además, su obligatoriedad para toda clase de trabajo sin importar, la forma jurídica de su organización y pregestación. 9 A través de la resolución 1016 de 1989 se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los programas de Salud ocupacional que deben desarrollar los empleadores del país. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: Se proporcionan condiciones seguras de trabajo, además de llevarse un estricto control en cuanto a salud ocupacional en la transportadora; y se desarrollan eventualmente programas que mejoren las condiciones de trabajo contenidas en este decreto. Ø Nivel 2: Se proporcionan condiciones de trabajo seguras por parte de la transportadora; sin embargo, no existe un control de accidentes que demuestre los riegos que los trabajadores han tenido. Ø Nivel 3: No se tiene un control y desarrollo de actividades que proporcionen condiciones de trabajo seguras al trabajador; sin embargo, no se ha presentado riesgos ya que existe otro tipo de programas que velan por la salud del trabajador. Ø Nivel 4: No se tiene un control ni mucho menos se desarrollan actividades que proporciones condiciones seguras de trabajo y se presentan constantes incidentes.
9
Ministerio de Salud Resolución 614 de 1984 85
Factor SHE
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8.2 SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
A través de la ley 100 de diciembre de 1993 el estado crea el Sistema de Seguridad Social Integral, buscando en forma progresiva, dar cobertura a toda la población Colombiana. El Sistema de Seguridad Social integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos que tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y de la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias que la afecten. Para lograr ésto, se tienen tres sistemas de seguridad a saber que son: 10 a) Sistema de Seguridad Social en Salud: El sistema busca atender los casos de enfermedad de origen común y maternidad, que será prestado por entidades promotoras de Salud (EPS) a través de las instituciones prestadoras de servicio de salud (IPS) b) Sistema General de Riesgos Profesionales: Que busca atender lo referente a accidentes laborales o enfermedad profesional a través de entidades que se denominan Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP) c) Sistema General de Pensiones: Este tipo de sistema busca atender a los pensionados y se presta esta atención bajo las llamadas Administradoras de Pensiones o Fondos de Pensiones estas entidades prestan servicios por invalidez, vejez y muerte así como atención a los sobrevivientes. Todos las transportadoras están obligadas a afiliar a su personal a estas entidades desde el mismo momento en que se inicia la relación laboral, en caso de no ser así, el empleador responde directamente por los daños y perjuicios que se presenten a sus empleados y puede, además, recibir las sanciones establecidas por ley. Entre otras, el empleador tiene las siguientes obligaciones: 11 1. La transportadora afilia a sus trabajadores a una entidad Administradora de Riesgos Profesionales; si se trata de una entidad diferente al ISS, deberá otorgarse al trabajador un amparo equivalente o superior al ofrecido en la ISS. 2. La transportadora informa, por escrito a sus trabajadores sobre la entidad Administradora de Riesgos Profesionales a la cual están afiliados.
10
Ministerio de Salud Ley 100 de diciembre 1993 Obligaciones del Empleador Control Total de Perdidas “Curso Inducción para Nuevos Líderes” Diciembre de 2001 Unilever Andina S.A. 11
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Factor SHE
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3. La transportadora paga oportunamente las cotizaciones periódicas. El incumplimiento en el pago de dos o más cotizaciones periódicas, implicará la desafiliación automática de sus trabajadores, quedando a su cargo la responsabilidad total por riesgos profesionales. 4. La transportadora informa a la Administradora de Riesgos Profesionales a la que esta afiliada, las novedades laborales de sus trabajadores, incluido el nivel de riesgos y sus cambios, las vinculaciones y retiros. 5. La transportadora crea condiciones necesarias para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, para lo cual procura el cuidado integral de la salud de sus trabajadores y de los ambientes de trabajo. 6. La transportadora es responsable de los riesgos originados en su ambiente de trabajo. 7. La transportadora programa, ejecuta y controla los programas de Salud Ocupacional. 8. La transportadora reporta dentro de los dos días hábiles siguientes los accidentes de trabajo, y enfermedades de tipo profesional; a la entidad administradora de riesgos profesionales (ARP) y a la entidad prestadora de servicios de salud (EPS) a la que se encuentra afiliado. 9. La transportadora esta registrada ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social; en el comité paritario de salud ocupacional o en el vigía ocupacional correspondiente. 10. La transportadora facilita la capacitación de los trabajadores a su cargo en materia de salud ocupacional e informa sobre los riesgos a que están expuestos en su actividad y la forma correcta de control. 11. La transportadora cumple con las normas de salud ocupacional establecida en otras normas generales y que no son contrarias al Decreto 1295 de 1.994. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora tiene afiliados a sus trabajadores al sistema general de seguridad social integral y, además, cumple con las once obligaciones expuestas anteriormente. Ø Nivel 2: La transportadora tiene afiliados a sus trabajadores al sistema general de seguridad social integral pero tan solo cumple con el 50% de las obligaciones indispensables expuestos anteriormente. Ø Nivel 3: La transportadora tiene afiliados a algunos de sus trabajadores y solo a algunos sistemas además de no cumplir con las obligaciones expuestos anteriormente. 87
Factor SHE
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Ø Nivel 4: La transportadora no tiene afiliados a sus trabajadores y ha presentado inconvenientes con alguno; además de no cumplir con las obligaciones.
8.3 REQUISITOS LEGALES En este ítem se busca certificar los requisitos mínimos legales, que toda transportadora deberá tener para prestar servicios de transporte a Unilever Andina S.A: 1. Reglamento interno de trabajo, aprobado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. 2. Reglamento de higiene y seguridad industrial aprobado, por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. 3. Programa de salud ocupacional, estructurado según las normas. 4. Comité paritario de salud ocupacional. (Si cuentan con más de 10 trabajadores o un vigía si tiene menos de 10 trabajadores) El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora cumple con los requisitos legales expuestos anteriormente. Ø Nivel 2: La transportadora cuenta con los requisitos legales pero no están actualizados, ni se ponen en marcha. Ø Nivel 3: La transportadora no cuenta con algunos de los requisitos legales. Ø Nivel 4: La transportadora no cuenta con ninguno de los requisitos legales.
8. 4 PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD INTERNA Es de obligatorio cumplimiento para cualquier tercero transportador que ingrese a las instalaciones de Unilever tomar los cursos de capacitación en Seguridad Industrial dictados por Unilever. Estas capacitaciones son dictadas trimestralmente y de las mismas se expide un carnet que certifica que el tercero tomó dicha capacitación. En casos excepcionales los coordinadores de centros de distribución, bodegas o plantas de Unilever, dictarán capacitaciones a grupos que no hayan tomado las brindadas por el departamento SHE de Unilever mientras se dictan los respectivos cursos.
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Factor SHE
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De igual forma el departamento de seguridad y protección de planta; a través de sus coordinadores de seguridad en cada centro de distribución brinda capacitaciones sobre temas de seguridad y protección en carreteras que son de obligatoria asistencia por parte del personal de las transportadoras y de los cuales igualmente se lleva un control. Los coordinadores de seguridad podrán vetar el personal de las transportadoras que no cumplan con las normas y procedimientos explicados o que no hayan tomado dicha capacitación. Cualquier transportador que ingrese a las instalaciones de Unilever Andina deberá conocer el sistema de alarma y rutas de evacuación y en ningún momento podrán estar en las instalaciones sin el acompañamiento de algún funcionario de Unilever. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora conoce y cumple los procedimientos de Unilever. Ø Nivel 2: La transportadora conoce los procedimientos, sin embargo, algunos de sus trabajadores lo desconocen y no lo cumplen. Ø Nivel 3: La transportadora no cumple con los procedimientos de Unilever aunque son de su entero conocimiento. Ø Nivel 4: La transportadora no conoce, ni cumple con los procedimientos de Unilever.
8.5 SEGURIDAD DEL PARQUE AUTOMOTOR La certificación comprende el sistema de seguridad que presta la transportadora los vehículos y los aspectos legales para posibles riesgos a que pueda llegar a presentar dentro y fuera de las bodegas de cargue.
8.5.1 Seguridad Industrial Las transportadoras seleccionadas, deberán presentar programas de mantenimiento e inspecciones sistemáticas a su parque automotor, y de terceros por lo cual es de esperar que los vehículos suministrados, se encuentren en óptimas condiciones mecánicas y de presentación al momento del cargue, sin embargo; Unilever a través de sus departamentos de SHE y funcionarios en todas las regiones del país auditarán y revisarán el estado general de los vehículos y estarán facultados para rechazar los carros que consideren no aptos para transitar. Igualmente los verificadores de Unilever o el personal de coteros podrán informar anomalías dentro de los furgones y reportarlas al coordinador de bodega o gerente de transporte para tomar las acciones pertinentes.
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8.5.2 Mantenimiento Se refiere al tipo de mantenimiento que presta la transportadora a sus vehículos ya sea por medio de terceros o directamente en el sitio donde opera y la transportadora. Este punto también incluye el tipo de mantenimiento que se le efectúa al vehículo (Mantenimiento corriente, Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento básico); y con periodicidad se efectúa 8.5.2.1 Mantenimiento preventivo Este tipo de mantenimiento, muchas veces conocido bajo el nombre de Mantenimiento diario o menor, esta íntimamente ligado a ajustes y reparaciones menores y medianas de todo el conjunto del parque automotor ya que al ser diario hace que sea de mayor confiabilidad. Las operaciones de este tipo de mantenimiento tienen frecuencias medianas y altas, las cuales son directamente proporcionales a la edad media y el estado técnico general del parque automotor. Entonces, básicamente se trata de las operaciones de mantenimiento de costos unitarios no muy elevados, de un tiempo gastado no muy excesivo y de la mano de obra calificada y/o altamente calificada. Naturalmente, el tiempo que se va a gastar en cada operación, principalmente depende del grado de la tecnificación del complejo proceso tecno-productivo y de la habilidad y la experiencia de los mecánicos que intervienen. La experiencia ha mostrado que los conductores deben tener unas nociones y habilidades mínimas, necesarias y suficientes para poder, en casos muy aislados de emergencia, efectuar algunos ajustes y reparaciones menores a lo largo de las carreteras, utilizando la herramienta que llevan consigo; pero que bajo este principio no deberían hacer; ya que lo que se busca es prevenir este tipo de situaciones. 8.5.2.2 Mantenimiento Corriente Este mantenimiento está íntimamente ligado a la limpieza de los vehículos automotores (interior de las cabinas y carrocerías, incluyendo los tanques corrientes y especiales), como también al lavado, engrase, cambios de aceites y filtros y a la reparación y montaje de llantas. Todas las operaciones antes mencionadas, tienen una altísima frecuencia, pero a cambio, son de bajos costos unitarios; requieren poco tiempo y personal no calificado o apenas calificado. 8.5.2.3 Mantenimiento básico Este tipo de mantenimiento, muchas veces llamado mantenimiento de recuperación o reparaciones generales, debido a que realmente se está recuperando el estado técnico de parque automotor. Lógicamente la frecuencia de estas operaciones es bastante baja pero a cambio cada una de ellas es muy costosa y demorada.
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El mantenimiento básico, al igual que el preventivo esta íntimamente ligado con los grupos de operación (Bastidor, electricidad, motor, transmisión y carrocería), con la observación de que es un poco más frecuente en los últimos tres grupos, que en los primeros dos. Además de equipos, máquinas, herramientas e instalaciones especiales, este tipo de mantenimiento requiere personal altamente calificado y hábil. Para bajar el costo de este mantenimiento se hacen programaciones, pero no es recomendado; ya que es de los más costos; y puede, que al hacerse existan frecuentes paradas en la operación. En síntesis; un adecuado y programado mantenimiento total ( preventivo, corriente, básico), es un factor de suma importancia en la economía del mismo transporte automotor, y es uno de los factores de mayor incidencia en la seguridad vial en general, sin perder de vista u omitir el hecho de que los vehículos automotores en bueno o perfecto estado técnico, generalmente son muy cómodos para la operación. El evaluador deberá determinar que nivel de mantenimiento efectúa la transportadora a sus vehículos con la siguiente formula y de la siguiente manera:11 Nivel de Mantenimiento: VIM (Promedio mes) * 100 C*CV VIM: Valor promedio mensual invertido en el ultimo año en mantenimiento de la totalidad del parque automotor que conforma la capacidad de la transportadora. C: Coeficiente (Tabla 18) VC: Valor comercial del total del parque automotor. (Con base en avalúos comerciales establecidos por el ministerio de transporte) TABLA 17 EDAD PARQUE AUTOMOTOR EDAD PARQUE AUTOMOTOR 0 1 2 3 4 5 6
11
COEFICIENTE (C) 0.70 0.82 1.52 2.22 2.92 3.62 4.32
EDAD PARQUE AUTOMOTOR 7 8 9 10 11 12 13
COEFICIENTE (C) 5.02 5.72 6.42 7.12 7.82 8.52 9.22
EDAD COEFICIENTE PARQUE (C) AUTOMOTOR 14 9.92 15 10.62 16 11.32 17 12.02 18 12.72 19 13.42 20 14.12
Resolución 2051 del Ministerio de Transporte de 1997 91
Factor SHE
92
TABLA 18 NIVEL DE MANTENIMIENTO 0.8 a 1 o > 0.6 a 0.79 0.4 a 0.59 0 a 0.39
CLASIFICACIÓN Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La compañía brinda mantenimiento a todos sus vehículos propios y se asegura de dar mantenimiento a los afiliados mediante controles y exigencias. Además, se observa y evidencia el buen estado de los vehículos. El mantenimiento preventivo del parque automotor, hace que este permanezca en optimas condiciones. La inversión en mantenimiento cumple con el coeficiente de inversión estándar. Ø Nivel 2: La compañía da mantenimiento a sus vehículos y controla el de los afiliados, sin embargo, esta por debajo del coeficiente establecido. A algunos vehículos se le efectúa Mantenimiento corriente pero no a todo el parque automotor. Ø Nivel 3: La compañía solo da mantenimiento a sus vehículos; no controla los afiliados. La inversión en mantenimiento es baja y no tiene control. El Mantenimiento para estos vehículos es básico únicamente. Ø Nivel 4: La compañía deja que el mantenimiento sé de solamente a través de los propietarios de los vehículos y no tiene ningún tipo de control.
8.6 MEDIO AMBIENTE La certificación, busca determinar sí la transportadora cuenta con la norma ISO 14000.
El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora cuenta con la certificación ISO 14000 Ø Nivel 2: La transportadora se encuentra en proceso de certificación. Ø Nivel 3: La transportadora va ha adelantar el proceso para la certificación de ISO 14000. Ø Nivel 4: La transportadora no cuenta con la certificación. 92
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8.7 ERGONOMÍA Ser refiere al tiempo que la transportadora da a sus conductores para el descanso y estar en pro de su salud. 8.7.1 Descanso diario En cada período de veinticuatro horas, el conductor gozará de un tiempo de descanso diario de once horas consecutivas. No obstante; puede reducirse el descanso diario de once horas a nueve horas, también consecutivas, tres veces a la semana, pero antes de que acabe la semana siguiente habrá que compensar el descanso no tomado. El descanso interrumpido de once horas puede, sustituirse por un descanso tomado en dos o tres períodos, durante las veinticuatro horas, siendo uno de los períodos como mínimo, de ocho horas consecutivas. En este caso la duración del descanso diario se prolongará a doce horas. En el supuesto de vehículos con dos conductores, cada treinta horas, cada conductor debe gozar de un descanso diario de ocho horas consecutivas. El descanso diario podrá tomarse en el vehículo siempre que éste disponga de litera, y se encuentre parado. 8.7.2 Descanso semanal Después de conducir durante seis días consecutivos hay que tomar un descanso de cuarenta y cinco horas ininterrumpidas. El período de descanso semanal de cuarenta y cinco horas consecutivas, puede reducirse a treinta y seis horas ininterrumpidas, cuando dicho descanso se tome en el lugar en donde se encuentre normalmente el conductor o el vehículo. En este supuesto como no se han tomado nueve horas (45-36) de descanso semanal; habrá que añadir esas nueve horas al periodo de descanso semanal de una de las tres semanas siguientes. El período de descanso semanal de cuarenta y cinco horas consecutivas puede reducirse a veinticuatro horas ininterrumpidas cuando dicho descanso se tome en un lugar, en donde no se encuentre normalmente el conductor o el vehículo. En este supuesto como no se han tomado veintiuna horas (45-24) de descanso semanal las tomará en una de las tres semanas siguientes. CASO ESPECIAL: En el transporte discrecional de viajeros el conductor podrá tomar el descanso semanal después de conducir durante doce días consecutivos. El descanso semanal que le correspondería se adscribirá al descanso semanal de la segunda semana. El evaluador certifica: 93
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Ø Nivel 1: La transportadora asigna días para el descanso de sus conductores y tiene establecido un horario en el cual se sabe el número de horas que este ha laborado y debe descansar. Ø Nivel 2: La transportadora conoce el número de días que el transportador trabaja pero no dedica un tiempo especial para su descanso; es aleatorio. Ø Nivel 3: La transportadora no esta pendiente de los días laborados por el conductor y de vez en cuando asigna días para su descanso. Ø Nivel 4: La transportadora no asigna horas de descanso que no estén dentro de las legales y el conductor permanece mucho tiempo sin este.
8.8 SISTEMAS DE SEGURIDAD Las transportadoras presentaran una adecuada infraestructura en seguridad; por lo cual cumplen con las condiciones especificadas por Unilever. A continuación se especifican los aspectos de seguridad más relevantes y posteriormente el departamento de seguridad de Unilever a través de un evaluador, auditará y certificará algunos procedimientos específicos para el manejo de la operación. De igual manera las empresas aseguradoras, podrán exigir nuevas condiciones de seguridad a las transportadoras a fin de garantizar su total cobertura en riesgos de desplazamientos y en especial en horarios nocturnos como lo requiere Unilever Andina S.A. Los equipos de seguridad de Unilever Andina S.A, solo actúan como auditores certificadores de los sistemas de seguridad de las transportadoras y en algunos casos dependiendo de las condiciones de los desplazamientos o los valores de las mercancías, soportan a las transportadoras en su seguridad. De cualquier forma estos equipos apoyan en la medida en que estén disponibles, pues su número de integrantes e infraestructura son limitados. Está también claro que para los casos en los cuales los equipos de seguridad de Unilever, presten su servicio a las transportadoras, la responsabilidad sobre los equipos, mercancías y personas continúa siendo entera responsabilidad de las transportadoras. 8.8.1 Escoltas
Las transportadoras dispondrán de equipos de acompañamiento debidamente entrenados y autorizados por las autoridades competentes. Estos equipos deberán cumplir con las normas establecidas en las condiciones especiales; especialmente lo que respecta a coberturas en salud (EPS) y seguros (ARP) 94
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Las transportadoras podrán contratar, estos servicios con terceros bajo su responsabilidad y garantizando el pleno cumplimiento de las condiciones especiales. Los equipos de escoltas deberán poseer las herramientas necesarias para su labor; como transporte, comunicaciones, dotación de armas y equipo de seguridad (chalecos antibalas, botas de seguridad, cascos e identificación) Las transportadoras entregarán al coordinador de seguridad de Unilever: •
La relación de personas que conforman el grupo de escoltas.
•
Su identificación.
•
Número de libreta militar.
•
Tipo de armamento.
•
Numero de salvoconducto para su porte.
8.8.2 Puestos de control Las transportadoras podrán realizar seguimiento a sus vehículos a través de puestos de control ubicados en las rutas y pasar información detallada a Unilever de los mismos con el personal que atiende las transportadoras. Estos puestos deberán operar durante el tiempo que los recorridos lo exijan. 8.8.3 Comunicaciones El sistema de seguridad, deberá estar soportado por un equipo de comunicaciones suficiente y eficiente. El coordinador de seguridad de Unilever en cada centro de distribución (Cali – Bogotá – Barranquilla), deberá tener acceso a este sistema a través de un equipo entregado por las transportadoras, para poder coordinar adecuadamente los desplazamientos o requerir de la información que considere conveniente. 8.8.3.1 Seguimientos satelitales Algunas transportadoras poseen equipos de seguimiento satelital. La información que de ellos se obtenga en cuanto a los desplazamientos de las mercancías de Unilever deberá ser reportada (para casos de emergencia) al coordinador de seguridad de Unilever. Se espera hacia un futuro que las transportadoras que tengan sede en los centros de distribución a través de su coordinador, puedan tener acceso directo para de esta
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forma tener un control mas detallado de los desplazamientos así como de las entregas. 8.8.3.2 Información compartida Como se dijo anteriormente todos los aspectos e informaciones de seguridad que requieran Unilever, deberán ser compartidos por las transportadoras tales como: • • • • •
Hojas de vida de conductores. Vehículos. Rutas. Alertas. Cierre de vías.
El coordinador de seguridad de Unilever podrá solicitar cambio de personas o equipos de acuerdo a su criterio.Las transportadoras deberán mantener excelentes relaciones con las autoridades viales y de antipiratería de las zonas que manejan. Esto con el fin de garantizar resultados óptimos en casos de siniestros o accidentes en las vías nacionales. Por esta razón deben pertenecer a los grupos de ayuda mutua en su área. El evaluador certifica: Ø Nivel 1: La transportadora conoce y pone en práctica sobre los sistemas de seguridad que exige Unilever Andina S.A. Además de contar con una infraestructura adecuada que permite a la transportadora y a Unilever atender contratiempos en caso de emergencia. Ø Nivel 2: La transportadora conoce y pone en práctica todo sobre lo relacionado con los sistemas de seguridad que exige Unilever Andina S.A. a pesar de no contar con una infraestructura adecuada que permite a la transportadora y a Unilever atender contratiempos en caso de emergencia. Ø Nivel 3: La transportadora conoce, pero no pone en práctica los sistemas de seguridad que exige Unilever Andina S.A. a pesar contar con una infraestructura adecuada que le permitiría a la transportadora y a Unilever atender contratiempos en caso de emergencia. Ø Nivel 4: La transportadora no conoce, ni pone en practica los sistemas de seguridad que exige Unilever Andina S.A. además de no contar con una infraestructura adecuada que permite a la transportadora y a Unilever atender contratiempos en caso de emergencia
8.9 PÓLIZAS DE SEGUROS Unilever Andina S.A., tienen contratadas pólizas que amparan las mercancías en tránsito hasta sus destinos a nivel nacional; y que para efectos de subrogación en caso de siniestros (derechos
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legales que le asiste a las aseguradoras conforme a la ley) podrán recaer sobre las transportadoras y que no se aplicarán para los siguientes casos: •
Cuando el vehículo transportador de los bienes sufra un volcamiento u otro accidente que no sea causado por culpa del transportador.
•
Cuando el vehículo transportador de los bienes lleve escoltas, vehículo acompañante o un sistema de radio comunicación.
•
Cuando el transportador haya cumplido estrictamente con las instrucciones que el asegurado le impartió por escrito y en oportunidad para la ejecución del transporte de los bienes.
Las aseguradoras están en la facultad de recaer el cobro del 100% sobre las transportadoras, en los casos donde se demuestre negligencia o incumplimiento de las normas de seguridad por parte de las transportadoras. Este, será un proceso independiente entre la aseguradora, la transportadora y Unilever quien no tendrá injerencia, ni perjuicios, de ninguna índole en su contra. Igualmente las aseguradoras podrán vetar o suspender actividades UnileverTransportadora; a las transportadoras que crean conveniente, para lo cual informarán, con debida antelación a Unilever y estas a su vez a las transportadoras. El evaluador certifica que: Ø Nivel 1: La transportadora conoce los estamentos y procedimientos impuestos sobre la reglamentación de las pólizas de Unilever Andina; y no ha presentado ningún inconveniente. Ø Nivel 2: La transportadora conoce los estamentos y procedimientos impuestos sobre la reglamentación de las pólizas de Unilever Andina; y pero ha presentado inconveniente. Ø Nivel 3: La transportadora conoce los estamentos y procedimientos impuestos sobre la reglamentación de las pólizas de Unilever Andina, y, sin embargo, no existe ninguna aplicación de estas en su compañía y presenta constantes problemas con Unilever. Ø Nivel 4: La transportadora desconoce totalmente los estamentos y procedimientos impuestos sobre la reglamentación de las pólizas de Unilever Andina y ha presentando inconvenientes.
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8.10 CALIFICACIÓN FACTOR SHE TABLA 19 SHE MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS TRANSPORTADORAS EN UNILEVER ANDINA S.A. EMPRESA TRANSPORTADORA FECHA EVALUADOR FACTOR SHE
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
Salud Ocupacional Seguridad Social Integral Requisitos legales Procedimiento de Seguridad Interna Seguridad del Parque Automotor Medio Ambiente Ergonomía Sistemas de Seguridad Pólizas de Seguros TOTAL
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CONCLUSIONES
El transporte en Colombia y a nivel Andino; es uno de los factores de más alto riesgo para las compañías que distribuyen sus productos a lo largo y ancho de la región por la situación que se vive actualmente, sin embargo la mercancía que se transporta para el consumidor debe llegar a tiempo, en buenas condiciones y completa. El Manual de Certificación abre una puerta importante para certificar las compañías de transporte y ayudar en el mejoramiento continuo de los procesos que buscan la Excelencia Logística de las compañías de consumo masivo dentro de la cadena de abastecimiento. Este tipo de Manual en una empresa de consumo masivo como Unilever Andina y en el área de distribución y logística, es de suma importancia para clarificar y estandarizar los procesos que allí se realizan y que los transportadores no conocen a fondo. El Manual de Certificación da un paso importante dentro de este grupo de empresas de consumo masivo. Es la primera empresa a nivel nacional y Andino que cuenta con este tipo de herramienta que le permitirán ser más competitiva frente a las otras. El Manual de Certificación reúne cinco grandes grupos; organizacional, financiero, operativo, servicio al cliente y SHE; parámetros indispensables que debe tener toda empresa que prestan servicio de transporte para Unilever. Con la implementación de esta útil herramienta se mejora el proceso de transporte y con él los procesos que lo conforman o hacen parte de éste dentro de la cadena de abastecimiento de Unilever Andina. Este Manual tendrá trascendencia en otros países a nivel suramericano como lo son Venezuela, Ecuador Perú y Bolivia. Lo que ayudara a centralizar las operaciones y volverlas una sola para beneficio de la compañía y de los transportadores que allí laboran.
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RECOMENDACIONES
El manual para la certificación de transportadoras deberá ser actualizado cada y revisado cada año con el fin de reevaluar la ponderación que se le asignó a cada uno de los factores. También se deberá hacer una revisión a los subfactores y su ponderación ya que estos han sido evaluados bajo una misma ponderación y esta podría ser modificada en cuanto a su ponderación y así mejorar la calificación que se ha determinado. Para que esto sea posible se deberá evaluar previamente los cambios que se han generado en la operación. Unilever debe empezar de inmediato con la implantación e implementación del Manual ya que se presentan altas fallas en el proceso de transporte. Esto se debe a que ninguna de las transportadoras cumplen con los requisitos que en este Manual para la Certificación se promulgan Se deberá dar conocimiento de este instrumento a toda el área de Suply Chain implicada en los procesos de logística y Distribución de Unilever Andina; esto hará que se mejoren y faciliten las relaciones con los terceros (transportistas) El manual esta diseñado de tal manera que se podrá implementar en otro campo o área de la compañía. Cada persona del área de logística y distribución que haga parte del proceso de certificación debe tener claros los conceptos, políticas y procedimientos de Unilever para que esta evaluación tenga una mayor veracidad en cuanto a su calificación y posterior determinación.
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GLOSARIO
CERTIFICACIÓN: La certificación es el procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al comprador asegura por escrito que un producto, un proceso o un servicio, cumple los requisitos especificados. (ICONTEC) SHE: Área de Unilever Andina , que se dedica a velar por la seguridad, salud, y medio ambiente de la compañía en cada uno de sus procesos. Unilever Andina) CARGUE LÓGICO: Se utiliza cuando hay un gran volumen de un solo producto e implica mucho peso. Se deberá tener en cuenta el no desbalanceo del camión distribuyendo peso ya que el producto más pesado se reparte equitativamente a lo largo y ancho del camión, además, se deberán colocar los productos personales en la parte superior que en generalmente es lo que menos pesa y así evitar oprimir los productos que van abajo. El cargue debe hacerse de tal manera que los productos de aseo personal y jabones no estén acompañados de grasas. ( Unilever Andina Manual ECR) I.A.C: Instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial. ( Unilever Andina Manual ECR) CEN: Centro Empresarial de Negocios. ( Unilever Andina Manual ECR) AVISO DE DESPACHO: Documento EDI que anuncia que la mercancía fue despachada al cliente. ( Unilever Andina Manual ECR) EPSL: Empresas Prestadoras de Servicio Logísticos.( Unilever Andina Manual ECR) VENTANA DE RECIBO: Cita particular de mercancía que se le asigna al proveedor y que permite eliminar tiempos muertos de espera de los vehículos. ( Unilever Andina Manual ECR) PALETIZACIÓN: Entrega de producto estibado que agiliza el cargue y descargue de vehículos, el intercambio de estibas y mejora la organización del producto que se despacha optimizando la capacidad del vehículo.( Unilever Andina Manual ECR) ERGONOMÍA: Es el estudio del diseño del lugar de trabajo, las herramientas, el equipo y el entorno de manera que se ajusten al cuerpo humano. (Métodos, estándares y diseño del trabajo; 10 Edición; Alfaomega)
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ECR: Respuesta eficiente al Consumidor. ARP: Aseguradora de Riesgos Profesionales (Ministerio de Salud) TECER LTDA: Compañía que contrata Unilever para destrucción del producto. (Unilever Andina S.A) CROSSDOCKING: Operaciones de recepción y clasificación en bases de transferencia de cargas que implican salida inmediata hacia distribución, sin almacenamiento intermedio. (Transporte de Carga, Ed Limusa) EMPRESA DE TRANSPORTE DE CARGA: Transportista cuya solvencia patrimonial debe ser acreditada al inscribirse en la ruta, en base a la cantidad de unidades de su propiedad o contratadas, y su infraestructura de depósitos, talleres, lavaderos y sucursales; también deberá acreditar solvencia técnica en el caso de transporte de mercaderías peligrosas. (Transporte de Carga, Ed Limusa) FLETE: Tarifa del servicio de transporte que implica un cálculo que combina las variables de distancia del viaje y peso, volumen, valor y riesgos propios de la carga. (Transporte de Carga, Ed Limusa) LOGÍSTICA: Es aquella parte del Supply Chain (Cadena integral de abastecimiento) que planifica, implementa y controla de manera económica el flujo de almacenaje de materias primas, productos en proceso, y productos terminados, desde el punto de origen al punto de consumo (cliente), con la información relacionada para satisfacer las necesidades del cliente. (Transporte de Carga, Ed Limusa) SERVICIO AL CLIENTE: Planifica y dirige las acciones del equipo de servicio al cliente a fin de satisfacer sus necesidades y sustentar las operaciones de la compañía. Desarrolla procedimientos, establece estándares y administra actividades para asegurar la precisión de la toma de pedidos, la eficiencia del seguimiento de los envíos y la entrega a tiempo de los productos a los clientes. También se responsabiliza por la respuesta efectiva a los requerimientos, los problemas y las necesidades especiales de los clientes. Trabaja mancomunadamente con las funciones de marketing y ventas, logística y transporte para lograr la reducción de los plazos del ciclo de pedidos y mejorar los índices de eficacia al mismo tiempo que se controlan los costos de la atención a clientes. (Transporte de Carga, Ed Limusa) TERCERIZACIÓN: Filosofía de gestión que delega en proveedores especializados las etapas de procesos que no son los específicos centrales del negocio ("core business") del contratante. (www.eltransporte.com.co) ARRUME NEGRO: Forma de arrumar la mercancía dentro del Centro de Distribución (Cedi), una estiba sobre otra, sin utilizar la estantería. (www.eltransporte.com.co) CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CND): Sitio intermedio de la cadena de distribución, desde el cual se despachan las mercancías luego de almacenarlas. (www.eltransporte.com.co)
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ESTIBA: Plataforma de plástico o madera, utilizada para arrumar la mercancía sobre ella y poder almacenarla bien sea en un arrume negro o en estantería. (www.eltransporte.com.co) MUELLE: Área del CND en la cual se cargan y descargan los productos. (www.eltransporte.com.co)
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BIBLIOGRAFÍA
v Ronald H. Ballow Business Logistics Management Planning, Organizing and Controlling the Supply Chain. Cuarta Edición 1993 v Dejan Radulovic Schaffer Transporte de Carga Editorial 3R v John J. Coyle & Edward J. Bardi The Management of Business Logistics. WEST Publishing Co. 1991. v Donald J. Bowersox. Logistical management. Collier MACMILLAN. 1991. v C Richard Kamin Driver Manual Department of Transportation v Martin Chistopher Logística Aspectos Estratégicos Editorial Limus 1998 v Humberto Serna Gómez Servicio al Cliente Métodos de Auditoria y Medición Editorial 3R 1994 v Ignacio Cifuentes Reyes Legislación de Transito y Transporte Ultima actualización junio de 2001 v Gonzalo Sinisterra – Luis E. Polanco – Harvey Henao CONTABILIDAD Sistemas de Información para las organizaciones. Tercera Edición Editorial MC Graw Hill 104
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Paginas en Internet www.mintransporte.gov.co www.aiccolmbia.org www.icontec.co.org www.cel-logistica.org www.eltransporte.com.co
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ANEXOS ANEXO 2 Recuerde que para certificar a una transportadora que tenga una bodega de almacenamiento ésta, deberá cumplir con un mínimo de requisitos mencionados a continuación y los cuales el evaluador tendrá en cuenta para su calificación y su posterior certificación. INSPECCIÓN DE ESTANTERÍAS2 Objetivo: Descripción de los tipos de almacenamiento en estanterías, indicándose los riesgos relacionados con la instalación, diseño y los trabajos de utilización así como el procedimiento de revisión de las mismas. TIPOS Almacenamiento estático: El dispositivo de almacenamiento y las cargas permanecen inmóviles. Almacenamiento dinámico: La carga permanece estática en el dispositivo de almacenamiento, pero el conjunto de ambos experimenta movimientos durante el proceso.
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Proyecto Inspección de Estanterías Unilever Andina S.A. Departamento SHE
INSTALACIÓN Y DISEÑO
• • • • • • • •
El fabricante deberá remitir un informe técnico que comprenda todos los cálculos y características técnicas de los diferentes elementos de la estructura. La instalación debe ser realizada por el instalador. Está prohibido utilizar elementos recuperados de otra estantería. Antes de sujetar las estanterías a la estructura del edificio debe verificarse que estas lo permiten. Las estanterías deben de estar montadas verticalmente. Se deberá proteger todos los puntos que puedan producir riesgos de atrapamientos, cortes, laceraciones, etc. Las estanterías estarán libres de cualquier arista viva o deberán ser protegidas. Cualquier modificación de las formas o peso de las cargas deberán hacerse de acuerdo con el fabricante o instalador.
UTILIZACIÓN DE LAS ESTANTERÍAS Todas las estanterías tienen que tener un procedimiento claro de su utilización con el plan de cargas, operación de carga y descarga y equipos auxiliares a utilizar. RIESGOS UTILIZACIÓN ESTANTERÍAS
• • • •
Caída de cargas sobre zonas de paso o trabajo Hundimiento de las plataformas de carga Golpes y atropellos diversos por carretillas. Aplastamiento entre objeto producido por el movimiento de cargas en las estanterías.
MEDIDAS PREVENTIVAS • • • •
Constitución y disposición de las cargas. Control de las operaciones de almacenamiento. Indicación de cargas máximas admisibles. Condiciones de uso
CONSTITUCIÓN Y DISPOSICIÓN DE LAS CARGAS.
• Disponer los productos sobre elementos normalizados preferentemente EUROPALLETS • Remplazar y destruir los europallets viejos o deteriorados • Los objetos depositados no deben sobrepasar los límites perimetrales, altura y peso máximo. • Cuando la forma y tamaño de los objetos no permita una carga de suficiente cohesión estas serán inmovilizadas con dispositivos de retención • Manipular los pallets con la carretilla más apropiada. • Está prohibido subirse a las estanterías. CONTROL DE LAS OPERACIONES DE ALMACENAMIENTO.
• • •
La situación de las cargas será organizada de forma que se respete el “plan de carga” previamente establecido para la estantería y que reserva sistemáticamente las partes bajas de la misma para las cargas más pesadas. Indicación de cargas máximas admisibles En la estantería se debe colocar un indicador de carga máxima admisible por nivel, situado en lugar visible preferentemente en las cabeceras de las estanterías.
CONDICIONES DE USO
• •
Limpiar de polvo las luminarias de forma regular y proceder a su sustitución si hace falta. Mantener libre de todo obstáculo los pasillos y zonas de acceso a las estanterías.
EQUIPOS AUXILIARES PARA ELEVACIÓN (ESCALERAS O PLATAFORMAS) •
Para acceder a cargas en niveles superiores de una estantería, hay que utilizar como equipos complementarios de elevación escaleras y plataformas.
•
Estos equipos deben disponer de las correspondientes revisiones y utilizarlos según los procedimientos.
•
Está estrictamente prohibido subirse a las estanterías.
INSPECCIÓN DE ESTANTERÍAS
• • • • • • • • • •
Es importante llevar acabo un adecuado programa periódico de mantenimiento e inspección contemplándose los siguientes aspectos Tornillos flojos. Baldas sueltas. Material dañado o debilitado por efecto de la corrosión. Solidez de la estructura. Orden y limpieza de material almacenado. Después de un golpe, reemplazar cualquier elemento deformado. Inspección diaria que detecte anomalías fácilmente visibles. Limpiezas periódicas o después de cualquier incidente que provoque un derrame. Es aconsejable que exista un registro en el que se harán constar todas las anomalías, fechas de las mismas y trabajos para repararlas.
INSPECCIÓN DE ESTANTERÍAS •
Para determinar la utilización adecuada de las estanterías se realizarán 2 tipos de inspecciones periódicas:
•
Prearranque: Una vez finalizado el montaje y antes de comenzar el almacenaje.
•
Anual: Cada año como mínimo se deberá hacer una revisión completa del estado general de la estantería.
DESPUÉS DE LA INSPECCIÓN
Se deberán identificar mediante una tarjeta de inspección de color verde, del mismo tipo que la de andamios, donde se debe detallar: • • • • • •
Zona de ubicación de la estantería. Fecha de la instalación. Responsable de la instalación. Instalado por. Responsable de la supervisión. Firma del supervisor.
◆
En caso de no cumplir algún requisito, la tarjeta se retirará y quedará el soporte de color blanco con la señal de prohibición y la leyenda “No utilizar”
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ANEXO 3
MANUAL PARA DILIGENCIAR EL FORMATO ÚNICO DE MANIFIESTO DE CARGA 1. Introducción3 El presente documento contiene las instrucciones necesarias para que las empresas de transporte de carga diligencien el manifiesto de carga, de acuerdo con los parámetros señalados en el mismo y teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución No. 2499 del 22 de febrero de 2002. El documento de manifiesto de carga está diseñado para ser impreso en hojas de tamaño carta (21 x 29.7 cms) e impreso en sentido horizontal. Para facilitar el diligenciamiento del documento el Ministerio de Transporte pone a disposición de las empresas un software que permite recaudar los datos solicitados e imprimir el manifiesto de carga, de acuerdo con las exigencias de la resolución anteriormente señalada. El uso de dicho software no es una obligación para las empresas, por lo tanto podrán utilizarse otras aplicaciones que llenen los requisitos establecidos o diligenciarse en máquina de escribir. No obstante, es una obligación de las empresas enviar los reportes de información dirigidos al Ministerio de Transporte y a la DIAN, para lo cual el Área de Informática de la entidad establece unos estándares de los archivos, que se encuentran a disposición de las empresas en el sitio web, en la dirección www.mintransporte.gov.co o pueden ser consultados en la Subdirección Operativa de Transporte Automotor. 2. Objetivo Explicar a las empresas que prestan el servicio público de transporte terrestre automotor de carga, la forma como se debe diligenciar el formato único de manifiesto de carga. 3. Descripción El manifiesto de carga es el documento que ampara el transporte de mercancías ante las distintas autoridades, por lo tanto debe ser portado por el conductor del vehículo durante todo el recorrido. En el formato único de manifiesto de carga se recolecta información en siete (7) secciones 3
www.mintransporte.gov.co 112
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Datos de la empresa que expide el manifiesto Datos del manifiesto Datos del vehículo Datos de la mercancía transportada Datos de los fletes Datos del seguro de la mercancía Observaciones 4. Metología DATOS EMPRESA Información de la empresa expedidora: En el espacio destinado en la esquina superior izquierda se deberá registrar, como mínimo la razón social y/o sigla, NIT, dirección y teléfono de la sede principal de la empresa. Adicionalmente, las empresas podrán utilizar dicho espacio para anotar otros datos que consideren importantes, tales como: logotipo, fax, correo electrónico, ubicación de sucursales o agencias, código de barras, etc. Firmas: En el extremo inferior del manifiesto de carga se destinan los espacios para que la empresa imprima la firma autorizada para despachar el vehículo y el sello de la empresa. Así mismo, se destina el espacio para que el conductor escriba su firma y huella digital en el momento de iniciar el viaje, aceptando los datos registrados en el documento. B. DATOS DEL MANIFIESTO Numeración del manifiesto de carga: La numeración del MANIFIESTO DE CARGA y de su anexo estará constituida por tres (3) cuerpos, así: En un primer lugar se colocará un Código correspondiente a la Dirección Territorial del Ministerio de Transporte que expide la Resolución que autoriza los rangos de numeración, conformado por tres (3) caracteres numéricos; en un segundo lugar se ubicará un Código de empresa de cuatro (4) caracteres numéricos; y en tercer lugar un número de seis (6) dígitos que variará desde el 000000 hasta el 999999, correspondiente al Manifiesto expedido. Las empresas podrán solicitar a la Dirección Territorial del Ministerio de Transporte la cantidad de rangos que considere pertinentes, teniendo en cuenta que dichos rangos tienen una vigencia máxima de dos (2) años. Así mismo, podrán solicitar la numeración a partir de la cual inician. En el caso en que las empresas no indiquen el número a partir del cual empiezan, las Direcciones Territoriales asignarán como código numérico consecutivo inicial el 000000 o, en el caso en que ya hayan sido asignado rangos con anterioridad, se continuará con las cifras siguientes. Resolución de rango: Debajo de la numeración del MANIFIESTO DE CARGA se registra el número de la Resolución que autorizó los rangos de numeración y el total de los rangos autorizados a la empresa mediante dicho acto administrativo.
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Fecha de expedición del MANIFIESTO DE CARGA: Debe anotarse secuencialmente el día, mes y año en que se expide el manifiesto por parte de la empresa. Origen del viaje: Se debe consignar el nombre del municipio origen desde el cual la empresa despacha al vehículo. Destino final del viaje: Se escribe el nombre del municipio hasta el cual llega el vehículo haciendo uso del MANIFIESTO DE CARGA. C. DATOS DEL VEHÍCULO: Placa: Número de la placa única nacional del vehículo, en el caso de articulados se escribe la del cabezote. Marca: Se escribe la marca del vehículo que aparece en la Licencia de Tránsito. No se deben utilizar nombres de concesionarios o modismos del conductor. Línea: Se refiere a la denominación que le da el fabricante a una clase de vehículo de acuerdo con las características especificas técnico – mecánicas y/o de carrocería. Esta información se toma de la Licencia de Tránsito. Modelo: Se anota el año de fabricación del vehículo que figura en la Licencia de Tránsito. Modelo repotenciado a: Se registra el año a que haya sido repotenciado o transformado un vehículo y que haya sido reconocido por el organismo de tránsito en el cual se encuentra matriculado éste. Dicha fecha de repotenciación debe estar registrada en la licencia de tránsito. Serie número: Se escribe el numero de identificación del serial del vehículo como aparece registrado en la Licencia de Tránsito. Color: Se escribe el color (es) del vehículo que aparece en la Licencia de Tránsito. Tipo de carrocería: En vehículos rígidos se escribe la que figura en la Licencia de Tránsito y en articulados la carrocería del semirremolque. Entre otras están: Estacas, furgón, tanque, volco, tolva, planchón- plataforma, hormigonero, reparto, botellero, niñera, platón – pick up, platón cabina extendida, platon doble cabina, camabaja, modular, plataforma escualizable, porta contenedor, planchón con grúa autocargable, estructura para transporte de vidrio, furgón de elevación y cañero. Registro Nacional de Transporte de Carga número: Se copia el número de la tarjeta de registro de transporte de carga que suministra el propietario del vehículo. Configuración: Los vehículos de carga se designan de acuerdo con la disposición de los ejes. Con el primer dígito se designa el número de ejes del camión o del tracto-camión.
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La letra S significa semirremolque y el dígito inmediato indica el número de sus ejes. La letra R significa remolque y el dígito inmediato indica el numero de sus ejes. La letra B significa remolque balanceado y el dígito inmediato indica el numero de sus ejes. Peso vacío: Es la misma tara del vehículo, es el peso del vehículo desprovisto de carga, con su equipo habitual y dotación completa de agua, combustible y lubricantes. Se escribe el dato del tiquete de báscula que debe ser suministrado por el conductor. Número póliza SOAT: Se escribe el número de seguro obligatorio que cubre los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de tránsito. Compañía de seguros SOAT: Se escribe el nombre de la compañía de seguros que expide el SOAT. Vencimiento SOAT: Se registra la fecha de vencimiento del SOAT, indicando secuencialmente el día, mes y año. En todo caso dicho seguro debe estar vigente a la fecha de expedición del manifiesto. Placa semirremolque: Se escribe el número de placa del semirremolque o remolque. Propietario o tenedor y conductor: Se marca la casilla de propietario con los nombres y apellidos de éste, si el dueño(s) actual del vehículo es el mismos que aparece en la licencia de tránsito, se escribe la razón social o apellidos y nombre del propietario(s) del vehículo tal como aparece en la licencia. Se marca tenedor cuando el propietario actual no es el mismo que figura en la licencia de tránsito porque no ha efectuado el traspaso del vehículo, en este caso se escriben los nombres y apellidos del actual propietario. Para el caso del conductor se colocan en la casilla los nombres y apellidos de éste. Documento de identificación: corresponde al número del NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, etc., que corresponda a la identificación del propietario o tenedor y conductor del vehículo. Dirección: Se escribe la dirección del domicilio actual del propietario o tenedor y del conductor del vehículo y del conductor. Teléfono: Número telefónico del propietario o tenedor del vehículo. Ciudad: Nombre del municipio de domicilio del propietario o tenedor y del conductor del vehículo. Categoría Licencia de conducción: Se escribe la categoría autorizada para el conductor del vehículo, que se encuentra registrada en la Licencia de Conducción. 115
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D. DATOS DE LA MERCANCÍA TRANSPORTADA: Para el caso de empresas que no desarrollan la especialidad de encomiendas (paqueteo). Número de remesa: Se escribe el número de la remesa terrestre de carga, que es el documento donde constan las especificaciones establecidas en el artículo 1010 del Código del Comercio y las condiciones generales del contrato. Unidad de medida: Se deberá indicar en esta casilla la unidad de medida de la carga, ya sea kilogramos o galones. Cantidad: En este campo se indica la cantidad de kilogramos o galones. Peso: En esta casilla se anota el peso total de todas las mercancías transportadas, expresado en toneladas. Código de naturaleza: Se registra la naturaleza del producto transportado, de acuerdo con los siguientes códigos: NATURALEZA DE LA MERCANCIA Carga normal Carga peligrosa Carga extradimensionada Carga extrapesada
CODIGO 1 2 3 4
Código de empaque: Se registra el empaque o envase del producto transportado, de acuerdo con los siguientes códigos: EMPAQUE DE LA MERCANCIA Caja Bidón Saco Bulto Tonel Granel Un contenedor de 20 pies Dos contenedores de 20 pies Un contenedor de 40 pies
CODIGO 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Código del producto: Se escribe el código de acuerdo a la clasificación de productos que tiene el Ministerio de Transporte. La tabla de códigos de producto se encuentra disponible en el sitio web del Ministerio de Transporte, en la dirección www.mintransporte.gov.co Producto transportado: Se debe escribir claramente el nombre (s) del producto(s) que transporta el vehículo y que debe corresponder con el código de producto anotado. 116
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Remitente y destinatario: Se registra el nombre(s) y apellidos o razón social del remitente(s) y destinatario(s). Destino: Se escribe el nombre del municipio(s) de destino de la carga que lleva el vehículo. Este destino puede corresponder a una ciudad intermedia en el recorrido entre el origen y el destino final del viaje. Para el caso de empresas que desarrollan la especialidad de encomiendas (paqueteo). Teniendo en cuenta que esta clase de empresas registran en los campos correspondientes a la mercancía transportada, los datos totales del número de unidades transportadas, en el reporte que envían al Ministerio de Transporte deberán relacionar cada uno de las remesas. Para el diligenciamiento de cada uno de los campos mercancía transportada se tendrá en cuenta lo siguiente: Número de remesa: Se deberá registrar en este campo el texto “remesas varias”. Unidad de medida: Se deberá indicar como medida el término “unidades”. Cantidad: En este campo se indica el número de unidades. Peso: En esta casilla se anota el peso total de todas las mercancías transportadas, expresado en toneladas. Código de naturaleza: Se registra la naturaleza del producto transportado, de acuerdo con los siguientes códigos: NATURALEZA DE LA MERCANCIA Carga normal Carga peligrosa Carga extradimensionada Carga extrapesada
CODIGO 1 2 3 4
Código de empaque: Se registra el empaque o envase del producto transportado, de acuerdo con los siguientes códigos: EMPAQUE DE LA MERCANCIA Paquete Caja Bidón Saco Bulto Tonel Granel Un contenedor de 20 pies Dos contenedores de 20 pies Un contenedor de 40 pies
CODIGO 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 117
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Código del producto: Se escribe el código de acuerdo a la clasificación de productos que tiene el Ministerio de Transporte. La tabla de códigos de producto se encuentra disponible en el sitio web del Ministerio de Transporte, en la dirección www.mintransporte.gov.co Producto transportado: Se debe escribir claramente el nombre (s) del producto(s) que transporta el vehículo y que debe corresponder con el código de producto anotado. Remitente y destinatario: Se registra el dato “remitentes varios” y “destinatarios varios”. Destino: Se escribe el nombre del municipio(s) de destino de la carga que lleva el vehículo. Este destino puede corresponder a una ciudad intermedia en el recorrido entre el origen y el destino final del viaje. E. DATOS FLETES: Valor total del flete: Se escribe el valor total del flete por viaje que la empresa de transporte debe pagar al propietario o tenedor del vehículo. Retención en la fuente: Es el porcentaje establecido por ley que se descuenta del valor total del flete. Para los servicios de transporte terrestre de carga la tarifa es el 1% del valor total del flete. Descuentos de ley: Valor de otros descuentos autorizados por ley. Flete neto: Equivale al valor total del flete menos la retención en la fuente y los descuentos de ley. Valor anticipo: Es el valor que la empresa paga por adelantado al propietario o tenedor del vehículo en el inicio del viaje. Neto a pagar: Es la diferencia entre el flete neto y el valor del anticipo. Valor total del flete en letras: Se escribe en letras el valor total del flete. Pago del saldo: Lugar (Se escribe el lugar en el cual será pagado el saldo del flete). Fecha (se registra la fecha para el pago del saldo del flete siguiendo la secuencia día- mes a- año). Cargue y descargue pagado por: En estas casilla se debe escribir textualmente quien cancela este valor, de conformidad con la Resolución No. 870 del 20 de marzo de 1998 o las normas que la sustituyen o modifiquen. F. DATOS SEGUROS: Compañía de seguros: Se escribe el nombre de la compañía aseguradora de la carga. 118
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Póliza Número: Es el número de póliza de seguro de transporte de mercancías. Vigencia: Fecha hasta la cual tiene validez de la póliza de seguro de transporte de mercancías, escrita en la secuencia día – mes - año. G. OBSERVACIONES En el espacio designado para observaciones, las empresas podrán anotar aquellos detalles que las empresas consideren importante para el viaje y que no estén contenidos en ninguna de las casillas del manifiesto. El manifiesto de carga se debe expedir en original y tres (3) copias, debe ir la firma y sello autorizados de la empresa de transporte de carga y la firma y huella del propietario o conductor del vehículo de carga.
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ANEXO 4
NORMAS Requisitos para la expedición y vigencia de la licencia de conducción.4 El Decreto 2150/95 dispuso: "Artículo 139” Expedición y Vigencia de la Licencia de Conducción. La licencia de conducción de vehículos de servicio particular será de duración indefinida mientras su titular reúna los requisitos o exigencias que exige la ley, para su otorgamiento. No obstante, cada seis años, el titular de la licencia deberá realizarse un examen de médico profesional que certifique su aptitud física y psíquica. La licencia de conducción de vehículos de servicio público se expedirá por tres (3) años, renovada por períodos iguales. Para la renovación de la licencia solo se requerirá acreditar la aptitud física y psíquica. PARAGRAFO: Las licencias de conducción de vehículos de servicio particular vigentes al momento de expedición del presente decreto, serán de vigencia indefinida". Por su parte el Decreto 491/96 contempla: “Artículo 7” La licencia de conducción de vehículos de servicio público (Categorías 4ª, 5ª y 6ª) que según el inciso segundo del artículo 139 del decreto 2150 de 1995 se expedirá por tres (3) años, autoriza a su titular para conducir vehículos de servicio particular, y para su renovación, solo se requerirá acreditar aptitud física y psíquica mediante el examen correspondiente practicado y certificado por medico profesional registrado ante el Ministerio de Salud." Una correcta aplicación de las normas transcritas permite concluir que las licencias de conducción en las categorías tercera, cuarta, quinta y sexta vigentes a diciembre 5/95; permiten a su titular conducir vehículos de servicio particular cumpliendo únicamente los requisitos especiales para su renovación contemplados en los artículos 3 y 4 del Decreto 491/96, sin necesidad de cambiarlas (salvo por deterioro, hurto.) Por la nueva licencia de conducción, siempre y cuando su titular no conduzca un vehículo de servicio público. SEÑALIZACIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE SEÑALES PREVENTIVAS Tienen por objeto advertir al usuario de la vía la existencia de un peligro y/o situaciones imprevistas de carácter permanente o temporal, indicándole su naturaleza. Tiene la forma de un cuadrado con una de las diagonales en sentido vertical, su fondo es amarillo, símbolo negro y orla negra. 4
Requisitos del Ministerio de transporte Normatización. 120
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SEÑALES REGLAMENTARIAS Tienen por objeto indicar a los usuarios de la vía las limitaciones, prohibiciones o restricciones sobre su uso; su violación constituye una falta. Por los general su forma es circular, su orla en color rojo, fondo blanco y símbolo negro; una línea oblicua en rojo señala prohibición.
SEÑALES INFORMATIVAS Tienen por objeto identificar las vías y guiar al usuario, proporcionándole la información que puede necesitar
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